Các nguyên lý quản lý dự án part 3 pps

Ban QLDA ho t ñ ng m t th th ng nh t ñ i tư ng c a ho t ñ ng qu n lý Văn hố t ch c m t cơng c chi n lư c m nh ñ hư ng ban QLDA t i m c tiêu k t qu chung Thành ph n c a văn hoá t ch c có: - bi t v trí c a ban (đ i v i thành viên c a ban); - giá tr tiêu chu n hành vi; - thơng l ho t đ ng th c t ; - h th ng truy n thơng văn hố giao ti p; - ngun t c, tiêu chí c a quy n h n trách nhi m, c a quy ch quy n l c; - nguyên t c c a m i quan h khơng th c; - thơng l truy n th ng hình thành ban; - m i quan h gi a m i ngư i v i nhau; - ñ o ñ c cơng vi c lao đ ng Ki u qu n lý th hi n ñ c ñi m c a vi c quy t ñ nh qu n lý th (hình th c qu n lý) phương pháp th c hi n quy t ñ nh qu n lý (địn b y qu n lý) Ki u qu n lý ph i phù h p v i văn hoá t ch c c a ban QLDA ñ c ñi m c a ngư i làm vi c ban Có ki u qu n lý sau (b ng 3.3): Ki u 1: hình th c qu n lý t p trung v i quy t ñ nh ñư c ñưa b i m t cá nhân lãnh t c a ban Hình th c phù h p v i văn hoá t ch c h u cơ, nghĩa thành viên c a ban nh ng ngư i thi hành l i, thu c d ng quan h gia đình ðịn b y qu n lý trư ng h p uy tín c a ngư i lãnh đ o Ki u 2: hình th c qu n lý th trư ng, quy t ñ nh ñư c ñưa theo quy lu t th trư ng th trư ng thư c ño b n cho hi u qu c a quy t đ nh ðịn b y b n tác ñ ng lên ngư i ti n v t ch t, tương ng v i vi c coi c ng tác viên ch th c a th trư ng lao ñ ng Ngư i lãnh ñ o s m nh hi u qu n u ñ m b o cho c ng tác viên s ñ n bù v t ch t, tương ng v i s c l c h b ra, có l i so v i nhà lãnh ñ o khác Hình th c qu n lý phù h p v i văn hoá t ch c thương m i Trong văn hoá t ch c thương m i, thành viên tích c c hư ng t i s tăng ti n ch c v v i tăng thêm trách nhi m, kh i lư ng công vi c m c ñ tăng trư ng v t ch t tương ng B ng 3.3 M i quan h gi a văn hố t ch c, hình th c qu n lý d ng ho t ñ ng chung D ng ho t đ ng chung Hình th c qu n lý ðòn b y qu n lý ph i h p c ng ñ ng t p trung uy tín ph i h p theo cá th th trư ng ti n, v t ch t ph i h p theo trình t hành quan liêu s c m nh, quy n l c dân ch quy t c ñ i tho i ki n th c ph i h p sáng t o 49 Ki u 3: hình th c qu n lý quan liêu bao c p Quy t ñ nh ñư c ñưa b i ngư i lãnh ñ o c p ðòn b y b n tác ñ ng lên ngư i quy n l c, thư ng d a phương pháp tác ñ ng tr c ti p (m nh l nh tr ng ph t) Hình th c phù h p v i văn hố t ch c hành quan liêu, có thành viên tn th k lu t công ngh , nghiêm ch nh th c hi n ch c c a m nh l nh c a th trư ng Ki u 4: hình th c qu n lý dân ch Ki u qu n lý s d ng quy t c m t địn b y b n ð i v i văn hoá t ch c ki u thư ng có nhà chuyên nghi p, m t m t, ñ nh hư ng ñ t t i k t qu (ñ nh n ñư c thêm ki n th c), m t khác, hư ng t i s phát tri n chuyên mơn cá nhân ð t đư c m c tiêu t p th nh ng cá nhân tích c c v i ñ nh hư ng khác khơng th đư c n u khơng có nh ng nguyên t c ng x nh t ñ nh - quy t c Nhưng quy t c c n thi t ph i dân ch ñ ñ m b o ñ t ñư c quy n l i cho ña s tuân th theo quy t c ñ m b o quy n h p pháp cho thi u s Ki u 5: Th i gian g n ñây ngư i ta b t ñ u nh c ñ n m t ki u qu n lý m i v i hình th c qu n lý ñ i tho i Trong ki u qu n lý này, ch c qu n lý ñư c phân chia ñư c th c hi n m t cách có hi u qu b i nhà chuyên nghi p v i s tham gia tích c c ngang hàng c a m i ngư i s h nh ng ch th qu n lý ð c ñi m b n c a ki u qu n lý vi c s d ng ki n th c địn b y qu n lý Ho t đ ng qu n lý ch có th có hi u qu v i ki n th c c a t p th nhà chuyên nghi p lĩnh v c khác 3.3 Ra quy t ñ nh Quy t ñ nh qu n lý hành vi sáng t o c a nhà qu n lý nh m đ nh m c tiêu, chương trình tính ch t ho t đ ng c a ban QLDA ñ gi i quy t m t v n ñ ñó s hi u bi t quy lu t v n ñ ng khách quan phân tích thơng tin v hi n tr ng c a d án mơi trư ng Có th xác ñ nh n i dung c a m t quy t ñ nh nh m tr l i ñư c câu h i: Ph i làm gì? Khơng làm ho c làm khác có đư c hay không? Làm th nào? Ai làm? Khi làm? Làm bao lâu? Làm ñâu? ði u ki n v t ch t ñ th c hi n gì? Quy n h n c a ngư i làm? Trách nhi m c a ngư i làm? Ai s c n tr quy t ñ nh, m c đ cách x lý? Khó khăn s x y cách kh c ph c, tri n v ng c a vi c th c hi n quy t ñ nh? T ch c ki m tra t ng k t báo cáo th nào? H u qu c a vi c quy t ñ nh? Quy t ñ nh trư c ñó ph i hu b ? Quy t ñ nh s ñưa ti p theo? M t s y u t b n nh hư ng ñ n q trình quy t đ nh là: hồn c nh quy t ñ nh; nh hư ng c a ban QLDA, t p th tính cách c a ngư i lãnh ñ o; giá tr truy n th ng văn hoá t ch c c a ban Truy n th ng văn hoá t ch c c a ban QLDA nh hư ng ñ n hành vi m i quan h gi a thành viên ban M t s yêu c u b n ñ i v i quy t ñ nh qu n lý là: tính hi u qu , tính kinh t , tính th i cơ, có s tính kh thi M t v n đ khơng ph n quan tr ng đ đ t hi u qu ñ i v i quy t ñ nh qu n lý phương pháp giao nhi m v cho nh ng ngư i th c hi n c th ð ñưa quy t ñ nh qu n lý ñ n ngư i th c hi n, trư c h t c n chia thành nhi m v c th cho ban qu n lý ho c ngư i th c hi n c th , sau l a ch n ngư i th c hi n Khi giao nhi m v c n ph i tính đ n v trí trách nhi m công tác c a t ng ngư i Bi t giao ñúng ngư i, ñúng vi c y u t quy t đ nh tính hi u qu c a quy t ñ nh qu n lý Có th có nh ng nguyên nhân sau làm cho m t quy t đ nh khơng đư c th c hi n: 50 - quy t ñ nh ñư c th hi n không rõ ràng; - quy t ñ nh ñư c th hi n rõ ràng ngư i th c hi n khơng đư c gi i thích đ y đ ; - quy t ñ nh ñư c th hi n rõ ràng, ngư i th c hi n đư c gi i thích ñ y ñ thi u ñi u ki n phương ti n th c hi n; - quy t ñ nh ñư c th hi n rõ ràng, ngư i th c hi n ñư c gi i thích đ y đ , u ki n phương ti n th c hi n có đ khơng có s đ ng thu n c a ngư i th c hi n v i phương án quy t ñ nh c th Rõ ràng, kh ch n ngư i giao vi c, kh c ph c y u t tiêu c c c khách quan l n ch quan, ñưa quy t ñ nh qu n lý vào cu c s ng c a nhà qu n lý có th lo i b nh ng đ ng tác, cơng vi c, chi phí không c n thi t, làm quan h gi a thành viên t t hơn, kích thích h ho t đ ng tích c c làm cho v n ñ ki m tra