Đồ án tốt nghiệp Quản lý vật tư

Trong xu thế hội nhập vào nền kinh tế thế giới, để phát triển nền kinh tế theo hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá ngành CNTT đã trở thành cầu nối xuyên quốc gia trong mọi hoạt động và tổ chức kinh tế, thương mại. Với việc áp dụng các thành tựu khoa học tiên tiến, hiện đại vào lĩnh vực tin học chúng ta đã dần thay thế các phương pháp thủ công bằng các chương trình phần mềm quản lý trên máy tính, giảm bớt đi thời gian, nhân lực, tăng độ chính xác và bảo mật cao. Những phần mềm quản lý sẽ là công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Với những ưu điểm và tính năng vượt trội đó chúng em đã chọn đề tài : “quản lý vật tư, thiết bị, ứng dụng cho trung tâm phát triển CNTT đhqg tphcm” làm đồ án tốt nghiệp.

Quản lý vật t, thiết bị nhóm sinh viên: nguyễn văn nam phạm văn mạnh nguyễn tú uyên đề tài :quản lý vật t, thiết bị, ứng dụng cho trung tâm phát triển cntt-đhqg tphcm đồ án tốt nghiệp kỹ thuật viên chuyên ngành: công nghệ phần mềm Giáo viên hớng dẫn: tiến sĩ Lê Huy thập Niên khóa: 2003 - 2005 Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập 1 Quản lý vật t, thiết bị Lời nói đầu Ngày nay với sự phát triển không ngừng và mạnh mẽ của công nghệ thông tin (CNTT) trong tất cả các ngành nghề, các lĩnh vực khác nhau của xã hội nh: kinh tế, an ninh quốc phòng, thơng mại điện tử .CNTT đang là nhu cầu cần thiết đối với các công ty, doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, xã hội và với tất cả chúng ta. Rất nhiều các chơng trình phần mềm ứng dụng trong quản lý đã ra đời nh chơng trình quản lý nhân sự, quản lý hàng hoá, quản lý vật t và thực sự chiếm đ ợc lòng tin của khách hàng. Tuy nhiên để cho ra đời một sản phẩm phần mềm quản lý có chất lợng thì ngời thiết kế phải hiểu đợc thực tế về công ty, doanh nghiệp mà mình thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu để quản lý. Các chơng trình ớng dụng phải có độ chính xác cao, việc lu trữ dữ liệu phải thuận tiện cho việc tra cứu và kiểm tra. Phần mềm phải hoạt động tốt đáp ứng đợc các nhu cầu mới phát sinh và cho hiệu quả kinh tế cao đồng thời phải phù hợp với khả năng kinh tế của công ty, doanh nghiệp . Trong xu thế hội nhập vào nền kinh tế thế giới, để phát triển nền kinh tế theo hớng công nghiệp hoá, hiện đại hoá ngành CNTT đã trở thành cầu nối xuyên quốc gia trong mọi hoạt động và tổ chức kinh tế, thơng mại. Với việc áp dụng các thành tựu khoa học tiên tiến, hiện đại vào lĩnh vực tin học chúng ta đã dần thay thế các phơng pháp thủ công bằng các chơng trình phần mềm quản lý trên máy tính, giảm bớt đi thời gian, nhân lực, tăng độ chính xác và bảo mật cao. Những phần mềm quản lý sẽ là công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp trong và ngoài nớc. Với những u điểm và tính năng vợt trội đó chúng em đã chọn đề tài : quản lý vật t, thiết bị, ứng dụng cho trung tâm phát triển CNTT- đhqg tphcm làm đồ án tốt nghiệp. Với đề tài này chúng em mong muốn các công ty, doanh nghiệp, các trung tâm, các tổ chức kinh tế, xã hội và các nhà quản lý sẽ nhìn thấy tầm quan trọng của CNTT đặc biệt là các phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý của mình. Trong suốt quá trình làm đề tài, chúng em xin trân thành cảm ơn thầy giáo - tiến sĩ LÊ HUY THập đã tận tình chỉ bảo và nhà trờng đã tạo điều kiện giúp đỡ chúng em hoàn thành đồ án này. Nhng do thời gian ngắn và trình độ có phần hạn chế nên quá trình phân tích và thiết kế đề tài không tránh khỏi những thiếu xót, chúng em rất mong nhận đợc những ý kiến đóng góp và chỉ bảo của các thầy, cô để đề tài lần sau chúng em sẽ làm tốt hơn. Chúng em xin trân thành cảm ơn! Hà nội tháng 5-2005 Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập 2 Quản lý vật t, thiết bị Chơng 1. khảo sát nghiệp vụ đề tàI 1.1.Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án. 1.1.1.Mục đích: Là quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết, hiện tại ta cần phải có đầy đủ về các thông tin, để từ đó làm thế nào xây dựng đợc dự án mang tính khả thi nhất. 1.1.2.Các bớc tiến hành khảo sát: -Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ. -Xác định phạm vi của hệ thống mới. -Đề xuất các giải pháp và cân nhắc tính khả thi. -Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát. 1.1.3.Khảo sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại. a.Quan sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại. -Việc quan sát, tìm hiểu cũng nh đánh giá hệ thống phải theo cách nhìn của nhà tin học. -Có các bớc quan sát: +Mức thao tác thừa hành. +Mức điêù phối quản lý. +Mức quyết định lãnh đạo. +Mức chuyên gia cố vấn. -Các hình thức tiến hành: +áp dụng hình thức quan sát. +áp dụng hình thức phỏng vấn. +Phơng pháp thăm dò. +Phơng pháp nghiên cứu tài liệu. b.Tập hợp và phân loại thông tin. Phân loại dựa theo một số tiêu chuẩn sau: -Hiện tại và tơng lai. -Phân loại theo thông tin tĩnh, động, thông tin biến đổi. -Phân loại dựa vào nội bộ môi trờng. -Tập hợp lại tất cả nhũng thông tin đã đợc phân loại. c.Phát hiện yếu kém của hiện trạng và các yêu cầu trong t ơng lai. -Phát hiện yếu kém: Là tìm hiểu các yếu kém về một số mặt nh: Sự thiếu vắng thông tin xử lý, thiếu nhân lực, kém hiệu quả trong tổ chức quản lý, ùn tắc thông tin, phức tạp và tổn phí cao -Phơng pháp phát hiện: Trên cơ sở đã xác định rõ nguyên nhân của yếu kém để đề ra các biện pháp khắc phục những yếu kém đó. 1.2.Phác hoạ giải pháp và cân nhắc tính khả thi. -Xác định phạm vi: Phạm vi của bài toán đặt ra cho dự án trong kế hoạch tổng thể và lâu dài của tổ chức.Phạm vi của bài toán phụ thuộc vào phạm vi của tổ chức: +Tổ chức cỡ lớn, quốc gia, quốc tế: Tập đoàn, Tổng công ty Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập 3 Quản lý vật t, thiết bị +Tổ chức cỡ trung bình: Đơn vị nhiều chi nhánh, công ty liên doanh +Tổ chức cỡ vừa và nhỏ: Các cơ quan, xí nghiệp -Xác định mục tiêu dự án: +Mang lại lợi ích nghiệp vụ: Tăng khẳ năng xử lý, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, tin cậy, chính xác, bí mật +Mang lại lợi ích kinh tế: Tăng thu nhập, giảm chi phí hoạt động, hoàn vốn nhanh +Mang lại lợi ích sử dụng: Nhanh chóng, thuận tiện +Khắc phục yếu kém của hệ thống cũ, hỗ trợ chiến lợc lâu dài, đáp ứng các u tiên, hạn chế áp đặt -Phác hoạ các giải pháp: +Chỉ cho ngời dùng thấy triển vọng cụ thể của dự án. +Có một định hớng trong triển khai dự án. +Chỉ ra đợc: *Các chức năng chính của hệ thống, đầu vào, đầu ra, các giải pháp thực hiện. *Kiến trúc tổng thể của hệ thống(phần cứng, phần mềm ). -Cân nhắc tính khả thi: +Khả thi về nghiệp vụ. +Khả thi về kĩ thuật. +Khả thi về kinh tế. 1.3. Lập dự trù và kế hoạch phát triển dự án. 1.3.1.Lập hồ sơ về dự trù và lựa chọn giải pháp. a.Dự trù thiết bị và kinh phí. Khối