Qui chế quản lí tài chính doc

- 1 - QUY CHế QUảN Lý TàI CHíNH NộI Bộ Dự áN TĂNG CƯờNG NĂNG LựC TổNG THể NGàNH THANH TRA ĐếN NĂM 2014 1. Quy ch qun lý ti chớnh k toỏn 1.1. Cỏc quy nh chung - Quy ch qun lý ti chớnh k toỏn d ỏn Tng cng nng lc tng th ngnh Thanh tra n nm 2014 nhm: (1) Phc v cụng tỏc qun lý ti chớnh k toỏn, gúp phn hon thin v nõng cao hiu qu qun lý ca Chng trỡnh; (2) Phõn nh quyn, trỏch nhim trong quỏ trỡnh qun lý v trin khai cỏc hot ng ca d ỏn theo tng cp bc gia Ban qun lý cỏc d ỏn v D ỏn hp phn ti cỏc tnh, b, ngnh. - Quy ch ny c xõy dng da trờn cỏc cn c sau: (1) Cỏc quy nh hin hnh ca C quan hp tỏc v phỏt trin quc t Thy in (Sida) v Chớnh ph Vit Nam i vi cỏc d ỏn s dng ngun h tr phỏt trin chớnh thc (ODA). (2) H thng vn bn phỏp lý v qun lý ngõn sỏch ca Chớnh ph Vit Nam i vi cỏc d ỏn s dng ngun h tr phỏt trin chớnh thc. (3) H thng vn bn phỏp lý hin hnh v cụng tỏc ti chớnh k toỏn ca Chớnh ph Vit Nam Cỏc nh ti tr, Ban qun lý cỏc d ỏn, d ỏn hp phn ti cỏc tnh, b, ngnh v cỏc n v thc hin d ỏn trc thuc d ỏn hp phn ti Thanh Tra Chớnh ph cú trỏch nhim tuõn th quy ch ti chớnh k toỏn trong khuụn kh ca Chng trỡnh. Chng trỡnh s ỏp dng c ch qun lý ti chớnh k toỏn theo mụ hỡnh phõn cp qun lý v thc hin ca Chng trỡnh. Theo ú, d ỏn hp phn ti cỏc tnh, b, ngnh l cp trc tip trin khai thc hin cỏc hot ng ng thi chu trỏch nhim i vi cỏc quyt nh v qun lý cỏc hot ng ca cp mỡnh cũn Ban qun lý cỏc d ỏn s chu trỏch nhim kim tra, giỏm sỏt hot ng ca cỏc d ỏn hp phn. 1.2. Quyn v trỏch nhim i vi cụng tỏc ti chớnh k toỏn ca Chng trỡnh a) T chc b phn k toỏn D THO - 2 - - Tại Ban quản lý các dự án, bộ phận kế toán bao gồm 01 kế toán trưởng, các nhân viên kế toán và thủ quỹ. - Tại các dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành thì bộ phận kế toán bao gồm 01 nhân viên phụ trách kế toán và cán bộ hành chính kiêm thủ quỹ. - Tại các đơn vị trực dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ không bố trí nhân viên phụ trách kế toán mà chỉ có 01 cán bộ đầu mối làm các công việc hành chính, các công việc liên quan đến tài chính kế toán do bộ phận kế toán của Ban quản lý các dự án thực hiện. b) Kế toán trưởng Ban quản lý các dự án Chịu trách nhiệm trước Ban quản lý các dự án về công tác quản lý tài chính và tài sản của dự án theo quy định hiện hành của Chính phủ Việt Nam và các nhà tài trợ. - Hỗ trợ Ban Chỉ đạo chương trình xây dựng, hướng dẫn các chính sách kế toán, các quy trình và thủ tục quản lý nguồn tài trợ và giải ngân cho Chương trình, định mức chi tiêu, các quy định về kiểm tra tài chính nội bộ, kiểm toán của toàn bộ Chương trình; - Xây dựng và duy trì các quy trình, thủ tục trong công tác quản lý tài chính thoả mãn yêu cầu của các nhà tài trợ và Chính phủ; - Xây dựng kế hoạch, điều phối việc hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, giám sát định kỳ hoặc đột xuất công tác quản lý tài chính kế toán tại các dự án hợp phần và đưa ra khuyến nghị với các cấp có liên quan; - Tham gia vào quá trình đấu thầu và quản lý hợp đồng mua sắm hàng hóa/dịch vụ, thanh toán và quản lý tài sản của Ban quản lý các dự án để đảm bảo rằng các hoạt động này đã tuân thủ các yêu cầu của nhà tài trợ về mặt tài chính; - Chịu trách nhiệm trước Ban Chỉ đạo chương trình và Ban quản lý các dự án về công tác tài chính kế toán và quản lý tài sản tại Ban quản lý các dự án và dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ;. - Tổ chức và giám sát công tác tài chính kế toán tại Ban quản lý