Chuyên đề 1: Hệ thống thông tin doanh nghiệp Nguyễn Bích Liên

Chuyên đề 1: Hệ thống thông tin doanh nghiệp Nguyễn Bích LiênChia sẻ: wide_12 | Ngày: 28072014Chuyên đề 1: Hệ thống thông tin doanh nghiệp nhằm giúp sinh viên hiểu vị trí vai trò của AIS trong ES, hiểu các cấu trúc hệ thống thông tin AIS, tiếp cận phân tích hoạt động kinh tế để tổ chức AIS, tài liệu hệ thống công cụ mô tả hệ thống.

Chuyên đề 1 hệ thống thông tin doanh nghiệp

Nguyễn Bích Liên

Mục tiêu

You can briefl y add outl ine of this slide pa ge in this text box.

1 Hiểu vị trí vai trò của AIS trong ES

2 Hiểu các cấu trúc hệ thống thông tin - AIS

3 Tiếp cận phân tích hoạt động kinh tế

để tổ chức AIS

4 Tài liệu hệ thống & công cụ mô tả HT

2

Tài liệu hệ thống & công cụ mô tả

hệ thống IV

I Giới thiệu hệ thống thông tin DN

Khái niệm, thành phần hệ thống thông tin 1

Hệ thống thông tin doanh nghiệp 2

Quá trình phát triển HT thông tin DN 3

4

Khái niệm hệ thống thông tin

 Hệ thống thông tin doanh nghiệp là hệ thống

sử dụng

Ví dụ về dữ liệu/thông tin ? Kết luận dữ liệu, thông tin

Thành phần hệ thống thông tin

• Một hệ thống (system) gồm nhiều hệ thống con (subsystem) kết hợp lại Mỗi hệ thống có mục tiêu chi tiết riêng nhằm đạt mục tiêu chung toàn hệ thống

8

Môi trường hệ thống thông tin

Chiến lược, chính sách

• Một hệ thống bao giờ cũng tồn tại trong và

Môi trường hệ thống là gì? Gồm những yếu tố nào?

Tác động thế nào tới HTTT DN?

Chất lượng thông tin

 COBIT  Tiêu chuẩn khác

• Hội đồng chuẩn mực

kế toán tài chính Hoa

Kỳ (FASB)

• Hội đồng chuẩn mực báo cáo tài chính quốc

tế IASC (International Accounting Standards Committee) nay là

IASB

• Dự án hội tụ kế toán IASB –FASB năm 2004

• Việt Nam

Chất lượng thông tin được đánh giá theo các tiêu chí đánh giá nào?

10

 Hữu hiệu(effectiveness)

 Hiệu quả (efficiency)

 Sẵn sàng (Availability)

 Bảo mật(confidentiality)

Hiệu quả (lợi ích > chi phí)

Đáng tin cậy (reliability)

Phù hợp (relevance)

Dự đoán (predictive value)

Phản hồi (feedback value)

Hợp lệ (Validity) Chính xác (Accuracy)

Có thể kiểm chứng (verifiability)

Đầy đủ (completeness)

Có thể so sánh

được (comparability)

Khách quan (Neutrality)

Chất lượng

cấp độ thứ 2

Trọng yếu (Materiality)

 Chất lượng thông tin – FASB (Financial

Accounting Standards Board

Hệ thống thông tin và nhóm người sử dụng trong doanh nghiệp

Information

12

Hệ thống thông tin doanh nghiệp

HT mức xử lý ngh.vụ hàng ngày TPS (Transaction Proceesing Systems)

• HT theo dõi Đ.hàng &giao hàng HT thu chi tiền

• HT quản lý sản xuất HT theo dõi KH

• HT quản lý kho hàng HT kế toán

Hệ thống mức kiến thức (Knowledge Work Systems –Office

Automation)

• HT thiết kế HT xếp lịch điện tử

• HT đồ họa HT xử lý tài liệu theo dõi KH

Hệ thống cấp quản lý (Management information

Systems-decision support systems)

