93 Công tác kế toán tại Công ty cổ phần Viễn thông và Công nghệ Thông tin Telematic

93 Công tác kế toán tại Công ty cổ phần Viễn thông và Công nghệ Thông tin Telematic

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG VÀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TELEMATIC 2

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 2

1.1.2 Ngành nghề kinh doanh chính:: 2

1.1.3 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh: 3

1.2 Đặc điểm kinh doanh và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 3

1.2.1 Đặc điểm kinh doanh 3

1.2.2 Quá trình kinh doanh 7

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty 8

1.3.1 Sơ đồ các phòng ban 8

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ 8

PHẦN II: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 14

2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty CP Viễn thông và Công nghệ Thông tin Telematic 14

2.2 Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty CP Viễn thông và Công nghệ Thông tin Telematic 15

2.2.1.Những quy định chung tại Công ty Telematic 15

2.2.2 Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ kế toán 17

2.2.2.Quy trình luân chuyển chứng từ 17

2.2.3 Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 18

2.2.4 Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ sách kế toán 19

2.3 Đặc điểm vận dụng tại một số phần hành kế toán 21

PHẦN III: ĐÁNH GIÁ NHẬN XÉT 24

Kết luận 26

LỜI MỞ ĐẦU

Trong quá trình học tập nghiên cứu tại trường Đại học Kinh tế Quốcdân, với sự nhiệt tình giảng dạy, dưới sự hướng dẫn của các thầy cô giáochúng em đã được cung cấp đầy đủ những lý luận, phương pháp nghiên cứu

và hệ thống kế toán

Nhưng để có thể vận dụng được toàn bộ những kiến thức đã được họcthì không thể thiếu những kiến thức thực tế Vì vậy mà việc vận dụng lýthuyết vào thực tế là vô cùng quan trọng không chỉ đối với em mà tất cả cácbạn khác Vì vậy thực tập, thực hành kế toán tại doanh nghiệp là vô cùng cầnthiết, giúp sinh viên chúng em rút ngắn được khoảng cách giữa lý luận vàthực tế Thực tập là cầu nối giúp cho chúng em tiếp cận được với công việccủa chúng em sau này khi ra trường

Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Viễn thông và Công nghệThông tin Telematic, được sự giúp đỡ của anh chị phòng Kế toán – Tài chính,báo cáo tổng hợp của em đã hoàn thành với nội dung:

Phần I: Giới thiệu tổng quan về Công ty

Phần II: Tình hình tổ chức thực hiện công tác kế toán

Tuy nhiên, do thời gian thực tập và kiến thức còn nhiều hạn chế nênbáo cáo thực tập không tránh khỏi những nhận định chủ quan, chưa toàn diện

Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp và thông cảm của thầy cô

PHẦN IGIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG VÀ

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TELEMATIC

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty Cổ phần Viễn thông và Công nghệ Thông tin thành lập ngày 31tháng 01 năm 2005 theo giấy phép đăng ký kinh doanh Số 0103006614 do Sở

Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà nội cấp, với số vốn ban đầu là 5 tỷ đồng( xấp xỉ 280,000 USD) được đóng góp bởi 03 cổ đông Sau khi thực hiện LuậtCông ty ở Việt Nam, Công ty Cổ phần Viễn thông và Công nghệ Thông tin đãđăng ký thay đổi tên mới ngày 16 tháng 06 năm 2008 là Công ty Cổ phầnViễn thông và Công nghệ Thông tin Telematic

Tên giao dịch tiếng Anh: TELEMATIC TELECOMMUNICATION AND INFORMATICS TECHNOLOGY JOINT STOCK COMPANY

Tên viết tắt : TELEMATIC.,JSC

Trụ sở chính của công ty: Phòng 206, Nhà 21,Lý Nam Đế, phường

Hàng mã, quận Hoàn kiếm, Hà nội.

- Dịch vụ sửa chữa,bảo hành, bảo trì, bảo dưỡng máy móc,thiết bị điện, điện

tử, tin học, viễn thông

- Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá.

