Tin học quản lý dành cho những người mới học doc

HC VIN CÔNG NGH BU CHÍNH VIN THÔNG - - - - - - - ( - - - - - - - BÀI GING TIN HC QUN LÝ Biên son : Ths. DNG TRN C Ks. PHM HÙNG TH Lu hành ni b HÀ NI - 2006 LI NÓI U Ngày nay, tin hc đang đc ng dng vào hu ht các lnh vc ca cuc sng, trong đó công tác qun lý là mt trong nhng lnh vc đc tha hng thành qu ca s phát trin CNTT nhiu nht. Hu ht các công vic trc đây đc thc hin bng tay, thc hin trên giy, đc tính toán th công, thì nay đã có th đc thc hin d dàng, tin li và chính xác hn nh các ng dng tin hc. i vi các h thng qun lý phc tp thì cn phi có các chng trình ng dng riêng bit, đc xây dng dành riêng cho các h thng này, ví d nh các chng trình k toán, h thng qun lý đào to ca 1 trng đi hc, qun lý ngân hàng, kho bc v.v. i vi các h thng không quá phc tp (ví d bng lng, chm công .v.v), ngi ta thng s dng các chng trình ng dng đc xây dng sn đ qun lý, nh Word, Excel, Foxpro, Access, v.v. Cun giáo trình “Tin hc qun lý” gii thiu vi bn đc các chc nng nâng cao ca hai ng dng tin hc đc dùng ph bin và hiu qu nht hin nay cho công tác qun lý, đó là ng dng bng tính Microsoft Excel và h qun tr c s d liu Microsoft Access. ây là hai ng dng ct lõi và đc u chung ca b chng trình ng dng tin hc vn phòng (Office) do Microsoft phát trin. Tri quan nhiu phiên bn (hin nay là phiên bn chy trên Windows XP), Excel và Access đã có rt nhiu ci tin, đc tng cng thêm các chc nng, và ngày càng tin li, hiu qu, đc cài đt trên hu ht các máy s dng h điu hành Windows. Phn 1 trình bày v Excel nâng cao, bao gm vic s dng các chc nng nâng cao, các hàm nâng cao, các công c phân tích d liu v.v. Excel tng đi d s dng, các ng dng ca Excel cng rt rng rãi, t đn gin đn phc tp, tuy nhiên không đáp ng đc đi vi các bài toán cn phi qun lý nhiu d liu và cn các tính toán linh hot. Trong khi lp các ng dng ca Excel rng và không qun lý nhiu d liu thì Access có tm ng dng hp hn, nhng có th đáp ng cho các ng dng phc tp hn, qun lý d liu nhiu hn và tính toán linh hot hn. Thc cht, Access là mt h qun tr CSDL quy mô va, vì vy vic s dng Access thiên v lp trình và yêu cu ngi s dng phi có mt s k nng c bn cng nh các khái nim v lp trình và CSDL. Phn 2 nhc li các khái nim c bn ca Access và trình bày v phng pháp xây dng mt s ng đin hình trên Access. Cui mi phn là các bài tp và gi ý hoc hng dn gii. Mc dù đã rt c gng trong quá trình biên son, song không tránh khi các thiu sót, nhóm tác gi rt mong nhn đc ý kin đóng góp ca bn đc đ tài liu đc hoàn thin hn. Cui cùng xin gi li cm n ti các đng nghip đã giúp đ nhóm biên son hoàn thành cun tài liu này. Nhóm tác gi Phn 1: S dng Excel trong qun lý PHN 1 S DNG EXCEL TRONG QUN LÝ GII THIU Nh đã bit, Excel là ng dng bng tính rt thông dng chy trên môi trng Windows. Rt nhiu ngi đang s dng Excel, nhng hu ht ch s dng các tính nng c bn nh to các bng tính đn gin có trình bày theo hàng, ct, vi các phép tính c s nh cng tng, tính tr, nhân, chia, trung bình v.v. Tuy nhiên, Excel là mt ng dng rt đa nng, không nhng d dàng cho phép ngi dùng th hin các bài toán đn gin 1 cách nhanh chóng mà còn cho phép ngi dùng s dng các chc nng tính toán và phân tích rt mnh nhm qun lý các h thng