Sổ quỹ và thẻ kho: Hàng ngày khi phát sinh các chứng từ gốc liên quan đến thu chi thanh toán bằng tiền mặt được ghi ngày vào Sổ quỹ, các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất nguyên vật liệu, hàng hóa, sản phẩm sẽ được ghi ngay vào Thẻ kho. Sổ, thẻ chi tiết: Đối với các tài khoản quan trọng, có tính chất chủ yếu, nhiều tiểu khoản, có nhiều nghiệp vụ phát sinh cần phải theo dõi chi tiết. Ngoài việc hạch toán tổng hợp vào các sổ chi tiết, cuối tháng kế toán phải lập bảng tổng hợp các chi tiết để đối chiếu số phát sinh Nợ hoặc Có của tài khoản đã mở sổ chi tiết. Chứng từ ghi sổ: Được lập ra căn cứ vào các Chứng từ gốc đã được kiểm tra, phân loại, lập bảng tổng hợp và định khoản chính xác có xác minh trách nhiệm của Kế toán trưởng và người lập chứng từ. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là những giấy tờ rời cókèm các chứng từ gốc nên phải được tập trung lại hàng tháng theo từng tập, được lưu giữ, bảo quản cẩn thận và cần thiết phải dung một quyển sổ để ghi lại các điểm chủ yếu như số chứng từ, ngày lập, số tiền để dễ dàng kiểm tra. Sổ này gọi là Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được ghi theo thứ tự thời gian đã lập chứng từ ghi sổ, cuối tháng phải tổng cộng để đối chiếu với số phát sinh ở bảng cân đối tài khoản. Sổ cái: Ở các Chứng từ ghi sổ đã xuất hiện các tài khoản với số phát sinh Nợ, Có của mỗi tài khoản. Các tài khoản này phải được phản ánh riêng biệt và tập hợp lại trong một sổ tổng hợp gọi là Sổ cái. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Bảng cân đối tài khoản: Cuối tháng căn cứ vào số phát sinh ở các tài khoản trong sổ cái ta lập bảng cân đối tài khoản. Báo cáo kế toán: Cuối quý và cuối năm căn cứ vào số dư các tài khoản ở Bảng cân đối tài khoản đối chiếu với các Bảng tổng hợp các chi tiết tiến hành lập báo cáo kế toán. II.NHIỆM VỤ ,NỘI DUNG VÀ NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY 1.Nội dung vốn bằng tiền tại Công ty a. Tiền mặt: Tài khoản 111 Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ tiền mặt doanh nghiệp bao gồm: tiền mặt đồng Việt Nam kể cả ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý, tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2: -Tài khoản 1111: Tiền Việt Nam phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam kể cả ngân phiếu. -Tài khoản 1112: Ngoại tệ phản ánh tính thu, chi, tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra đồng việt Nam. -Tài khoản 1113: Vàng bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh giá trị vàng bạc, kim khí quý, đá quý, nhập xuất tồn quỹ tiền mặt. Để phản ánh tình hình thu, chi, và tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp kế toán sử dụng tài khoản 111 (1111) “Tiền mặt”. b. Tiền gởi Ngân hàng: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Tài khoản 112 Tài khoản này phản ánh tiền mặt, ngoại tệ, giá trị vàng bạc kim khí quý, đá quý, nhập xuất, tồn quỹ tiền gởi tại Ngân hàng. TK này có 3 tài khoản cấp 2: -Tài khoản 1121: Tiền Việt Nam phản ánh các khoản tiền Việt Nam đang gởi tại Ngân hàng. -Tài khoản 1122: Ngoại tệ phản ánh các khoản ngoại tệ đang gởi tại Ngân hàng đã quy đổi ra đồng Việt Nam. -Tài khoản 1123: Vàng bạc, kim khí quỹ, đá quý phản ánh giá trị vàng bạc, kim khí quý đang gởi tại Ngân hàng. c. Tiền dang chuyển: Tài khoản 113 Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc đã gởi vào bưu điện để chuyển vào Ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo nợ hoặc bảng sao kê của Ngân hàng. Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2: -Tài khoản 1131: Tiền việt Nam phản ánh số tiền Việt Nam đang chuyển. -Tài khoản 1132: Ngoại tệ phản ánh số ngoại tệ đang chuyển. 2.Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền - Hạch toán vốn bằng tiền phải áp dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất đó là đồng Việt Nam. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com - Để tiến hành SXKD các doanh nghiệp cần phải có một nguồn vốn nhất định, bao gồm vốn cố định, vốn lưu động, vốn chuyên dùng khác. Nhiệm vụ của doanh nghiệp phải tổ chức huy động vốn và sử dụng vốn sao cho có hiệu quả nhất trên cơ sở tôn trọng các nguyên tắc quản lý vốn bằng tiền. Nhìn chung, các đối tượng như nhà cung cấp, khách hàng, họ đều quan tâm đến khả năng tạo ra các đồng tiền mặt khả năng sinh lãi, khả năng thanh toán và mức lợi nhuận tối đa Vì vậy, việc quản lý vốn bằng tiền là quan trọng nhất đối với các doanh nghiệp. - Đối với các doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến ngoại tệ, khi hạch toán trên sổ sách kế toán phải thống nhất quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá của ngân hàng nhà nước Việt Nam để hạch toán. Đồng thời phải theo dõi ngoại tệ tăng hoặc giảm theo nguyên tệ. - Đối với các loại vàng bạc, kim loại quý, đá quý phải theo dõi chi tiết về số hiện có và tình hình nhập xuất về giá trị, chất lượng, phẩm chất, quy cách. 3.Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền - Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác sự vận động của vốn bằng tiền, tổ chức kế toán chứng từ ban đầu và sổ sách kế toán, thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số thường xuyên hiện có và tình hình thu chi các loại vốn bằng tiền ở quỹ và các tài khoản tiền gởi Ngân hàng tránh mọi hiện tượng nhầm lẫn, mất mát do thiếu sót của kế toán. - Phản ánh rõ ràng, chính xác các nghiệp vụ thanh toán theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán, đảm bảo thanh toán kịp thời, đúng hẹn các khoản công nợ, đôn Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com đốc nhằm ngăn chặn tình trạng vi phạm kỷ luật thanh toán, chiếm dụng vốn hoặc bị chiếm dụng không hợp lý. - Phản ánh kịp thời chính xác tình hình vay Ngân hàng và trả nợ Ngân hàng, kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng đúng hạn nhằm sử dụng một cách tiết kiệm nhất. - Đối với Nhà Nước phải thực hiện nghiêm chỉnh các pháp lệnh về chế độ thuế, chế độ kế toán tài chính, các nhiệm vụ đối với chính quyền địa phương, đối với cơ quan bảo hiểm xã hội. - Đối với cán bộ công nhân viên giải quyết hợp lý các quyền lợi vật chất và tinh thần của người lao động, tính lương đầy đủ, kịp thời, thanh toán bảo hiểm đúng tiêu chuẩn, đúng chế độ. II.TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY Hạch toán tiền mặt chỉ phản ánh vào TK111 <Tiền mặt> Số tiền mặt ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt. Đối với những khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của đơn vị ) thì không ghi vào bên nợ TK 111 <Tiền mặt> mà ghi vào bên nợ TK 113 <Tiền đang chuyển>. - Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi hoặc chứng từ nhập, xuất vàng bạc, kim khí quý, đá quý và có đủ chữ ký của người nhận, người giao cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp phải có lệnh nhập, xuất quỹ đính kèm. Kế toán quỹ tiền mặt phỉa chịu trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com mặt, ngân phiếu, và tính ra số tồn quỹ ở mọi thời điểm. Riêng vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhận ký cược, ký quỹ riêng một sổ hay một phần sổ. - Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. Hạch toán vốn bằng tiền gồm 3 phần: - Kế toán tiền mặt - Kế toán tiền gởi - Kế toán tiền đang chuyển Nhưng do Công ty không sử dụng TK 113 “Tiền đang chuyển” nên phạm vi đề tài này chỉ đề cập đến 2 phần: - Kế toán tiền mặt - Kế toán tiền gởi 1. Kế toán tiền mặt 1.1. Tài khoản sử dụng Để hạch toán tiền mặt kế toán sử dụng TK111 "tiền mặt" Kết cấu: Tài khoản này phản ánh sự biến động thu