• HT quản lý bán hàng (phân tích, đánh giá, dự báo)

• Kiểm soát hàng tồn kho; HT dự báo SX;

• HT lập kế hoạch, ngân sách HT phân tích tài chính

• HT phân tích, lập KH nguồn nhân sự

Hệ thống mức chiến lược ( HT hỗ trợ điều

hàng-excutive support systems)

• HT dự báo xu hướng bán hàng 5 năm

• HT dự báo ngân sách 5 năm v.v

Mối quan hệ thông tin giữa các hệ thống

14

Quá trình phát triển hệ thống thông tin doanh nghiệp

Kế toán kép

Các giai đoạn chính của quá trình phát triển?

Máy tính IBM chủ yếu tính

toán đơn

giản, trích dẫn số liệu

từ 1 bảng số liệu, in số liệu ở mức đơn giản

1930s

Cấu trúc DL phân cấp và mạng

Ngh.vụ được xử

lý theo từng vùng chức năng tách biệt

Không sử dụng chung DL

Quá trình phát triển hệ thống thông tin doanh nghiệp

Cấu trúc dữ

ra đời

Cấu trúc dữ liệu quan hệ.

Tích hợp DL tổng & TT tài chính của các vùng chức năng và hệ thống sổ cái AIS

ra đời

Các giai đoạn chính của quá trình phát triển?

“material requirements planning

sytems – MRP” xử lý th.tin về luân chuyển vật lý của các

nguồn lực nguyên liệu cho SX

1970s

“Manufacturing resource

planning – MRP II” kết hợp MRP,

kế hoạch SX, lập ngân sách

và kế toán tài chính vào hệ thống xử lý kế hoạch sản xuất

16

Quá trình phát triển HTTT doanh nghiệp

• 1990s tích hợp các hệ thống

thông tin thành hệ thống thông tin doanh nghiệp trong môi trường ERP

• Hiện nay đã phát triển thành

ERP II

AIS

MRPII

Hệ thống quản trị nguồn nhân lực

ERP

• Qúa trình phát triển HTTT DN là quá trình kết hợp: nhu cầu quản lý- phương pháp quản lý và công nghệ thông tin

Quá trình phát triển HTTT doanh nghiệp

Nhu cầu

Phương pháp quản lý

Công cụ/ công nghệ

Hệ thống thông tin

• Thuận tiện

• Hợp lý

o Chức năng

o Theo qui trình

o Theo mục tiêu

18

II Hệ thống thông tin kế toán

You can briefl y add outl ine of this slide pa ge in this text box.

1 Khái niệm, phân loại AIS

2 Các thành phần AIS

3 Chức năng AIS

4 AIS và Chuỗi giá trị

Hệ thống thông tin kế toán

 Mô hình xử lý hệ thống thông tin kế toán

Lưu trữ

Xử lý

Kiểm soát

Đầu vào kế toán:

Lưu trữ

20

Hệ thống thông tin kế toán

 Các thành phần hệ thống thông tin kế toán

Thành phần Hệ thống bằng tay Hệ thống bằng

máy

Thông tin

Dữ liệu/ cơ sở dữ liệu

Qui trình xử lý Phần mềm Thiết bị xử lý/truyền thông

Con người

Hệ thống thông tin kế toán

DN

• Bảo vệ tài sản vật chất,

th tin

• Hoạt động

xử lý thông tin, đảm bảo chất lượng thông tin

Xử lý, cung cấp th.tin hữu

Hệ thống thông tin kế toán

Theo mối quan hệ giữa các hệ thống

• Hệ thống lớn

• Hệ thống con (sub –system)

• Hệ thống cùng cấp (xem VD slide14)

• Hệ thống trên nền máy tính (hệ thống

bằng máy)

Theo mục tiêu cung cấp thông

tin

• Hệ thống thông tin kế toán tài chính

• Hệ thống thông tin kế toán quản trị

Vai trò của AIS trong chuỗi giá trị DN

Phân phối

SP, dịch vụ tới khách hàng

Hoạt động giúp khách hàng mua được SP của DN

Dịch vụ

Hoạt động dịch vụ sau bàn hàng

Hoạt động chính

Hoạt động hỗ trợ : Hỗ trợ, giúp 5 hoạt động chính hoạt động hiệu quả :

