Chứng từ kế toán ngân hàng

1 Chủ đề 8: Trình bày những yêu cầu chung về việc lập chứng từ kế toán NH. Nêu những vụ việc làm tổn thất trong hoạt động NH xuất phát từ chứng từ KTNH. 2 A. Cơ sở lý thuyết: I. Lý thuyết chung về chứng từ kế toán ngân hàng 1.Khái niệm, chức năng, vai trò. - Khái niệm: Chứng từ kế toán ngân hàng là các bằng chứng chứng minh các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành, và là cơ sở để hạch toán vào sổ sách kế toán tại các NHTM, các TCTD. Chứng từ kế toán có thể là chứng từ bằng giấy hoặc chứng từ điện tử. Theo luật kế toán thì chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi đảm bảo đầy đủ các nội dung của chứng từ kế toán (theo quy định tại điều 17 của Luật) và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. -Chức năng, vai trò: cũng giống như hoạt động kế toán tài chính, chứng từ có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với hoạt động của NHTM và các TCTD. Chứng từ có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán, kiểm soát nội bộ bởi vì nó chứng minh tính chất pháp lý của các nghiệp vụ và của số liệu ghi chép trên sổ kế toán. Chứng từ có những tác dụng rất đáng kể: + Thứ nhất, việc lập chứng từ kế toán giúp thực hiện kế toán ban đầu. Nó là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Nếu thiếu chứng từ thì sẽ không thể thực hiện được kế toán ban đầu cũng như toàn bộ công tác kế toán. + Thứ hai, việc lập chứng từ kế toán là để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành. Điều này đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ. + Thứ ba, việc lập chứng từ kế toán là để tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ phát sinh. 3 + Thứ tư, việc lập chứng từ kế toán là để ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh. 2. Phân loại chứng từ kế toán ngân hàng. a,Phân loại theo tính chất pháp lý của chứng từ: -Chứng từ gốc: Là căn cứ pháp lý chứng minh cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành. Chứng từ gốc được lập ngay khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Chứng từ ghi sổ: Là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách kế toán. Chứng từ ghi sổ được lập trên chứng từ gốc hoặc chứng từ gốc kiêm chứng từ ghi sổ. Hệ thống ngân hàng thương mại sử dụng chủ yếu chứng từ gốc kiêm ghi sổ cho các giao dịch chủ yếu giữa khách hàng và ngân hàng. b,Phân loại theo mục đích sử dụng và nội dung nghiệp vụ kinh tế: -Chứng từ tiền mặt -Chứng từ chuyển khoản -Bảng kê các loại -Giấy báo liên hàng -Lệnh chuyển tiền sử dụng trong chuyển tiền điện tử -Các chứng từ hạch toán tài sản và chứng từ ngoại bảng c,Phân loại theo nguồn gốc: -Chứng từ gốc do khách hàng lập, mang đến giao dịch với ngân hàng. -Chứng từ gốc do TCTD khác phát sinh trong quan hệ với TCTD thực hiện. -Chứng từ gốc phát sinh trên cơ sở các thông tin, dữ liệu đầu vào trong hệ thống thông tin của TCTD và tạo ra các dữ liệu kết quả. -Chứng từ gốc phát sinh phục vụ các giao dịch nội bộ của TCTD. 4 Dưới đây là một số mẫu chứng từ kế toán ngân hàng: 5 3. Các văn bản pháp luật có liên quan. -Quyết định 1789/2005/QĐ-NHNN về việc ban hành chế độ chứng từ kế toán ngân hàng: quy định về nội dung của chứng từ kế toán ngân hàng, và các quy tắc lập chứng từ kế toán ngân hàng,… -Quyết định 44/2002/QĐ-TTg của thủ tưởng Chính phủ về việc sử dụng chứng từ điện tử làm chứng từ kế toán để hạch toán và thanh toán vốn của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. 