Bài tiểu luận chức năng hoạch định

- Hoạch định là quá trình ấn định những mục tiêu và lựa chọn cách thức tốt nhất để hoàn thành mục tiêu. Nó chỉ đạo, làm giảm tác động của biến đồi, làm giảm lãng phí xuống mức thấp nhất, và đặt những mục tiêu để kiểm soát dễ được dễ dàng. Nói chung những tổ chức sử dụng kế hoạch thực hiện tốt hơn những tổ chức không dùng kế hoạch. - Hoạch định được phân ra thành nhiều loại tùy theo cách tiếp cận, nếu căn cứ theo phạm vi và cấp độ, hoạch định sẽ bao gồm hoạch định chiến lược, hoạch định chiến thuật và hoạch định tác nghiệp. Còn nếu căn cứ theo mức độ sue dụng, hoạch định gồm hoạch định đơn dụng và hoạch định thường trực. Phạm vi và tính chất hoạch định có sự thay đổi tùy thuộc vào cấp bậc của từng nhà quản trị trong tổ chức, giai đoạn đời sống của một tổ chức, độ bất trắc của hoàn cảnh và sự lâu dài của những những nhiệm vụ tương lai. - Mục tiêu là nền tảng của hoạch định, là những kết quả mà quản trị trông đợi trong tương lai. Tổ chức có nhiều mục tiêu. Mục tiêu thật và mục tiêu tuyên bố thường khác nhau. Quản trị bằng mục tiêu (MBO) cho ta chương trình bao quát để chuyển đổi những mục tiêu xác định cho những đơn vị của tổ chức và những thành phần cá thể. - Tiến trình hoạch định bao gồm 6 bước cơ bản, nó ứng dụng cho mọi loại hoạch định và mọi cấp hoạch định. (1) nhận thức đúng sứ mạng hoặc mục đích của tổ chức, (2) xác đinh mục tiêu, (3) xác định tình thế hiện tại của tổ chức, (4) xác định thuận lợi và khó khăn, (5) xây dựng kế hoạch và (6) thực hiện kế hoạch. - Quản trị có thể chọn một trong bốn chiến lược: ổn định, phát triển, cắt giảm để tiết kiệm và phối hợp. Để làm cho công tác hoạch định hiệu quả, mọi nhà quản trị phải tham gia vào hoạt động này, và phải tạo được một môi trường hoạch định thích hợp.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

2013

Sinh viên thực hiên: Nhóm 12 Giảng đường 40-42_phòng B409

GV hướng dẫn: Nguyễn Đức

Bài ti u lu n: ểu luận: ận:

Ch c năng ho ch đ nh ức năng hoạch định ạch định ịnh

LỜI NÓI ĐẦU

Hoạt động của các doanh nghiệp dù là lớn hay nhỏ, dù là đang hoạt độngtrong lĩnh vực nào, đang trở nên ngày càng quan trọng đối với quá trình phát triểncủa các doanh nghiệp nước ta nói riêng và của thế giới nói chung, đặc biệt là tronggiai đoạn hội nhập kinh tế mở

Ở nước ta, sau hơn 20 năm thực hiện công cuộc đổi mới đất nước, cácdoanh nghiệp lớn hay doanh nghiệp nhỏ đều có bước phát triển mạnh với số lượngtăng nhanh góp phần vào việc thúc đẩy tăng trưởng nền kinh tế, tạo việc làm, làmcho nền kinh tế năng động và hiệu quả hơn, từng bước thực hiện chính sách theohướng tự do hóa, mở cửa đổi mới cơ cấu kinh tế, cải cách kinh tế, xã hội Tuynhiên, với xuất phát điểm là một nước có nền kinh tế nông nghiệp là chủ yếu,nguồn vốn và lao động có hạn, tính cạnh tranh không cao, một số Doanh nghiệpgặp khó khăn trong công tác hoạch định, vì vậy mà có hàng ngàn doanh nghiệpbiến mất trên thị trường

Còn trên thế giới, hoạch định từ lâu đã được xem là một công tác quan trọng trongcông việc của nhà quản lý Công việc hoạch định luôn luôn gắn liền với nhà quản

lí, nó giúp nhà quản lí có cái nhìn xa và rộng hơn trong việc quan sát thị trường

Từ đó, họ sẽ đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu tồn tại ngay trong doanhnghiệp của mình, cùng với đó họ xem xét các yếu tố bên ngoài, tìm ra cơ hội vànắm bắt kịp thời, né tránh những rủi ro, bất trắc Cũng chính vì thế, nhiều doanhnghiệp, tổ chức muốn đứng vững trong thị trường, những nhà quản lí phải linhhoạt trong công tác hoạch định

Như thế nào là một hoạch định đưa đến thành công của những thương hiệuđứng trụ lâu dài thị trường, như thế nào là hoạch định dẫn đến thất bại của nhữngthương hiệu đã bị biến mất, đó là những điều mà chúng em muốn tìm hiểu, cũng

là lí do mà chúng em, nhóm 12, chọn là đề tài nghiên cứu “chức năng hoạchđịnh”

Mục đích nghiên cứu:

- Giới thiệu vai trò và ý nghĩa của công tác hoạch định trong quản trị

- Cách xác định mục tiêu và các phương pháp xây dựng mục tiêu.

