Tµi liÖu cña Gordon Wright Có bao giờ bạn tự hỏi làm cách nào mà công chúng lại biết đến công ty bạn – hình ảnh của bạn? Những nhà kinh doanh thành công nhất sẽ là những người biết cách làm cho công chúng biết đến những thành quả của mình Một điều chắc chắn là tất cả các doanh nghiệp đều có một hình ảnh nào đó trong mắt công chúng cho dù họ thích hay không thích nó. Làm P.R. tốt nhất là bắt đầu từ khi bạn bước ra khỏi nhà
S tay P.R. “in-ổ S tay P.R. “in-ổ house” house” Tµi liÖu cña Gordon Wright Tµi liÖu cña Gordon Wright Tæng biªn tËp Tæng biªn tËp Building Design & Construction Building Design & Construction Vò TrÝ Dòng, §H Kinh tÕ quèc d©n Vò TrÝ Dòng, §H Kinh tÕ quèc d©n KÕt cÊu cña Sæ tay PR • Ph n 1: P.R. - H c đ “t th i còi”ầ ọ ể ự ổ • Ph n 2: Xây d ng m t k ho ch truy n ầ ự ộ ế ạ ề thông – Media Plan Ph n 1: ầ P.R. - H c đ “t th i ọ ể ự ổ còi” • Có bao gi b n t h i làm cách nào mà ờ ạ ự ỏ công chúng l i bi t đ n công ty b n – ạ ế ế ạ hình nh c a b n? ả ủ ạ • Nh ng nhà kinh doanh thành công nh t ữ ấ s là nh ng ng i bi t cách làm cho ẽ ữ ườ ế công chúng bi t đ n nh ng thành qu ế ế ữ ả c a mình ủ • M t đi u ch c ch n là t t c các doanh ộ ề ắ ắ ấ ả nghi p đ u có m t hình nh nào đó ệ ề ộ ả trong m t công chúng cho dù h thích ắ ọ hay không thích nó. • Làm P.R. t t nh t là b t đ u t khi ố ấ ắ ầ ừ b n b c ra kh i nhà ạ ướ ỏ M t s đi m ộ ố ể c n ph i chú ý ầ ả • Hình th c b ngoài; ứ ề • Cách tr l i đi n tho i; ả ờ ệ ạ • Ch t l ng tài li u in c a b n (không có ấ ượ ệ ủ ạ l i văn b n); ỗ ả • Tuân th đúng th i gian cung c p d ch ủ ờ ấ ị v mà b n có ý k ho ch đ a ra. ụ ạ ế ạ ư Yªu cÇu • Tránh cách ti p c n ch p gi t ho c ch ế ậ ộ ậ ặ ỉ có m t cách ti p c n đ i v i m i đ i ộ ế ậ ố ớ ọ ố t ng trong ho t đ ng P.R.ượ ạ ộ • Ph i xác đ nh các nhóm công chúng b n ả ị ạ mu n h ng t i và thông đi p mà b n ố ướ ớ ệ ạ mu n chuy n t i. ố ể ả • V ch ra nh ng u tiên, xác đ nh ngân ạ ữ ư ị sách đ đ t đ c nh ng u tiên khác ể ạ ượ ữ ư nhau đó và b t đ u th c hi n. ắ ầ ự ệ Ph n 2: Xây d ng m t k ầ ự ộ ế ho ch truy n thông – Media ạ ề Plan • Khi quan h v i báo chí, khôn ngoan ệ ớ nh t là ph i l p ra m t k ho ch ấ ả ậ ộ ế ạ truy n thông.ề • Thông cáo báo chí, brochure và bài xã lu n có th đ c đ a toàn b vào trong ậ ể ượ ư ộ m t thông đi p v công ty b n m t ộ ệ ề ạ ộ cách th ng nh t t t c nh ng gì b n ố ấ ấ ả ữ ạ mu n nói. ố • B n không th đi u khi n đ c nh ng gì ạ ể ề ể ượ ữ mà gi i báo chí vi t v b n nh ng b n ớ ế ề ạ ư ạ có th đi u khi n đ c nh ng gì b n ể ề ể ượ ữ ạ nói và hình nh mà b n mang đ n cho ả ạ ế công chúng. Nh ng câu h i khi xây d ng ữ ỏ ự k ho ch truy n thôngế ạ ề • Đ xây d ng m t k ho ch, tr c tiên ể ự ộ ế ạ ướ b n ph i xác đ nh đ c thông đi p c a ạ ả ị ượ ệ ủ b n là gì?