- Đại lý cung cấp các dịch vụ bưu chính viễn thông

- Sản xuất mua bán phần mềm tin học và đào tạo tin học

- Tư vấn, thẩm định, thiết kế kỹ thuật và chuyển giao công nghệ trong lĩnhvực điện, điện tử, điện lạnh, tin học, viễn thông

- Xây lắp các công trình điện dưới 35KV

- Xây dựng các công trình viễn thông

- Xuất nhập các mặt hàng Công ty kinh doanh

1.1.3 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh:

1 Tổng số tài sản có 6.042.733.760 8.375.530.920 11.859.513.030

2 Tài sản có lưu động 5.795.030.628 7.987.023.488 10.687.838.568

3 Tổng số tài sản nợ 6.042.733.760 8.375.530.920 11.859.513.030

4 Tài sản nợ lưu động 727.266.114 2.873.103.228 6.295.004.249

5 Lợi nhuận trước thuế 189.896.321 201.179.722 83.780.148

6 Lợi nhuận sau thuế 187.036.070 186.960.046 62.081.089( Nguồn: Trích báo cáo tài chính năm 2006,2007,2008)

Nhìn vào bảng tóm tắt trên ta có thể thấy được sự phát triển của Công

ty trong những năm gần đây doanh nghiệp luôn làm ăn có lãi

1.2 Đặc điểm kinh doanh và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

1.2.1 Đặc điểm kinh doanh

PHÂN PHỐI CÁC SẢN PHẨM TIN HỌC VIỄN THÔNG:

 Các sản phẩm phân phối

Phân phối sản phẩm của hãng IBM, HP, COMPAQ, ACER, CISCO, SAMSUNG, SONY, TOSHIBA, APC .

 Cung cấp thiết bị văn phòng

 Cung cấp các thiết bị viễn thông

 Cung cấp các thiết bị điện, điên tử, điện lạnh

 Cung cấp phần mềm

CUNG CẤP GIẢI PHÁP :

Với phương châm nghiên cứu, tích hợp và phát triển các thành tựu mớinhất của nghành công nghệ thông tin trên thế giới và Việt Nam, công tyluôn cộng tác cùng khách hàng để xây dựng các giải pháp phần mềmchọn gói theo nhu cầu của khách hàng Các sản phẩm của chúng tôiluôn đạt yêu cầu về tính mở, chuẩn mực, an toàn và độ bền cao

Quá trình thiết kế giải pháp của chúng tôi được thực hiện chọn gói baogồm các giai đoạn:

Tư vấn, lựa chọn giải pháp: cùng thảo luận với khách hàng để có thể

đưa ra và lựa chọn được những giải pháp phù với điều khiện, hoàncảnh của từng khách hàng Đây là yếu tố quan trọng quyết sự thànhcông của dự án

Lựa chọn thiết bị, phần mềm phù hợp để có thể phát huy hết công

dụng của giải pháp đã lựa chọn

Thực hiện giải pháp: đưa các giải pháp đã lựa chọn vào vận hành theo

nhu cầu của khách hàng

Chuyển giao công nghệ: hướng dẫn cho khách hàng hiểu sâu về các

thiết bị đã được lắp đặt Giúp khách hàng có thể khai thác hết hiệu quả

sử dụng của thiết bị

Các dịch vụ sau khi triển khai: bảo hành, bảo trì và phát triển sản

phẩm Mọi thiết kế và phần mềm do công ty cung cấp đều được bảohành chu đáo, nhanh chóng thuận tiện Chúng tôi cũng cung cấp đếnkhách hàng các dịch vụ sau bán hàng như việc nâng cấp hệ thống theo

yêu cầu của từng thời kỳ sao cho phù hợp với sự phát triển của quýkhách hàng trong từng giai đoạn.

Tư vấn, hỗ trợ khách hàng: thiết lập một hệ thống máy tính hoạt

động có hiệu quả cao nhất mà không phải đầu tư quá tốn kém Dịch vụđược cung cấp một cách tối ưu nhất theo các bước sau:

Chuẩn hoá phần cứng: với mục đích đồng bộ hệ thống máy tính đang

sử dụng của khách hàng Nhằm phát hiện sớm những lỗi tiềm năng dophần cứng có thể gây ra Đây là bước quan trọng để hệ thống máy tínhcủa bạn có thể hoạt động một cách hiệu quả

Chuẩn hoá hệ điều hành và phần mềm: đảm bảo tính thống nhất

trong quá trình trao đổi dữ liệu cũng như sử dụng các tài nguyên chia

sẻ Quá trình này có sự phân quyền rõ ràng tránh nguy cơ lây nhiễmvirus

Sửa lỗi và nâng cấp phần mềm hiện thời: đảm bảo tính ổn định của

hệ thống khi dùng các phần mềm không có bản quyền

PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ỨNG DỤNG VÀ HỆ THỐNG:

