kỹ năng thuyết trình cơ bản

Bài 3: Kỹ năng thuyết trình (Phần I) PSD102_Bai 3_v2.0013106207 37 BÀI 3: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (Phần I) Mục tiêu  Trang bị cho học viên những kiến thức cơ bản về thuyết trình;  Giúp học viên biết cách thuyết trình thành công 1 vấn đề cụ thể;  Giúp học viên tự tin khi nói trước đám đông. Nội dung Thời lượng  Thuyết trình là một loại hoạt động giao tiếp o Khái niệm thuyết trình; o Vai trò của hoạt động thuyết trình; o Các giai đoạn của buổi thuyết trình.  Chuẩn bị thuyết trình o Chọn chủ đề; o Tìm hiểu khán giả; o Thu thập thông tin tư liệu; o Xây dựng nội dung bài thuyết trình;  Chuẩn bị tâm lý và hình thức cho buổi thuyết trình.  15 tiết Bài 3: Kỹ năng thuyết trình (Phần I) 38 PSD102_Bai 3_v2.0013106207 TÌNH HUÔNG DẪN NHẬP Tình huống: Làm sao để tự tin khi thuyết trình? Nga là một nhân viên có rất nhiều ý tưởng sáng tạo của phòng Marketing và Phát triển sản phẩm. Để chuẩn bị cho việc phát hành sản phẩm mới cô đang có một số kế hoạch cho chiến dịch tiếp thị sản phẩm cho công ty. Cô được ban lãnh đạo mời lên trình bày về kế hoạch của mình trước mọi người trong công ty. Trong lúc thuyết trình cô luôn tỏ ra căng thẳng, mắt không nhìn thẳng vào người nghe. Bài thuyết trình của cô như sau: Tôi làm về tiếp thị thông qua công cụ tìm kiếm. Tôi phải đảm bảo là trang web của công ty có vị trí cao trong một số công cụ tìm kiếm kiểu như google bởi vì điều đó hết sức quan trọng, ờ, đối với công ty để được nhiều người biết đến để sau đó họ sẽ mua sản phẩm. Điều đó hết sức quan trọng chính vì thế, tôi làm một số việc để đảm bảo là có nhiều từ khóa trên trang web và đảm bảo không có sự trùng lặp giữa các trang và có rất nhiều điều bạn có thể làm và điều đó rất quan trọng, ừm, và … Vâng, thế thôi. Tôi xin phép kết thúc bài thuyết trình. Câu hỏi 1. Bạn đã bao giờ thuyết trình trước đám đông chưa? 2. Theo bạn, ban lãnh đạo sẽ có suy nghĩ như thế nào sau khi nghe Nga thuyết trình? 3. Nếu ở địa vị của Nga, trong tình huống trên thì bạn sẽ thuyết trình thế nào? 4. Nga cần rút ra những kinh nghiệm gì từ bài thuyết trình trên? Bài 3: Kỹ năng thuyết trình (Phần I) PSD102_Bai 3_v2.0013106207 39 3.1. Thuyết trình là một loại hoạt động giao tiếp Trong giáo trình Phát triển kỹ năng cá nhân 1, các bạn đã thấy được tầm quan trọng của hoạt động giao tiếp và ảnh hưởng của kỹ năng giao tiếp đến các mối quan hệ trong công việc và trong cuộc sống. Khi tìm kiếm các ứng cử viên cho các vị trí quản lý doanh nghiệp, kỹ năng giao tiếp tốt cũng là tiêu chí mà các nhà tuyển dụng ưu tiên hàng đầu. Kỹ năng thuyết trình là một hình thức giao tiếp nhưng ở mức độ cao hơn, phức tạp hơn, đòi hỏi có sự chuẩn bị kỹ càng trước khi thuyết trình. Thuyết trình diễn ra khá thường xuyên trong môi trường làm việc. Có được kỹ năng thuyết trình tốt, bạn sẽ dễ dàng truyền tải được tư tưởng và mong muốn của mình đến người nghe. Với kỹ năng thuyết trình chuyên nghiệp bạn cũng sẽ dễ dàng thuyết phục được mọi đối tác dù đó là người khó tính nhất. 3.1.1. Khái niệm thuyết trình Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuyết trình. Sau đây là một số khái niệm được nhiều nhà quản lý chia sẻ:  Theo Wikipedia, thuyết trình là quá trình trình bày nội dung của một chủ đề cho người nghe. Những dụng cụ trực quan được sử dụng để minh họa cho nội dung của bài nói.  Theo Byrne (1989), thuyết trình là hoạt động do giáo viên tổ chức nhằm yêu cầu học sinh thể hiện khả năng giao tiếp tốt nhất.  