tính toán tng đi phc tp. Phn này gii thiu cho bn đc nhng chc nng nâng cao ca Excel nh to tp mu, macro, bo mt v.v., các hàm nâng cao dùng trong các bài toán phc tp nh hàm if, hàm countif, lookup v.v., các hàm lng nhau, và cách s dng các công c phân tích d liu trong Excel nh Goal seek, Solver v.v. Vic s dng các hàm nâng cao cho phép thc hin các phép tính phc tp, to các lnh điu kin, r nhánh, tham chiu d liu v.v., to ra các kt qu di các đnh dng mong mun. c bit, vic cho phép s dng các hàm lng nhau (kt qu ca hàm này là tham s cho hàm kia) to cho Excel mt kh nng lp trình khá mnh và tin li. Tuy nhiên, dù đc h tr kh nng lp trình và các hàm khá mnh, Excel vn ch là 1 chng trình ng dng, do vy kh nng qun lý d liu rt hn ch, không qun lý đc các h thng có lng d liu ln và cn đn kh nng lp trình mnh. Phn 2 s gii thiu vi bn đc 1 công c qun tr d liu mnh hn nhiu, chuyên s dng cho các ng dng qun lý d liu, đó là Microsoft Access. Mc tiêu Kt thúc phn này, sinh viên cn: - Nm đc cách s dng các chc nng nâng cao ca Excel nh to tp mu, to và s dng macro, to chú thích, bo mt v.v. Áp dng các chc nng này trong các công vic thích hp. - Hiu và s dng đc các hàm nâng cao trong Excel, s dng đc các hàm thao tác trên các kiu d liu đc bit, có nhiu tham s, các kiu tham s đc bit, các hàm lng nhau v.v. đ gii quyt các bài toán qun lý phc tp. - Có th s dng các công c phân tích d liu nh Data tables, Solver, Pivot tables v.v. đ phc v cho các công vic nh la chn phng án, rút trích d liu có ích t các d liu ban đu v.v. Cách trình bày Phn này đc trình bày theo dng phân tích cú pháp, cách s dng các chc nng, các hàm, các công c, kèm theo là các ví d đc trng đc din gii c th. Cách trình bày này giúp cho 5 Phn 1: S dng Excel trong qun lý bn đc có th nhanh chóng nm bt đc các kin thc trong phn này và có th áp dng cho các bài tp tng t. Cui phn có các bài tp tng hp cùng hng dn gii, nhm h thng li các kin thc trong phn, và to các ví d minh ha cho phn trình bày  trên. Các bài tp đc chn lc sát vi ni dung kin thc ca phn, đng thi cng giúp sinh viên m rng thêm kin thc. Phn cui là tóm tt ni dung và các bài tp ôn tp di dng câu hi trc nghim hoc bài tp t gii. Phng pháp hc  hc phn này mt cách hiu qu, sinh viên nên hc theo cách sau: - c k và hiu cách gii thích ca phn lý thuyt hoc hng dn. Tìm hiu ý ngha ca phn gii thích lý thuyt này. C gng nm đc các ví d minh ha. - Suy ngh, tìm cách m rng các ví d minh ha. Ngh ra các ví d tng t đ thc hin. - i vi các bài tp tng hp, đc k yêu cu bài toán, hiu đc yêu cu, c gng t tìm ra cách gii tt nht. c hng dn gii, so sánh vi cách làm ca mình (nu t ngh ra). - c phn tóm tt đ tng hp kin thc. Làm các bài tp ôn tp, đc li, nghiên cu li nhng phn kin thc cha nm vng. Yêu cu kin thc trc khi hc phn này  hiu đc các kin thc trong phn này, bn đc cn có các kin thc c s v tin hc, nm đc cách s dng Excel và các hàm c bn trong Excel. Ngoài ra, cn có các kin thc c s v lp trình và qun lý d liu, có k nng phân tích bài toán. 6 Phn 1: S dng Excel trong qun lý CHNG 1: S DNG CÁC CHC NNG NÂNG CAO 1.1 TO VÀ S DNG CÁC TP MU (TEMPLATE) Trong công vic hàng ngày, nhiu khi ngi dùng có nhu cu s dng mt đnh dng file Excel theo mt “mu” nào