134 Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Deka

134 Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Deka

Chơng I

Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác

định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp

I Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp.

1 Khái niệm:

1.1 Bán hàng:

Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng và doanh nghiệp thu đợc tiền Đó chính là quá trình vận động vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm hàng hoá sang vốn bằng tiền và xác định kết quả

Trong nền kinh tế thị trờng, để có thể tồn tại và phát triển thì hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp phải có hiệu quả, phải đảm bảo nguyên tắc thận trọng, lấy thu bù chi và có lãi Do đó, đối với các doanh nghiệp, công tác bán hàng là một trong những khâu cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp trên thơng trờng

1.2 Kết quả tiêu thụ:

Kết quả tiêu thụ (kết quả bán hàng) là kết quả cuối cùng của quá trình bán hàng, là chỉ tiêu chất lợng đánh giá hiệu quả của công tác bán hàng và cũng là bộ phận chủ yếu cấu thành nên kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

Kết quả tiêu thụ là khoản chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần với giá vốn của hàng xuất bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán ra Nếu chênh lệch đó là dơng thì kết quả bán hàng là lãi, ngợc lại nếu chênh lệch là

âm thì kết quả bán hàng lỗ, nếu bằng 0 thì doanh nghiệp hòa vốn Việc xác định kết quả tiêu thụ thờng đợc tiến hành vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp

2 Vai trò và nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng:

2.1 Vai trò:

Trong nền kinh tế thị trờng, hàng hoá đợc tiêu thụ nhờ hoạt động thơng mại Trong

đó, doanh nghiệp thơng mại đóng vai trò trung gian là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ, thúc đẩy quá trình tái sản xuất và mở rộng sản xuất của doanh nghiệp từ đó góp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển Nh vậy, việc tiêu thụ hàng hoá không chỉ có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa quan trọng đối với nền kinh tế quốc dân

Cùng với việc tiêu thụ hàng hoá, xác định kết quả tiêu thụ là cơ sở để đánh giá hiệu quả cuối cùng của các hoạt động kinh doanh trong một thời kỳ nhất định tại doanh nghiệp, xác định nghĩa vụ mà doanh nghiệp phải thực hiện với Nhà nớc, lập các quỹ, tạo

điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động tốt hơn trong kỳ kinh doanh tiếp theo

- Tính toán xác định đúng số thuế giá trị gia tăng (GTGT)

- Thực hiện đúng chế độ phân phối lợi nhuận theo cơ chế tài chính hiện hành

II Nội dung kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại

Nghiệp vụ này đợc thực hiện dới 2 hình thức:

+ Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp

+ Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng

- Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo hình thức bán hàng này doanh nghiệp sau khi

mua hàng, nhận hàng không đa về nhập kho mà chuyển hàng cho bên mua Dựa vào việc thanh toán tiền hàng, hình thức này đợc chia làm 2 loại:

+ Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán

+ Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán

1.2 Phơng thức bán lẻ:

Bán lẻ hàng hoá là việc bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng Trong phơng thức bán hàng này có 3 hình thức sau:

- Bán lẻ thu tiền tập trung: Là hình thức bán hàng mà việc giao hàng và thu tiền

tách rời nhau Ngời mua chỉ nhận đợc hàng khi đã giao tiền tại nơi tập trung thu tiền Hết ca, hết ngày nhân viên bán hàng kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lợng hàng đã bán ra trong ca, trong ngày để lập “Báo cáo bán hàng” làm chứng từ kế toán

- Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Là hình thức bán hàng mà chức năng thu tiền và giao

hàng đợc thực hiện tại nơi ngời bán Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý hàng hoá bán lẻ ở quầy hàng cuối ca, cuối ngày hoặc định kỳ ngắn, nhân viên bán hàng kiểm kê lợng hàng còn lại ở quầy hàng và dựa vào quan hệ cân đối lợng hàng luân chuyển trong ca, ngày…

để xác định số lợng hàng bán ra của từng mặt hàng

Lợng hàng bán ra

trong ca, ngày, kỳ =

Lợng hàng tồn đầu ca, ngày, kỳ

+

Lợng hàng nhập trong ca, ngày,

kỳ

-Lợng hàng còn cuối ca, ngày, kỳ

Từ đó, nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng trong ca, ngày, kỳ để nộp cho phòng kế toán Tiền bán hàng trong ngày nhân viên bán hàng kê vào giấy nộp tiền để nộp cho thủ quỹ

- Bán lẻ tự động: Là hình thức bán hàng mà ngời mua đợc tự do lựa chọn hàng hoá

mà mình thích sau đó tính tiền tập trung Kế toán căn cứ vào bảng kê bán hàng của ngời thu tiền để ghi nhận doanh thu và số tiền nộp

1.3 Bán hàng trả góp: (sơ đồ 01)

Theo phơng thức này, khi giao hàng cho ngời mua thì lợng hàng chuyển giao đợc coi là tiêu thụ Khách hàng sẽ thanh toán một phần số tiền phải trả ngay ở thời điểm mua, số còn lại sẽ trả dần ở các kỳ sau và chịu một phần tỷ lệ lãi suất nhất định

1.4 Bán hàng qua đại lý: (sơ đồ 02)

Theo phơng thức bán hàng này, doanh nghiệp giao hàng cho cơ sở nhận đại lý Bên nhận đại lý sẽ trực tiếp bán hàng sau đó phải thanh toán tiền cho doanh nghiệp và đợc h-ởng hoa hồng đại lý bán Số hàng gửi đại lý vẫn đợc quyền sở hữu của doanh nghiệp Gửi đại lý số hàng này đợc coi là tiêu thụ khi nhận đợc tiền của bên nhận đại lý thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán

1.5 Bán hàng trực tiếp: (sơ đồ 03)

Là phơng thức bán hàng trực tiếp cho khách hàng tại kho của doanh nghiệp Số hàng khi bàn giao cho khách hàng đợc chính thức coi là tiêu thụ Ngời mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán số hàng mà ngời bán đã giao

2 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu:

2.1 Khái niệm doanh thu bán hàng:

Doanh thu bán hàng là tổng giá trị đợc thực hiện do việc bán hàng hoá, lao vụ cho khách hàng trong một thời kỳ kế toán từ hoạt động sản xuất kinh doanh Tuỳ thuộc vào phơng pháp tính thuế GTGT, doanh thu bán hàng đợc xác định nh sau:

- Đối với hàng hoá thuộc diện chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán

- Đối với hàng hoá thuộc diện chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng là giá cha có thuế

- Đối với hàng hoá thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) hoặc thuế xuất nhập khẩu (XNK) thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế TTĐB và thuế XNK)

2.2 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:

- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho khách hàng

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá nh ngời sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.