1 Nền tảng DN: Kế toán, tài chính, pháp lý, quản lý toàn DN

2 Nguồn nhân lực: đào tạo, huấn luyện, tuyển dụng và lương cho người LĐ

3 Kỹ thuật để gia tăng sản phẩm, dịch vụ: nghiên cứu, phát triển, thiết kế SP hay dịch

vụ công nghệ công tin

Chuỗi giá trị DN là những hoạt động để cung cấp giá trị tới khách hàng

24

Vai trò của AIS trong chuỗi giá trị DN

Ghi cung cấp thông tin

sổ-1

Kế toán thể hiện vai trò thế nào trong chuỗi giá trị

Phân tích thông tin 2

Kiểm soát

3

Một AIS được thiết kế tốt có thể ảnh hưởng tới chuỗi giá trị DN:

1 Gia tăng chất lượng và giảm chi phí sản phẩm hoặc dịch vụ

2 Gia tăng hiệu quả chuỗi giá trị: cung cấp th.tin kịp thời, chất lượng hơn

3 Gia tăng kiểm soát nội bộ -> kiểm soát chuỗi giá trị

4 Gia tăng đưa ra quyết định

5 Gia tăng cạnh tranh DN và hợp tác các DN khác trong chuỗi cung ứng

Tiếp cận phân tích hoạt động kinh tế

Xử lý kinh doanh

 Qui trình kinh doanh (business process) là kết hợp cả

3 hoạt động xử lý: xử lý quản lý (managementprocess); xử lý hoạt động (operations process); xử lýthông tin (information process)

Qui trình kinh doanh

Xử lý quản lý

Lập Kế hoạch

Điều hành

Kiểm soát

Đánh giá

Xử lý thông tin

Thu thập DL Cung cấp th.tin

Quản lý điều hành hoạt động

Quản lý điều hành hoạt động

Mua hàng

Sản xuất

Bán hàng

tài chí nh

Xử lý hoạt động

(h.động kinh tế)

28

Các phương pháp tiếp cận phân tích

hoạt động kinh doanh để tổ chức HTTT

 Phương pháp truyền

thống:Xem xét hoạtđộng kinh doanh rờirạc theo từng hoạt động

 Khó thấy mối quan hệ nghiệp vụ, th.tin & k.soát giữa các nghiệp vụ

 Dữ liệu, thông tin dễ

bị mâu thuẫn

 Phương pháp theo

qui trình hoạt độngkinh doanh (theo chutrình nghiệp vụ)

 Thấy rõ mối quan hệ nghiệp vụ, th.tin & k.soát giữa các ngh.vụ

 Hạn chế việc Dữ liệu, thông tin bị mâu thuẫn

 Dễ dàng tổ chức hệ thống thông tin tích hợp: xử lý và kiểm soát

Phương pháp tiếp cận phân tích và tổ chức HT thông tin theo chu trình nghiệp vụ kinh doanh

Chu trình chuyển đổi(Conversion Cycle); Chu trình tài chính (Financial Cycle)

30

Mối quan hệ luân chuyển thông tin

Tài liệu hệ thống và các công cụ mô

Tài liệu Hệ thống

 Tài liệu hệ thống ở đây được hiểu là các mô tả, hình vẽ hoặc

các tài liệu khác mô tả hoặc giải thích hệ thống hoạt động thế

nào mô tả tổ chức dữ liệu hệ thống v.v Công cụ để lập tài

liệu hệ thống gồm các công cụ mô tả hệ thống (bản mô tả

-narratives, lưu đồ, sơ đồ), mô hình tổ chức dữ liệu v.v

 Công dụng: Tài liệu hệ thống quan trọng:

