GIÁO TRÌNH LẬP TRÌNH QUẢN LÝ VỚI MICROSOFT OFFIC ACCESS - BÀI 1 pot

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP.HCM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN  GIÁO TRÌNH Lập trình Quản lý với Biên soạn: Huỳnh Tôn Nghóa Tháng 9/2009 ISO 9001:2000 Lời nói đầu Trong thời đại “kỹ thuật số” ngày nay, máy tính trở thành một công cụ hỗ trợ tích cực không thể thiếu trong mọi lónh vực. Đặc biệt đối với người làm công tác quản lý, máy tính trở thành một thiết bò cần thiết hành đầu cho người dùng. Hiện tại có rất nhiều phần mềm thuộc hệ quản trò cơ sở dữ liệu rất mạnh và tiện ích. Việc lựa chọn phần mềm hệ quản trò cơ sở dữ liệu nào để thiết kế chương trình quản lý cho công việc của bạn là quan trọng. Nó quyết đònh sự phát triển cho hệ thống tổ chức quản lý thông tin trên máy vi tính của công ty bạn. Giáo trình này giới thiệu cho các bạn phần mềm hệ quản trò cơ sở dữ liệu Microsoft Office Access 2007 – một phần mềm với tính năng nổi trội là tiện ích, dễ sử dụng. Tuy nhiên Microsoft Office Access 2007 cũng chỉ dừng lại ở mức độ “Office”; Nó chỉ phù hợp cho việc thiết kế các chương trình quản lý ứng dụng ở mức độ vừa phải và tính bảo mật không khắc khe lắm. Giáo trình Lập trình Quản lý với Microsoft Office Access nhằm giúp cho các bạn có thể tự học, tự nghiên cứu làm chủ được công việc của mình trong việc thiết lập một chương trình quản lý bằng Microsoft Office Access 2007. Mặc dù, đã cố gắng biên soạn nhằm giúp cho bạn đọc những kiến thức hữu ích nhất, dễ hiểu nhất. Song chắc chắn rằng cuốn giáo trình này không tránh khỏi những sơ sót. Tác giả chân thành mong nhận được nhiều sự đóng góp của bạn đọc và đồng nghiệp để cuốn giáo trình này ngày càng hoàn thiện hơn. Cuối cùng xin chúc các bạn thành công trong việc sử dụng phần mềm hệ quản trò cơ sở dữ liệu Microsoft Office Access 2007 để xây dựng thành công các chương trình ứng dụng quản lý trong công việc của mình. TP. Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2009 1 Baøi 1.  2007 1.1. KHÁI  - Cơ sở dữ liệu (Database): Là một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau chứa thông tin về một tổ chức nào đó (như một trường đại học, một ngân hàng, một công ty, một nhà máy, ), được lưu trữ trên các thiết bị nhớ như đĩa từ, băng từ …) để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của nhiều người sử dụng với nhiều mục đích khác nhau. - Mô hình CSDL quan hệ: Theo mô hình này, dữ liệu bên ngoài được đưa vào máy tính thể hiện trong các bảng. Mỗi bảng gồm nhiều cột và nhiều dòng. Mỗi cột có một tên duy nhất mô tả về một thuộc tính của thực thể mà ta đang quản lý gọi là trường hoặc vùng (field). Mỗi dòng mô tả thông tin chi tiết về các thuộc tính của một đối tượng cụ thể trong quản lý gọi là một   hay một  (Record). - Hệ Quản Trị CSDL quan hệ: là phần mềm dùng để tạo lập CSDL theo mô hình CSDL quan hệ và thao tác trên CSDL đó. 1.2. GI7 1.2.1. XUT Access 2007 là một phần mềm hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database Management System : RDBMS) chạy trên môi trường Windows 2000 trở lên thuộc bộ Office 2007 do hãng phần mềm MicroSoft sản xuất. Đây là một phần mềm chuyên dùng trong quản lý, là hệ thống các chương trình hỗ trợ các tác vụ quản lý, khai thác dữ liệu lưu trữ trên máy tính theo mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ thực thể kết hợp. 7. 1.2.2. BT U LÀM VIC VI ACCESS 2007 1.2.2.1 Khởi động Access 2007 2 UCách 1U : Gọi từ menu Start, chọn Programs, Microsoft Office, rồi chọn MicroSoft Office Access 2007. s UCách 2U : Nếu đã có sẵn một Shortcut trên màn hình Desktop cho Access 2007, double Click vào Shortcut này.  UCách 3U: Gọi menu Start, chọn Run rồi gõ vào tên đầy đủ của tập tin thực thi ACCESS.EXE  3 Sau khi khởi động ta có màn hình giao diện làm việc giữa người sử dụng với Access 2007 như sau: Hình 1.5 :Màn hình làm vic u tiên gia ngi s dng vi Access 2007 . 