- Trình bày các bước cơ bản để hoạch định

- Các loại hoạch định có thể có trong một tổ chức

- Các kỹ thuật và công cụ thường dùng trong hoạch định

I KHÁI NIỆM HOẠCH ĐỊNH

Hoạch định là chức năng đầu tiên của quản lý, là cơ sở để thực hiện cácchức năng còn lại, trên thực tế có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả quản lý và sựphát triển bền vững của doanh nghiệp, việc hoạch định cũng là lập ra kế hoạch,quyết định trước xem, ta phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm côngviệc đó Vì vậy hoạch định là cầu bắc qua khoảng trống để đi đến cái đích của kếhoạch đề ra có thể xẩy ra hoặc không xảy ra như vậy

Tất cả những nhà quản trị từ cấp cao đến cấp thấp đều làm công việc hoạchđịnh Hoạch định không những vạch ra con đường để đi tới mục tiêu mà còn chỉ ragiải pháp để giảm thiểu các rủi ro xảy ra trong quá trình hoạt động của một tổchức

2 Vai trò của việc hoạch định:

Trong việc quản lý hoạch định có vai trò:

- Nghiên cứu và quản lý sự thay đổi: (nhận diện các thời cơ kinh doanh) một nhà quản lý kinh doanh không thể lập một kế hoạch và dừng lại ở đó mà tương lai rất ít khi chắc chắc và tương lai lại càng xa thì kết quả của quyết định mà ta cần quan tâm sẽ càng kém chắc chắn

- Dự kiến trước và trách khỏi những nguy cơ, rủi ro, khó khăn, vạch ra những con đường phát triển gắn bó và tối ưu hoá nguồn vốn, nên định mục tiêu tiến bộ Phân bổ, huy động các năng lực tiềm năng của đơn vị.

- Triển khai kịp thời các chương trình hành động, hợp thành phương tiện quản lý làm dễ dàng cho việc kiểm tra, dùng phương pháp chuẩn đoán chính

là sự phân tích môi trường để dự đoán những thay đổi, thời cơ và sự đe doạ làm nổi bật lợi thế mà nó phải vượt qua Việc lập kế hoạch phải xuất phát từ cấp cao nhất, phải có tổ chức và mục tiêu, chiến lược, sách lược.

- Phải được thông báo rõ ràng, người quản lý phải là người tham gia vào kế hoạch.

- Xác lập mục tiêu cho từng bộ phận, phòng ban và các cá nhân dự trên mục tiêu chung của cơ quan Mục tiêu của doanh nghiệp là sự cam kết cụ thể đối với các công việc thực hiện một kết quả có thể đo lường bằng thời gian đã định.

- Lựa chọn các chiến lược và chiến thuật để thực hiện các mục tiêu

II- Đặc điểm yêu cầu của chức năng hoạch định

1 Đặc điểm yêu cầu:

Kích thích tính sáng tạo cần đề xuất ý tưởng mới và khuyến khích mọi người thực hiện đúng những gì đã vạch ra Cần tập trung những nỗ lực và tài năngcần thiết cho quá trình này

Đề phòng các khả năng rủi ro và những điều không chắc: Cần thống nhất các quyết định, thông qua những kế hoạch sẵn sàng đối phó với những tình huống bất ngờ Dự đoán trước về mét sự kiện quan trọng có thể xẩy ra trong tương lai, nhà quản lý đưa ra các giả thuyết nhằm phân tích đánh giá khả năng có thể xẩy ra

để có thể lập kế hoạch hành động

Áp dụng tốt các kinh nghiệm trong chu kỳ kế hoạch: Làm cho mục tiêu có thể đạt được giám sát cho mọi việc đi theo đúng hướng đã được hoạch định Vậy quá trình kiểm soát được gắn liền với quyết định do đó khi có những sai lầm trongsuốt quá trình xây dựng và triển khai kế hoạch để khắc phục những sai lầm đó

4 Phân loại hoạch định

Trong quá trình quản lý cần phân biệt hai loại (hai cấp độ) của hoạch định

4.1 Hoạch dịnh chiến lược:

Xác định mục tiêu và các việc lớn cần làm trong thời gian dài, với các giảipháp lớn (mang tính định hướng) để đạt tới mục tiêu trên cơ sở khai thác và sửdụng tối ưu các nguồn lực hiện có và có thể có Đây là nhiệm vụ mà người quản

lý chủ chốt phải trực tiếp thực hiện và quyết định (với sự trợ giúp của bộ máychức năng); được chuẩn bị rất chu đáo và xét duyệt thận trọng để có giá trị lâu dài

(chỉ điều chỉnh khi có thay đổi lớn từ môi trường) Trong thực tiễn một doanhnghiệp có ý đồ phát triển lâu bền cần xây dựng được các chiến lược sau.

