Bài 1: Tổng quan về chương trình MS Excel ppsx

Bài 1: Tổng quan về chương trình MS Excel CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang: 1 www.hueitc.com LỜI G IỚI TH IỆU    ùng với sự phá t t r iể n củ a nề n kinh tế, c ác do anh nghiệp đ ã có nhữ ng t ha y đ ổ i tíc h cực về q u ản lý, trong đó vai trò xử lý thông tin trong ho ạt độ n g sản xuất kinh d o a nh ngày càng trở nên quan trọ ng. Hiệ n nay, khả năng k hông thể t hiếu củ a 1 nhâ n v iên là phải b iết các h sử d ụ ng th ành thạo má y tính đ ể xử lý t hông tin tr o ng nghiệp vụ củ a mình. Nhữn g khả nă n g đ ó là gì? Cần học những kiế n thức nào phù hợp vớ i cô ng việ c ? Đó là câu hỏ i c ho khô ng í t người đ a n g và sẽ làm việc t ạ i các đ ơ n vị sản xuất kinh d o anh. N ế u tin học k hô ng phả i là chu yê n ngành chính củ a b ạ n t hì việc q u a n t r ọng là đ ịnh hướ ng học cái gì cầ n thiết để ứ ng d ụ ng chứ khô ng phải họ c cái m à mình muố n hiểu biết hoặ c đ ể tr ở t h ành chu yên gia trong lĩ nh vực t i n h ọ c. Đ iều đ ó sẽ giúp c ho chúng ta nhanh chóng t iếp t hu v à trở thành n gườ i sử d ụng m á y t í n h thành t hạo , ứng dụng đ ượ c chu yên môn của mình. HueITC hiểu rõ vấ n đ ề này và lu ôn nghiê n cứu , p hát tr iển c h o học vi ên củ a mình 1 giáo trình phù hợp, d ễ học, d ễ hiểu và thực t iễn nhất. Giáo trình đ ượ c phân ra làm nhiều bài, că n cứ theo mỗi b uổ i họ c tại Hue ITC. Tươ ng ứng vớ i một b ài lý thuyết sẽ có mộ t bài t hự c hành k èm theo để t ạo điều kiệ n cho học viên nắm bắt sâu hơ n từng bài giả n g củ a giáo viên tại T run g t â m. Vì vây, ngoài giáo trình lý thuyết học viên cầ n b ổ su n g t hêm sách bài tập t hực hành. Chúc các bạn có mộ t kết q u ả học tập thật tốt tạ i HueITC. Lưu ý: - Giáo trình lưu hà nh nộ i b ộ và chỉ d ành r iê ng cho học viên thuộ c HueITC. - Mọ i góp ý , thắc m ắ c cần giả i đ áp xi n gử i về diễ n đàn củ a Hu eIT C tại đ ịa chỉ s au: http://thitruonghue.com/forum Huế 1 2 /2009 C Bài 1: Tổng quan về chương trình MS Excel CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang: 2 www.hueitc.com BÀI 1. TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT EXCEL 2003 Mục tiêu của bài học:  Cung cấp cho học viên kiến thức và kỹ nămg thực hành qua các nội dụng:  Giới thiệu bảng tính, trang bảng tính, dòng , cột, ô, địa chỉ ô…  Các thao tác cơ bản với MS-Excel: Khởi động và đóng chường trình, tạo mới, ghi lưu bảng tính, mở một (Nhiều) bảng tính đã có, chuyển trạng thái hiện hành giữa các trang bảng tính, giữa các bảng tính  Thêm, bớt, đổi tên một trang bảng tính Bài 1: Tổng quan về chương trình MS Excel CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang: 3 www.hueitc.com 1.Giới thiệu: - Microsoft Office Excel là chương trình thuộc bộ phần mềm Microsoft Office được sử dụng trong hầu hết tất cả các văn phòng trên toàn thế giới. - Excel là một phần mềm chuyên dùng cho công tác kế toán, văn phòng chạy trên môi trường windows có các đặc tính và ứng dụng tiêu biểu sau: + Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp + Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kế toán, bảng thanh toán, bảng thống kê, bảng dự toán… + Khi có thay đổi dữ liệu bảng tính tự động thay tính toán lại theo dữ liệu mới. 2. Khởi động và kết thúc chương trinh MS Excel: a. Khởi động chương trình  Cách 1: Nhấn nút Start, chọn Programs, chọn Microsoft Office, chọn Microsoft Office Excel 2003. Hình 1: Khởi động chương trình Microsoft Office Excel 2003  Cách 2: Thực hiện thao tác Double_Click (nháy đúp) vào biểu tượng Microsoft Office Excel 2003 Hình 2: Khởi động chương trình Microsoft Office Excel 2003  Cách 3: Nhấn nút Start, chọn Run: Xuất hiện hộp thoại Run Hình 3: Cửa sổ Run để mở nhanh chương trình Tại mục Open: gõ vào excel, nhấn OK Bài 1: Tổng quan về chương trình MS Excel CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang: 4 www.hueitc.com b. Kết thúc chương trình:  Cách 1: Nhấn vào File, chọn Exit  Cách 2: Nhấn vào biểu tượng Close ở góc phải màn hình  Cách 3: Nhấn tổ hợp phím: Alt + F4 3. Các thành phần trong cửa sổ MS Excel: Sau khi khởi động chương trình Excel, chúng ta nhìn thấy cửa sổ với các thành phần sau: Hình 4: Giao diện của chương trình MS Excel - Thanh tiêu đề (Title bar): gồm 2 phần + Bên trái: cho biết tên của chương trình, tên của tập tin + Bên phải: Chứa các nút trạng thái Min (thu nhỏ cửa sổ) Max (phóng to cửa sổ) Close (đóng cửa sổ) - Thanh thực đơn lệnh Menu: Cung cấp tất cả các nhóm lệnh cho phép làm việc với chương trình. - Thanh công cụ chuẩn Standard: Cung cấp các nút lệnh cho phép thao tác nhanh với tập tin - Thanh công thức Formula Bar: Gồm các thành phần sau: Bài 1: Tổng quan về chương trình MS Excel CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang: 5 www.hueitc.com Name box: Cho biết tên của địa chỉ ô Insert Function: Nút gọi hàm Formula bar: Hiển thị nội dung của ô hiện tại - Đường viền ngang: Ghi tên cột từ trái sang phải theo chữ cái từ A đến IV. Mỗi cột có chứa 65536 ô. - Đường viền dọc: Chi số thứ tự dòng từ 1 đến 65536. Mỗi dòng chứa 256 ô. - Thanh trượt ngang, dọc: cho phép hiển thị những ô bị che khuất. - Thanh trạng thái Status bar: cho biết thông tin về bảng tính, về trạng thái soạn thảo, kết quả cộng đơn giản. + Ready: đang sẵn sàng làm việc + Enter: đang nhập dữ liệu hay công thức + Poiter: đang ghi công thức tham chiếu đến một địa chỉ + Edit: đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện tại 4. Các khái niệm trong Excel: a. Bảng tính (Workbook): Là một tập tin được tảo bởi MS Excel. Mỗi Workbook bao gồm 256 sheet và mặc định là 3. b. Tờ bảng tính (Worksheet): Là một tờ bảng tính gồm 256 cột được đánh dấu từ A đến IV và 65536 dòng được đánh số thứ tự từ 1 đến 65536 c. Cột (Columns): Có độ rộng ngầm định 9 ký tự (có thể thay đổi tư 0 đến 255 ký tự) d. Dòng (Rows): Có độ cao ngầm định là 12.75 (17 pixels) có thể thay đổi từ 0 đến 409 e. Ô (Cell): Là giao của một cột và một dòng, được xác định bởi cú pháp: Cú pháp địa chỉ ô: <Tên cột><Tên hàng> g. Khối (Cells): Là