Hiệu quả sử dụng các chức năng đó trong điều kiện nước ta.DOC

Hiệu quả sử dụng các chức năng đó trong điều kiện nước ta

Lời nói đầu

Quản lý là nhân tố cơ bản quyết định sự tồn tại, phát triển, hay trì trệ hoặc diệt vong của mọi tổ chức Một tổ chức chỉ có thể tồn tại và phát triển khi nó đợc tiến hành các hoạt động của mình phù hợp với các yêu cầu của các quy luật có liên quan đến sự tồn tại và hoạt động của mọi tổ chức, điều này là biểu hiện của sự quản lý thành công.

Thực tế cho thấy, có những quốc gia đơng ở vị trí các cờng quốc nhng chỉ vì quan điểm, chủ trơng, đờng lối quản lý đất nớc sai lầm đã dẫn đến sự đổ vỡ, suy thoái và lu mờ vị trí Ngợc lại, có những quốc gia tiềm lực kinh tế không lớn nhng có chủ trơng, đờng lối đúng đắn đã đa đất nớc tiến lên các bớc phát triển mới Nớc ta trong sự nghiệp đổi mới với đờng lối, chủ trơng đúng đắn của Đảng cũng đã bớc đầu thu đợc những thành quả hết sức quan trọng và cơ bản.

Quản lý đúng đắn sẽ giúp cho các tổ chức hạn chế đợc nhợc điểm của mình, liên kết gắn bó mọi ngời, tạo ra niềm tin sức mạnh, tận dụng đợc mọi cơ hội, sức mạnh tổng hợp của các tổ chức bên ngoài Hơn nữa còn giúp cho tổ chức có thể đơng đầu với các tổ chức thù định, giúp cho mọi tổ chức rút ngắn các khoảng cách tụt hậu, xẻ lý các nguy cơ hiểm hoạ trong thời gian ngắn.

Quản lý là hoạt động sống còn của mọi ngời trong thời đại ngày nay, thể hiện qua các chức năng vốn có của nó Chức năng quản lý là hình thức biểu hiện sự tác động có chủ đích của chủ thể quản lý lên đối tợng và khách thể quản lý Là tập hợp các nhiệm vụ khác nhau mà chủ thể quản lý phải tiến hành trong quá trình quản lý Nh vậy thực chất của các chức năng quản lý là lý do tồn tại các hoạt động quản lý và đây cũng là lý do em chọn đề tài tiểu luận này Chức năng quản lý bao gồm các chức năng cơ bản hoạch định, tổ chức, điều khiển - phối hợp và kiểm tra.

Trong bài này em sẽ đề cập đến hai vấn đề:

I Các chức năng quản lý.

II Hiệu quả sử dụng các chức năng đó trong điều kiện nớc ta.

Phần nội dung

I - Các chức năng quản lý1 Chức năng hoạch định (lập kế hoạch).

a Định nghĩa.

Trong việc thiết lập một môi trờng để các cá nhân đang làm việc với nhau trong một tập thể thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả, nhiệm vụ cốt yếu nhất của ngời quản lý là phải biết rõ mọi ngời có hiểu đợc nhiệm vụ, các mục tiêu của nhóm và các phơng pháp để đạt đợc mục tiêu đó hay không Để sự cố gắng của nhóm có hiệu quả, các cá nhân phải biết họ đợc yêu cầu hoàn thành cái gì Đây là chức năng của việc lập kế hoạch Chức năng lập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất trong tất cả các chức năng quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn chơng trình hành động trong t-ơng lai Không những thể chức năng hoạch đọnh còn là sổ số, chỗ dựa của các chức năng khác Nhờ công tác lập kế hoạch mà các nhà quản lý của các hệ thống sẽ tổ chức điều khiển và kiểm tra nhằm đảm bảo đợc tất cả các mục tiêu thông qua kế hoạch đã có để đạt đợc mục tiêu đó.

Lập kế hoạch là quyết định trớc xem phải làm cái gì, làm nh thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó Kế hoạch đợc ví nh cây cầu bắc qua các khoảng trong để đi tới đích Quá trình lập kế hoạch là quá trình đòi hỏi chúng ta phải xác định các đờng lối một cách có ý thức và đa ra các quyết định của chúng ta trên cơ sở mục tiêu, sự hiểu biết và những đánh giá thận trọng.