các dự án và dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ; - Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các hoạt động theo đúng quy trình, thủ tục và các định mức tiêu chuẩn áp dụng thống nhất cho toàn bộ chương trình tại các đơn vị thụ hưởng. - Kiểm tra, trình giám đốc dự án phê duyệt các chứng từ liên quan đến các giao dịch kinh tế phát sinh tại Ban quản lý các dự án và dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ trước khi trình lên cấp trên phê duyệt cuối cùng; - Kiểm tra, phê duyệt các báo cáo định kỳ của Ban quản lý các dự án và dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ trước khi trình lên cấp trên phê duyệt cuối cùng; - 3 - - Lập báo cáo tổng hợp tiến độ hoạt động, báo cáo giải ngân, các báo cáo định kỳ và kết thúc đối với toàn bộ dự án để trình Ban Chỉ đạo chương trình và gửi các nhà tài trợ, cơ quan quản lý nhà nước liên quan theo quy định hiện hành. - Xây dựng và tổng hợp kế hoạch ngân sách, kế hoạch hoạt động, kế hoạch đấu thầu tổng thể và chi tiết hàng năm cho Ban quản lý các dự án và dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ; - Hướng dẫn việc lập, lưu trữ, bảo mật tài lịêu kế toán (gồm các chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán) và phần mềm kế toán trong Ban quản lý các dự án và dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ; - Tổ chức công tác quyết toán báo cáo tài chính, quyết toán thuế hàng năm với các cơ quan quản lý của Ban quản lý các dự án và dự án Thanh tra Chính phủ; và - Hướng dẫn các đơn vị thụ hưởng xây dựng kế hoạch/đề xuất và tổ chức thực hiện hoạt động theo kế hoạch đã phê duyệt; - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban quản lý các dự án giao nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính của Chương trình/Dự án; c) Bộ phận kế toán tại Ban quản lý các dự án Nhân viên kế toán tại Ban quản lý các dự án có trách nhiệm thực hiện công tác tài chính kế toán hàng ngày cho Ban quản lý các dự án và dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ, bao gồm: - Xây dựng kế hoạch nguồn vốn viện trợ và vốn đối ứng hàng năm dựa trên kế hoạch hoạt động hàng năm đã được duyệt. - Thiết lập, duy trì hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo và lưu trữ các tài liệu trên theo quy định của chế độ tài chính kế toán hiện hành. - Tổng hợp các chứng từ, tài liệu liên quan đến mua sắm, chi tiêu, thanh toán theo phân cấp quản lý tài chính trình Ban quản lý các dự án duyệt trước khi thanh toán. - Hướng dẫn và giám sát việc thực hiện các hoạt động thanh toán với các đơn vị thụ hưởng của dự án, đào tạo, cung cấp tài liệu hỗ trợ công tác quản lý tài chính kế toán cho các đơn vị thụ hưởng và rà soát báo cáo tài chính - Soạn, lập báo cáo định kỳ về giải ngân nguồn vốn viện trợ và chi tiêu vốn đối ứng gửi các nhà tài trợ và các cơ quan quản lý liên quan theo quy định của quy chế. - Thực hiện các nghĩa vụ về thuế và hoàn thuế theo quy định hiện hành. - Tham gia kiểm tra, kiểm soát tài chính nội bộ hoạt động hiệu quả. - Phối hợp với tổ chức kiểm toán độc lập tiến hành kiểm toán toàn bộ Chương trình hàng năm. - Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Kế toán trưởng. - 4 - d) Dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành Các dự án hợp phần phải trách nhiệm bổ nhiệm cán bộ phụ trách kế toán để thực hiện các công việc sau: - Cập nhật, duy trì và bảo quản chứng từ, sổ kế toán của dự án hợp phần theo quy định; - Lập, trình ký, chuyển