- Chiến lược ổn định: Hầu như không thay đổi trong suốt thời gian tồn tại doanhnghiệp với môi trường ít thay đổi và khả năng quản lý nhất định, ví dụ: tiếp tụccung cấp loại sản phẩm, dịch vụ “truyền thống” theo phương thức quen thuộc; tiếptục duy trì thị phần và mảng khách hàng sẵn có Đây là loại chiến lược mang tínhduy trì củng cố; hạn chế tham vọng trên thực tế, việc theo đuổi chiến lược nàykhông phải lúc nào cũng dễ dàng, bởi lẽ tâm lý thông thường của các nhà doanhnghiệp luôn bị hấp dẫn, lôi cuốn vào những công việc sáng tạo và phát triển,không muốn an phận tự mãn

- Chiến lược phát triển: Tính đến sù gia tăng, mở rộng hoạt động về nhiều yếu tố:Doanh thu, quy mô hoạt động, thị phần, sản phẩm, phương thức dịch vụ Với sựphát triển của thị trường, nhu cầu của xã hội và tiềm năng của doanh nghiệp, chiếnlược này có thể thực hiện được với tầm nhìn và bản lĩnh của nhà quản lý; được dựbáo hai hạn tốt và chuẩn bị mọi nguồn lực có thể huy động được

Chiến lược kết hợp, điều hoà: Thực hiện đồng thời một chiến lược kể trên mụctiêu này, giữ vững hoặc hạn chế mục tiêu khác trong từng thời gian

4.2 Hoạch định tác nghiệp:

Xác định mục tiêu có tính ngắn hạn hơn (có chỉ tiêu định hướng), xây dựng dự

án và kế hoạch, đề ra các biện pháp để tổ chức thực hiện trên cơ sở các nguồn lực

có thể dự tính tương đối sát và có tính khả thi cao Có thể chia ra kế hoạch trunghạn ( 3- 5) năm và kế hoạch ngắn hạn (1 năm)

Hoạh định tác nghiệp là cơ sở trực tiếp để điều hành các hoạt động diễn ra

“hàng ngày”, là trách nhiệm của tất cả các cấp quản lý; được bộ máy chuyên trách

về kế hoạch của doanh nghiệp tổng hợp lại, cân đối để giám đốc xét duyệt (kếhoạch định mức) Với doanh nghiệp nhỏ, có thể là kế hoạch “phi chính thức” dochủ doanh nghiệp đồng thời là giám đốc tự phác ra và điều chỉnh trong quá trìnhhoạt động

Có thể coi hoạch định tác nghiệp là việc định ra chiến thuật để thực hiện từngbước chiến lược, hoặc còn gọi là “Kế hoạch hành động” Chương trình mục tiêu làloại kế hoạch sử dụng một lần (không lặp lại khi mục tiêu cụ thể đã hoàn tất),

quản lý loại kế hoạch này được thực hiện theo phương pháp riêng gọi là “quản lýtheo mục tiêu” (Mangement by objectives - MBO) hoặc còn gọi là “quản lý theo

dự án” (Management by projocts)

5 Các bước thực hiện chức năng hoạch định:

Công việc hoạch định kế hoạch, dự án bao gồm một quy trình với các bước:

- Nhận thức, nắm bắt cơ hội (đang đến và sẽ đến) với cách nhìn toàn diện và chínhxác về thị trường, khách hàng, khả năng, chính sách và luật pháp

- Xác định mục tiêu cần đạt (định lượng) ở từng thời điểm với thứ tự ưu tiên

- Xem xét, đánh giá các tiền đề hoạch định, dự đoán sự biến động và phát triểncủa chúng Các điều kiện tiền đề đó là các dự báo, các giả thiết về môi trườngkinh doanh, các kế hoạch hiện có và các biện pháp có thể áp dụng Nhà quản lýcấp cao trong doanh nghiệp cần giải thích rõ tạo điều kiện cho các cấp dưới hiểu

rõ các tiền đề để học đánh giá đúng khi lập kế hoạch

- Xây dựng các phương án hành động khác nhau, qua bàn bạc trong tập thể vềnhiều khả năng có thể thực hiện Ít nhất nên có 2 phương án, song không nên đề raquá nhiều, gạt bỏ những phương án ít tính khả thi