đó có đnh dng và các cách trình bày d liu bit trc, ví d nh các hóa đn gi khách hàng, các báo cáo tài chính v.v. Nu mi ln ngi dùng to mt bng tính mi, h li phi làm li mi thao tác đnh dng và trình bày li d liu thì s mt rt nhiu thi gian và cha chc đnh dng đó đã ging nh đnh dng mà h mong mun hoc đnh dng ca file đã làm ln trc. Chính vì vy, đ tit kim thi gian và công sc cho ngi s dng, Microsoft đã cung cp cho ngi dùng Excel mt công c gi là “tp mu”. Tp mu trong Excel là mt file có phn m rng là “.xlt”. ây là mt file cha các thông tin v đnh dng, các cách trình bày, b trí d liu trong mt bng tính theo mt khuôn dng mà ngi s dng mong mun. Các thông tin trên thng bao gm, kiu ch, c ch, màu ch, các header, footer, các công thc v.v. và các tham s đnh dng khác. 1.1.1 To 1 tp mu  to mt tp mu, thc hin các bc nh sau: - To mt file Excel mi. Thc hin các thao tác đnh dng và trình bày d liu mà ta mong mun tp mu s lu gi. - Sau khi đã thc hin xong toàn b các thao tác đnh dng, ghi li tp mu này bng cách chn Menu File > Save As. - Trong hp thoi Save As, đt tên cho tp mu vào ô “File Name”. Trong ô “Save as type”, click chut vào hp chn và chn kiu file mun ghi là “Template”. Ví d: To mt tp mu đn gin vi các đnh dng mong mun nh sau: - Kiu ch: Font ch là Arial, c ch là 13. - Kiu s: Có 2 ch s phn thp phân, ngn cách hàng nghìn là du phy “,”. S âm s có dng du tr “– “ đng trc s. Các bc to tp mu trên nh sau: - Khi đng Excel. Khi đó Excel s t đng to ra cho ta mt bng tính mi ngm đnh là Book1. - T menu ca chng trình, chn Format > Style. - Khi đó Excel s m ra mt ca s, cho phép đnh ngha li đnh dng cho tng kiu d liu mà Excel h tr: 7 Phn 1: S dng Excel trong qun lý - Click chut vào nút lnh Modify đ sa đi đnh dng cho kiu d liu mong mun: -  ví d này, chúng ta mong mun thit lp đnh dng cho Font ch và kiu s. Vì vy  hp chn “Category”, la chn ln lt các mc là General và Number đ thit lp các đnh dng mong mun cho tng mc này. Sau khi đã thc hin xong mi thao tác, bm nút lnh OK đ ghi li các thit lp và thoát khi hp thoi này. -  ca s style, bm OK đ kt thúc vic thit lp đnh dng cho tp mu. Nh vy, đn đây chúng ta đã to đc các đnh dng mong mun. Vic cui cùng và rt quan trng là phi “nh” Excel ghi li các đnh dng đó thành 1 tp mu đ ln sau có th s dng li chúng.  làm đc vic này, t menu File, chn Save As. Khi đó, Excel s m mt ca s “Save as” đ chúng ta đt tên và ghi li tp mu va to. - Trong mc “File name”, đt tên tùy ý cho tp mu. Trong mc “Save as type”, click chut vào hp chn đ chn kiu file mun ghi li là Template. Sau đó, click chut vào nút lnh “Save” đ ghi li tp mu. 8 Phn 1: S dng Excel trong qun lý Lu ý: Mt cách ngm đnh, Excel s ghi tp mu vào th mc “Templates” trong th mc mà Excel đc khi đng. Ta có th tùy ý la chn th mc mong mun lu bng cách click chut vào mc “Save in”  phía trên cùng ca ca s “Save as”. Sau đó có th chn th mc mong mun thay vì th mc ngm đnh ca Excel. Nh vy ta đã có mt tp mu cha tt c các đnh dng và cách trình bày, b trí d liu v.v., và có th s dng tp này cho ln sau. 1.1.2 S dng tp mu Bây gi chúng ta s tìm hiu cách to mt file Excel mi áp dng mu đã đnh ngha trc.  làm đc điu này, sau khi đã khi đng Excel, t menu chính ca