6 Điều kiện cơ bản để sử dụng chứng từ điện tử: NHNN, các NHTM, TCTD phải đáp ứng được các yêu cầu về công nghệ để đảm bảo tính bảo mật, sự chính xác và toàn vẹn về thông tin trên chứng từ, và phải có một hành lang pháp lý phù hợp để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ điện tử. Các chứng từ điện tử phải có đủ các yếu tố bảo đảm tính pháp lý như chứng từ kế toán bằng giấy, riêng yếu tố dấu và chữ ký được mã hóa bằng ký hiệu mật, và phải có yếu tố bảo mật, bảo đảm an toàn trong quá trình xử lý, truyền tin, lưu trữ. Để đảm bảo tính bảo mật khi sử dụng chứng từ điện tử, các TCTD sử dụng mã khóa bảo mật và chữ ký điện tử. II. Yêu cầu về lập chứng từ kế toán ngân hàng : 1. Quy định về nội dung: Theo khoản 1 điều 5 quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN, chứng từ kế toán của ngân hàng phải có các nội dung chủ yếu là: - Tên của chứng từ (Séc, UNC, UNT, Phiếu thu, phiếu chi…) - Số hiệu của chứng từ - Ngày, tháng, năm lập chứng từ; Ngày tháng năm hạch toán số tiền trên chứng từ vào sổ kế toán. - Tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân, hộ chiếu, số hiệu tài khoản của người trả (hoặc chuyển) tiền và tên, địa chỉ của ngân hàng phục vụ người trả (hoặc người chuyển) tiền. - Tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân, hộ chiếu, số hiệu tài khoản của người thụ hưởng số tiền trên chứng từ và tên, địa chỉ của ngân hàng phục vụ người thụ hưởng. - Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh - Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền phải ghi bằng số và bằng chữ. 7 - Chữ kí, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của kế toán trưởng và người phê duyệt. Ngoài những nội dung chủ yếu nêu trên, các ngân hàng có thể bổ sung thêm những yếu tố khác tùy theo từng loại chứng từ. Lập chứng từ kế toán ngân hàng là việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng mẫu đã quy định làm cơ sở cho việc hạch toán, kiểm soát, kiểm toán và thanh tra sau này. Việc ghi chép vào sổ sách kế toán phải căn cứ vào chứng từ hợp lệ, hợp pháp. 2. Quy định về chứng từ điện tử: - Chứng từ điện tử phải được mã hóa đảm bảo an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình sử dụng, sử lý truyền tin và lưu trữ. Phải có biện pháp quản lý kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng không đúng quy định. Chứng từ điện tử được chứa trong những vật mang tin như băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán… - Ngân hàng sử dụng chứng từ điện tử phải có các điều kiện: + Có điạ điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin và các thiết bị phù hợp đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát sử lý, sử dụng bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử. + Có đội ngũ cán bộ thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu kỹ thuật để thực hiện quy trình lập, xử lý, sử dụng, bảo quản lưu trữ chứng từ điện tử theo quy trình kế toán và thanh toán . - Tổ chức, cá nhân sử dụng chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán qua ngân hàng phải có văn bản thỏa thuận, đề nghị với ngân hàng (nơi mở tài khoản) phải có các điều kiện: + Chữ kí điện tử của người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của tổ chức hoặc cá nhân sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh toán điện tử. + Phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của vật mang tin. 8 + Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ điện tử của mình lập khớp, đúng quy định và phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra do vô tình hay cố ý để lộ chữ ký điện tử, dẫn đến