vi c th c hi n quy t ñ nh ñơn gi n 3.4 Xung ñ t qu n lý xung ñ t Ban QLDA bao g m thành viên ñ n t nhi u chuyên ngành th c hi n cơng vi c mang tính ch t ña ngành Các thành viên này, m i ngư i l i có đ nh hư ng, m c tiêu, tiêu chu n giá tr , phương pháp làm vi c, kinh nghi m khác nên xung ñ t không th tránh kh i 3.4.1 M t s khái ni m b n S hình thành khơng khí ph i h p đồn k t ban qu n lý không th lo i b xung ñ t Ch nhi m d án c n ph i hi u r ng khơng có xung đ t, khơng có mâu thu n (v n đ ng cho phát tri n) khơng th có s ti n lên phía trư c Vì v y, ch nhi m d án c n ph i nh n bi t ph m trù c a xung ñ t l a ch n chi n lư c gi i quy t xung ñ t ñ th c hi n thành cơng d án Nhìn t góc ñ tâm lý h c, xung ñ t s va ch m c a khuynh hư ng ñ i l p, khơng tương đ ng m t th i kỳ nh n th c c a ngư i Xung đ t có th x y quan h gi a ngư i/nhóm ngư i v i m t ho c m t vài ngư i/nhóm ngư i khác, làm xu t hi n nh ng xúc đ ng tình c m, tâm lý mãnh li t Có th th y rõ nguyên nhân c a xung ñ t s va ch m c a nh ng l i ích, quan ni m, nhu c u, giá tr phương pháp ñ t đ n giá tr khơng tương thích Xung đ t có th theo phương ngang (gi a thành viên không tr c thu c nhau); theo phương d c (gi a c p c p dư i) h n h p Có th có lo i xung ñ t: n i tâm m t ngư i; gi a cá th ; gi a th v i ban qu n lý ngư i; gi a ban qu n lý ngư i Xung đ t có th tr i qua giai ño n: (1) xu t hi n tình hu ng xung ñ t khách quan; (2) nh n bi t xung ñ t; (3) hành ñ ng xung ñ t; (4) tháo d ho c gi i quy t xung đ t Hai giai đo n gi a có th b b qua n u tình hu ng xung ñ t khách quan xu t hi n không ñư c nh n bi t cho ñ n qua ho c đư c gi i quy t giai ño n nh n bi t mà khơng chuy n sang giai đo n hành đ ng Thơng thư ng, xung đ t tr i qua c giai đo n Xung đ t có ch c xây d ng phá v (b ng 3.4) 51 Ngư i lãnh ñ o ph i d đốn trư c nh hư ng có th d n đ n xung đ t c a thay ñ i ñang x y ra, phân tích tồn b h th ng m i quan h c a nhóm ngư i, bi t qu n lý xung đ t tìm phương pháp làm cho xung đ t tr thành mang tính xây d ng B ng 3.4 Ch c c a xung ñ t Ch c xây d ng Ch c phá v làm tăng hi u qu ho t ñ ng c a ban t o liên quan ñ n s ñ v quan h , khơng th u ki n cho: làm vi c chung, th m chí h n thù - phát tri n cá th , ban, phát tri n m i quan h - làm gi m m nh hi u qu làm vi c c a ban gi a cá th ; cho phép m r ng thay đ i t ch c/h th ng hồn c nh, phương pháp ph i h p hành ñ ng; - tăng thêm s hi u bi t l n gi a thành viên ho t ñ ng chung; - gi m xác su t trì tr suy thoái c a ban 3.4.2 Qu n lý xung đ t Xung đ t có th đư c gi i quy t m t cách xây d ng n u: - xung ñ t ñư c bên nh n bi t m t cách tương thích, nghĩa s ñánh giá hành ñ ng d ng ý c a c a đ i tác m t cách khách quan, không thiên l ch; - bên s n sàng ñ i tho i c i m hi u qu , s n sàng th o lu n v n ñ v i đ phía ("ba m t m t l i"), th hi n quan m c a ñ i v i s vi c m t cách c i m s n sàng tìm l i kh i xung đ t; - xây d ng đư c m t khơng khí đồn k t tin tư ng l n Có nhóm phương pháp b n qu n lý xung ñ t: nhóm phương pháp mang tính c u nhóm phương pháp cá nhân Các phương pháp c u sau có th t o u ki n gi i quy t xung ñ t: (i) gi i thích rõ u c u đ i v i công vi c; (ii) s d ng ch ph i h p liên k t có tác d ng liên k t ho t ñ ng c a nh ng ngư i ho c b ph n khác nhau; s d ng th t c quy t đ nh trao đ i thơng tin; (iii) xác l p m c tiêu chung cho c t ch c; (iv) áp d ng h th ng thư ng ph t Các phương pháp cá nhân qu n lý tình hu ng xung đ t d a vào phong cách ng x b n sau: xoa d u; tho hi p; h p tác; b qua ñ i l p Xoa d u s d ng quan tr ng l p l i khơng khí n tĩnh n đ nh ch không ph i gi i quy t xung ñ t ho c ñ i tư ng c a xung ñ t ch quan tr ng ñ i v i bên tham gia ch không quan tr ng v i ngư i xoa d u 52 Tho hi p bên c g ng ñi u hồ b t đ ng b ng nh ng ng b nh t đ nh t c phía Tho hi p cho phép gi i quy t xung ñ t tương ñ i nhanh không ph i lúc t o nh ng quy t ñ nh t i ưu H p tác bên có ý ki n khác s n sàng l ng nghe nhau, ñ bày t quan ñi m c a mình, ñ hi u nguyên nhân xung ñ t xây d ng quan h lâu dài có l i Phương pháp khó, địi h i bi t ki m ch , bi t th hi n rõ mong mu n c a l ng nghe ngư i khác B qua nghĩa ngư i ta khơng b o v quan m c a khơng h p tác, khơng xây d ng phương án gi i quy t xung ñ t mà ñơn thu n không ti p xúc đ tránh b t hồ khơng mu n gi i quy t v n ñ Trong trư ng h p này, xung đ t khơng x y v n đ cịn Phương pháp s d ng v i m c đích hỗn binh, tranh th th i gian đ tìm hi u thêm thơng tin, nghiên c u tình hu ng ð i l p quy t tâm b o v quan m c a mình, khơng đ m x a đ n ý ki n c a ngư i khác Phương pháp thơng thư ng đư c nh ng ngư i có ý chí, có uy tín, có quy n l c s d ng, có th đư c áp d ng trư ng h p ngư i lãnh ñ o ñ u tranh th ng th n cho quy n l i c a mình, cho r ng quy t đ nh c a t i ưu, ho c c n ph i nh ng quy t ñ nh b t thư ng Nó ph nh n s sáng t o c a c p dư i, c n tr trao đ i thơng tin t có th d n ñ n xung ñ t m i S d ng phong cách ng x hay phong cách ng x khác xung ñ t m t cách h p lý cho phép qu n lý tình hu ng m t cách hi u qu , có th gi i quy t xung ñ t m t cách xây d ng, h n ch ho c ngăn ng a xung ñ t QU N LÝ NHÂN L C BAN QU N LÝ D ÁN 4.1 L p k ho ch nhân l c cho d án K ho ch nhân l c cho d án ph i tr l i ñư c câu h i sau: (1) C n chuyên gia? lĩnh v c chun mơn nào? đâu c n? (2) Thu hút cán b c n thi t b ng cách nào? tinh gi n ho c t i ưu hoá vi c s d ng ngu n l c ngư i dư th a th nào? (3) Dùng cán b th cho t t hơn, phù h p v i trình đ , kh ñ ng c ah ? (4) ð m b o ñi u ki n phát tri n ngu n nhân l c th nào? (5) Các bi n pháp c n thi t địi h i chi phí? ðánh giá nhu c u c a d án v nhân l c có m t: đ nh tính đ nh lư ng ðánh giá nhu c u nhân l c c a d án v m t ñ nh lư ng tr l i cho câu h i "bao nhiêu?" Nó d a s phân tích v : (i) c u t ch c c a ban QLDA (s c p qu n lý, s b ph n (ch c năng) qu n lý, s phân chia trách nhi m); (ii) yêu c u