Thuyết trình là trình bày bằng lời trước nhiều người về một vấn đề nào đó nhằm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe. (Kỹ năng thuyết trình - Chủ biên PGS.TS Dương Thị Liễu) Thuyết trình là một hình thức giao tiếp trong đó thuyết trình viên trực tiếp cung cấp thông tin trước một nhóm khán giả nhằm đạt được những mục đích nhất định. Bài thuyết trình có thể truyền tải đến người nghe những loại thông tin khác nhau vì vậy với mỗi loại thông tin bạn cần chú ý:  Thông tin mang tính chính xác: Khi truyền đạt loại thông tin này, trong mọi trường hợp bạn cần phải đưa thông tin và nguồn cung cấp thông tin thật chính xác. Trong số khán giả nghe bài thuyết trình có thể sẽ có những người biết rõ về thông tin mà bạn cung cấp. Vì vậy, nếu thông tin không chính xác, rất có thể bạn sẽ vấp phải sự phản đối của họ.  Thông tin mang tính hấp dẫn: Khi thuyết trình về loại thông tin này, thuyết trình viên cần tạo ra được hiệu ứng tích cực với người nghe. Làm thế nào để khán giả phải hào hứng lắng nghe, đồng thời có sự cảm nhận, đánh giá về những thông tin đó. Tính hấp dẫn thể hiện của bài thuyết trình không chỉ dừng lại ở nội dung thông tin đưa ra mà nó còn ph ụ thuộc rất nhiều vào cách truyền tải thông tin.  Thông tin mang tính thực tế: Thông tin đưa ra phải được người nghe chấp nhận, thông tin phải cần thiết và quan trọng với người nghe. Qua đó người nghe có thể xử lý thông tin trong chừng mực hiểu biết của mình. Bài 3: Kỹ năng thuyết trình (Phần I) 40 PSD102_Bai 3_v2.0013106207  Thông tin mang tính thuyết phục: Khi người nghe thấy những luận điểm, luận cứ và cách luận giải của thuyết trình viên hợp lý, họ sẽ chấp nhận và đồng tình với quan điểm của thuyết trình viên. Đó là khi khán giả và người thuyết trình đều cảm thấy hài lòng với bài thuyết trình. Các loại thuyết trình Phân loại theo mục tiêu của bài thuyết trình, có 2 hình thức chính là:  Thuyết trình theo kiểu trình bày: Chia sẻ, cung cấp, truyền tải một nhận định, quan điểm, chiến lược phát triển, lĩnh vực chuyên môn cho người nghe. Ví dụ: Trình bày bài giải toán cho các học viên cùng nhóm học tập, trình bày luận văn tốt nghiệp, trình bày về bản thân trong các cuộc phỏng vấn tuyển dụng hoặc phổ biến quy trình kế toán thanh toán cho các nhân viên mới áp dụng và làm theo.  Thuyết trình theo kiểu thuyết phục: Đưa ra lý lẽ lập luận để người nghe nghe theo mình, chấp nhận quan điểm, cùng suy nghĩ với mình, hành động theo ý muốn của mình. Ví dụ: thuyết trình để thuyết phục khách hàng mua sản phẩm mới của công ty hoặc thuyết phục nhân viên chấp nhận và tuân thủ làm theo quy trình kế toán thanh toán mới của công ty. 3.1.2. Vai trò của hoạt động thuyết trình 3.1.2.1. Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả giúp người nói thể hiện được nội dung ý tưởng và mục đích giao tiếp của mình còn người nghe thì có thể tiếp nhận các nội dung đó để cùng có một cách hiểu thống nhất. Ví dụ: Hà và nhóm bạn của Hà được giới thiệu đến thực tập tại công ty A, phòng kinh doanh. Trong lần thực tập này có tất cả 8 bạn. Ban giám đốc công ty có chủ trương khi kỳ thực tập kết thúc, sẽ tuyển dụng một số bạn vào làm việc tại công ty. Một buổi thảo luận lớn cho toàn bộ nhân viên phòng kinh doanh và ban giám đốc công ty sẽ được tổ chức để mỗi bạn sinh viên thực tập trình bày về một kế hoạch kinh doanh dựa trên tình hình thực tế tại công ty mà sinh viên nghiên cứu được. Tuy tất cả các bạn đều nỗ lực chuẩn bị cho bài thuyết trình của mình nhưng vì bị quá căng thẳng do sự có mặt của ban giám đốc và các anh chị có kinh nghiệm dày dạn trong công ty nên nhiều bạn mất bình tĩnh. Riêng