bị kẻ gian lợi dụng. - Việc chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy hoặc ngược lại để giao dịch, thanh toán phải được thực hiện đúng theo quy định về lập, luân chuyển, kiểm soát, ký chứng từ kế toán ngân hàng. Đảm bảo khớp đúng giữa chứng từ dùng làm căn cứ chuyển đổi và chứng từ được chuyển đổi và đảm bảo tính pháp lý của chứng từ. - Chứng từ sau khi đã dùng làm căn cứ để chuyển đổi chỉ còn giá trị lưu trữ để theo dõi kiểm tra, không còn hiệu lực để giao dịch, thanh toán. 3. Quy định về lập chứng từ: Lập chứng từ KTNH là việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng mẫu đã quy định làm cơ sở cho việc hạch toán, kiểm soát, kiểm toán và thanh tra sau này. Việc ghi chép vào sổ sách kế toán phải căn cứ vào chứng từ hợp lệ, hợp pháp. Cụ thể: Theo quyết định số 1789/ 2005/QĐ-NHNN quy định về việc lập chứng từ kế toán ngân hàng như sau: -Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh tiền tệ và dịch vụ ngân hàng, tiếp nhận và sử dụng nguồn vốn, kinh phí; các khoản thu, chi, trích lập và sử dụng các quỹ của ngân hàng…đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán ngân hàng chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. ( Điều này giúp đảm bảo cho nguyên tắc cơ sở dồn tích trong kế toán). -Tất cả các chứng từ KTNH (bao gồm chứng từ do ngân hàng lập và chứng từ do khách hàng lập) đều phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo các nội dung quy định trên mẫu. (Quy định này nhằm đảm bảo cho nguyên tắc cơ sở dồn tích, thận trọng và trọng yếu - nếu thiếu thông tin đó trên chứng từ có thể ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng.) -Đối với séc, bắt buộc khách hàng phải lập trên mẫu séc in sẵn nhận ở ngân hàng nơi khách hàng mở tài khoản tiền gửi. Đối với các chứng từ 9 chuyển tiền đến Kho bạc Nhà nước để nộp thuế, nộp ngân sách thì phải ghi đầy đủ mã số thuế, mục lục ngân sách của người nộp thuế, nộp ngân sách. Chứng từ để xử lý các nghiệp vụ chỉ liên quan đến nội bộ một ngân hàng, các ngân hàng phải dùng các mẫu chứng từ nội bộ do ngân hàng lập như Phiếu chuyển khoản, Phiếu thu, Phiếu chi…không được dùng các chứng từ do khách hàng lập. -Chứng từ kế toán bằng giấy phải được lập đầy đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau và chỉ lập một lần đúng với thực tế thời gian, địa điểm, nội dung và số tiền của nghiệp vụ kinh tê phát sinh. Trường hợp chứng từ in hỏng, in thiếu liên, viết sai phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo (X) hoặc ghi chữ “HỦY BỎ” vào tất cả các liên sai hỏng. Những liên của các chứng từ có in số sẵn (như Séc, Giấy báo liên hàng,…) bị viết sai phải được giữ lại đầy đủ ở cuống hay ở quyển chứng từ trước khi làm thủ tục tiêu hủy. Khi tiêu hủy các chứng từ quan trọng viết sai, phải lập biên bản tiêu hủy và tiến hành tiêu hủy theo đúng quy định. Các chứng từ kế toán bằng giấy do ngân hàng lập hoặc chuyển đổi chứng từ điện tử từ giấy để giao dịch, thanh toán với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị ngân hàng thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị ngân hàng (chi nhánh, sở giao dịch,…). Việc sử dụng con dấu để đóng dấu trên các chứng từ kế toán hạch toán, thanh toán trong nội bộ ngân hàng do Tổng giám đốc (Giám đốc) ngân hàng đó quy định, nhưng phải đảm bảo tính pháp lý của chứng từ và phù hợp với quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu. -Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ KTNH phải được viết đủ câu, rõ nghĩa. Đối với chứng từ bằng giấy, khi viết phải dùng bút mực (màu tím, xanh, đen) số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; không được viết tắt, viết chữ không dấu, viết mờ hoặc nhòe chữ, không được tẩy xóa, sửa chữa, không được viết bằng mực đỏ (trừ phiếu kế toán lập để điều chỉnh sai sót). Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán ngân hàng. 10 -Ngày, tháng, năm lập chứng từ KTNH ghi bằng số. Ngày lập chứng từ ghi ngày thực tế nộp vào ngân hàng (trừ các chứng từ có quy định tách biệt ngày lập và ngày giá trị ghi sổ là hai nội dung khác nhau). Trên chứng từ KTNH bắt buộc phải ghi số chứng từ, các chứng từ có in số sẵn thì số chứng từ là số in sẵn đó, chứng từ do khách hàng lập thì khách hàng phải đánh số. Đối với séc thì xeri và số séc của khách hàng phát hành phải phù hợp với xeri và số séc mà ngân hàng (nơi khách hàng mở tài khoản) đã bán cho khách hàng. Kế toán trưởng hoặc người phụ trách KTNH quy định cụ thể việc đánh số những chứng từ do đơn vị ngân hàng mình lập. -Số tiền trên chứng từ KTNH bắt buộc phải ghi cả bằng số và bằng chữ. Số tiền bằng chữ phải viết rõ nghĩa, chữ đầu của số tiền bằng chữ phải viết hoa và sát đầu dòng đầu tiên, không được viết cách dòng, cách quãng giữa các chữ, không được viết thêm chữ (khác dòng) vào giữa hai chữ viết liền nhau trên chứng từ. -Người lập, người kí duyệt và những người khác ký trên chứng từ KTNH phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán. Đây là yếu tố cần thiết để có thể căn cứ vào đó mà quy trách nhiệm về tính chất hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế cũng như tính chính xác của chứng từ đối với các cá nhân có liên quan. -Chứng từ KTNH được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại điều 18, khoản 1 và khoản 2 Điều 19 của Luật Kế toán và các quy định tại chế độ này:  Các chứng từ điện tử phải lập đúng mẫu quy định, đúng cấu trúc, định dạng, đầy đủ các nội dung, bảo đảm tính pháp lý của chứng từ kế toán.  Chứng từ điện tử ghi trên vật mang tin phải có chỉ dẫn cụ thể về thời gian và các yếu tố kỹ thuật đảm bảo cho việc sử dụng, kiểm tra, kiểm soát chứng từ điện tử khi cần thiết.  Các dữ liệu, thông tin trên chứng từ phải được phản ánh rõ ràng, trung thực, chính xác và phải được mã hóa theo đúng quy định. [...]... Ngân hàng Nhà nước đã có văn bản pháp luật quy định rõ ràng về chế độ chứng từ kế toán ngân hàng nhưng những vụ việc gian lận liên quan đến chứng từ kế toán ngân hàng đang có xu hướng ngày một tinh vi, phức tạp, gây những hậu quả nghiêm trọng cho ngân hàng Để giảm 21 thiểu được những hành vi gian lận ấy phải kết hợp tham gia hành động đồng bộ, chặt chẽ từ cả 3 phía: các Ngân hàng thương mại, khách hàng. .. quan đến chứng từ kế toán ngân hàng thường gặp: - Xuyên tạc, làm giả chứng từ - Sửa đổi chứng từ làm sai lệch báo cáo tài chính - Che giấu hoặc cố ý bỏ sót các thông tin trên chứng từ làm sai lệch các nghiệp vụ phát sinh - Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế không đúng với chứng từ - Cố ý áp dụng sai các chuẩn mực, nguyên tắc, phương pháp và chế độ kế toán trong việc ghi chép chứng từ - Cố ý tính toán sai... và của Ngân hàng Nhà nước về xử lý sai sót trong giao dịch, thanh toán điện tử 4 Quy định về ký chứng từ Theo điều 8 quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN - Chứng từ kế toán ngân hàng phải có đủ chữ kí bằng bút mực trừ mực đỏ và không được đóng dấu chữ kí khắc sẵn Chữ kí trên chứng từ kế toán phải thống nhất, do người có thẩm quyền ký hoặc người được ủy quyền ký - Chữ kí của khách hàng trên chứng