ạ • S m nh c a b n là gì? ứ ệ ủ ạ • M c tiêu và m c đích tr c tiên c a b n ụ ụ ướ ủ ạ là gì? • Và thông đi p nào b n mu n g i t i nh ng ệ ạ ố ử ớ ữ nhóm đ i t ng m c tiêu c a b n? ố ượ ụ ủ ạ đi u tra s b .ề ơ ộ • Tr c tiên b n c n ph i xác đ nh đâu là ướ ạ ầ ả ị nhóm công chúng m c tiêu c a b n - ụ ủ ạ khách hàng ti m năng, nhà th u ph , ề ầ ụ c ng đ ng nói chung và, trong m t vài ộ ồ ộ tr ng h p, th m chí là nh ng nhà làm ườ ợ ậ ữ lu t. ậ [...]... Trình bày rõ ràng quan điểm của bạn • Để dành những quan điểm quan trọng đưa vào trong những câu trích dẫn lời của người phát ngôn của công ty bạn Hướng dẫn cơ bản 4 • Hãy trích dẫn thật nhiều, vì những câu trích dẫn sẽ được các nhà báo lấy ra từ các thông cáo báo chí • Lời trích dẫn của người phát ngôn của bạn chính là nơi để bạn đưa bất kỳ thông tin nào mang tính quan điểm của công ty bạn hơn là đưa... tìm hiểu quy trình làm việc của giới báo chí • 3 Hãy rõ ràng và trung thực • 4 Đừng quên ghi âm • • • • • 5 Thư giãn 6 Luôn nắm vững thông điệp 7 Chuẩn bị 8 Tỏ ra tích cực và nhiệt tình 9 Hãy nhắc lại thông điệp chính của bạn Thông cáo báo chí • Thông cáo báo chí của bạn nên được được viết và format càng chuyên nghiệp • Nội dung chính của một thông cáo báo chí • Nguyên tắc của năm chữ “W” Hướng dẫn... đầu tiên của bài báo nên cuốn hút và có khả năng khơi gợi sự quan tâm tức thì của độc giả • Bài báo của bạn nên đưa ra một vấn đề với một cách dẫn dắt rõ ràng từ đầu cho đến cuối Hãy cố gắng viết đoạn giữa xoay quanh một sự kiện vốn rất kịch tính • Bạn phải chắc chắn là mình tập trung vào mọi người và đưa ra rất nhiều trích dẫn những điều họ cần nói • Hãy làm quen và hiểu biết độc giả mục tiêu của bạn... Nếu bạn gửi đi một thông cáo báo chí với những thông tin sai, bạn sẽ đánh mất sự tín nhiệm của người bạn muốn gửi thông điệp truyền thông và thông qua họ tới công chúng mục tiêu (target audience) của bạn Nội dung chính của một thông cáo báo chí • Đoạn đầu tiên, được gọi là đoạn dẫn, là phần quan trọng nhất của bài báo • Đoạn thứ hai nên được trình bày kỹ lưỡng hơn, thường cung cấp thêm những thông... những từ Thông cáo báo chí (“News Release” hoặc “Press Release”) trên cùng • Tiêu đề thư này cũng nên bao gồm cả tên của người liên hệ chính của bạn, số điện thoại, số fax và địa chỉ e-mail Hướng dẫn cơ bản 2 • Câu mở đầu (“lead” sentence) nên đưa ra một góc nhìn mới để gây sự chú ý của người biên tập • Lý tưởng nhất là nó nên chứa đựng tên công ty bạn và hành động