nộp và lưu trữ các chứng từ kế toán, hệ thống các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất và các hồ sơ tài liệu khác theo quy định; - Chuẩn bị các báo cáo định kỳ, giữa kỳ, thường niên hoặc theo yêu cầu của Ban quản lý các dự án hoặc dự án hợp phần trình Giám đốc dự án hợp phần phê duyệt. Các báo cáo này sẽ được Ban quản lý các dự án sử dụng cho các công tác theo dõi, kiểm tra và tổng hợp; - Xây dựng ngân sách hàng năm của dự án hợp phần để Giám đốc dự án hợp phần phê duyệt; - Quản lý tài sản của dự án hợp phần; và - Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban quản lý các dự án và Giám đốc dự án hợp phần. đ) Các đơn vị thực hiện dự án thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ Các đơn vị thực hiện dự án trực thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ phải bổ nhiệm cán bộ thực hiện các công việc sau: - Theo dõi, ghi chép ban đầu các giao dịch kế toán hàng ngày của phát sinh tại đơn vị mình; - Theo dõi, ghi chép, quản lý các khoản tạm ứng cho các hoạt động tại các đơn vị (bao gồm cả các khoản tạm ứng nhận từ Ban quản lý các dự án và các khoản tạm ứng cho cán bộ dự án); - Phối hợp với cán bộ dự án để xác định các hoạt động đã có tạm ứng nhưng chưa được hoàn thành hoặc các hoạt động đã hoàn thành nhưng lại chưa có thanh toán vào cuối mỗi kỳ kế toán để báo cáo lên Ban quản lý các dự án; - Tập hợp, kiểm tra các chứng từ kế toán liên quan đến các khoản giải ngân để hoàn ứng với Ban quản lý các dự án; - Định kỳ, tổng hợp chi tiêu của đơn vị theo quy định của quy chế, trình lãnh đạo đơn vị phê duyệt và nộp Ban quản lý các dự án; - Lập các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban quản lý các dự án (ví dụ như báo cáo phục vụ cho họp giữa kỳ và họp thường niên); - Quản lý tài sản của dự án tại đơn vị; và - Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban quản lý các dự án và Giám đốc dự án Thanh tra Chính phủ. 1.3. Triển khai thực hiện các hoạt động giải ngân - 5 - 1.3.1. Hoạt động thuê chuyên gia tư vấn a) Dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành Căn cứ vào kế hoạch hàng năm đã được phê duyệt, Ban quản lý dự án hợp phần có nhiệm vụ: - Chủ động triển khai xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết cho từng hoạt động theo trình tự thời gian. - Chịu trách nhiệm lựa chọn chuyên gia tư vấn phù hợp với nhu cầu của đơn vị mình và tổ chức thuê chuyên gia tư vấn theo các hình thức mua sắm quy định tại quy chế mua sắm. - Xây dựng nội dung điều khoản giao việc (TOR) cho chuyên gia tư vấn. - Chịu trách nhiệm chuẩn bị các điều kiện hậu cần để phục vụ cho hoạt động của chuyên gia tư vấn. - Chịu trách nhiệm ký hợp đồng thuê chuyên gia tư vấn và kết thúc hoạt động phải đánh giá kết quả thực hiện để làm cơ sở xem xét, phê duyệt và thanh toán hợp đồng thuê chuyên gia theo quy định về thủ tục giải ngân của chương trình/dự án. b) Các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ - Lựa chọn chuyên gia tư vấn triển khai các hoạt động tại đơn vị mình và đề xuất với Ban quản lý các dự án ký hợp đồng và thanh lý hợp đồng thuê chuyên gia. - Chịu trách nhiệm về việc lựa chọn chuyên gia như chất lượng chuyên gia, phối hợp công việc với chuyên gia, thời gian tư vấn của chuyên gia - Chịu trách nhiệm lập báo cáo kết quả thực hiện kèm theo các chứng từ kế toán hợp lệ có liên quan gửi Ban quản lý các dự án phê duyệt và quyết toán chi tiêu khi kết thúc hoạt động thuê chuyên gia. c) Ban quản lý các dự án - Trực tiếp ký, thanh lý hợp đồng và các thủ tục pháp lý cần thiết liên quan đến thuê chuyên gia tư vấn cho các hoạt động theo đề nghị của các đơn vị trực dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ. - Kiểm soát, phê duyệt và quyết toán chi tiêu liên quan đến hoạt động thuê chuyên gia tư vấn của các đơn vị trực dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ. - Kiểm tra, giám sát quy trình lựa chọn chuyên gia, ký hợp đồng và thanh lý hợp đồng, thanh toán và quyết toán kinh phí thuê chuyên gia tư vấn tại dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành. 1.3.2. Hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát 1.3.2.1. Đào tạo, hội thảo, khảo sát trong nước a) Dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành - 6 - Căn cứ vào kế hoạch hàng năm đã được phê duyệt, Ban quản lý dự án hợp phần có nhiệm vụ: - Chủ động xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch đào tạo, hội thảo, khảo sát bao gồm dự kiến nội dung, thời gian, địa điểm thực hiện chi tiết. - Chịu trách nhiệm xây dựng, xem xét và phê duyệt dự toán chi cho hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát theo đúng nội dung chi, định mức chi quy định tại quy chế mua sắm trước khi thực hiện. - Chịu trách nhiệm tìm kiếm, thu xếp địa điểm và các điều kiện hậu cần để tổ chức đào tạo, hội thảo, khảo sát. - Chịu trách nhiệm lập báo cáo kết quả thực hiện và tiến hành quyết toán chi tiêu cho từng hoạt động khi kết thúc đào tạo, hội thảo, khảo sát. b) Các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ - Xây dựng chi tiết kế hoạch hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát bao gồm nội dung, thời gian, địa điểm thực hiện. - Xây dựng dự toán chi tiêu cho từng hoạt động, đề xuất tạm ứng kinh phí để Ban quản lý các dự án phê duyệt trước khi thực hiện các hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát. - Chịu trách nhiệm tìm kiếm, thu xếp địa điểm và các điều kiện hậu cần liên quan để tổ chức đào tạo, hội thảo, khảo sát. - Chịu trách nhiệm lập báo cáo kết quả thực hiện kèm theo các hoá đơn hợp lệ liên quan để gửi Ban quản lý các dự án phê duyệt và quyết toán chi tiêu khi kết thúc hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát. c) Ban quản lý các dự án - Kiểm soát, phê duyệt và quyết toán chi tiêu từng hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát tại các đơn vị trực dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ. - Tạm ứng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cho các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ theo nội dung chi, định mức chi cho từng hoạt động của các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ. - Rà soát báo cáo kết quả thực hiện và chứng từ, hoá đơn chi tiêu liên quan đến từng hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát do các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ gửi lên để phê duyệt quyết toán và thanh toán kinh phí. - Kiểm tra, giám sát quy trình thực hiện các hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát của dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành từ khâu xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện và quyết toán kinh phí của hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát. 1.3.2.2. Hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát nước ngoài a) Dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành - 7 - Căn cứ vào kế hoạch năm đã được phê duyệt, Ban quản lý dự án hợp phần