Đề án môn học SV: Phạm Thị Kim Dung-QLKT 43A Các phẩm chất cần thiết của nhà quản trị giỏi 2 Lời mở đầu Gần 60 năm đã trôi qua kể từ khi chiến tranh thế giới thứ 2 kết thúc, nhìn lại lịch sử nhân loại, tôi bỗng giật mình khi nhìn thấy Đức, Nhật, ý, các nớc bại trận trong cuộc chiến khốc liệt đó nay đã trở thành các cờng quốc về kinh tế. Nền kinh tế của Tây Đức thịnh vợng hơn nền kinh tế của Anh, Pháp, mức sống của họ hiện cao nhất ở Tây âu. Nhật còn thịnh vợng hơn nữa: khắp thế giới, ngay cả ở Mỹ, đều mua máy chụp ảnh, ô tô của Nhật, xe honda, xe Suzuki tràn ngập thị trờng Việt nam, kỹ nghệ đóng tàu của họ đứng vào bậc nhất thế giới. Không một chính phủ nào dám coi thờng các dân tộc bại trận đó, họ đã vợt đợc nhiều dân tộc đã thắng họ 60 năm trớc. Vì sao vậy? Câu trả lời rất đơn giản: thế giới ngày nay đã không còn là thiên hạ của các nhà quân sự nữa mà là thiên hạ của những nhà quản trị, những nhà kinh doanh. Chiến tranh giờ đã thay bằng cạnh tranh, chiến trờng đã thay bằng thị trờng. Chính vì vậy mà ngày nay, tài nguyên thiên nhiên đã không còn đóng vai trò quan trọng hàng đầu trong việc phát triển kinh tế nữa mà thay vào đó là tài nguyên con ngời. Nhìn lại tình cảnh nớc ta mà thấy đau lòng. Toàn thắng trong hai cuộc chiến tranh chống hai cờng quốc quân sự lớn là Mỹ và Pháp, ai cũng nghĩ tơng lai sẽ thuộc về chúng ta, nhng mọi ngời đã lầm. Gần 30 năm sau chiến tranh, so với một số nớc trong khu vực, chúng ta đã kém xa họ về nhiều mặt chứ cha nói đến các cờng quốc kinh tế trên thế giới, dù rằng đất nớc ta có rừng vàng biển bạc, có tài nguyên thiên nhiên phong phú. Hiện nay trong 5 giai đoạn phát triển của một xã hội, đất nớc ta mới đang ở giai đoạn thứ hai, cứ nh vậy không biết mấy kiếp nữa chúng ta mới theo kịp Nhật Bản. Cho nên, tôi cho rằng, muốn cho nền kinh tế quốc gia phát triển, phải khuyến khích, đào tạo một lớp thanh niên tin ở sự tiến bộ, tin ở khả năng của mình, có óc mạo hiểm, kiên nhẫn chiến đấu, cơng quyết làm việc, tức một hạng nhà kinh doanh theo tinh thần Âu- Mỹ, chứ không phải theo tinh thần hởng thụ của rất nhiều thanh niên nớc ta hiện nay. Đề tài: các phẩm chất cần thiết của nhà quản trị giỏi Viết bài này, tôi mong muốn các thanh niên Việt Nam hãy cố gắng rèn luyện hơn nữa, để trở thành những nhà kinh doanh giỏi, những nhà quản trị giỏi, để cứu lấy đất nớc của chúng ta. Tôi xin chân thành cảm ơn các tác giả của các tài liệu mà tôi đã sử dụng và tham khảo cho bài viết của mình, xin chân thành cảm ơn cô giáo, TS. Nguyễn Thị Hồng Thuỷ đã có những đóng góp quý báu để tôi có thể hoàn thành bài viết tốt hơn. Chơng I: Các vấn đề về quản trị 1. Khái niệm về quản trị Quản trị là thuật ngữ có nhiều cách định nghĩa khác nhau tuỳ từng tác giả nghiên cứu. Chẳng hạn, James H.Donnelly, James L.Gibson trong giáo trình Quản trị học căn bản đã cho rằng Quản trị là một quá trình do một hoặc nhiều ngời thực hiện, nhằm phối hợp những hoạt động của những ngời khác để đạt đựơc những kết quả mà một ngời hành động riêng rẽ không thể nào đạt đợc. Lý thuyết hành vi lại định nghĩa Quản trị là hoàn thành công việc thông qua con ngời. Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m Lun vn tt nghip : Quỏ trỡnh hỡnh thnh qun tr v nhng phm cht cn thit ca mt nh qun tr Đề án môn học SV: Phạm Thị Kim Dung-QLKT 43A Các phẩm chất cần thiết của nhà quản trị giỏi 3 Có ngời lại cho quản trị là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhằm đạt đợc mục đích của tổ chức với kết quả và hiệu quả cao trong điều kiện môi trờng luôn biến động. 1 Nói một cách tổng quát, quản trị là hoạt động cần thiết phải thực hiện khi con ngời kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt đợc những mục tiêu chung. 