lợng dữ liệu lu trữ. -Số lợng thông tin cần thu thập, tài liệu cần kết xuất. -Thiết bị ngoại vi, đờng truyền. -Khối lợng công việc, số ngời tham gia, thời gian của dự án. -Yêu cầu về chất lợng, thời hạn bảo hành. b.Dự trù về nhân lực. -Nhóm làm việc: Phân tích, thiết kế, lập trình. -Nhóm điều hành dự án: Quản trị dự án. c.Dự trù về thiết kế. 13.2.Lập kế hoạch triển khai dự án. -Chọn tiến trình cho dự án( Thác nớc, Xoắn ốc ) -Dự kiến lịch biểu thực hiện dự án. 1.4.Một số vấn đề về hệ thống thông tin quản lý vật t. 1.4.1. Đặc điểm của hệ thống quản lý vật t. a .Phân cấp quản lý. -Hệ thống quản lý vật t là một hệ thống lớn có chức năng tổng hợp tất cả những thông tin về vật t, thiết bị để từ đó có thể quản lý một cách dễ dàng. Nhằm giúp các công ty, doanh nghiệp, thực hiện công tác quản lý vật Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập 4 Quản lý vật t, thiết bị t đợc chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian thì chúng ta cần áp dụng tin học vào công tác quản lý có nh vậy hiệu quả quản lý và kinh doanh mới đợc tăng lên. b.Luồng thông tin. -Thông tin đầu vào: Trong hệ thống quản lý vật t có những thông tin đầu vào và đầu ra khác nhau, thông tin đầu vào gồm các thông tin về nhà cung cấp, thông tin vật t, các hoá đơn, phiếu nhập, phiếu xuất, các yêu cầu những thông tin này có tính chất thay đổi thờng xuyên nh vật t. -Thông tin đầu ra:Thông tin đầu ra đợc tổng hợp từ thông tin đầu vào thông tin đầu ra ở đây chủ yếu là các bảng biểu, báo cáo, thông tin về khách hàng, tình hình nhập xuất -Các bảng biểu báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng đợc tổng hợp để phục vụ công tác quản lý vật t, nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống. Vì vậy các bảng biểu báo cáo đòi hỏi phải chính xác và kịp thời . 1.4.2.Mô hình một số thông tin quản lý hiện hành. a .Mô hình luân chuyển dữ liệu. -Mô hình luân chuyển dữ liệu trong hệ thống quản lý vật t có thể mô tả các modul sau: +Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lu trữ, tra cứu. +Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thờng xuyên. +Lập bảng biểu báo cáo. b.Cập nhật thông tin động. -Modul này có chức năng xử lý thông tin luân chuyển chi tiết và tổng hợp nhng đối với loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lợng cần xử lý th- ờng nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và tin cậy cao. Khi thiết kế modul cần quan tâm đến các yêu cầu sau: +Phải biết rõ các thông tin cần lọc từ thông tin động. +Giao diện màn hình và số lợng phải hợp lý, giảm tối đa các thao tác cho ngời cập nhật dữ liệu. +Tự động nạp các thông tin đã biết và các giá trị lặp. +Kiểm tra và phát hiện sai sót trong quá trình. +Biết loại bỏ những thông tin đã có và không cần thiết. c.Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu. -Thông tin loại này không cần cập nhật thờng xuyên, nhng yêu cầu chủ yếu là phải đầy đủ và phải tổ chức hợp lý để có thể tra cứu nhanh khi cần thiết. d.Lập báo cáo, in ấn. -Để thiết kế phần này đòi hỏi ngời quản lý nắm thật vững nhu cầu quản lý, tìm hiểu thật kỹ các mẫu biểu báo cáo. Vì thông tin sử dụng trong công việc này thuận lợi hơn do đã đợc xử lý từ trớc nên việc kiểm tra sự sai lệch của số liệu trong ngày ở phân này đợc giảm bớt. Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập 5 Quản lý vật t, thiết bị 1.4.3 - Các nguyên tắc đảm bảo. Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý vật t hoàn chỉnh, là một công việc không phải là đơn giản, mất nhiều thời gian công sức, cũng nh trí óc ngời thiết kế. Nói chung việc xây dựng một hệ thống quản lý vật t thờng phải dựa trên một số nguyên tắc cơ bản sau: a.Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất. Là thông tin đợc tích luỹ thờng xuyên và cập nhật để phục vụ cho bài toán quản lý. Chính vì thế mà thông tin trùng lặp phải đợc loại bỏ. Một điều cần thiết loại trừ nữa là, để đảm bảo thông tin không nhất quán. Do vậy ta cần tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó các trờng hợp trùng lặp không nhất quán về thông tin đã đợc loại bỏ. Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành đối tợng thông tin của đối tợng điều khiển. b. Nguyên tắc linh hoạt của thông tin. Nguyên tắc này, ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần phải có những công cụ đặc biệt, để tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời, dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản. Việc tuân theo hai nguyên tắc thống nhất và linh hoạt với hệ thống thông tin sẽ làm hoàn thiện và phát triển hệ thống rõ ràng và đơn giản hơn. c. Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra. Đây là nguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng hiệu xuất sử dụng máy tính. Vì chính đầu vào và đầu ra của máy tính lá khâu hẹp nhất của hệ thống. Để làm đợc việc này cần phải có phơng pháp thay thế giữa việc truyền tải tài liệu thủ công bằng việc truyền tải tài liệu trên thiết bị nh băng từ, đĩa từ , để đảm bảo việc truyền xuất thông tin đợc nhanh chóng. Việc này sẽ giảm bớt đi đợc thời gian lãng phí và tăng hiệu quả của máy tính. Nguyên tắc này vận dụng cả đa thông tin mới vào hệ thống. Việc này không những rút ngắn thời gian và công sức cho việc vào dữ liệu, mà còn đảm bảo độ tin cậy của thông tin. + Chơng 2: Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập 6 Quản lý vật t, thiết bị Cơ sở lý thuyết phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin 2.1.Đại cơng về hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con ngời, phơng tiện và các phơng pháp xử lý thông tin trong một tổ chức. Hệ thông thông tin bao gồm hai thành phần cơ bản: các dữ liệu ghi nhận thực trạng của doanh nghiệp và các xử lý cho phép biến đổi các dữ liệu. Các dữ liệu: Đó là các thông tin đợc lu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Có thể tách các dữ liệu này thành hai phần: -Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ cơ quan, nh dữ liệu về nhân sự, nhà xởng, thiết bị v.v Cấu trúc cơ quan không phải là cố định, mà có thể có biến động khi có một sự kiện xảy ra (chẳng hạn khi một nhân viên thuyên chuyển, một thiết bị mới đợc bổ sung ). Sự kiện thờng xảy ra bất chợt, ngoài ý muốn của con ngời. Việc điều chỉnh lại các dữ liệu cho thích hợp khi có một sự kiện xảy ra gọi là cập nhật. -Các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của cơ quan, nh dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch v.v Hoạt động kinh doanh/ dịch vụ biến đổi luồng vào/ra của doanh nghiệp có thể coi là chuỗi các sự việc sơ đẳng, gọi là một tác nghiệp (operation - chẳng hạn nhận một lô hàng, hoàn thành một mẻ sản phẩm, một đơn hàng tới, thanh toán một hóa đơn v.v ). Khi có một tác nghiệp xảy ra, sự kiện này cần đợc ghi nhận, và nh vậy làm thay đổi các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/dịch vụ của doanh nghiệp. Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin, nhằm vào hai mục đích chính: - Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định, chẳng hạn lập các chứng từ giao dịch (đơn mua hàng, hóa đơn ), lập các báo cáo, lập các bản thống kê .v.v - Trợ giúp ra các quyết định, thông thờng là cung cấp những thông tin cần thiết cho việc thực hiện lựa chọn một quyết định của lãnh đạo, nhng cũng có thể là lựa chọn quyết định( một cách tự động), nếu đó là loại quyết định dựa trên giải thuật( khác với loại quyết định dựa trên trực giác). Mỗi xử lý thờng áp dụng một số quy tắc quản lý định sẵn và diễn ra theo một trật tự định sẵn (gọi là thủ tục). Các quy tắc quản lý và các thủ tục có thể đợc ấn định bởi hệ thống lãnh đạo của doanh nghiệp, và nh vậy có thể điều chỉnh theo ý muốn( chẳng hạn các quy tắc tiêu thụ sản phẩm, ph- ơng pháp phân phối các trợ cấp, các quy định về khuyến mãi ), cũng có thể đợc ấn định từ bên ngoài doanh nghiệp, đặc biệt là bởi Nhà nớc( ví dụ quy Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập 7 Quản lý vật t, thiết bị tắc tính thuế VAT, cách tính lơng và bảo hiểm xã hội v.v ) và nh vậy doanh nghiệp không đợc tùy tiện thay đổi. Đầu vào của một xử lý có thể là các thông tin phản ánh cấu trúc doanh nghiệp và/ hoặc các thông tin phản ánh hoạt động của doanh nghiệp. Đầu ra có thể là: - Các kết quả chuyển trực tiếp cho các cá nhân hay tổ chức ngoài doanh nghiệp( chẳng hạn đơn đặt hàng, hóa đơn, thống kê Quản lý Sinh Viên, báo cáo tài chính v.v ) đợc gọi là các kết quả ngoài. - Các kết quả đợc lu trữ, để sau này dùng làm đầu vào cho các xử lý khác( thờng là các thông tin về tình trạng, về lịch sử hay thông tin lu trữ) đ- ợc gọi là các kết quả trong. Trong thực tế, thuật ngữ hệ thống thông tin thờng đợc dùng để chỉ môi trờng điện tử - tin học trợ giúp cho một công việc quản lý cụ thể nào đó, hay nói cách khác, là để chỉ cái đích đạt đợc sau quá trình xây dựng nhằm tin học hoá trợ giúp cho công tác quản lý của một hệ thống kinh tế - xã hội 2.2. Quy trình phát triển hệ thống thông tin Quy trình phát triển hệ thống thông tin đợc chia thành nhiều giai đoạn. Tuỳ thuộc vào phơng pháp luận và quy định về phơng thức làm việc của đơn vị, qui trình này có thể đợc chia thành số lợng bớc nhiều ít khác nhau. Tuy nhiên có thể tổng hợp chung thành các bớc: Khảo sát, Phân tích, Thiết kế, Xây dựng, Cài đặt và Bảo trì hệ thống. Một điểm cần nhấn mạnh là dù làm việc có phơng pháp hay không thì công việc vẫn phải trải qua đầy đủ các bớc kể trên. Hay nói cách khác là dù có làm nh thế nào đi chăng nữa thì ngời ta vẫn phải xác định yêu cầu(Khảo sát), tởng tợng ra hình hài của hệ thống( Phân tích), xác định cách thể hiện dữ liệu và thông tin( Thiết kế), lập trình( Xây dựng), cài đặt và bảo trì. 2.2.1. Chiến lợc và khảo sát. Là giai đoạn tìm hiểu quy trình hoạt động của hệ thống thực, các nhu cầu thông tin chính làm cơ sở xác định các yêu cầu, phạm vi của hệ thống thông tin. Kết quả là hồ sơ khảo sát chiếm khoảng 10-15% công sức. Việc khảo sát thờng đợc tiến hành qua các giai đoạn: - Khảo sát sơ bộ: Nhằm xác định tính khả thi của đề án. - Khảo sát chi tiết: Nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng định những kết quả thu đợc. - Báo cáo: Lập hồ sơ khảo sát. ở giai đoạn khảo