chi về tồn quỹ tiền mặt tại công ty 1.2. Chứng từ sử dụng Để theo dõi các khoản thu chi ở công ty, công ty sử dụng các loại chứng từ sau: - Phiếu Thu Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com - Phiếu Chi - Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy thanh toán - Giấy nộp tiền Và một số chứng từ liên quan khác Công dụng: + Phiếu Thu: dùng để phản ánh các khoản thu bằng tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quýthực tế nhập quỹ và làm căn cứ cho việc ghi sổ kế toán, ghi sổ các khoản thu có liên quan . Hạch toán thu tiền mặt tại công ty đều phải thông qua kế toán thanh toán viết, phiếu Thu do kế toán lập thành 3 liên ghi đầy đủ các nội dung và ký vào phiếu. Sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi sổ số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký tên. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi lên sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển qua cho kế toán để ghi sổ kế toán. + Phiếu Chi: Căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phần chi tiền từ quỹ như: chi tiền tạm ứng Phiếu chi dùng để phản ánh các khoản chi tiền mặt tại quỹ. Phiếu chi được lập thành 2 liên, liên thữ nhất lưu tại nơi lập phiếu, liên thứ 2 giao cho người nhận đến thủ quỹ nhận tiền. Sau khi nhận đủ tiền, người nhận Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com tiền phải ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ và ký tên, thủ quỹ cũng phải ký tên và giữ lại liên này để làm chứng từ gốc và vào sổ. + Giấy đề nghị tạm ứng: Giấy ngày do người xin tạm ứng lập, trong đó phải ghi rõ lý do xin tạm ứng và trình giám đốc (hoặc phó giám đốc) ký duyệt số tiền, đây là cơ sở để chi tạm ứng. 1.3. Kế toán các nghiệp kinh tế phát sinh liên quan đế tăng tiền mặt. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng kế toán lên phiếu thu, từ phiếu thu kế toán hạch toán chi tiết cho từng đối tượng công nợ sau đó lên chứng từ ghi sổ và tiến hành vào sổ cái. - các khoản thu tiền mặt: thu tiền bán hàng, thu tiền tạm ứng, thu nợ khách hàng. Căn cứ vào hóa đơn để biết được trị giá bán của sản phẩm mua và biết được số thuế VAT. HÓA ĐƠN Mẫu số 01 GTKT - 3LL (Liên 2 giao cho khách hàng) DI/99 Ngày tháng năm Đơn vị bán hàng: Công ty Công trình Đô thi Đà Nẵng. Địa chỉ: 26 Trần Bình Trọng Số tài khoản: Điện thoại: Mã số: Họ, tên người mua hàng: Trần Quý Long Đơn vị: Xí nghiệp xây lắp lương thực Địa chỉ: Số tài khoản: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Hình thức thanh toán: tiền mặt Mã số: Sau khi kiểm ta tính hợp lý, hợp lệ hoá đơn trên thì kế toán tiền mặt viết phiếu thu: Công ty Công trình đô thị Đà Nẵng PHIẾU THU Số: 48 Ngày 15 tháng 3 năm 2001 Nợ: Có: Họ và tên người nộp tiền: Trần Quý Long. Địa chỉ: Xí nghiệp xây lắp lương thực. Lý do nộp: Thu tiền bán máy Lu galion 8 tấn. Số tiền bằng số: 116.270.000 đồng Số tiền bằng chữ: Một trăm mười sáu triệu hai trăm bảy mươi ngàn đồng. Kèm theo: 01 chứng từ gốc. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền: Một trăm mười sau triệu hai trăm bảy mươi ngàn đồng. Thủ quỹ Ngày 15 tháng 3 năm 2001 (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com . nghị biện pháp xử lý chênh lệch. Hạch toán vốn bằng tiền gồm 3 phần: - Kế toán tiền mặt - Kế toán tiền gởi - Kế toán tiền đang chuyển Nhưng do Công ty không sử dụng TK 113 Tiền đang chuyển”. đề cập đến 2 phần: - Kế toán tiền mặt - Kế toán tiền gởi 1. Kế toán tiền mặt 1.1. Tài khoản sử dụng Để hạch toán tiền mặt kế toán sử dụng TK111 " ;tiền mặt" Kết cấu: Tài khoản. chất, quy cách. 3.Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền - Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác sự vận động của vốn bằng tiền, tổ chức kế toán chứng từ ban đầu và sổ sách kế toán, thực hiện việc kiểm