- Phân tích, so sánh các phương án; xem xét các ưu điểm và hạn chế của từngphương án (tốt nhất là lượng hoá được các yếu tố so sánh)

- Xác định một phương án tối ưu được lựa chọn so sánh: Cũng có trường hợp cầnthực hiện đồng thời 2, 3 phương án thích hợp với từng điều kiện, phương án tối ưukhông nhất thiết phải hoàn hảo, mà là phương án ít nhược điểm lớn và khả thi hơn

cả, được lựa chọn dựa trên kinh nghiệm, phương pháp thực nghiệm (thí điểm),phương pháp nghiên cứu và phân tích

- Lập các kế hoạch phụ (bổ sung) để đảm bảo thực hiện tốt kế hoạch chính (ví dụ ngoài kế hoạch sản xuất sản phẩm chính, cần có kế hoạch về phụ tùng

dự phòng, về bảo dưỡng, về huấn luyện về bảo hành, về quảng cáo )

- Lập ngân quỹ các chi phí thực hiện, lượng hoá các thông số: tổng thu, chi phí, lợi nhuận Đây là cơ sở quan trọng để đánh giá hiệu qủa kinh tế và chất lượng của kế hoạch.

6 Tác dụng của hoạch định:

Chức năng của hoạch định có tác dụng như sau:

- Là cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai, làm tăng khả năng đạt được cáckết quả mong muốn với mục tiêu rõ ràng Nó khắc phục cách làm mò mẫn, tuỳtiện, đối phó thụ động và “ăn xổi” với tầm nhìn hạn hẹn đó là “tính chiến lược”trong quản lý

- Giúp cho nhà quản lý có có thể chủ động nhận biết vận tận dụng các cơ hội từmôi trường kinh doanh, ứng phó nhạy bén với các yếu tố bất định, các biến cốxuất hiện trong quá trình hoạt động Đó là tính chủ động và sáng tạo trong quảnlý

- Hướng dẫn các nhà quản lý biết cách làm thế nào để đạt mục tiêu với kết quả tối

ưu, biết tập trung vào các trọng điểm trong từng thời gian; trách phân tán cácnguồn lực Đó là “tính hiệu lực” trong quản lý

- Phát huy tính tập thể trong lao động, liên kết được mọi người ở một vị trí cùnghành động theo mét hướng chung tạo ra sù cạnh tranh lành mạnh trong doanhnghiệp với ý thức trách nhiệm cao Đó là “tính hiệp đồng’ trong quản lý

- Có cơ sở để kiểm tra được tình hình thực hiện các nhiệm vụ với chuẩn mực rõràng, đánh giá được đúng thực chất kết quả hoạt động và sự đóng góp của mỗi bộphận, mỗi cá nhấn Đó là “tính chuẩn mực” trong quản lý

II MỤC TIÊU – NỀN TẢNG CỦA HOẠCH ĐỊNH

Mục tiêu vừa là đối tượng vừa là kết quả của quá trình hoạch định Việc xácđịnh đúng mục tiêu là là cốt lõi và là nền tảng của quá trình hoạch định Vậychúng ta hiểu như thế nào là mục tiêu?

1 KHÁI NIỆM

Sứ mạng ( Mission ) : Sứ mạng là bản tuyên bố về lý do tồn tại của tổ chức, nó

xác định phạm vi và hoạt động kinh doanh cơ bản của một tổ chức Sứ mạng mô tảcác khát vọng, các giá trị và những lý do hiện hữu của một tổ chức Nội dung của bản sứmạng chỉ rõ các khách hàng, thị trường , các hướng nỗ lực mong đợi Một tổ chức cần cómột bản sứ mạng thật tốt vì nó chính là nền tảng quan trọng thực hiện cho các cách thiếtlập và các mục tiêu và kế hoạch một cách có hiệu quả Chính vì lẽ đó trước khi hoạchđịnh các mục tiêu và kế hoạch hoạt động các nhà quản trị phải nhận thức đúng về sứmạng của tổ chức Một tuyên bố sứ mệnh liên quan đến việc trả lời các câu hỏi cơ bản,chẳng hạn như: chúng ta kinh doanh cái gì?, chúng ta là ai?, chúng ta quan tâm đến cái

gì, chúng ta định làm gì?

Trước khi hoạch định các mục tiêu và kế hoạch hoạt động các nhà quản trịphải nhận thức đúng về sứ mạng của tổ chức

Tuyên bố sứ mệnh có thể dài hoặc ngắn tùy thuộc vào từng công ty, ví dụ như:

- Công ty starbucks: sứ mệnh của chúng tôi là: “khơi nguồn cảm hứng và nuôi

dưỡng tinh thần con người – một người một cốc cà phê và một tình hàng xóm vàomột thời điểm.”