c a công ngh s n xu t (hình th c t ch c ho t ñ ng chung c a nh ng ngư i thi hành); (iii) k ho ch t ch c th c hi n; 53 (iv) d báo v s thay ñ i nhu c u nhân l c c a d án v s lư ng ðánh giá nhu c u nhân l c c a d án v m t đ nh tính th tr l i câu h i "ai?" ðây v n ñ ph c t p ph i tính đ n ñ nh hư ng giá tr , trình ñ văn hố, k chun mơn, kinh nghi m ngh nghi p c a cán b c n thi t cho ban QLDA M t khía c nh quan tr ng ñánh giá cán b l p k ho ch t ch c tài chính, bao g m n i dung: (i) xây d ng bi n pháp thu hút cán b ; (ii) xây d ng phương pháp ñánh giá ng c viên; (iii) tính tốn nhu c u tài cho vi c thu hút ñánh giá cán b ; (iv) th c hi n bi n pháp ñánh giá; (v) xây d ng chương trình phát tri n nhân l c; (vi) đánh giá chi phí cho chương trình phát tri n nhân l c 4.2 Thu hút, l a ch n ñánh giá cán b d án Cán b thành t quan tr ng nh t c a ban QLDA Ban qu n lý có đư c thi t k c u t t ñ n th n a mà khơng có cán b qu n lý ñ l c, có kh chun mơn, có tiêu chu n xã h i hành vi ng x phù h p, kh làm vi c chung ban qu n lý (ban qu n lý) khó có th ho t đ ng hi u qu Vì l đó, đánh giá l a ch n cán b m t nh ng ch c quan tr ng c a qu n lý nhân l c ban QLDA Trong l a ch n cán b có th s d ng ngu n cán b bên bên t ch c/h th ng: chuy n d ch cán b ho c thuê mư n, n ngồi ðánh giá cán b có th có m c đích: hành chính, thơng tin đánh giá đ ng M c đích hành đ quy t đ nh hành k ho ch d tr , thuyên chuy n cán b (thăng ch c, h ch c, sa th i hay chuy n d ch) ðánh giá cán b v khía c nh thơng tin đ m i ngư i bi t v m c đ cơng vi c th c hi n có d p nhìn l i t bên ngồi ðánh giá v ñ ng ñ xác ñ nh nh ng phương pháp thúc ñ y cán b (v t ch t hay tinh th n, b ng ch c v hay ph i ép bu c) Nh ng tiêu chu n ñánh giá cán b b n là: (i) trình đ văn hố k chun mơn; (ii) kinh nghi m s n xu t ki n th c th c t ; (iii) ph m ch t t ch c; (iv) phong cách (c n th n ch nh t , l ch thi p, t nh , bi t kìm ch b n thân, t tin, tính trung th c, tính m c ); (v) khát v ng (mong mu n thăng ti n cơng tác, đ ng, tích c c, s n sàng ti p thu ki n th c k m i, m n cán ); (vi) kh trí tu (kh tư tr u tư ng, s uyên bác nói chung, kh xét đốn, kh đàm phán ); 54 (vii) kh nói (trình bày suy nghĩ rõ ràng m ch l c, v n t v ng, m c đ nhanh trí ); (viii) tình tr ng s c kho , tu i tác Trên ñây tiêu chu n chung Áp d ng vào th c t c n c th hố cho t ng v trí cán b l a ch n phương pháp ñánh giá phù h p, cho phép th c hi n cơng vi c m t cách nhanh chóng hi u qu , tương ng v i tính ch t c a v n đ tình hu ng c th M t s phương pháp ñánh giá cán b : Ki m tra chuyên môn: m c đích đánh giá kh th c hi n m t ho t ñ ng nh t ñ nh Thư ng dùng ki m tra g n gi ng công vi c c th mà ng c viên s ph i th c hi n Ki m tra l c chung: ñánh giá m c ñ phát tri n ñ c ñi m riêng v tư duy, trí nh ch c th n kinh khác; có tác d ng đánh giá kh ti p thu, h c t p c a ng c viên Ki m tra nghiên c u ti u s : quan h gia đình, tính ch t giáo d c, phát tri n th l c, nhu c u ham thích chính, ñ c ñi m trí tu S d ng c tài li u h sơ cá nhân theo dõi trình phát tri n c a cán b ñ tìm k t lu n v tri n v ng c a ng c viên Ki m tra cá nhân: ñánh giá hư ng hành vi ng x nh ng kh ti m tàng Ph ng v n Ti n c 4.3 ðào t o phát tri n nhân l c ban QLDA M t v n ñ r t quan tr ng qu n lý nhân l c ñào t o ñào t o l i cán b QLDA Có th th c hi n vi c ñào t o phát tri n nhân l c b ng cách: a Nâng cao trình đ chuyên môn nghi p v chung cho cán b H th ng nâng cao trình đ có ng n h n (vài ngày ñ n vài tu n), trung h n (vài tu n ñ n vài tháng) c khố đ y đ đào t o l i ñư c th c hi n b i trung tâm, vi n, trư ng ñ i h c nư c ngồi tương đ i ph bi n v n ñ ñào t o t xa, t ñào t o v i s giúp đ c a cơng ngh thơng tin b ð m b o tính tích c c, s ham thích tính chuyên nghi p c a cán b th c hi n d án Trong khn kh c a v n đ xu t hi n nhi m v phát tri n cán b qu n lý: - bi t xác ñ nh v trí vai trị c a trình QLDA, hi u m c tiêu chi n lư c c a d án nói chung, hi u ch c khuôn kh ban QLDA; - bi t đ nh hình v n ñ nhi m v mà b ph n ho c b n thân ph i th c hi n; - bi t ti p nh n ki n th c theo cách ti p c n hi n ñ i, ti p nh n phương pháp hi n ñ i gi i quy t nhi m v c a QLDA; - n m v ng công ngh làm vi c ban qu n lý q trình gi i quy t v n đ Các hình th c đào t o chính: khố đào t o chung, bu i th o lu n chuyên ñ , th c 55 t p d án có chuyên gia tư v n nư c ngồi; đào t o c a gi ng viên chuyên gia tư v n; chuy n giao cơng ngh đào t o QLDA CÂU H I ÔN T P Có nh ng cách hi u th ban QLDA? T i v n đ qu n lý nhóm l i quan tr ng t ch c qu n lý ban QLDA? Trình bày mơ hình, ngun t c phương pháp hình thành ban QLDA? M t ban QLDA th ñư c coi hi u qu ? Vai trò c a ch nhi m d án? M t ch nhi m d án c n có nh ng k gì? Có th t ch c ho t ñ ng ban QLDA theo nh ng phong cách nào? V n ñ ph thu c vào nh ng y u t nào? Hi u th văn hố t ch c? Trình bày m i quan h gi a văn hoá t ch c, hình th c qu n lý d ng (phong cách) ho t ñ ng chung? Quy t ñ nh qu n lý gì? N i dung c a m t quy t ñ nh qu n lý? Ra quy t ñ nh qu n lý c n d a nguyên t c nào? Hi u th xung đ t? Trình bày phương pháp gi i quy t xung ñ t? Thơng thư ng có xung đ t v i ñ ng nghi p v công vi c chung anh ch thư ng gi i quy t v n ñ th nào? Hãy nêu t m quan tr ng c a v n ñ thu hút, l a ch n phát tri n nhân l c cho ban QLDA? M t k ho ch nhân l c ph i bao g m nh ng n i dung gì? BÀI T P TÌNH HU NG D án "L p chương trình qu n lý nhân l c" c a hãng T&T s p hoàn thành Trong th i gian 1.5 năm làm vi c cho d án, k sư trư ng (l p trình viên trư ng) r t b ng lịng v i cơng vi c Ông ñã ñư c gi a nh ng ngư i hi u ông ông hi u h Ch nhi m d án ñã xây d ng ñư c m t t p th làm vi c hài hồ v i khơng khí khơng hình th c câu n , đồn k t, h p tác t ng ngư i hi u rõ trách nhi m c a đ i v i d án ðây m t nh ng ngun nhân đ d án thành cơng - đư c hồn thành ñúng th i h n ti t ki m chi phí kho ng 23 000 USD Nhưng