255 Xây dựng Hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã, Phường

255 Xây dựng Hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã, Phường

Mục lục

Mục lục -1

Một số ký hiệu viết tắt -4

Lời nói đầu -5

Chơng I: Phơng pháp luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý -8

I Thông tin và thông tin quản lý -8

II Hệ thống thông tin -9

III Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý -10

1 Đánh giá yêu cầu -11

2 Phân tích chi tiết -11

3 Thiết kế logic -12

4 Đề xuất các phơng án của giải pháp -12

5 Thiết kế vật lý ngoài -12

6 Triển khai kỹ thuật của hệ thống -13

7 Cài đặt và khai thác -13

IV Phân tích hệ thống thông tin quản lý -13

1 Sơ đồ chức năng (BFB: Business Function Diagram) của hệ thống thông tin quản lý -14

2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD: Information Flow Diagram) của hệ thống thông tin quản lý -14

3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram) của hệ thống thông tin quản lý -15

V Thiết kế hệ thốngthông tin quản lý -16

1 Nghiên cứu thực tế và xác định nhu cầu thông tin -17

2 Thiết kế cơ sở dữ liệu -17

2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra -17

2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá -18

3 Thiết kế logic xử lý -19

3.1 Phân tích tra cứu -19

3.2 Phân tích cập nhật -19

Chơng II: Tổng quan về Bộ Tài chính và nội dung bài toán tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách xã, ph ờng -21

I Tổng quan về Bộ Tài chính -21

1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính -21

2 Chức năng nhiệm vụ và tổ chức của các đơn vị thuộc Ban quản lý ứng dụng tin học -23

II Nội dung bài toán Tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách xã, phờng -23

1 Mục đích của bài toán -24

2 Chức năng của hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kếtoán ngân sách Xã, Phờng -24

3 Nguồn thông tin đầu vào -25

4 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện quá trình lập chứng từ Kế toán đếnquá trình tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán gửi lên Bộ Tài chính -25

5 Sơ đồ luồng dữ liệu hiện tại của hệ thống thông tin tổng hợp các báocáo Tài chính - Kế toán ngân sách của xã, phờng -26

3 Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tàichính - Kế toán ngân sách Xã, Phờng -42

3.3 Sơ đồ DFD phân rã tiến trình tổng hợp báo cáo tài chính ngânsách xã của hệ thống thông tin -45

II Thiết kế cơ sở dữ liệu -46

1 Phơng pháp thu thập thông tin -46

2 Thiết kế cơ sở dữ liệu -48

2.1 Phơng pháp mô hình hoá -48

2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin ra -49

3 Sơ đồ quan hệ thực thể (Entity Relation Diagram) -59

III Một số thuật toán của chơng trình -60

1 Thuật toán kết chuyển tự động số d cuối kỳ sang số d đầu kỳ sau 60

2 Thuật toán tính luỹ kế từ đầu kỳ -61

3.Thuật toán lập báo cáo -62

IV Một số giao diện chính của chơng trình -63

Chơng IV: Đánh giá và cài đặt chơng trình -74

I Cài đặt chơng trình -74

1 Yêu cầu chung -74

2 Cài đặt chơng trnh -74

II Đánh giá chơng trình -75

1 Đánh giá về mặt kỹ thuật -75

2 Đánh giá về mặt kinh tế -78

3 Đánh giá về mặt pháp lý -78

Kết luận -79

Tài liệu tham khảo -80

Phụ lục -81

BCTC: B¸o c¸o tµi chÝnh

BCQT: B¸o c¸o quyÕt to¸n

Để quản lý thống nhất nền tài chính quốc gia, xây dựng ngân sách Nhà nớclành mạnh, củng cố kỷ luật tài chính, sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả tiền của củaNhà nớc, tăng tích lũy để thực hiện Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá đất nớc theo

định hớng xã hội chủ nghĩa, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội, nâng cao

đời sống nhân dân, bảo đảm quốc phòng, an ninh, đối ngoại, Nhà nớc đã đa raLuật ngân sách Nhà nớc ngày 20 tháng 3 năm 1996 và Luật sửa đổi bổ xungmột số điều của Luật ngân sách Nhà nớc ngày 20 tháng 5 năm 1998

Ngân sách Nhà nớc bao gồm ngân sách Trung ơng và ngân sách các cấpchính quyền địa phơng (ngân sách địa phơng) Trong những năm gần đây, quản

lý ngân sách Nhà nớc cấp xã, phờng, thị trấn là nhiệm vụ đợc đặc biệt quan tâmtrong công tác quản lý ngân sách Nhà nớc

Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ có chức năng quản lý Nhà nớc về Tàichính kinh tế, ngân sách Nhà nớc Vì vậy, Bộ Tài chính cũng là nơi quản lý cácvấn đề về ngân sách xã, phờng Mọi hoạt động của xã về ngân sách đều đợc trìnhlên Bộ Tài chính bằng những báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán trong đóghi đầy đủ toàn bộ những số liệu về tình hình thu ngân sách của xã từng tháng,quý, năm Sau đó Bộ Tài chính sẽ tổng hợp các báo cáo rồi gửi lên Uỷ ban Ngânsách Quốc Hội Mọi nguồn Tài chính ngân sách xã đều phải dựa vào các nguồnthu đóng góp của dân, các tài sản vật t của xã và các nguồn chi từ trên (Huyện,Tỉnh, Trung Ương) Do vậy, các bản báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán làcơ sở để đa ra các quyết định cuối cùng trong việc hoạch định chính sách vềNgân sách xã

Ngân sách xã, phờng là bộ phận của ngân sách Nhà nớc do UBND xã quảnlý; HĐND xã quyết định giám sát UBND và HĐND xã dựa trên các báo cáo Tàichính và báo cáo quyết toán để quản lý Sau đó trình lên huyện, huyện tổng hợpcác xã trình lên tỉnh, tỉnh tổng hợp các huyện trình lên Bộ Tài chính, Bộ Tàichính tổng hợp trình lên Uỷ ban ngân sách Quốc hội

Ngân sách xã mục đích là để duy trì hoạt động của các cơ quan Nhà nớc,

Đảng, đoàn thể, cấp xã và các khoản chi về quản lý và phát triển Kinh tế - Xã hộithuộc chức năng, nhiệm vụ của chính quyền xã Tuy nhiên, trong xu thế tin họchoá hiện nay và yêu cầu của Bộ Tài chính là tin học hoá trong các lĩnh vực quản

lý hành chính để tổng hợp các báo cáo một cách chính xác và nhanh nhất do đócác báo cáo tổng hợp Tài chính ngân sách xã cũng không ngoại lệ Việc đa tinhọc vào để tự động tính toán sau đó đa ra báo cáo Tài chính để kiểm tra tình hìnhthực hiện dự toán Tài chính ngân sách xã là một quá trình đòi hỏi chính xác vàkịp thời, thông tin đợc cập nhật hàng tháng để giúp cuối năm tổng hợp báo cáo

đầy đủ để trình lên trên nhằm đa ra kịp thời các dự toán, quyết toán

Trong vấn đề quản lý nguồn vốn ngân sách của xã, phờng có liên quan đếnrất nhiều các ban ngành, và số liệu đợc cập nhật hàng ngày do vậy đòi hỏi phảixây dựng một hệ thống thông tin đầy đủ để giúp xây dựng một phần mềm quản

lý nguồn vốn của ngân sách xã và đáp ứng yêu cầu của ngời quản lý Trong đócơ sở để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nguồn vốn ngân sách xã là xâydựng hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toánngân sách xã

Trong quá trình thực tập ở Bộ Tài chính, đợc sự giúp đỡ của các cán bộ trongphòng Phát triển ứng dụng (Ban quản lý ứng dụng tin học) và với yêu cầu trongviệc quản lý ngân sách của các xã, em đã chọn đề tài:

“ Xây dựng Hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán

ngân sách Xã, Phờng “ làm luận văn tốt nghiệp Đại học

Chuyên đề đợc trình bày gồm bốn chơng sau:

Chơng I: Phơng pháp luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý

Chơng này trình bày một số vấn đề mang tính lý thuyết về hệ thống thôngtin, các mô hình của một hệ thống thông tin, các công cụ phân tích thiết kế hệthống thông tin

Chơng II: Tổng quan về Bộ Tài chính và nội dung bài toán tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách xã, phờng

Chơng này trình bày tổng quan về Bộ Tài chính, cơ cấu tổ chức, chức năng,nhiệm vụ của Bộ Tài chính và trình bày nội dung bài toán tổng hợp các báo cáoTài chính- Kế toán ngân sách xã, phờng trên cơ sở quản lý của các cơ quan chứcnăng

Chơng III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách xã, phờng

Chơng này trình bày quá trình phân tích và thiết kế hệ thống: sơ đồ chứcnăng của hệ thống, sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu, quá trình thiết kếcơ sở dữ liệu, nhằm giải quyết bài toán tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kếtoán ngân sách của xã, phờng

Chơng IV: Đánh giá và cài đặt chơng trình

Chơng này trình bày những đánh giá khách quan về chơng trình, cách cài đặt

và kết quả thử nghiệm của chơng trình

Hà Nội, ngày 25 tháng 5 năm 2003

Lê Ngọc Châu

Chơng I Phơng pháp luận về phân tích thiết kế hệ thống

thông tin quản lý

I Thông tin và thông tin quản lý

Hiện nay nguời ta thờng nói về ”kinh tế tri thức” nh một xu hớng tất yếutrong quá trình hình thành nên nền kinh tế trong tơng lai Đó là kết quả của sựphát triển khoa học kỹ thuật, là sự ra đời của hàng loạt công nghệ hiện đại màcông nghệ thông tin là yếu tố quan trọng nhất thúc đẩy các ngành khoa học côngnghệ nh: công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới, công nghệ vũ trụ, Thôngtin chính là mối ràng buộc các ngành với nhau, nó giúp sự liên kết giữa cácngành để cùng một mục đích là phát triển kinh tế xã hội và nâng cao sự hiểu biếtcủa con ngời Trong nền kinh tế toàn cầu hiện nay, mọi quốc gia đều quan tâm