tập hợp của nhiều địa chỉ ô liên tiếp nhau, Địa chỉ vùng là tập hợp của ô phía trên bên trái và ô phía dưới bên phải Cú pháp địa chỉ vùng: <Tên cột><Tên hàng>:<Tên cột><Tên hàng> Bài 1: Tổng quan về chương trình MS Excel CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang: 6 www.hueitc.com 5. Con trỏ ô, cách di chuyển, chọn vùng và đặt tên vùng: a. Con trỏ: Có các dạng sau: - Con trỏ bàn phím: Là vạch đứng nhấp nháy | để biểu thị vị trí ký tự sẽ được chèn vào - Con trỏ chuột: có các trạng thái sau: + Dấu I: dùng để đưa con trỏ đến một vị trí nào đó trong ô đang nhập dữ liệu + Dấu : dùng để chọn lệnh, biểu tượng hoặc cuộn bảng tính. + Dấu : dùng để chọn địa chỉ ô, vùng. + Dấu +: dùng để sao chép nội dung trong ô đến vị trí mới b. Cách di chuyển:  Cách 1: Trỏ chuột vào ô cần chuyển tới, Click chuột trái  Cách 2: Sử dụng các phím: - Nhấn các phím : Di chuyển đến các vị trí ô lân cận với con trỏ văn bản. - Page Up / Page Down: Di chuyển lên xuống một trang màn hình. - Home: Di chuyển đến ô đầu tiên của hàng đang chọn - Ctrl + Home: Di chuyển đến ô A1 - Nhấn Tab: Di chuyển sang phải một ô - Nhấn Shift + Tab: Di chuyển lùi trái một ô - Ctrl + Page Up: Di chuyển sang Sheet bên trái - Ctrl + Page Down: Di chuyển sang Sheet bên phải - Alt + Page Up: Di chuyển sang trái một trang màn hình - Alt + Page Down: Di chuyển sang phải một trang màn hình c. Chọn vùng và đặt tên vùng: - Đặt con trỏ tại vị trí vùng cần chọn - Thực hiện thao tác Drag (Kích và rê chuột) đến các ô còn lại trong vùng. Hình 5: Chọn vùng để đặt tên Bài 1: Tổng quan về chương trình MS Excel CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang: 7 www.hueitc.com - Tiến hành đặt tên: Nhấn Insert, chọn Define, chọn Name: Xuất hiện hộp thoại Define Name: Hình 6: Đặt tên vùng - Tại mục Name in workbook: Nhập tên của vùng cần đặt tên, Nhấn OK. 6. Các thao tác đối với Sheet a. Thêm Sheet:  Cách 1: Nhấn Insert, chọn Worksheet  Cách 2: Right_Click vào Sheet, chọn Insert: xuất hiện hộp thoại Insert Tại hộp thoại Insert, chọn Worksheet Hình 7: Chèn thêm một sheet b. Đổi tên sheet: - Right_Click vào sheet, cọn Rename - Nhập vào tên cần đổi c. Thay đổi trật tự sheet: - Chọn sheet cần thay đổi vị trí - Chọn Edit, cọn Move anh copy sheet: xuất hiện hộp thoại Move anh copy sheet Bài 1: Tổng quan về chương trình MS Excel CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang: 8 www.hueitc.com Hình 8: Di chuyển một sheet Tại mục Before sheet, chọn vị trí mà sheet di chuyển sẽ nằm trước 7. Các thao tác cơ bản đối với bảng tính: a. Tạo mới bảng tính:  Cách 1: Nhấn File, chọn New…, chọn Blank workbook  Cách 2: Nhấn vào biểu tượng (New)  Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N b. Lưu một bảng tính:  Cách 1: Nhấn File, chọn Save  Cách 2: Nhấn vào biểu tượng (Save)  Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S  Cách 4: Nhấn phím F12 Xuất hiện hộp thoại Save as Hình 9: Lưu một tập tin Bài 1: Tổng quan về chương trình MS Excel CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang: 9 www.hueitc.com Tại hộp thoại Save as, thực hiện: - Tại mục Save in: Xác định vị trí chứa tập tin cần lưu - Tại mục File name: Nhập vào tên của tập tin cần lưu - Nhấn vào Save để lưu tập tin. c. Đóng một bảng tính:  Cách 1: Nhấn File, chọn Exit  Cách 2: Nhấn vào biểu tượng (Close)  Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 d. Mở một bảng tính:  Cách 1: Nhấn File, chọn Open  Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O Xuất hiện hộp thoại Open Hình 10: Mở một tập tin Tại hộp thoại Open, thực hiện: - Tại mục Look in: Xác định vị trí chứa tập tin cần mở - Chọn tập tin cần mở, nhấn OK. B à i 2. S oạ n t h ả o , h i ệ u c h ỉn h v à đ ị nh d ạ ng E x c e l Trung tâm công nghệ tin học HueITC Trang 10 www.hueitc.com BÀI 2: SOẠN THẢO, HIỆU CHỈNH VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH EXCEL Mục tiêu của bài học: Cung cấp cho học viên kiến thức và kỹ năng thực hành qua các nội dụng:  Nhập dữ liệ kiểu văn bản, kiểu số và kiểu logic.  Biên tập dữ liệu: thao tác xóa, sử dữ liệu  Thao tác chọn ô, cột, dòng  Sao chép nội dung trong các ô  Thao tác định dạng bảng tính: Định dạng ô, định dạng kiểu dữ liệu số, định dạng viền và nền, định dạng ngày tháng, định dạng kiểu tiền tệ, định dạng kiểu phần trăm. [...]... toán trong excel BÀI 3 TÍNH TOÁN TRONG EXCEL Mục tiêu của bài học: Cung cấp cho học viên kiến thức và kỹ năng thực hành qua các nội dụng:  Nắm khái niệm về công thức  Cách xây dựng một công thức  Các loại công thức thường dùng  Sao chép công thức  Các loại địa chỉ ô  Nhận biết lỗi và sử lỗi khi tạo công thức Trung tâm công nghệ tin học HueITC Trang 27 www.hueitc.com Bài 3 Tính toán trong excel 1... pháp: = HOUR(Serial-number) + Ý nghĩa: trả về số giờ ứng với (Serial-number) + Ví dụ: = HOUR(“ 11:2 9:15”)  11 * Hàm MINUTE: + Cú pháp: = MINUTE(Serial-number) + Ý nghĩa: trả về số phút ứng với (Serial-number) + Ví dụ: = HOUR(“ 11:2 9:15”)  29 * Hàm SECOND: + Cú pháp: = SECOND(Serial-number) + Ý nghĩa: trả về số giây ứng với (Serial-number) + Ví dụ: = HOUR(“ 11:2 9:15”)  15 Trung tâm công nghệ tin học... 3 lần phím F4 7 Tự động tính tổng: - Chọn ô cần tính tổng của các ô ở phía trên trong cùng một cột hoặc hoặc các ô ở bên trái trong cùng một hàng - Kích chuột vào biểu tượng (AutoSum) trên thanh công cụ chuẩn - Nhấn phím Enter Trung tâm công nghệ tin học HueITC Trang 31 www.hueitc.com Bà i 4 Hà m và mộ t số hà m thô ng d ụng BÀI 4 HÀM VÀ CÁC HÀM THÔNG DỤNG Mục tiêu của bài học: Cung cấp cho học viên... Border, Excel còn cho phép người dùng tự vẽ đường viền bằng cách nhấn vào một trong 8 nút (ngang, dọc, chéo) nằm xung quanh mẫu ô Trung tâm công nghệ tin học HueITC Trang 25 www.hueitc.com B à i 2 S oạ n t hả o , h i ệu ch ỉn h v à đ ịn h d ạ ng E x cel Đây cũng là công cụ dùng để xóa bỏ đường viền đã có trước Hình 32: Tạo viền cho bảng Trung tâm công nghệ tin học HueITC Trang 26 www.hueitc.com Bài 3... với một ô hay một vùng nào cả) #N/A Tham chiếu đến một ô rỗng hay không