- Dell Computer: trở thành công ty máy tính thành công nhất trên thế giới dựa

vào việc cung cấp kinh nghiệm tốt nhất cho khách hàng trên các thị trườngmình phục vụ nhờ việc làm như vậy , Dell đáp ứng được sự mong đợi củakhách hàng về chất lượng , dẫn đầu về công nghệ , giá cả cạnh tranh, đáp ứng

cả các cá nhân và tổ chức, tốt nhất về dịch vụ và hỗ trợ linh hoạt theo yêu cầuchế tạo của khách hàng và ổn định về tài chính

- Walt Disney: Làm cho mọi người hạnh phúc.

Mục tiêu (Goal/objective ) : là những trạng thái hoặc những cột mốc mà tổ chức

mong muốn đạt được trong khoảng thời gian nhất định Mục tiêu là phương tiện đểthực hiện sứ mạng của tổ chức Qua thời gian các mục tiêu có khuynh hướng tịnh tiếnđến việc thực hiện sứ mạng của tổ chức Mục tiêu có thể diễn đạt được về định lượng vàđịnh tính ( điều gì cần phải đạt được, cần đạt được bao nhiêu, và đạt được điều đó khinào ).Ví dụ:

- Mục tiêu truyền thông của starbucks: “đưa thương hiệu stabucks coffee

thâm nhập thị trường Việt Nam, giành phân đoạn thị trường và thu được lợinhuận ”

- Tại Lucent Technologies khi mới tách1 khỏi tập đoàn AT & T, RichardMcGinn đặt ra sáu mục tiêu chủ yếu mà tổ chức cần đạt được trong vòng banăm tới:

1 Đạt được sự tăng trưởng hàng năm từ hai con số trở lên ( 10% hoặc hơn ), nó đãtừng đạt từ 5-6% một năm khi còn ở hãng AT&T

2 Duy trì trong nhóm chất lượng tốt nhất

3 Giảm chi phí bán hàng, chi phí quản lý và chi phí kinh doanh

4 Đầu tư vào việc nghiên cứu và phát triển ở mức độ cao với 11% doanh thu

5 Giảm tỷ suất thuế

6 Gia tăng thu nhập trên tài sản từ 5% đến 10%

7 PHÂN LỌAI MỤC TIÊU

Tùy theo cách tiếp cận, mục tiêu có thể phân thành nhiều loại khác nhau, như sau:

7.1 Theo cấp độ:

Các mục tiêu chiến lược ( Strategic Goals ) : là các mục tiêu có tính bao quát,

gắn với cấp độ tổng thể của tổ chức, xác định nơi hoặc các trạng thái mà tổ chứcmong muốn đạt được trong tương lai

Một số học giả về quản lý cho rằng các tổ chức kinh doanh nên nhấn mạnh cácmục tiêu lợi nhuận Tuy nhiên diều đó không phải lúc nào cũng đúng đựơc thế nên

Peter Drucker đã đề nghị các doanh nghiệp nên trọng tâm vào 8 loại mục tiêu

sau :

1 Vị thế thị trường

2 Đổi mới

3 Năng suất

4 Các nguồn tài nguyên vật chất và tài chình

5 Lợi nhuận

6 Sự phát triển và kết quả quản lý

7 Thái độ và kết quả thực hiện của người lao động

Các kế hoạch chiến lược ( Strategic Plans ) : là các bước hành động cụ thể

mà thông qua đó doanh nghiệp sẽ đạt được các mục tiêu chiến lược Các kếhoạch chiến lược xác định cụ thể các hoạt động và phân bổ nguồn lực cần thiếtnhằm đáp ứng các mục tiêu chiến lược đã đề ra Thời gian thực hiện từ 2 đến 5năm Mục đích là làm cho mục tiêu chiến lược hoàn thành đúng thời gian

Các mục tiêu chiến thuật ( Tactical Goals ) : xác định các kết quả cần đạt được

tại các đơn vị và các bộ phận chủ yếu trong một tổ chức Nó gắn liền với quản trịbậc trung và xác định những gì mà các đơn vị cơ sở cần phải hoàn thành nhằm hướngđến việc thực hiện các mục tiêu tổng thể của tổ chức.Gắn liền với các mục tiêu chiếnthuật là các kế hoạch chiến thuật Vậy cần tìm hiểu kế họach chiến thuật là thế nào?

