2.4.2 Kế toán điều chỉnh số dư tiền gửi ngân hàng Trong thực tế, số dư tiền gửi ngân hàng trong sổ kế toán của doanh nghiệp và sổ kế toán của ngân hàng có thể chênh lệch nhau. Do vậy, ít nhất mỗi tháng 1 lần, ngân hàng gửi cho các doanh nghiệp có tài khoản tiền gửi trong ngân hàng một bản báo cáo hoạt động của tài khoản tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp trong tháng đó. Mỗi ngân hàng có thể có mẫu báo cáo khác nhau, tuy nhiên báo cáo của ngân hàng về tính hình Tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp trong ngân hàng bao gồm những nội dung có bản sau: + Số dư của tài khoản Tiền gửi ngân hàng vào ngày đầu tháng + tiền gửi và các khoản tiền khác được cộng vào trong tháng + Séc và các khoản tiền được rút ra trong tháng. + số dư của tài khoản vào ngày cuối tháng theo các sổ sách của ngân hàng. Ngân hàng thường gửi báo cáo này cho doanh nghiệp hàng tháng. Ngoài ra, ngân hàng có thể trừ vào tài khoản Tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp các khoản như phí dịch vụ và ngân hàng phí. Ngân hàng sẽ báo có cho bên gửi tiền biết mỗi khi trừ tiền với một thư báo Nợ. Khoản cộng thêm khác có thể là tiền lãi phát sinh ra từ số tiền gửi hoặc khoản tiền gửi chưa được ghi sổ. Thông thường số dư trên báo cáo ngân hàng không khớp đúng với số dư trên sổ sách kế toán của doanh nghiệp. Để chứng minh tính chính xác của số liệu giữa ngân hàng và doanh nghiệp thì cần phải lập Bảng điều chỉnh tiền gửi (Bank Reconciliation) Các nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch giữa báo cáo của doanh nghiệp và của ngân hàng. + Séc đang còn lưu hành (Outstanding Checks): Séc đã được bên gửi ký và đã trừ khỏi sổ sách của bên gửi, gửi cho bên được chi trả, nhưng người nhận séc chưa đến ngân hàng để nhận tiền. + Tiền gửi chưa được ghi sổ (Unrecorded deposits): Công ty có thói quen gửi tiền vào cuối mỗi ngày, sau khi ngân hàng đã khoá sổ. số tiền này sẽ được ghi sổ vào ngày hôm sau. Do đó nếu doanh nghiệp gửi vào ngày cuối cùng của tháng thì số tiền gửi đó sẽ không được phản ánh trên báo cáo của ngân hàng trong tháng đó. + Doanh nghiệp bị ngân hàng phạt về việc sử dụng séc và trừ phí dịch vụ ngân hàng hàng tháng, gửi cùng với báo cáo ngân hàng – doanh nghiệp chưa biết nên chưa ghi sổ hoặc do nhầm lẫn từ phía ngân hàng… Các bước điều chỉnh trên số dư tiền gửi ngân hàng: B1: So sánh số dư cuối kỳ giữa tài khoản tiền gửi ngân hàng tại doanh nghiệp và thư báo của ngân hàng B2: Cộng thêm hay trừ đi trong thư báo của ngân hàng những khoản tiền xuất hiện trong sổ kế toán tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp nhưng không có trong thư báo của ngân hàng. B3: Cộng thêm hay trừ đi trên sổ kế toán tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp những khoản tiền xuất hiện trong thư báo của ngân hàng nhưng không có trong sổ kế toán của doanh nghiệp. 67 B4: Tính số dư tiền gửi trong sổ cái tiền gửi ngân hàng và trong thư báo của ngân hàng sau khi đã điều chỉnh B5: Tiền hành ghi điều chỉnh sổ kế toán của doanh nghiệp. B6: Gửi thông báo cho ngân hàng. Ví dụ 2.10: hãy điều chỉnh số dư tiền gửi ngân hàng của một doanh nghiệp vào ngày 30/3/2006 dựa vào những thông tin sau: + Số dư tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp là: $1,840 + Số dư tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp trên thư báo của ngân hàng là: $2,420 + Số tiền gửi đang trên đường đi là : $150 + Séc đang lưu hành số 650 là: $300 + Séc đang lưu hành số 645 là : $240 + Lãi tiền gửi ngân hàng là : $408 + Chi phí dịch vụ ngân hàng: $18 + Sec NSF: $700 Yêu cầu: hãy thực hiện điều chỉnh số dư tiền gửi ngân hàng trên sổ cái tài khoản của doanh nghiệp và trên thư báo của ngân hàng để xác định được số tiền gửi ngân hàng thực tế của doanh nghiệp. 