- Doanh thu đợc xác định là tơng đối chắc chắn

- Xác định đợc các chi phí liên quan đến việc giao dịch bán hàng

- Doanh nghiệp đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc lợi ích kinh tế từ việc bán hàng

* Doanh thu bán hàng đợc xác định nh sau:

Các khoản giảm trừ doanh thu

Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán, hàng hoá bị trả lại, thuế XNK, thuế TTĐB, thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp

2.3 Chứng từ kế toán sử dụng:

- Phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có ngân hàng

- Báo cáo bán hàng

- Hoá đơn GTGT

- Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

- Bảng kê hoá đơn bán lẻ hàng hoá, dịch vụ

- Các chứng từ liên quan khác

2.4 Tài khoản kế toán sử dụng:

+ TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:– Tài khoản này phản ánh doanh thu của số lợng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, đã cung cấp đợc xác định là tiêu thụ trong kỳ không phân biệt doanh thu đã thu đợc hay cha thu đợc tiền

TK này cuối kỳ không còn số d và để theo dõi chi tiết doanh thu của từng hoạt

động TK 511 đợc mở thành 4 TK cấp 2:

TK 511(1): Doanh thu bán hàng hoá

TK 511(2): Doanh thu bán các thành phẩm

TK 511(3): Doanh thu cung cấp dịch vụ

TK 511(4): Doanh thu trợ cấp, trợ giá

+ TK 512 Doanh thu bán hàng nội bộ:– Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp và TK 512 đ-

ợc mở chi tiết thành 3 TK cấp 2:

TK 512(1): Doanh thu bán hàng hoá

TK 512(2): Doanh thu bán các thành phẩm

TK 512(3): Doanh thu cung cấp dịch vụ

+ TK 531 Hàng bán bị trả lại:– TK này dùng để phản ánh trị giá của một số hàng hoá, thành phẩm, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ nhng bị khách hàng trả lại do lỗi của doanh nghiệp từ các nguyên nhân nh: vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị mất, kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại…

+TK 532 - Giảm giá hàng bán: Đợc sử dụng để theo dõi toàn bộ các khoản giảm

giá hàng bán cho khách hàng trên giá bán đã thoả thuận Các khoản bớt giá, hồi khấu và khoản giảm giá đặc biệt do những nguyên nhân thuộc về ngời bán

+TK 521 Chiết khấu th– ơng mại: Là các khoản giảm trừ cho khách hàng khi mua

hàng hoá với số lợng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thợng mại đã ghi trên hợp đồng

kinh tế hoặc cam kết bán hàng

+ TK 333 Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà n– ớc: TK này phản ánh số thuế

và các khoản phải nộp Nhà nớc cũng nh tình hình thanh toán số thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nớc của doanh nghiệp TK này có các TK cấp 2 sau:

- TK 333(3): Thuế xuất, nhập khẩu.

- TK 333(4): Thuế thu nhập doanh nghiệp

- Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng: (sơ đồ 04).

- Trình tự hạch toán giảm giá hàng bán: (sơ đồ 05).

3 Kế toán giá vốn hàng bán:

* Tài khoản kế toán sử dụng:

Để phản ánh trị giá hàng bán và kết chuyển trị giá vốn hàng bán để xác định kết

quả tiêu thụ, kế toán sử dụng TK 632 Giá vốn hàng bán.–

Giá vốn hàng bán: là trị giá của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ

Đối với doanh nghiệp thơng mại thì trị giá vốn hàng bán là số tiền thực tế mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có đợc số hàng hoá đó, nó bao gồm trị giá mua thực tế và chi phí thu mua của hàng xuất bán

Trị giá vốn của

hàng xuất bán =

Trị giá mua của hàng xuất bán

+

Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán

Trị giá vốn hàng xuất kho đợc tính theo một trong các phơng pháp sau:

3.1 Phơng pháp đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ:

Theo phơng pháp này, trớc hết kế toán tính đơn giá bình quân của số hàng luân chuyển trong kỳ theo công thức:

Đơn giá bình

Trị giá mua thực tế của hàng còn đầu kỳ

Số lợng hàng còn đầu

kỳ

+ +

Trị giá mua thực tế của hàng nhập trong kỳ

Số lợng hàng nhập trong kỳ

Sau đó tính trị giá mua thực tế của hàng xuất trong kỳ theo công thức:

Trị giá mua thực tế của

hàng xuất trong kỳ =

Đơn giá

bình quân x

Số lợng hàng xuất trong kỳ

u điểm: áp dụng phơng pháp này có u điểm là đơn giản, dễ làm.

Nhợc điểm: Trong điều kiện giá cả thờng xuyên biến động áp dụng phơng pháp

này mức độ chính xác không cao

3.2 Phơng pháp nhập trớc xuất tr– ớc:

Theo phơng pháp này thì hàng hoá nào nhập kho trớc thì sẽ đợc xuất trớc và lấy giá của lô hàng đó làm cơ sở tính trị giá mua thực tế của hàng xuất kho

u điểm: Hàng hoá quản lý theo phơng pháp này sẽ phản ánh tơng đối chính xác với

trị giá hàng xuất kho và tồn kho

Nhợc điểm: Nếu doanh nghiệp ở quy mô lớn, khối lợng xuất, nhập thờng xuyên,

mặt hàng kinh doanh phức tạp việc tính toán sẽ trở nên phức tạp Hơn nữa áp dụng

ph-ơng pháp này sẽ làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với chi phí hiệ tại đợc tạo ra bởi giá trị của hàng hoá mua vào trớc đó

3.3 Phơng pháp nhập sau xuất tr– ớc:

Theo phơng pháp này thì hàng hoá nào nhập kho sau thì sẽ đợc xuất trớc và lấy giá của lô hàng đó làm cơ sở tính trị giá mua thực tế của hàng xuất kho

u điểm: Phơng pháp này làm cho doanh thu hiện tại phù hợp với chi phí hiện tại vì

doanh thu hiện tại đợc tạo ra từ giá trị hàng hoá đợc mua ngày gần đó Nếu giá thị trờng

có xu hớng tăng lên thì phơng pháp này sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm đợc số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp

Nhợc điểm: Giá trị của hàng tồn kho không phản ánh chính xác giá trị thực của nó.

