viết chương trình phần mền kế toán doanh nghiệp

Võ Hoàn Chỉnh Lớp Tin Quản lý - K45 LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay các doanh nghiệp tại Việt Nam, nhất là các doanh nghiệp có quy mô trung bình và lớn hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, thương mại, sản xuất thì vai trò của thông tin và quản lý thông tin bằng tin học lại càng có ý nghĩa đặc biệt, nó giúp các đơn vị đột biến về chất lượng quản lý điều hành và qua đó góp phần quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu cạnh tranh và phát triển làm cho thị trường phần mềm quản trị dữ liệu đã chuyển mình và sẽ trở thành thị trường quan trọng do hai điều kiện : Một : Số lượng máy tính trang bị trong các công ty đã nhiều và bắt đầu tiến trình nối mạng. Hai : Môi trường kinh doanh ngày càng mang tính thị trường rõ rệt với sự cạnh tranh mạnh mẽ giữa các doanh nghiệp trong nước cũng như với các doanh nghiệp nước ngoài. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải trang bị hệ thống quản lý thông tin tiên tiến để phân tích tình hình kinh doanh và ra quyết định một cách nhanh nhất. Do đó, các phần mềm ứng dụng trong quản lý đã đóng vai trò quan trọng, đặc biệt là phần mềm quản trị dữ liệu về nghiệp vụ kế toán cho các doanh nghiệp. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu để thực hiện cho việc quản lý kế toán trong các doanh nghiệp nhưng để xác định hệ quản trị nào là tối ưu, gần gũi với người sử dụng. Đặc biệt, đối với nước ta hiện nay thì việc nắm vững, thao tác và sử dụng vẫn còn nhiều khó khăn nên việc tạo ra một phần mềm như trên là rất quan trọng và cần thiết. Từ nhận định đó, tôi đã chọn đề tài : “Viết chương trình Phần mền Kế Toán Doanh Nghiệp” trên cơ sở nghiên cứu và phát triển, tôi cố gắng hoàn thành đề tài với 1 Võ Hoàn Chỉnh Lớp Tin Quản lý - K45 sự giúp đỡ tận tình của Cô Vương Mai Phương đã đóng góp những ý kiến vô cùng quan trọng cho việc nghiên cứu cũng như trong cách thức lập trình. Tôi xin chân thành cảm ơn Quý thầy cô trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ. Tôi mong đề tài sẽ được đón nhận và đóng góp để đề tài có thể phát triển hoàn thiện hơn. Sinh viên Thực Hiện Võ Hoàn Chỉnh 2 Võ Hoàn Chỉnh Lớp Tin Quản lý - K45 CHƯƠNG I:KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN 1.1. Khái niệm Kế toán là công việc ghi chép, tính toán bằng con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Chủ yếu là dưới hình thức giá trị để phản ánh, kiểm tra tình hình vận động của các loại tài sản, quá trình và kết quả sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn và kinh phí nhà nước, cũng như từng tổ chức, xí nghiệp. 1.2. Vai trò của kế toán Đối với doanh nghiệp : Kế toán giúp theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như sản xuất sản phẩm, tiêu thụ sản phẩm, tình hình cung ứng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, giúp cho việc theo dõi thị trường để sản xuất, tích trữ hàng hóa nhằm cung cấp kịp thời cho thị trường những sản phẩm đáp ứng nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng. Ngoài ra, kế toán còn cung cấp tài liệu cho doanh nghiệp để làm cơ sở hoạch định chương trình hành động cho từng giai đoạn, thời kỳ. Nhờ kế toán mà người quản lý điều hành trôi chảy các hoạt động của đơn vị, giúp cho việc quản lý lành mạnh, tránh hiện tượng tham ô, lãng phí tài sản, thực hiện việc kiểm soát nội bộ có hiệu quả. Nhờ kế toán mà người quản lý tính được công việc mình đã điều hành trong từng giai đoạn và qua đó vạch ra phương hướng hoạt động cho tương lai. Điều hoà được tình hình tài chính của doanh nghiệp. Kế toán là cơ sở để giải quyết mọi tranh chấp, khiếu tố, là cơ sở pháp lý chứng minh về hành vi thương mại. 3 Võ Hoàn Chỉnh Lớp Tin Quản lý - K45 1.3. Vai trò của tin học trong