sát cần xác định rõ những nhu cầu, vấn đề quan tâm, để có giới hạn chính xác của công việc( phạm vi dự án: những gì phải làm đợc, cha làm đợc và những gì đã vợt ra ngoài phạm vi của vấn đề). Cũng ở Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập 8 Quản lý vật t, thiết bị giai đoạn này, cần tìm hiểu và xác định cụ thể đối tợng sử dụng dù họ có thể sẽ bị biến động cả về số lợng và loại công việc. 2.2.2. Phân tích hệ thống Là giai đoạn xác định rõ các mục tiêu quản lý chính cần đạt đợc của hệ thống, nêu đợc các yếu tố quan trọng và đảm bảo đạt đợc các mục tiêu của hệ thống. Dựa trên các mục tiêu đó, xác định đợc các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu. Kết quả là hồ sơ phân tích chiếm 15-25% công sức. Mục tiêu chính của giai đoạn này là biến đổi phần đầu vào thành các đặc tả có cấu trúc. Đây là quá trình mô hình hoá hệ thống với các sơ đồ luồng dữ liệu, thực thể liên kết, sơ đồ phân rã chức năng, sơ đồ ngữ cảnh Các công cụ thể hiện (chủ yếu là dạng đồ hoạ) đợc sử dụng trong các bớc khác nhau của quá trình xây dựng và có thể để phục vụ các mục đích, đối tợng khác nhau. Việc sử dụng các công cụ là không bắt buộc( đặc biệt là các công cụ luồng dữ liệu) và tuỳ thuộc vào sở trờng của đội ngũ phân tích hệ thống. Trong thực tế, phần phân tích dữ liệu là phức tạp và quan trọng nhất. Các phần phân tích chức năng và phân tích dữ liệu không đợc bỏ qua. a. Phân tích chức năng Cung cấp một cách nhìn tổng thể tới mọi công việc. Xác định rõ các công việc cần phải giải quyết để đạt mục tiêu quản lý của hệ thống. Việc phân rã là một cách biểu diễn cấu trúc chức năng giúp cho việc kiểm tra các chức năng còn thiếu và có thể dễ dàng phân tách, tổ hợp các chức năng công việc. Cấu trúc phân rã này không phản ánh độ quan trọng hay thứ tự giải quyết các chức năng. Trong giai đoạn phân tích chỉ nên đa vào các chức năng phản ánh nghiệp vụ và thuộc phạm vi của mục tiêu quản lý đặt ra. Một chức năng đợc xem là đầy đủ gồm những thành phần sau: - Tên chức năng. - Mô tả có tính tờng thuật. - Đầu vào của chức năng (dữ liệu). - Đầu ra của chức năng (dữ liệu). - Các sự kiện gây ra sự thay đổi, việc xác định và hiệu quả của chúng. Phân tích chức năng đa ra những chi tiết quan trọng sẽ đợc dùng lại nhiều lần trong các giai đoạn sau của quá trình phân tích. Sơ đồ chức năng sau khi đợc lập sẽ cho chúng ta một cách nhìn toàn diện hơn về những nhu cầu hệ thống. b. Phân tích dữ liệu Thực thể là đối tợng chứa thông tin cơ bản phục vụ cho các chức năng mà hệ cần giải quyết. Mỗi thực thể( Entity) là một nhóm các dữ liệu có cùng thuộc tính, luôn cùng xuất hiện. Các thực thể trung gian sẽ sinh ra Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập 9 Quản lý vật t, thiết bị trong phần thiết kế. Các thực thể lấy dữ liệu từ các thực thể cơ bản nhng sẽ bị sửa đổi theo yêu cầu của chức năng cũng cần đa vào giai đoạn phân tích. c. Phân tích ngữ cảnh Mô tả mối liên hệ thực tế của hệ thống với các yếu tố, tác nhân liên quan đến hệ thống. Trong sơ đồ, phần bên trong sẽ thể hiện các chức năng chính ở mức tổng quát nhất với dòng dữ liệu chính trong hệ. Phần bên ngoài có thể là các tác nhân nh con ngời, một tổ chức hay bộ phận nghiệp vụ của hệ thống khác và dòng dữ liệu liên quan đến hệ thống. d. Phân tích luồng dữ liệu Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) là một công cụ để trợ giúp bốn hoạt