Hà, là một cán bộ đoàn trước đây, do đã tham gia rất nhiều hoạt động cần phải thuyết trình trước đám đông nên Hà rất tự tin khi trình bày kế hoạch kinh doanh của mình. Với thông tin hữu ích và cách trình bày thuyết phục Hà đã nhận được rất nhiều lời khen của ban lãnh đạo công ty và lãnh đạo phòng kinh doanh. Hà đã được lựa chọn. 3.1.2.2. Thuyết trình góp phần to lớn trong sự thành công của mỗi cá nhân. Sự thành công của mỗi cá nhân phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như: năng lực, kiến thức, khả năng phán đoán, sự nhạy cảm trong cuộc sống và khả năng thuyết trình cũng là một trong những yếu tố giúp tạo nên thành công của mỗi cá nhân. Thuyết trình mang lại hình ảnh, tác phong và quan trọng hơn là sự tự tin cho bạn khi đứng trước đám đông. Bài 3: Kỹ năng thuyết trình (Phần I) PSD102_Bai 3_v2.0013106207 41 Thực tế đã chứng minh những người thành công trong công việc và cuộc sống thường là những chuyên gia trong việc thuyết trình. Đối với một người lãnh đạo hay một nhà quản lý thì kỹ năng thuyết trình trở thành một kỹ năng quan trọng không thể thiếu. Một bài thuyết trình thành công có thể đem lại nhiều kết quả tuyệt vời hơn cả mong đợi. Tạp chí Times đã từng viết bài báo “Tại sao Barack Obama nên trở thành tổng thống Mỹ”? Trong đó cho thấy Barack Obama, tân Tổng thống Mỹ, khi còn là thượng nghị sỹ của bang Illinois đã có một bài thuyết trình hoàn hảo trong 16 phút 25 giây tại Hội nghị Quốc gia Đảng Dân chủ năm 2004. Bài thuyết trình này đã tạo dấu ấn quan trong giúp Barack Obama trở thành tổng thống Mỹ người có quyền hành như hiện nay. Khi được trang bị tốt kỹ năng thuyết trình chúng ta có thể tự tạo dựng hình ảnh, tác phong và tự tin khi đứng trước đám đông. Câu chuyện của ngài Barack Obama cho thấy một bài thuyết trình hoàn hảo có thể đem lại thành công vượt xa tất cả những gì chúng ta tưởng tượng. Thuyết trình góp một phần to lớn trong sự thành công của mỗi chúng ta. Do đó, việc rèn luyện kĩ năng thuyết trình là hết sức cần thiết. Yếu tố quan trọng để thuyết trình thành công  Tư duy logic  Khả năng diễn đạt  Khả năng thuyết phục người nghe 3.1.3. Các giai đoạn của buổi thuyết trình Kỹ năng thuyết trình đóng vai trò quan trọng dẫn đến sự thành công của mỗi cá nhân cũng như tập thể. Để có buổi thuyết trình tốt nhất hiệu quả nhất cần phải trải qua giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị và tiến hành thuyết trình. Bạn được công ty và các đồng nghiệp trong nghề đánh giá là một người có kinh nghiệm và hiểu biết sâu rộng về một chủ đề chuyên môn. Tại một hội thảo chuyên đề của công ty, có các khách hàng chiến lược tới dự, bạn được mời trình bày 30 phút về chủ đề chuyên môn của mình. (Vì có nhiều tham luận nên mỗi người trình bày chỉ được dành 30 phút). Bạn có rất nhiều thông tin, kinh nghiệm tâm đắc muốn chia sẻ và bạn cũ ng muốn tận dụng cơ hội này để “chứng minh” về kiến thức, kinh nghiệm của mình tại Hội thảo. Tuy nhiên nếu truyền tải hết lượng thông tin mà bạn muốn giới thiệu sẽ cần hơn 1 giờ để trình bày. Vậy bạn sẽ chuẩn bị tài liệu ra sao và sẽ tiến hành thuyết trình như thế nào? 3.2. Chuẩn bị thuyết trình Để buổi thuyết trình thành công, bạn phải đảm bảo thực hiện được công đoạn chuẩn bị và phải tập luyện thật nghiêm túc. Nếu bạn dành thời gian chuẩn bị càng cẩn thận, thì cơ hội thành công càng cao. 3.2.1. Chọn chủ đề Chủ đề của một bài thuyết trình phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố:  Dựa vào mục tiêu cụ thể của buổi thuyết trình để lựa chọn chủ đề. Bài 3: Kỹ năng thuyết trình (Phần I) 42 PSD102_Bai 3_v2.0013106207 o Nghĩ về những vấn đề lớn mà bạn quan tâm. o Nghĩ về những chủ đề có thể gây sự thu hút đối với thính giả: đối tượng đến tham dự buổi thuyết trình là ai, chủ đề mong muốn được nghe và cách tiếp nhận của họ ra sao? Khi chúng ta nắm bắt được tâm tư nguyện vọng khán giả muốn lắng nghe chủ đề nào muốn được chia sẻ điều gì, vậy chủ đề được trình bày có sức hút như thế nào với khán giá?  