bài giảng microsoft project

 Thiết lập lịch làm việc thích hợp với công việc tuần làm việc, giờ làm việc mỗi ngày, ngày nghỉ, v.v… cho dự án để công tác quản lý được thuận tiện, tránh những bất trắc do việc thay

Trang 1

Hướng dẫn sử dụng MS Project

Thiết lập lịch dự án & nhập dữ liệu cho dự án

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM

TRUNG TÂM CPA

Tài liệu lưu hành nội bộ dành cho học viên lớp “HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MS PROJECT 2003”.

Biên soạn và giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D candidate, PKNU, Busan Korea

Trang 2

Nội dung bài giảng

Trang 3

Prepared by Luu Truong Van, Ph.D candida

te, PKNU, Korea 3

1 Thiết lập lịch cho dự án

Thiết lập lịch làm việc để làm gì?

 Thiết lập lịch làm việc thích hợp với công việc (tuần làm việc, giờ

làm việc mỗi ngày, ngày nghỉ, v.v…) cho dự án để công tác quản

lý được thuận tiện, tránh những bất trắc do việc thay đổi lịch

làm việc.

Cái gì xảy ra cho dự án của chúng ta nếu lịch làm việc khơng được

thiết lập?

 Nếu bạn không thiết lập một lịch làm việc và chọn gắn nó cho dự

án và nguồn lực của bạn trước khi nhập dữ liệu, MS Project có

thể sẽ tính toán kho ng thời gian, lịch trình và nguồn lực không ả

chính xác

Trang 4

1 Thiết lập lịch cho dự án (1)

Bước 1: Tạo lịch cho dự án

 Chọn Tools từ trình đơn

 Chọn Change Working Time (xem hình 1)

 Cửa sổ Change Working Time sẽ xuất hiện Bấm nút New (phía

phải) (xem hình 2) Cửa sổ Create New Base Calendar sẽ xuất

hiện.

 Chuyển con trỏ đến Name và đánh vào tên lịch của bạn chọn.

 Bấm nút create a new base calendar

 Bấm OK (xem hình 3)

Trang 5

te, PKNU, Korea 5

Hình 1

Chọn

Trang 6

 Cửa sổ Change Working Time sẽ xuất hiện Bấm nút New (phía

phải) (xem hình 2) Cửa sổ Create New Base Calendar sẽ xuất

hiện.

Trang 7

te, PKNU, Korea 7

Hình 2

Chọn

Trang 8

 Chuyển con trỏ đến Name và đánh vào tên lịch của bạn chọn.

 Bấm nút create a new base calendar

 Bấm OK (xem hình 3)

Trang 9

te, PKNU, Korea 9

Hình 3

Nhập tên lịch của bạn,

ví dụ: Project book Chọn

Trang 11

te, PKNU, Korea 11

Bước 2: Thay đổi ngày làm việc để phản ánh ngày làm việc và ngày

nghỉ trong tổ chức/c quan/Ban QLDA của bạn ơ

 Xác định ngày nghỉ của ngân hàng hoặc công ty trong suốt thời gian hoạt động của dự án

 Trên cửa sổ “Change Working Time”, bấm trên ngày nghỉ/ngày

không làm việc, dùng thanh cuộn để chuyển đến tháng khác.

 Bấm nút Nonworking time

Trang 12

Hình 5

Bấm vào đây để chuyển

Bấm phím trái chuột vào

ngày 2/9 để chuyển sang

ngày nghỉ

Chọn Nonworking time để chuyển ngày 2/9 sang ngày nghỉ

Trang 13

te, PKNU, Korea 13

Hình 6

Ngày 2/9 đã có màu như là

1 ngày nghỉ (tức là

Nonworking time)

Trang 14

 Để chuyển những ngày cuối tuần thành những ngày làm việc, chọn trên những ngày đó và chọn option “Nondefault working time”.

Trang 15

te, PKNU, Korea 15

Hình 7

Chọn Nondefault

để chuyển các ngày cuối tuần sang ngày làm việc

Bấm phím Ctrl-trái và bấm

chuột vào các ngày cuối tuần

để chọn nhiều ngày

Trang 16

Hình 8

Bây giờ các ngày cuối tuần đã

Trang 17

te, PKNU, Korea 17

 Nếu tất cả những ngày thứ Bảy là những ngày làm việc, bấm vào ô có chữ "S" cho ngày thứ Bảy (chữ “S” sau chữ “F”) ở phía trên của lịch Nên làm nổi bật toàn bộ cột Chọn option “Nondefault working time”

 Các bạn tự thực hành phần này nhé

Trang 18

Bước 3: Thay đổi giờ làm việc để phản ánh giờ làm việc và giờ nghỉ Thay đổi giờ làm việc để phản ánh giờ làm việc và giờ nghỉ

trong tổ chức của bạn.

 Trên cửa sổ “Change Working Time”, bấm nút trái chuột vào ô có chữ

“M” (ngày thứ Hai) ở phía trên của lịch Nên làm đen cột này.

 Ấn phím <Ctrl-trái> và bấm T, W, Th, F Nên làm đen 5 cột này Thả phím Ctrl (hoặc rê nút trái chuột trên các ô từ chữ “M” đến “F”)

 Bấm nút Working time.

 Nhập vào thời gian làm việc thích hợp trong ô From và To (xem hình 9)

 Bấm nút Nondefau working time.

 Bấm nút OK để thoát

Trang 19

te, PKNU, Korea 19

Hình 9

Thay đổi giờ làm việc ở các ô này

Trang 20

Bước 4: Copy lịch mới vào trong Global file cho MS Project, gắn nó là lịch hiện hành cho tất cả các phần dự án của bạn

lịch hiện hành cho tất cả các phần dự án của bạn

 Chọn Tools từ trình đơn.

 Chọn Organizer (xem hình 10)

Trang 21

te, PKNU, Korea 21

Hình 10

Chọn

Trang 22

Bước 4: Copy lịch mới vào trong Global file cho MS Project, gắn nó là lịch hiện hành cho tất cả các phần dự án của bạn

lịch hiện hành cho tất cả các phần dự án của bạn

 Bấm tab Calendars (xem hình 11)

 Bấm mũi tên hướng xuống trong Calendars available in: vùng cửa sổ bên trái, phía dưới.

 Chọn tên dự án của bạn

 Bấm mũi tên hướng xuống trong Calendars available in: vùng cửa sổ bên phải, phía dưới

 Chọn GLOBAL.MPT

 Chọn tên của lịch mới từ danh sách trong cửa sổ bên trái phía dưới.

 Bấm nút Copy để nó có hiệu lực.

 Bấm nút Close

Trang 23

te, PKNU, Korea 23

Hình 11

Trang 24

Hình 12

Bây giờ lịch với tên là “Project book” đã được chuyển vào global file của

MSP

Trang 25

te, PKNU, Korea 25

 Standard— 5 ngày làm vi c, 40 gi 1 tu n, v i th i gian làm vi c t 8:00 ệ ờ ầ ớ ờ ệ ừsáng đ n 5:00 chi u ây là tiêu chu n c a M ế ề Đ ẩ ủ ỹ

 24 Hour— Làm vi c liên t c t 12:00 sáng đ n 12:00 gi sáng hôm sauệ ụ ừ ế ờ

 Night Shift— M t ví d c a l ch làm vi c cho nh ng ca làm vi c mà b t ộ ụ ủ ị ệ ữ ệ ắ

đ u vào cu i m t ngày và k t thúc vào sáng hôm sau ầ ố ộ ế

Trang 26

Bước 5: Thiết lập lịch nền tảng cho dự án Thiết lập lịch nền tảng cho dự án.

 Chọn Project từ menu.

 Chọn Project Information (xem hình 13)

 Bấm mũi tên hướng xuống của vùng Calendar ở phía dưới

 Chọn tên của lịch (xem hình 14).

 Bấm OK

Trang 27

te, PKNU, Korea 27

Hình 13

Chọn

Trang 28

Hình 14

Chọn tên lịch mà ta đã tạo.

Trang 29

te, PKNU, Korea 29

Hình 15

Lịch của chúng ta với tên “Project book” đã

được chọn

Trang 30

3 Nhập dữ liệu cho dự án (1)

 Nhập tất cả các thông số của dự án như :

 Công tác, công tác trước đó (predecesors), thời

gian hoàn thành công tác (duration), những

nguồn tài nguyên (resource) và những ước tính

khác để phục vụ cho việc thực hiện dự án  xác định được thời gian thực sự để hoàn thành dự

án , các biểu đồ phân phối tài nguyên cho dự

án và để phục vụ cho việc kiểm soát tiến trình của dự án sau này

Trang 31

te, PKNU, Korea 31

Nếu bạn nhập dữ liệu không chính xác theo thứ tự được trình bày, MS

Project có thể sẽ tự sử dụng những giả thiết không chính xác để tính toán lịch trình hoặc tài nguyên, đưa ra kết quả không chính xác cho lịch trình hoặc tài nguyên

Các bước chính trong chương này có thể tóm tắt như sau:

1 Nhập thông tin của dự án

2 Nhập tên công tác và Gantt Chart View

3 Thêm Summary Tasks (cơng tác tổng hợp)

4 Lưu hồ sơ

5 Nhập thời gian thực hiện từng công tác

6 Nhập những công tác trước đó

7 Xây dựng danh sách nguồn

8 Tạo lập màn hình để nhập tài nguyên, nguồn lực

9 Phân phối tài nguyên và công tác trong Task Form

10 Nhận dạng lịch trình và đường găng

Trang 32

Khoan giếng nước.

Lắp đặt hệ thống điện

Thi công đào đất

Tập kết vật tư

Thi công trạm bơm

Lắp đặt ống dẫn

Thi công nền móng

Gia công bể chứa

Lắp đặt bơm

0435237442

0111124453,4,6

Trang 33

te, PKNU, Korea 33

Bước 1: Nhập thông tin của dự án Nhập thông tin của dự án.

1a NHẬP NGÀY BẮT ĐẦU DỰ ÁN :

 Chọn Project trên menu, bấm Project Information (xem hình 16)

 Xuất hiện hộp thoại “Project Information for …” Trong vùng Start

Date, đánh ngày thích hợp hoặc bấm mũi tên hướng xuống và chọn

ngày bắt đầu dự án trên lịch được trình ra.(xem hình 17)

 Bấm OK

Trang 34

Hình 16

Chọn

Trang 35

te, PKNU, Korea 35

Hình 17

Chọn ngày khởi đầu cho

dự án của bạn

Trang 36

Hình 18

Click phím trái chuột vào đây để

chuyển sang tháng khác

Trang 37

te, PKNU, Korea 37

Bước 1: Nhập thông tin của dự án Nhập thông tin của dự án.

1.b NHẬP NHỮNG THÔNG TIN THUỘC TÍNH

 Bấm File từ trình đơn, chọn Properties (xem hình 19)

 Hộp thoại “Project Properties” xuất hiện Bấm vào tab Summary và

nhập thông tin thích hợp, như tên dự án, tên của người quản lý dự án

(xem hình 20)

Trang 38

Hình 19

Chọn

Trang 39

te, PKNU, Korea 39

Hình 20

Nhập các thông tin chung về dự án

Trang 40

Bước 2: Nhập tên công tác vào Gantt Chart View Nhập tên công tác vào Gantt Chart View.

 Chuyển đến cột Task Name trong Gantt Chart View

 Chuyển con trỏ đến ô đầu tiên trong cột, và đánh tên công tác và gõ

phím <Enter> Lưu ý rằng con trỏ chuyển đến ô kế tiếp và một số ID

được chỉ định

 Nhập vào tên công tác của những ô còn lại cho đến khi hoàn thành

Chắc chắn rằng số ID được phân bổ phù hợp với Logic Network (xem

hình 21)

Trang 41

te, PKNU, Korea 41

Hình 21

Trang 42

Bước 3: Thêm Summary Tasks (công việc tổng h p) Thêm Summary Tasks (công việc tổng h p) ợ ợ

Để phân loại và chia nhỏ công việc :

 Chuyển con trỏ đến công việc đầu tiên trong sơ đồ Gantt

 Gõ phím <Insert> Việc này sẽ thêm một hàng trống trong sơ đồ Gantt

 Chọn tên đại diện cho sub-project, phân loại hoặc kiểu công việc, đánh tên công việc mới

 Không có nhập bất cứ dữ liệu nào khác, chấp nhận công việc này bởi

bấm phím ENTER

Để trình những công việc như những subtasks dưới công việc tóm lược:

 Chọn tất cả subtasks bởi bấm chuột trên ô đầu tiên và kéo đến ô cuối

cùng

Trang 43

te, PKNU, Korea 43

Hình 22

Tô đen tất cả công việc con (1)

Bấm vào đây (2)

Trang 44

Bước 3: Thêm Summary Tasks (công việc tổng h p) Thêm Summary Tasks (công việc tổng h p) ợ ợ

 Quãng thời gian của những công việc tóm lược xuất phát từ quãng thời

gian và vùng phụ thuộc cho tất cả sub-tasks Quãng thời gian này được

trình bày bởi thanh màu đen kéo dài qua tất cả sub-tasks trên sơ đồ Gantt

 Trong ví d này không có công việc tổng nhưng chúng ta có thể coi như ụ

toàn bộ các công việc là thuộc một công việc tổng là “Thi công tháp

nước” để minh họa cho bước này

Trang 45

te, PKNU, Korea 45

Bước 4: Lưu hồ sơ Lưu hồ sơ.

