SNH TON VỚI ANH TRANH KHOC LIET Ở VĂN PHONG `, ung cấp sớm tât cả các thông tin liên quan cho các thành viên tham dự v“ Để đảm bảo tất cả thành viên tham dự đều có cơ hội phát biểu n
Trang 1SNH TON VỚI (ANH TRANH KHOC LIET Ở VĂN PHONG
`, (ung cấp sớm tât cả các thông tin liên quan
cho các thành viên tham dự
v“ Để đảm bảo tất cả thành viên tham dự đều có cơ hội phát biểu những mối quơn tôm của họ trong suốt cuộc hạp, hãy báo từ rất sớm cho họ về thời gian vò địa điểm cuộc họp và truyền bản thảo chương trình nghị sự nêu khái quét các đề tài sẽ được thảo luận và lượng thời gian ến định cho mỗi đề tài
LỜI KHUYÊN VÀNG Tất cá các thành viên thơm dự cần hiểu rõ mục đích cuộc họp và lý do họ được triệu
tập Chương trình nghị sự nên trình bày điều
gì cần đạt được từ lúc bắt đầu cho đến khi
kết thúc cuộc họp
“Hoàn toàn thẳng thắn về người bọn định mời nếu ban biết rằng cuộc họp có thể bao gồm những người không
ăn ý nhau hoặc những người cớ một chương trình nghị sự ngầm Squ đó, bạn có thể chuẩn bi tinh thần cho diều sẽ xảy ra, đôi khi là những điều bất ngờ khó chịu Bạn cũng
sé thông báo từ rốt sớm cha các bên chống đối về thành viên tham dự phía bạn Một bầu không khí dược gọi là căng thẳng sẽ chỉ bị làm cho tải tệ hơn nếu mọi người bị sửng sốt bởi (mà đối với họ có vẻ như là) sự xuất hiện dột ngột của di đó mè họ không thích
Trang 2Quan trị đấu đá nội bộ trong hội họp
LỜI KHUYÊN VÀNG
Nghiên cứu cho thấy thời điểm tết nhất để
tổ chức một cuộc họp là ngay trước bữa ăn
trưa hoặc gần cuối ngày Điều này thúc đẩy các thành viên tham dự tập trung vào chương trình nghị sự và giữ vững lịch trình
làm việc! Nếu bạn định mời ăn trưa và lo
rằng việc xếp chỗ ngồi có thể làm trầm trọng thêm những mối căng thẳng giữa các
thành viên tham dự (ví dụ, nếu một người
nào đó từ chối ngồi kế một người được bạn
gợi ý), hãy thay thế bằng việc tổ chức một
bữa ăn trưa đứng Như vậy mọi người có thé
giao lưu một cách tự do Mặt khác, nếu
những người mà trước đó không hòa thuận bết đầu bớt lạnh lòng với nhau trước giờ ăn trưa thì bạn có thể đóng vơi trò làm “cầu nối” trong giờ giới lao và giúp họ nói chuyện với nhau ngoài địa điểm họp
Bước 3: Tiếp tục theo hướng đã vạch ra
|.Khởi đầu như bạn dự định
Vào ngày họp, bạn hãy đến sớm để có thể kiểm tra xem mọi thứ đã được chuẩn bi dêu vào đấy chưa Mật khi các thành viên tham dự đã có mặt ở đá, hãy dẫn dắt tấc độ và
khảng khí chung cho cuộc họp :
89
Trang 3SINH TON VỚI (ANH TRANH KHỐC LIỆT Ớ VĂN PHONG
v/ Bắt đầu đúng giờ
¥ Hoan nghênh mọi người, và giỏi thích ngắn gọn các vốn
đề cơ bản như nhà vệ sinh nằm ở đâu (đặc biệt hữu
dung cha người nào chưa ghé qua văn phòng của bạn trước đó} và những chương trình chiêu đãi gì sẽ được phục vụ
V/ Yêu cầu mọi người kiểm tra xem họ đã tắt điện thoại dì
động chưa để cuộc thảo luận diễn ro không bị ngốt quãng
Y Lap lai ly do té chức cuộc họp, điều bạn hy vọng đợt được trong cuộc họp, lịch trình diễn ra cóc sự kiện, và thời gian kết thúc
) Kim chế chặt chẽ nghỉ thức
Mặc dù rõ ròng bọn cần cho mọi người cơ hội đóng góp ý kiến vào các điểm được nêu ra trong chương trình nghị sự, bạn vẫn có thể thực hiện các bước để đảm bảo thời gian biểu (và vấn đề bàn luận) được tuân thủ nghiêm ngặt
