Bài giảng Microsoft access

Microsoft Microsoft Access Access CHƯƠNG 1: LÀM QUEN VỚI ACCESS. 1.1 Một số khái niệm: 1.1.1. Access là gì? Là môt hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL), cung cấp các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để giải quyết các bài toán trong quản lý, thống kê, kế toán Access thực hiện các chức năng sau: - Tạo ra các bảng biểu để lưu trữ CSDL(Tables). - Thông kê trích rút dữ liệu theo yêu cầu(Queries). - Tạo ra các Form nhập xuất dữ liệu(Forms). - Tạo ra các báo cáo từ CSDL(Reports). - Tự động hóa vớI các tập lệnh(Macro). - Thiết kế các modul bằng ngôn ngữ Visua Access(Modul). - Access được tích hợp trong bộ Office của hãng Microsoft chạy trên môi trường Windows. 1.1.2. CSDL là gì? Cơ sở dữ liệu (CSDL) là tập hợp các thông tin được tổ chức cho một mục đích cụ thể, các thông tin này thường có hình ảnh bảng biểu. 1.1.3. Thế nào là một CSDL quan hệ? Đặt vấn đề. Để quản lý Sinh viên ta có CSDL như sau: Bảng 1: Danh mục khoa (DMKHOA): Bảng 2: Danh mục lớp (DMLOP): Bảng 3: Hồ sơ sinh viên (HSSV): Bảng 4 Kết quả. Từ 3 bảng trên (Danh mục khoá, Danh mục lớp,Hồ sơ sinh viên) ta trích rút ra bảng kết quả đầy đủ các thông tin của mỗi một sinh viên bào gồm: (MSV,Họ đệm, Tên,Tên khoá,Tên lớp). Muốn được như vậy thì từ bảng Hồ sơ sinh viên ta phải xem sinh viên đó có mã lớp như thế nào rồi lấy tên lớp từ bảng danh mục lớp, tiếp đến từ bảng danh mục lớp ta lại kiểm tra xem mã khoá là bao nhiêu rồi lấy tên khoá từ bản danh mục khoá, Như vậy, việc lấy dữ liệu từ các bảng khác nhau để tổng hợp thành một bảng đầy đủ thì người ta gọi đó là mỗi qua hệ giữa các bảng (relationnal)thông qua một trường khoá. 1.2 Các đối tượng trong Access. 1.2.1 Bảng (table). Bảng là thành phần cơ sở của Access dùng để lưu trữ dữ liệu. Một bảng bao gồm các cột(Trường, Fields), các dòng (Bản ghi, record). 1.2.2 Truy vấn (Queries). Là công cụ được sử dụng để trích rút dữ liệu theo những điều kiện được xác định, tập dữ liệu trích rút cũng có dạng bảng biểu. 1.2.3 Biểu mẫu (Forms) Là đối tượng thiết kế để nhập hoặc hiển thị dữ liệu giúp xây dựng các thành phần giao tiếp giữa người sử dụng với chương trình. 1.2.4 Báo cáo (Report). Là công cụ được sử dụng để tạo báo cáo dữ liệu được lấy từ các bảng (Table) hoặc từ truy vấn ( Queries). 1.2.5 Macro. Là một đoạn chương trình gồm một hoặc dãy các hành động dùng để tự động hoá các thao tác với CSDL và tổ chức giao diện chương trình. 1.2.5 Modul. Là ngôn ngữ lập trình hoạt động theo các sự kiện, trên nguyên tắc của lập trình cấu trúc, nhằm xây dựng các ứng dụng một cách linh hoạt trên nền các đối tượng của Access. 1.3 Khởi động và thoát khỏi Access. a. Khởi động. Start/Program/Microsoft Access. o Blank Database (Tạo CSDL từ đầu). o Database Wizard (Tạo CSDL theo khuôn mẫu). o Open Existing Database (Mở CSDL có sắn). Chọn 1 trong 3 tuy chọn sau đó kích vào nút lệnh OK. b. Thoát. – File/Exit. – Alt + F4. – Kích vào nút lệnh Close (X). 1.4 Tạo tệp CSDL. Sau khi khởi động Access. • Chọn Blank Database. • Tại hộp thoại File New Database nhập tên tệp. • Tại hộp thoại Database chọn Tables/New. • Tại hộp thoai New table chọn Design View/OK. [...]...− Các kiểu dữ liệu trong Access • AutoNumber (Tự động chèn dữ liệu số theo từng record) • Text (Dữ liệu kiểu văn bản) • Number (Dữ liệu kiểu số) • Date/Time (Dữ liệu kiểu ngày tháng) • Currency (Dữ liệu kiểu tiền tệ) • Yes/No... cho một kí tự bất kỳ, không bắt buộc phải nhập • Dấu phân cách thập phân(.), hàng ngàn(,), ngày giờ(/) − Caption: (Tiêu đề của trường) Nó chỉ có tác dụng khi hiển thị còn quá trình xử lý dữ liệu thì Access sẽ làm việc thông qua tên trường − Default Value: (Giá trị ngầm định) Dùng đề quy định một giá trị ban đầu của một loại dữ liệu − Validation Rule: (Quy tắc hợp lệ) Kiểm tra các điều kiện trước khi... các bản ghi thoả mãn điều kiện nào đó –Cập nhật thông tin cho nguồn dữ liệu –Xoá các bản ghi thoả mãn điều kiện nào đó – Những thao tác đó gọi là truy vấn dữ liệu được thực hiện bởi công cụ Query Trong Access ta có thể tạo ra các Query bằng 2 cách: –Sử dụng ngôn ngữ SQL –Sử dụng công cụ QBE 3.2 Các loại truy vấn dữ liệu: 1.Truy vấn lựa chọn (Select Query) 2.Truy vấn tạo bảng (Make – Tabe Query) 3.Truy... Chọn trường cần tạo ở hộp Available Fields Bước 5: Đặt tên cho truy vấn sau đó kích vào Finish CHƯƠNG 4: TẠO VÀ SỬ DỤNG BIỂU MẪU (FORM) 4.1 Khái niệm: Là phương tiện giao diện cơ bản giữa người dùng với Access, thông qua đó để thiết kế các biểu mẫu nhập hoặc hiển thị dữ liệu giúp xây dựng các thành phần giao tiếp và những mục đích khác nhau 4.2 Các dạng biểu mẫu cơ bản: 1 Dạng Columnar (Hình cột trụ): . Microsoft Microsoft Access Access CHƯƠNG 1: LÀM QUEN VỚI ACCESS. 1.1 Một số khái niệm: 1.1.1. Access là gì? Là môt hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL),. ứng dụng một cách linh hoạt trên nền các đối tượng của Access. 1.3 Khởi động và thoát khỏi Access. a. Khởi động. Start/Program /Microsoft Access. o Blank Database (Tạo CSDL từ đầu). o Database. vớI các tập lệnh(Macro). - Thiết kế các modul bằng ngôn ngữ Visua Access( Modul). - Access được tích hợp trong bộ Office của hãng Microsoft chạy trên môi trường Windows. 1.1.2. CSDL là gì? Cơ