Phương pháp ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý (2).DOC

Phương pháp ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý (2)

LỜI MỞ ĐẦU

Thông tin từ lâu đã được đánh giá có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế Ngày nay, xã hội loài người đang chuyển sang một hình thái phát triển mới : xã hội thông tin Thông tin có vai trò rất quan trọng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội : kinh tế, chính trị, xã hội, văn hóa

Đối với đất nước ta trong giai đoạn hiện nay, giai đoạn hội nhập và phát triển, nhất là trong bối cảnh khi chúng ta vừa gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO Các doanh nhiệp của chúng ta đang đứng trước những cơ hội, thách thức, khó khăn mới Để đảm bảo sẽ đứng vững và phát triển trong giai đoạn mới, các doanh nghiệp, tổ chức cần tự xây dựng cho mình một hệ thống đủ mạnh để có thể “chuyển mình đón những con sóng từ bên kia biển Đông”.

Hệ thống mà tôi muốn nói tới ở đây chính là hệ thống thông tin quản lý Doanh nghiệp, tổ chức muốn phát triển ổn định thì phải có hệ thống thông tin hiệu quả và tối ưu nhất Để xác định xem hệ thống thông tin của doanh nghiệp mình, tổ chức mình có hiệu quả hay không cần ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin.

Vì vậy, em đã chọn đề tài “Phương pháp ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ

thống thông tin quản lý” với mong muốn đóng góp một phần nào đó vào sự nghiệp

phát triển kinh tế của đất nước Do giới hạn đề tài nên em không chia thành các chương mục mà chỉ đơn giản chia thành 3 phần chính, được đánh thứ tự theo số La Mã :

I Đặt vấn đề :

II.Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý :

III.Các phương pháp ước lượng lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý : Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trương Văn Tú đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành đề án này Trong quá trình thực hiện đề tài, do kiến thức còn hạn chế, thời gian nghiên cứu chưa thực sự nhiều nên không thể tránh khỏi những sai sót; vậy kính mong

I.ĐẶT VẤN ĐỀ

Hệ thống thông tin quản lý là một nghành khoa học ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết vấn đề của tổ chức.

Hệ thống thông tin viết tắt là HT3, là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, truyền và phát thông tin trong một tổ chức HT3 có thể là một hệ thống không chính thức nếu như nó dựa vào truyền miệng, hoặc là hệ thống chính thức nhưng thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy bút Hệ thống thông tin hiện đại là một hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính ( phần cứng, phần mềm ) và các công nghệ thông tin khác.

HT3 nằm ở trung tâm hệ thống đang xét và là phần tử kích hoạt các quyết định( mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp ) Do vai trò của HT3 trong lĩnh vực quản lý người ta nói tới Hệ thống thông tin quản lý ( Manegement Information System ) Một hệ thống thông tin quản lý có thể được định nghĩa theo 2 khía cạnh :

cả các thông tin luân chuyển trong tổ chức và tập hợp tất cả các phương tiện, các thủ tục tìm kiếm, nắm giữ, ghi nhớ và xử lý thông tin”

đạt thông tin dưới dạng tích hợp cho những người có liên quan ( nhân viên ) để đề ra các quyết định hoặc cho phép thi hành một công việc”

Tuy nhiên, hiểu một cách đơn giản hệ thống thông tin là một hệ thống tích hợp “người- máy” tạo ra các thông tin giúp cho con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định.

Như vậy, hệ thống thông tin quản lý là một khái niệm khá trừu tượng Nhưng nó lại có vai trò quyết định đối với tổ chức.Hệ thống thông tin quản

lý tốt thì tổ chức có hoạt động một cách ổn định, “trơn tru”; khi đó tổ chức mới phát triển Để biết được hệ thống thông tin quản lý có hoạt động tốt hay không người ta mới đưa ra khái niệm “ lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý”.

II.LỢI ÍCH KINH TẾ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ : 1 Giá trị của hệ thống thông tin quản lý :

Nếu một tổ chức tạo ra thông tin để bán thì tổ chức đó có thể tính giá trị của nó theo các chi phí để có được thông tin đó.

Giá thành thông tin = ∑ các khoản chi tạo ra thông tin.