Vậy: lập kế hoạch là lựa chọn một trong những phơng án hành động tơng lai cho toàn bộ và cho từng bộ phận trong một cơ sở Nó bao gồm sự lựa chọn các mục tiêu của cơ sở và của từng bộ phận, xác định các phơng thức để đạt đợc mục tiêu Nh vậy các kế hoạch cho ta sự tiếp cận hợp lý tới các mục tiêu chọn trớc và đòi hỏi sự đổi mới quản lý một cách mạnh mẽ.

b Vai trò của việc lập kế hoạch.

- Giúp cho việc đối phó với mọi sự không ổn định và thay đổi trong nội bộ hệ thống của mình cũng nh cuả môi trờng bên ngoài Vì việc này đòi hỏi phải thực hiện trong thời gian dài mà kết quả của nó là ở trong tơng lai mà tơng lại là rất ít khi xảy

ra chắc chắn, tơng lai càng xa thì kết quả lập kế hoạch càng kém chính xác Mặc dù vậy thì lập kế hoạch vẫn là cần thiết vì các nhà quản lý vẫn phải tìm cách tốt nhất để đạt đợc các mục tiêu đề ra cho hệ thống và để biết mỗi bộ phận đã đóng góp nh thế nào vào công việc phải làm.

- Đa ra các mục tiêu cho hệ thống bởi vì toàn bộ công việc lập kế hoạch là nhằm vào các mục tiêu của hệ thống.

- Việc hoạch đọnh đợc xem xét toàn diện sẽ thống nhất đợc nhng hoạt động t-ơng tác giữa các bộ phận trong cả hệ thống.

- Tạo ra khả năng cho việc điều hành tác nghiệp của hệ thống Nó thay sự hoạt động manh mún, không đợc phối hợp của các cá nhân, bộ phận bằng sự nỗ lực theo định hớng với những quyết định đợc cân nhắc kỹ lỡng.

- Làm cho việc kiểm tra trở nên dễ dàng hơn bởi vì các nhà lãnh đạo hệ thống bởi vì các cấp trên không kiểm tra công việc của cấp dới nếu khoong có các mục tiêu đã đợc xác định làm chuẩn mực để đo lờng

c Các loại kế hoạch cơ bản.

* Kế hoạch chiến lợc.

- Chiến lợc: là hệ thống các quan điểm, các mục đích và mục tiêu cơ bản cùng các giải pháp, chính sách nhằm sử dụng một cách tốt nhất các nguồn lực, lợi thế, cơ hội của tổ chức để đạt đợc các mục tiêu đặt ra hay thời hạn ngắn nhất.

- Kế hoạch chiến lợc là nghệ thuật xây dựng và thực hiện thành công các

Nội dung của hoạch định chiến lợc

* Mục đích:

Là lý do để hình thành hệ thống nhằm kết hợp các nỗ lực chung và các mong muốn riêng của mỗi ngời trong phạm vi hệ thống đó để sử dụng một cách tốt nhất các tiềm năng và cơ hội của hệ thống.

Mục đích của hệ thống là động cơ hoạt động dài hạn thể hiện bản chất của hệ thống Từ các mục đích hình thành nên các nhiệm vụ của hệ thống.

* Mục tiêu:

Là điểm kết thúc của một hành động đã ấn định trong một khoảng thời gian không dài - Mục tiêu không chỉ là điểm cuối cùng của lập kế hoạch mà còn là điểm kết thúc của công việc hệ thống, điều khiển, kiểm tra Nh vậy mục tiêu là các hoạch định ngắn hạn, có tính chất hoạt động cụ thể, có thể đo lờng trong lợng hoá đợc kết quả Các bộ phận của hệ thống cũng có mục tiêu riêng nhng điều phục vụ cho hệ thống.

* Chính sách:

Là tổng thể các biện pháp mà hệ thống có thể và phải sử dụng để tác động lên mọi con ngời có liên quan đến hệ thống trong việc thực hiện có hậu quả các mục đích và mục tiêu chính sách nhất định đặt ra của hệ thống.