đến công nghệ thông tin nh một công cụ để phát triển kinh tế của đất nớc mình

Đó là ta đang xét ở tầm vĩ mô, còn ở tầm vi mô thì sao, cụ thể là trong các tổchức, doanh nghiệp hiện nay thì thông tin đóng vai trò nh thế nào? Ta hãy xemmột số liệu cụ thể sau:

Theo nghiên cứu của các tổ chức trên thế giới thì số lợng lao động thông tintrong các tổ chức ngày càng tăng Nếu đầu thế kỷ 20 là 5%, vào những năm 70 là55% thì hiện nay nhiều tổ chức đã lên tới 80%, sang thế kỷ 21 nhiều tổ chức sẽ

có tới 90% số lao động là lao động gián tiếp mà phần lớn là lao động thông tin

Đó chỉ là một ví dụ nhỏ trong hàng loạt các số liệu để minh chứng cho tầmquan trọng của thông tin Trong các doanh nghiệp, số lợng máy vi tính tăng lên

đáng kể vì dữ liệu liên quan đều đợc xử lý bằng máy vi tính Trong lĩnh vực quản

lý, thông tin giúp ngời quản lý điều hành công việc kinh doanh một cách có hiệuquả, ngời giám đốc có thể ngồi một chỗ dùng máy tính của mình đợc kết nốimạng mà điều hành hay giải quyết công việc ở một nơi nào đó Máy vi tính làcông cụ trợ giúp đắc lực và thông tin đợc cập nhật một cách tức thời trong quản

lý Có ba cấp quản lý trong một tổ chức: lập kế hoạch chiến lợc, kiểm soát quản

lý chiến thuật và điều hành tác nghiệp Mỗi mức có một hay một nhóm điềuhành, họ có nhiệm vụ cung cấp thông tin cho ngời ở mức cao hơn và ra quyết

định khác nhau ở mỗi mức khác nhau Vì vậy, ta có thể nói thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.

II Hệ thống thông tin

Thông tin đợc coi trọng khi nó đợc sử dụng vào một mục đích cụ thể nào đó.Thông tin đợc con ngời sử dụng để biến đổi thành thông tin mới, nó có thể đợc lutrữ trong các đĩa cứng hay mềm, ở trên mạng hay là trên giấy, Trong lĩnh vựcquản lý, ngời quản lý sử dụng một hệ thống thông tin để điều khiển tác nghiệp,

điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lợc Nh vậy, hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp ràng buộc đợc gọi là môi trờng.

Mọi hệ thống thông tin đều có 4 bộ phận: bộ phận đa dữ liệu vào, bộ phận xử

lý, kho dữ liệu và bộ phận đa dữ liệu ra

Mô hình hệ thống thông tin

Kho dữ liệu

Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin đợc lấy từ các nguồn (Sources) và

đ-ợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đđ-ợc lu trữ từ trớc Kếtquả xử lý (Outputs) đợc chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vàokho lu trữ dữ liệu (Storage)

Để hiểu đợc một hệ thống thông tin phục vụ công việc gì và cần thêm nhữngyếu tố nào ngời ta sử dụng các mô hình để biểu diễn một hệ thống thông tin Tuỳtheo từng đối tợng mà có thể biểu diễn mô hình theo từng cách khác nhau Tuynhiên vì là nền tảng trong việc phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tinnên nó đợc mô tả theo một số mô hình sau: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài

và mô hình vật lý trong

Mô hình logic là mô hình ổn định nhất, nó đợc thiết kế dới góc nhìn của ngờiquản lý Mô hình này xác định xem mục đích của một hệ thống thông tin, yêucầu về dữ liệu, về các xử lý cần phải thực hiện và nơi lu trữ chúng

Mô hình vật lý ngoài đợc thiết kế dới góc nhìn của ngời sử dụng Vì hệ thốngthông tin để xây dựng phần mềm là dành cho ngời sử dụng (khách hàng) nên họ

là ngời yêu cầu và cũng là ngời đánh giá khách quan nhất Mô hình này chú ý tớinhững khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống nh là vật mang dữ liệu, vật mangkết quả cũng nh hình thức đầu vào, đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống.Mô hình này cũng cha ổn định vì khách hàng có thể cha hài lòng và có thể đợcthay đổi tuỳ theo mô hình hiện có

III Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý (MIS: Management Information System) là mộtloại trong các hệ thống thông tin trong một tổ chức Phát triển hệ thống thông tin

đó là phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống thông tin mới, thựchiện và cài đặt nó Tuy nhiên, tại sao lại phải phát triển một hệ thống thông tin,

đó là do những nguyên nhân sau:

- Những vấn đề về quản lý

- Những yêu cầu mới của nhà quản lý

- Sự thay đổi công nghệ.