3.4 Phơng pháp thực tế đích danh:

Thực chất của phơng pháp này là tính trị giá của từng lô hàng xuất bán Theo

ph-ơng pháp này, khi xuất lô hàng nào thì lấy giá trị mua thực tế của lô hàng đó để tính trị giá mua thực tế của hàng xuất kho

u điểm: Phơng pháp này là lý tởng nhất vì nó phản ánh rất chính xác giá của từng

lô hàng xuất bán và hàng tồn kho

Nhợc điểm: Việc áp dụng phơng pháp này làm cho công việc trở nên rất phức tạp

đòi hỏi kế toán phải mở sổ chi tiết để quản lý đợc hàng hoá theo từng lô, theo từng lần nhập và giá nhập Do đó, phơng pháp này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hoá, hàng hoá có giá trị cao và có thể chia ra từng lô, từng chi tiết riêng lẻ

Tóm lại, việc lựa chọn phơng pháp tính giá vốn hàng bán nào là do doanh nghiệp quyết định sao cho phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp mình

và phải tuân theo nguyên tắc “nhất quán”

4 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:

4.1 Kế toán chi phí bán hàng:

4.1.1 Khái niệm chi phí bán hàng:

Chi phí bán hàng (CP BH) là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ Bao gồm:

- Chi phí nhân viên bán hàng: gồm các khoản tiền lơng, phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản hàng hoá, vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ

và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ

- Chi phí vật liệu bao bì: các chi phí về vật liệu, bao bì dùng để bao gói sản phẩm, hàng hoá; chi phí vật liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, nhiên liệu cho vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ

- Chi phí dụng cụ, đồ dùng: chi phí về các dụng cụ đo lờng, tính toán, làm việc trong khâu tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, dịch vụ

- Chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản hàng hoá, bộ phận bán hàng nh: khấu hao nhà kho, cửa hàng, phơng tiện vận chuyển

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: các chi phí phục vụ cho khâu tiêu thụ sản phẩm nh chi phí mua ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho bãi, tiền thuê bốc vác hàng hoá đi tiêu thụ, hoa hồng phải trả cho các đại lý và các đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu.

- Chi phí khác bằng tiền khác: các chi phí phát sinh trong khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ ngoài các chi phí kể trên nh chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, chi phí chào hàng, quảng cáo, tiếp khách…

4.1.2 Tài khoản kế toán sử dụng:

Kế toán sử dụng TK 641 Chi phí bán hàng– để phản ánh tập hợp và kết chuyển các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ, lao vụ

Kết cấu TK 641:

Bên Nợ:

 Các khoản CPBH thực tế phát sinh

Bên Có:

 Các khoản ghi giảm CPBH

 Kết chuyển CPBH để xác định kết quả kinh doanh (cho hàng đã bán), để chờ kết chuyển (cho hàng còn lại)

TK 641 không có số d cuối kỳ và đợc mở chi tiết theo từng nội dung chi phí kể trên tơng ứng với các TK cấp 2:

4.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:

4.2.1 Khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp:

Chi phí quản lý doanh nghiệp (CP QLDN) là toàn bộ chi phí có liên quan đến hoạt

động sản xuất, kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý điều hành chung của toàn doanh nghiệp Bao gồm:

- CP nhân viên QLDN gồm: tiền lơng và các khoản phụ cấp, ăn ca phải trả cho ban giám đốc, nhân viên ở các phòng ban và các khoản trích theo BHXH, BHYT, KPCĐ

- CP vật liệu quản lý: trị giá thực tế của các loại vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động quản lý của ban Giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ của doanh nghiệp; cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ dùng chung của doanh nghiệp

- CP đồ dùng văn phòng: chi phí về dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý chung của doanh nghiệp

- CP khấu hao TSCĐ: khấu hao của những TSCĐ dùng chung doanh nghiệp nh văn phòng làm việc của doanh nghiệp, vật kiến trúc, phơng tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn, thiết bị văn phòng…

- Thuế, phí, lệ phí: thuế môn bài, thuế nhà đất và các khoản phí, lệ phí khác

- CP dự phòng: dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi

- CP dịch vụ mua ngoài: điện, nớc, điện thoại, fax, thuê nhà văn phòng, thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ khối văn phòng doanh nghiệp…

- CP khác bằng tiền khác: các khoản chi phí khác bằng tiền mặt chi ra để phục vụ chi việc điều hành chung của toàn doanh nghiệp nh CP tiếp khách, hội nghị, công tác phí, CP kiểm toán…

4.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng:

Kế toán sử dụng TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp– để phản ánh, tập hợp và kết chuyển các CP quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và CP liên quan đến hoạt

động của doanh nghiệp

TK 642 không có số d cuối kỳ và đợc mở chi tiết theo từng nội dung CP kể trên

5.1 Khái niệm và phơng pháp xác định kết quả bán hàng:

Kết quả bán hàng là chỉ tiêu phản ánh kết quả cuối cùng về tiêu thụ sản phẩm, dịch

vụ thể hiện ở lỗ hay lãi về tiêu thụ sản phẩm

Kết quả

bán hàng =

Tổng doanh thu thuần về

BH và CCDV

-Tổng giá

vốn hàng bán

-Chi phí

-Chi phí QLDN

5.2 Tài khoản sử dụng:

Để xác định kết quả bán hàng, kế toán chủ yếu sử dụng các TK sau:

+ TK 911 Xác định kết quả kinh doanh:– đợc dùng để phản ánh kết quả hoạt

động sản xuất kinh doanh và các hoạt động của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán

Kết cấu TK 911:

Bên Nợ:

 Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ xuất đã tiêu thụ

 Chi phí hoạt động tài chính và chi phí bất thờng

 Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

 Kết chuyển số lợi nhuận trớc thuế trong kỳ

Bên Có:

 Doanh thu bán hàng thuần của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ

 Doanh thu hoạt động tài chính và doanh thu bất thờng

 Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ

+ TK 421 Lợi nhuận ch– a phân phối: đợc dùng để phản ánh kết quả kinh doanh

(lãi, lỗ) và tình hình phân phối kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

Kết cấu TK 421:

Bên Nợ:

 Số lỗ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ

 Phân phối tiền lãi

Bên Có:

 Số thực lãi về kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ

 Số lãi cấp dới nộp lên đợc cấp trên cấp bù

 Xử lý các khoản lỗ về kinh doanh

5.3 Trình tự kế toán: (sơ đồ 08)

Chơng II Thực trạng về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Deka

I Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Deka.

