Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý công văn đi, công văn đến tại trường THPT

Để có được những kết quả này, Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới bạn bè đồng nghiệp đã hỗ trợ giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu, hướng dẫn xây dựng đề cương, bố cục trình bày giải pháp khoa học này. Xin gửi lời cảm ơn tới Ban giám hiệu nhà trường đã tạo điều kiện về thời gian, cơ sở vật chất…cho tôi hoàn thiện giải pháp khoa học này. Tôi xin hứa sẽ thực hiện có hiệu quả giải pháp khoa học“Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý công văn đi, công văn đến tại trường THPT

Së GD&§T Hoµ b×nh Trêng thpt M êng chiÒng Céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Họ và tên: Xa Văn Quyến GIẢI PHÁP KHOA HỌC “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý công văn đến, công văn đi tại trường THPT Mường Chiềng” Năm học 2013 - 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Giải pháp khoa học: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý công văn đi, công văn đến tại trường THPT Mường Chiềng” là công trình nghiên cứu ứng dụng do tôi sưu tầm biên soạn nhằm phục vụ trong quá công tác tại trường THPT Mường Chiềng. Từ những nguồn lài liệu tin cậy tôi đã biên soạn thành công trình nghiên cứu này, tôi không sử dụng lại bất kì Đề tài, sáng kiến kinh nghiệm, Giải pháp khoa học nào đã được công bố. Nếu vi phạm điều trên tôi xin hoàn toàn tự chịu trách nhiệm theo luật định. Đà Bắc, ngày 28 tháng 5 năm 2014 Người viết Xa Văn Quyến LỜI CẢM ƠN Để có được những kết quả này, Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới bạn bè đồng nghiệp đã hỗ trợ giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu, hướng dẫn xây dựng đề cương, bố cục trình bày giải pháp khoa học này. Xin gửi lời cảm ơn tới Ban giám hiệu nhà trường đã tạo điều kiện về thời gian, cơ sở vật chất…cho tôi hoàn thiện giải pháp khoa học này. Tôi xin hứa sẽ thực hiện có hiệu quả giải pháp khoa học“Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý công văn đi, công văn đến tại trường THPT Mường Chiềng” Tôi xin chân thành cảm ơn! Đà Bắc, ngày 28 tháng 5 năm 2014 Người viết Xa Văn Quyến A. MỤC LUC Mục lục Trang Bảng chữ cái viết tắt Chương I. Đặt vấn đề……………………………………………… 01 1.1 Lý do chọn giải pháp…………………………………………… 01 1.2 Mục đich và đối tượng, phạm vi nghiên cứu…………………… 02 Chương II. Thực trạng công tác quản lý công văn đến, công văn đi của trường THPT Mường Chiềng…………………………… 03 2.1. Công tác văn thư của trường THPT Mường Chiềng…………… 03 2.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại trường THPT Mường Chiềng…………………………………………………… 03 2. 1. 2. Công tác chỉ đạo công tác Văn thư ở trường THPT Mường Chiềng…… 04 2.2. Thực trạng, tình hình công tác văn thư của trường THPT Mường Chiềng……………………………………………………… 03 2.2.1 Tình hình quản lý văn bản đến, văn bản đi tại trường THPT Mường Chiềng…………………………………………………… 06 2.2.1.1. Quản lý văn bản đến……………………………………… 06 2.2.1.2. Quảnh lý văn bản đi……………………………………… 07 2.2.2. Ưu điểm……………………………………………………… 08 2.2.3. Nhược điểm………………………………………………… 09 Chương 3. Nội dung “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý công văn đi, công văn đến tại trường THPT Mường Chiềng” ………………………………………………… 11 3.1 Cơ sở lý luận………………………………………….……… 11 3.2 Cơ sở thực tiễn…………………………………………………. 11 3.3. Nội dung giải pháp sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến trong công tác quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến để lưu trữ và tìm kiếm văn bản được nhanh chóng và chính xác. …………… 12 Kết luận và kiến nghị……………………………………………… 20 Tài liệu tham khảo………………………………………………… 22 Phụ lục……………………………………………………………… 23 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT THPT Trung học phổ thông SGD&ĐT Sở Giáo dục & Đào tạo VTLT Văn thư – Lưu trữ Chương 1 ĐẶT VẤN ĐỀ 1.1 LÝ DO CHỌN GIẢI PHÁP Công tác văn thư là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý và lựa chọn, lưu giữ và tổ chức khoa học các loại hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác sử dụng của cơ quan và xã hội. Làm tốt công tác công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của nhà nước để làm những việc trái pháp luật. Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ trách nhiệm khác cho cơ quan. Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức, là cơ sở để triển khai phổ biến công việc, lưu trữ thông tin và tài liệu của một cơ quan. Là khâu trung gian kết nối giữa các đơn vị, các bộ phận trong và ngoài cơ quan và giữa các bộ phận, công tác văn thư trở thành trung tâm gắn kết, liên hệ, phối hợp trong công việc, là đầu mối đầu tiên tiếp nhận văn bản, xử lý, sàng lọc thông tin, giúp cho lãnh đạo, giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian, đảm bảo giải quyết đúng thẩm quyền. Trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước như hiện nay cùng với chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan, đặc biệt là trong hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước, công tác văn thư lưu trữ trở thành một trong những yêu cầu có tính cẩn thiết đối với hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức. 1 Đứng trước thách thức của thời đại mới, với sự phát triển và đi lên của đất nước, công tác văn thư không ngừng được tăng cường, áp dụng những biện pháp mới nhằm hoàn thiện về mọi mặt công tác quản lý sao cho vừa đảm bảo tính khoa học, tính hiệu quả, vừa nâng cao cao năng lực và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư. Xuất phát từ những ý nghĩa quan trọng của công tác văn thư, đây là yêu cầu cấp bách trong nỗ lực đẩy mạnh cải cách hành chính, rà soát lại hệ thống các văn bản hành chính để không ngừng nâng cao và phát huy tinh thần phục vụ nhà nước, phục vụ nhân dân của cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc tại trường THPT Mường Chiềng, tôi đã chọn giải pháp khoa học” Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý công văn đi, công văn đến tại trường THPT Mường Chiềng” 1.2 MỤC ĐÍCH VÀ ĐỐI TƯỢNG PHẠM VI NGHIÊN CỨU Mục đích: Nhằm nâng cao năng công tác văn thư lưu trữ tại trường THPT Mường Chiềng. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: Công tác văn thư trường THPT Mường Chiềng 2 Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐẾN, CÔNG VĂN ĐI TẠI TRƯỜNG THPT MƯỜNG CHIỀNG 2.1. CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG THPT MƯỜNG CHIỀNG Công tác văn thư của trường THPT Mường Chiềng được tổ chức khá tốt đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của nhà trường, góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt những giấy tờ không cần thiết. Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về những hoạt động của nhà trường. Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của nhà trường cũng như hoạt động của các cá nhân được giao thực hiện các nhiệm vụ khác nhau khi được phân công. Hồ sơ, tài liệu được giữ gìn cận thận tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho kho lưu trữ là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư. Trong quá trình hoạt động của mình các bộ phận chưa tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào văn thư nhà trường theo đúng quy định. Quy trình soạn thảo văn bản của nhà thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Con dấu của nhà trường được quản lý và sử dụng theo đúng quy định của nhà nước; Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến theo đúng quy định, quy trình, nghiệp vụ; Chưa xây dựng và ban hành được danh mục hồ sơ, thực hiện việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trư đúng theo quy định. 2.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại trường THPT Mường Chiềng. 3 Nhìn chung cán bộ làm công tác văn thư ở trường THPT Mường Chiềng có tinh thần trách nhiệm, yêu nghề và đã qua đào tạo cao đẳng văn thư lưu trữ do vậy công tác văn thư của nhà trường dần dần đã đi vào nề nếp, việc thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư đều được thực hiện tốt. Cán bộ văn thư từ khi nhận công tác đã được dự 01 khóa học về bồi dưỡng Nghiệp vụ văn thư lưu trữ và kiến thức hội nhập kinh tế Quốc tế tại Học viện Quản lý Giáo dục do ngành tổ chức. Với trình độ chuyên môn nghiệp vụ của mình, cán bộ văn thư đã hoàn thành tốt nhiệm vụ về công tác văn thư mà lãnh đạo giao phó. 2. 1. 2. Công tác chỉ đạo công tác Văn thư ở trường THPT Mường Chiềng Nắm rõ được vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư đối với hoạt động của trường THPT Mường Chiềng nói chung và phòng Ban chuyên môn nói riêng. Việc quản lý chỉ đạo công tác văn thư luôn được lãnh đạo nhà trường quan tâm hướng dẫn chỉ đạo thường xuyên. Để phục vụ cho công tác quản lý văn bản, quản lý con dấu lãnh đạo cơ quan đã đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác văn thư. Cụ thể, phòng Văn thư được bố trí gần cổng, thuận tiện cho việc khách và nhân dân đến giao dịch công tác. Trong phòng văn thư được bố trí 01 máy vi tính, 01 máy in, 01 máy photo, 01 máy điện thoại, 02 tủ đựng tài liệu, 01 tủ đựng các loại dấu và văn phòng phẩm, 01 bàn làm việc và máy tính được kết nối mạng Internet tốc độc cao FTTH. Hàng năm, lãnh đạo nhà trường luôn tạo điều kiện cho cán bộ làm công tác Văn thư của của nhà trường tham gia các buổi Hội thảo, lớp hướng dẫn nghiệp vụ về công tác Văn thư do cấp trên tổ chức. Công tác văn thư của trường THPT Mường Chiềng được thực hiện theo đúng quy đinh tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của 4 [...]... ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TAC QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐI, CÔNG VĂN ĐẾN TẠI TRƯỜNG THPT MƯỜNG CHIỀNG” 3.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN Hầu hết ở các trường học hiện nay ở các trường học công tác văn thư được thực hiện một cách ngăn nắp, khoa học theo đúng các văn bản hướng dẫn hiện hành Nhưng phương pháp đăng ký vào sổ công văn đi, đến theo cách truyền thống, thủ công vẫn còn được sử dụng Với số lượng văn bản... phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến Phần mềm được thiết kế và xây dựng bởi công ty TNHH MTV phần mềm vạn luật Đây là phần mềm phải mua bản quyền sử dụng Tiện ích của phần mềm này đáp ứng tốt việc quản lý công văn đi, công văn đến Hệ thống quản lý dữ liệu rất rễ ràng sử dụng, quản lý và tra 11 cứu, tìm kiếm công văn khi cần thiết Phần mềm này có thể in được sổ đăng ký công văn đi, công văn đến rất...Chính phủ về công tác văn thư và một số văn bản hiện hành về công tác văn thư của Bộ Nội vụ và Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước 2.2 THỰC TRẠNG, TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG THPT MƯỜNG CHIỀNG Công tác văn thư luôn giữ vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước nói chung và đối với trường THPT Mường Chiềng nói riêng Tại trường THPT Mường Chiềng là trường hạng 2 nên công tác văn thư là nội... tổ chức quản lý các loại văn bản này sao cho rễ ràng, tìm kiếm một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm được thời gian và thực hiện theo đúng công văn hướng dẫn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 của Cục văn thư lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng thì chúng ta có thể dùng phần mềm quản lý công văn đi, công văn đến Trong thời... Nhập công văn đi: Nhập thông tin công văn đi cần quản lý Cách sử dụng: Bấm vào nghiệp vụ chọn mục nhập công văn đi sau đó ta nhập thông tin văn bản, chọn file bản đính kèm và bấm nút ‘…’ ở 15 khung đường dẫn chứa file văn bản sau đó bấm nút đính kèm văn bản Để xóa văn bản đính kèm ta chọn dòng văn bản cần xóa sau đó bấm nút xóa, hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận chọn Yes - Nhập công văn nội bộ: Nhập thông tin. .. lại cho nơi gửi văn bản Trường THPT Mường Chiềng chưa có dấu đến Văn bản đến của nhà trường được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến, trên phần mềm quản lý công văn Hiện nay nhà trường đã sử dụng phần mềm quản lý văn bản do công ty TNHH MTV cung ưng phần mềm vạn Luật cung cấp Tất cả các văn bản đến của nhà trường từ năm 2012 trở về trước đều được đăng ký vào sổ, từ năm 2013 đến nay thì đăng ký vào phần... đổi công việc Việc tổ chức quản lý văn bản đi được nhà trường rất coi trọng Tất cả văn bản do nhà trường soạn thảo và ban hành đều phải qua văn thư làm thủ tục đăng ký tại văn thư Quy trình quản lý văn bản đi như sau( Phụ lục 2) Cán bộ văn thư trước khi làm thủ tục đăng ký văn bản đi,kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, sau đó cán bộ văn thư đánh số ký hiệu văn bản, ngày tháng văn. .. thời gian quy định Cán bộ văn thư đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản Việc đóng dấu được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư Văn bản đi của nhà trường được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi, trên phần mềm quản lý công văn Hiện nay nhà trường đã sử dụng phần mềm quản lý văn bản do công ty TNHH MTV cung ưng phần... báo cáo để phục vụ cho nhu cầu khai thác, sử dụng, theo dõi được việc giải quyết công văn của các bộ phận, cá nhân 3.3 NỘI DUNG GIẢI PHÁP HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN ĐỂ LƯU TRỮ VÀ TÌM KIẾM ĐƯỢC NHANH CHÓNG, CHÍNH XÁC Sau khi đã cài đặt xong phần mềm lên máy tính Để sử dụng được phần mềm ta làm như sau: Giao diện... bao gồm: Tên sổ, loại sổ, năm sử dụng sau đó bấm vào nút thêm mới để lưu dữ liệu 14 - Nhập công văn đến: Nhập thông tin công văn đến Cách sử dụng: Bấm vào nghiệp vụ chọn mục nhập công văn đến sau đó ta nhập thông tin văn bản, chọn file bản đính kèm và bấm nút ‘…’ ở khung đường dẫn chứa file văn bản sau đó bấm nút đính kèm văn bản Để xóa văn bản đính kèm ta chọn dòng văn bản cần xóa sau đó bấm nút xóa,