- Thay đổi sách lợc chính trị

Mục đích của dự án phát triển hệ thống thông tin quản lý là có đợc sản phẩm

đáp ứng ngời sử dụng, phù hợp với môi trờng hiện tại Một phơng pháp đợc địnhnghĩa nh một tập hợp các bớc và các công cụ cho phép tiến hành một quá trìnhphát triển hệ thống chặt chẽ và dễ quản lý hơn Các giai đoạn để phát triển một

hệ thống thông tin gồm:

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật của hệ thống

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

1 Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn này cung cấp cho lãnh đạo những dữ liệu đích thực để ra quyết

định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Nóbao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Làm rõ yêu cầu

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiên cứu của môi trờng hiện tại

- Nghiên cứu hệ thống hiện tại.

- Đa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Thay đổi đề xuất của dự án

- Trình bày báo cáo phân tích chi tiết

3 Thiết kế logic

Là xác định các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại

bỏ những vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc những mục tiêu đã thiết lập đợc

ở giai đoạn trớc Mô hình logic sẽ phải đợc ngời sử dụng xem xét Bao gồm công

đoạn sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế xử lý

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

- Hợp thức hoá mô hình logic

4 Đề xuất các phơng án của giải pháp

Là việc xây dựng các phơng án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic Mỗiphơng án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhng cha phải

là chi tiết Các công đoạn cần phải làm:

- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

- Xây dựng các phơng án của giải pháp

- Đánh giá các phơng án của giải pháp

- Chuẩn bị trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất phơng án các giải pháp

5 Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi một phơng án giải pháp đợc lựa chọn.Trong công việc này bao gồm tài liệu kết quả cần có là: tài liệu chứa đặc trngcủa hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu dành cho ngời sửdụng Các công đoạn chính gồm:

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra.

- Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

6 Triển khai kỹ thuật của hệ thống

Đây là bớc tin học hoá của hệ thống thông tin Bao gồm những công đoạnsau:

- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

IV Phân tích hệ thống thông tin quản lý

Để hiểu rõ hệ thống thông tin hiện tại có những nhợc điểm gì cần phải khắcphục, ta phải đi phân tích hệ thống thông tin đó Đó là đa ra đợc chuẩn đoán về

hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định đợc những vấn đề chính cũng nh là xác

định các nguyên nhân chính của chúng, xác định đợc mục tiêu cần đạt đợc của

hệ thống mới và đề xuất ra các phơng án để đạt đợc mục tiêu đó

Các công cụ dùng trong phân tích hệ thống thông tin quản lý

Thủ công Tin học hoá hoàn toàn

- Dòng thông tin - Điều khiển

2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD: Information Flow Diagram) của hệ thống thông tin quản lý

Sơ đồ này dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Có nghĩa làmô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế giới vật lý bằngsơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:

Tên ng ời / bộ phận phát / nhận tin Nguồn hoặc đích

Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu

Tên tiến trình xử lý

Tiến trình xử lý

* Ngoài các mô hình ở trên ra ta có thể dùng thêm một số ký tự khác nh mànhình, đĩa từ

3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram) của hệ thống thông tin quản lý

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin nh sơ đồ luồng thôngtin nhng trên góc độ trừu tợng Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thốngthông tin làm gì và để làm gì Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử

lý, các lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm

và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý

Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu:

1.0 Thiết kế

mẫu biểu

và báo cáo

2.0 Thiết kế các giao diện và hội thoại

Lựa chọn vật mang cho đầu vào/ ra, khuôn dạng các báo cáobiểu mẫu báo cáo

Đầu vào/ ra, các mô hình dữ liệu, mô

hình tiến trình

Các thực đơn, biểu t ợng, giao diện,

liệu logic Các quan hệ đa chuẩn hoá

- Phân rã sơ đồ (Diagram Explosion)

Để mô tả chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồngữ cảnh ngời ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, sau đến là mức 1,

V Thiết kế hệ thốngthông tin quản lý

Sau khi sử dụng các công cụ để phân tích hệ thống thông tin hiện tại, tìm ranhững u nhợc điểm của nó, ta phải tiến hành thiết kế một hệ thống thông tin mới

Do vậy, thiết kế hệ thống thông tin quản lý là xác định một cách chi tiết và chínhxác những cái gì mà hệ thống mới phải làm để đặt đợc những mục tiêu đã đợcthiết lập từ giai đoạn phân tích mà vẫn luôn tuân thủ ràng buộc của môi trờng Việc thiết kế logic bắt đầu thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin mới