Nếu bạn lưu hồ sơ cho lần đầu tiên, các thủ tục đã trình bày trong chương 1.Nếu bạn lưu hồ sơ cho các lần tiếp theo mà không đổi tên tập tin, chỉ cần

thực hiện như cho lần đầu tiên

Nếu bạn lưu hồ sơ mà cũng muốn đổi tên tập tin, chỉ cần thực hiện như sau:

 Chọn File từ trình đơn, chọn Save As Đánh tên tập tin mới vào trong

vùng File name

 Thư mục mặc định là thư mục mà tập tin gốc bạn sử dụng đang được lưu

ở đó; nếu bạn muốn lưu đến thư mục khác, chọn thư mục đó

 Bấm Save (với ví dụ chúng ta sẽ lưu dưới tên “Thi cong thap nuoc”)

 Bạn nên thường xuyên lưu hồ sơ của bạn và lưu without a baseline cho tới khi tất cả thông tin của dự án được nhập vào

Trang 46

Bước 5: Nhập thời gian thực hiện công tác Nhập thời gian thực hiện công tác.

 Chuyển đến cột Duration

 Bấm đến ô Duration tương ứng của tên công việc.

 Nhập quãng thời gian cho công việc đó Cho thí dụ : 6h=6 hours, 2d= 2

days, 4w=4 weeks

 Gõ phím <Enter> và giá trị số và đơn vị thời gian được trình bày

 Khi nhập cột mốc của dự án, nhập Duration là "0" Trong Gantt Chart

View, một cột mốc được trình bởi một hình kim cương ()

Không có thiết lập mặc định trước đó, MS Project xem thời gian thực hiện

mặc định là 1 ngày

Trang 47

te, PKNU, Korea 47

Hình 23 – Tiến độ của chúng ta sau khi đã nhập duration của

từng công tác

Trang 48

Bước 6: Nhập những công tác trước đó Nhập những công tác trước đó.

 Chuyển đến cột Predecessors trong Gantt Chart view (xem hình 24)

 Nếu cột Predecessors không được nhìn thấy, chuyển con trỏ vào đầu đề

có vùng xám tối cho đến khi nó biến thành dấu thập màu trắng

 Điều khiển chữ thập đến đường thẳng đứng chia những cột text từ những thanh Gantt cho tới khi nó đổi thành mũi tên hai đầu đen

 Ấn phím trái của chuột và đường kẻ sẽ là những dấu chấm Giữ chuột và kéo đường kẻ đó về bên phải Kéo cho tới khi bạn thấy được cột

Predecessors

Trang 49

te, PKNU, Korea 49

Hình 23

Trang 50

 Bấm vào ô đầu tiên và đánh số ID của công việc vào ô (dựa trên số ID được phân bổ đến Gantt Chart view.)

 Gõ phím <Enter>

 Tiếp tục cho cột Predecessors.

 Nhớ gõ phím <Enter> sau mỗi lần nhập.

 Save without a baseline

Trang 51

te, PKNU, Korea 51

 Nếu bạn làm một sai sót trong khi nhập số Predecessor ID, đừng bấm vào

ô Predecessors và gõ phím Delete Việc này sẽ xóa toàn bộ các công việc

và tất cả thông tin của nó! Bạn nên thực hiện như là sửa Task Name ở

phần trên và đánh số Predecessors đúng vào

Trang 52

Các mối quan hệ công việc trong MS Project: mặc định trong MS Project thì

mối quan hệ giữa các công việc là kết thúc – khởi công (FS) Tuy nhiên

nó còn cho phép chúng ta sử dụng một số các mối quan hệ công tác khác như sau

Trang 53

te, PKNU, Korea 53

Mối quan hệ Chú thích

Finish to Start (FS) Một công việc chỉ có thể khởi công khi công việc

đứng trước (Predecessor) đã kết thúc

Start to Start (SS) Một công việc chỉ có thể khởi công khi công việc

đứng trước (Predecessor) đã khởi công

Finish to Finish (FF) Một công việc chỉ có thể kết thúc khi công việc đứng

trước (Predecessor) đã kết thúc

Start to Finish (SF) Một công việc chỉ có thể kết thúc khi công việc đứng

trước (Predecessor) đã khởi công

Các mối quan hệ này rất có ý nghĩa trong thực tế, ví dụ như công tác tháo cốp pha chỉ có thể bắt đầu khi công tác đổ bê tông đã hoàn thành trước đó v.v

Trang 55

te, PKNU, Korea 55

B (Finish)

A (Finish)

Công tác A phải được hoàn thành trước khi công tác B kết thúc

Finish-to-Finish

Trang 56

B (Start)

A (Start)

Công tác A phải được bắt đầu trước khi công tác B bắt đầu

Start-to-Start

Trang 57

te, PKNU, Korea 57

B (Finish)

A (Start)

Công tác A phải bắt đầu trước khi công tác B có thể kết thúc

Start-to-Finish

Định dạng
Số trang	91
Dung lượng	5,24 MB