¥ Dam bdo các thành viên tham dự mỗi lúc chỉ chú trọng vào một điểm trong chương trình nghị sự
Y Kiên quyết nhưng lịch sự chuyển cuộc bòn luận nếu khuynh hướng bực tức bắt đầu bùng lên
⁄ Đừng để mội người chi phối cuộc đàm luận Thường một hoặc hơi thành viên tham dự to tiếng có thể thâu tóm các cuộc họp, do đó bạn cần chắc chắn rằng mọi người đều
2 sư 2 A *
có liếng nói công bồng
Trang 4Quan tri đấu da nội bộ trang hội lìop
Chiến lược xử trí với những người trải tính
trai nét
Người nói quá nhiều: Đối với những người chỉ thích nghe chính mình nói, bạn phải đủ cương quyết để cắt lời họ một cách lịch sự nhưng dứt khoét vò nhắc mọi người nhớ về điểm trong chương trình nghị sự dang được thảo luận và lái cuộc thảo luận quoy về điểm đó, Bạn cũng nên đề cập đến thời điểm kết thúc mục tiêu-vò cách cuộc họp dáng hiến triển liên quan đến thời điểm đó -
Người quá nhiệt tình: Cách xử trí tương tự đối với những người rất hứng thú về vốn dé dang dugc théo
luận và cỏm thấy những người khác không chia sẻ mối
quan tâm và sự tận tâm của họ Một lần nữa, hãy chắc chắn rằng họ có cơ hội nêu lên quan điểm của mình, những.cũng phải đảm bảo rằng họ cho những người khác cơ hội bày tỏ quan điểm Can thiệp khi thích hợp và tóm lược nếu bạn nhộn thấy họ sốp sửa lặp lại điều gì
đó Hãy nhớ rằng cuộc họp không phải là cơ hội cho các thành viên tham dự diễn tập độc thoại dài dòng
Người giận dứ: \lếu đề tài dang thảo luận có khả
năng gôy tranh cõi, sự bực tức có thể bùng nổ Nếu bạn cảm thấy tình hình đang trở nên nóng lên, và những lời
lăng mạ chứ không phỏi là các ý kiến được cân nhắc kỹ
lưỡng đang được trao đổi, hãy can thiệp vào để xoa dịu
tình trạng căng thẳng Đề nghị nghỉ giải lao bên ngoài
phòng họp trong khoảng 15 phút để cho phần lớn mời
9Ị
Trang 5SINH TỔN VỚI (ANH TRANH KHÔC LIỆT Ở YAN PHONG
người có thời gian lấy lại bình tính và đánh giá điều gì
đã xỏy ra Nếu các giọng nói đang fo tiếng, hãy nói to bằng giọng những người khác, sau dó giảm âm lượng xuống bằng mức âm thanh bàn luận bình thường Điều này cho phép cuộc thảo luận trở về tình trạng ổn định hơn
Người gây rối: Có mội số người mè làm việc với họ
là cơn ác mộng Có thể họ cảm thấy mất tình thần:trước
người khác nên cố giấu cảm giác không tương xứng đó
bằng cách chơi xấu hoặc bằng cách bới móc những thiếu
sót ở cách người-†a diễn đạt hơn la diéu ho dang nói (ví
dụ lý sự cùn về sự lựa chọn từ ngữ) Người gôy rối có thể
cố dùng các cuộc hợp như là một-diễn đòn để nêu lên những lời phan nan cũ và mới, do đó bạn cần chuẩn bị
tinh thần xử trí với trò nòy Tiến hành nghiên cứu để bạn
có thể sử dụng các sự việc rõ rành rành không thể chối cõi được để dập tắt những lời nhộn xét bâng quơ mè kẻ gôy rối nhắm vào bạn Hãy chắc chắn rằng bạn biểu lộ
sự vô tự (cho di bên trong bạn đang giên điên lên), vò
buộc hành vi gây rối phải lộ diện càng sớm còng tốt Hãy
kiên quyết, rồi họ sẽ sớm trở nên mệt mỏi vì cố gây ra một cuộc cõi võ vô nghĩa thôi
