Chuyên đề 2: Tổ chức dữ liệu hệ thống kế toán Nguyễn Bích Liên

Chuyên đề 2: Tổ chức dữ liệu hệ thống kế toán Nguyễn Bích LiênChia sẻ: wide_12 | Ngày: 28072014Chuyên đề 2: Tổ chức dữ liệu hệ thống kế toán nhằm giúp sinh viên hiểu các cách tổ chức dữ liệu kế toán, hiểu nguyên tắc tổ chức dữ liệu tích hợp dữ liệu (theo cấu trúc quan hệ), hiểu các phương pháp mã hóa dữ liệu, ảnh hưởng của tổ chức dữ liệu tới kế toán.

LOGO Chuyên đề Tổ chức liệu hệ thống kế tốn Nguyễn Bích Liên Ch2 Tổ chức liệu Nguyễn Bích Liên Mục tiêu You can briefl y add outl ine of this slide pa ge in this text box Hiểu cách tổ chức liệu kế toán Hiểu nguyên tắc tổ chức liệu & tích hợp liệu (theo cấu trúc quan hệ) Hiểu phương pháp mã hóa liệu Ảnh hưởng tổ chức liệu tới kế toán Ch2 Tổ chức liệu Nguyễn Bích Liên Nội dung I Tổ chức liệu kế toán II Qui trình Xử lý liệu III Tích hợp mơ hình tổ chức liệu - sơ đồ REA IV Mã hóa liệu V Thảo luận ảnh hưởng tổ chức liệu tới hệ thống thơng tin kế tốn Ch2 Tổ chức liệu Nguyễn Bích Liên I Tổ chức liệu kế toán Khái niệm tổ chức liệu Các mơ hình tổ chức liệu kế tốn Tổ chức liệu mơ hình E-R- REA Ch2 Tổ chức liệu Nguyễn Bích Liên Khái niệm tổ chức liệu Tổ chức liệu việc xếp liệu hệ thống theo nguyên tắc định nơi lưu trữ liệu • Dữ liệu: • Cơ sở liệu: tất liệu tổ chức (hay phạm vi đó) sử dụng hệ thống xử lý thông tin tổ chức hay phạm vi Trong mơi trường KT tay, liệu lưu trữ đâu? Trong môi trường máy, liệu lưu đâu? Theo nguyên tắc nào? Ch2 Tổ chức liệu Nguyễn Bích Liên Tổ chức liệu  Về mặt logic liệu CSDL xếp: Ký tự -> vùng liệu -> mẩu tin- tập tin liệu -> CSDL Kế toán tay Kế toán máy Ví dụ Ký tự Vùng liệu Tập tin liệu Cơ sở liệu  Các tập tin CSDL có quan hệ với theo nguyên tắc định Ví dụ ? Ch2 Tổ chức liệu Nguyễn Bích Liên Sự phát triển kỹ thuật CSDL Mốc Sự kiện Kỹ thuật CSDL (trích GeorgeH.Bodnar, William S.Hopwood-AIS) 1960s Máy tính lớn (mainframe) Hệ thống tập tin Máy tính nơi chứa tập tin 1960s Hệ quản trị CSDL (DBMS) Quản trị CSDL (database management) Chuẩn hóa lưu trữ, xử lý truy cập liệu 1960s Dịch vụ thông tin trực tuyến Quản trị văn (text managemant) CSDL gồm văn bản, (từ tạp chí, báo), hình ảnh, giọng nóiv.v Người sử dụng truy cập qua HT dịch vụ mạng trực tuyến 1970s Hệ chuyên gia (expert systems) Suy luận, suy đoán CSDL qui luật định, logic định 1970s Lập trình hướng đối tượng 1980s Hypetext systems 1990s chức li ệu Intelligent database Ch2 Tổ systems Tìm kiếm thơng qua kết nối CSDL Kết hợp 7tất kỹ thuật Nguyễn Bích Liên Các kỹ thuật CSDL kế toán Kế toán sử dụng mơ hình tổ chức liệu nào? Trong điều kiện ứng dụng CNTT sao? Hệ quản trị CSDL: Hệ thống máy tinh lớn (mainframe) Sử dụng kế tốn thủ cơng Phần mềm ứng dụng & liệu độc lập Phần mềm ứng dụng & liệu gắn chặt với nhau; trùng lặp, khơng chuẩn hóa Sổ theo thời gian- đối tượng Hệ quản trị CSDL Tập tin thơng thường Mơ hình sổ kế tốn  Tổ chức liệu kế tốn thủ cơng nào? Tập trung loại liệu gì? Ch2 Tổ chức liệu Nguyễn Bích Liên Tổ chức tập tin thông thường theo ứng dụng Sự kiện A (VD đặt hàng) Đối tượng B (VD hàng tồn kho) Chương trình ứng dụng 1- (ví dụ bán hàng) Đối tượng C (VD kh.hàng) Đối tượng B (VD HTK) Sự kiện D (VD nhập kho) Sự kiện E (vd xuất kho) Ch2 Tổ chức li ệu  Được sử dụng môi trường Dữ liệu lưu trữ riêng biệt theo ứng dụng Nhược điểm? Người sử dụng Chương trình ứng dụng 2- (ví dụ hàng tồn kho) Nguyễn Bích Liên Tổ chức theo hệ quản trị CSDL Cơ sở liệu Sự kiện A, đối tượng B, C Sự kiện D, E, F … Module bán hàng Ch2 Tổ chức li ệu Module gửi hàng 10 Đặc điểm mơ hình tổ chức liệu Module… … Nguyễn Bích Liên Mơ hình REA cho Expenditure Cycle Suppliers Employees Suppliers Disburse Cash Inventory Rece ive Inventory Employees (Cashier) 39 Orde r Inventory Cash Mơ hình REA cho Payroll Cycle Disburse Cash Employees (as Payees) Employees (Supervisor) 40 Cash Time Worke d Employee Time 41 Call on Customer Take Cust Orde r Suppliers Employees (Sale sperson) Customer Inventory Employees Orde r Inventory Suppliers Rece ive Inventory Employees (Cashier) Disburse Cash Cash Employees (as Payees) Time Worke d Employee Time Employees (Supervisor) 42 Employees (Sale sperson) Sales Rece ive Cash Kết hợp sơ đồ REA ba chu trình Customer IV Mã Các loại mã Nguyên tắc xây dựng mã Ch2 Tổ chức liệu Ứng dụng mã 43 Nguyễn Bích Liên Mã  Mã số kết hợp ký tự theo trật tự định để mô tả thông tin đối tượng mã hóa Mã số thường dùng thu thập, lưu trữ xử lý liệu Mã trình tự Mã khối Các loại mã Mã nhóm Mã gợi nhớ Mã vạch Mã phân cấp 44 C2- toå chức Nguyễn Bích Liên Mã trình tự  Là mã số dùng ký tự chữ số tự nhiên theo trình tự tăng dần giảm dần Ví dụ 1,2,3; A,B,C  Đặc điểm mã theo trình tự : mã số phản ánh đối tượng theo trình tự khơng phản ánh thơng tin chi tiết đối tượng  Ví dụ mã số nhân viên phòng ban; Mã số chứng từ 1,2,3,4 ; A,B,C v.v  Ưu điểm: KS không liên tục nhóm nghiệp vụ  Nhược: o Khơng phản ánh thơng tin chi tiết đối tượng mã o Khó sửa chữa, thay đổi mức độ ảnh hưởng tới mã đối tượng khác 45 C2- tổ chức Nguyễn Bích Liên Mã nhóm  Là mã số bao gồm nhiều nhóm ký tự, vị trí nhóm ký tự mơ tả loại thơng tin đối tượng mã hố Trong nhóm người ta dùng mã trình tự để phân biệt đối tượng cụ thể  Ví dụ mã số nhân viên 01 001 bao gồm nhóm ký tự đầu mã phòng ban (KT 01, SX 02); ký tự