2. Vai trò và ý nghĩa của hoạt động quản trị Để tồn tại và phát triển con ngời không thể hành động riêng lẻ mà cần phối hợp những nỗ lực cá nhân hớng tới những mục tiêu chung. Chính vì vậy mà từ hàng ngàn năm trớc đây đã có những nỗ lực có tổ chức dới sự trông coi của những ngời hoạch định, tổ chức, điều khiển và giám sát để chúng ta có đợc những công trình vĩ đại cho đến ngày nay nh Vạn lý trờng thành, Kim tự tháp Nghĩa là hoạt động quản trị đã xuất hiện rất lâu trớc khi nó chính thức trở thành một môn khoa học. Quản trị giúp cho các thành viên của nó thấy rõ mục tiêu và hớng đi của mình, giúp tổ chức thực hiện đợc sứ mệnh của mình. Đây là yếu tố quan trọng nhất đối với mọi con ngời trong tổ chức. Cứ thử tởng tợng xem nếu một doanh nghiệp có hàng chục ngàn công nhân, có trụ sở và chi nhánh ở nhiều nớc khác nhau, nếu không có các hoạt động quản trị thì làm sao các công nhân viên có thể hớng tới mục tiêu của tổ chức, lúc đó tổ chức nh một đội quân ô hợp, và sớm muộn sẽ đi đến phá sản. Quản trị giúp cho tổ chức đối phó đợc với các cơ hội và thách thức từ môi trờng.Trong thực tế không có một tổ chức nào mà lại hoạt động mà không có môi trờng. Quản trị tốt giúp cho tổ chức thích nghi đợc với môi trờng, nắm bắt tốt hơn các cơ hội và giảm bớt các tiêu cực do môi trờng đem lại. Chính vì các vai trò hết sức to lớn của hoạt động quản trị mà đã có rất nhiều nhà khoa học đã nghiên cứu về nó và đã biến nó trở thành một môn khoa học thực thụ. Có thể nói một cách chắc chắn rằng quản trị học có vai trò to lớn trong những sự thay đổi và phát triển cực kỳ nhanh chóng của thế giới hiện đại ngày nay và nớc Mỹ có thể tự hào rằng một trong những đóng góp quý báu của họ cho nền văn hoá nhân loại chính là nền khoa học quản trị hiện đại. 3. Quản trị là một khoa học, một nghệ thuật, một nghề 3.1. Quản trị là một khoa học Tính khoa học của quản trị tổ chức trớc hết đòi hỏi các nhà quản trị phải nắm vững những quy luật liên quan đến quá trình hoạt động của tổ chức, đó là các quy luật về kinh tế, các quy luật tâm lý xã hội. Mặt khác nó cũng đòi hỏi các nhà quản trị phải biết vận dụng các phơng pháp đo lờng hiện đại, những thành tựu tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại. Những tác phẩm xuất sắc nh Principles and Methods of Scientific Management của Fredrich. W.Taylor (Mỹ) hay Industrial and General Administration của Henry Fayol (Pháp) là một bớc phát triển quan trọng của khoa học quản trị hiện đại. Ngày nay khoa học quản trị đã phát triển mạnh mẽ và trở thành một môn khoa học độc lập. Trong quá trình phát triển của mình, quản trị học đã kết hợp với nhiều môn khoa học khác, sử dụng những luận điểm và những thành tựu của chúng để giải quyết nhiều vấn đề của lý luận và thực tiễn quản trị. 1 Giáo trình khoa học quản lý, tập 1-Khoa khoa học quản lý- Đại học Kinh tế quốc dân Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m Đề án môn học SV: Phạm Thị Kim Dung-QLKT 43A Các phẩm chất cần thiết của nhà quản trị giỏi 4 3.2. Quản trị là một nghệ thuật Một nhà quản trị nổi tiếng đã nói rằng: Một vị tớng tài thì không cần biết kỹ thuật điều khiển tên lửa nh thế nào, kỹ thuật lái máy bay ra sao và làm thế nào để xe tăng vợt qua đợc chớng ngại vật, nhng phải biết khi nào thì dùng pháo và loại pháo cỡ nào sẽ mang lại hiệu quả mong muốn. Khi nào thì dùng máy bay, khi nào dùng xe tăng. Sự phối hợp của chúng nh thế nào và có thể mang lại những hiệu quả gì? Phải làm gì để có thể sử dụng tốt nhất các loại vũ khí đó? Ngời làm tớng phải nắm chắc những kiến thức loại này và phải luôn sáng tạo. Trong lĩnh