q trình ch đ i ngày k t thúc này, m t s thành viên ban QLDA xu t hi n thái đ khơng tích c c cơng vi c ñ i v i d án Trong m t cu c h p, k sư trư ng ñ t v n ñ v s ph n c a sau d án k t thúc K sư trư ng: "Sau vài tu n n a h t giai ño n v n hành th h th ng c a c d án k t thúc Cùng v i d án, ban QLDA c a gi i tán ði u làm r t bu n." Ch nhi m d án: "Hi n nhiên, thành công bao gi có m t chút cay đ ng Thành th t mà nói, tơi khơng dám kh ng đ nh r ng d án sau s làm vi c Mà có làm vi c ơng ch c ch n khơng có đ nh ng khuôn m t c a ban M t s ngư i th s rơi vào d án khác Tôi nghĩ, không nên bu n chuy n T t c s n thơi Trong ban QLDA c a hình thành m t h th ng QLDA t t s viên g ch n n móng cho nh ng ban QLDA hi u qu sau Cịn v 56 ơng, tơi ln ln s n sàng nh n ông v ban QLDA m i ho c ti n c ơng cho nh ng đ ng nghi p c a Song, xin nh c l i, tơi khơng th đ m b o b t c u gì." K sư trư ng: "Ban QLDA m i - ln ln b t ñ nh Thành l p ban QLDA m t vi c làm r t t nh ñây, t t c có th b h ng ch m t ngư i, m t lý đó, khơng th hồ đ ng nh ng ngư i khác Nhưng đ y khơng ph i u đáng s nh t Tơi ln s n sàng làm vi c cho d án m i Cái s nh t ph i tr v phịng làm vi c cũ, phịng "Cơng ngh thơng tin" c a tơi, v i vai trị m t nhân viên ch c trư c Trong trình làm vi c cho d án tơi đánh m t t t c m i quan h v i b n ñ ng nghi p cũ r i ðã có tình hu ng làm vi c cho d án, tơi th ng th ng ch ng ñ i l i h , ñương nhiên, ch cơng vi c, quy n l i cho d án Tơi khơng th ñ i x khác, ñơn thu n không th khác đư c Khơng bi t, n u tơi quay tr v ngư i ta s ti p đón th nào." Sau bu i h p, k sư trư ng ph i s a m t vài ch m t ph n nh c a chương trình s n ph m có m t s nh n xét Sau ngày làm vi c, ông tuyên b v i ch nhi m d án r ng ơng tìm th y chương trình nh ng l i l n so v i ñã phát hi n trình s d ng th Sau th o lu n v n ñ v i thành viên l i c a d án, ban qu n lý quy t ñ nh t m d ng ñưa s n ph m vào s d ng th ti p t c cơng vi c l p trình Cu i cùng, d án hoàn thành ch m m t tháng vư t ngân sách hãng ñã t 75 000 USD Anh ch có nh n xét v tình hu ng trên? B n ch t c a v n ñ x y gì? Ch nhi m d án có th b ng cách d p t t nh ng khuynh hư ng tiêu c c trình phát tri n ban QLDA? T i b ng cách nh ng khuynh hư ng tiêu c c k l i nh hư ng ñ n d án? 57 CHƯƠNG L P K HO CH VÀ QU N LÝ PH M VI D ÁN Khái ni m, n i dung, ý nghĩa c a l p k ho ch d án _ 59 1.1 Khái ni m l p k ho ch d án 59 1.2 N i dung c a công tác l p k ho ch 59 1.3 ý nghĩa c a k ho ch d án _ 60 Trình t l p k ho ch d án 61 Qu n lý ph m vi _ 62 3.1 Ph m vi d án c u hình s n ph m d án _ 62 3.2 Các trình qu n lý ph m vi d án 62 3.3 Qu n lý ph m vi h p ñ ng t ng th u EPC _ 63 Cơ c u phân tách công vi c WBS _ 63 4.1 Khái ni m, tác d ng phương pháp l p c u phân tách công vi c WBS _ 63 4.1.1 Khái ni m WBS _63 4.1.2 Tác d ng c a WBS _64 4.1.3 Các phương pháp l p WBS 64 4.2 Trình t l p WBS 66 4.3 M t s sai l m thư ng g p phân tách công vi c d án _ 66 Ma tr n trách nhi m 67 Các n i dung c a m t k ho ch t ng th 69 Câu h i ôn t p _ 70 Bài t p _ 70 58 Qu n lý d án có đ y đ b n l p k ho ch, t ch c, ñi ho ch ñư c coi quan tr ng nh t, lý, g n li n v i vi c l a ch n m mà nhà qu n lý xác ñ nh ñư m c tiêu ñã ñ t ch c qu n lý truy n th ng Các ch c u hành ki m tra ð i v i qu n lý truy n th ng, l p k l p k ho ch xu t phát m c a m i q trình qu n c tiêu chương trình hành đ ng tương lai, d a vào c ch c cịn l i khác nh m b o đ m ñ t ñư c Qu n lý d án theo nghĩa r ng bao g m c giai ño n chu n b d án ñ u tư, th c hi n d án ñ u tư k t thúc d án Trong đó, b n thân h sơ d án ñã m t b n k ho ch chi ti t v vi c th c hi n cơng cu c đ u tư B i v y, l p k ho ch d án (đ th c hi n d án) khơng ph i xu t phát ñi m c a trình qu n lý d án theo nghĩa r ng Trong th c t v y, ñ th c hi n d án trư c tiên ngư i ta ph i xác l p đư c mơ hình c u t ch c qu n lý th c hi n d án, thành l p nhóm qu n lý d án Vi c l p k ho ch th c hi n d án công vi c ñ u tiên mà nhóm qu n lý d án ph i th c hi n Như v y, l p k ho ch th c hi n d án ch ñi m kh i ñ u cho công vi c th c hi n d án mà KHÁI NI M, N I DUNG, Ý NGHĨA C A L P K HO CH D ÁN 1.1 Khái ni m l p k ho ch d án L p k ho ch d án vi c t ch c d án theo m t trình t lơ-gic, xác đ nh nh ng cơng vi c c n làm, ngu n l c th c hi n th i gian làm nh ng công vi c nh m hồn thành t t m c tiêu ñã xác ñ nh c a d án L p k ho ch d án vi c chi ti t hoá lư ng hoá nh ng m c tiêu c a d án thành công vi c c th ho ch ñ nh m t chương trình đ th c hi n cơng vi c ñó L p k ho ch d án m t cách b n m t công vi c r t khó khăn L p k ho ch địi h i m t s phân tích có h th ng, m t kh nhìn nh n t xa hi u bi t t t c công vi c c a d án, m i quan h tương h gi a y u t Nó địi h i ngư i l p k ho ch ph i n m ñư c phương pháp k thu t hi n ñ i, l c suy lu n, sáng t o suy nghĩ th u đáo L p k ho ch địi h i s tham gia c a t t c y u t liên quan, ñ m b o tính đ n c a k ho ch ph i ñ t ñư c cam k t th c hi n k ho ch ñã v ch 1.2 N i dung c a công tác l p k ho ch N i dung c a l p k ho ch d án bao g m cơng vi c: Xác đ nh giai đo n th c hi n d án, phân tích chúng thành b ph n nh có th qu n lý ñư c; Xác ñ nh cơng vi c, hình thành danh sách cơng vi c c th ñ m b o ñ t m c tiêu c a d án; L p d tốn, tính tốn giá tr c a ngu n l c c n thi t đ hồn thành công vi c c a d án; Xác đ nh trình t cơng vi c, xác đ nh m i liên h công ngh gi a chúng h n ch ; Xác ñ nh ñ dài th i gian c a công vi c, nhu c u nhân l c nhu c u khác ñ th c hi n t ng vi c; 59 Tính tốn th i gian bi u, phân tích m i liên h cơng ngh th c hi n công vi c yêu c u ñ i v i ngu n l c; L p k ho ch ngu n l c, xác ñ nh nh ng ngu n l c (con ngư i, MMTB, nguyên v t li u ) c n thi t c n ñ th c hi n công vi c c a d án Xác ñ nh th i h n cơng vi c có th th c hi n s gi i h n ngu n l c; L p ngân sách, g n chi phí d tốn cho t ng ho t đ ng; T ng h p vi t thuy t minh k ho