chng trình, chn File > New hoc bm vào biu tng “New” phía di menu “File”. Khi đó, Excel s m mt ca s có tên “New workbook” nh sau: Ca s “New workbook” có hai vùng cho ta la chn. Vùng th nht là “New”. Vùng này cho phép ta có th to mt trang tính mi hoàn toàn vi la chn “Blank workbook” hoc có th la chn “From existing workbook” đ to bng tính mi t mt file Excel đã có trc. 9 Phn 1: S dng Excel trong qun lý Vùng la chn th 2 chính là vùng mà chúng ta đang mun s dng, đó là “Templates”. Nh đã nói  trên, chúng ta đã có sn mt mu đc đnh ngha và đc lu tr đâu đó trong máy tính ca mình và chúng ta mun áp dng nhng gì đã làm trong tp mu vào tp mi mà chúng ta đang mun to ra. Do đó, chn la chn “On my computer” đ Excel giúp ta tìm đn tp mu đã có sn. Nu ta s dng la chn này, Excel s m ca s “Templates” đ ta tìm đn tp mu đã to: Nh đã trình bày  trên, khi lu tr tp mu thì Excel ngm đnh s lu tr nó trong th mc “Templates” mà b MS Office đc cài đt. Do đó, khi ca s “Templates” hin ra, ta có th d dàng chn đc mu mun áp dng cho bng tính mi ca mình. Sau khi chn xong tp mu bng cách click chut lên tên tp ca mình (gi s chúng ta có tp mu tên “My Template”), bm OK đ Excel m ra mt trang làm vic mi. Khi đó trang làm vic này s đc áp dng các đnh ngha v d liu, cách trình bày d liu cng nh khuôn dng d liu đã đc thc hin trên tp mu “My Template”. Khi hoàn thành vic xây dng tp mi và ghi li tp này lên  đa ca máy tính, Excel s t đng bt ch đ “Save as” cho phép ghi ra mt file mi đ mi thay đi không nh hng ti tp mu ban đu. La chn tên mong mun cho tp va đc to ra và chn Save đ ghi li. 1.2 MACRO 1.2.1 Khái nim macro Mt Macro trong Excel là mt tp hp các lnh cho phép ngi dùng yêu cu Excel thc hin mt s lnh hay mt s hành đng theo nhu cu. Macro thc s là mt công c hu ích cho 10 Phn 1: S dng Excel trong qun lý ngi dùng mi khi phi thc hin lp đi lp li mt vài thao tác phc tp nh kh nng ghi li các thao tác và ln sau, mi khi cn làm li nhng thao tác đó ch cn gi đn Macro. Xây dng Macro có nhiu mc, t đn gin đn phc tp. Các Macro phc tp cho phép thc hin các tác v khó, yêu cu ngi dùng phi có kin thc lp trình nht đnh (Visual Basic Macro). Các Macro đn gin có th đc thit lp khá d dàng nh công c đc Excel cung cp, và không cn đn kin thc v lp trình. Vi các Macro loi này, có mt cách đn gin nht đ to mt Macro mi là yêu cu Excel ghi li nhng hành đng mà ngi dùng thc hin và lu tr nó di dng mt Macro. Nhng hành đng mà ngi dùng cn ghi li có th là 1 hoc nhiu lnh hoc là s kt hp ca các lnh mà Excel có th thc thi đc. Ngoài tính nng có th tái s dng, Macro còn t ra rt mm do trong s dng vì chúng ta hoàn toàn có th sa đi mi khi cn s dng mt vài thao tác mi mà ln s dng trc cha có. 1.2.2 To macro Có nhiu cách đ to mt Macro trong MS Excel, tuy nhiên mc tiêu ca môn hc ch gii thiu cách to và s dng Macro mt cách cn bn. Do vy, phn này ch gii thiu mt cách đn gin nht đ ngi dùng  mi trình đ đu có th làm vic đc vi Macro. Nh đã nói  trên, cách đn gin nht đ to mt Macro trong MS Excel đó là yêu cu Excel ghi li các thao tác mà ngi dùng có nhu cu s dng nhiu ln di dng mt Macro. Các bc đ thc hin công vic này nh sau: - Chn menu Tools > Macro > Record New Macro đ hin th hp thoi to