xảy ra vào ngày bạn gửi thông cáo... những chi tiết cụ thể về sự kiện của bạn: when, where, who, • Hoặc, nếu bạn chuẩn bị cho một sự kiện mang tính xã hội, hãy gửi giấy mời cho báo chí Một vài ngày trước sự kiện, hãy gọi điện cho các nhà báo để nhắc họ về sự kiện và hỏi xem họ có kế hoạch đến dự hay không • Hãy chắc chắn là bạn có mời những phóng viên, biên tập viên của các tờ báo chuyên viết về lĩnh vực của bạn ...• Bạn cũng muốn xây dựng một danh sách báo chí (media list) bao gồm các tờ báo, các chương trình truyền hình và phát thanh mà nhóm công chúng mục tiêu của bạn đọc, xem và nghe “công cụ” truyền thông • • • • • Thông cáo báo chí, Thư gửi tổng biên tập, xã luận, Một “internet site”, Những bài báo minh hoạ Những sự kiện đặc biệt Xây dựng quan hệ với giới... cấp những thông tin ít quan trọng hơn và có thể bắt đầu trích dẫn những thông tin có thể gây được sự chú ý • Đoạn cuối nên cung cấp thông tin về công ty bạn và nên hâm nóng lại Đoạn đầu tiên: Nguyên tắc của năm chữ “W” • • • • • • • • • • Who: BIDV What: chức năng? Where: Tại? When: bắt đầu? Why: phục vụ nhu cầu? Chó ý • Khi bạn viết thông cáo báo chí, nên nhớ là các phóng viên chỉ muốn thông tin xoay... Events) • Đôi khi bạn có thể “tạo” ra tin tức bằng việc tổ chức một sự kiện đặc biệt • Hãy chắc chắn rằng bạn có một lý do để tổ chức sự kiện và sự kiện đó có giá trị thông tin/ tin tức Lý do? • Công việc của các phóng viên là đưa tin về các sự kiện, thì một hoạt động đặc biệt nào đó luôn là những sự kiện có khả năng hấp dẫn cánh nhà báo bởi vì họ được tham gia vào sự kiện, đôi khi còn là người thiết kế... phát ngôn của bạn chính là nơi để bạn đưa bất kỳ thông tin nào mang tính quan điểm của công ty bạn hơn là đưa những thông tin thông thường Hướng dẫn cơ bản 5 • Luôn chuẩn bị sẵn sàng để bảo vệ quan điểm của bạn và phải luôn nắm rõ các thông tin bạn đưa ra • Nếu có điều gì đó chưa chắc chắn thì tốt nhất là không nên đưa vào Hướng dẫn cơ bản 6 • Không được quên phần thông tin liên lạc để các tổng biên . S tay P. R. “in-ổ S tay P. R. “in-ổ house” house” Tµi liÖu cña Gordon Wright Tµi liÖu cña Gordon Wright Tæng biªn t p Tæng biªn t p Building Design & Construction Building Design & Construction Vò. & Construction Vò TrÝ Dòng, §H Kinh tÕ quèc d©n Vò TrÝ Dòng, §H Kinh tÕ quèc d©n KÕt cÊu cña Sæ tay PR • Ph n 1: P. R. - H c đ “t th i còi”ầ ọ ể ự ổ • Ph n 2: Xây d ng m t k ho ch truy n ầ. có ý k ho ch đ a ra. ụ ạ ế ạ ư Yªu cÇu • Tránh cách ti p c n ch p gi t ho c ch ế ậ ộ ậ ặ ỉ có m t cách ti p c n đ i v i m i đ i ộ ế ậ ố ớ ọ ố t ng trong ho t đ ng P. R. ượ ạ ộ • Ph i xác đ nh các