từ giao... dịch với ngân hàng: + Đối với khách hàng là cá nhân thì trên chứng từ phải có chữ kí của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền kí thay Khách hàng là đơn vị, tổ chức thì phải có đủ chữ kí của chủ tài khoản, kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền kí thay và dấu đơn vị (đối với chứng từ bằng giấy) + Đối với chứng từ lập để trích tiền từ tài khoản của đồng chủ tài khoản thì trên chứng từ phải... trường hợp khách hàng cố tình lừa gạt ngân hàng bằng cách lập ra các chứng từ giả mạo nhằm nâng cao khống tài sản đảm bảo để vay được số tiền lớn hơn nhiều lần Với những trường hợp như thế này thì lỗi thuộc về khách hàng nhưng về phía ngân hàng cũng có trách nhiệm một phần khi không kiểm định, thẩm định chính xác - Từ nội bộ trong ngân hàng: Một số tình huống khách hàng và nhân viên ngân hàng thông đồng... hạch toán trên hệ thống IPCAS của ngân hàng để bù trừ cho các sổ tất toán khống Bằng thủ đoạn trên, Nhung chiếm đoạt gần 3,5 tỷ đồng, Liên chiếm đoạt của ngân hàng hơn 2,5 tỷ đồng.Việc tất toán sổ tiết kiệm của khách hàng đều do Liên thực hiện bằng User của Nhung (Nhung cho Liên biết mật khẩu), sau đó cuối ngày, Liên đưa chứng từ để Nhung ký Ở vụ việc này, bà Lưu Thị Vân, trưởng phòng kế toán ngân. ..11 Trên chứng từ phải có đủ chữ ký điện tử của những người liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác, an toàn của dữ liệu; chữ ký điện tử trên chứng từ phải khớp đúng với chữ ký điện tử do ngân hàng nơi mở tài khoản hoặc trung tâm thanh toán của Ngân hàng cấp phát và quản lý  Ngày, tháng , năm lập chứng từ điện tử ghi bằng số và ghi theo dạng: DD/MM/YYYY  Việc hủy bỏ, sửa chữa chứng từ điện tử... cộng các sai sót là rất lớn - Áp dụng sai các chuẩn mực, nguyên tắc, phương pháp, quy định và chế độ kế toán, chính sách tài chính nhưng không cố ý - Áp dụng phương pháp đánh giá không đúng II Những vụ việc làm tổn thất trong hoạt động ngân hàng xuất phát từ chứng từ kế toán ngân hàng 1 Nhân viên ngân hàng làm giả thư tín dụng Dùng thủ đoạn giả chữ ký của trưởng phòng, phó tổng giám đốc NH ngoại thương... được đồng chủ tài khoản ủy quyền kí thay + Chữ kí và dấu (nếu có) phải đúng với chữ kí mẫu đa đăng kí tại ngân hàng nơi mở tài khoản Chữ kí điện tử trên chứng từ điện tử phải đúng khớp với chữ kí đã được ngân hàng nơi mở tài khoản cấp - Khi kí trên chứng từ kế toán, các cán bộ, nhân viên ngân hàng chỉ được kí trong phạm vi, thẩm quyền quy định và phải kí đúng mẫu đã đăng kí (hoặc được cấp nếu là chữ... Huyền Như cùng đồng bọn còn dùng hồ sơ giả để vay tiền của Ngân hàng Công thương Lập 83 thẻ tiết kiệm do Ngân hàng Công thương phát hành trị giá 533,55 tỷ đồng đứng tên các khách hàng gửi tiền, trên cơ sở hợp đồng tiền ký gửi với Vietinbank, các nhân viên Ngân hàng ACB, ngân hàng Nam Việt đã chuyển tiền vào tài khoản của từng người mở tại Ngân hàng Công thương Sau đó Huyền Như sử dụng trái phép các thẻ . TCTD. Chứng từ kế toán có thể là chứng từ bằng giấy hoặc chứng từ điện tử. Theo luật kế toán thì chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi đảm bảo đầy đủ các nội dung của chứng từ kế toán. 1789/2005/QĐ-NHNN về việc ban hành chế độ chứng từ kế toán ngân hàng: quy định về nội dung của chứng từ kế toán ngân hàng, và các quy tắc lập chứng từ kế toán ngân hàng, … -Quyết định 44/2002/QĐ-TTg của. một ngân hàng, các ngân hàng phải dùng các mẫu chứng từ nội bộ do ngân hàng lập như Phiếu chuyển khoản, Phiếu thu, Phiếu chi…không được dùng các chứng từ do khách hàng lập. -Chứng từ kế toán