¥ Hay chắc chắn rằng mỗi lúc chi cd mat cudc thdo luộn Các cuộc hạp thường đi trệch hướng khi một số thành viên tham dự bắt đầu cuộc họp “cá nhân của riêng họ trong suốt phần chính Việc nòy có thể đi từ chuyện thì thầm với người kế bên đến chuyền giấy quanh bèn, rồi
Trang 6Quản trị đấu đá nội bộ trong hội họp đến một cuộc thảo luận tách riêng bùng lên Bạn sẽ không bao giờ kết thúc cuộc họp chính đúng giờ nếu bạn
cha phép điều đó xẻy ra, do đó hay di đầu trong việc
dập tắt sự đi trệch hướng này bằng cóch trực tiếp hỏi những người liên quan xem có điều gì họ muốn néu ra không Ví dụ, bạn có thể nói : “Tôi cho rằng có một vến đề
mà anh không hài lòng lắm Anh có muốn nêu nó ra bôy
giờ trước khi ching ta hop tiếp không 8 Hôm noy chúng
ta còn nhiều vốn đền phải bàn cho xang/ Kiên quyết, không hung hăng, lịch sự nhưng dứt khoát
¥ Vao lic thích hợp hãy tóm lược và nêu lai một cách rõ ràng các điểm hành động đã được thống nhấết
Những sai lầm phổ biến
*% Bạn không chuẩn bị chu đáo
Hạẹp hành có thể là một công việc không tên dang sợ, nhưng nếu bạn biết bạn sẽ chủ trì hoặc tham gia vào một cuộc họp rất có khả năng xảy ra, thì chuẩn bị tinh thần chu đáo là việc đáng làm Hãy chắc chắn rằng bạn đủ
khỏ năng xứ lý nhanh tết cả cóc điểm liên quan để bạn
có thể đáp trả những lời lý sự cùn bằng cóc sự kiện có ích Nếu bạn biết rằng một số thành viên tham dự cuộc họp không hòa thuận, hãy suy nghĩ cẩn thộn về khâu hậu cần, chẳng hạn kế hoạch xếp chỗ ngồi trong suốt cuộc họp vò bữa trưa (nếu có) Những việc này có vẻ lò những chi tiết nhỏ nhặt, nhưng việc chăm lo chúng có thể tạo ro
sự khác biệt thật sự giữa một cuộc họp có hiệu quả cho
dù có những lúc căng thẳng với một trộn cãi võ toàn diện
9)
Trang 7SINH TỔN VỚI (ANH TRANH KHOC LIET O VAN PHÒNG
x Ban khong xw tri nhang ké gay roi
Điều rất quen trọng lò trang vơi trò chủ trì cuộc họp, bạn phải xag dịu những tình huống đễ bùng nổ Nếu một người (hoặc một nhám người) không để cho bất kỳ oi khác tham gia vào một cách thích dáng, đưa ra những lời nhận xét cạnh kháe hoặc không phù hợp, hoặc chỉ tìm cách cỏn trở tiến trình của cuộc họp để bạn không đọt được các mục tiêu của mình, bạn cần phải hành động Hãy yêu cầu dừng cuộc họp một lát trong khi bạn xử trí những người có trách nhiệm một cách lịch sự nhưng kiên quyết, và hỏi xem liệu họ có điểm gì muốn nêu ra chính thức Hãy lặp lại lịch trình nghị sự của bạn và các mục tiêu của cuộc họp, và làm rõ sự đóng góp của họ không được hoan nghênh dưới hình thức thể hiện hiện lại của
nó Nếu cần thiết, hãy yêu cầu nghỉ giải lao trong khoảng mười phút để mọi người bình tĩnh trở lại, sau đó hãy tiếp tục
CÁC BƯỚC ĐẾN THÀNH CONG
Ý Chỉ triệu tập một cuộc họp nếu bạn nghĩ việc đó là hoàn toàn cần thiết
“Nấu một cuộc họp thực sự cần được triéu tap, hay thông báo sớm hết mức có thể cho các thành viên tham dự
¥ Danh théi gian chuẩn bị tinh thần chu đáo và xem xét trước các mục dịch của cuộc họp
Trang 8Quan tri dau dã nội bộ trong hội họp
⁄ Đảm bảo rằng mỗi lúc chỉ có một cuộc thảo luận diễn ra
trong phòng họp
w⁄ Cho mọi người cơ hội trình bày quan điểm của mình một cách khúc chiết và đừng để một người nào đó “cướp”
diễn đèn
Dia chi tham khá?