Macro nh sau: - Trên vùng “Macro name”, đt tên cho Macro mong mun to ra. - Trong vùng “Description”, Excel cung cp mt mô t ngm đnh cho mi Macro. Nu mun thay đi, ta có th thay đi mô t cho Macro ca mình. -  bt đu ghi, click chut vào nút lnh OK và bt đu thc hin các lnh mong mun (Ví d thc hin thay đi đnh dng d liu, ghi file, m file mi v.v.). Excel s t đng ghi li các lnh đó cho đn khi kt thúc ghi bng cách chn menu Tools > Macro > Stop Recording hoc click chut vào “Stop Recording” trên thanh công c “Stop Recording” 11 Phn 1: S dng Excel trong qun lý 1.2.3 S dng macro Nh vy, mt Macro đã đc to ra và lu gi toàn b nhng thao tác va thc hin. Mi khi cn lp li nhng thao tác này, thay vì phi thc hin li toàn b các thao tác đó, ta ch vic gi Macro trên.  gi Macro, đu tiên chn menu Tools > Macro > Macros đ m hp chn các Macro đc lu tr bi Excel. La chn Macro mong mun s dng và click chut vào nút lnh “Run” đ thc thi Macro. Ngoài cách thc thi Macro t menu, Excel còn h tr mt phng pháp gi Macro “nhanh” bng cách gán cho mi Macro mt “phím nóng” (shortcut key) hay to mt nút lnh đ mi khi cn thc thi Macro, ngi dùng ch vic bm vào nút lnh đó. 1.2.3.1 Thc thi Macro vi phím nóng Các bc đ gán 1 phím nóng cho mt Macro đc thc hin nh sau: - Chn menu Tools > Macro > Macros. - Trên hp thoi Macro, la chn Macro mong mun gán phím nóng và click chut vào nút lnh “Options”. Khi đó ca s tùy chn ca Macro s xut hin. - La chn phím mun s dng đ gi nhanh Macro ca mình. Gi s ta chn phím “m”. Khi đó trong bng tính Excel đang s dng, mi khi ta cn gi Macro thì thay vì chn t Menu, ta ch cn bm t hp phím “Ctrl + m”. - Click OK đ xác nhn s thay đi và đóng ca s tùy chn ca Macro. 12 [...]... nh d li u cho 1 ô thi t l p quy t c th m nh d li u cho 1 ô, click ch n ô ó, sau ó ch n menu Data > Validation C a s Data Validation hi n ra cho phép ng i dùng a vào các quy t c th m nh d li u 15 Ph n 1: S d ng Excel trong qu n lý Trong c a s này, trên tab Settings, h p ch n th xu ng Allow cho phép ta thi t l p lo i quy t c th m nh Có các lo i quy t c sau: - Any value: Là giá tr m c nh c a ô, cho phép... màu, v.v cho nút l nh) 1.3 CÁC CH C N NG B O M T VÀ KI M SOÁT 1.3.1 S d ng chú thích cho d li u trong Excel Ch c n ng t o chú thích (comments) c a Excel cho phép ng i dùng a vào các chú thích cho d li u trong b ng tính Các chú thích c s d ng khi ng i dùng mu n a vào nh ng gi i thích thêm cho 1 ô d li u mà không mu n a tr c ti p vào b ng tính d i d ng d li u Vi c s d ng chú thích c ng làm cho b ng d... th rõ h n thông tin v l i cho ng i nh p d li u, ho c thay các thông báo l i b ng ti ng Vi t thay vì ti ng Anh nh m c nh làm vi c này, trên c a s Data Validation, ch n tab Error Alert Trong ô Title a vào tiêu c a thông báo và trong ô Error Message a vào n i dung thông báo l i Ngoài ra, Excel còn cho phép thi t l p ph ng án x lý tình hu ng khi x y ra l i trong h p ch n Style Có 3 cách x lý, ó là Stop (d... (thông tin) Ch n cách x lý thích h p Sau khi thi t l p xong, click OK Nh v y, khi ng có n i dung nh sau s c hi n th : 1.3.3 i dùng nh p sai d li u, thông báo l i B o m t trong Excel Ch c n ng b o m t trong Excel cho phép b o v các d li u trong