Tuy nhiên cách hiểu giá trị thông tin dựa vào giá thàn là không phù hợp với

cách hiểu hiện nay của các nhà quản lý về giá trị thông tin Một thông tin do hệ thống thông tin quản lý tạo ra nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định Vì vậy phải xem xét thông qua việc thông tin đó đóng góp như thế nào vào quyết đinh quyết định quản lý và kết quả ứng xử của tổ chức sau khi thực hiện quyết đinh trên của nhà quản lý Nghĩa là cần xem xét giá trị thông tin theo 2 bước :

Bước 1 : Giá trị của thông tin phải được đánh giá thông qua tác động của nó đối với tổ chức.

Bước 2 : Cách thức thực hiện quyết định của tổ chức phải được đánh giá thông qua việc đối chiếu với các mục tiêu mà tổ chức đã ấn định

Theo cách hiểu và thực hiện như vậy thì cần phải sử dụng khái niệm mới về giá trị của thông tin :

Giá trị của thông tin bằng lợi ích thu được của việc thay đổi phương án quyết định do thông tin đó tạo ra.

Có thể hiểu định nghĩa trên như sau : khi có thêm một thông tin nào đó, nhà quản lý sẽ quyết định lựa chọn một phương án tối ưu hơn, vì vậy sẽ có một khoản lợi ích sinh

Đối với sản phẩm mới sẽ bán trên thị trường nhà quản lý khảo sát ba chiến lược giá như sau :

- Chiến lược A : Giá thấp - Chiến lược B : Giá trung bình - Chiến lược C : Giá cao

Dựa trên các tin tức hiện có các nhà quản lý chọn phương án A Để chắc chắn trước khi quyết định họ tiến hành khảo sát thị trường và kết quả như sau : - Chiến lược A có kết quả là 70

- Chiến lược B có kết quả là 100 - Chiến lược C có kết quả là 50

Theo bảng này thì chiến lược B là thích hợp Vậy giá trị thô của thông tin khảo sát thị trường là 100 -70 = 30

Ví dụ 2 :

Với nhiều tình huống và biết xác suất của chúng :

2 Tính giá trị của hệ thống thông tin :

Lý do tồn tại của hệ thống thông tin quản lý là sự đóng góp cần thiết cho của nó cho quản lý, do vậy phải đánh giá tính hữu ích của thông tin theo cách ứng xử của tổ chức, tức là việc thực hiện các mục tiêu của nó Có 2 phương pháp tính toán thường dùng như sau :

2.1 Phương pháp bảo hiểm :

Giá trị của hệ thống thông tin là sự thể hiện bằng tiền tập hợp những rủi ro mà tổ chức tránh được và những cơ hội thuận lợi mà tổ chức có được nhờ hệ thống thống tin.

Để tính toán thiệt hại của rủi ro có thể tiến hành theo cách thức của những nhà bảo hiểm Nghĩa là sử dụng 2 thành phần : Tổng giá trị thiệt hại của rủi ro nếu xẩy ra và xác suất của rủi ro đó Cụ thể như sau :

Nếu gọi A1,A2, ,Am là những rủi ro

P1,P2, ,Pm là xác suất xẩy ra các rủi ro

R1,R2, ,Rm là tỷ lệ giảm bớt rủi ro nhờ có hệ thống thông tin Thì lợi ích tránh được các rủi ro là : PR = ∑ AiPiRi

Tương tự lợi ích tận dụng cơ hội của hệ thống thông tin là : CR = ∑ CiPiRi

Ở đây, Ci, Pi và Ri là lợi ích khi tận dụng được cơ hội i, xác suất xẩy ra cơ hội i và tỷ lệ tận dụng cơ hội i của hệ thống thông tin

Tóm lại, theo phương pháp này lợi ích hàng năm của hệ thống thông tin là PR – CR

2.2 Phương pháp chuyên gia :

Hệ thống thông tin mang lại hai lợi ích: trực tiếp và gián tiếp Theo kinh nghiệm của nhiều nước trên thế giới thì lợi ích của hệ thống thông tin chiếm từ 5 -20 % kết quả hoạt động của tổ chức Cụ thể là bao nhiêu cho mỗi tổ chức cần tiến hành thử nghiệm.