Nghiên cứu các công nghệ mới và phát triển phần mềm ứng dụng làmột trong các định hướng chính của công ty với mục đích trở thành nhàtích hợp hệ thống Mục tiêu của chúng tôi là cung cấp các giải pháp hệthống thông tin trọn gói bao gồm từ hệ thống mạng xương sống, hệ thốngtruyền thông điệp (email), hệ quản trị cơ sở dữ liệu, các hệ lưu trữ và tìmkiếm văn bản

Hướng phát triển:

 Truyền thông điệp : Tư vấn, thiết kế các hệ thống truyền thông điệp

trên nền tảng MS Exchange và MS Mail, CC Mail; xây dựng các ứngdụng cho người dùng cuối với giao diện Việt hoá Xây dựng các ứngdụng làm việc nhóm trên cơ sở Exchange và MS SQL

 Quản trị cơ sở dữ liệu: cung cấp các giải pháp quản trị dữ liệu trên nền

tảng kiến trúc desktop và client/server Trong lĩnh vực này chúng tôi

đã xây dựng hệ thống DOCMAN- một hệ thống lưu trữ, xử lý và tìmkiếm văn bản; xây dựng hệ thống WAREHOUSE quản lý vật tư thiếtbị.

CD-ROM phục vụ nhiều mục đích khác nhau Là một phần trong các giảipháp lưu trữ, tìm kiếm thông tin

cước các tổng đài điện thoại, các ứng dụng truyền tin

TƯ VẤN VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ:

Đây là yếu tố quan trọng quyết định đến sự tồn tại của một hệ thốngbởi vai trò con người là yếu tố quan trọng Người sử dụng sản phẩm đượcđào tạo chuyên môn cộng với sự tư vấn hỗ trợ của các chuyên gia, kỹ sưcủa Công ty Telematic sẽ luôn đảm bảo được hoạt động có hiệu quả

 Chúng tôi đã và đang hợp tác để lựa chọn giải pháp, công nghệ và thiết

bị tiên tiến nhất của các hàng nước ngoài hàng đầu thế giới, góp phầnrút ngắn khoảng cách về công nghệ và thiết bị trong các lĩnh vựcnghiên cứu khoa học, thí nghiệm, giảng dạy, hiệu chuẩn, chuyên dùng,

đo lường điều khiển tự động giữa Việt Nam và Quốc tế

 Cùng khách hàng xây dựng giải pháp tối ưu và lựa chọn công nghệ vàthiết bị thích hợp đảm bảo tính hệ thống, phát triển và tiên tiến

 Thực hiện việc cung cấp thiết bị, lắp đặt vận hành Đào tạo và chuyểngiao công nghệ sau bán hàng

Mọi người sẽ không bao giờ phải quan tâm về giá cả hàng hoá quá đắt.

Mọi người sẽ luôn an tâm về chất lượng bảo hành.

 Với đội ngũ nhân viên có trình độ hiểu biết, kỹ năng tin học tương đốiđầy đủ, chúng tôi luôn đảm bảo sẽ đáp ứng được mọi nhu cầu củakhách hàng cũng như các vấn đề trước và sau bán hàng

THIẾT KẾ VÀ THI CÔNG:

Thiết kế thi công các công trình về điện, các công trình mạng máytính, tích hợp hệ thống và các công trình viễn thông với đội ngũ cán bộnhân viên có đầy đủ các chứng chỉ hành nghề thiết kế cùng với các cán

bộ, kỹ thuật viên có trình độ, tay nghề cao nhiều năm kinh nghiệm trongviệc thi công triển khai các công trình

1.2.2 Quá trình kinh doanh

Telematic là một công ty viễn thông và tin học với đội ngũ cán bộ nhân

viên hơn 40 người có chất lượng chuyên môn cao với gần 100% tốt nghiệpđại học và trên đại học, trong đó có khoảng 30 người hoạt động trong lĩnhvực tin học Quy mô hoạt động kinh doanh lớn và là đại lý của nhiều hãngmáy tính và các công ty viễn thông lớn nước ngoài có tên tuổi và là công

ty được khách hàng tin cậy trong nhiều lĩnh vực

Các hoạt động của Telematic không chỉ tập trung vào lĩnh vực dịch vụthương mại mà còn đầu tư vào việc phát triển phần mềm, phát triển đadạng các ngành nghề như viễn thông, đo lường, điện, điện lạnh và ký gửihàng hoá