Tập thói quen nghĩ về những chủ đề của mình ngay sau các bài học, ghi lại những ý tưởng vào sổ tay. Ghi nhận những chủ đề hay và những điểm nhấn trong chủ đề mình được nghe để xây dựng và rút kinh nghiệm trong bài thuyết trình của chính mình.  Tìm kiếm các thông tin trên mạng, qua sách báo, v.v để xác định chủ đề rõ hơn. Tạo sự hấp dẫn bằng cách đưa thông tin mang tính cập nhật thường xuyên trong chủ đề thuyết trình. Một số chủ đề thuyết trình chúng ta thường gặp  Trong công việc: o Thuyết trình về chiến lược phát triển công ty, phát triển sản phẩm mới, cấp trên đồng tình và đầu tư triển khai kế hoạch, kết quả nghiên cứu thị trường…, cấp dưới thông qua vai trò, nhiệm vụ, mục tiêu phát triển và hành động hướng đến mục tiêu chung. o Các buổi đào tạo chuyên môn, cơ cấu, quy trình làm việc; có sự phản hồi, tranh luận để hạn chế tối đa những sai sót. o Hội thảo quảng bá sản phẩm thu hút khách hàng. Thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ của công ty, tiếp thu ý kiến phản hồi.  Trong xã hội: o Tuyên truyền phòng chống dịch bệnh, kế hoạch hóa… o Tuyên truyền và thuyết phục mọi người dân thực hiện nếp sống văn minh o Tổ chức thuyết trình về an toàn xã hội, an sinh giáo dục, môi trường Ví dụ: Thuyết trình chủ đề: “Vì sao thế hệ 8X thành công”: Thế hệ 8X là những ai? Thành công như thế nào? Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công?  Trong gia đình: Các buổi họp mặt gia đình, cha mẹ, ông bà truyền dạy những điều hay lẽ phải, cách sống tốt đẹp và thuyết phục con cháu noi gương.  Trong quá trình học tập o Tăng cường năng lực sáng tạo của sinh viên trong việc học; o Giúp sinh viên trở nên chủ động, tự tin; o Phát triển bốn kĩ năng: Nghe, Nói, Đọc, Viết; o Nâng cao khả năng sử dụng tiếng Anh của sinh viên; o Hình thành kĩ năng làm việc theo nhóm; o Tăng mức độ hứng thú đối với việc học Bài 3: Kỹ năng thuyết trình (Phần I) PSD102_Bai 3_v2.0013106207 43 3.2.2. Tìm hiểu khán giả 3.2.2.1. Thu thập thông tin về khán giả Khi chúng ta đã xác định được chủ đề, tìm hiểu khán giả như thế nào là bước rất quan trọng. Tìm hiểu khán giả sẽ giúp cho chúng ta có cách tiếp cận như thế nào với khán giả cho tốt. Khi tìm hiểu, khán giả chúng ta cần tìm hiểu và đánh giá về:  Giới tính: số lượng nam bao nhiêu, nữ bao nhiêu. Thông thường người phụ nữ sẽ có những quan điểm và cách tiếp cận vấn đề khác với nam giới.  Trình độ: đối tượng có trình độ học vấn cao có cách tiếp cận khác với người có trình độ học vấn thấp. Với đối tượng khán giả là những người có địa vị xã hội, học hàm học vị cao thì thông tin chúng ta đưa ra phải hết sức ngắn gọn, chính xác, cô đọng và thuyết phục, tránh lan man, dài dòng, đưa ra quá nhiều thông tin một lúc. Điều này sẽ khiến họ hết sức mệt mỏi khi nghe.  Tuổi tác: trẻ em hoặc người già sẽ có cách tiếp cận khác với người lớn  Sở thích: có những người thích nghe về các vấn đề chính trị nhưng có những người lại thích nghe thuyết trình về vấn đề văn hóa thể thao.  Khác biệt văn hóa: Mỗi dân tộc hoặc quốc gia có những vùng miền văn hóa khác nhau và làm thế nào để bài thuyết trình không ảnh hưởng đến văn hóa riêng của họ.  