Meeting Management Tips:
http://users.anytimenow.com/brian/
meeting_management_tips pdf
Meeting Wizard:
n2 20020
95
Trang 9SINH TỔN VỚI GẠNH TRANH KHÔG LIỆT Ở VĂN PHÒNG
PHƯƠNG CHI dịch
Chịu trách nhiệm xuất bản:
TS QUACH THU NGUYET
Biên tập:
YÊN VIÊN
Hiệu đính:
XUÂN NGUYÊN
Vẽ bìa:
BÙI NAM
Sửa bản in:
PHÙ LƯU
Kĩ thuật vi tính:
XUÂN THẾ
NHÀ XUẤT BẢN TRẺ
1618 Lý Chính Thắng - Quận 3 - TP Hồ Chí Minh
ĐT : 9316289 - 9316211 - 8465596 - 9350973
tax : 08.8437450 E-mail : nxbftre@ hcm.vnn.vn Website : http://www.nxbtre.com.vn
CHI NHANH NHA XUAT BAN TRE TAI HA NOI
Số 20 ngõ 91 Nguyén Chi Thanh - Quan Đống Đa - Hà Nội
ĐT : (04) 7734544 - Fax : (04) 7734544
E-mail : vanphongnxbire@ hn.vnn.vn
Khổ 11 x 18cm, Số 84-2006/CXB/127-09/ĐKKH/Tre Quyết định xuất bản số: 433A/QĐ-Tre, ngày 16 tháng 03 năm
2006 In 3.000 cuốn, tại Nhà in Thanh Niên, 62 Trần Huy Liệu - Q PN-TP.HCM In xong và nộp lưu chiểu tháng 3
năm 2006
Trang 11
sinh tôn với cạnh tranh khóc lịt ở văn phòng
Ngày nay, tất cả các nơi làm việc đều chịu tác động b thủ đoạn đấu đá nội bộ, và trong nhiều công ty, ngu biết có xu hướng quan trọng hơn điều bạn biết Sinh ¡
¿anh tranh khốc liệt ở văn phòng cung cấp đầy đủ lời kí
về cách đối phó với những tình huống và con người kh
và để chỉ chú tâm vào công việc
Quyển sách này bao gồm:
ø một trắc nghiệm đánh giá những thế mạnh và điển
của bạn
@ hướng dẫn từng bước và các tiêu điểm hành fey are}
ø những lời khuyên vàng: những điều cần ghi nhớ cho tực
ø những sai lầm phổ biến và cách phòng tránh
ø tóm tắt những điểm chính cần nhớ
ø các địa chỉ Web tham khảo: nơi tốt nhất để tìm thêm th¿
gyePs to Success: SURVIVE OFFICE POLITICS
yy at Nn to vou nti) 2004
(4) Sloomstiny Publshing PLC, 28:Sobo Squote, London WID:3HR yt) Stops to Success: SURVIVE OFFICE POLITICS
Ctiglit © Bloomstany Publishing Plc 2004
jt Mg Vit do NH XUẤT BẤM TRỂ suất bận theo hap dng nhuqny qu
vg AAC BLACK PLIBLISHERS LIMITED thing 6.2005