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

 Trung tâm Bảo hành và Hỗ trợ khách hàng

Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng được quy định rõ như sau:

BAN GI¸M §èC

HỆ THỐNG KỸ

THUẬT

HỆ THỐNG KINH DOANH

HỆ THỐNG CHỨC NĂNG

TRUNG TÂM BẢO

PHÒNG DỰ ÁN

PHÒNG KẾ TOÁN

* Khối văn phòng:

Khối văn phòng có chức năng tư vấn cho Giám đốc về quản lý nhân sự

và quản lý hành chính, có trách nhiệm vể công tác tổ chức và hành chínhcủa Công ty Nhiệm vụ của phòng như sau:

Tham gia xây dựng và triển khai các nội quy, quy chế của Công ty.Xây dựng quy chế tuyển dụng và triển khai thực hiện

Tham gia xây dựng và quản lý chương trình đào tạo, phát triển nhânviên

Tham gia xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp

Phối hợp theo dõi, kiểm tra và đôn đốc nhân viên thực hiện các nội quy

và quy chế của công ty

Tiếp nhân công văn giấy tờ, quản lý công văn

Tham gia đánh giá hoạt động của nhân viên

Quản lý và thực hiện các công việc hành chính của Công ty

Quản lý hồ sơ cá nhân và các tài liệu về BHXH của nhân viên Thựchiện công tác BHXH cho nhân viên

Giao dịch với các cơ quan có liên quan khi cần thiết

Báo cáo Giám đốc công ty về tình hình thực hiện công tác quản lý nhân

sự, công tác hành chính trong tháng, trong qúy và cả năm

Ngoài những nhiệm vụ trên đây, các phòng và các bộ phận đều phảithực hiện những nhiệm vụ sau:

Quản lý, phân công công việc, đôn đốc nhân viên làm việc theo nhiệmvụ

Triển khai nội quy và các quy chế đến từng nhân viên đồng thời kiểmtra, đôn đốc việc thực hiện nội quy và quy chế

Tham gia nhận xét, đánh gía hoạt động của nhân viên

Phối hợp làm việc với các phòng, các bộ phận khác khi được yêu cầu.Đào tạo, hướng dẫn nhân viên

Thực hiện những nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc

Công ty còn thường xuyên cử cán bộ tham gia các khoá học, đào tạongắn hạn , trung hạn và dài hạn nhằm bồi dưỡng, nâng cao khả năngnghiệp vụ, trình độ của nhân viên về quản lý tài chính, kỹ thuật, ngoạingữ Với sức trẻ, sự nhiệt tình, năng động, đội ngũ cán bộ công nhân viên

Công ty Telematic không ngừng học hỏi nhằm bắt kịp và đáp ứng các yêucầu ngày càng cao của xã hội và khoa học kỹ thuật tiên tiến trên thế giới.Công ty đã nghiên cứu và xây dựng một bản nội qui Lao động dựa trênnhững văn bản pháp qui và các điều lệ được qui định trong Bộ luật Laođộng của Nhà nước xã hội chủ nghĩa Việt Nam Cùng với Hợp đồng Laođộng và các văn bản pháp qui khác về lao động, bản Nội qui Lao độngnày qui định rõ ràng về nghĩa vụ và quyền hạn của nguời lao động trongCông ty nhằm bảo đảm các quyền lợi của người lao động,và phục vụkhách hàng tốt nhất.

* Phòng Kinh Doanh:

Phòng Kinh doanh có chức năng tư vấn cho Giám đốc về hoạt độngkinh doanh phân phối, kinh doanh bán lẻ của Công ty đồng thời chịu tráchnhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ hoạt động kinh doanh trên Nhiệm vụ cụthể là:

Tìm hiểu đối tác kinh doanh và đề xuất các biện pháp để chăm sóckhách hàng truyền thống, duy trì quan hệ với khách hàng hiện tại, pháttriển mở rộng khách hàng mới, tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Đề xuất các giải pháp để khuếch trương hình ảnh của Công ty trênthương trường, khuếch trương sản phẩm và dịch vụ; đề xuất các chínhsách thương mại để khuyến khích bán hàng, gia tăng doanh số

Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng tháng, hàng quý, hàng năm vànhững giải pháp cụ thể, những đề xuất cần thiết để thực hiện được kếhoạch đề ra; trình Giám đốc phê duyệt kế hoạch