quản lý Thông tin từ lâu đã được đánh giá có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế, ngày nay việc nhận định “ Ai nắm được thông tin, người đó sẽ chiến thắng ” lại càng trở nên đúng đắn. Chính từ việc tin học hóa thông tin với sự trợ giúp của Computer và Phần mềm đã đưa đến những khái niệm mới như Kỹ nguyên của kỹ thuật số, Nền kinh tế trí thức… Việc tin học hóa vào quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ giúp cho các doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh trong một nền kinh tế thị trường, đồng thời cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài được đánh giá qua các đặc điểm sau: 1.3.1. Tính nhanh chóng Bất kỳ lúc nào cũng có thể trả lời các thông tin một cách nhanh chóng, chính xác. 1.3.2. Tính thích ứng Giúp người quản lý điều hành trôi chảy các hoạt động của đơn vị và có thể tính được công việc của mình đã điều hành trong từng giai đoạn và qua đó vạch ra phương hướng hoạt động cho tương lai. Điều hành được tình hình tài chính của doanh nghiệp. 1.3.3. Tính an toàn Bảo đảm sự an toàn dữ liệu của doanh nghiệp. 4 Võ Hoàn Chỉnh Lớp Tin Quản lý - K45 1.4. Những người sử dụng thông tin kế toán doanh nghiệp Những nhà quản lý doanh nghiệp Kế toán cung cấp các thông tin tài chính phục vụ cho việc quản lý ,lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp . Các chủ ngân hàng các nhà cung cấp tín dụng quan tâm đến lợi nhuận và khả năng thanh toán của doanh nghiệp thể hiện trên các báo cáo kế toán .Bằng việc so sánh các số lượng và chủng loại tài sản với số nợ trả theo theo kỳ hạn những người này có thể xác định khả năng thanh toán của doanh nghiệp để ra quyết định có cho doanh nghiệp vay nữa hay không . Các cổ đông là nhũng người sở hữu doanh nghiệp cần các thông tin về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp để kiểm soát hoạt động của công ty ,bảô vệ số tiền đã đầu tư vào doanh nghiệp. Cơ quan thuế cần các thông tin kế toán để xác định số tiền thuế mà doanh nghiệp phải nộp . Các cơ quan quản lý cần thông tin kế toán từ các doanh nghiệp phục vụ cho phân tích tài chính, kiểm tra tình hình tài chính, kiểm tra tình hình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp và xây dựng các kế hoạch quản lý vỹ mô. 1.5. Nhiệm vụ của kế toán doanh nghiệp Thực hiện chức năng cung cấp thông tin và là công cụ đắc lực cho quản lý ,bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, hạch toán kế toán cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: -Ghi chép và cung cấp đầy đủ, chính xác kịp thời các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 5 Võ Hoàn Chỉnh Lớp Tin Quản lý - K45 -Giám sát tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. - Góp phần tích cực bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, ngăn chặn hiện tựơng tham ô lãng phí tài sản của danh nghiệp . - Góp phần ngăn chặn các hành vi vi phạm chế độ chính sách và pháp luật của nhà nước . -Tham mưu, đề xuất các biên pháp nhằm khai thác có hiệu quả các tiềm năng của doanh nghiệp. 1.6. Các khái niệm và các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận Các yêu câu của thông tin kế toán chỉ đạt được khi chúng được thu thập và xử lý dựa trên những nguyên tắc chung thống nhất. Các khái niệm và nguyên tắc kế toán. Chung được thừa nhận bao gồm: Đơn vị kinh doanh(Bisiness Entity): là những đơn vị kinhdoanh độc lập có tài sản cà có địa vị pháp lý riêng (con dấu riêng). Các đơ n vị này thực hiện đầy đủ các bước của chu trình kế toán từ khâu lập chứng từ đến phân loại, tổng hợp ghi chép số liệu vào tài khoản kế toán và lập các báo cáo tài chính . Hoạt động liên tục (The going - concern asumption):Thông tin kế toán được ghi nhận và xử lý trên quy ước rằng doanh nghiệp tiếp tục hoạt động vô thời hạn hoặc không bị giải thể trong tương lai gần. Đây là tiền đề để kế toán đề xuất và thực hiện các nguyên tắc có liên quan như nguyên tắc thước đo tiền tệ ổn định, nguên tắc giá phí,… Thước đo tiền tệ ổn định(the stable unit of mesasurement): kế toán lựa chọn và sử dụng một thước đo tiền tệ làm thước đo. Thông thường thước 6 Võ Hoàn Chỉnh Lớp Tin Quản lý - K45 đo tiền tệ được lựa chọn là tiền tệ chính thức của quốc gia. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được tính toán và ghi chép bằng thước đo này. Khi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, kế toán chỉ chú ý đến giá trị thực tế mà không chú ý đến lạm phát . Kỳ kế toán (accounting periods): Là khoảng thời gian nhất định mà các báo cáo kế toán được lập. Để tiện so sánh các kỳ kế toán thường dài bằng nhau. Nguyên tẵc giá phí (The cost principle - historical cost):đòi hỏi việc đánh giá giá trị tài sản, công nợ, chi phí phải trên cơ sở giá phí thực tế phát sinh. Nguyên tẵc ghi nhận doanh thu (The Realization principle): Doanh thu là số tiền thu được khi báncác sản phẩm, hàng hoá dịch vụ. Tuỳ theo quy định của từng nước mà thòi điểm tính doanh thu có khác nhau. Nguên tắc phù hợp (The matching Principe): đòi hỏi chi phí phải phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra ỏ kỳ đó. Nguyên tắc này giúp cho kế toán xác dịnh đúng kết quả kinh doanh . Nguyên tắc khách quan (The Objectivity Principle): tài liệu do kế toán cung cấp phải khách quan dựa trên những bằng chứng tin cậy ,có thể kiểm tra đựơc. Nguyên tắc trọng yếu (Materiality Principle): cho phép kế toán chỉ chú ý đến tài sản, yếu tố mang tính trọng yếu mà việc bỏ qua các yếu tố này sẽ làm sai lệch tính chính xác của báo cáo kế toán. Các vấn đề không quan trọng có thể bỏ qua nếu chúng không làm thay đổi tính chính xác của báo cáo Nguyên tắc thận trọng (The Concept of Conservatism):yêu cầu kế toán phải thận trọng trong việc ghi nhận doanh thu và lãi. Chỉ được ghi nhận 7 Võ Hoàn Chỉnh Lớp Tin Quản lý - K45 doanh thu hoặc lãi khi có chứng từ chắc chắn. Nguyên tắc này nhằm bảo đảm tránh việc báo cáo các tài khoản lãi cao hơn thực tế . Nguyên tắc nhất quán (The Consistency principle): Đòi hỏi việc lập các báo cáo kế toán hay tính toán các chỉ tiêu của kế toán phải được thực hiện một cách thống nhất giữa các các kỳ kế toán. Nguên tắc công khai (The Disclosure Principle): tất cả các tài liệu và chứng từ có liên quan đến các báo cáo tài chính phải được công khai thông báo cho người sử dụng thông tin . 1.7. Nhiệm vụ của đề tài Thay thế việc ghi chép vào sổ sách bằng cách nhập, xuất và lưu trữ lượng thông tin khổng lồ một cách nhanh chóng, chính xác và an toàn về dữ liệu. Đáp ứng kịp thời thông tin khi người kế toán cần đến. Tránh sai sót và giảm thiểu về thời gian công việc nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh trong từng giai đoạn, chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cung cấp giao diện gần gũi với người sử dụng, người sử dụng có thể tham khảo danh mục tài khoản doanh nghiệp bất kỳ lúc nào cần đến, cho biết các mặt hàng nào được nhập – xuất trong một khoảng thời gian nhất định…. Tuy nhiên, chương trình chỉ đáp ứng một phần nào công việc. Còn đi chuyên sâu về một phần mềm mang tính kế toán thực thụ thì đòi hỏi chương trình phải được cải tiến, bổ sung để chương trình có thể sử dụng và doanh nghiệp có thể chấp nhận như một phần mềm chính thức cho hầu hết công việc kế toán. Ở đây đề tài chỉ mang tính tham khảo và phát tiển. 8 Võ Hoàn Chỉnh Lớp Tin Quản lý - K45 CHƯƠNG II : TÌM HIỂU MỘT SỐ PHẦN MẾN KẾ TOÁN HIỆN NAY 2.1. Định nghĩa Phần mềm kế toán: là hệ thống các chương trình để duy trì sổ sách kế toán trên máy vi tính. Với phần mềm kế toán, người ta có thể ghi chép các nghiệp vụ, duy trì các số dư tài khoản và chuẩn bị các