vực quản trị kinh doanh cũng vậy. Nh vậy có thể nhận thấy tính nghệ thuật của quản trị xuất phát từ tính đa dạng phong phú, muôn hình muôn vẻ của các sự vật và hiện tợng trong quá trình quản trị vì dù đã có khoa học về quản trị nhng không phải mọi hiện tợng đều mang tính quy luật và không phải mọi quy luật có liên quan đến quá trình quản trị đều đã đợc nhận thức thành lý luận. Không nên quan niệm nghệ thuật quản trị nh ngời ta thờng hay nghĩ đó là cha truyền con nối. Cũng không đợc phủ nhận mặt khoa học của quản trị. Sẽ là sai lầm khi cho rằng ngời lãnh đạo là một loại nghệ sĩ có tài năng bẩm sinh không ai có thể học đợc cách lãnh đạo. Cũng không ai có thể dạy đợc việc đó nếu ngời học không có năng khiếu. Thực ra khoa học và nghệ thuật trong quản trị luôn luôn song hành với nhau, mà ngời quản trị luôn phải vận dụng khéo léo những kinh nghiệm trong thực tiễn để giải quyết rất nhiều những tình huống cụ thể phát sinh trong sản xuất kinh doanh nh nghệ thuật sử dụng con ngời ( đặt đúng chỗ, đúng khả năng), nghệ thuật mua hàng (làm sao mua đợc nguyên vật liệu tốt, rẻ, nhanh), nghệ thuật bán hàng, câu khách và trong thực tế ngời ta nghiên cứu nghệ thuật quản trị không chỉ từ những kinh nghiệm thành công mà cả những kinh nghiệm thất bại. 3.3. Quản trị là một nghề Đặc điểm này đợc hiểu theo nghĩa có thể đi học nghề để tham gia các hoạt động quản trị nhng có thành công hay không, có giỏi nghề hay không lại còn tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố của nghề (học ở đâu?, ai dạy cho?, cách học nghề ra sao? chơng trình học thế nào?, ngời dạy có thực tâm truyền hết nghề hay không? Năng khiếu nghề nghiệp, ý chí làm giàu, lơng tâm nghề nghiệp của ngời học nghề ra sao? các tiền đề tối thiểu về vật chất ban đầu cho sự hành nghề có bao nhiêu?). Nh vậy, muốn quá trình quản trị có kết quả thì trớc tiên nhà quản trị tơng lai phải đợc phát hiện năng lực, đợc đào tạo về nghề nghiệp, kiến thức, tay nghề, kinh nghiệm một cách chu đáo để phát hiện, nhận thức một cách chuẩn xác và đầy đủ các quy luật khách quan, đồng thời có phơng pháp nghệ thuật thích hợp nhằm tuân thủ đúng các đòi hỏi của các quy luật đó. Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m Đề án môn học SV: Phạm Thị Kim Dung-QLKT 43A Các phẩm chất cần thiết của nhà quản trị giỏi 5 Chơng II: Nhà quản trị I. Nhà quản trị 1. Thế nào là nhà quản trị Nhà quản trị là những ngời làm việc trong các tổ chức, công việc của họ là phối hợp, định hớng, lựa chọn, quyết định và kết dính các công việc không phải là quản trị trong một tổ chức lại với nhau để đạt mục tiêu chung của chính tổ chức đó. Các nhà quản trị làm việc trong các tổ chức nhng không phải ai trong tổ chức cũng là nhà quản trị. Các thành viên trong tổ chức có thể chia làm hai loại: ngời thừa hành và nhà quản trị. Ngời thừa hành là ngời trực tiếp thực hiện một công tác và không có trách nhiệm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và giám sát hoạt động của những ngời khác. Trái lại các nhà quản trị có trách nhiệm chỉ huy điều khiển, giám sát hoạt động của những ngời khác. Ví dụ trong một xí nghiệp, công nhân trực tiếp sản xuất là những ngời thừa hành, còn tổ trởng, quản đốc, giám đốc là những nhà quản trị. 2. Các cấp quản trị Hoạt động quản trị cũng là một dạng hoạt động xã hội của con ngời, và chính vì vậy nó cũng cần đợc chuyên môn hoá. Trong mỗi tổ chức các công việc về quản trị không chỉ có tính chuyên môn hoá cao mà nó còn mang tính thứ bậc rõ nét. Tuỳ theo cấp bậc có thể chia các nhà quản trị thành 3 loại: các nhà quản trị cao cấp, các nhà quản trị cấp giữa và các nhà quản trị cấp cơ sở. Thứ bậc của 3 cấp