ch d án K ho ch l p khơng đư c q chung chung, q chi ti t khơng dùng đư c n u chi ti t k ho ch s l n q, ph c t p địi h i chi phí cao cho vi c l p Khi c n ñi u ch nh m t nhi u th i gian s c l c Công tác c p nh t k ho ch, giám sát ti n ñ ñánh giá l i yêu c u ngu n l c tr thành công vi c l n Công tác l p k ho ch s khơng theo k p nh p đ c a cơng vi c địi h i c a ñ i v i trình quy t ñ nh 1.3 Ý nghĩa c a k ho ch d án Ý nghĩa c a k ho ch d án: - Là s n d ng, ñi u ph i nhân l c; s ñ giao quy n cho cán b qu n lý d án; - Là s ñ l p ngân sách ki m tra tài d án; - ði u ph i qu n lý công vi c c a d án; - Giúp qu n lý r i ro c a d án; - T o ñi u ki n cho vi c ki m tra, giám sát; - Tránh tình tr ng khơng kh thi c a cơng vi c có th gây lãng phí ngu n l c nh ng hi n tư ng tiêu c c K ho ch dù có t t đ n m y có r t d án đư c hồn thành theo k ho ch g c c a chúng ði u khơng th có đư c thơng tin đ y ñ th i ñi m kh i ñ u d án đ có th xây d ng m t k ho ch xác Cũng khơng th d báo m t cách xác đư c t t c ho t đ ng c a d án, khơng th d tính hồn tồn xác ngu n l c th i gian c n thi t có th x y bi n c khơng lư ng trư c đư c Ví d MMTB có th ng ng ho t đ ng b t ng , hay v n ñ trư t giá ð c bi t xây d ng v n ñ gi i phóng m t b ng ln y u t làm nh hư ng ti n ñ Trong th c hi n d án ln ln có nh ng thay ñ i làm nh hư ng ñ n k ho ch ban đ u Nhưng khơng có k ho ch ban đ u khó có th ñánh giá h t ñư c thay ñ i M t địi h i đ t ph i ñánh giá th t nhanh tác ñ ng c a thay ñ i t i cơng vi c th c hi n cam k t th c hi n công vi c tương lai Có th ph i s p x p l i công vi c ngu n l c nh m h n ch tác ñ ng tiêu c c c a thay ñ i K ho ch ph i đư c nhìn nh n m t mơ hình đ ng c a d án không ph i m t c ng nh c khơng th u ch nh L p k ho ch khơng th đư c xem xét m t ho t ñ ng ch x y m t l n L p k ho ch ki m soát k ho ch m t q trình liên t c, hài hồ v i công tác qu n lý c a d án ðó m t chu trình l p k ho ch, ki m tra, giám sát phát hi n sai l ch ho c x y thay ñ i d n t i ph i ñi u ch nh k ho ch R i l i ki m tra, giám sát 60 phát hi n v n ñ ñ c n thi t l i ñi u ch nh k ho ch Vì lý đó, k ho ch s khơng có ý nghĩa n u khơng có thơng tin ph n h i, khơng có ki m tra, giám sát Theo th i gian, b t c k ho ch có th tr nên l c h u s xem xét l i k ho ch theo t ng giai ño n ho c có thay đ i, có s c c n thi t TRÌNH T L P K HO CH D ÁN L p k ho ch d án m t trình g m bư c sau đây: a Xác l p m c tiêu d án Quá trình l p k ho ch b t ñ u b ng vi c thi t l p m c tiêu c a d án Nh ng m c tiêu ph n ánh: b t ñ u d án ph i hồn thành; chi phí d tốn; k t qu c n ñ t ñư c ð xác l p m c tiêu c a d án c n th c hi n nh ng bư c sau: - Tuyên b m c tiêu; - B nhi m nh ng cá nhân ho c b ph n có trách nhi m đ th c hi n m c tiêu d án H nh ng ngư i c n thi t ñ th c hi n thành cơng d án H c n đư c ch n s m giai ño n l p k ho ch - Li t kê nh ng m c th i gian quan tr ng khuôn kh th i gian hồn thành d án; Thư ng cơng tác l p k ho ch d án ñư c xem xét m t cách ñơn gi n làm gì? làm? Các d ng quy t ñ nh thư ng ñư c nêu giai ño n s d ng nhà t ng th u hay ch ñ u tư tr c ti p qu n lý th c hi n d án Qu n lý d án ph i bi t thu x p mâu thu n c a v i m c tiêu c a d án, ph i cân ñ i tiêu chu n k thu t v i chi phí th i h n hồn thành chi phí ln đ i ngh ch v i th i gian ch t lư ng Ngoài ra, d báo th i h n hoàn thành d án t i th i ñi m b t đ u m t u khơng d , đơn gi n chưa th có đ m i thơng tin c n thi t Vì v y, ch có th n đ nh ñư c th i h n m c tiêu ðó th i h n mà nhà qu n lý d án đ t đ có th hồn thành d án ñúng th i h n Th i h n nh hư ng r t nhi u ñ n quy t ñ nh s ñư c ban hành ti p theo, yêu c u v n ñ phân b ngu n l c b Phát tri n k ho ch Trong giai ño n phát tri n k ho ch ngư i ta ti n hành xác đ nh nhi m v ñ th c hi n m c tiêu L p k ho ch d án ch có hi u qu có đư c đ y đ rõ ràng thông tin c n thi t v nhi m v ph i th c hi n t b t ñ u d án N i dung giai ño n phát tri n k ho ch bao g m vi c l p danh m c mã hố cơng vi c, phát tri n trình bày sơ đ c u phân tách cơng vi c (WBS - Work Breakdown Structure), WBS quan tr ng nh t WBS vi c phân chia công vi c d án thành nh ng ph n vi c nh ñ d dàng ki m sốt qu n lý T i có th nhóm cơng vi c l i tuỳ theo tính ch t c a ho c theo b ph n ch u trách nhi m c Xây d ng sơ ñ k ho ch d án Sau xác ñ nh quan h , m i liên h công ngh , th t trư c sau gi a công vi c c n ph i l p m t sơ ñ k ho ch nh m ph n ánh quan h lô-gic c a công vi c L p sơ đ k ho ch có th ñư c th c hi n nh phương pháp sơ đ m ng d L p l ch trình d án 61 L ch trình d án m t k ho ch ti n ñ sơ b ch rõ cơng vi c b t đ u, k t thúc, ñ dài th i gian th c hi n t ng công vi c nh ng m c th i gian quan tr ng e D tốn chi phí phân b ngu n l c ð th c hi n k ho ch d án t ng th c n d toán chi phí cho t ng cơng vi c, t ng kho n m c chi phí nh ng ngu n l c khác lao ñ ng, MMTB ñ th c hi n d án ðây th c ch t k ho ch chi tiêu ñi li n v i vi c l p l ch trình d án đư c xây d ng trư c ñó g Chu n b báo cáo k t thúc d án Báo cáo ti n ñ th i gian, chi phí nh m ki m sốt t t k ho ch th i gian, d toán ti n đ chi phí Chu n b t t h th ng báo cáo, ki m tra, giám sát m t nh ng khâu c n thi t đ th c hi n thành cơng k ho ch d án QU N LÝ PH M VI 3.1 Ph m vi d án c u hình s n ph m d án Ph m vi (quy mơ) c a d án đư c hi u cơng vi c c n thi t đ có đư c k t qu (s n ph m) d án Các công vi c ch u h n ch c a d án v ngu n l c, ngân sách, th i h n Các công vi c c a d án, ñ n lư t mình, l i đư c hi u t p h p hành ñ ng liên quan ñ n hư ng t i vi c ñ t ñư c k t qu (s n ph m) mong mu n v i nh ng ñ c trưng ch c mang tính k thu t nh t ñ nh, th i h n ñã ñ nh Nh ng ñ c trưng ch c mang tính k thu t đư c g i c u hình c a s n ph m d án Giám sát c u hình c a s n ph m d án ph m vi d án liên quan ch t ch v i ñ ñ m b o r ng công vi c c a d án đ hình thành nên ñúng s n ph m yêu c u ði u ñó có nghĩa d án ph i ch ñư c