• Mô tả hệ thống hoạt động thế nào

• Huấn luyện người sử dụng

• Phân tích, đánh giá hệ thống

• Thiết kế hệ thống mới

• Kiểm soát phát triển hệ thống

• Chuẩn hóa việc truyền thông thông tin hệ thống

là quá trình luân chuyển thông tin

3

Sử dụng công cụ (hình vẽ) mô tả dòng thông tin trong một hệ thống

Dựa vào ví dụ trên, hãy mô tả các dòng thông tin luân chuyển trong hoạt động bán hàng qua mạng

Nguyễn Bích Liên

Công cụ mô tả hệ thống

Công cụ lưu đồ

36

tin trong một hệ thống nhất mạnh tới tính vật lý của xử lý và thông tin luân chuyển

g Routines

(c) Update sequential data store

Chứng từ, báo cáo

Nhập liệu thủ công

Lưu trữ online,

Lưu trữ bằng tay (off line )

A: Chữ cái D: ngày tháng N: số

Hiển thị màn hình

3 2

Bộ chứng

từ gồm nhiều loại

4 3 2

Đặt hàng mua

1

Truyền thông qua mạng

1 Nối giữa 2 đ iểm

trong trang lưu đồ

Nối với 1 điểm ngoài trang lưu đồ

Ghi chú

 Lưu ý: đối tượng ngoài hệ thống

là các cá nhân, bộ phận, hoặc hệ thống không tham gia hoạt động

xử lý trong hệ thống mô tả Nó chỉ nhận hay gửi thông tin tới hệ thống

 Một hoạt động xử lý cần mô tả đượcđầu vào và đầu ra của xử lý

o Đối tượng bên ngoài hệ thống,

o Đối bên trong hệ thống, các hoạt động xử lý (kinh doanh và thông tin) của từng đối tượng bên trong, đầu vào, đầu ra của mỗi xử lý, lưu trữ thông tin

o Luân chuyển thông tin giữa các xử ý, các đối tượng bên ngoài và bên trong hệ thống

 B2 Vẽ trang giấy thành các cột, ghi tiêu

đề cột

 B3 Vẽ nội dung đã phân tích

 B3 Hoàn tất lưu đồ

Lưu đồ

 Hướng dẫn phân tích mô tả hệ thống

Làm sao phân tích mô tả hệ thống để nhận diện các nội dung cần

Đoạn văn Hoạt động

• Cột 1 liệt kê tất cả các bộ phận, cá nhân, hệ thống được trình bày trong mô tả hệ thống

• Cột 2 Các thông tin trên được trích từ đoạn văn nào

• Cột 3 liệt kê chi tiết tất cả các hành động của từng bộ phận, cá nhân, hệ thống mô tả ở cột 1 (tất cả các hoạt động kể cà xử lý thông tin, xử lý hoạt động)

• Dựa vào bảng phân tích, xác định các nội dung cần mô tả như B1

Lưu đồ

 Phân tích và vẽ lưu đồ

 Hãy vẽ lưu đồ trình bày các nội dung sau:

Sau khi nhận phiếu xuất hàng do thủ kho chuyển sang,

bộ phận gửi hàng đóng gói hàng và lập “phiếu gửi hàng”

3 liên: Liên 1 gửi cho khách hàng cùng hàng hóa; Liên 2 gửi cho bộ phận lập hoá đơn; Liên 3 gửi cho kế toán Sau khi nhận được giấy gửi hàng, bộ phận lập hoá đơn căn cứ vào các thông tin này lập “Hoá đơn bán hàng” 2 liên và lưu giấy gửi hàng tại bộ phận lập hoá đơn Liên 1 hoá đơn bán hàng gửi cho người mua, liên 2 gửi cho kế toán.

Định kỳ, kế toán đối chiếu “Phiếu gửi hàng” và “Hóa đơn bán hàng”, ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng và lưu các chứng từ trên theo tên khách hàng.