* Chơng trình:

Là tổ hợp các mục tiêu, chính sách, các bớc phải tiến hành, các nguồn lực cần sử dụng, các yếu tố và các phơng tiện cần phải có để thực hiện một ý đồ, một mục đích nhất định nào đó, nhng thờng ngắn liền với ngân sách cần thiết.

* Ngân sách:

Là một bản chơng trình các kết quả mong muốn và bảo đảm nguồn lực cần có, đợc biểu thị bằng các con số, đó là một chơng trình đã đợc số hoá, các ngân sách Chính là đảm bảo vật chất cho các chơng trình đã vạch ra đợc thực hiện có kết quả và là một trong những mục tiêu quan trọng của hệ thống ở mỗi giai đoạn phát triển của mình.

* Các kế hoạch:

Là bản tờng trình chi tiết của các chơng trình, nói cách khác kế hoạch chính là các chơng trình đợc viết thành văn bản quy định sự phối hợp hành động giữa các bộ phận của hệ thống Kế hoạch trong chơng trình đều là việc quyết định trớc khi hành động nhng kế hoạch cha nêu rõ tiến trình hành động theo trật tự nào, nó mang tính bao quát và co giãn hơn, còn chơng trình là vạch rõ trình tự các công việc phải làm và mục tiêu thực hiện đã đợc khẳng định rõ ràng cụ thể hơn.

* Kế hoạch chiến thuật:

- Chiến thuật: là những giải pháp mang tính mu lợc cụ thể để thực hiện từng mặt, từng phần của các mục tiêu chiến lợc, là sự cụ thể hoá chiến lợc.

Chiến thuật bao gồm:

+ Các giải pháp, thủ đoạn sử dụng + Các mục tiêu cụ thể cần đạt.

Chiến thuật có ý nghĩa rất quan trọng: nếu các chiến lợc vạch ra đúng mà không có chiến thuật thực thi hợp lý thì chiến lợc cũng chỉ là mong muốn hão huyền.

- Hoạch định chiến thuật là việc lựa chọn giải pháp, các thủ đoạn để đạt đợc các mục tiêu của chiến lợc.

- Nội dung của hoạch định chiến thuật là một bớc cụ thể hoá chiến lợc cho nên nội dung của hoạch định chiến thuật tơng tự nh chiến lợc nhng phạm vi hẹp hơn; cụ thể hơn; thời gian thực hiện ngắn hơn Nó bao gồm: mục tiêu, giải pháp kế hoạch và ngân sách.

2 Chức năng tổ chức

Công việc của mỗi ngời có một mục đích và mục tiêu nhất định sự hoạt động cụa họ nằm trong một phạm vi mà ở đó họ biết rõ mục tiêu công việc cụa họ ăn khớp nh thế nào và thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ Chính các điều đó nảy sinh chức năng của hệ thống.

a Các vấn đề chung và tổ chức quản lý

- Tổ chức quản lý: là sự liên kết những cá nhân, những quá trình, những hoạt động trong hệ thống nhằm thực hiện mục đích đề ra của hệ thống dựa trên cơ sở các nguyên tắc và quy tắc quản lý của hệ thống.

- Nguyên tắc cơ cấu tổ chức phải gắn liền với phơng hớng mục đích của hệ thống: phơng hớng và mục đích sẽ chi phối cơ cấu hệ thống Nếu hệ thống có mục tiêu, phơng hớng có quy mô lớn thì cơ cấu tổ chức cũng phải có quy mô tơng xứng và phải phù hợp với đội ngũ trình độ ngời lao động.

* Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối:

Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản lý phải đợc phân công các phân hệ trong hệ thống chuyên ngành với những con ngời đợc đào tạo tơng ứng và có đủ quyền hạn Để thực hiện tốt nguyên tắc này cần thực hiện tốt yêu cầu sau:

- Cơ cấu tch phải đợc phân phối dựa theo nhiệm vụ đợc giao chứ không phải phạm vi công việc phải thực hiện vì nếu theo phạm vi công việc thực hiện thì công việc sẽ chồng chéo và nhiều tổ chức cùng làm một việc.

* Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi trờng:

Nguyên tắc này đòi hỏi việc hình thành cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho mỗi phân hệ một mức độ tự do sáng tạo tơng xứng để ngời đứng đầu các phân hệ đó đợc phát triển tài năng, đủ điều kiện để thay thế ngời đứng đầu các phân hệ cấp trên khi cần thiết.

* Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả:

Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản lý phải thu đợc kết quả hoạt động cao nhất với chi phí mà hệ thống đã bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động của các phân hệ và tác động điều khiển của các nhà lãnh đạo Để bảo đảm cho nguyên tắc này đợc thực hiện cần tuân thủ các yêu cầu sau:

- Cơ cấu tổ chức là cơ cấy hợp lý nhất đảm bảo chi phí là nhỏ nhất.

- Cơ cấu phải tạo đợc môi trờng văn hoá xung quanh nhiệm vụ của các phân hệ làm cho các phân hệ hiễu rõ vị trí, giá trị của các hoạt động mà mình tham gia.

- Cơ cấu phải tơng ứng với khả năng kiểm soát của ngời điều hành.

c Các kiểu cơ cấu tổ chức.

Có rất nhiều kiểu cơ cấu tổ chức nhng mỗi kiểu có u điểm, nhợc điểm khác, tuỳ theo đó mà áp dụng trong điều kiện cụ thể:

* Cơ cấu trực tuyến.

+ Đặc điểm:

- Kiểu bậc thang gồm nhiều cấp quản lý (hình tháp) - Vận hành theo quan hệ điều khiển - phục tùng - Điều hành tập trung, thông suốt (chế độ thủ trởng) + Các yêu cầu:

- Số lợng các cấp vừa đủ (để bao quát đợc)

- Thông tin đợc truyền dẫn trực tiếp qua mỗi kênh - Gắn với quá trình công nghệ (chu trình kinh doanh)

- Đảm bảo tỷ lệ hợp lý giữa cán bộ điều hành và ngời thừa hành.

- Phân cấp quyền lực hợp lý (cấp dới pháp huy đợc tính chủ động sáng tạo và làm chịu trách nhiệm)

* Cơ cấu chức năng:

+ Đặc điểm:

- Nằm ở hàng ngang thuộc mỗi cấp quản lý (làm chức năng tham mu cho thủ trởng mỗi cấp)

- Mỗi bộ phận có chức năng về từng lĩnh vực quản lý (theo dõi và phân tích tình hình, chuẩn bị các quyết định quản lý hớng dẫn cấp dới thi hành)

- áp dụng phổ biến đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ

- Kết hợp quan hệ điều khiển phục tùng và quan hệ phối hợp công tác (phối hợp cùng phục tùng)

- Phù hợp với môi trờng kinh doanh ổn định, các ngành đòi hỏi chuyên môn hoá với công nghệ cao, trên địa bàn hoạt động hẹp.

+ Các yêu cầu:

- Tổng hợp các yêu cầu của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng

- Có thể phân chia thành một số "cụm" bộ máy chức năng do từng phó giám đốc phụ trách chung Giám đốc phụ trách một vài bộ phận trọng yếu nhất (tổ chức -

- Nhạy bén với thị trờng

- Tạo sự liên kết theo chiều sâu

- Quan hệ giữa trung tâm và chi nhánh là quan hệ "Công ty mẹ, Công ty con" - Công ty mẹ vừa là quản lý bao quát, vừa trực tiếp kinh doanh một số mặt hàng chủ lực, các chi nhánh có sự chủ động, linh hoạt.

+ Nhợc điểm:

- Sự phát triển không đồng đều giữa các chi nhánh có thể gây khó khăn trong việc chia sẻ các nguồn lực chung.

- Việc giải quyết những vấn đề chung có thể có sự trùng lặp giữa các chi nhánh.

- Việc đào tạo nhân viên có trình độ cao thiếu cơ sở chung.

- Để có xu hớng phân tán (linh hoạt quá mức, làm yếu hiệu lực quản lý thống nhất).

* Cơ cấu ma trận.

+ Phạm vi áp dụng:

- Các ngành đòi hỏi sự phối hợp phát triển với chuyên môn đa dạng và các nguồn lực có thể dễ dàng chuyển sang các dự án khác.

- Kết hợp cơ cấu trực tuyến - chức năng với cơ cấu theo mặt hàng - khách hàng thị trờng.