có nhiệm vụ: - Triển khai xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch chi tiết bao gồm dự kiến nội dung, thời gian, địa điểm thực hiện từng hoạt động. - Đề xuất địa điểm tổ chức hoạt động và chủ động liên hệ để thu xếp các điều kiện hậu cần liên quan (nếu có). - Chịu trách nhiệm xây dựng dự toán chi, xem xét và phê duyệt dự toán chi cho từng hoạt động đào tạo, hội thảo hoặc khảo sát trước khi thực hiện. - Chịu trách nhiệm lập báo cáo kết quả thực hiện và tiến hành quyết toán chi tiêu cho từng hoạt động khi kết thúc đào tạo, hội thảo, khảo sát nước ngoài. b) Các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ - Xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết bao gồm nội dung, thời gian, địa điểm thực hiện từng hoạt động. - Xây dựng dự toán chi tiêu cho từng hoạt động, đề xuất tạm ứng kinh phí để Ban quản lý các dự án phê duyệt trước khi thực hiện các hoạt động trên. - Đề xuất địa điểm tổ chức và chủ động liên hệ để thu xếp các điều kiện hậu cần liên quan (nếu có). - Xây dựng dự toán chi tiêu cho từng hoạt động gửi Ban quản lý các dự án phê duyệt trước khi thực hiện. - Chịu trách nhiệm lập báo cáo kết quả thực hiện kèm theo các chứng từ hoá đơn hợp lệ có liên quan để gửi Ban quản lý các dự án xem xét, phê duyệt và quyết toán chi tiêu khi kết thúc hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát nước ngoài. c) Ban quản lý các dự án - Xem xét và phê duyệt và quyết toán chi tiêu theo đúng thẩm quyền được giao và theo quy trình quản lý tài chính cho các hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát tại dự án hợp phần Thanh tra Chính phủ. - Hỗ trợ các đơn vị thụ hưởng liên lạc với đối tác nước ngoài để triển khai công tác chuẩn bị cho từng hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát (nếu có). - Tạm ứng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cho các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ theo đúng nội dung chi, định mức chi cho từng hoạt động của các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ - Xem xét báo cáo kết quả thực hiện và các chứng từ, hoá đơn chi tiêu liên quan đến từng hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát của các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ để phê duyệt quyết toán và thanh toán kinh phí. - Kiểm tra, giám sát quy trình thực hiện các hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát nước ngoài của dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành từ khâu xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện và quyết toán kinh phí các hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát nước ngoài. - 8 - 1.3.3. Hoạt động mua sắm tài sản a) Dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành Căn cứ vào kế hoạch mua sắm năm đã được phê duyệt, Ban quản lý dự án hợp phần có nhiệm vụ: - Triển khai xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết cho từng hoạt động mua sắm theo trình tự thời gian dự kiến trong kế hoạch. - Chịu trách nhiệm lựa chọn nhà cung cấp và tài sản mua sắm phù hợp với nhu cầu của đơn vị mình và tổ chức mua sắm tài sản theo các hình thức mua sắm quy định tại quy chế mua sắm. - Chịu trách nhiệm ký hợp đồng mua sắm tài sản và kết thúc hoạt động mua sắm phải đánh giá kết quả thực hiện để làm cơ sở xem xét, phê duyệt và thanh lý hợp đồng mua sắm tài sản theo quy định về thủ tục giải ngân của chương trình/dự án. b) Các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ - Lựa chọn tài sản