Kế hoạch chiến thuật ( Tactical Plans ) : được thiết lập để giúp thực thi các

kế hoạch chiến lược quan trọng và hoàn tất một phần cụ thể của chiến lược côngty

Các mục tiêu tác nghiệp ( Operational Goals ) : xác định cụ thể các kết quả cần

đạt được tại các bộ phận, các nhóm và các cá nhân Các mục tiêu tác nghiệp cần tỉ

mỉ, chính xác và có khả năng đo lường được

Gắn liền với các mục tiêu tác nghiệp là các kế hoạch tác nghiệp Vậy cần tìm hiểu

kế họach chiến thuật là thế nào?Các kế hoạch tác nghiệp (Operational Plans ): được thiết

lập tại cấp thấp của tổ chức để chỉ rõ các bước hành động hướng đến việc thực hiện cácmục tiêu tác nghiệp và hỗ trợ các kế hoạch chiến thuật Kế hoạch tác nghiệp là công cụcủa các nhà quản trị cấp thấp trong việc điều hành công việc hàng ngày.

Các cấp độ mục tiêu và kế hoạch được thể hiện qua hình sau:

7.2 Theo nội dung: ta chia mục tiêu thành hai loại

Các mục tiêu tài chính: là các mục tiêu liên quan đến kết quả thực hiện về mặt

tài chình của tổ chức.Chẳng hạn như:

- Tỷ lệ tăng doanh thu hàng năm

- Tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu

- Tỷ lệ gia tăng thu nhập trên mỗi cổ phiếu hàng năm

Ví dụ: Doanh thu của Starbucks đã đạt xấp xỉ 12 tỉ USD trong năm tài chínhkết thúc vào ngày 30.9.2011 và lợi nhuận đạt 1,7 tỉ USD Trong đó, 1/3 doanh thuđến từ thị trường nước ngoài Tổng doanh thu quý IV tài chính 2011 đã đạt 3 tỉ

Thông điệp ra bên

tác nghiệp

USD Doanh thu tại các cửa hàng tăng 10% ở trong nước và 9% trên toàn cầu sovới năm 2010.( www.nhipcaudautu.vn)

Các mục tiêu chiến lược: chú trọng đến việc cải thiện vị thế cạnh tranh dài hạn

của doanh nghiệp Ví dụ như:

- Phần trăm thị phần chiếm lĩnh tại thị trường

- Chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ khách hàng

- Cũng có độ hấp dẫn thương hiệu công ty

Lưu ý: các nhà quản trị cần giải quyết hài hòa quan hệ giữa hai mục tiêu này:

- Nhấn mạnh tài chính nhiều sẽ ảnh hưởng đến vị thế cạnh tranh lâu dài củadoanh nghiệp trên thị trường, đe dọa lợi ích tài chính của doanh nghiệp trongtương lai

- Nhấn mạnh việc xây dựng vị thế cạnh tranh không quan tâm khó khăn tàichính sẽ làm mất đi động lực của doanh nghiệp cũng sẽ là không thỏa đáng

7.3 Theo bản chất: theo Stephen P Robbins ta chia làm hai loại mục

tiêu:

Các mục tiêu tuyên bố ( stated goals ): là các mục tiêu mà tổ chức tuyên bố một

cách chính thức đến các đối tượng hữu quan bên trong và bên ngoài tổ chức Cácmục tiêu này thường thấy trong các bản tuyên bố về tầm nhìn, sứ mạng, các báo cáo hàngnăm hoặc các lời tuyên bố liên quan đến cộng đồng hoặc các nhóm lợi ích khác nhau.Các mục tiêu tuyên bố có thể diễn đạt khác nhau tùy theo từng đối tượng hữu quan Nộidung tuyên bố với khách hàng có thể khác với các đối tác hoặc các đối thủ cạnh tranh.Tuyên bố với cổ đông có thể khác với những người lao động của doanh nghiệp Sự khácbiệt và cách diễn đạt với từng đối tượng là cần thiết do mối quan tâm và lợi ích của cácđối tượng hữu quan không giống nhau

Các mục tiêu thật ( real goals): là những mục tiêu mà thực sự tổ chức đó theo

đuổi Để biết được mục tiêu thật của một tổ chức chúng ta nên quan sát những gì

mà các thành viên trong tổ chức đó thực sự ưu tiên Trong thực tế nhiều tổ chức có

sự khác nhau giữa các mục tiêu thật và các mục tiêu tuyên bố thậm chí có sự đối lập

nhau Một số trường hợp sự khác biết các mục tiêu này là hành động bình thường, khôngphản ánh khía cạnh đạo đức và uy tín của doanh nghiệp Tuy nhiên, trong các trường hợpkhác có thể xảy ra ảnh hưởng đến uy tín Trách nhiệm xã hội và đạo đức của nhà quảntrị… Trong thực tiễn quản trị tại các tổ chức sự khác nhau giữa các mục tiêu thậtcác mụctiêu tuyên bố thể thường xảy ra Một số trường hợp sự khác biệt giữa các mục tiêu này làhành động bình thường, không phàn ánh khía cạnh đạo đức và uy tín của doanh nghiệp.