bao g m công vi c c n thi t 3.2 Các trình qu n lý ph m vi d án Qu n lý ph m vi d án bao g m trình: - Xây d ng ý tư ng d án; - L p k ho ch ph m vi; - Giám sát s thay ñ i Giám sát s thay ñ i s ñư c xem xét chương 10 Xây d ng ý tư ng d án ch s c n thi t c a d án, trình bày chương 1, vi c xác ñ nh b c tranh toàn c nh v m c tiêu, k t qu cu i phương pháp th c hi n k t qu L p k ho ch ph m vi d án vi c phân chia m c tiêu c a d án thành y u t thành ph n, thành thành t có th qu n lý, mà c th ñ : ðánh giá chi phí, th i gian ngu n l c c n thi t ñ th c hi n d án; Xác l p s ñ ño lư ng ki m tra ti n trình th c hi n d án; Phân chia quy n h n nghĩa v , xác ñ nh m c ñ trách nhi m 62 L p k ho ch ph m vi s cho ta c u phân tách công vi c d án, ma tr n trách nhi m d án Nói m t cách khác, c u phân tách công vi c ma tr n trách nhi m cơng c b n đ qu n lý ph m vi d án 3.3 Qu n lý ph m vi h p ñ ng t ng th u EPC V n ñ qu n lý ph m vi d án tr nên ñ c bi t quan tr ng trư ng h p d án đư c th c hi n theo mơ hình t ng th u EPC Hi p h i qu c t k sư tư v n (FIDIC) khuy n cáo r ng đ có th tri n khai vi c th c hi n d án theo mô hình t ng th u EPC, v phía ch đ u tư ph i ñáp ng ñư c m t s ñi u ki n mà trư c h t ph i xác ñ nh ñư c ph m vi công vi c c a d án m c ñ chi ti t c n thi t ñ có th , s đó, thi t l p ph m vi h p ñ ng EPC m t cách rõ ràng ñ y ñ ði u liên quan ñ n kh c a ch ñ u tư vi c chu n b ñưa b h sơ yêu c u c a ch ñ u tư v i thi t k sơ b (thi t k t ng th ) h sơ m i th u EPC M t s yêu c u khác ñ i v i ch ñ u tư phương di n qu n lý ph m vi c n thi t trình th c hi n d án theo mơ hình t ng th u EPC là:  Ch ñ u tư ph i xác đ nh rõ s cung c p nh ng ngồi ph m vi c a h p ñ ng t ng th u EPC  Ph i l p ñư c m t b h sơ rõ ràng v tiêu chu n đ c tính k thu t đ i v i ph n xây d ng ph n trang thi t b  Các v n ñ v chu n b công trư ng như: ph m vi cơng trư ng xây d ng; v n đ gi i phóng m t b ng xây d ng; xác ñ nh khu v c l p ñ t, yêu c u v kho bãi CƠ C U PHÂN TÁCH CÔNG VI C WBS Sau xác l p xong m c tiêu c a d án, vi c ti p theo xác ñ nh, li t kê, l p b ng bi u c n thi t gi i thích cho cơng vi c nhi m v ph i th c hi n, nghĩa phát tri n nh ng k ho ch ñ u tiên cho d án Ph n g i l p k ho ch qu n lý ph m vi d án Qu n lý ph m vi vi c xác đ nh cơng vi c thu c khơng thu c d án Nó bao g m nhi u trình th c hi n ñ kh ng ñ nh d án ñã bao qt đư c t t c cơng vi c c n thi t ch bao g m cơng vi c M t nh ng phương pháp đ xác đ nh ph m vi d án l p c u phân tách công vi c WBS 4.1 Khái ni m, tác d ng phương pháp l p c u phân tách công vi c WBS 4.1.1 Khái ni m WBS Cơ c u phân tách công vi c WBS vi c phân chia theo c p b c m t d án thành nhóm nhi m v nh ng công vi c c th , vi c xác ñ nh, li t kê l p b ng gi i thích cho t ng cơng vi c c n th c hi n c a d án V hình th c, sơ đ c u phân tách công vi c gi ng m t ña h ph n ánh theo c p b c công vi c c n th c hi n c a d án M t sơ ñ c u phân tách cơng vi c có nhi u c p b c C p b c ph n ánh m c tiêu c n th c hi n Các c p b c th p d n th hi n m c ñ chi ti t c a m c tiêu C p ñ th p nh t nh ng công vi c c th S lư ng c p b c c a m t WBS ph thu c vào quy mơ đ ph c t p c a m t d án Hình 4.1 th hi n m t sơ đ c u phân tách công vi c g m c p 63 Xây d ng văn phòng 1.1 Chu n b m t b ng 1.2 Xây nhà 1.3 N i th t 1.4 Hoàn thi n 1.2.1 ð móng 1.3.1 ði n 1.2.2 Tư ng tr n t ng 1.3.2 Nư c 1.2.3 Tư ng tr n t ng 1.2.4 Sân thư ng tum Hình 4.1 Sơ đ c p c u phân tách công vi c d án xây d ng văn phòng 4.1.2 Tác d ng c a WBS Phân tách cơng vi c s đ th c hi n nhi m v qu n lý khác c a d án Nó có tác d ng sau: - Trên s sơ đ WBS có th giao nhi m v , xác đ nh trách nhi m c th c a t ng cá nhân, b ph n ñ i v i m i công vi c c a d án WBS làm cho m i ngư i ñ u quan tâm ñ n d án làm cho thành viên d án hi u ñư c yêu c u c a - Phân tách công vi c s đ phát tri n trình t th t quan h trư c sau gi a công vi c, s ñ l p sơ ñ m ng (PERT/CPM) - Sơ đ phân tách cơng vi c s ñ xây d ng k ho ch chi ti t ñi u ch nh k ho ch ti n ñ th i gian, phân b ngu n l c cho t ng công vi c c a d án b trí lao ñ ng, MMTB l p d toán ngân sách theo phương pháp t dư i lên - ðánh giá hi n tr ng k t qu th c hi n công vi c d án t ng th i kỳ - V i sơ đ phân tách cơng vi c, nhà qu n lý d án q trình u ph i k ho ch th i gian, ngu n l c chi phí s tránh đư c sai sót b qn m t s cơng vi c 4.1.3 Các phương pháp l p WBS Vi c phân tách công vi c ph i ph n ánh đư c cách th c mà theo d án đư c th c hi n Có th phát tri n sơ ñ WBS theo nhi u cách Có phương pháp hay s d ng là: Phương pháp thi t k theo dòng (phương pháp phân tích h th ng) 64 Phương pháp phân tách theo giai đo n hình thành phát tri n (phương pháp chu kỳ) Phương pháp phân tách theo mơ hình t ch c (phương pháp ch c năng) Trong th c t , nhà qu n lý d án có th s d ng k t h p phương pháp Tuy nhiên không nên k t h p nhi u phương pháp cho m t c p b c B ng 4.1 trình bày ý nghĩa c a t ng c p b c theo phương pháp Cơ s ñ phân tách công vi c là: - Cơ c u thành ph n c a ñ i tư ng/s n ph m thu nh n đư c sau hồn thành d án b ph n hay h ng m c cơng trình c a m t d án có xây d ng; - Các b ph n ho t ñ ng theo trình/ch c năng/t ch c c a t ch c th c hi n d án; - Các giai đo n theo vịng đ i c a d án; - Các b ph n phân b theo ñ a lý (ñ i v i d án tr i r ng theo không gian) Thông thư ng có th s d ng c p b c đ phân tách cơng vi c, c p b c ñ u ph c v cho yêu c u qu n lý, c p b c sau ph c v cho yêu c u k thu t C p đ cu i có th m t công vi c c th ho c m t nhóm nhi u vi c làm chi ti t Tuy nhiên, m c ñ chi ti t cho công vi c c p b c cu i ch nên v a đ đ có th phân ph i ngu n nhân l c kinh phí cho t ng công vi c, cho phép giao trách nhi m cho t ng ngư i ñ ngư i ch u trách nhi m v m t công vi c có th tr l i rõ ràng câu h i "cơng vi c hồn thành chưa" n u hồn thành r i "có thành công hay không" B ng 4.1 Các c p b