+ Ưu điểm:

- Đồng thời thoả mãn hai yêu cầu: công nghệ cao và nhu cầu của khách hàng - Đáp ứng yêu cầu trao đổi thông tin.

- Cấu trúc năng động, linh hoạt có thể khai thác tối đa các nguồn lực (nhân

- Việc thiết kế đòi hỏi kiến thức chuyên sâu

3 Chức năng điều khiển - phối hợp.

Chức năng hoạch định và tổ chức dù đã đợc thực hiện tốt nhng nếu nó không đợc đa vào vận hành thực tiễn thì cũng không có giá trị gì cả Việc điều khiển cơ cấu tổ chức quản lý để thực hiện lập kế hoạch tổ chức do đó, trở thành vấn đề hết sức cần thiết Ngời thực hiện việc điều khiển tổ chức là ngời phải thực sự nắm đợc quyền lực quản lý và có tri thức, kỹ năng lãnh đạo nhất định.

a Điều khiển hệ thống

Là một trong những chức năng của quản lý, đó là quá trình chủ thể điều khiển sử dụng quyền lực quản lý của mình để tác động lên hành vi của con ngời một cách có chủ đích để họ tự nguyên và nhiệt tình phấn đấu đạt đợc mục tiêu đề ra.

Gồm có quá trình quyết định, nếu không có sự quyết định tức là ngời lãnh đạo tự tớc bỏ vai trò điều khiển của mình Công việc ra quyết định là công việc thờng xuyên nhng không phải bao giờ cũng đợc thực hiện một cách dễ dàng vì nó liên quan đến hiệu quả hoạt động của hệ thống, thậm chí sự tồn tại hay phá sản của doanh

Là nhóm ngời có tổ chức, có mục tiêu hoạt động vì lợi ích của tổ chức và của xã hội.

Tập thể gồm có cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức

* Tâm lý tập thể:

+ Lan truyền tâm lý: hiện tợng phổ biến trong tập thể Sự lan truyền tâm lý mang tính sâu sắc, nó phản ánh thụ động, quán tính trong tập thể Nó có thể gây ảnh hởng xấu cho tập thể.

Tâm trạng tập thể: nó đợc hình thành một cách tự phát, thể hiện tơng đối bền vững biểu hiện sức ỳ của hệ thần kinh.

Tâm trạng có thể là tích cực nhờ đó mà hiệu suất lao động cao.

Tâm trạng có thể là tiêu cực thì ảnh hởng rất lớn đến tập thể (năng lực làm việc kém, hiệu quả giảm xút, công việc trì trệ )

+ D luận tập thể.

Là sự đánh giá của tập thể vì mọi việc, hiện tợng, cá nhân hay nhóm ngời Dự luận tập thể có sức mạnh rất lớn trong việc tác động đến tâm lý chung hay tâm lý của từng cá nhân (biểu hiện tích cực hay tiêu cực).

c Truyền thông của hệ thống

Là phơng tiện chủ yếu để ngời lãnh đạo hệ thống thực hiện năng lực điều khiển của mình Hoạt động truyền thông bao gồm sự truyền đạt thông tin (các quyết định, các chuẩn mực, nhiệm vụ, các hớng dẫn ) của lãnh đạo và thủ lĩnh đến toàn bộ hệ thống, nó đợc diễn ra theo cả chiều dọc lẫn chiều ngang Theo chiều dọc, thông tin đợc truyền xuống theo cấp độ của hệ thống, các thông tin mệnh lệnh từ trên xuống và các thông tin phản hồi từ dới lên.

Theo chiểu ngang, thông tin đợc bảo đảm sự trao đổi thông xuốt giữa các tập thể một hệ thống.

d Uỷ quyền quản lý

Uỷ quyền là việc ngời lãnh đạo cấp trên cho phép thủ trởng cấp dới ra quyết định vì những vấn đề thuộc quyền của mình, trong khi ngời cho phép vẫn đứng ra chịu trách nhiệm, Uỷ quyền là một phạn trù quan trọng, là một công cụ quản lý sắc bén là phong cách lãnh đạo dân chủ khá phổ biến ở nhiều tổ chức thời nay.

Gồm: - Có uỷ quyền chính thức, qua hồ sơ cơ cấu tổ chức quản lý