Nó đảm bảo cho những dữ liệu cần thiết sẽ đợc nhập vào và lu trữ trong hệ thống

và chỉ những xử lý theo yêu cầu sẽ đợc thực hiện

Các bớc của giai đoạn thiết kế logic

1 Nghiên cứu thực tế và xác định nhu cầu thông tin

Có bốn cách cơ bản để xác định yêu cầu thông tin, nhng do yêu cầu của bàitoán đặt ra nên ta chỉ xét một cách là: phơng pháp đi từ hệ thống thông tin đangtồn tại

2 Thiết kế cơ sở dữ liệu

2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra

Đây là cách mà đợc các lập trình viên hay sử dụng để thiết kế cơ sở dữ liệucủa hệ thống thông tin Đó là dựa vào các thông tin đầu ra để mô phỏng sau đó làthiết kế và cuối cùng là hợp thức hoá cơ sở dữ liệu đó Bao gồm 4 bớc sau:

Bớc 1: Xác định các thông tin đầu ra

- Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách Đánh dấu các thuộctính lặp (là thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu )

- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (là những thuộc tính đợc tính toán hoặc

đ-ợc suy ra từ nhiều thuộc tính khác )

- Gạch chân thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra

- Loại bỏ thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách, loại bỏ những thuộc tínhkhông có ý nghĩa quản lý

Bớc 2: Xác định các tệp cơ sở dữ liệu cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việctạo ra từng đầu ra

Sau khi tổng hợp các phần tử đầu ra, ta tiến hành chuẩn hoá theo từng mứckhác nhau Có 7 mức để chuẩn hoá cơ sở dữ liệu, tuy nhiên tuỳ từng hệ thốngthông tin mà dừng lại tại từng mức khác nhau

- Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1 ( 1.NF )

- Thực hiện việc chuẩn hoá mức 2 ( 2.NF )

- Chuẩn hoá mức 3 ( 3.NF )

-

Bớc 3: Xác định khối lợng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ

Bớc 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu

Tên thực thể

2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá

Thực thể: đợc dùng để biểu diễn những đối tợng cụ thể hoặc trừu tợng trong

thế giới thực mà ta muốn lu trữ thông tin về chúng

Thực thể đợc biểu diễn bằng một hình nh sau:

Liên kết: Đợc dùng để thể hiện những mối quan hệ tồn tại giữa các thực thể.

Nó đợc biểu diễn bằng hình sau:

Số mức độ của liên kết: Là số lần xuất của thực thể A tơng tác với mỗi lần

xuất của thực thể B và ngợc lại

- Liên kết loại Một - Một ( 1@1 )

- Liên kết loại Một - Nhiều ( 1@N )

- Liên kết loại Nhiều - Nhiều ( N@N )

Chiều của một liên kết: Chỉ ra số lợng quan hệ tham gia vào thực thể đó.

- Quan hệ một chiều: là một lần xuất của một thực thể đợc quan hệ với mộtlần xuất của chính thực thể đó

- Quan hệ hai chiều: là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau

- Quan hệ nhiều chiều: là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia

Thuộc tính: Dùng để mô tả các đặc trng của một thực thể hay một quan hệ.

3 Thiết kế logic xử lý

Các sơ đồ logic của xử lý chỉ làm rõ những quan hệ có tính chất ngữ nghĩacủa các dữ liệu và không quan tâm tới những yếu tố mang tính chất tổ chức Đểbiểu diễn những hoạt động nh vậy, ta dùng những khái niệm sự kiện, công việc

và kết quả

Sự kiện: là việc thực hiện khi đến nó làm khởi sinh sự thực hiện của một hoặc

nhiều việc khác

Đồng bộ: một điều kiện logic kết hợp với các sự kiện, thể hiện các quy tắc

quản lý mà hệ thống thông tin phải kiểm tra để khởi sinh các công việc

Công việc: là một tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung

các sự kiện khởi sinh

Quy tắc ra: điều kiện thể hiện các quy tắc quản lý, quy định việc cho ra kết

quả của một công việc

Kết quả: là sản phẩm của việc thực hiện một công việc.

3.1 Phân tích tra cứu

Phân tích tra cứu là tìm hiểu xem bằng cách nào để có đợc những thông tin

đầu ra từ các tệp đã đợc thiết kế trong phần thiết kế CSDL

Phân tích tra cứu giúp cho việc xem xét lại quá trình thiết kế CSDL đã đủcung cấp các đầu ra hay không và xem xét lại một phần logic để tạo các thôngtin đầu ra Kết quả của việc phân tích này đợc biểu diễn bằng sơ đồ phân tích tracứu và đa vào phích xử lý trong từ điển hệ thống

Phân lớp và cấu trúc: kiểm tra đảm bảo dữ liệu nhập vào là đúng kiểu.

Tổ hợp ý nghĩa: Xem xét sự phù hợp về ý nghĩa của các dữ liệu.

Kích thớc: xem xét dữ liệu có quá nhiều ký tự hay ít ký tự.