c phân tách công vi c Các c p b c phân tách tt c p b c Các c p b c, theo phương pháp: N i dung th hi n phân tích h th ng m c đ t ng qt tồn b d (chương trình) (nhóm d án) m c đ d án nhi m chu kỳ t ch c án tồn b d án tồn b d (nhóm d án) (nhóm d án) án h th ng l n nh ng giai ño n b ph n c u thành phân h h th ng phịng ban, đơn v thành viên nhi m v b ph n nhi m v b ph n phân h t đ i nhóm cơng vi c nhóm cơng vi c nhóm cơng vi c nhóm cơng vi c cơng vi c c th công vi c c th công vi c c th công vi c c th v Phân tách công vi c c n ñư c ti n hành sau thi t l p xong m c tiêu c a d án Ngư i th c hi n ñ i ngũ cán b ch ch t tham gia qu n lý d án t t c lĩnh v c 65 Các nhà qu n lý th o lu n, xem xét t ng giai ño n ch y u, t ng lĩnh v c liên quan th c hi n phân tách công vi c Ngh thu t phân tách công vi c c a d án ch bi t k t h p hài hồ c u c a d án Các c u c n k t h p là: - Cơ c u t ch c d án (OBS - Organization Breakdown Structure); - Cơ c u kho n m c chi phí (ABS - Account Breakdown Structure); - Cơ c u ngu n l c (RBS - Resource Breakdown Structure); - Các c u ch c năng, c u thông tin, c u theo th i h n, pha, s ki n ho c giai đo n hồn thành d án Phân tách cơng vi c c n ñ m b o yêu c u d qu n lý, th hi n rõ phân chia trách nhi m theo công vi c, công vi c ñ c l p tương ñ i v n liên quan v i nhau, cho phép t p h p th ng nh t d án t công vi c riêng bi t ph n ánh ñư c ti n ñ th c hi n d án 4.2 Trình t l p WBS Các nguyên t c trình t l p c u phân tách cơng vi c sau: Phân tích d n d n d án thành công vi c ho c gói cơng vi c nh theo m t s tiêu chí l a ch n Q trình phân tích c kéo dài cho đ n ñ ñ chi ti t Nghĩa có th g n cho ngu n nhân l c, kinh phí, giao trách nhi m cho ngư i/ho c b ph n c th , có th ki m tra giám sát ñư c L p danh m c mã hố cơng vi c ñã phân tách ð ñơn gi n hoá d nhìn ngư i ta mã hố cơng vi c/gói công vi c Mã s th hi n c p b c th t c a công vi c/gói cơng vi c Ngồi ra, sơ đ c u phân tách công vi c, m i c p b c phân tách th hi n tiêu chí phân chia cơng vi c c p b c Ví d , b c cu i cơng vi c liên quan đ n ho t ñ ng s n xu t s n ph m cu i c a d án ð i v i m i cơng vi c/gói cơng vi c ñã ñư c phân tách, xác ñ nh d li u liên quan (v ngư i ch u trách nhi m thi hành, kh i lư ng công vi c, th i gian th c hi n, ngân sách chi phí, MMTB, nguyên v t li u, nhà cung ng ) M i m t c p sau l i chi ti t c p trư c M t công vi c c a c p ch xu t phát t m t công vi c nh t c a c p m t c p Nguyên t c ñ m b o tính đ n t ng h p chi phí c a cơng vi c, t h p sơ ñ m ng tr c th i gian Thông tin quan tr ng nh t v ngư i/b ph n ch u trách nhi m thi hành cơng vi c/gói cơng vi c ñã phân tách - ma tr n trách nhi m Trong ma tr n trách nhi m xác ñ nh ch u trách nhi m v ðây s ñ ph i h p công vi c c a d án ð i v i m i cơng vi c/gói cơng vi c ñã phân tách t ch c cu c phân tích v i nh ng ngư i ch u trách nhi m thi hành ñ làm rõ trách nhi m- nghĩa v - quy n l i kh ng ñ nh tính ñúng ñ n c a vi c phân tách công vi c 4.3 M t s sai l m thư ng g p phân tách công vi c d án B qua m t giai ño n phân chia ñó c a d án mà chuy n tr c ti p sang tìm gi i quy t v n ñ nghi p v c a d án 66 Ch s d ng phân tách ch c năng, pha hay b ph n t ch c thay s n ph m cu i ho c ngu n l c hao phí Khơng hi u r ng WBS ph i bao trùm toàn b d án Nh c l i m t ho c m t vài ph n t c a WBS Thi u liên k t gi a c u d án h th ng tài kho n k toán h th ng tài li u d tốn Phân chia q ho c khơng đ chi ti t Mã hố khơng đúng, gây khó khăn cho q trình l p trình Khơng tính đ n s n ph m cu i khó nh n bi t ho c vơ hình, d ch v MA TR N TRÁCH NHI M OBS W B S Ma tr n trách nhi m Hình 4.2 Hình thành ma tr n trách nhi m 67 Cơ c u phân tách công vi c WBS s đ thành viên nhóm d án hi u c u m i quan h c a công vi c d án Song d án ho c b t kỳ b ph n c a ch có th ñư c th c hi n m t q trình ho t đ ng ph i h p th ng nh t gi a thành viên d án Cơ c u t ch c nhóm d án (OBS) ma tr n trách nhi m cơng c giúp ch nhi m d án vi c thành l p nhóm phù h p v i yêu c u m c tiêu, nhi m v c a d án Cơ c u t ch c nhóm d án khơng ch mơ t thành ph n c a nhóm d án mà cịn xác ñ nh phân chia trách nhi m c a thành viên th c thi công vi c d án Cơ c u trình t th c hi n công vi c c a d án ph thu c khơng vào c u t ch c c a nhóm d án Hình 4.2 mô t cách s d ng c u t ch c nhóm d án OBS xây d ng ma tr n trách nhi m M c dù m i liên h gi a gói cơng vi c c u phân tách công vi c WBS gi a ph n t c a c u t ch c nhóm OBS th c t khơng rõ ràng hình v , quan tr ng quy n l i nghĩa v c a thành viên ph i ñư c xác ñ nh rõ ràng Ma tr n trách nhi m mô t th ng nh t c u trách nhi m th c hi n cơng vi c/gói cơng vi c d án Ma tr n bao g m danh m c công vi c/gói cơng vi c theo m t tr c danh sách b ph n thi hành theo tr c B ng 4.2 Ma tr n trách nhi m c a cán b c p qu n lý d án Ch c v Công vi c C p Giám ñ c Ch nhi m d án Tr phòng thi t k Tr phòng kinh doanh Tr phòng s n xu t L p k ho ch d án PD GS TT YK YK YK Xác ñ nh WBS Cð TT YK YK YK Ư c tính chi phí GS Cð TT YK YK L p k ho ch th trư ng PD Cð YK TT YK L p ti n ñ d án PD Cð YK YK TT Ghi chú: TT - trách nhi m tr c ti p; GS - giám sát chung; YK - ph i ñư c tham kh o ý ki n; Cð- ch ñ o phê t; PD - phê t cu i Ph n t c a ma tr n trách nhi m mã s c a d ng ho t ñ ng và/ho c kinh phí cho cơng vi c/gói cơng vi c S lư ng d ng trách nhi m có th khác tuỳ ñ c thù m i d án s th c thi Nhưng m i tình hu ng nên h n ch b ng trách nhi m đư c mơ t m t cách đơn gi n d hi u Có th l y ví d sau: đ i v i b t c m t công vi c chi ti t quan tr ng nh t bao gi ngư i ch u trách nhi m thi hành tr c ti p, 68 ma tr n c n th hi n c nh ng ngư i/b ph n đ m nh n cơng vi c ph tr cho công vi c tr c ti p, k c nh ng ngư i ti p nh n đánh giá k t qu cơng vi c Ma tr n có th mơ t c trách nhi m c a c c p lãnh ñ o, m t vài ngư i s h có th không làm vi c tr c ti p mà ch tr giúp công vi c c a nhóm