1 Quá trình hình thành và phát triển:

Công ty TNHH Deka là một doanh nghiệp t nhân, thực hiện hạch toán kinh doanh

độc lập, tự chủ về mặt tài chính, có t cách pháp nhân Công ty mở tài khoản tại ngân hàng thơng mại cổ phần Quốc tế chi nhánh Ba Đình, đợc sử dụng con dấu riêng theo mẫu Nhà nớc quy định

Tên Công ty : Công ty TNHH TNHH Deka

Tên giao dịch : Deka limited company

Địa chỉ : số 8 lô 1A khu đô thị Trung Yên

Đại diện : Giám đốc Phạm Quang Đạt

Trải qua hơn 6 năm kinh doanh với sự vơn lên không ngừng của lãnh đạo, tập thể cán

bộ, công nhân viên, Công ty TNHH Deka đã trởng thành và lớn mạnh không ngừng về mọi mặt, cơ sở vật chất ngày càng hoàn thiện và phù hợp với nền kinh tế thị trờng hiện nay, nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên và từng bớc hội nhập với nền kinh tế thị trờng

Ngành nghề kinh doanh: buôn bán dợc, mỹ phẩm, hàng tiêu dùng

Công ty TNHH Deka đợc thành lập ngày 02/01/2001 Khi mới thành lập chỉ buôn bán hàng dợc phẩm nhập khẩu từ Đức

Đến năm 2004 Công ty mở rộng mặt hàng mỹ phẩm Florena

Năm 2005 là nhà phân phối của mỹ phẩm Essance – LG Hàn Quốc

Năm 2006 Công ty bắt đầu nhập khẩu trực tiếp hoá chất sinh phẩm Merieux do Pháp sản xuất

2 Chức năng, nhiệm vụ của hoạt động sản xuất kinh doanh chính:

Công ty TNHH Deka là một doanh nghiệp thơng mại, thực hiện việc xúc tiến, trao

đổi kinh doanh giữa Việt Nam và các nớc khác

- Công ty TNHH Deka chủ yếu thực hiện nhiệm vụ trên hai lĩnh vực:

+ Lĩnh vực nhập khẩu

+ Lĩnh vực kinh doanh thơng mại

- Chức năng chính của Công ty:

+ Nhập khẩu trực tiếp hoá chất sinh phẩm của hãng Bio Merieux – Pháp

+ Nhập khẩu ủy thác các mặt hàng thuốc của Đức qua các Công ty dợc phẩm của Nhà nớc nh: Công ty dợc phẩm Trung ơng I, Công ty dợc phẩm Trung ơng II, Công ty xuất nhập khẩu y tế Việt Nam …

+ Phân phối hàng tiêu dùng: mỹ phẩm Essance, Florena, xi Kiwi…

- Thực hiện đầy đủ mọi cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký cũng nh việc thực hiện các chế độ, chính sách về quản lý và sử dụng tiền vốn, vật t, tài sản, thực hiện hoạch toán kinh tế, bảo toàn và phát triển nguồn vốn, thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà n-

ớc theo đúng luật pháp hiện hành và hớng dẫn của Bộ Thơng mại

- Không ngừng đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên chức theo chính sách của Nhà nớc, quan tâm, chăm lo đời sống, tạo điều kiện cho ngời lao động phát huy hết khả năng của mình Thông qua hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thơng mại, Công ty đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của mình tạo ra việc làm và thu nhập cho ngời lao động, góp phần phát triển vào nền kinh tế quốc dân

- Đảm bảo an toàn xã hội, an ninh chính trị, bảo vệ môi trờng xanh, sạch đẹp theo

đúng quy đinh pháp luật thuộc phạm vi quản lý của Công ty

Nói chung, với chức năng và nhiệm vụ nh trên, Công ty đã hoàn toàn tự chủ trong kinh doanh Song trong nền kinh tế thị trờng bất kỳ một đơn vị kinh tế nào muốn khẳng

định mình cũng phải cạnh tranh khá gay gắt Đây cũng chính là yếu tố quan trọng đòi hỏi Công ty không ngừng phấn đấu nâng cao chất lợng về mặt hàng kinh doanh cùng với nhu cầu về số lợng và giá cả Để thực hiện đợc điều đó Công ty phải đi sâu vào nghiên cứu thị trờng, khả năng kinh doanh đồng thời phải hoàn thiện các công cụ quản

lý và tổ chức bộ máy quản lý sao cho phù hợp với quy mô, chức năng, nhiệm vụ của mình để đạt đợc hiệu quả kinh tế cao nhất.