Nghề nghiệp và tôn giáo khác nhau: Những người công nhân trong một nhà máy trực tiếp lao động tạo ra của cải vật chất sẽ phải có cách tiếp cận khác với nhân viên văn phòng.  Mức độ phản ứng của người nghe: Phản ứng của người nghe trước một vấn đề nhạy cảm sẽ ảnh hưởng tới không khí của buổi thuyết trình. Nếu gặp khán giả có quan đ iểm cứng rắn thì khi nêu vấn đề cần chuẩn bị tốt các chứng cứ minh họa và lập luận tốt.  Tâm tư nguyên vọng mỗi người: mỗi người sống và làm việc với những mục đích khác nhau vì thế tâm tư nguyện vọng của mỗi người là khác nhau. Tóm lại, các khán giả có độ tuổi, giới tính, tôn giáo, nền tảng văn hóa, nghề nghiệp, địa vị khác nhau sẽ có sự phản ứng khác nhau đối với cùng một bài thuyết trình. Phương pháp thu thập thông tin về khán giả Nguồn cung cấp thông tin về khán giả thường là những người tổ chức buổi thuyết trình nếu bạn được mời đến thuyết trình, cũng có thể là chính bạn khi bạn tự tổ chức thuyết trình. Bạn có thể đề nghị ban tổ chức cung cấp bản danh sách các đại biểu tham dự. Nếu khán giả là khách hàng tiềm năng, bạn có thể tìm hiểu họ thông qua những người quen, những người trong ngành. Hãy vận dụng tốt thông tin thu thập để bài thuyết trình của bạn không những đề cập tới những vấn đề họ đang quan tâm, mà còn tạo được sự đồng cảm. 3.2.2.2. Phân tích khán giả Thuyết trình viên tốt là người phải biết đặt khán giả là trung tâm, mục tiêu bài thuyết trình là để có được phản hồi tích cực từ phía khán giả. Do vậy thuyết trình viên cần phải tìm hiểu khán giả: Bài 3: Kỹ năng thuyết trình (Phần I) 44 PSD102_Bai 3_v2.0013106207  Họ biết gì về chủ đề?  Họ muốn biết thêm điều gì?  Giá trị và lợi ích của thông tin này đối với họ? Những câu hỏi bạn cần trả lời khi tìm hiểu khán giả  Số lượng người nghe dự kiến là bao nhiêu?  Tuổi trung bình là bao nhiêu?  Tỷ lệ giữa nam và nữ?  Người nghe đã được thông báo đầy đủ về chủ đề bạn định trình bày chưa?  Người nghe tự nguyện hay được yêu cầu đến tham dự buổi thuyến trình?  Những điểm chung của người nghe là gì?  Những người này có định kiến không?  Trình độ văn hóa của những người này?  Người bạn quen biết chiếm bao nhiêu phần trăm? 3.2.2.3. Tìm hiểu về quy mô khán giả Quy mô khán giả có ảnh hưởng lớn đến kết cấu của bài thuyết trình. Nếu khán giả chia ra thành nhiều nhóm nhỏ, người thuyết trình và người nghe sẽ có rất nhiều cơ hội để có thể giao lưu trao đổi thân mật. Với cách phân chia khán giả theo nhóm như vậy, việc lôi cuốn sự khán giả chia sẻ ý kiến trong buổi thuyết trình là rất hiệu quả. Còn với số lượng khán giả lớn thì hầu hết các buổi thuyết trình chỉ mang tính chất truyền thông điệp một chiều. Vì vậy, bạn cần có một cách tiếp cận khán giả theo kiểu khác. Trong trường hợp này sự rõ ràng, dễ hiểu và chính xác trong các thông điệp là những yếu tố rất quan trọng để duy trì sự chú ý của người nghe trong suốt buổi thuyết trình. Để có thể thực hiện tốt bài thuyết trình của mình theo quy mô khán giả các bạn có thể tham khảo bảng tổng hợp dưới đây: Điều chỉnh bài thuyết trình theo quy mô khán giả Quy mô khán giả Kiểu thuyết trình Phương pháp tiếp cận Chính thức Áp dụng các quy trình chính thức cho những cuộc họp, buổi giới thiệu sản phẩm với khách hàng tiềm năng và thuyết trình tại các cơ quan, công sở. Sớm thiết lập giao tiếp bằng mắt với từng khán giả. Luôn đối diện với khán giả - điều này sẽ giúp duy trì sự chú ý của họ. Số lượng ít Được xem là ít khi số lượng khán giả chưa đến 15 người. Phần lớn mọi người đã có ít nhất một lần trình bày trước khán giả có quy mô nhỏ như vậy trong quá trình làm việc, học tập. Không chính thức Phá bỏ khoảng cách, tạo bầu không khí thân mật, gần gũi trong những buổi giới thiệu sản phẩm mới cho các nhà cung cấp quen thuộc hoặc khi thuyết trình cho các đồng nghiệp. Trao đổi hai chiều với khán giả bằng cách khuyến khích họ đặt câu hỏi. Đề nghị từng khán giả có ý kiến, nhưng yêu cầu ngắn gọn. Số lượng nhiều Được xem là nhiều khi số lượng khán giả trên 15 người. Nếu bạn đã có kinh nghiệm, thì việc thuyết trình trước Chính thức Áp dụng các quy trình chính thức như khi phát biểu tại hội nghị hoặc tại cuộc gặp mặt khách hàng hàng năm của công ty. Đảm bảo tất cả, đặc biệt những người ngồi ở cuối phòng họp có thể nghẽ rõ bài thuyết trình của bạn. Liên kết, tóm tắt, nhấn mạnh và nhắc lại những ý chính. Bài 3: Kỹ năng thuyết trình (Phần I) PSD102_Bai 3_v2.0013106207 45 Điều chỉnh bài thuyết trình theo quy mô khán giả Quy mô khán giả Kiểu thuyết trình Phương pháp tiếp cận khán giả ở quy mô này sẽ dễ dàng hơn. Không chính thức Vận dụng những quy trình không chính thức khi tham gia trình bày một vấn đề nào đó tại hội nghị. Trình bày chậm, mạch lạc và rõ ràng. Nên trình bày vấn đề một cách bao quát và đơn giản. Chỉ đi vào chi tiết nếu được yêu cầu. Nguồn: Kỹ năng thuyết trình – Tim Hindle 3.2.3. Thu thập thông tin tư liệu Sự thành công của bài thuyết trình phụ thuộc vào việc thu thập tài liệu đưa ra những thông tin minh chứng thuyết phục với khán giả. Hoạt động này đòi hỏi sự đầu tư khá nhiều thời gian và công sức. 3.2.3.1. Các loại thông tin cần thu thập Để biết được thu thập thông tin tư liệu như thế nào cho việc thuyết trình chúng ta cần nắm được ba loại thông tin tư liệu cần thu thập:  Thông tin phải biết: Thuyết trình viên phải nắm vững và hiểu chính xác các thông tin này để cung cấp cho khán giả. Điều đó có nghĩa là người thuyết trình cần phải trang bị cho mình những kiến thức sâu sắc về lĩnh vực định trình bày và có lượng thông tin phong phú để thuyết phục người nghe.  Thông tin cần biết: Cung cấp thêm căn cứ, dẫn chứng, minh họa, thuyết phục người nghe. Ngoài những thông tin phải biết trong khuôn khổ bài thuyết trình thì cần phải có thông tin tìm hiểu thêm bên ngoài để minh họa dẫn chứng cho bài thuyết trình.  Thông tin nên biết: Những tư liệu thực tế, mô hình, số liệu cụ thể, ý tưởng mới lạ làm tăng tính hấp dẫn của bài thuyết trình.  Để bắt đầu tiến hành nghiên cứu, thu thập tài liệu, bạn cần ghi nhớ mục tiêu chủ yếu của buổi thuyết trình qua 3-4 điểm chính.  Khi đã vạch ra được hướng nghiên cứu nhất định, bạn hãy tiến hành việc thu thập thông tin liên quan, ghi nhớ nguồn trích dẫn và điểm chính của tài liệu là gì. Sau đó hãy suy nghĩ xem đây có phải là tài liệu mới nhất không về chủ đề thuyết trình? cung cấp thông tin cập nhật nhất? Thông tin có chính xác không? Có cung cấp nguồn tài liệu tham khảo? Bạn chỉ nên giữ lại những tài liệu đáp ứng được các tiêu chí trên. 3.2.3.2. Các nguồn thu thập thông tin Muốn thuyết trình thành công bạn phải giành nhiều thời gian tìm tòi tư liệu, nghiên cứu đầy đủ các nguồn tư liệu. Các nguồn để có thể thu thập thông tin như:  Đọc sách: Bạn có thể bắt đầu việc nghiên cứu bằng cách chọn và xem một quyển sách tiêu biểu về chủ đề bài thuyết trình và xem phần phụ lục tham khảo trong sách để tìm kiếm nguồn tài liệu khác nữa. Bài 3: Kỹ năng thuyết trình (Phần I) 46 PSD102_Bai 3_v2.0013106207  Đọc báo, tạp chí: Ngoài đọc các loại báo tạp chí được in thành ấn phẩm, bạn có thể sử dụng dịch vụ đăng ký điểm tin (ví dụ: yahoo hay có, đăng ký gửi tin đến hòm thư) để được cung cấp thường xuyên những chủ đề mà bạn quan tâm.  