d án B ng 4.2 mơ t m t ma tr n trách nhi m qu n lý th c hi n m t d án CÁC N I DUNG CHÍNH C A M T K HO CH T NG TH Trên ñây n i dung phương pháp l p k ho ch t ng th cho m t d án Các k ho ch chi ti t liên quan ñ n qu n lý th i gian, ti n ñ , chi phí, ch t lư ng c a d án s đư c trình bày c th chương sau Sau n i dung c a m t k ho ch t ng th a Gi i thi u t ng quan v d án Gi i thi u t ng quan v d án gi i thi u nh ng nét khái quát nh t v d án ñ nh th c hi n Ph n c n trình bày nh ng n i dung sau: - M c tiêu c n ñ t c a d án m i quan h v i m c tiêu chung c a t ch c/h th ng - Lý ñ i c a d án - Ph m vi c a d án - Cơ c u t ch c qu n lý d án - Li t kê nh ng m c quan tr ng trình th c hi n b M c tiêu c a d án Ph n c th hoá m c tiêu có tính đ nh tính nêu ph n trên: - M c tiêu phát tri n: l i ích kinh t - xã h i (n u có) d án đem l i - M c tiêu ng n h n: nh ng ch tiêu c n ñ t ñư c th c hi n d án v l i nhu n, v th ph n c Khía c nh k thu t qu n lý c a d án - Trình bày khía c nh k thu t - cơng ngh c a d án - Các trình qu n lý th c hi n d án nh ng ñi m c n lưu ý d Khía c nh h p đ ng c a d án Mơ t vàli t kê t t c h p ñ ng liên quan như: - H p ñ ng cung c p v t tư - k thu t - H p ñ ng th u ph - H p ñ ng phân ph i s n ph m e M ng cơng vi c ti n đ - Trình bày cơng vi c c a d án ñánh giá kh i lư ng c a cơng vi c 69 - D ki n th i gian ti n ñ th c hi n công vi c f Ngân sách d tốn kinh phí d án u c u v v n ti n ñ chi tiêu theo kho n m c theo ti n đ cơng vi c Các ñi u ki n khác v quy t toán g Nhân s - Nh ng yêu c u v cơng tác nhân s cho nhóm qu n lý d án - Nh ng h n ch v l c lư ng lao ñ ng dành cho vi c th c hi n công vi c d án - K ho ch lao ñ ng ti n lương h Phương pháp ki m tra ñánh giá d án Trình bày phương pháp thu th p s li u, phương pháp ñánh giá giám sát trình th c hi n d án i Nh ng khó khăn ti m tàng - r i ro b t đ nh Trình bày nh ng ngun nhân có th án th t b i k ho ch đ i phó nh hư ng đ n ti n đ , th m chí có th làm cho d CÂU H I ÔN T P Th m t k ho ch d án ý nghĩa c a nó? Trình bày n i dung c a m t k ho ch d án t ng th Trình t l p k ho ch d án g m nh ng công vi c gì? Th ph m vi d án th c u hình c a s n ph m d án? Ví d ? Qu n lý ph m vi d án ph i làm nh ng vi c gì? Cơ c u phân tách cơng vi c gì, tác d ng c a nó? Trình t l p c u phân tách cơng vi c? Trình bày cách l p ma tr n trách nhi m BÀI T P Bài t p 4.1 Hãy thi t l p c u phân tách công vi c cho d án xây d ng m t phân xư ng th c t p khí c a nhà trư ng Bài t p 4.2 B n ñư c giao trách nhi m qu n lý d án Hãy thi t l p c u t ch c c a nhóm qu n lý d án mà b n mu n có (g m chuyên gia v lĩnh v c gì) Bài t p 4.3 Trên s c u có trách nhi m c a d án 4.1 4.2 xây d ng m t ma tr n 70 CHƯƠNG QU N LÝ TH I GIAN VÀ TI N ð D ÁN M t s v n ñ kh i ñ u v sơ ñ m ng _ 72 1.1 Các lo i sơ ñ th hi n ti n ñ 72 1.1.1 Sơ ñ ngang (sơ ñ Gantt) _73 1.1.2 Sơ ñ xiên 73 1.1.3 Sơ ñ m ng _74 1.2 Tác d ng c a sơ ñ m ng 74 Thi t l p sơ ñ m ng 75 2.1 Các m i quan h ph thu c gi a công vi c sơ ñ m ng _ 75 2.2 Phương pháp công vi c nút AON _ 75 2.3 Xây d ng sơ đ m ng theo phương pháp cơng vi c mũi tên AOA _ 77 2.3.1 Khái ni m sơ ñ m ng 77 2.3.2 Các ph n t c a sơ ñ m ng 79 2.3.3 Các quy t c b n v sơ ñ m ng _80 2.4 Tính tốn tham s th i gian c a sơ ñ m ng _ 83 2.4.1 Tham s th i gian c a s ki n 84 2.4.2 Tham s th i gian c a công vi c 86 2.4.3 Th i gian d tr c a công vi c 88 2.4.4 H s găng _88 2.4.5 S d ng d tr th i gian qu n lý ti n ñ 89 2.5 Chuy n sơ ñ m ng lên tr c th i gian 90 2.6 Chuy n sơ ñ m ng sang sơ ñ ngang 91 L p ti n ñ qu n lý ti n ñ b ng sơ ñ m ng 93 3.1 Trình t l p ti n ñ b ng sơ ñ m ng 93 3.2 Qu n lý ti n ñ b ng sơ ñ m ng 94 3.2.1 Ph bi n giao nhi m v _94 3.2.2 T ch c theo dõi ti n đ , n m tình hình s n xu t 95 3.2.3 Nh n đ nh tình hình đ bi n pháp x lý _96 Câu h i ôn t p _ 97 Bài t p _ 97 71 Qu n lý th i gian ti n ñ d án trình qu n lý bao g m vi c thi t l p m ng cơng vi c, xác đ nh th i gian th c hi n t ng cơng vi c tồn b d án vi c l p k ho ch, qu n lý ti n ñ th c hi n d án M c đích c a qu n lý th i gian đ m b o cho d án hồn thành ñúng th i h n quy ñ nh ph m vi ngân sách ngu n l c cho phép Qu n lý th i gian s đ qu n lý giám sát chi phí ngu n l c khác c n cho công vi c d án Trong môi trư ng d án, ch c qu n lý th i gian ti n đ đóng vai trị quan tr ng so v i môi trư ng ho t ñ ng s n xu t liên t c nhu c u k t h p ph c t p gi a cơng vi c, đ c bi t nh ng trư ng h p d án ph i ñáp ng m t th i h n c th c a khách hàng Chương gi i quy t nh ng v n ñ liên quan ñ n vi c thi t l p m ng công vi c, phương pháp xác ñ nh th i gian th c hi n t ng công vi c d án, xây d ng th i gian d tr c a công vi c s ki n, t i ưu hố sơ đ m ng M t d án bao g m nhi u công vi c Mu n th c hi n d án m t cách khoa h c, ñúng ti n ñ ñ t ch t lư ng cao địi h i ph i bi t xác: - D án c n th i gian đ hồn thành; - Vào lúc có th b t đ u ho c k t thúc công vi c, n u công vi c b kéo dài có th kéo dài ngày mà v n b o đ m hồn thành k ho ch; - Nh ng công vi c tr ng tâm, c n t p trung ch ñ o Sơ ñ m ng s giúp ta tr l i câu h i M T S V N ð KH I ð U V SƠ ð M NG 1.1 Các lo i sơ ñ th hi n ti n ñ ð th hi n ti n đ d án ngư i ta có th dùng nhi u lo i sơ ñ , ph bi n c sơ ñ ngang sơ ñ xiên 1 2 3 m m a Phơng pháp b Phơng pháp song song Hình 5.1 Sơ đồ ngang thể phơng pháp tổ chức 72 ... 61 Qu n lý ph m vi _ 62 3. 1 Ph m vi d án c u hình s n ph m d án _ 62 3. 2 Các trình qu n lý ph m vi d án 62 3. 3 Qu n lý ph m... d án: - Là s n d ng, ñi u ph i nhân l c; s ñ giao quy n cho cán b qu n lý d án; - Là s ñ l p ngân sách ki m tra tài d án; - ði u ph i qu n lý công vi c c a d án; - Giúp qu n lý r i ro c a d án; ... ch d án QU N LÝ PH M VI 3. 1 Ph m vi d án c u hình s n ph m d án Ph m vi (quy mơ) c a d án đư c hi u cơng vi c c n thi t đ có ñư c k t qu (s n ph m) d án Các công vi c ch u h n ch c a d án v ngu