Tự kiểm tra: dữ liệu nhập thoả mãn điều kiện tự thân nào đó.

Tập hợp giá trị chuẩn: dữ liệu nhập vào có nằm trong tập hợp giá trị chuẩn

cho trớc hay không

Chơng II Tổng quan về Bộ Tài chính và nội dung bài toán tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân

sách xã, phờng

I Tổng quan về Bộ Tài chính

1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính

Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ có chức năng quản lý Nhà nớc về Tàichính kinh tế, ngân sách Nhà nớc Với chức năng quản lý đó, Bộ Tài chính đợcNhà nớc giao cho những quyền hạn nhất định:

- Hớng dẫn các Bộ, cơ quan Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chínhphủ, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung Ương và xây dựng ngân sáchhàng năm

- Cùng với Uỷ ban khoa học Nhà nớc xây dung kế hoạch Tài chính trung, dàihạn, các kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, kế hoạch xây dựng cơ bản, các vấn

đề khác của nền kinh tế có liên quan đến Tài chính và ngân sách Nhà nớc

- Xây dựng dự thảo Luật, Pháp lệnh và các văn bản khác về phí thuế và cáckhoản thu khác.

- Quản lý ngân sách Nhà nớc, quỹ dự trữ Tài chính Nhà nớc, quỹ ngoại tệ,thực hiện các biện pháp hỗ trợ tài chính cho các đơn vị

- Quản lý quỹ vốn, tài sản của các doanh nghiệp thuộc quyền sở hữu của Nhànớc

- Quản lý quỹ vốn, giá trị tài sản và các tài nguyên khác thuộc sở hữu Nhà ớc

n Quản lý quỹ vốn, giá trị tài sản và các tài nguyên thuộc sở hữu Nhà nớc

- Quản lý các loại vốn để vay nợ trong và ngoài nớc

- Thực hiện kiểm tra và thanh tra Tài chính

- Đại diện cho Chính phủ tại các tổ chức Tài chính quốc tế

Từ chức năng và quyền hạn trên, cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính bao gồmcác bộ phận (Vụ, Ban, Cục, ) sau để đảm nhiệm những công việc cụ thể củamình:

2 Chức năng nhiệm vụ và tổ chức của các đơn vị thuộc Ban quản lý ứng dụng tin học

Ban quản lý ứng dụng tin học là đơn vị thuộc bộ máy quản lý Nhà nớc của

Bộ Tài chính, có nhiệm vụ giúp Bộ trởng Bộ Tài chính thống nhất quản lý hoạt

động phát triển ứng dụng tin học trong lĩnh vực quản lý Tài chính Nhà nớc; tổchức Trung tâm dữ liệu và xử lý thông tin phục vụ cho công tác quản lý Tàichính và điều hành ngân sách Nhà nớc của Bộ

Nhiệm vụ của Ban quản lý ứng dụng tin học:

- Xây dựng chơng trình, kế hoạch phát triển ứng dụng tin học phục vụ hoạt

động quản lý Tài chính Nhà nớc

- Quản lý thống nhất các hoạt động tin học trong toàn ngành Tài chính

- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định của Nhà nớc trong lĩnh vựcphát triển và ứng dụng tin học ở các đơn vị và tổ chức trực thuộc Bộ

- Tổ chức trung tâm Dữ liệu thông tin Tài chính, xử lý và cung cấp thông tinphục vụ quản lý Tài chính Nhà nớc

- Thực hiện nhiệm vụ hợp tác quốc tế trong lĩnh vực phát triển ứng dụng tinhọc của ngành theo quy định của Bộ

Ban quản lý ứng dụng tin học gồm các phòng sau:

1 Mục đích của bài toán

Xây dựng một hệ thống thông tin cho phép thực hiện và quản lý toàn bộ cácbáo cáo đầu vào (bảng cân đối tài khoản, báo cáo tổng hợp thu / chi ngân sáchcủa các xã, ) để tổng hợp đa ra báo cáo Tài chính - kế toán Việc ứng dụng tinhọc vào để giúp tổng hợp nhanh các báo cáo Tài chính trong hoạt động Tài chínhngân sách xã, cân đối Tài chính hàng tháng, năm để cho cơ quan Tài chính quyết

định dự toán và phân bổ ngân sách địa phơng; phê chuẩn quyết toán ngân sách

địa phơng

Đây là quá trình tổng hợp các báo cáo tài chính ngân sách của các xã nênviệc tổng hợp này bắt đầu thực hiện từ huyện Mục đích để đa các báo cáo nàyphục vụ yêu cầu quản lý

2 Chức năng của hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã, Phờng

- Quản lý tình hình Tài chính ngân sách; Tài chính các quỹ, tình hình TSCĐ

và tài chính khác của các xã trong tháng

- Quản lý tình hình thực hiện thu và cơ cấu thu ngân sách của các xã trongtháng (đã làm thủ tục ghi thu ngân sách Nhà nớc tại Kho bạc và thu ngân sáchcha qua kho bạc)