Nguyễn Bích Liên

44

Sơ đồ dòng dữ liệu – data flow diagram

 Sơ đồ dòng dữ liệu DFD là hình vẽ mô tả luânchuyển và xử lý thông tin trong hệ thống

 Luân chuyển dữ liệu/thông tin

 Xử lý dữ liệu/thông tin

 Lưu trữ dữ liệu/thông tin

 DFD thường được chia thành nhiều cấp độ chi tiết với mục đích mô tả chi tiết luân chuyển thông tin/dữ liệu trong hệ thống

 DFD là công cụ được giới thiệu vào 1970s và sử

dụng rộng rãi trong phát triển hệ thống có cấu trúc

 Một DFD được cấu tạo bởi 4 thành phần cơ bản :

 Nguồn, đích dữ liệu/thông tin

Sơ đồ dòng dữ liệu – data flow diagram

DFD logic cấp 0

HT thu tiền công

nợ

Sơ đồ dòng dữ liệu – data flow diagram

 Ký hiệu sơ đồ dòng dữ liệu ( Bộ ký hiệu Yourdon)

Tên dữ liệu lưu trữ Số

Đối tượng bên ngoài hệ thống

Tên dữ liệu luân chuyển

Sơ đồ dòng dữ liệu -DFD

Nguyễn Bích Liên 48

Nguồn

dữ liệu

(A)

Xử lý(C)

Dữ liệu(D)

Đích

dữ liệu (V)

Xử lý (F )

Dữ liệu lưu trữ H)

Đích

dữ liệu (K)

Sơ đồ dòng dữ liệu

 Nhận xét cách vẽ DFD tổng quát; DFD logic cấp 0; DFD logic cấp 1:

 - Ký hiệu, cách luân chuyển thông tin

 - Mối quan hệ giữa DFD tổng quát và DFD logic

 Đọc DFD cấp tổng quát; DFD cấp 0: mô tả đối

tượng bên ngoài; xử lý gì; lưu trữ; luân

chuyển thông tin

 Mỗi xử lý cần dòng thông tin đi vào, đi ra

 Không mô tả luân chuyển thông tin trựctiếp giữa các đối tượng ngoài hệ thống

Sơ đồ dòng dữ liệu

 Hướng dẫn vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

Sơ đồ cấp tổng quát (ngữ cảnh – context)

Là DFD mô tả luân chuyển thông tin của toàn

hệ thống với các đối tượng ngoài hệ thống, thểhiện phạm vi hệ thống và quan hệ của hệ thốngvới môi trường bên ngoài

 B1 Phân tích hệ thống: đối tượng ngoài hệthống Các xử lý Luân chuyển thông tin

Toàn bộ hệ thống là một xử lý Đặt tên xử lý

 B2 Vẽ Toàn bộ xử lý gộp chung thành 1 hệthống (vẽ 1 xử lý duy nhất) Vẽ các đối tượngngoài hệ thống Vẽ luân chuyển thông tin

giữa xử lý với đối tượng bên ngoài hệ thống

 Lưu ý Không vẽ lưu trữ

Ví dụ DFD tổng quát chu trình chi phí

Nguyễn Bích Liên 52

 B1 Phân tích hệ thống: đối tượng ngoài hệthống Các xử lý Luân chuyển thông tin

Toàn bộ hệ thống là một xử lý Đặt tên xử lý

 B2 Vẽ các xử lý đã nhận diện Vẽ các đốitượng ngoài hệ thống Vẽ luân chuyển thôngtin giữa xử lý với đối tượng bên ngoài hệ

thống, xử lý với xử lý, xử lý với lưu trữ

 Lưu ý

Nguyễn Bích Liên

So sánh lưu đồ và DFD

Khác nhau

Người/ bộ phận thực hiện xử lý

Mô tả phương thức luân

chuyển thông tin & xử lý

thông tin?

Số lượng

ký hiệu sử dụng

Add Your Text

(2) Thiết kế tạo hệ thống mới

Sinh viên tự rút ra kết luận so sánh sự giống và khác nhau

giữa lưu đồ và DFD về những vấn đề sau:

54

Các công cụ lập tài liệu khác

Phần mềm vẽ mô tả hệ thống

Nguyễn Bích Liên

56

Add your company slogan