HIẾN CHƯƠNG DỰ ÁN pps

1 HIẾN CHƯƠNG DỰ ÁN Kết quả của tiến trình khởi sự là xây dựng được Hiến chương dự án. Tài liệu này là sự ủng hộ chính thức để dự án được bắt đầu và cho phép nhà quản trị sử dụng các nguồn lực cho dự án. Đây là một mốc thời gian quan trọng vì hiến chương là tài liệu chính thức đầu tiên về dự án, và tất cả các công việc trong giai đoạn Khởi sự dự án cuố i cùng cũng được đền đáp. Tùy theo từng tổ chức mà các cá nhân ký hiến chương dự án khác nhau. Thông thường đây là một lãnh đạo cấp cao của tổ chức. Người ký hiến chương cũng có thể là người bảo trợ hoặc không. Nhiều tổ chức có các tiêu chuNn khuuôn mẫu khác nhau cho hiến chương dự án cũng như các thông tin được trình bày trong đó. Song nhìn chung, hiến chương thường bao gồm các bộ phận cơ bản sau: Tên dự án Nhận diện cơ hội, đe doạ: Lý do mà dự án ra đời, phần này sẽ giải thích tầm quan trọng của dự án đối với tổ chức. Thông thường phần nhận diện cơ hội đe dọa thường đi kèm với một tài liệu giải thích chi tiết về tình huống kinh doanh (business case). Đây la một tài liệu chính thức trình bày các phần đánh giá dự án liên quan đến phần đánh giá về tính hữu ích và khả thi của dự án, kết quả của quá trình lựa chọn dự án . Một phân tích tình huống kinh doanh thường là một tài liệu độc lập được xây dựng ở mức khái quát cao với nhiều vòng tương tác trong tiến trình thực hiện dự án. Các chi tiết của tài liệu này có thể được bổ sung tại nhiều thời điểm khác nhau trong tiến trình hoạch định dự án. N hiều tổ chức có các khuôn mẫu cho tài liệu này. Một bản tóm tắt về phân tích tình huống kinh doanh được trình bày trong hiến chương có thể gồm mức ước lượng chi phí khái quát về nguyên liệu, thiết bị, nhân sự, các lợi ích (doanh thu, sự hài lòng của khách hàng), thời gian hoàn vốn. Mục tiêu của dự án: Mục đích của dự án, dự án sẽ chịu trách nhiệm hoàn thành một số những mục đích nào. Hiến chương dự án trình bày rõ các mục đích mục tiêu khái quát của dự án. Hiến chương chính là tài liệu truyền thông đầu tiên để giải thích về nội dung chung của dự án. Hiến chương cần có phần phát biểu rõ ràng về kết quả cuối cùng mà dự án tạo ra và cách thức đo lường thành công. Các mục đích và mục tiêu cần phải rõ ràng và được phát biểu sao cho kết quả được đo lường trên các mục tiêu này. Ví dụ thay vì nói “ Lắp đặt hệ thống lấy dữ liệu khách hàng nhanh chóng” thì một mục tiêu có thể được phát bi ểu như sau “ lắp đặt hệ thống có thể lấy dữ liệu khách hàng trong thời gian trung bình là 5 giây”. N goài ra mục tiêu còn phải cụ thể, mang tính thực tiễn, có thể đạt được và gắn với mốc thời gian hòan thành (SMART). Mô tả khái quát về kết quả cuối cùng: Sản phNm, dịch vụ hay tiến trình hay kế hoạch nào cần phải được hoàn thành cho khách hàng của dự án. Mô tả dự án liệt kê các đặc đi ểm cơ bản của sản phNm hay dịch vụ mà dự án tạo ra cũng như các công việc cần thiết để tạo ra sản phNm đó. Mô tả trong hiến chương thông thường ở mức độ khái quát cao và sẽ được bổ sung thêm chi tiết khi dự án chuyển sang giai đoạn xây dựng báo cáo phạm vi. Phần mô tả không nên quá sơ sài mà phải cung cấp đủ chi tiết để làm nền tảng cho tiến trình hoạch đị nh phạm vi. Khách hàng của dự án: N hóm đối tượng sẽ tiếp nhận kết quả cuối cùng từ tự án Yêu cầu của khách hàng: bao gồm các yêu cầu chức năng, yêu cầu kinh doanh và yêu cầu kỹ thuật và các đặc tính cụ thể hay các chức năng của sản phNm cuối cùng Nhu cầu của khách hàng: vấn đề của khách hàng mà sản phNm của dự án cần phải giải quyết Các nhóm hữ u quan 2 Nhân sự Hiến chương dự án xác định chính thực nhà quản trị dự án và mức độ quyền hạn. Chi tiết hóa quyền hạn của nhà quản trị bằng văn bản ngay từ sớm