động chính: (1) Phân tích: Dùng để xác định các quy trình quản lý, thể hiện yêu cầu của ngời sử dụng. (2) Thiết kế: Dùng để minh hoạ các phơng án cho phân tích viên, lập trình viên và ngời dùng xem xét khi thiết kế một hệ thống mới. Thể hiện quy trình xử lý thông tin trong hệ thống. (3) Liên lạc: DFD là một công cụ trực quan, đơn giản, dễ hiểu trợ giúp cho việc hiểu biết lẫn nhau giữa phân tích viên và ngời sử dụng. (4) Tài liệu: Việc dùng DFD trong đặc tả yêu cầu ngời dùng và đặc tả thiết kế hệ thống làm đơn giản công việc mô hình hoá và chấp nhận những tài liệu nh vậy. 2.2.3. Thiết kế hệ thống Là giai đoạn phát triển các bớc phân tích ở giai đoạn trớc thành các mô hình logic và vật lý, thiết kế giao diện với ngời sử dụng. Giai đoạn này phụ thuộc nhiều vào cấu hình của phần cứng và phần mềm đợc lựa chọn. Kết quả là hồ sơ thiết kế chiếm khoảng 15-25% công sức. Đầu chính của quá trình thiết kế là các đặc tả yêu cầu đã đợc xây dựng trong quá trình phân tích. Trong giai đoạn này từ khái niệm biểu diễn bởi mô hình quan hệ thực thể có thể sinh ra đợc các mô hình dữ liệu logic. Giai đoạn này là quá trình chuyển từ các mô hình dữ liệu và chức năng thành các thiết kế cơ sở dữ liệu và thiết kế module. Trong giai đoạn thiết kế, có rất nhiều công cụ cho phép đặc tả hệ thống song không phải tất cả các công cụ đều cần phải sử dụng. Nếu sử dụng quá ít các công cụ phát triển hệ thống sẽ làm cho hệ thống kém chất lợng, ngợc lại việc sử dụng quá nhiều các công cụ sẽ gây lãng phí thời gian để đồng bộ các mô hình, một mặt có thể kéo dài thời gian xây dựng, mặt khác lại có thể làm giảm chất lợng hệ thống. Ngời phân tích phải tự chịu trách nhiệm đánh giá để có quyết định đúng xem nên dùng công cụ nào cho phù hợp với hệ thống cụ thể. Thiết kế hệ thống bao gồm các công việc: - Xác định hệ thống máy tính. - Phân tích việc sử dụng dữ liệu. Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập 10 [...]... khăn Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập 23 Quản lý vật t, thiết bị 4.1.4.Tầm quan trọng trong việc quản ý xuất nhập vật t thiết bị bằng máy tính Khi ứng dụng tin học vào công tác quản lý xuất, nhập vật t thiết bị dựa trên những thuật toán và các nghiệp vụ xuất nhập, trình tự hoạch toán, ngời lập trình có thể đa ra những chơng trình phần mềm về kỹ thuật nhằm thu thập tài liệu, xử lý. .. mua, bán vật t sẽ đợc xử lý và thực hiện tại bộ phận kinh doanh xuất nhập Phòng kế toán tổng hợp mọi số liệu liên quan đến hoạt động tài chính của Trung Tâm, lập ra các báo cáo tài chính và báo cáo quản lý Trên các số liệu báo cáo đó phòng kế toán sẽ hỗ trợ ban giám đốc trong việc ra các quyết định về tài chính giúp cho việc quản lý kinh doanh của Trung Tâm đạt hiệu quả cao Phòng vật t là nơi quản lý. .. thực thể: - Quan hệ một một - Quan hệ một nhiều - Quan hệ nhiều - nhiều c Mô hình luồng dữ liệu Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập 13 Quản lý vật t, thiết bị Mô tả luồng luân chuyển dữ liệu trong hệ thống Có thể biểu diễn bằng nhiều sơ đồ: Sơ đồ ngữ cảnh, Sơ đồ quá trình xử lý, Sơ đồ luồng dữ liệu hoặc bằng các ma trận chức năng/ thực thể Nếu nh các mô hình chức năng và mô hình... cần thiết của nhà quản lý Quá trình quản lý xuất nhập vật t thiết bị bằng máy vi tính, ngời quản lý chỉ cần chuẩn bị các điều kiện về máy tính, khi nhập dữ liệu vào máy tính, máy tính sẽ tự động tổng hợp các thông tin nh: Lợng tồn kho, tình hình xuất nhập vật t thiết bị, phải thu của khách, phải trả cho nhà cung cấp, theo yêu cầu của ngời sử dụng Sơ đồ trình tự quản lý xuất,nhập vật t thiết bị bằng... hoá đơn nhập, xuất Các thông tin yêu cầu Khai báo yêu cầu về thông tin đầu ra Máy tính xử lý thông tin đưa số liệu đầu ra Dữ liệu đầu ra: Các báo cáo mà người sử dụng yêu cầu Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập 24 Quản lý vật t, thiết bị 4.2.Phân tích hệ thống quản lý vật t 4.2.1.Phát biểu bài toán: Trung Tâm phát triển công nghệ thông tin kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau nh: Các... cần lu trữ dới dạng vật lý -Biểu thị cho tác nhân ngoài: Ký hiệu: Tác nhân ngoài là một ngời, một nhóm ngời hoặc một tổ chức nằm bên ngoài hệ thống nhng liên quan mật thiết tới hệ thống nhằm xác định danh giới hệ thống B.Biểu đồ luồng dữ liệu Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập 30 Quản lý vật t, thiết bị Cũng là một loại biểu đồ nhằm mục đích điễn tả một quá trình xử lý và trao đổi thông... Tâm và lập sổ theo dõi nhập xuất các mặt hàng trong tháng, quý Cuối mỗi quý, tháng bộ phận báo cáo dựa vào sổ theo dõi nhập xuất để lập báo cáo về tình hình nhập, xuất, hàng tồn kho và qua đó tính doanh thu gửi ban lãnh đạo 4.2.2.Mục đích quản lý - Nhằm quản lý tất cả những vật t, thiết bị hiện có tại Trung Tâm đồng thời quản lý quá trình nhập, xuất vật t và hoạt động kinh doanh của Trung Tâm 4.2.3.Phân... thờng đợc biểu diễn bằng sơ đồ chức năng nghiệp vụ, thể hiện hệ thống từ khía cạnh chức năng, trả lời cho câu hỏi: Hệ thống thực hiện những công việc gì? Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập 12 Quản lý vật t, thiết bị Mô hình đợc sử dụng cho mục đích này là sơ đồ phân rã chức năng (Business Functional Diagram viết tắt là BFD) Nội dung chính của BFD là sơ đồ phân cấp chức năng của hệ... phận lập sổ theo dõi doanh thu sẽ dựa trên các hoá đơn mua và hoá đơn bán trong kho hoá đơn mua và kho hoá đơn bán để tính doanh thu trong tháng, trong quý và lu vào sổ theo dõi doanh thu *BLD định nghĩa chức năng 4: Chức năng lập báo cáo Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập 35 Quản lý vật t, thiết bị Hình 7:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh - Chức năng lập báo cáo Mô tả quá trình trao... chức đợc lu trên máy và có cách tổ chức quản lý theo một mô hình phù hợp với đơn vị tổ chức đó Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là hệ thống các phần mềm cho phép mô tả, lu trữ thao tác các dữ liệu trên cơ sở dữ liệu nó bảo đảm bí mật, an toàn với nhiều ngời sử dụng 3.1.2 Một số khái niệm cơ bản a.Thực thể Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập 16 Quản lý vật t, thiết bị Là một đối tợng cụ thể . phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của cơ quan, nh dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch v.v Hoạt động kinh doanh/ dịch vụ biến đổi luồng vào/ra của doanh nghiệp có thể coi là chuỗi. và nh vậy doanh nghiệp không đợc tùy tiện thay đổi. Đầu vào của một xử lý có thể là các thông tin phản ánh cấu trúc doanh nghiệp và/ hoặc các thông tin phản ánh hoạt động của doanh nghiệp hàng tới, thanh toán một hóa đơn v.v ). Khi có một tác nghiệp xảy ra, sự kiện này cần đợc ghi nhận, và nh vậy làm thay đổi các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/dịch vụ của doanh nghiệp. Các