Lợi ích gián tiếp là loại lợi ích không thể dùng để đo đếm trực tiếp hày chính xác được Chẳng hạn như tăng uy tín của hãng chúng ta không tính mà ước lượng Trong khi tính toán không nên đánh giá thấp và cũng đừng nên cố gắng tìm cách thu được sự chính xác.

Có thể dựa vào ý kiến đánh giá tốt xấu của các chuyên gia về hệ thống thông tin để ước lượng lợi ích gián tiếp theo cách tính sau Nếu Pt(i) là lợi ích trực tiếp của hệ thống thông tin năm thứ i thì lợi ích gián tiếp Pg(i) được tính bằng :

Pg(i) = a.Pt(i).m

Trong đó a là tỷ lệ % của Pg(i) so với Pt(i) Theo kinh nghiệm của nhiều tổ chức thì a nằm trong khoảng từ 0.3 đến 0.5

M là hệ số chất lượng của hệ thống thông tin theo sự đánh giá của các chuyên gia M=1 : nếu có trên 50 % số chuyên gia đánh giá cao hệ thống

M=0.5 : nếu có 50 % - 90 % số chuyên gia đánh giá cao hệ thống M=0 nếu có dưới 50 % số chuyên gia đánh giá tốt hệ thống

3 Chi phí cho hệ thống thông tin :

Cũng như mọi đầu tư khác chi phí cho hệ thống thông tin gồm 2 phần : chi phí cố định( còn gọi là chi phí chuyển đổi ) và chi phí biến động ( còn gọi là chi phí vận hành).

3.1 Chi phí cố định :

Chi phí cố định của hệ thống thông tin bao gồm các khoản mục :

Chi phí này là những khoản chi để khai thác hệ thống, chúng bao gồm những khoản chi phí thường xuyên và đột xuất trong quá trình khai thác Đây là chi phí thời gian vì vậy sẽ được tính theo kỳ, chủ yếu là các năm Đó là các khoản :

Chi phí biến động năm thứ i sẽ là :

CPBĐ(i) = Ctl + Cđv + Cđtt + Cbtsc + Cbđk

III.CÁC PHƯƠNG PHÁP ƯỚC LƯỢNG HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ :

1 Phương pháp phân tích điểm cân bằng chi phí

Phương pháp này so sánh chi phí của việc dùng hệ thống cũ với việc dùng hệ thống cũ với việc dùng hệ thống mới Điểm cân bằng là điểm tại đó chi phí cho hệ thống mới bằng chi phí cho hệ thống cũ.

Hệ thống thông tin hiện đại chỉ tồn tại từ 3 – 5 năm ở các nước phát triển, ở Việt Nam là 4 – 6 năm Trên hình vẽ diện tích tam giác vạch ra bởi đường chi phí trước điểm cân bằng là phần thiện hại khi dùng hệ thống mới thay cho hệ thống cũ còn hình tam giác bên phải là phần được lợi Nếu thời điểm cân bằng càng gần bên trái ( trước 2,5 năm ) thì tam giác bên phải sẽ có diện tích lớn hơn và như vậy sẽ có lợi hơn về mặt kinh tế.

1.2 Ví dụ

Để làm rõ cho phương pháp này ta sẽ ước lượng một hệ thống thông tin cụ thể Ta xem xét hệ thống thông tin quản lý bán hàng của công ty TNHH Đức Tâm

Công ty TNHH Đức Tâm là công ty chuyên kinh doanh các loại nước giải khát cho các nhà hàng và khách sạn Để đảm bảo cho hệ thống bán hàng của mình hoạt động một cách hiệu quả, vào ngày 04/01/2004 công ty đã tiến hành thuê xây dựng một hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho công ty mình Thời điểm đó giá trị của hệ thống thông tin được ước tính như sau :

Chi phí Giá trị

∑ Chi phí biến động ( 2004 ) = 20 > Tổng chi phí : 120 Năm 2005 :

∑ Chi phí biến động ( 2005 ) = 40 > Tổng chi phí : 140

Năm 2006 :

∑ Chi phí biến động ( 2006 ) = 80 > Tổng chi phí : 180 Năm 2007 :

∑ Chi phí biến động ( 2007 ) = 110 > Tổng chi phí : 210

Sau 4 năm ( 2004 – 2007 ) công ty đã quyết định phát triển hệ thống thông tin quản lý bán hàng mới Để đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống thông tin khi thay thế, công ty tiến hành thuê phân tích viên hệ thống tiến hành ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin mới Để từ đó đem so sánh với hệ thống thông tin cũ, kết luận sự thay đổi có đem lại hiệu quả nhất định nào đó không ?