cần mua sắm phục vụ cho hoạt động tại đơn vị mình và đề xuất với Ban quản lý các dự án ký hợp đồng và thanh lý hợp đồng mua sắm tài sản. - Chịu trách nhiệm về việc lựa chọn nhà cung cấp và về tài sản mua sắm như chất lượng tài sản, giá cả của tài sản, việc vận hành và sử dụng tài sản - Chịu trách nhiệm lập báo cáo kết quả hoạt động mua sắm kèm theo các chứng từ hoá đơn hợp lệ có liên quan gửi Ban quản lý các dự án xem xét, phê duyệt và quyết toán chi tiêu khi kết thúc hoạt động mua sắm tài sản. c) Ban quản lý các dự án - Trực tiếp lựa chọn nhà cung cấp và ký hợp đồng, thanh lý hợp đồng và thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết liên quan đến mua sắm tài sản phục vụ các hoạt động theo đề nghị của các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ. - Xem xét, phê duyệt và quyết toán chi tiêu theo quy định về hoạt động mua sắm tài sản tại các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ. - Kiểm tra, giám sát quy trình lựa chọn tài sản mua sắm, nhà cung cấp, ký hợp đồng và thanh lý hợp đồng mua sắm tài sản tại dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành. 2. Các quy định và thủ tục nhận vốn 2.1. Các quy định và thủ tục nhận vốn từ các nhà tài trợ a) Hình thức góp vốn tài trợ Vốn đóng góp của các nhà tài trợ được thực hiện thông qua các khoản vốn tài trợ bằng tiền/chuyển khoản trừ phí kiểm toán theo hợp đồng kiểm toán hàng năm được các nhà tài trợ trực tiếp chi trả. b) Các điều kiện để nhận vốn - 9 - - Vốn nhận từ các nhà tài trợ chỉ được dùng đúng nội dung, mục đích hoạt động đã được đề cập trong ngân sách được Ban Chỉ đạo chương trình phê duyệt hàng năm hoặc được các cấp có thẩm quyền phê duyệt trước lúc thực hiện đối với các hoạt động bổ sung. - Căn cứ vào ngân sách, kế hoạch hoạt động và Yêu cầu rút vốn đã được phê duyệt hàng năm do Ban quản lý các dự án gửi lên, các nhà tài trợ thực hiện chuyển tiền một hoặc hai lần một năm vào một tài khoản chung của toàn Chương trình. Tài khoản chung này sẽ được quản lý bởi Ban quản lý các dự án bao gồm cả việc theo dõi các khoản tiền tài trợ nhận được từ các nhà tài trợ và phân bổ các khoản tài trợ này tới các dự án hợp phần. - Để nhận vốn từ các nhà tài trợ, các dự án hợp phần phải chuyển Yêu cầu rút vốn và các chứng từ cần thiết cho Ban quản lý các dự án tổng hợp. Ban quản lý các dự án sau đó sẽ kiểm tra và nộp Yêu cầu rút vốn chung cho toàn bộ Chương trình. Ban Chỉ đạo chương trình chỉ phê duyệt những vấn đề liên quan đến: + Vượt quá ngân sách ban đầu đã duyệt hàng năm của toàn chương trình; + Thay đổi mục tiêu, đầu ra của chương trình. Nguyên tắc phê duyệt sẽ dựa trên kế hoạch hoạt động và ngân sách năm đã được duyệt trước đó. 2.2. Điều kiện đối với Ban quản lý các dự án Để các nhà tài trợ chuyển vốn cho toàn bộ chương trình, Ban quản lý các dự án cần tuân thủ các điều kiện sau: - Nộp Yêu cầu rút vốn cho toàn chương trình trong đó chi tiết riêng cho từng dự án hợp phần. - Yêu cầu rút vốn phải ghi rõ số tiền xin rút vốn bằng VND (kèm theo số USD tương đương), mục đích rút vốn và được Giám đốc Ban quản lý các dự án phê duyệt. - Ban quản lý các dự án sẽ nộp yêu cầu rút vốn của toàn chương trình cho các nhà tài trợ trong vòng 5 ngày sau khi nhận được yêu cầu rút vốn của các dự án hợp phần. - Nộp Báo cáo hoạt động kỳ trước của Chương trình đã được phê duyệt bởi Giám đốc Ban quản lý các dự án; - Nộp chứng từ cần thiết khác, nếu muốn làm rõ nội dung của từng lần xin rút vốn. Trong lần xin rút