báo cáo và thông báo về Tài chính . Trên thế giới cũng như ở Việt Nam hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau, phục vụ các nhu cầu quản lý kế toán đa dạng về qui mô, hình thức sở hữu và tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh. Chúng hầu hết được biết bằng một ngôn ngữ cơ sở dữ liệu với một bộ các thủ tục chương trình cơ sở, đảm bảo các chức năng xử lý cơ bản nhất của công tác kế toán. Bản thân các phần mềm kế toán thường được xây dựng rất mềm dẻo và linh hoạt, cho phép người sử dụng “vận dụng” một cách linh hoạt để phục vụ hiệu quả nhất cho công tác kế toán. Các phần mềm kế toán của Việt nam, với giao diện thân thiện và việt hoá, giá cả phù hợp, bảo trì thuận tiện, đang tỏ ra phù hợp với nhu cầu quản lý kế toán đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Thông qua kiểu giao diện thực đơn hay biểu tượng, các kế toán viên có thể thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả bằng cách sử dụng bàn phím như một thiết bị vào chuẩn, kết hợp với con chuột mà không đòi hỏi một kỹ năng lập trình hay kiến thức đặc biệt gì về hệ thống cả. Việc lựa chọn một phần mềm kế toán thích hợp cho một doanh nghiệp cần dựa trên nhu cầu, hoàn cảnh và đặc điểm của doanh nghiệp đó. Về cơ bản phần mềm được phải đáp ứng được nhu cầu quản lý kế toán của doanh 9 Võ Hoàn Chỉnh Lớp Tin Quản lý - K45 nghiệp, cung cấp một cách chính xác và kịp thời thông tin cần thiết cho doanh nghiệp và được sự hưởng ứng của người sử dụng. 2.2. Các giải pháp phần mềm Về nguyên tắc, các doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa 2 giải pháp phần mềm sau đây: 2.2.1. Tự viết chương trình kế toán Giải pháp này có ưu điểm là chương trình sẽ hoàn toàn phù hợp với yêu cầu, đặc thù nghiệp vụ của doanh nghiệp, nhưng đòi hỏi một lực lượng chuyên nghiệp về phát triển hệ thống thông tin kế toán, có khả năng thực thi tất cả các giai đoạn: từ phân tích đến thiết kế, triển khai và bảo trì hệ thống. Đây là điều khó thực thi đối với đa phần các doanh nghiệp hiện nay. 2.2.2. Mua các phần mềm kế toán trọn gói: Ưu điểm của giải pháp này là không đòi hỏi đội ngũ chuyên nghiệp về phát triển hệ thống, nhà cung cấp phần mềm sẽ đảm nhận tất cả các khâu: từ cài đặt, đến đào tạo người sử dụng cũng như bảo trì hệ thống, tuy nhiên vẫn cần một thời gian triển khai nhất định, trước khi có thể chính thức đưa chương trình vào sử dụng. Đó là thời gian để nhà cung cấp phần mềm tiến hành “may đo” lại chương trình cho phù hợp với yêu cầu công tác kế toán của doanh nghiệp. 2.3. Giới thiệu một số phần mềm kế toán Phần mềm kế toán nước ngoài Microsoft Money, QuickBook Là những phần mềm dành cho kế toán một người, giá khoảng 100$ 10 [...]... chức năng của chương trình Chương trình kế toán doanh nghiệp có nhiều phân hệ : - Kế toán tiền lương - Kế toán tiền mặt - Kế toán hàng hóa - Kế toán công nợ - Kế toán tài sản cố định - Kế toán tổng hợp Mỗi một doanh nghiệp khác nhau có các phân hệ kế toán khác nhau tùy theo quy trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó Do thời gian có hạn và kinh nghiệm thực tế Em chỉ làm trong chương trình của... Thông tin kế toán Dữ liệu kế toán, yêu cầu quản trị dữ liệu Phần mềm kế toán Phần mềm kế toán Phần mềm quản trị cơ sở dữ lịêu Phần mềm quản trị cơ sở dữ lịêu Cơ sở dữ Cơ sở dữ liệu liệu Hinh 2.1: Vai trò của phần mền kế toán trong HTTP kế toán 14 Võ Hoàn Chỉnh Lớp Tin Quản lý - K45 CHƯƠNG III GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH 3.1 Môi trường và công cụ thực hiện Chương trình được thực hiện với các phần mềm: -Hệ... Là các phần mềm dành cho kế toán doanh nghiệp với quy mô nhỏ đến vừa Sun Account Là phần mềm kế toán dùng trong nghành công nghiệp chế tạo AccPac Là phần mềm kế toán dành cho kế toán doanh nghiệp lớn, giá khoảng 