2.4.3 Kế toán thương phiếu a. Khái niệm Thương phiếu: Trong quá trình trao đổi, mua bán hàng hóa, người mua hàng có thể thanh toán cho gười bán theo nhiều phương thức, ví dụ như có thể thanh toán ngay tại thời điểm mua hàng hoặc có thể trả tiền sau. Trong một số trường hợp khi khách hàng mua hàng và hứa hẹn sẽ trả tiền sau, để làm bằng chứng chắc chắn cho nghĩa vụ thanh toán thì người mua sẽ viết giấy hẹn trả tiền cho người bán. Giấy hẹn trả tiền đó được xem là một thương phiếu khi nó đảm bảo các yếu tố sau đây: + Ngày tháng năm phát hành + Số tiền nợ gốc (giá trị hàng hóa được bán hoặc dịch vụ được cung cấp) + Bên phát hành + Bên hưởng lợi + Ngày thanh toán tiền (hoặc thời hạn nợ) + Lãi suất (gọi là lãi suất thương phiếu, thường là năm) 68 Ví dụ 2.11: Promissory note $20,000.00 Aug.06,2005 Amount Date For value received, I promise to pay to the order of California Office Products Company, California. Twenty thousand and no/100 Dollars On Plus interest at the annual rate of 15% LOUISE KANS Chứng từ của khoản phải thu thường là Hóa đơn bán hàng, còn chứng từ của thương phiếu phải thu là giấy hẹn trả tiền được viết tay. Thương phiếu phải thu là một thuật ngữ dùng để chỉ phiếu hẹn trả tiền, đó là lời hứa trả nợ vô điều kiện khi được yêu cầu tại một thời điểm trả nợ trong tương lai với một số tiền được xác định trước. Thông thường, doanh nghiệp ưa chuộng phiếu hẹn trả tiền hơn vì nó có thể chuyển thành tiền mặt trước thời hạn thanh toán bằng cách bán thương phiếu cho ngân hàng. Mặt khác nó mang tính pháp lý cao hơn vì được thừa nhận bằng chữ viết tay của người nợ về khoản nợ và số tiền nợ. b. Cách xác định thời hạn nợ và tiền lãi thương phiếu. Trong một số thương phiếu, căn cứ vào thời điểm phát hành và thời điểm thanh toán mà thời hạn nợ được xác định như sau: 1) Lấy tổng số ngày trong tháng mà thương phiếu được lập trừ cho ngày lập thương phiếu 2) Cộng số ngày của các tháng đầy đủ mà thương phiếu còn liệu lực 3) Cộng số ngày của tháng mà thương phiếu đến hạn Tiền lãi của thương phiếu được tính theo công thức sau: Thời hạn nợ (ngày) Tiền lãi Tp = Tiền nợ gốc x Lãi suất x 360 ngày 69 c. Phương pháp hạch toán thương phiếu c1. Kế toán thương phiếu phải thu (Notes Receivable) ¾ Khi chủ nợ nhận thương phiếu Nợ TK Thương phiếu phải thu Có TK Doanh thu ¾ Khi thương phiếu đến hạn thanh toán Nếu con nợ thanh toán đầy đủ tiền cho chủ nợ thì chủ nợ phản ánh Nợ TK Tiền Có TK Thương phiếu phải thu Có TK Thu nhập từ lãi thương phiếu Nếu con nợ chưa thanh toán tiền cho chủ nợ thì chủ nợ phản ánh Nợ TK Các khoản phải thu Có TK Thương phiếu phải thu Có TK Thu nhập từ lãi thương phiếu Nếu con nợ thanh toán tiền nhưng chưa đủ thì chủ nợ phản ánh như sau: Nợ TK Tiền Nợ TK Các khoản phải thu Có TK Thương phiếu phải thu Có TK Thu nhập từ lãi thương phiếu ¾ Khi thời gian có hiệu lực của thương phiếu trải dài qua nhiều năm khác nhau thì cuối mỗi năm kế toán phải tiến hành điều chỉnh thu nhập lãi thương phiếu của mỗi năm Nợ TK Lãi phải thu của thương phiếu Có TK Thu nhập từ lãi thương phiếu c2. Kế toán thương phiếu trả (Payable Notes) ¾ Khi con nợ phát hành thương phiếu phải trả Nợ TK Hàng hoá… Có TK Thương phiếu phải trả ¾ Khi thương phiếu đến hạn thanh toán Nếu con nợ thanh toán đầy đủ tiền cho chủ nợ thì con nợ phản ánh Nợ TK Thương phiếu phải trả Nợ TK Chi phí lãi thương phiếu 70 Có TK Tiền Nếu con nợ chưa thanh toán tiền cho chủ nợ thì con nợ phản ánh Nợ TK Thương phiếu phải trả Nợ TK Chi phí lãi thương phiếu Có TK