1.2.2.2 Làm việc với trang Getting Started Trong trang mở màn bắt đầu làm việc với Access 2007 nó phục vụ cho người dùng ba mục đích sau:  Từ màn hình giao diện ban đầu này người dùng có thể làm việc với Office Online Website của hãng Microsoft về những vấn đề liên quan đến phần mềm Microsoft Access 2007 nếu máy bạn có kết nối với Internet. Ta có thể Click chuột vào một trong những liên kết sau đây để đọc các thủ thuật hữu ích từ Office Online Website của hãng Microsoft. 4 Hình 1.5.1 :Màn hình Office Online Website ca Microsoft Access 2007 .  Từ màn hình giao diện ban đầu này người dùng có thể mở nhanh một file cở sở dữ liệu của Access mà ta sử dụng gần đây hoặc các file cơ sở dữ liệu đã tồn tại trên đĩa. Hình 1.5.2 :Màn hình  chn m mt file c s d liu ca Access 2007.  Từ màn hình giao diện ban đầu này người dùng cũng có thể Click chuột vào mục Blank Database để tạo một file cơ sở dữ liệu mới của Access. Hình 1.5.3 :Mc  Click vào to ra mt file c s d liu mi trong Access. 1.2.2.3 Giới thiệu về các khuôn mẫu (Templates) trong Access 2007 Các template là các cơ sở dữ liệu đã tạo sẵn. Các template nhằm mục đích giúp người dùng tiết kiệm công sức để tạo các cở sở dữ liệu của mình và cho phép ta có thể đi thẳng đến giai đoạn tinh chỉnh và nhập dữ liệu thông qua bốn chủ đề chính. Hình 1.5.4 :Mc  Click vào to ra mt file c s d liu mi theo ch . - Business: Chủ đề quản lý trong thương mại - Personal: Chủ đề quản lý về nhân sự - Sample: Một số mẫu ví dụ minh họa - Education: Chủ đề quản lý trong giáo dục Ta có thể Click chuột vào một tên file cần mở hoặc Click chuột vào “More” để mở các file đã tồn tại khác. 5 a)   Trong màn hình Getting Started Click chuột vào nút Blank Database Màn hình khi Click c  Trong hộp thoại File Name gõ vào tên file cần tạo (kể cả đường dẫn nếu cần thiết hoặc Click vào biểu tượng folder bên phải để chọn folder chứa file CSDL mới). Mặc định khi một file Access 2007 mới được tạo lập nó sẽ tự động có tên là DatabaseX.accdb được lưu trữ trong My Documents trên máy của bạn. Tất cả các đối tượng cơ sở dữ liệu trong Access sẽ được chứa đựng trên một file duy nhất có phần mở rộng là accdb thay cho phần mở rộng mdb mà các phiên bản Access trước đó sử dụng. (Chú ý: Access 2007 có thể mở và làm việc với một file có phần mở rộng là mdb của các phiên bản Access trước 2007). 6    Click chuột vào nút OK để tạo lập. b)   Recent Database 7  Từ màn hình Getting Started ta có thể mở một tập tin cơ sở dữ liệu Access đã được tạo trước đó. Trong khung liệt kê danh sách các tập tin đã được thao tác gần đây (recently files) để lựa chọn mở nhanh lại, hoặc Click vào More Files để mở hộp thoại Open, lựa chọn các tập tin khác để mở. Sau khi lựa chọn tập tin cần mở, Click nút Open.  8 Hình 1.10 : Màn hình làm vic khi mt File c s d liu ca Access ang m . Chú ý: Trong màn hình 1.10 ta thấy có một thông báo lạ là: Hình 1.11 : Dòng cnh báo ca Access khi m mt file CSDL  có sn Nếu giữ dòng cảnh báo này thì Access sẽ không cho ta sử dụng những thao tác can thiệp thay đổi dữ liệu trong file CSDL này. Việc này ta sẽ thấy rõ khi chạy các Action Query để thay đổi dữ liệu trong Table hoặc các Action có khả năng làm thay đổi dữ liệu của Macro. Để ta có toàn quyền can thiệp vào dữ liệu của file đang mở, từ hình 1.11 ta Click chuột vào nút Options sau đó chọn Enable this content và Click chuột vào nút OK. [...]... lại với nhau, nhằm tự động hoá các thao tác cần thiết khi có tác động của người sử dụng 16 Hình 1. 19 : Màn hình hiển thị các thủ tục và hàm trong bộ m lệnh 1. 3.3 C C THAO T C TR N FILE CSDL a) TẠO MỚI TẬP TIN CSDL - Click chuột nút Office chọn New - Hoặc bấm vào nút New - Hoặc bấm Ctrl+N trên thanh Quick Access b) MỞ TẬP TIN CSDL ĐÃ CÓ - Click chuột nút Office chọn Open - Hoặc bấm vào nút Open - Hoặc... dạng cao hơn Table Hình 1. 15: Query Q_Chamcong 13  FORMS : (Biểu mẫu) Là công cụ dùng để thiết kế màn hình nhập liệu, theo dõi dữ liệu hoặc thiết kế màn hình giao diện giao tiếp giữa chương trình quản lý với người sử dụng thông qua các màn hình điều khiển hoạt động của chương trình ứng dụng Hình 1. 16 .1: Form F_HosoNV dùng để theo dõi và cập nhật dữ liệu cho Table T_hosoNV Hình 1. 