20000$ - 30000$ Bên cạnh những phần mềm này là vô số các phần mềm tài chính kế toán của những công ty khác nhau trên thế giới, trong đó có những phần mềm khá chuyên biệt: - Phần mềm kế toán quản... ngành công nghiệp đặc thù - Phần mềm tự động hoá quá trình thu quỹ của ARPC - Phần mềm kế toán tích hợp của AZTECH - Phần mềm kế toán và thương mại điện tử của DataPro - Phần mềm kế toán và bán hàng tự động của Dynacom dành cho kinh doanh nhỏ và bán lẻ - Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh của Emril - Giải pháp phần mềm kế toán của ePeachtree, thiết kế để hoạt động qua mạng - Các hệ thống kế toán của... từ hay phiếu kế toán … - Kết xuất các báo cáo kế toán và thông báo về Tài chính từ cơ sở dữ liệu kế toán: yêu cầu lên các báo cáo quản trị tại bất cứ thời điểm nào hoặc các báo cáo Tài chính sau khi thực hiện các thao tác cuối kỳ Kế toán viên Kế toán viên vốn bằng tiền vốn bằng tiền Kế toán viên Kế toán viên bán hàng bán hàng Kế toán viên Kế toán viên mua hàng mua hàng Kế toán viên Kế toán viên hàng... (dành cho các doanh nghiệp nhỏ), Fast Advanced (dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa) và Fast Enterprise (dành cho các doanh nghiệp lớn), các doanh nghiệp được quyền lựa chọn sản phẩm phần mềm kế toán sao cho phù hợp với khả năng Tài chính và quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Effect Là phần mềm trợ giúp kế toán quản trị doanh nghiệp của Trung tâm phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp BSC, sản phẩm... phân hệ kế toán tổng hợp - Tra cứu 22 Võ Hoàn Chỉnh Lớp Tin Quản lý - K45 CHƯƠNG IV: PHÂN TÍCH- THIẾT KẾ HỆ THỐNG KẾ TOÁN 4.1 Phân tích chương trình quản lý hệ thống kế toán 4.1.1 Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống quản lý kế toán Hệ thống kế toán có một vai trò rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nó không những mang lại những thông tin về kết quả sản xuất kinh doanh của... (mức 0) 0 Kế toán viên tiền mặt Yêu cầu nghiệp vụ Thông tin Yêu cầu tổng hợp Hệ thống kế toán Thông tin Kế toán Trưởng 4.1.6 Sơ đồ dữ liệu ở mức đỉnh (mức 1) Kế toán viên Tiền mặt Đăng Nhập Yêu cầu hạch toán Yêu cầu tìm kiếm Yêu cầu lập báo cáo 1 1 Kế toán Tiền mặt Đáp ứng đăng nhập Hạch toán tiền mặt Đáp ứng đăng nhậpứng đăng Đáp nhập Kế toán viên Tiền mặt Đáp ứng đăng nhập Hạch toán hàng hoá Kết quả... trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp, nhằm đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp trong việc áp dụng loại thuế này vào năm 1999 2.4.Vị trí của phần mềm kế toán trong hệ thống thông tin kế toán Cần chú ý rằng, phần mềm kế toán chỉ là một trong các yếu tố để cấu thành nên hệ thống thông tin kế toán mà thôi Nói cách khác nó chỉ trợ giúp người làm công tác kế toán trong việc thực hiện công... động, đáp ứng yêu cầu bến động trong kinh doanh của doanh nghiệp cũng như trong quản lý của nhà nước Nó bao gồm tất cả các phần hành kế toán và nghiệp vụ kế toán cần thiết, có khả năng cung cấp các báo cáo kế toán, báo cáo quản trị và các chỉ tiêu Tài chính cơ bản KTSYS Là phần mềm kế toán của Infobus, sử dụng các công cụ bằng quản trị dữ liệu để quản lý nhu cầu kế toán, KTSYS được sử dụng nhiều nơi trong . các phần mềm dành cho kế toán doanh nghiệp với quy mô nhỏ đến vừa. Sun Account Là phần mềm kế toán dùng trong nghành công nghiệp chế tạo. AccPac Là phần mềm kế toán dành cho kế toán doanh nghiệp. toán 14 Kế toán viên vốn bằng tiền Kế toán viên vốn bằng tiền Kế toán viên bán hàng Kế toán viên bán hàng Kế toán viên mua hàng Kế toán viên mua hàng Kế toán viên hàng tồn kho Kế toán viên. ngành công nghiệp đặc thù. - Phần mềm tự động hoá quá trình thu quỹ của ARPC. - Phần mềm kế toán tích hợp của AZTECH. - Phần mềm kế toán và thương mại điện tử của DataPro. - Phần mềm kế toán và