quản trị này đợc mô tả trong mô hình sau: Cấp Các quyết định chiến lợc cao Cấp giữa Các quyết định chiến thuật Cấp cơ sở Các quyết định tác nghiệp Những ngời thực hiện Thực hiện quyết định Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m Đề án môn học SV: Phạm Thị Kim Dung-QLKT 43A Các phẩm chất cần thiết của nhà quản trị giỏi 6 2.1. Quản trị viên cao cấp (Top managers) Đó là các nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc tối cao trong một tổ chức. Họ chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của tổ chức. Nhiệm vụ của các nhà quản trị cấp cao là đa ra các quyết định chiến lợc, tổ chức thực hiện chiến lợc, duy trì và phát triển tổ chức. Các chức danh chính của quản trị viên cao cấp trong sản xuất kinh doanh thờng là: Chủ tịch hội đồng quản trị, các uỷ viên hội đồng quản trị, các tổng giám đốc, các phó tổng giám đốc, giám đốc, các phó giám đốc. 2.2. Quản trị viên cấp giữa hay cấp trung gian (Middle Managers) Đó là các nhà quản trị hoạt động ở dới các quản trị viên cao cấp, nhng ở trên các quản trị viên cấp cơ sở. Nhiệm vụ của họ là đa ra các quyết định chiến thuật thực hiện các kế hoạch và chính sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động các công việc để hoàn thành mục tiêu chung. Các quản trị viên cấp giữa thờng là các trởng phòng, ban, các phó phòng, phó quản đốc 2.3. Các quản trị viên cấp cơ sở (Fist- Line Managers) Đây là các quản trị viên ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức. Nhiệm vụ của họ là đa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hớng dẫn điều khiển các nhân viên trong các công việc sản xuất kinh doanh, công việc cụ thể hàng ngày, nhằm thực hiện mục tiêu chung. Các quản trị viên cấp cơ sở thờng là đốc công, trởng ca, tổ trởng sản xuất, tổ trởng các tổ bán hàng. 3. Vai trò và kỹ năng của các nhà quản trị 3.1. Vai trò của nhà quản trị Trong tác phẩm Tính chất công việc của giám đốc, Henry Minzberg cho rằng công việc của một nhà quản trị đặc biệt là của nhà quản trị cấp cao khác với công việc của một công nhân cơ khí, một kỹ s, một tổng biên tập, một nhân viên bán hàng bởi tính chất gấp gáp,đa dạng và lặt vặt của nó, khối lợng công việc của họ rất lớn, chính vì vậy họ có vai trò đặc biệt quan trọng trong tổ chức. Sau khi nghiên cứu một cách cẩn thận, ông đã đa ra kết luận rằng nhà quản trị thực hiện 10 vai trò khác nhau trong 3 nhóm và rất liên quan đến nhau. 3.1.1. Vai trò quan hệ với con ngời Sống và làm việc trong một tổ chức mọi cá nhân thờng có quan hệ chặt chẽ và mật thiết với nhau, nhng với t cách là nhà quản trị họ thờng có những vai trò cơ bản sau: - Vai trò đại diện cho tổ chức: Với quyền uy chính thức của mình, nhà quản trị là ngời tợng trng cho tổ chức và phải thực hiện nhiều chức trách thuộc tính chất này.Trong những chức trách này có một số mang tính hành chính, một số mang tính cổ vũ lòng ngời, nhng đều là những việc có liên quan đến quan hệ giữa ngời với ngời, không liên quan đến việc xử lý thông tin quan trọng và ra quyết định quản lý. Trong một số tình huống, sự tham gia của nhà quản trị là điều mà pháp luật đòi hỏi nh ký kết một văn bản. Trong một số trờng hợp khác sự tham gia của nhà quản trị đợc coi nh một Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m Đề án môn học SV: Phạm Thị Kim Dung-QLKT 43A Các phẩm chất cần thiết của nhà quản trị giỏi 7 nhu cầu xã hội, nh chủ trì một số cuộc họp hoặc một số nghi lễ để tăng thêm ý nghĩa và tầm quan trọng của chúng. - Vai trò ngời lãnh đạo: Nhà quản trị là ngời chịu trách nhiệm động viên và dẫn dắt cấp dới, bao gồm việc thuê, dùng, huấn luyện, đánh giá, đãi ngộ, đề bạt, biểu dơng, can