Tiếp nhận, xử lý và thực hiện các đơn đặt hàng của các tổ chức, cácdoanh nghiệp là đại lý bán hàng của Công ty Tổ chức kinh doanh bán

lẻ cho người tiêu dùng

Triển khai chào, bán các mặt hàng mới của Công ty cho các đại lý.Tham gia đàm phán, ký kết các hợp đồng kinh tế; phối hợp triển khaithực hiện và thanh quyết toán các hợp đồng

Theo dõi công nợ theo nhóm, theo đối tượng và đôn đốc thu hồi côngnợ

Thực hiện việc giao nhận hàng hoá; bảo vệ an toàn kho hàng và tài sản,trụ sở của Công ty

Hàng tháng trình Giám đốc: báo cáo doanh số bán hàng, chia ra theocác nhóm quản lý, doanh số theo khách hàng, doanh số theo các sảnphẩm Báo cáo cần nêu rõ những khó khăn, tồn tại, nguyên nhân và đềxuất giải pháp khắc phục.

Tìm hiểu, khai thác nguồn hàng đáp ứng các nhu cầu của khách hàng.Báo cáo Giám đốc Công ty các thông tin có liên quan về thị trường, giácả

* Phòng kỹ thuật:

Phòng Kỹ thuật có chức năng nhiệm vụ hỗ trợ cho hoạt động kinhdoanh bán hàng, thực hiện dịch vụ bảo hành và các dịch vụ sau bán hàng.Nhiệm vụ cụ thể như sau:

Thông qua việc thu thập tin tức từ các cuộc hội thảo, từ mạng Internet

và từ các tài liệu khác để tư vấn cho Giám đốc, cho bộ phận kinh doanh

về xu hướng phát triển của công nghệ, các đặc điểm cũng như các tínhnăng kỹ thuật của các công nghệ mới

Nghiên cứu, kiểm tra, đánh gía chất lượng các sản phẩm phần cứng củacác nhà cung cấp, báo cáo để Giám đốc có đủ thông tin đưa ra cácquyết định đầu tư hợp lý

Lắp ráp thiết bị, cài đặt các phần mềm theo yêu cầu của khách hàng,giao hàng cho khách, thanh toán tiền hàng và hướng dẫn khách hàngkhi cần thiết

Kiểm tra các điều kiện bảo hành, nhận hàng bảo hành; gửi hàng bảohành, thu đòi hàng bảo hành; giao trả hàng bảo hành cho khách hàng.Quản lý và lưu trữ các tài liệu liên quan đến công việc bảo hành

Thực hiện công việc bảo hành các sản phẩm mà Công ty đã cung cấpcho các khách hàng tại địa điểm khách hàng Thực hiện bảo trì, bảodưỡng theo hợp đồng

Bảo trì, bảo dưỡng các trang thiết bị tin học của Công ty.

Tập hợp và báo cáo Giám đốc các ý kiến phản hồi của khách hàng vềsản phẩm và dịch vụ mà công ty cung ứng, qua đó Ban lãnh đạo Công

ty nghiên cứu và xây dựng các chiến lược cụ thể nhằm cung cấp tớikhách hàng những sản phẩm và dịch vụ hoàn hảo nhất, đáng tin cậynhất

Báo cáo kết quả thực hiện công việc trong tháng

Duy trì quan hệ tốt với các cơ quan như các ngân hàng, các cơ quanthuế,

Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ đầuvào như phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi

Ghi chép sổ sách, hạch toán, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinhtrong kỳ

Đối chiếu công nợ với chủ hàng, khách hàng theo định kỳ hoặc độtxuất; đôn đốc và thực hiện thu hồi công nợ

Kiểm kê hàng tồn kho; kiểm kê quỹ, két hàng tháng

Hướng dẫn các phòng, bộ phận trong Công ty thực hiện các quy định

về những vấn đề có liên quan đến công tác tài chính kế toán

Lập các báo cáo kết quả kinh doanh, hàng tồn kho, quỹ két, công nợtrình Giám đốc hàng tháng, hàng quý, hàng năm

Lập và nộp các báo cáo về công tác kế toán VAT theo quy định củaNhà nước

Kiểm tra, rà soát và chuẩn bị tài liệu để quyết toán với cơ quan thuế.Lưu giữ hồ sơ, chứng từ kế toán

Phân tích tình hình hoạt động tài chính, các chỉ tiêu về doanh số, phântích các báo cáo, tìm ra nguyên nhân những tồn tại và đề xuất giải pháp

xử lý