Ví dụ : khi tuyên bố vầ kế hoạch sắp tới của mình trước các đối thủ cạnh tranh doanhnghiệp có thể tuyên bố khác với thực tế mà nó làm nhằm đánh lạc hướng các nhà cạnhtranh

8 TẦM QUAN TRỌNG CỦA MỤC TIÊU

- Là phương tiện để đạt đến các sứ mạng: mục tiêu là sự cụ thể hóa sứ mạng của tổ

chức, nó đang tịnh tiến đến sứ mạng của tổ chức

- Giúp nhận dạng các ưu tiên: đây lá một vai trò hết sức quan trọng của mục

tiêu Vì nguồn tài nguyên mà mỗi tổ chức có đựơc là hữu hạn, nó cần được sửdụng một cách hiệu quả Khi phê duyệt các kế hoạch hành động và phân bổ cácnguồn lực, các nhà quản trị cần phải xem xét và cân nhắc trên cơ sở các mục tiêu

đã đề ra

- Hướng dẫn hành động: nhờ xác định rõ ràng các mục tiêu mà hoạt động

của các bộ phận và các cá nhân trong một tổ chức được gắn kết với nhau và cùnghướng đến các kết quả quan trọng mà tổ chức đó mong muốn

- Cơ sở cho cá quyết định: nhờ xác định rõ các mục tiêu mà các nhà quản trị

biết được những gì mà tổ chức đó đang cố gắng hoàn tất và vì vậy họ sẽ có cơ sởcho các việc đưa ra các quyết định của mình một cách có hiệu quả , giúp cho tổchức đạt được các mục tiêu đã xác định

- Tiêu chuẩn cho việc thực hiện: mục tiêu đóng vai trò là tiêu chuẩn/chuẩn

mực cho việc thực hiện khi nó xác định cụ thể những kết quả sau cùng mà tổ chức

đó mong muốn đạt được Ở khía cạnh này mục tiêu vừa là cơ sở cho việc lập kếhoạch hành động, đồng thời là cơ sở cho việc đánh giá kết quả thực hiện

- Làm hấp dẫn các đối tượng hữu quan bên trong và bên ngoài tổ chức: một

bản sứ mạng và mục tiêu của tổ chức nếu được xác lập tốt không những làm tăngsức hấp dẫn, tạo ra một sức động viên mạnh mẽ đối với những thành viên trong tổ

chức, mà còn tạo ra một sự tin cậy, thiện cảm với các đối tượng hữu quan bênngoài như nhà đầu tư, khách hàng, cộng đồng dân cư và chính quyền địa phương.

9 Các cách tiếp cận trong việc tiếp cận trong việc thiết lập mục tiêu:

Việc thiết lập mục tiêu có thể thiết lập theo hai cách khác nhau, thiết lậpmục tiêu theo kiểu truyền thống hoặc thông qua việc sử dụng phương thức quản lítheo mục tiêu (MBO)

9.1 Đặt mục tiêu theo kiểu truyền thống:

Trong cách thức này mục tiêu sẽ được hình thành từ cấp cao nhất rồi đixuống trở thành các mục tiêu của cấp dưới (mục tiêu của các phòng ban, bộ phậntrực thuộc) Cách tiếp cận truyền thống quan niệm rằng chỉ có cấp cao nhất mớinhìn được “bức tranh lớn” và do đó họ biết những gì là tốt nhất mà tổ chức đó nênthực hiện

Ví dụ: Ông Đặng Lê Nguyên Vũ chủ tịch tập đoàn công ty cà phê Trung Nguyênvới tham vọng và hoài bão rất lớn muốn xâm nhập và đưa cà phê Việt Nam vàothị trường lớn là Mỹ Chính vì vậy mà ông vạch ra một kế hoạch cụ thể với nhữngmục tiêu cụ thể,ông sẽ nói với giám đốc kế hoạch rằng ông muốn gì? Đồng thờiông cũng nói với giám đốc kinh doanh rằng ông muốn doanh thu năm tới mà ôngmong muốn là bao nhiêu đó,… Các mục tiêu này sẽ được các vị giám đốc truyềnđạt cho các nhân viên cấp dưới tiếp theo, cứ như thế mục tiêu sẽ tiếp tục đượctruyền đạt đến cấp độ thấp nhất cuối cùng,những người thực hiện

Hạn chế: Việc chuyển đổi các mục tiêu chiến lược thành các mục tiêu cánhân, đội hoặc bộ phận có thể là quá trình khó khăn và thất bại Đặc biệt là khi cácmục tiêu chiến lược là quá rộng lớn và khá trừu tượng thì khi vận dụng và thể hiệntại cấp thấp hơn, các nhà quản trị có thể hiểu một cách thiên kiến và lệch lạc

9.2 Quản trị theo mục tiêu (MBO):

Sự hình thành và phát triển của MBO:

Một trong những phát triển đáng chú ý nhất trong quản trị học hiện đại là chươngtrình quản trị theo mục tiêu (MBO) Đặc tính của MBO là mỗi thành viên trong tổchức tự nguyện ràng buộc và cam kết hành động trong suốt quá trình quản trị theomục tiêu, từ hoạch định đến kiểm tra Tác dụng tích cực của MBO là kết hợp các

yêu cầu của tổ chức Từ khi hình thành vào giữa thập niên 1950 (các tác giả tiênphong là Peter F Drucker và Mc Gregor) đến nay,MBO đã đóng các vai trò sau:

- Ban đầu MBO là phương pháp đánh giá sự hoàn thành nhiệm vụ

- Sau đó MBO là phương tiện thúc đẩy cá nhân làm việc tốt, hợp tác trong laođộng

- Gần đây MBO là công cụ xây dựng kế hoạch chiến lược

- Hiện nay MBO đóng vai trò chính (thay vì phụ trợ cho các công việc quản trịtrước đây) trong tiến trình quản trị,hoặc nói khác, các hoạt động quản trị đềugắn liền với MBO như hình với bóng

Các yếu tố cơ bản của MBO: Bốn yếu tố căn bản của MBO hiện nay là:

1 Sự cam kết của quản trị viên cao cấp (trách nhiệm lãnh đạo) với hệ thốngMBO Đây là yếu tố cơ bản, thiếu nó MBO sẽ không thể triển khai được

2 Sự hợp tác của các thành viên trong tổ chức để thực hiện mcj tiêu chung

3 Sự tự nguyện tự giác với tinh thần tự quản của các thành viên để thi hành kếhoạch chung

4 Tổ chức kiểm soát định kì việc thực hiện kế hoạch và thực hiện các hành độngđiều chỉnh thích hợp

Quá trình MBO

Quá trình MBO gồm 4 giai đoạn: đặt mục tiêu, xây dựng kế hoạch hànhđộng, tự kiểm soát và duyệt lại theo kì hạn Bất cứ kết quả ở cấp bậc nào của quátrình đó cũng là do sự cố gắng chung của cả hai cấp trên và dưới

Bước đầu tiên của quá trình MBO là các bộ phận cá nhân dựa trên khảnăng và kì vọng của mình để ấn định các kết quả phù hợp Công việc này mangtính tự giác nhưng phải cân nhắc đến định hướng phát triển và điều kiện thực hiện

cụ thể

Việc xây dựng kế hoạch hành động bao gồm những hoạt động cần thiết đểđạt mục tiêu, thiết lập những liên hệ trọng yếu giữa các hoạt động đó, chỉ định

trách nhiệm, ước lượng thời gian, và ấn định những nguồn lực cần thiết cho mỗihoạt động.

Tự kiểm soát có nghĩa là những cá thể tự làm việc theo dõi một cách có hệthông và đo lường sự thực hiện của chính mình

Yếu tố cuối cùng là xét duyệt định kì, đánh giá thực hiện và tiến hành sữachữa, khi có sự lệch khỏi mục tiêu đã định Xét duyệt định kì được thực hiện ởcấp quản trị cao nhất của tổ chức, trong tương quan đường lối phát triển và điềukiện môi trường hoạt động Những xét duyệt này không phải là tìm lỗi và chỉ tríchnhân viên mà có tính xây dựng và giúp đỡ trong tương lai

Hiệu quả của MBO

Đánh giá hiệu quả của MBO là một công việc phức tạp Việc nghiên cứu

về xây dựng mục tiêu cho biết MBO hiệu quả nhất khi những mục tiêu đủ khó đểđòi hỏi nỗ lực của người thực hiện

Về sự tham dự, MBO luôn đề cao rằng mục tiêu phải được đề ra với sựtham dự rộng rãi của tập thể Có 3 yếu tố tác động đến hiệu quả của quá trìnhMBO Đó là văn hoá của tổ chức, sự cam kết của nhà quản lí cấp cao, và loại hình

tổ chức Những biến cố đó có thể giải thích những thành công và thất bại củaMBO MBO trong những tổ chức thuộc khu vực công cộng khó thành công hơntrong những doanh nghiệp sản xuất vì khó phát triển được mục tiêu rõ ràng

- Xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hành đối với các nhân viên

- Lôi kéo mọi thành viên tham gia vào quá trình xây dựng mục tiêu của tổ chức

- Giúp cho việc kiểm tra trong doanh nghiệp được thực hiện dễ dàng và thuậnlợi