3 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty:

3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý: (sơ đồ 09)

3.2 Cơ cấu tổ bộ máy quản lý của Công ty:

Công ty TNHH Deka đợc thành lập theo mô hình trực tuyến, bộ máy gọn nhẹ, điều hành hoạt động theo chế độ một thủ trởng Đứng đầu Công ty là Giám đốc ngời có thẩm quyền cao nhất đồng thời là pháp nhân đại diện trớc pháp luật và khách hàng

Giám đốc là ngời phụ trách chung về hoạt động sản xuất kinh doanh, về nhân sự và trực tiếp chỉ đạo phòng kế toán

Giúp việc cho Giám đốc là phó Giám đốc có nhiệm vụ phụ trách kinh doanh và quản lý các phòng chức năng: phòng kế hoạch và xuất, nhập khẩu, phòng hành chính, phòng kinh doanh, phòng kế toán

Phó Giám đốc chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về việc chỉ đạo, kiểm tra về các mặt công tác mà Giám đốc giao, đồng thời thay mặt cho Giám đốc giải quyết các công việc khi Giám đốc vắng mặt trong phạm vi phụ trách và có thể đợc uỷ quyền

3.3 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:

- Phòng hành chính : có nhiệm vụ xây dựng và biên chế lao động hàng năm, lập

kế hoạch, dự án đào tạo, tuyển dụng, bố trí sử dụng lao động một cách hợp lý theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

- Phòng tài chính kế toán : có nhiệm vụ tính toán, ghi chép, phản ánh liên tục, toàn

diện và có hệ thống các hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh, giám sát mọi hoạt động của Công ty thông qua chỉ tiêu giá trị của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hạch toán Qua đó cung cấp các thông tin cho quản lý về tình hình hoạt

động của Công ty nhằm thực hiện chức năng tham mu giúp cho Giám đốc trong công tác quản lý tài chính kế toán của Công ty

- Phòng kinh doanh : có vai trò hết sức quan trọng trong Công ty Phòng kinh

doanh có nhiệm vụ xây dựng và tham mu cho lãnh đạo về kế hoạch tìm kiếm, khảo sát

thị trờng và tiêu thụ sản phẩm Đồng thời chịu trách nhiệm quản lý các bộ phận kinh doanh của phòng, thực hiện các hợp đồng kinh tế do Giám đốc uỷ thác.

- Phòng kế hoạch và xuất nhập khẩu : có nhiệm vụ chính là xây dựng kế hoạch

xuất nhập khẩu, chủ động tìm kiếm thị trờng trong và ngoài nớc

II Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Deka:

1 Chế độ kế toán áp dụng:

Hiện nay, Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán và báo cáo tài chính do

Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 48/TC – CĐKT ngày 01/01/2007 và thông tquy định sửa đổi bổ sung

* Hình thức tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Deka:

- Niên độ kế toán: Đợc tính theo dơng lịch từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm

- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng

- Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký sổ cái

- Phơng pháp tính thuế GTGT: Đợc tính theo phơng pháp khấu trừ

- Phơng pháp khấu hao tài sản cố định:

+ Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: Đợc đánh giá theo nguyên giá (giá trị ban đầu) và giá trị còn lại

+ Phơng pháp tính khấu hao: Đợc tính theo phơng pháp bình quân

- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: Kê khai thờng xuyên

- Phơng pháp kế toán giá vốn hàng bán: Bình quân gia quyền

- Kỳ lập báo cáo: Quý

- Hệ thống báo cáo của Công ty:

+ Bảng cân đối kế toán

+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

+ Bản thuyết minh báo cáo tài chính

+ Bảng cân đối tài khoản

* Trình tự ghi sổ: (sơ đồ 10)

2 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty:

Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo hình thức tập trung từ việc hạch toán bắt đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, ghi sổ chi tiết đến việc lập báo cáo Nhân viên kế toán đợc điều hành trực tiếp từ kế toán trởng.

2.1 Sơ đồ bộ máy kế toán: (sơ đồ 11).

2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:

- Kế toán tr ởng : kiêm kế toán tổng hợp, có nhiệm vụ tổ chức, điều hành toàn bộ hệ

thống kế toán của Công ty, làm tham mu cho Giám đốc về hoạt động tài chính, lập kế hoạch, tìm nguồn tài trợ, vay vốn ngân hàng, tổ chức kiểm tra công tác kế toán trong toàn Công ty, nghiên cứu, vận dụng chế độ, chính sách về tài chính kế toán của Nhà nớc vào đặc điểm của Công ty, xét duyệt báo cáo kế toán của toàn Công ty trớc khi gửi lên cơ quan chủ quản, cơ quan tài chính, ngân hàng đồng thời tham m… u cho Giám đốc bố trí, sắp xếp nhân sự của phòng tài chính kế toán

- Kế toán tiền mặt, tiền gửi, công nợ : có nhiệm vụ theo dõi quá trình thanh toán

trong hoạt động kinh doanh của các phòng, mở L/C khi thực hiện các hợp đồng ngoại, theo dõi yêu cầu của từng phòng khi có hợp đồng mua bán, đồng thời theo dõi tiền gửi, tiền vay của Công ty

- Kế toán bán hàng: ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ kế toán, tập hợp các chi phí

và xác định kết quả kinh doanh (lỗ – lãi)

- Kế toán kho, l ơng, BHXH, tài sản cố định : viết phiếu nhập kho, xuất kho, cập

nhật số lợng hàng hoá nhập – xuất – tồn về mặt số lợng và giá trị, tính giá vốn hàng hoá nhập khẩu, tính lơng và trích BHXH cho công nhân viên, quản lý, theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu đồng thời theo dõi tình hình tăng giảm, phân bổ, trích khấu hao TSCĐ

Từ những kết quả tính đợc ở trên tại Công ty TNHH Deka, ta rút ra nhận xét nh sau:

So với năm 2005, doanh thu thuần của năm 2006 tăng 5 568 894 560 đồng với tỷ lệ tơng ứng là 27.75% trong khi đó giá vốn của hàng bán tăng 4 438 463 640 đồng với tỷ

lệ là 30.33% Điều này cho thấy hiệu quả sử dụng vốn có tơng đối tốt

Chi phí kinh doanh năm sau cao hơn năm trớc là 1 910 028 279đồng với tỷ lệ tăng

là 44.27% Đây cũng là yếu tố nghịch chiều làm giảm lợi nhuận kinh doanh của Công ty

Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh tăng làm cho thuế thu nhập doanh nghiệp cũng tăng lên 296 931 910 đồng và dẫn đến lợi nhuận sau thuế năm sau so với năm trớc tăng

Do đó, lơng của cán bộ, nhân viên trong Công ty khá ổn định qua các năm

Với những kết quả mà Công ty TNHH Deka đã đạt đợc trong 2 năm qua cho thấy tình hình kinh doanh của Công ty là rất khả quan

iii kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Deka.