Chi phí cố định – Hệ thống mới : Đơn vị : triệu đồng

∑ Chi phí biến động ( 2004 ) = 100 > Tổng chi phí : 200

Năm 2005 :

Năm 2006 :

∑ Chi phí biến động ( 2006 ) = 20 > Tổng chi phí : 120 Năm 2007 :

∑ Chi phí biến động ( 2007 ) = 10 > Tổng chi phí : 110

Phân tích viên hệ thống tiến hành ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống và đã đưa ra được biểu đồ “ điểm cân bằng chi phí như sau” :

Biểu đồ biểu diễn chi phí hệ thống thông tin quản lý bán hàng của công

Như vậy, căn cứ theo đồ thị ta thấy rõ ràng hệ thống thông tin mới có hiệu quả kinh tế cao hơn so với hệ thống thông tin cũ Công ty Đức Tâm sẽ quyết định đầu tư để xây dựng hệ thống thông tin mới.

2 Phương pháp phân tích tiền dư2.1 Nội dung :

Phương pháp này xem xét mối liên hệ giữa chi phí tích luỹ và lợi ích tích luỹ Hiệu của chúng gọi là tiền dư trong kỳ Tổ chức cố định tỷ suất sinh lời và nếu tổng số các giá trị tiền dư ước lượng là dương thì việc đầu tư là thoả đáng.

Chẳng hạn như, năm 2004 Tổng Công ty du lịch Bắc giang tiến hành xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự.

Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự ở tổng công ty cổ phần du lịch Bắc Giang :

Tổng công ty cổ phần du lịch Bắc Giang là một công ty kinh doanh các dịch vụ tổng hợp về du lịch & thương mại trong phạm vi tỉnh Bắc Giang Tổng công ty có rất nhiều bộ phận thành viên Sau đây là cơ cấu tổ chức của công ty :

Số lượng nhân sự ở các công ty thành viên như sau :

Tổng công ty

Khách sạn du

lịch Bắc Giang Khách sạn Hữu Nghị Hương GiangKhách sạn Cửa hàng dịch vụ

Khách sạn du lịch Bắc Giang 100

Như vậy, tổng số nhân viên của tổng công ty là 350 người Điều kiện địa lý cũng không thích hợp cho việc quản lý tập trung do các công ty thành viên nằm rải rác trong thành phố Bắc Giang Số lượng nhân viên lớn, lại không thể quản lý tập trung, do đó việc quản lý nhân sự của tổng công ty gặp rất nhiều khó khăn Chính vì vậy, tổng công ty mới quyết định xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự.

Tiến hành xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự của Tổng công ty dulịch Bắc Giang :

Để tiến hành xây dựng hệ thống thông tin, tổng công ty đã thuê công ty tin học VIETACC Công ty tin học VIETACC đã tiến hành khảo sát và phân tích hệ thống của tổng công ty Và công ty VIETACC đã đưa ra 3 thiết kế A1, A2, A3 Tổng công ty đã

tiến hành đánh giá 3 thiết kế trên dựa theo phương pháp phân tích tiền dư Sau đây là

bản tiền dư mà công ty VIETACC đưa ra :

Căn cứ các bảng phân tích tiền dư trên, rõ ràng phương án A2 là tối ưu nhất Tổng công ty du lịch Bắc Giang sẽ chọn phương án A2 của công ty tin học VIETACC.