Tra cứu internet: Mỗi trang web trên mạng đều lưu trữ một khối lượng thông tin phong phú và mọi người đều có thể truy cập, lưu lại, in ra và sử dụng như tài liệu tham khảo. Thông tin trên Web còn có ưu điểm là được cập nhật thường xuyên so với thông tin trên các ấn phẩm in ấn. Tuy nhiên phần lớn tài liệu trên Internet chỉ tồn tại ở dạng điện tử, chỉ có một số ít đã biên tập để có thể đảm bảo tính tin cậy như ở các tài liệu đã được in ấn. Vì vậy bạn cần phải thật cẩn thận khi sử dụng thông tin tài liệu tra cứu từ Internet. Bạn cần biết chọn lọc, đánh giá tài liệu từ Internet. Thông tin trên internet là rất khổng lồ. Mỗi ngày Internet có hàng loạt địa chỉ mới được thành lập. Vì vậy, bạn cần sử dụng các công cụ tìm kiếm để có thể thu thập tài liệu tham khảo có giá trị. Một số các công cụ tìm kiếm hay được sử dụng để thu thập tài liệu như: + Google (http://www.google.com) + Yahoo (http://www.yahoo.com) + Alta Vista (http://www.altavista.digital.com) + Open Text (http://www.opentext.com) + Lycos (http://www.lycos.com) Khi bạn sử dụng các công cụ tìm kiếm, bạn cần tìm kiếm bằng từ khóa hoặc chủ đề.  Gặp gỡ các chuyên gia để có thể có những tư liệu quý giá. Các chuyên gia là những người có kiến thức uyên bác, nghiên cứu sâu về chuyên môn. Họ sẽ cung cấp và chia sẻ cho bạn những kiến thức mà bạn bỏ nhiều thời gian tìm kiếm trên sách báo hoặc internet không thấy.  Ngoài ra bạn cũng nên tham khảo ý kiến của những người xung quanh như bạn bè, gia đình và các quan hệ cá nhân. Có thể họ sẽ cho bạn những lời khuyên bổ ích và cung cấp những tài liệu quý giá mà bạn không thể ngờ tới. 3.2.4. Xây dựng đề cương bài thuyết trình 3.2.4.1. Các kiểu bài thuyết trình  Thuyết trình để thông báo, giải thích: từ ngữ sử dụng trong bài thuyết trình phải dễ hiểu, gần gũi. Thông tin đưa ra rõ ràng để người nghe hiểu một cách dễ dàng và có sự thay đổi về nhận thức, tư duy.  Thuyết trình để thuyết phục: Có cách thức, bố cục riêng để đạt hiệu quả thuyết phục. Lời lẽ giọng điệu sử dụng trong bài thuyết trình dạng này chiếm vị trí quan trọng với sự thành công của bài thuyết trình.  Thuyết trình để giải trí, khích lệ: thông tin đưa ra cần dễ tiếp cận, có thể điều tiết và giải tỏa tâm lý người nghe. Người thuyết trình cần phải xác định được bài thuyết trình của mình ở dạng nào để xây dựng đề cương và nội dung cho hợp lý. [...]... giao tiếp  Khái niệm thuyết trình;  Vai trò của hoạt động thuyết trình;  Các giai đoạn của buổi thuyết trình  Chuẩn bị thuyết trình  Chọn chủ đề;  Tìm hiểu khán giả;  Thu thập thông tin tư liệu;  Xây dựng nội dung bài thuyết trình;  Chuẩn bị tâm lý và hình thức cho buổi thuyết trình;  Công tác hậu cần cho buổi thuyết trình PSD102_Bai 3_v2.0013106207 59 Bài 3: Kỹ năng thuyết trình (Phần I) BÀI... thì chuẩn bị xong nội dung bài thuyết trình Nếu địa điểm thuyết trình ở xa thì bạn cần lên kế hoạch đi lại và ăn nghỉ Chuẩn bị sẵn sàng về hình thức và tâm lý cho bản thân trước khi thuyết trình 3 tiếng Dành 1 tiếng trước thuyết trình để xem xét lại nội dung bài thuyết trình Thiết bị hỗ trợ thuyết trình như thế nào? PSD102_Bai 3_v2.0013106207 55 Bài 3: Kỹ năng thuyết trình (Phần I) Một số vấn đề liên... trường làm việc Nếu trình bày một vấn đề một cách thuyết phục, người thuyết trình sẽ truyền tải thông điệp cần thiết và tạo ra những tác động tích cực đến người nghe Thông qua đó có thể tăng cường uy tín cũng như khả năng ảnh hưởng đến người khác Bài giảng Kỹ năng thuyết trình (phần 1) gồm 2 nội dung: Thuyết trình là một loại hoạt động giao tiếp và Chuẩn bị thuyết trình  Thuyết trình là một loại hoạt... thể Luyện tập là cơ hội tốt nhất để bạn hoàn thiện bài thuyết trình, đảm bảo sức thuyết phục cho nội dung bạn định trình bày Lúc đầu bạn nên đọc toàn bộ bản thuyết trình đã chuẩn bị, khi cảm thấy hài lòng và thoải mái hãy đứng trước gương thử thuyết trình và sử dụng các mẩu giấy ghi nhớ Lần đầu có thể bạn sẽ cảm thấy căng thẳng, không 54 PSD102_Bai 3_v2.0013106207 Bài 3: Kỹ năng thuyết trình (Phần I)... thuyết trình tương đối phức họp của các đồng nghiệp, những người đã quen với các vấn đề tạp Các ý gối nhau sẽ khuyến khích cử tọa tranh luận và tham gia vào buổi thuyết trình Nguồn: Kỹ năng thuyết trình – Tim Hindle PSD102_Bai 3_v2.0013106207 47 Bài 3: Kỹ năng thuyết trình (Phần I) Dưới đây là một ví dụ về một đề cương kết cấu bài thuyết trình được phác thảo sơ lược Bạn có thể lấy đề cương này làm cơ sở... trước khi tham dự thuyết trình Dưới đây là một số các yêu cầu đặt ra cho việc đi lại: Nguồn: Kỹ năng thuyết trình – Tim Hindle  Chuẩn bị các tài liệu có liên quan Để tăng thêm phần ấn tượng và hấp dẫn của bài thuyết trình với khán giả, bạn nên chuẩn bị thêm các tài liệu khác hỗ trợ nhằm minh chứng và cụ thể hóa vấn đề bạn trình bày 56 PSD102_Bai 3_v2.0013106207 Bài 3: Kỹ năng thuyết trình (Phần I) Các... vụ cho buổi thuyết trình của bạn Hiện nay, máy tính có nhiều phần mềm sở hữu các tính năng hiển thị đồ họa, biểu đồ hoặc hình ảnh ba chiều trên màn ảnh Bạn có thể sử dụng các đồ họa chuyển động để minh họa sự chuyển động của các biểu đồ Nguồn: Kỹ năng thuyết trình – Tim Hindle 58 PSD102_Bai 3_v2.0013106207 Bài 3: Kỹ năng thuyết trình (Phần I) TÓM LƯỢC CUỐI BÀI Thực tế đã cho thấy, thuyết trình là hoạt... liệu hỗ trợ có thể là bản tóm tắt các ý chính của bài thuyết trình, bản in nội dung slide bạn đang dùng để trình bày, các bài báo hay tạp chí bổ sung thông tin cho bài thuyết trình Bạn cần chỉ dẫn để khán giả hiểu về nội dung và mục đích sử dụng từng loại tài liệu nếu bài thuyết trình có nhiều loại tài liệu  Hệ thống âm thanh ánh sáng Trong quá trình kiểm tra địa điểm thuyết trình, bạn cần chú ý đến... liệu chứng minh cho các vấn đề khi người thuyết trình nêu ra Cách này chỉ có thể áp dụng cho các cử tọa với quy mô nhỏ Tốt nhất nên phân phát các bản in trước hoặc vào giờ giải lao của buổi thuyết trình, và trong khi thuyết trình bạn nhớ giải thích để cử tọa hiểu mục đích của bản in này Nên sử dụng bảng viết để minh họa những vấn đề được trình bày trong buổi thuyết trình không chính thức và với số lượng...Bài 3: Kỹ năng thuyết trình (Phần I) 3.2.4.2 Phác thảo đề cương cho bài thuyết trình Chuẩn bị đề cương phác thảo những nội dung chính từ các thông tin định trình bày đóng vai trò rất quan trọng cho diễn biến bài thuyết trình của bạn Một đề cương tốt là cách đảm bảo sự mạch lạc, chặt chẽ của bài thuyết trình Nó cho phép bạn trình bày các vấn đề theo đúng trật tự và . cho bản thân trước khi thuyết trình 3 tiếng. Dành 1 tiếng trước thuyết trình để xem xét lại nội dung bài thuyết trình. Thiết bị hỗ trợ thuyết trình như thế nào? Bài 3: Kỹ năng thuyết trình. Bài 3: Kỹ năng thuyết trình (Phần I) PSD102_Bai 3_v2.0013106207 37 BÀI 3: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (Phần I) Mục tiêu  Trang bị cho học viên những kiến thức cơ bản về thuyết trình; . quan điểm của thuyết trình viên. Đó là khi khán giả và người thuyết trình đều cảm thấy hài lòng với bài thuyết trình. Các loại thuyết trình Phân loại theo mục tiêu của bài thuyết trình, có 2