sẽ giúp ngăn ngừa được các hiểu nhầm hoặc các vấn đề phát sinh về sau. Các vấn đề quyền hạn của PM bao gồm các lĩnh vực quản lý nhân sự và ngân sách trong các vấn đề như: o PM có quyền hạn tuyển dụng và sa thải đối với các thành viên nhóm hay không? o Pm có ảnh hưởng gì đến việc đánh giá lương thưởng, thành tích của các thành viên nhóm hay không? o PM có được cho phép để chi tiêu ngân sách dự án ? o N ếu không cần có người bảo trợ và các nhà lãnh đạo cấp cao thì giới hạn số tiền được chi tiêu là bao nhiêu ? N goài ra hiến chương dự án có thể liệt kê tất cả các thành viên nhóm đã biết . Thông thường các thành viên nhóm không được liệt kê theo tên mà sẽ liệt kê theo loại nguồn lực với các chức danh công việc . Thời hạn hoàn thành: thời hạn đặt ra để hoàn tất sản phNm cuối cùng của dự án, lý do thiết đặt thời hạn này Giới hạn về nhân sự: Giới hạn về thời gian mà mối thành viên có thể dành cho dự án, các lý do của sự sắp xếp này Giới hạn về ngân sách: N gân sách tối đa dành cho dự án Các ràng buộc khác về mặt tổ chức Các giả định (Assumptions): Là các thông tin mà người lập dự án giả định rằng đúng và sẽ được xác định dần trong suốt tiến trình hoạch định. Có thể đó là các giả định mà mức độ sẵn sàng của nguồn lực, thời hạn giao hàng của nhà cung cấp, các giả định về năng suất làm việc của các thành viên nhóm chủ chốt, ngày ký hợp đồng, ngày bắt đầu dự án, ngày bắt đầu các giai đoạn v.v.v. Các giả định này cần được chứng minh một cách thuyết phục. Các ưu tiên: xếp loại ưu tiên 3 ràng buộc về phạm vi, tiến độ và chi phí Phần ký thông qua của cấp trên: Hiến chương dự án cần được ký bởi cấp trên có thNm quyền cho phép dự án được bắt đầu. N gười có thNm quyền này có thể là khách hàng, nhà bảo trợ hoặc một đại diện của hội đồng lựa chọn. Chữ ký của người có thNm quyền thực sự đã cung cấp quyền hạn cho PM nhằm triển khai công việc cần thiết nhằ m hoàn tất dự án. Sự thông qua này có thể là bắt buộc trước khi đặt hàng các đầu vào hoặc trước khi các nhà quản trị chức năng có sự cam kết chính thức nhằm cung cấp nguồn lực hỗ trợ cho dự án. Hiến chương dự án còn là một dấu hiệu cho phép dự án từ giai đoạn khởi sự chuyển sang giai đoạn hoạch định. Dù cho ai là người thực sự ký hiến chương thì tất cả mọi nhóm hữu quan khác cũng cần nhận được bản sao của tài liệu này. Cũng rất tốt nếu có thể tổ chức một cuộc họp để đánh giá lại hiến chương xem xét các bước kế tiếp và giải đáp tất cả các câu hỏi hay thắc mắc gì và sau đó gửi cho mỗi đối tượng hữu quan một bản ghi nhớ về các điểm chính yếu và các quyết định đã được ra trong cuộc họp đó. Các vấn đề nên được giải quyết càng sớm càng tốt. Bỏ qua các vấn đề hoặc không cung cấp thông tin kịp thời cho các nhóm hữu quan có thể làm cho các đối tượng này yêu cầu thông tin ở cấp quản trị cao hơn và làm cho dự án đi lệch hướng. Sự ủng hộ của các nhà quản trị cấp cao nói riêng và nhóm hữu quan nói chung là vô cùng cần thiết và là cách tốt nhất để duy trì sự hỗ tr ợ này là thông qua duy trì các nhất trí thường xuyên giữa các nhóm hữu quan, đây cũng chính là trách nhiệm của PM trong suốt chu kỳ sống của sản phNm. . tiêu của dự án: Mục đích của dự án, dự án sẽ chịu trách nhiệm hoàn thành một số những mục đích nào. Hiến chương dự án trình bày rõ các mục đích mục tiêu khái quát của dự án. Hiến chương chính. 1 HIẾN CHƯƠNG DỰ ÁN Kết quả của tiến trình khởi sự là xây dựng được Hiến chương dự án. Tài liệu này là sự ủng hộ chính thức để dự án được bắt đầu và cho phép nhà. cho hiến chương dự án cũng như các thông tin được trình bày trong đó. Song nhìn chung, hiến chương thường bao gồm các bộ phận cơ bản sau: Tên dự án Nhận diện cơ hội, đe doạ: Lý do mà dự án