vốn đầu tiên, yêu cầu rút vốn sẽ được lập cho 9 tháng đầu hoạt động bao gồm 6 tháng hoạt động trong quý và 3 tháng tạm ứng cho các hoạt động tiếp theo để đảm bảo dự án không bị thiếu vốn trong thời gian đợi duyệt ngân sách 6 tháng/lần từ các nhà tài trợ. 3 tháng tạm ứng hoạt động này sẽ được duy trì thường xuyên và sẽ được quyết toán sau khi chương trình kết thúc. - 10 - Đối với các lần rút vốn sau, dự án tuân thủ đúng với yêu cầu lập ngân sách 6 tháng/lần và theo đúng hướng dẫn của phần này. Ngoài ra, Ban quản lý các dự án còn cần nộp thêm một bản copy về thỏa thuận hợp tác cụ thể được ký giữa Chính phủ Việt Nam và các nhà tài trợ tài trợ cho ngành Thanh tra. 2.3. Điều kiện đối với các dự án hợp phần Các dự án hợp phần khi nộp Yêu cần xin rút vốn tài trợ cho Ban quản lý các dự án cần tuân thủ các điều kiện sau: - Lập Yêu cầu rút vốn ghi rõ số tiền xin rút vốn bằng VND , mục đích của việc rút vốn và được phê duyệt bởi Giám đốc dự án hơp phần. - Việc rút vốn được thực hiện 6 tháng/lần. Để tránh bị chậm trễ trong việc giải ngân, các dự án hợp phần phải nộp Yêu cầu rút vốn lên Ban quản lý các dự án trong vòng 5 ngày làm việc ngay sau khi kết thúc 6 tháng hoạt động trước. - Kế hoạch rút vốn lần 2 phải trình bày các hoạt động đã xin của lần 1 nhưng chưa thực hiện. Vốn đã cấp cho các hoạt động này sẽ được giảm trừ khi tạm ứng vốn lần 2 cho dự án. - Nộp ngân sách và kế hoạch hoạt động chi tiết hàng năm hoặc sửa đổi/bổ sung ngân sách đã được phê duyệt bởi Ban quản lý các dự án /các nhà tài trợ để làm cơ sở xin rút vốn; - Thông báo số dư nguồn mà các dự án hợp phần đang nắm giữ vào thời điểm xin rút vốn trong trường hợp rút vốn lần thứ hai; Trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận đủ được hồ sơ hợp lệ, các nhà tài trợ sẽ tiến hành chuyển vốn theo yêu cầu. Quyết định cấp vốn cuối cùng do các nhà tài trợ quyết định. 2.4. Phương thức nhận vốn từ các nhà tài trợ Do tính đa dạng về cơ cấu hành chính của các đơn vị tham gia chương trình nên tất cả mọi khoản vốn tài trợ cho chương trình đều được các nhà tài trợ chuyển thẳng về tài khoản chung của toàn chương trình một hoặc hai lần trong một năm. Tài khoản chung này sẽ được quản lý bởi Ban quản lý các dự án bao gồm cả việc theo dõi các khoản tiền tài trợ nhận được từ các nhà tài trợ và phân bổ các khoản tài trợ này tới các dự án hợp phần. Vốn được chuyển từ Ban quản lý các dự án đến các dự án hợp phần bằng hình thức tạm ứng cho từng hoạt động theo yêu cầu rút vốn của các dự án hợp phần và quyết toán trực tiếp/hoàn ứng khi hoạt động kết thúc tại Văn phòng Ban quản lý các dự án. Tuy nhiên, dự án phải hạn chế đến mức tối đa việc tạm ứng bằng tiền mặt. Lưu ý: Vốn được chuyển sẽ không bao gồm khoản dự phòng. Dự phòng chỉ được chuyển khi có phê duyệt của các cấp thẩm quyền cho việc sử dụng khoản dự phòng đó. 2.5. Tài khoản nhận vốn tài trợ . trình và Ban quản lý các dự án về công tác tài chính kế toán và quản lý tài sản tại Ban quản lý các dự án và dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ;. - Tổ chức và giám sát công tác tài chính kế. tài liệu trên theo quy định của chế độ tài chính kế toán hiện hành. - Tổng hợp các chứng từ, tài liệu liên quan đến mua sắm, chi tiêu, thanh toán theo phân cấp quản lý tài chính trình Ban quản. đến tài chính kế toán do bộ phận kế toán của Ban quản lý các dự án thực hiện. b) Kế toán trưởng Ban quản lý các dự án Chịu trách nhiệm trước Ban quản lý các dự án về công tác quản lý tài chính