1 Kế toán doanh thu bán hàng:

1.1 Nội dung doanh thu bán hàng tại Công ty:

Doanh thu bán hàng của Công ty TNHH Deka chủ yếu là doanh thu từ hoạt động kinh doanh mỹ phẩm Essance, Florena, xi Kiwi và các mặt hàng thuốc chữa bệnh và…hóa chất sinh phẩm do các nớc nh Đức, Pháp, Hàn Quốc, áo sản xuất.…

Doanh thu bán hàng = Số lợng hàng xuất bán x Giá bán (cha có thuế GTGT).

1.2 Tổ chức kế toán doanh thu bán hàng:

- Chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng:

+ Hoá đơn GTGT

+ Phiếu xuất kho

+ Phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có của ngân hàng

- Để phản ánh doanh thu tiêu thụ hàng hoá trong kỳ, kế toán sử dụng TK 511 –

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Ngoài ra, kế toán còn sử dụng Tài khoản

liên quan khác nh: TK 111, 112, 131, 331, 333…

* Các phơng pháp bán hàng Công ty áp dụng:

Hiện nay, Công ty áp dụng phơng thức bán buôn, bán lẻ hàng hoá

Bán buôn là hoạt động nhằm bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ cho ngời mua về

bán lại hoặc để kinh doanh Theo phơng thức bán hàng này, hàng hoá tuy đã đợc bán nhng cha đến tay ngời tiêu dùng

Đặc điểm của bán buôn hàng hoá tại Công ty TNHH Deka:

- Đối tợng bán hàng hoá là nhà phân phối, bệnh viện tỉnh, trung ơng, các Công ty

d-ợc phẩm và các tổ chức kinh tế khác

- Khối lợng hàng bán ra là những đơn đặt hàng nhỏ lẻ nhng với tổng trị giá thanh toán là lớn

- Thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, chuyển khoản, séc

Cơ sở cho mỗi nghiệp vụ bán buôn hàng hoá ở Công ty TNHH Deka là các hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc các đơn đặt hàng của khách hàng Hình thức này đợc Công ty thực sự chú trọng và đem lại hiệu quả

Phơng thức bán buôn chủ yếu mà Công ty áp dụng là phơng thức bán buôn qua kho Theo hình thức này, hàng hoá đợc đa về kho doanh nghiệp rồi mới trực tiếp chuyển đi bán cho khách hàng

Bán lẻ hàng hoá ở Công ty TNHH Deka chủ yếu là bán những đơn hàng nhỏ lẻ,

th-ờng là bán cho hệ thống các cửa hàng chuyên doanh, siêu thị phục vụ nhu cầu sinh hoạt Hình thức thanh toán chủ yếu là tiền mặt

Doanh số bán lẻ tuy không cao so với doanh số bán buôn nhng nó cũng góp phần nâng cao doanh số bán hàng cho Công ty

1.3 Phơng pháp hạch toán:

a Bán buôn trực tiếp thu tiền ngay:

Ví dụ: Ngày 28/03/2007 Công ty TNHH Deka bán thuốc cho khoa dợc bệnh viện

Quân y 103 - Đờng Phúc La – Hà Đông – Hà Tây số hàng nh sau:

5 Fresofol 1% 50 ml lọ 80 189 000 15 120 000Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt với tổng số tiền hàng nh trên là

51 660 000 đồng (cha bao gồm thuế GTGT), thuế suất thuế GTGT là 10%

Phòng kinh doanh viết hoá đơn bán hàng (phụ lục 01) và hoá đơn GTGT (phụ lục 02) sau đó chuyển sang phòng kế toán, kế toán kiểm tra rồi chuyển xuống thủ kho Thủ

kho căn cứ vào hoá đơn lập phiếu xuất kho (phụ lục 03) và xuất hàng.

Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng theo định khoản:

Nợ TK 111 56 826 000

Có TK 333(1) 5 166 000Cuối tháng căn cứ hoá đơn GTGT và ghi sổ theo dõi hoá đơn, kế toán lập chứng từ ghi sổ số 12 ngày 28/03/2007 (phụ lục 04) và căn cứ vào chứng từ ghi sổ số 12 kế toán

ghi vào sổ cái TK 511

b Bán buôn trực tiếp khách hàng ch a trả tiền :

Ví dụ: Ngày 05/03/2007 Công ty TNHH Deka ký một hợp đồng bán thuốc cho

Công ty dợc phẩm Hải Phòng mặt hàng thuốc Fresofol với tổng số tiền thanh toán là 42

525 000 đồng (cha bao gồm thuế GTGT), thuế suất thuế GTGT là 10% Kế toán định khoản:

c Nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá:

Khi khách hàng mua hàng với số lợng ít thì nhân viên bán hàng sẽ lập báo cáo hàng ngày và căn cứ vào báo cáo này kế toán lập sổ chi tiêt bán hàng và định khoản:

Nợ TK 111, 112, 131

Có TK 511

Có TK 333(1)

Ví dụ: Ngày 11/03/2007, nhân viên bán hàng của Công ty nộp báo cáo bán hàng

với tổng số tiền là 5 913 380 đồng Nhân viên bán hàng nộp đủ số tiền

Từ báo cáo bán hàng ngày 11/03/2007 (phụ lục 06) kế toán ghi vào sổ chi tiết bán

hàng Từ phiếu thu, báo cáo ban hàng hàng ngày và sổ chi tiết bán hàng, kế toán định khoản:

Nợ TK 111 5 913 380

Có TK 511 5 375 800

Có TK 333(1) 537 580Cuối tháng, kế toán lập chứng từ ghi sổ số 14 về doanh thu của Công ty (phụ lục 07) Kế toán sau khi đối chiếu các số liệu trên các sổ chi tiết và báo cáo chuyển đến, căn

cứ vào chứng từ ghi sổ số 09, 14 và sổ cái TK 511 (phụ lục 08).

2 Kế toán giá vốn hàng bán:

2.1 Tài khoản kế toán sử dụng:

Để hạch toán giá vốn hàng bán kế toán sử dụng TK 632 Giá vốn hàng bán.–Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác nh: TK 154, 156, 157, 911…

Số lợng hàng còn đầu

kỳ

+ +

Trị giá mua thực tế của hàng nhập trong kỳ

Số lợng hàng nhập trong kỳ

Sau đó tính trị giá mua thực tế của hàng xuất bán trong kỳ theo công thức:

2.3 Kế toán giá vốn hàng bán:

Ví dụ: Trong tháng 3/2007, kế toán tính trị giá vốn thực tế xuất kho mặt mỹ phẩm

Essance theo bảng kê số 8 – Tổng hợp nhập xuất tồn (phụ lục 09).