sau số thứ tự NV;  Đặc điểm mã nhóm: mơ tả thơng tin chi tiết đối tượng mã hoá Việc sửa chữa thay đổi nội dung nhóm nội dung nhóm cịn lại khơng thay đổi  Áp dụng 46 C2- tổ chức Nguyễn Bích Liên Mã phân cấp  Là dạng mã nhóm Trong nhóm thơng tin phụ thuộc lẫn vị trí nhóm bên phải mơ tả thơng tin phụ thuộc vào thơng tin nhóm bên trái Như nhóm mơ tả cấp độ thơng tin  Ví dụ mã số điện thoại; Mã số tài khoản kế toán VN  Đặc điểm mã phân cấp: giống mã nhóm 47 C2- tổ chức Nguyễn Bích Liên Mã gợi nhớ Là mã sử dụng ký tự chữ để gợi nhớ thơng tin Ví dụ PX gợi nghĩa“phân xưởng” Mã gợi nhớ dùng kết hợp với mã nhóm Ví dụ mã số gợi nhớ  Đặc điểm mã gợi nhớ: gợi nhớ, phụ thuộc vào ngơn ngữ văn hóa vùng Dễ tạo lầm lẫn ý nghĩa  Ứng dụng 48 C2- toå chức Nguyễn Bích Liên Mã vạch Là dạng mã nhóm thay sử dụng ký tự người ta sử sụng thanh/vạch điểm Người ta sử dụng độ đậm, nhạt, độ lớn thanh/vạch điểm để mô tả nội dung thông tin Phải có thiết bị tạo đọc mã vạch encoded in Code 128 encoded in Code 93 49 A series of numbers encoded in UPC encoded in the DataMatrix 2D barcode C2- tổ chức Nguyễn Bích Liên Các ngun tắc xây dựng mã • Phản ánh đủ thơng tin mong muốn • Phản ánh phù hợp với đặc điểm đối tượng xây dựng mã DN • Có tính chất ổn định lâu dài • Linh hoạt, dễ sửa chữa, phát triển • Dễ sử dụng C2- tổ chức DL Các bước thực xây dựng mã Phân tích thơng tin mong muốn (yêu cầu quản lý), đặc điểm đối tượng XD mã liên quan, kế hoạch phát triển Xác định kiểu mã sử dụng Xây dựng cấu trúc mã Xây dựng bảng mã ví dụ Hồn tất hồ sơ xây dựng mã 50 Nguyễn Bích Liên Ứng dụng xây dựng hệ thống mã hệ thống thơng tin kế tốn  Mã hố chứng từ kế toán (mã số chứng từ )  Mã hoá đối tượng kế toán (mã tài khoản) Mã hoá đối tượng quản lý chi tiết (mã khách hàng, mã kho hàng v.v ) 51 C2- tổ chức Nguyễn Bích Liên Thảo luận  Tổ chức xử lý liệu ảnh hưởng tới hệ thống AIS nào? Chức xử lý cung cấp thông tin, kiểm soát hệ thống Ch2 Tổ chức liệu 52 Nguyễn Bích Liên LOGO Add your company slogan Ch2 Tổ chức liệu 53 Nguyễn Bích Liên ... Nguyễn Bích Liên I Tổ chức liệu kế toán Khái niệm tổ chức liệu Các mơ hình tổ chức liệu kế tốn Tổ chức liệu mơ hình E-R- REA Ch2 Tổ chức liệu Nguyễn Bích Liên Khái niệm tổ chức liệu ? ?Tổ chức liệu. .. cách tổ chức liệu kế toán Hiểu nguyên tắc tổ chức liệu & tích hợp liệu (theo cấu trúc quan hệ) Hiểu phương pháp mã hóa liệu Ảnh hưởng tổ chức liệu tới kế toán Ch2 Tổ chức liệu Nguyễn Bích Liên. .. I Tổ chức liệu kế tốn II Qui trình Xử lý liệu III Tích hợp mơ hình tổ chức liệu - sơ đồ REA IV Mã hóa liệu V Thảo luận ảnh hưởng tổ chức liệu tới hệ thống thơng tin kế tốn Ch2 Tổ chức liệu Nguyễn