- Quản lý tình hình thực hiện chi và cơ cấu chi ngân sách của các xã trongtháng (đã làm thủ tục ghi chi ngân sách Nhà nớc tại Kho bạc và chi ngân sáchcha qua Kho bạc)

- Quản lý tình hình cân đối Tài chính ngân sách trong năm ngân sách, đốichiếu với dự toán

- Quản lý tình hình Tài chính ngân sách xã đã thực hiện trong năm theo mụclục ngân sách

- Báo cáo tổng hợp về tình hình Tài chính ngân sách xã trong năm báo cáotheo nội dung

- Quản lý tình hình thực hiện công tác XDCB tại các xã trong năm báo cáo

3 Nguồn thông tin đầu vào

Để hệ thống thông tin đảm bảo đợc các chức năng nêu trên, các dữ liệu đầuvào phải đợc cập nhật đầy đủ và chính xác Việc tổng hợp các báo cáo là dựa vàocác số liệu từ các báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán của các xã, đó là:

- Bảng cân đối tài khoản

- Báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã

- Báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã

- Bảng cân đối quyết toán ngân sách xã

- Báo cáo quyết toán thu ngân sách xã

- Báo cáo quyết toán chi ngân sách xã.

- Báo cáo tổng hợp quyết toán thu ngân sách xã

- Báo cáo tổng hợp quyết toán chi ngân sách xã

- Báo cáo tình hình xây dựng cơ bản

- Thuyết minh báo cáo Tài chính

4 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện quá trình lập chứng từ Kế toán đến quá trình tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán gửi lên Bộ Tài chính

Phòng Tài chính quận, huyện

Phòng Tài chính quận, huyện

Tổng hợp các báo cáo Tài chính

Sở Tài chính

Tổng hợp

Bộ Tài chính

Kiểm tra và

đối chiêú

Báo cáo

Các báo cáo của các xã

liệu

2.0Tổng hợp và lập báo cáo TC

5 Sơ đồ luồng dữ liệu hiện tại của hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách của xã, phờng

III Ngôn ngữ sử dụng

Hiện nay Microsoft Windows là hệ điều hành đang đợc dùng rộng rãi nhấttheo thống kê của các tạp chí vi tính thế giới Xu hớng lập trình trong môi trờngWindows càng ngày thu hút các hãng sản xuất phần mềm ứng dụng, vì lẽ đó mộtloạt các ngôn ngữ lập trình truyền thống nh Basic, Pascal, C, FoxPro, đã khaithác khả năng giao diện để cải tiến và làm phong phú thêm những đặc tính củatừng ngôn ngữ nh Visual Basic, Visual C, VisualFoxPro,

Visual FoxPro là môi trờng hớng đối tợng mạnh cho việc xây dựng cơ sở dữliệu và phát triển các ứng dụng nhỏ Visual FoxPro cung cấp các công cụ để tổchức các Table chứa thông tin, chạy các Query, tạo một hệ thống cơ sở dữ liệuliên quan thống nhất, hay lập trình một ứng dụng, xắp xếp dữ liệu hoàn chỉnhcho ngời sử dụng

Visual FoxPro có khả năng mở rộng giúp lập trình viên trong nhiều lĩnh vựckhi phát triển ứng dụng và cơ sở dữ liệu Nâng cao khả năng quản lý cơ sở dữliệu và project Ta có thể sử dụng code nguồn nh Microsoft Visual Sourcesafexem ở các thành phần của Project Manager

Visual FoxPro thêm một chức năng mới Application Wizard cung cấp cácProject Hook class mới và khả năng nâng cao đặc tính Application Frameworklàm cho ứng dụng của chơng trình có hiệu quả hơn Đồng thời ta có thể sử dụngcông cụ Debug để tìm ra những lỗi và kiểm tra những thành phần của một ứngdụng dễ dàng hơn

Tổng hợp các báo cáo Tài chính

xã

tổng hợp và lập các báo cáo

Chơng III Xây dựng hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã, Phuờng

I Phân tích hệ thống thông tin tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã, Phờng

1 Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin

Mục đích của phân tích chức năng là xác định chính xác và cụ thể các chứcnăng chính của hệ thống thông tin Trong giai đoạn phân tích chức năng chúng tacha quan tâm đến phơng pháp và công cụ thực hiện các chức năng đó

Hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã,Phuờng gồm có các chức năng chính sau:

- Chức năng cập nhật dữ liệu cho các tệp danh mục

- Chức năng quản lý tình hình Tài chính ngân sách của các xã

- Chức năng lập tổng hợp và lập các báo cáo

Sơ đồ chức năng mức cao nhất của hệ thống thông tin

Quản lý danh mục

Kết chuyển tự

động số d sang tháng sau

Quản lý tình hình Tài chính theo bảng cân

đối tài khoản

Nhận các báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán của các xã, ph ờng