Số lợng hàng tồn đầu tháng : 35 thùng x 10 hộp

Trị giá thực tế hàng tồn đầu tháng : 30 800 000

Số hàng nhập kho trong tháng : 400 thùng x 10 hộp = 4 000 hộpTrị giá thực tế hàng nhập kho trong tháng : 352 000 000

Số hàng xuất kho trong tháng : 370 thùng x 10 hộp = 3 700 hộp Trị giá mua thực tế 30 800 000 + 352 000 000

của hàng xuất kho = x 3 700

(phụ lục 11).

3 Kế toán chi phí quản lý kinh doanh:

Theo quyết định số 48/TC – CĐkế toán ban hành ngày 01/01/2007 và các thông t quy định sửa đổi bổ sung áp dụng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì việc hạch toán chi phí bán hàng – TK 641 và chi phí quản lý doanh nghiệp – TK 642 đợc thay

thế bằng TK 642 Chi phí quản lý kinh doanh– TK này đợc mở chi tiết với hai tài khoản cấp 2:

tập hợp vào Chi phí bán hàng TK 642(1)– Cuối kỳ, Công ty sẽ kết chuyển sang TK

911 để xác định kết quả tiêu thụ

* Trình tự kế toán:

Trong kỳ có các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng đều

đ-ợc kế toán theo dõi, ghi chép Cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ cái TK 642(1)

Ví dụ: Các nghiệp vụ kinh tế tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong

tháng 03/2007 của Công ty TNHH Deka: (phụ lục 12).

Nợ TK 6421(8) 280 000

Có TK 111 280 000Cuối tháng, kế toán tiến hành tính toán và kết chuyển chi phí bán hàng sang TK

911 để xác định kết quả bán hàng:

Nợ TK 911 28 158 240

Có TK 642(1) 28 158 240

3.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:

Chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty bao gồm những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ khác liên quan đến hoạt động của cả Công

ty nh: chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng phục vụ cho công tác quản lý, thuế, phí và lệ phí, chi phí dự phòng đ… ợc tập hợp vào

Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642(2).– Cuối kỳ, Công ty kết chuyển sang TK 911

để xác định kết quả tiêu thụ

* Trình tự kế toán:

Trong kỳ có các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp đều đợc kế toán theo dõi, ghi chép Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán lập các chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ cái TK 642(2) và cuối tháng tập hợp chi phí và thực hiện bút toán kết chuyển

Ví dụ: Trong tháng 03/2007, nội dung hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại

Công ty TNHH Deka (phụ lục 13) cụ thể nh sau:

Giá vốn hàng bán

CP BH, CP QLDN

* Trình tự kế toán:

Việc xác định kết quả tiêu thụ thờng đợc thực hiện vào cuối tháng Kế toán thực hiện việc kết chuyển doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả hoạt động bán hàng Phần chênh lệch giữa

bên Nợ và bên Có của TK 911 sẽ đợc kết chuyển vào TK 421 Lợi nhuận ch– a phân phối.

Ví dụ: Kết quả bán hàng tháng 03/2007 tại Công ty TNHH Deka (phụ lục 14) đợc

xác định nh sau:

- Kết chuyển doanh thu thuần từ hoạt động bán hàng:

Nợ TK 511 1 110 430 230

Có TK 911 110 430 230

= 90 733 670+ Kết chuyển lãi

Nợ TK 911 90 733 670

Có TK 421 90 733 670

Chơng III Một số nhận xét và đề xuất đóng góp

nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng

và xác định kết quả bán hàng tại

bộ máy quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng.

1 u điểm:

* Về tổ chức bộ máy kế toán:

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh, Công ty đã lựa chọn mô hình tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung, bộ máy kế toán gọn nhẹ, đội ngũ nhân viên nhiệt tình, trung thực, có trình độ, năng lực đợc bố trí hợp lý phù hợp với khả năng của từng ngời, tạo điều kiện nâng cao trách nhiệm đối với công việc đợc giao Đồng thời, các thông tin do bộ phận kế toán của Công ty cung cấp thờng chính xác, đầy đủ và kịp thời giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận kế toán và việc lâp báo cáo kế toán thuận lợi, dễ dàng

* Về hệ thống tài khoản kế toán:

Công ty đã tuân thủ theo đúng hệ thống tài khoản kế toán nói chung và vận dụng một cách linh hoạt, phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Hệ thống tài khoản mà Công ty đang sử dụng trong việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế xảy ra nói chung và trong quá trình bán hàng nói riêng khá đầy đủ, phản ánh chính xác

* Về hình thức sổ kế toán:

Công ty áp dụng hình thức Nhật ký sổ cái Đây là hình thức đơn giản và phù hợp với trình độ, khả năng của nhân viên kế toán, phù hợp với đặc điểm kinh doanh và loại hình hoạt động của Công ty Hơn nữa, Công ty sử dụng phần mềm kế toán Misa nên giảm đợc phần lớn công việc ghi chép, nhầm lẫn số liệu Đồng thời việc lập báo cáo và

cung cấp các chỉ tiêu tại Công ty đợc tiến hàng nhanh chóng, kịp thời, thuận tiện cho công tác quản lý.