16.2: Form F_TienichHD...Hình 1. 12 : Hộp thoại xuất hiện khi Click chuột vào nút Options 1. 2.3 MÀN HÌNH LÀM VIỆC CỦA ACCESS 2007 Sau khi khởi động Access, cửa sổ chính Access xuất hiện như sau: Hình 1. 13: Màn hình làm việc của Microsoft Access 2007 Trong màn hình của một file cơ sở dữ liệu ta có giao diện bao gồm các thành phần chính như sau: 9  Nút Office nằm ở góc trên trái của màn hình dùng để kích hoạt Menu chính Hình 1. 13 .1: ... thanh Quick Access Xuất hiện hộp thoại Open để ta chọn tên file CSDL cần mở c) ĐÓNG TẬP TIN CSDL - Click chuột nút Offce chọn Close Database - Hoặc bấm vào nút Close trên cửa sổ Database - Hoặc bấm Ctrl+C d) Lưu file CSDL hiện hành với phiên bản Access trước phiên bản 2007 - Click chuột nút Office chọn Save as Chọn phiên bản Access để lưu Hình 1. 20 : Mục Save as của Menu File khi được kích hoạt 17 e) IMPORT... hình dùng để kích hoạt Menu chính Hình 1. 13 .1: Menu chính xuất hiện khi Click chuột vào nút Office  Thanh công cụ Quick Access: Xuất hiện ở trên cùng màn hình chứa các nút công cụ chính để làm việc với File cơ sở dữ liệu của Access Hình 1. 13.2: Thanh công cụ Quick Access  Thanh công cụ Ribbon: Xuất hiện ở phía trên màn hình gom nhóm các lệnh của Access lại với nhau Thanh ribbon này cho phép ta thực... hiển thị tên các module  All Access Objects:Trong khung hiển thị toàn bộ các đối tượng 1. 3 KH I NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS 1. 3 .1 TẬP TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU Microsoft Access 2007 làm việc với tập tin CSDL (Database) có phần mở rộng là accdb Cơ sở dữ liệu là tập hợp các thông tin liên quan đến một chủ đề quản lý nào đó 1. 3.2 C C TH NH PHẦN CHÍNH TRONG TẬP TIN CSDL  TABLES : (Bảng dữ liệu) là thành phần... chi tiết về các thực thể mà chương trình quản lý của ta quan tâm tới Thông tin của mỗi loại thực thể được lưu trữ bên trong một Table Tùy theo mỗi chương trình quản lý của ta có liên quan đến bao nhiêu loại thực thể mà ta có bấy nhiêu Table để chứa 12 thông tin tương ứng Nó ghi các tất cả các biến động phát sinh thông tin về các thực thể trong quá trình làm việc Hình 1. 14: Cơ sở dữ liệu BANHANG.Accdb... khiển hoạt động quản lý hóa đơn 14  REPORTS : (Báo biểu) Là kết xuất sau cùng của quá trình xử lý dữ liệu từ Table hoặc là dữ liệu kết quả của Query để tạo ra các bảng thống kê báo cáo hoặc các nhãn biểu có thể xem trên màn hình hoặc in ra máy in Báo cáo trong report có nhiều hình thức trình bày phong phú, đẹp mắt, không những gồm chữ, số mà có thể có hình ảnh, đồ thị, Hình 1. 17 .1: Report R_Chamcong... ngữ lập trình Hình 1. 18 : Một macro gồm 3 thao tác  MODULES : Một dạng tự động hoá cao cấp và chuyên sâu hơn macro Đó là những hàm và thủ tục riêng của người dùng được soạn thảo bằng ngôn ngữ Visual Basic (VBA : Visual Basic for Application), dành cho các lập trình viên quản lý Ý nghĩa chung khi sử dụng tập lệnh hoặc bộ mã lệnh là để liên kết các thành phần khác nhau trong tập tin cơ sở dữ liệu Access. .. ta thực hiện các tác vụ khác nhau lên file cơ sở dữ liệu Hình 1. 13.3: Thanh Ribbon 10  Khung định hướng: Nằm dọc bên trái màn hình cho phép ta thu gọn hoặc khai triển để quan sát và làm việc với các đối tượng chứa trong file cơ sở dữ liệu đang làm việc Click chuột vào đây để thu gọn hoặc khai triển Hình 1. 13.4a Khung định hướng Hình 1. 13.4b.Khung định hướng khi được khai khi đang thu gọn Khi Click . trình Quản lý với Microsoft Office Access nhằm giúp cho các bạn có thể tự học, tự nghiên cứu làm chủ được công việc của mình trong việc thiết lập một chương trình quản lý bằng Microsoft Office Access. 7. 1. 2.2. BT U LÀM VIC VI ACCESS 2007 1. 2.2 .1 Khởi động Access 2007 2 UCách 1U : Gọi từ menu Start, chọn Programs, Microsoft Office, rồi chọn MicroSoft Office Access 2007 Giáo trình này giới thiệu cho các bạn phần mềm hệ quản trò cơ sở dữ liệu Microsoft Office Access 2007 – một phần mềm với tính năng nổi trội là tiện ích, dễ sử dụng. Tuy nhiên Microsoft Office