Phân rã sơ đồ chức năng trên ta có sơ đồ chức năng phân rã mức 1 nh sau:Phân rã chức năng cập nhật dữ liệu cho các tệp Danh Mục (danh mục xã,danh mục tài khoản, danh mục số d đầu kỳ, danh mục chỉ tiêu thu, chi ngân sáchxã, danh mục chơng loại, danh mục khoản, )

Phân rã chức năng cập nhật danh mục thành các chức năng chi tiết hơn:

- Chức năng cập nhật dữ liệu mới cho các tệp danh mục

- Chức năng sửa xoá dữ liệu đã có trong tệp danh mục

- Chức năng kết chuyển tự động số d sang tháng sau

Tổng hợp các báo cáo

Tổng hợp báo cáo Tài chính

Tổng hợp báo cáo quyết toán

Hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã

Báo cáo tổng hợp Tài chính, cân đối Tài chính, quyết toán,

Báo cáo tổng hợp Tài chính, cân đối Tài chính, quyết toán,

Kho dữ liệu

Phân rã chức năng lập và tổng hợp các báo cáo

- Chức năng lập báo cáo Tài chính của các xã

- Chức năng lập báo cáo quyết toán của các xã

2 Phân tích luồng thông tin

Luồng thông tin trong hệ thống thông tin đợc chia thành 3 giai đoạn:

- Quá trình cập nhật dữ liệu

- Quá trình xử lý dữ liệu

- Quá trình tổ chức thông tin báo cáo

Mô hình luồng thông tin trong hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tàichính - Kế toán ngân sách xã, phuờng:

Sở tàI chính Thời

điểm

Kế toán (Phòng tài chính huyện)

Nhập số d

đầu kỳ, nhập số phát sinh trong kỳ

Tính số

d cuối kỳ

ngansachxa

Đối chiếu với bảng cân

đối TK

Bảng cân đối tài khoản đã đ ợc

Lập bảng cân đối tài khoản

Ban tàI chính Xã

2.1 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập bảng cân đối tài khoản

Sở Tài chính Thời

điểm Kế toán (Phòng tài chính huyện)

Báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã, ph ờng

Báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã

đã đ ợc tổng hợp

Nhập dự toán năm, quyết toán năm của từng chỉ tiêu, và số thực hiện trong tháng của từng xã

So sánh QT/DT của từng chỉ tiêu ngansachxa

Lập bảng tổng hợp thu ngân sách xã

In báo cáo tổng hợp thu ngân sách

Đối chiếu với BC tổng hợp thu

2.2 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã

Sở Tài chính Thời

điểm Kế toán (Phòng tài chính huyện)

Báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã, ph ờng

Nhập dự toán năm, quyết toán năm của từng chỉ tiêu, và số thực hiện trong tháng của từng xã

So sánh QT/DT của từng chỉ tiêu ngansachxa

Lập bảng tổng hợp chi ngân sách xã

Cuối

tháng

Đầu

Ban tàI chính xã

Đối chiếu với BC tổng hợp chi

2.3 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã

Báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã, báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã

Tính tổng số dự toán và thực hiện trong năm,

so sánh thực hiện với dự toán của từng xã

Lập bảng cân

đối quyết toán ngân sách xã

In bảng cân đối quyết toán ngân sách xã

Bảng cân đối quyết toán ngân sách xã đã đ ợc tổng hợp

Báo cáo quyết toán thu ngân sách xã

Nhập số thực hiện trong năm theo từng ch ơng, loại, khoản, mục của từng xã

Tổng hợp báo cáo quyết toán thu ngân sách các xã

In báo cáo quyết toán thu ngân sách xã

Báo cáo quyết toán thu ngân sách xã đã đ ợc tổng hợp

2.5 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo quyết toán thu ngân sách xã

Thời

điểm Ban tàI chính xã tàI chính huyện)Kế toán (Phòng Sở tàI chính

Báo cáo quyết toán chi ngân sách xã

Nhập số thực hiện trong năm theo từng ch ơng, loại, khoản, mục của từng xã

Tổng hợp báo cáo quyết toán chi ngân sách các xã

In báo cáo quyết toán chi ngân sách xã

Báo cáo quyết toán chi ngân sách xã đã đ ợc tổng hợp

2.6 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo quyết toán chi ngân sách xã

Thời

điểm Ban tàI chính xã tàI chính huyện)Kế toán (Phòng Sở tàI chính

Báo cáo tổng hợp quyết toán thu ngân sách xã

Nhập dữ liệu của dự toán và quyết toán thu NSNN và NSX của từng xã

ngansachxa

Lập báo cáo tổng hợp quyết toán thu ngân sách xã

In báo cáo tổng hợp quyết toán thu ngân sách xã

Báo cáo tổng hợp quyết toán thu ngân sách xã đã đ ợc tổng hợp

2.7 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo tổng hợp quyết toán thu ngân sách xã