có trong danh sách #VALUE! Sai về kiểu của toán hạng (ví dụ lấy số chia cho ký tự hoặc ngày tháng) 2 Chỉnh sửa dữ liệu trong ô: Có 3 cách để chỉnh sửa dữ liệu trong ô  Cách 1: Nhấp đúp chuột trái vào ô cần chỉnh sửa để chuyển ô về trạng thái soạn thảo để chỉnh sửa dữ liệu  Cách 2: Chọn ô chứa dữ liệu cần chỉnh sửa, nhấn phím F2... dung công thức - Nhấn phím Enter để kết thúc và thực hiện tính toán công thức Ví dụ: Muốn tính tổng giá trị có trên ô C5, C6 và kết quả đặt ở trên ô D6, chúng ta nhập công thức “=C5 + C6” vào ô D6 Hình 33: Cách xây dựng công thức Trung tâm công nghệ tin học HueITC Trang 28 www.hueitc.com Bài 3 Tính toán trong excel - Kết quả tính toán sẽ hiển thị tại ô, còn nội dung công thức (gồm cả kí tự =) có thể nhìn... không làm thay đổi giá trị của dữ liệu chứa trong ô - Excel cung cấp nhiều dạng biểu diễn dữ liệu trong ô gồm: + General: Dạng chung do Excel quy định sau khi nhập dữ liệu vào ô + Number: Dạng số + Currency: Dạng tiền tệ + Date: Dạng ngày tháng + Time: Dạng thời gian + Text: Dạng văn bản + Custom: Dạng do người dùng tự định nghĩa theo các qui định mà Excel hỗ trợ b Định dạng dữ liệu số thực - Chọn ô có... Bà i 4 Hà m và mộ t số hà m thô ng d ụng 1 Hàm: a Giới thiệu về hàm - Hàm có thể tham gia như một phép toán trong công thức Hàm sẽ trả về một giá trị (kiểu số, kiểu ngày tháng, kiểu xâu kí tự…) hay một thông báo lỗi - Cú pháp chung của hàm như sau: = (Đối số 1, Đối số 2,…, Đối số n) - Danh sách đối số: Phần lớn các hàm trong Excel đều có một hoặc nhiều đối số Đối số có thể là một giá trị... ô: Giữa, trái, phải, trên, dưới Khi nhập dữ liệu vào bảng tính, Excel sẽ phân tích xem nếu dữ liệu dạng văn bản thì tự động căn lề bên trái, nếu dữ liệu dạng số thì căn lề bên phải Tuy nhiên, chúng ta có thể chọn cách căn lề khác cho phù hợp với mục đích trình bày bảng tính Cách thực hiện như sau: - Chọn ô muốn áp dụng định dạng Cách 1: Nếu căn nội dung ô đó theo chiều ngang thì nhắp chuột vào một... thức và cuối cùng là nhấn phím Enter để công thức được tính toán lại và trả về giá trị cho ô 3 Các loại công thức a Công thức chỉ gồm các con số Các toán hạng là các giá trị được tham gia trực tiếp vào biểu thức tính toán Ví dụ: =(12+10)*2/6 b Công thức chỉ chứa các địa chỉ ô Địa chỉ ô có thể là một ô hoặc một vùng Ví dụ: =(A1:A5*B1-C2) c Công thức vừa chứa các con số và địa chỉ ô Trong công thức gồm . Bài 1: Tổng quan về chương trình MS Excel CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang: 2 www.hueitc.com BÀI 1. TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT EXCEL 2003 Mục tiêu của bài. nhanh chương trình Tại mục Open: gõ vào excel, nhấn OK Bài 1: Tổng quan về chương trình MS Excel CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang: 4 www.hueitc.com b. Kết thúc chương trình:  Cách 1:. một trang bảng tính Bài 1: Tổng quan về chương trình MS Excel CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang: 3 www.hueitc.com 1.Giới thiệu: - Microsoft Office Excel là chương trình thuộc bộ phần