2 Tồn tại:

Ngoài những u điểm kể trên thì công tác kế toán bán hàng và xác định kết kinh doanh của Công ty không tránh khỏi những hạn chế nhất định cần nghiên cứu, khắc phục nhằm hoàn thiện công tác kế toán

Thứ hai: Về phơng pháp phân bổ chi phí quản lý kinh doanh:

Toàn bộ chi phí quản lý kinh doanh cho số hàng bán ra và số hàng còn trong kho cuối kỳ đợc kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả bán hàng Với trờng hợp chi phí này nhỏ thì làm nh vậy không ảnh hởng nhiều đến kết quả kinh doanh của Công ty Nhng khi Công ty ngày càng phát triển thì việc xác định kết quả kinh doanh của Công

ty sẽ không đợc chính xác

Thứ ba: Về chiết khấu thanh toán:

Việc hạch toán quá trình bán hàng khi có nghiệp vụ chiết khấu cho khách hàng, Công ty quan niệm đây là khoản tiền thởng cho khách hàng do thanh toán đúng hạn quy

định và khoản tiền này phục vụ cho quá trình bán hàng nên hạch toán vào chi phí bán hàng nh vậy là không hợp lý

Thứ t : Về công tác phòng ngừa rủi ro:

Hiện nay, Công ty không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thất sẽ ảnh hởng đến kết

quả sản xuất kinh doanh do giảm giá vật t, thành phẩm, hàng hoá tồn kho có thể xảy ra trong năm kế hoạch

Hơn nữa, trong quá trình bán hàng Công ty còn áp dụng hình thức thanh toán chậm cho khách hàng cha có khả năng thanh toán do đó kế toán không lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

Trong hai trờng hợp này, Công ty buộc phải hạch toán lỗ Vì vậy, Công ty TNHH Deka cha đảm bảo đợc nguyên tắc “thận trọng” – một nguyên tắc rất quan trọng trong công tác kế toán

II Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Deka.

Trớc yêu cầu hoàn thiện hơn công tác kế toán cho phù hợp với chế độ Nhà nớc, với trình độ của cán bộ kế toán Công ty trên cơ sở những kiến thức đợc học và những tìm hiểu về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Deka, em xin đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác

định kết quả kinh doanh của Công ty nh sau:

Thứ nhất: Hoàn thiện sổ sách kế toán:

Công ty TNHH Deka là doanh nghiệp kinh doanh thơng mại nên số lợng các nghiệp vụ bán hàng xảy ra nhiều, bên cạnh đó Công ty còn áp dụng hình thức thanh toán chậm Do đó, để quản lý tiền vốn, theo dõi tình hình bán hàng và tình hình thanh toán của khách hàng đợc thuận lợi, nhanh chóng, giảm bớt đợc khối lợng ghi ở Nhật ký

sổ cái và tiết kiệm đợc thời gian ghi sổ, Công ty nên sử dụng thêm sổ Nhật ký bán hàng sau (phụ lục 15).

Thứ hai: Hoàn thiện phân bổ chi phí quản lý kinh doanh:

Hiện nay, Công ty không phân bổ chi phí quản lý kinh doanh cho số hàng đợc bán trong kỳ và số hàng còn tồn kho Để xác đinh đúng kết quả bán hàng, Công ty nên tiến hàng phân bổ chi phí này Việc phân bổ nên thực hiện theo công thức:

+

Chi phí QLKD phát sinh trong kỳ

-Chi phí QLKD tính cho hàng còn lại cuối kỳ

+

Chi phí QLKD phát sinh trong kỳ

Trị giá hàng tồn cuối kỳ

x

Trị giá hàng tồn cuối kỳ

Ví dụ: Trong quý II/2007, kế toán tính toán nh sau:

Tổng chi phí quản lý kinh doanh: 148 352 050

Trị giá hàng xuất bán trong quý: 285 420 250

Trị giá hàng tồn kho cuối quý: 79 214 250

Thứ ba: Hoàn thiện chiết khấu thanh toán cho khách hàng:

Về bản chất, cần phân loại chiết khấu: Chiết khấu thơng mại và chiết khấu thanh toán

- Chiết khấu thơng mại là chiết khấu dành cho ngời mua hàng với số lợng lớn

- Chiết khấu thanh toán là chiết khấu dành cho ngời mua thanh toán sớm tiền hàng

Do vậy, khách hàng mua hàng với số lợng lớn, Công ty nên áp dụng chiết khấu thanh toán thơng mại và khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán định khoản:

Nợ TK 521

Nợ TK 333(1)

Có TK 111, 112, 131Cuối kỳ kết chuyển, ghi giảm trừ doanh thu:

Nợ TK 511

Có TK 521Khi khách hàng thanh toán sớm tiền hàng sẽ đợc hởng chiết khấu thanh toán với

định khoản:

Nợ TK 635

Có TK 111, 112, 131Cuối kỳ, kế toán kết chuyển sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh:

Nợ TK 911

Có TK 635

Thứ t : Công tác dự phòng:

a Giảm giá hàng tồn kho:

- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho giúp cho Công ty có nguồn vốn tài chính để bù

đắp tổn thất Vì vậy, Công ty cần khắc phục và xem xét để có cách quản lý vốn một cách hiệu quả nhất Việc trích lập này đợc quy định theo điều 19 chuẩn mực 2 – hàng tồn kho

- Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện đợc của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

tr Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc quy định riêng cho từng mặt hàng đợc thực hiện vào cuối niên độ kế toán (31/12), trớc khi lập báo cáo tài chính chỉ lập dự phòng hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp

- Để phản ánh trích lập dự phòng và xử lý trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn

kho, kế toán sử dụng TK 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.–

Kết cấu của TK này nh sau:

+ Bên Nợ: phản ánh việc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

+ Bên Có: phản ánh việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho+ Trờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuôí kỳ kế toán năm tr-

ớc thì kế toán hoàn số chênh lệch này:

Nợ TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Có TK 362 – Giá vốn hàng bán

b Nợ phải thu khó đòi:

Hiện nay, Công ty có áp dụng hình thức bán chịu cho khách hàng thờng xuyên, với khối lợng lớn dựa trên các hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn đặt hàng của khách hàng Mặc dù các điều khoản thống nhất giữa hai bên rất chặt chẽ song các khoản phải thu đó tơng đối nhiều Do đó, việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là một khâu thiết yếu, tránh xảy ra tổn thất

- Việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi đợc thực hiện vào cuối niên độ kế toán

tr-ớc khi lập Báo cáo tài chính và để phản ánh trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi kế

toán sử dụng TK 139 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho –

Kết cấu của TK này nh sau:

Bên Nợ: Các khoản phải thu khó đòi đã xử lý.

Hoàn nhập dự phòng vào cuối niên độ kế toán

Bên Có: Trích lập dự phòng vào cuối niên độ kế toán.

- Trình tự hạch toán: