Một cơ sở dữ liệu là tập hợp những thông tin có quan hệ tới một chủ đề riêng hay một yêu cầu nào đó, nh theo rõi các đơn đặt hàng của khách hàng hay duy trì một su tập âm nhạc. Nếu cơ sở dữ liệu của ta không đợc lu trên máy tính hay các thiết bị nhớ, ta có thể phải theo rõi thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, nh vậy ta phải tự mình mã hoá và tổ chức dữ liệu. Sử dụng Microsoft Access, ta có thể quản lý tất cả các thông tin trong một file cơ sở dữ liệu duy nhất. Thông qua file này, phân chia dữ liệu của ta ra thành các ngăn chứa đợc gọi là các bảng tables. Việc xem, bổ xung, cập nhật dữ liệu bảng sử dụng các biểu mẫu (forms) trực tuyến; tìm kiếm gọi ra các dữ liệu ta cần, bằng cách sử dụng queries; phân tích hoặc in dữ liệu theo trang in đặc trng sử dụng báo cáo
Ch ơng IV Hệ quản trị liệu microsoft access 4.1 Những khái niệm sở 4.1.1 Cơ sở liệu gì? Một sở liệu tập hợp thông tin có quan hệ tới chủ đề riêng hay yêu cầu đó, nh theo rõi đơn đặt hàng khách hàng hay trì s u tập âm nhạc Nếu sở liệu ta không đ ợc l u máy tính hay thiết bị nhớ, ta phải theo rõi thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, nh ta phải tự mà hoá tổ chøc d÷ liƯu Sư dơng Microsoft Access, ta cã thĨ quản lý tất thông tin file sở liệu Thông qua file này, phân chia liệu ta thành ngăn chứa đ ợc gọi bảng tables Việc xem, bổ xung, cập nhật liệu bảng sử dụng biểu mẫu (forms) trực tuyến; tìm kiếm gọi liệu ta cần, cách sử dụng queries; phân tích in liệu theo trang in đặc tr ng sử dụng báo cáo (reports) (hình 4.1) Chứa tất thông tin bảng nh ng lại quan sát nhiều hình thức khác Hình 4.1: Table, Form, Query, Report Access L u gi÷ d÷ liƯu, tạo bảng cho kiểu thông tin ta theo rõi Lấy liệu từ nhiều bảng khác hợp lại với query, form, or report, ta xác định mối quan hệ bảng Tìm kiếm lấy liệu cần thiết phù hợp điều kiện đà đ ợc định bao gồm liệu từ nhiều bảng khác nhau, tạo query Query cập nhật học xoá ghi lúc thực bên tính toán thao tác liệu theo ý muốn 85 Dễ dàng xem, đ a vào, thay đổi liƯu trùc tiÕp bang, t¹o form Khi ta më mét form, Microsoft Access lÊy d÷ liƯu tõ hay nhiều tables biểu diễn hình sư dơng layout ta lùa chän Form Wizard hay dùng layout ta tạo Phân tích liệu biểu diễn chúng cách đó, tạo report VÝ dơ, ta cã thĨ in mét report hợp nhóm liệu tính toán tổng số, report khác với liệu khác để in th tín (hình 4.2) Tạo nhÃn th Tính tổng, lập đồ thịtổng số, Tính vẽ đồ thị Giá trị tổng Hình 4.2: Các dạng báo cáo reportTable 4.1.2 Bảng (Table) Một bảng - table tập hợp liệu chủ đề nh sả phẩm cung cấp Sử dụng bảng khác cho chủ đề, điều giúp ta quản lý có hiệu giảm bớt đ ợc lỗi nhập liệu Table đ ợc tổ chức thành cột đ ợc gọi tr ờng (fields) hàng đ ợc gọi ghi (records) (hình 4.3) Bảng liệt kê nguồn cung ứng vật t Bảng theo rõi sản phẩm Một tr ờng chung tạo mối quan hệ hai bảng - Supplier ID Hình 4.3: CÊu tróc cđa b¶ng - Table 86 Field - Tr ờng: Mỗi tr ờng bảng theo rõi sản phẩm (Products table) chứa loại thông tin cho sản phẩm nh tên sản phẩm (product's name) Record - Bản ghi: Mỗi record Products table chứa đựng tất thông tin sản phẩm, nh tên sản phẩm (product name), số danh nguồn cung cấp (supplier ID number), đơn vị kho (units in stock), thông tin khác Mối quan hệ bảng: Trong Bảng liệt kê nguồn cung ứng vật t (Suppliers table) ta đ a vào supplier ID, company name, tr ờng khác cho nguồn cung cấp Products table ta đ a tr ờng SupplierID vào, nh ta đ â sản phẩm vào, ta xác định đ ợc nguồn cung cấp cách đ a vào số SupplierID Bằng cách khớp SupplierID bảng Products bảng Suppliers, Microsoft Access lấy liệu từ hai bảng kết hợp với để ta xem, chỉnh sửa, in ấn Thây đổi cách nhìn Sắp xếp chọn lọc bảng ghi Chỉnh sửa in Thay đổi layout bảng liệu Thêm xoá ghi Thêm vào, xoá, thay đổi tên cột Hình 4.4: Các công cụ thao tác bảng Trong bảng liệu, ta thêm vào, chỉnh sửa, hay xem liệu Ta kiểm tra, in liệu, lọc, xắp xếp ghi, thay đổi hình thức thể bảng liệu, hay thay đổi cấu trúc bảng cách thêm vào hay xoá cột (Hình 4.4) Trong table Design view, ta tạo table hoàn chỉnh từ việc lấy từ bảng sẵn có, thêm vào, xoá bớt, hay thực theo ý thích tr ờng (Hình 4.5) 87 Đặt kiểu liệu cho tr ờng Thêm đổi tên tr ờng Chọn khoá cho tr ờng Đặt thuộc tính cho tr ờng Hình 4.5: Tạo mét Table míi b»ng Table Design View 4.1.3 BiĨu mÉu (Form) Ta cã thĨ sư dơng Form vµo nhiỊu mơc đích khác nh : Tạo Form nhập liệu vào bảng, tạo form trung chuyển để mở form khác hoặc báo cáo, tạo hộp thoại cho ng ời sử dụng nhập liệu sau tạo chức dựa theo kiện (hình4.6) Tạo hộp thoại cho ng ời sử dụng nhập liệu sau tạo chức dựa theo kiện Tạo Form nhập liệu vào bảng Tạo Form trung chuyển Hình 4.6: Sử dụng Form vào mục đích khác Hầu hết thông tin form có đ ợc từ nguồn ghi nằm nằm d ới Những thông tin khác form nằm phần design form (hình 4.7) 88 Form View Các thành phần hình ảnh chứa phần Design Form Số liệu có đ ợc tõ c¸c tr êng c¸c nguån ghi n»m d ới Các nhÃn mô tả chứa Design Form Kết tính toán từ công thức chứa Design Form Hình 4.7: Những thông tin Form Ta tạo liên kết form nguồn ghi cách dùng đối t ợng đồ hoạ đ ợc gọi điều khiển (controls) Kiểu thông dụng điều khiển hay đ ợc dùng để biểu thị liệu nhập vào text box (hình 4.8) Những nhÃn text mô tả nội dung Design View Những text boxes đ ợc dùng để thể liệu đ a vào tronng Product Table Text boxe dùng để thể biểu thức tính toán ổ Hình 4.8: Tạo liên kết Form nguồn ghi n»m d íi 4.1.4 Truy vÊn (Query) Dïng queries ®Ĩ xem, thay đổi phân tích liệu theo nhiều c¸ch kh¸c Ta cã thĨ dïngchóng nh cac ngn ghi cho forms reports Dùng query để lấy liệu từ nhiều bảng khác xếp lại theo trật tự theo yêu cầu 89 Làm c¸c phÐp tÝnh sè häc, tÝnh to¸n tỉng sè sè l ợng, giá trị trung bình, sau nhóm kết dạng thông tin đ ợc liệt kê từ xuống từ trái qua phải, chéo qua lấy liệu từ nhiều bảng khác xếp lại theo trật tự theo yêu cầu Thực tính toán nhóm ghi Làm phép tính số học, tính toán tổng số, số l ợng, giá trị trung bình, sau nhóm kết dạng thông tin đ ợc liệt kê từ xuống, Hình 4.9: Tạo Queries Loại thông dụng Query select query Một select query chắt lọc liƯu tõ mét hay nhiỊu tables dïng tiªu thøc ta định, sau thể theo trật tự ta mông muốn (hình 4.10) Khi ta thực query, Access chắt lọc ghi theo cách ta định sau thể liệu đà ® ỵc kÕt hỵp theo trËt tù nh ta mong muốn Hình 4.10: Tạo Select Querie 90 Ta tạo mét query b»ng c¸ch dïng c¸c h íng dÉn (wizard) có sẵn lấy liệu hỗn hợp biểu khung hình Design View Trong khung hình Design View này, ta chọn lấy liệu mà ta muốn xử lý, cách thêm vào tables hay queries có chứa liệu, sau cách điền chúng vào khung design (hình 4.11) Danh sach tr ờng cho thấy tr ờng tables hay queries ta thêm query Đ ờng nối báo cho Access liệu table hay query quan hệ với liệu table query khác Thêm tr ờng vào khung déign cách kéo thả chúng từ danh sách tr ờng vào Các tr ờng, thứ tự tiêu thức ta thêm vào khung design định ta nhìn thấy kết query Hình 4.11: Tạo Select Querie Design View Điểm mạnh query chúng có khả kết hợp liệu từ nhiều bảng biểu queries khác lại với Chẳng hạn muốn xem thông tin khách hàng đồng thời với đơn đặt hàng khách hàng Để xem thông tin này, ta cần liệu từ hai tables Customers Orders Khi ta thêm nhiều bảng biểu vào query, ta phải đảm bảo danh sách tr ờng đà đ ợc kết hợp với đ ờng liên kết (join line), để Access biết cách liên kết thông tin Đ ờng liên kết tables hay queries báo cho Access liệu quan hệ với nh Kiểu liên kết ghi query lựa chän hay thùc hiƯn c¸c thao t¸c 4.1.5 B¸o c¸o (Report) Báo cáo cách có hiệu để trình bày liệu theo dạng in ấn Bởi điều chỉnh kích cỡ trình bày báo cáo, ta cho thông tin theo ý muốn (xem hình 4.2) 91 Đa số thông tin report có đ ợc từ table nằm d ới, query, hay câu lệnh SQL, nguồn liệu báo cáo Những thông tin khác đ ợc chứa design báo cáo Tiêu đề tên cột chứa design báo cáo Ngày tháng lấy từ biểu thức chứa design Dữ liƯu lÊy tõ c¸c tr êng cđa table, query, hay câu lệnh SQL Giá trị tổng lấy từ biểu thức có design báo cáo Hình 4.12: Thông tin có đ ợc báo cáo Ta tạo liên kết báo cáo nguồn ghi cách dùng đối t ợng đồ hoạ đ ợc gọi điều khiển Các điều khiển text boxes biểu thị tên, số, nhÃn biểu thị tiêu đề, đ ờng trang trí kết hợp với liệu làm cho báo cáo lôi Đ ờng trang trí NhÃn tiêu đề Text Box dùng để biểu thị kết tính toán giá trị tổng Hình 4.13: Báo cáo điều khiển 92 4.1.6 Hàm lệnh (Macros) Marcro gì? Macro tập hợp hay nhiều hành động, hành động thực tác vụ riêng, nh mở form hay in mét report Macros gióp ta thùc hiƯn tự động hoá tác vụ thông dụng Ví dụ, ta điều hoạt macro để in báo cáo ta click nút lệnh Khi ta tạo macro, ta nhập công việc cần làm vào vị trí Ta gán đối số cho công việc vào vị trí Những đối số cung cập thông tin cách thực công việc nh đối t ợng hay liệu đ ợc dùng tới Hình 4.14: Macro in hoá đơn Một macro lệnh tổng hợp hành động nối tiếp nhau, có thĨ lµ mét nhãm macro Ta cã thĨ dïng biĨu thức điều kiện để xác định tr ờng hợp liệu có hay không hành động thực macro chạy Chuỗi hành động theo trình tự Macro sau đ ợc kết hợp loạt hành động Access thực hành động lần macro chạy Để chạy macro này, ta phải gọi tên hàm Review Products Hình 4.15: Macro Review Product Nhóm hàm lệnh - macro group NÕu ta cã nhiÒu macros, kÕt nhãm hàm lệnh có liên quan với thành nhóm hàm lệnh giúp ta quản lý sở liệu cách dễ dàng để tên macros cïng nhãm, click Macro Names trªn View menu cửa sổ Macro Ví dụ, macro group sau đây, mang tên Buttons, đ ợc tạo macros có liên quan tới nhau: Employees, Products, Reps Mỗi macro tải chức OpenForm, Products macro tải chức MoveSize Hình 4.16: Macro Buttons 93 Tên cột Macro Name column nhận dạng macro Khi ta điều hoạt macro macro group, Access tải chức cột action chức khác theo sau mà tên nằm cột Macro Name bỏ trống Để điều hoạt macro trrong macro group, tr ớc hết ta đánh tên macro group theo sau dấu chấm đến tên macro Trong ví dụ trên, để điều hoạt, hàm lệnh Employees nhóm lệnh Buttons, ta phải gõ Buttons.Employees Những hành động có điều kiện - Conditional actions §Ĩ hiƯn cét Condition column, ta click Conditions trªn View menu cửa sổ Macro Macro sau điều hoạt MsgBox vµ StopMacro chØ biĨu thøc cét Condition mang giá trị TRUE (khi biểu thức tr ờng SupplierID mang giá trị Hình 4.17: Macro có điều kiện NULL) 4.1.7 Khối (Module) Module gì? Một module tập hợp khai báo (declarations) thủ tục (procedures) Visual Basic for Applications đ ợc chứa chung với nh đơn vị Khung Object Các khai b¸o - Declarations C¸c thđ tơc - Procedures Nót lƯnh Procedure View Nót lƯnh Full Module View H×nh 4.18: Module Utility Function 94 Khung Procedure Cã kiÓu modules bản, mdule cấp (class modules) module chuẩn (standard modules) Mỗi thủ tục module lµ thđ tơc hµm (Function procedure) hay thđ tơcthø cÊp (Sub procedure) Class modules Các khối Form report modules class modules đà đ ợc liên kết với form report đặc biệt Các khôi Form report th ờng chứa đựng thủ tục kiện (event procedures) để đáp lại kiện form hay report ®ã ta cã thĨ sư dơng event procedures để kiểm soát cách hoạt động forms reports, đáp ứng hoạt động sau ng ời sử dụng click chuột nút lệnh Khi ta tạo event procedure thø nhÊt cho form hay report, Access automatically tự động tạo form hay report kết hợp Để quan sát module cho form hay report, click Code toolbar Design view Để quan sát hay thêm thủ tục form chọn ®èi t ỵng cđa form khung object sau ®ã chọn kiên khung procedure tên kiện đ ợc in đâm Hình 4.19: Khối cấp Để quan sát hay thêm thủ tục form chọn đối t ợng form khung object, sau chọn kiên khung procedure tên kiện đ ợc in đậm Những thủ tục khối form report gọi thủ tục mà ta đà thêm vào khèi chuÈn Trong Access 95, class modules chØ tån t¹i đ ợc kết hợp với form hay report Trong Access 97, class modules tồn độc lập ®èi víi form hay report, vµ kiĨu class module ® ợc liệt kê bảng Modules cửa sổ Database Ta dụng class module Modules tab để nhận dạng đối t ợng tuỳ chỉnh (custom object) Khối chn ( Standard modules) Standard modules chøa nh÷ng thđ tơc chung, không đ ợc liên kết với đối t ợng khác th ờng dùng thủ tục để đ ợc điều hoạt đâu sở liệu 95 Để thêm thủ tục tuỳ chỉnh vào khối chuẩn, d ới phần khai báo gõ Sub Function, theo sau tên thủ tục đối số nhấn Sau gõ mà lệnh cho thủ tục Hàm Isloaded gọi từ thủ tục khác bất kú H×nh 4.20: Khèi chn Ta cã thĨ xem danh s¸ch cđa c¸c standard modules database b»ng c¸ch click vµo Modules tab cưa sỉ Database Form, report, vµ standard modules đ ợc thống kê Object Browser 4.1.8 Sự kiện (Events): Làm cho đối t ợng sở liệu làm việc Events gì? Sự kiện (Events) hành động xảy với đối t ợng Access đáp ứng kiện khác nhau: click chuột, Thay đổi liệu, mở đóng forms, nhiều điều khác Sự kiện thông th ờng kết hành động ng ời sư dơng Sư dơng thđ tơc sù kiƯn hay macro, ta thêm đáp ứng vào kiện nã x¶y ë form, report, hay control Gi¶ thư ta mn më form Product Details form, lóc ®ã ta click lªn nót lƯnh Product Details trªn Orders form VÝ dụ sau cho ta thấy làm với thủ tục kiện hay với macro Đáp ứng kiƯn Click b»ng c¸ch dïng thđ tơc sù kiƯn by using Khi ta t¹ mét thđ tơc sù kiƯn cho đối t ợng, Access thêm vào khối form hay report khuôn mẫu thủ tục kiện đ ợc với tên cho kiện đối t ợng Còn lại cần làm thêm mà cho form hay report theo cách mà ta muốn kiện xảy Để tạo cho thủ tục kiện khởi chạy ng êi dïng click cht vµo nót lƯnh, click vµo thc tÝnh OnClick cđa nót lƯnh click nút Build, sau click Code Builder để thêm mà lƯnh VÝual Basic cho thđ tơc sù kiƯn H×nh 4.21 T¹o cho thđ tơc khëi ch¹y 96 Macro OpenProductDetails dïng hành động OpenForm để mở form ProductDetails Hình 4.22 Tạo cho thđ tơc khëi ch¹y (tiÕp theo) 97 ... thay đổi tên cột Hình 4. 4: Các công cụ thao tác bảng Trong bảng liệu, ta thêm vào, chỉnh sửa, hay xem liệu Ta kiểm tra, in liệu, lọc, xắp xếp ghi, thay đổi hình thức thể bảng liệu, hay thay đổi... nhập liệu sau tạo chức dựa theo kiện (hình4.6) T¹o hép tho¹i cho ng êi sư dơng nhËp liệu sau tạo chức dựa theo kiện Tạo Form nhập liệu vào bảng Tạo Form trung chuyển Hình 4. 6: Sử dụng Form vào... (join line), để Access biết cách liên kết thông tin Đ ờng liên kết tables hay queries báo cho Access liệu quan hệ với nh Kiểu liên kết ghi query lựa chọn hay thùc hiƯn c¸c thao t¸c 4. 1.5 B¸o c¸o