3 Phương pháp kinh nghiệm3.1 Nội dung :

Phương pháp này dựa vào ý kiến của các chuyên gia hoặc những người có khả năng Đối với những người sử dụng thì anh ta chấp nhận trả bao nhiêu để được sử dụng hệ thống đó James J Ganagher đã thử nghiệm và có kết luận :

- Hầu như toàn bộ các nhà quản lý chấp nhận cách thức này bởi vì họ cho rằng chỉ có họ mới ước lượng hợp lý giá trị bằng tiền của hệ thông thông tin quản lý Cần chú ý những điểm sau đây :

o Người tham gia có xu hướng ước lượng cao lên

o Giá trị ước lượng cho hệ thống thông tin tăng theo cấp độ trách nhiệm của nhà quản lý

Đây là phương pháp ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin hay được sử dụng nhiều nhất Để tiến hành đánh giá hiệu quả của một hệ thống thông tin theo phương pháp này, ta cần thực hiện qua các bước sau :

1 Lựa chọn các chuyên gia : Cần lưu ý tiêu chuẩn để lựa chọn các chuyên gia là các chuyên gia phải có kinh nghiệm sâu trong lĩnh vực này hoặc các nhà quản lý có trách nhiệm và kinh

4 Đến gặp trực tiếp các chuyên gia để lấy kết quả 5 Tổng hợp kết quả và đưa ra báo cáo.

3.2 Ví dụ :

Để hiểu rõ thêm vấn đề, sau đây tôi xin trình bày quy trình lựa chọn một hệ thống thông tin dựa trên phương pháp chuyên gia Hệ thống thông tin được ở đây là hệ thống

thông tin quản lý đón tiếp bệnh nhân ở bệnh viện Bạch Mai.

Đánh giá hiệu quả của hệ thống này có 3 chuyên gia đánh giá 3 phuơng án, kết quả như sau :

STTTên chỉ tiêuTrọng sốPhương án 1Phương án 2Phương án 3Điểm Đánh giá Điểm Đánh giá Điểm Đánh giá

Tổng hợp điểm đánh giá của các phương án

Kết luận : Căn cứ vào bảng tổng hợp các đánh giá của các chuyên gia ta thấy phương án 2 là phương án tối ưu nhất.

Đây là phương pháp ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin mang tính chủ quan Tuy nhiên, nó lại được ưa sử dụng nhiều nhất Tại sao vậy?

Đơn giản chỉ là trong xu hướng quản lý hiện đại, các nhà quản lý nhiều khi chỉ tin vào đánh giá của mình để rồi đưa ra các quyết định Nếu họ có tham khảo thì chắc chắn những chuyên gia có uy tín sẽ là những người đầu tiên họ sẽ lắng nghe Vì vậy, đây là phương án trong thực tế được sử dụng nhiều nhất

Mặc dù vậy, phương án này vẫn tồn tại một số nhược điểm nhất định Đó là tính chủ quan của phương án Phương án này chủ yếu dựa trên sự đánh giá của các chuyên gia hoặc các nhà quản lý, vì thế họ đã áp đặt sự chủ quan đánh giá của mình vào đó Cho nên những quyết định đưa ra từ phuơng án này thường không nhanh nhạy, kịp thời.

4 Phương pháp so sánh

Phương pháp này đem so sánh hệ thống thông tin cần phải xem xét với hệ thống thông tin tương tự hay hệ thống trừu tượng được chọn làm mẫu Tư tưởng của phương pháp này là ta có hệ thống A Hệ thống B là vật chuẩn thì 2 câu hỏi được đặt ra là : Giá trị của hệ thống B là gì ? và Hệ thống B có giá trị lớn hơn hay bé hơn giá trị hệ thống A ?

Việc trả lời câu hỏi 2 bao giờ cũng dễ hơn câu hỏi 1 và dễ hơn câu hỏi trực tiếp về giá trị trực tiếp của hệ thống A Cách tiếp cận này có thể sử dụng để xác định

phương án có lợi nhất và đảm bảo hệ thống được xem xét có đủ lý do để biện minh cho các chỉ tiêu đặt ra cho nó không ?

Ý tưởng của phương pháp này chính là sự “mổ xẻ” nội tạng của hệ thống để xem xét ưu nhược điểm của hệ thống, để xem xét hệ thống có đủ mạnh để vượt qua rào cản do chính nó tạo ra hay không?