b ng tính, ch ng các truy nh p trái phép, ng th i cho phép ng i dùng truy c p d li u theo các m c b o m t khác nhau 18 Ph n 1: S d ng Excel trong qu n lý Ngoài... c thi t l p thông báo này là giúp cho ng i dùng có th bi t c các quy t c th m nh d li u ã c thi t l p cho Excel, giúp cho ng i dùng có th nh p d li u chính xác ngay t u Title thi t l p thông báo này, ch n tab Input Message trên c a s Data Validation Trong ô a vào tiêu c a thông báo và trong ô Input Message a vào n i dung thông báo 17 Ph n 1: S d ng Excel trong qu n lý s Sau khi thi t l p xong, click... 1: S d ng Excel trong qu n lý - Thay i tên nút l nh thành tên mong mu n - Click chu t ra kh i ph m vi c a nút l nh thoát kh i ch Ngoài ra, Excel còn cho phép chúng ta thi t l p d ng cho nút l nh, ti n hành các b c sau: thay i tên cho nút l nh nh d ng cho nút l nh thi t l p nh - Click chu t ph i lên nút l nh mu n thi t l p nh d ng, ch n menu “Format Control” t menu y xu ng m h p tho i “Format Control”:... Có các lo i quy t c sau: - Any value: Là giá tr m c nh c a ô, cho phép a vào giá tr b t k - Whole number và Decimal: Ch cho phép nh p các giá tr s Khi ch n l a ch n này, Excel hi n thêm các ràng bu c cho giá tr s nh sau: H p l a ch n th xu ng Data cho phép ta l a ch n ràng bu c cho d li u Ví d ta có th l a ch n các toán t between (n m gi a 2 giá tr max và min), not between (không n m gi a), equal... khóa b o m t b ng tính 1.3.3.3 B o v các sheet Ch c n ng b o v sheet cho phép thi t l p các b o v cho t ng sheet trong b ng tính cùng v i n i dung c a t t c các ô trong sheet này thi t l p ch c n ng này, ch n menu Tools > Protection > Protect Sheet C a s b o v sheet hi n ra 20 Ph n 1: S d ng Excel trong qu n lý Trên c a s này, Excel cho phép ng i dùng a vào m t kh u m khóa b o v sheet Ti p theo, ng i... i dung c n b o v danh sách l a ch n bên d i M c nh Excel ch cho phép ch n (bôi en) ô d li u, ngoài ra các ch c n ng khác nh nh d ng ô d li u, nh d ng hàng, c t, thêm c t, hàng v.v u b c m cho phép các ch c n ng này, click ch n các l a ch n t ng ng 1.3.3.4 B o v các ô d li u Ch c n ng b o v ô d li u cho phép khóa các ô d li u ho c n i, không cho phép hi n th trên b ng tính th c hi n b o v ô d li u, click... i gian liên l c nhân v i c c và chia ôi T t ó, ta có công th c cho các ô c t “Thành ti n” s d ng hàm IF nh sau: Sau khi vi t hàm IF cho ô u tiên c a c t thành ti n ( ng t cho toàn b các ô khác t F:3 n F:6 b ng cách sau: ây là ô F:2), áp d ng công th c - Ch n ô F:2 (click chu t vào ô này) và di chuy n chu t n góc d i bên ph i c a ô F:2 cho n khi con tr chu t chuy n thành d u hình ch th p thì nh p úp . còn cho phép thit lp phng án x lý tình hung khi xy ra li trong hp chn Style. Có 3 cách x lý, đó là Stop (dng), Warning (cnh báo), và Information (thông tin) . Chn cách x lý thích. đc xây dng sn đ qun lý, nh Word, Excel, Foxpro, Access, v.v. Cun giáo trình Tin hc qun lý gii thiu vi bn đc các chc nng nâng cao ca hai ng dng tin hc đc dùng ph bin. qun lý Trong ca s này, trên tab Settings, hp chn th xung Allow cho phép ta thit lp loi quy tc thm đnh. Có các loi quy tc sau: - Any value: Là giá tr mc đnh ca ô, cho