thiệp và cho thôi việc. Sự thành công của tổ chức là do tâm sức và khả năng nhìn xa trông rộng của các nhà quản trị quyết định. Nếu nhà quản trị bất tài thì tổ chức sẽ rơi vào tình trạng đình đốn. Vai trò lãnh đạo của các nhà quản trị là ở chỗ kết hợp các nhu cầu cá nhân của các thành viên trong tổ chức với mục tiêu của tổ chức đó, do đó mà thúc đẩy quá trình tác nghiệp một cách hữu hiệu. - Vai trò ngời liên lạc: Vai trò này liên quan đến mối quan hệ giữa nhà quản trị với vô số những cá nhân và đoàn thể ở bên ngoài tổ chức. Nhà quản trị thông qua các kênh chính thức, thiết lập và duy trì mối quan hệ của tổ chức với những cá nhân và đoàn thể ở bên ngoài tổ chức. Vai trò liên lạc là một bộ phận then chốt trong các chức năng của giám đốc. Thông qua vai trò này, nhà quản trị liên lạc với thế giới bên ngoài sau đó lại thông qua vai trò ngời phát ngôn, ngời truyền bá thông tin và ngời đàm phán để phát triển hơn nữa mối quan hệ ấy và nhận thức đợc những điều bổ ích, những thông tin mà mối quan hệ ấy tạo ra. 3.1.2. Vai trò thông tin Thời đại ngày nay là thời đại bùng nổ thông tin, thông tin đợc xem là nguồn lực thứ t ở mọi tổ chức, mọi doanh nghiệp. Các hoạt động về quản trị chỉ thực sự có cơ sở khoa học và có hiệu quả khi nó đợc xử lý, đợc thực thi trên cơ sở các thông tin chính xác đầy đủ và kịp thời. Thông tin không chỉ cần cho các nhà quản trị mà chính bản thân họ cũng giữ những vai trò cực kỳ quan trọng trong lĩnh vực này. Nghiên cứu về vai trò thông tin của các nhà quản trị chúng ta thấy: - Trớc hết nhà quản trị có vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin liên quan đến tổ chức và hoạt động của đơn vị mình. Nhà quản trị đảm nhận vai trò thu thập thông tin bằng cách thờng xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để nhận ra những tin tức, những hoạt động, những sự kiện có thể đem lại cơ hội tốt hay sự đe doạ đối với hoạt động của tổ chức. Công việc này đợc thực hiện qua việc đọc báo chí, văn bản và qua trao đổi tiếp xúc với mọi ngời - Vai trò thông tin thứ hai của nhà quản trị là vai trò ngời truyền bá thông tin, nghĩa là nhà quản trị phổ biến những thông tin liên hệ đến ngời có liên quan. Ngời có liên quan có thể là thuộc cấp, đồng cấp hay thợng cấp. Thông tin có thể là về những sự thật đang diễn ra hoặc những thông tin có liên quan đến việc lựa chọn quyết định quản lý và những việc phải làm. Chẳng hạn, khi công ty làm ăn thua lỗ, giám đốc có thể sẽ phải trình báo cáo lên chủ tịch hội đồng quản trị công ty về việc sẽ xa thải một số nhân viên, sau đó ông ta thông báo quyết định này cho trởng phòng nhân sự. -Vai trò thông tin thứ ba của nhà quản trị là vai trò ngời phát ngôn. Có thể nói vai trò ngời truyền bá thông tin là vai trò trong nội bộ tổ chức, còn vai trò ngời phát ngôn là vai trò đối ngoại. Đó là việc truyền bá những thông tin của tổ chức cho những cơ quan và cá nhân bên ngoài tổ chức. Mục tiêu của sự phát ngôn có thể là để giải thích, bảo vệ hay tranh thủ thêm sự ủng hộ cho tổ chức. 3.1.3. Vai trò quyết định Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m . SV: Phạm Thị Kim Dung-QLKT 43A Các phẩm chất cần thiết của nhà quản trị giỏi 5 Chơng II: Nhà quản trị I. Nhà quản trị 1. Thế nào là nhà quản trị Nhà quản trị là những. trò và kỹ năng của các nhà quản trị 3 .1. Vai trò của nhà quản trị Trong tác phẩm Tính chất công việc của giám đốc, Henry Minzberg cho rằng công việc của một nhà quản trị đặc biệt là của nhà quản. thể chia các nhà quản trị thành 3 loại: các nhà quản trị cao cấp, các nhà quản trị cấp giữa và các nhà quản trị cấp cơ sở. Thứ bậc của 3 cấp quản trị này đợc mô tả trong mô hình sau: Cấp