Các khoản phải trả Ví dụ 2.12: Có một thương phiếu với nội dung như sau: “For value received, I promise to pay to the order of Heights Pharmacy Company, Queensland ten thousand Dollars ($10,000.00) plus interest at the annual rate of 15% after ninety days” 1. Xác định ngày đến hạn thanh toán của thương phiếu trên 2. Xác định tổng số tiền mà Brown phải thanh toán cho công ty Heights Pharmacy khi đến hạn thanh toán 3. Nếu bạn là kế toán của Công ty Heights Pharmacy, bạn sẽ hạch toán thương phiếu trên như thế nào tại các thời điểm: nhận thương phiếu và thương phiếu đến hạn (giả sử Brown trả đủ tiền) 4. Nếu bạn là Brown, bạn sẽ hạch toán thương phiếu trên như thế nào tại các thời điểm: lập thương phiếu và thương phiếu đến hạn (giả sử Brown trả đủ tiền) . c3. Kế toán nghiệp vụ chiết khấu thương phiếu Thương phiếu phải thu là tài sản của chủ nợ (bên thụ hưởng) nên chủ nợ có thể bán thương phiếu này cho bên thứ 3 (ngân hàng, các công ty tài chính hoặc công ty khác). Việc bán thương phiếu phải thu trước thời hạn thanh toán được gọi là chiết khấu thương phiếu (discounting a note receivable) Khi chiết khấu thương phiếu, bên chiết khấu thương phiếu phải trả cho bên mua một số tiền gọi là tiền lãi chiết khấu được tính theo tỷ lệ chiết khấu (discount rate) Ví dụ 2.13: Có một thương phiếu với nội dung như sau: “For value received, I promise to pay to the order of General Electric Company, Sydney five thousand Dollars ($10,000.00) plus interest at the annual rate of 10% after one hundred and ten days” 1. Xác định ngày đến hạn của thương phiếu trên 2. Xác định tổng số tiền mà Brown phải thanh toán cho công ty General Electric khi đến hạn thanh toán 3. Nếu bạn là kế toán của Công ty General Electric , bạn sẽ hạch toán thương phiếu trên như thế nào tại các thời điểm: nhận thương phiếu, 31/12/2005 và thương phiếu đến hạn (giả sử Brown trả đủ tiền) 4. Nếu bạn là Brown, bạn sẽ hạch toán thương phiếu trên như thế nào tại các thời điểm: lập thương phiếu, 31/12/2005 và thương phiếu đến hạn (giả sử Brown trả đủ tiền) 71 5. Giả sử ngày 25/1/2006 Công ty G.E chiết khấu thương phiếu này cho ngân hàng với lãi suất chiết khấu là 20% 6. Giả sử ngày 25/1/2006 Công ty G.E chiết khấu thương phiếu này cho ngân hàng với lãi suất chiết khấu là 35% BÀI TẬP BÀI 2.1 Những dữ kiện tóm tắt về tài chính của Công ty băng nhạc Rag Time vào tháng 10 được trình bày dưới dạng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. (1) Bắt đầu hoạt động, ký quỹ $22,000 trong tài khoản ngân hàng kinh doanh. (2) Mua thiết bị âm nhạc $10,000, thanh toán bằng tiền mặt $4,000, số còn lại nợ người bán (3) Mua vật dụng bằng tiền mặt $500 (4) Thu tiền mặt do hoạt động âm nhạc $3,000 (5) Trả lương trong tháng $1,200 (6) Thanh toán chi phí chung $600 (7) Trả nợ $1,000 (8) Vật dụng tồn kho cuối tháng là $200 Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bảng cân đối dưới đây: Tài sản có NV KT Tiền mặt Vật dụng Thiết bị = Các khoản nợ phải trả Vốn CTy băng nhạc Rag Time (1) (2) Số dư (3) Số dư (4) Số dư (5) Số dư (6) Số dư (7) Số dư (8) Số dư 72 . 2.4.2 Kế toán điều chỉnh số dư tiền gửi ngân hàng Trong thực tế, số dư tiền gửi ngân hàng trong sổ kế toán của doanh nghiệp và sổ kế toán của ngân hàng có thể chênh. trong sổ kế toán của doanh nghiệp. 67 B4: Tính số dư tiền gửi trong sổ cái tiền gửi ngân hàng và trong thư báo của ngân hàng sau khi đã điều chỉnh B5: Tiền hành ghi điều chỉnh sổ kế toán của. tổng số tiền mà Brown phải thanh toán cho công ty General Electric khi đến hạn thanh toán 3. Nếu bạn là kế toán của Công ty General Electric , bạn sẽ hạch toán thương phiếu trên như thế nào