Trên cơ sở chừng từ gốc là hoá đơn GTGT, bộ phận kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất vật tư, sau đó tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư: Công ty CP Dược & TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh Mẫu số: 03-VT Số: 18 Biên bản kiểm nghiệm vật tư - hàng hoá Ngày 06 tháng 01 năm 2009 Căn cứ hoá đơn GTGT số 86101 ngày 06 tháng 01 năm 2009 của Công ty CP Hoá Dược Việt Nam Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Võ Đức Nhân Chức vụ: Phó giám đốc - Trưởng ban Bà: Hồ Thị Trà Chức vụ: Chuyên viên kỹ thuật - Uỷ viên Ông: Nguyễn Đăng Phát Chức vụ: Kế toán trưởng - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: Kết quả kiểm nghiệm TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT Số lượng theo chứng từ Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách Ghi chú 1 Bộc Tlac kg 500 500 0 2 Bột Paracetamol kg 1000 1000 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đủ tiêu chuẩn quy định Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trưởng ban (Ký, họ tên) Căn cứ vào hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm, phòng kinh doanh viết phiếu nhập kho. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Biểu 2.3. Phiếu nhập kho: Công ty CP Dược & TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh Mẫu số: 01-VT (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) Phiếu nhập kho Ngày 06 tháng 01 năm 2009 Số: 5 Nợ TK: 152 Có TK: 112 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Thịnh Theo hoá đơn số 86101 ngày 06 tháng 01 năm 2009 của Công ty CP Hoá Dược Việt Nam Nhập tại kho: Công ty Số lượng TT Mã hàng hoá Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư ĐVT Theo chứng từ Thực nhập Đơn giá Thành tiền 1 NBO001 Bột Tlac kg 500 500 8.000 4.000.000 2 PPA001 Bột Paracetamol kg 1000 1000 550.000 550.000.000 Tổng cộng 554.000.000 Tổng số tiền bằng chữ: Năm trăm năm mươi tư triệu đồng chẵn Số chứng từ kèm theo: 01 (01 hoá đơn GTGT, 01 biên bản kiểm nghiệm vật tư) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2.3. Trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho nguyên vật liệu ở Công ty, NLVL mua về được sử dụng cho sản xuất, quản lý ngoài ra còn xuất bán. NVL của xí nghiệp bao gồm nhiều thứ, loại khác nhau và được sử dụng để sản xuất các loại sản phẩm khác nhau. Bởi vậy để sử dụng vật liệu một cách tiết kiểm, có hiệu quả thì hàng tháng phòng kế hoạch sản xuất căn cứ kế hoạch sản xuất sản phẩm và nhu cầu vật tư xác định trên cơ sở định mức tiêu hao, lập định mức vật tư cho từng phân xưởng. Khi xuất kho NLVL cho sản xuất hay bất cứ mục đích gì đều phải đủ các chứng từ theo quy định. Khi các phân xưởng sản xuất có nhu cầu vật tư, yêu cầu về loại vật liệu, số lượng, quy cách, bộ phận cung cấp vật tư của phòng kinh doanh sẽ viết phiếu xuất kho. Mỗi phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. Căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được duyệt, bộ phận sử dụng yêu cầu thủ kho xuất vật liệu. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, xuất kho vật tư ghi số lượng thực xuất vào phiếu, ghi ngày tháng xuất cùng người nhận hàng ký vào phiếu, ghi thẻ kho sau đó chuyển chứng từ cho kế toán. Liên 1: Lưu tại bộ phận cung cấp vật tư phòng kinh doanh. Liên 2: Giao cho thủ kho ghi vào thẻ kho, định kỳ chuyển cho kế toán NLVL Liên 3: Giao cho người nhận vật tư chuyển về bộ phận sử dụng. Trình tự xuất kho NLVL: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Tại phân xưởng, người chịu trách nhiệm tiến hành lập kế hoạch cho nhu cầu vật liệu, sau đó viết "Giấy đề nghị cung ứng vật tư" trình lên bộ phận vật tư xem xét và xin duyệt của PGĐ phụ trách kinh doanh. Biểu 2.4: Giấy đề nghị cung ứng vật tư. Công ty CP Dược&TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh Giấy đề nghị cung ứng vật tư Ngày 25/01/2009 Căn cứ vào tình hình sản xuất của Công ty Phân xưởng II đề nghị cung ứng vật tư như sau: Số lượng TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT Yêu cầu Duyệt Ghi chú 1 Bột Tlac kg 88,5 2 Bột Paracetamol kg 175 Phó giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) Phụ trách vật tư (Ký, ghi rõ họ tên) Người đề nghị (Ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào: Giấy đề nghị cung ứng vật tư, phụ trách cung tiêu tiến hành lập phiếu xuất kho. Tại thời điểm này phiếu xuất kho chưa có đơn giá. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Biểu 2.5: Phiếu xuất kho. Công ty CP Dược&TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh Mẫu số: 02-VT (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) Phiếu xuất kho Ngày 25/01/2009 Số: 4 Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Hồng Thắm Địa chỉ: Phân xưởng thuốc viên Lý do xuất kho: Sản xuất thuốc viên Xuất tại kho: Công ty TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã vật tư ĐVT Hạn mức được duyệt Số lượng xuất Đơn giá (đ/kg) Thành tiền (đồng) 1 Bột Tlac NBO001 kg 88,5 88,5 2 Bột Paracetamol PPA kg 175 175 Cộng 263,5 (Số chứng từ kèm theo: 01 (Giấy đề nghị cung ứng vật tư) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Trường hợp xuất NLVL đem bán phải có lệnh của Giám đốc Công ty. Phòng kinh doanh căn cứ thoả thuận với khách hàng lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho làm 3 liên có đủ chữ ký của phụ trách phòng kinh doanh, Giám đốc, kế toán trưởng, người mua, thủ kho. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán viết phiếu thu, khách hàng mang đến thủ quỹ nộp tiền, đóng dấu đã thu tiền vào phiếu rồi mới xuống kho nhận vật tư. 3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Việc hạch toán chi tiết NLVL đảm bảo chặt chẽ tình hình Nhập - xuất - tồn NLVL theo từng thứ, loại về số lượng, chất lượng, giá trị, đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, bằng việc kết hợp giữa phòng kế toán và kho thông qua phương pháp hạch toán chi tiết NLVL ghi thẻ song song để phản ánh tình hình biến động NLVL. 3.1. ở kho: Thủ kho dựa vào phiếu nhập, phiếu xuất và các chứng từ khác để mở thẻ kho và ghi theo số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán kiểm tra, kế toán ký xác nhận vào thẻ kho. Biểu 2.6: Thẻ kho Công ty CP Dược&TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh Mẫu số: S12-DN (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) thẻ kho Ngày 31 tháng 01 năm 2009 TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Tên kho: Kho Công ty Tên hàng hoá: Bột Tlac Đơn vị tính: Kg Chứng từ Số lượng TT SH NT Diễn giải Ngày nhập xuất Nhập Xuất Tồn Kí xác nhận của kế toán 1 Tồn 31/12/2008 272,35 8 2 75 04/1 Xuất để sản xuất 04/01 120,35 8 152 3 7 06/1 Nhập kho 06/01 500 652 4 76 12/1 Xuất kho 12/01 95 557 5 77 15/1 Xuất kho 15/01 109,38 447,62 6 78 25/1 Xuất kho 25/01 88,5 359,12 7 79 28/1 Xuất kho 28/01 56 303,12 8 80 30/1 Xuất kho 30/01 89 214,12 Cộng phát sinh 500 558,23 8 Tồn cuối tháng 1 214,12 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách đơn vị (Ký, họ tên) Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Biểu 2.7: Thẻ kho Công ty CP Dược&TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh Mẫu số: S12-DN (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) thẻ kho Ngày 31 tháng 01 năm 2009 TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Tên kho: Kho Công ty Tên hàng hoá: Bột Paracetamol Đơn vị tính: Kg Chứng từ Số lượng T T SH NT Diễn giải Ngày nhập, xuất Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận của kế toán 1 Tồn 31/12/2008 45 2 75 04/1 Xuất để sản xuất 04/01 45 3 7 06/1 Nhập kho 06/01 1000 1000 4 76 12/1 Xuất kho 12/01 150 850 5 78 25/1 Xuất kho 25/01 175 675 6 80 30/1 Xuất kho 30/01 130 545 Cộng phát sinh 1000 500 Tồn cuối tháng 1 545 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách đơn vị (Ký, họ tên) 3.2. Tại phòng kế toán Để xác định chính xác, kịp thời, đầy đủ sự biến động của NVL, tại phòng kế toán sau khi nhận được các chứng từ liên quan do thủ kho và các phòng ban chuyển đến, kế toán sẽ kiểm tra, hoàn thiện, phân loại chứng từ và căn cứ vào các chứng từ này mở sổ hay thẻ kế toán chi tiết để theo dõi tình hình Nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu. Sổ hay thẻ này được mở cho từng danh điểm vật tư tương ứng với từng kho và phản ánh được sự biến động nguyên vật liệu trên cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Biểu 2.8: Sổ chi tiết vật tư: Công ty CP Dược&TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 - Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh Mẫu số S10-Doanh nghiệp (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC sổ chi tiết vật tư Ngày 31 tháng 01 năm 2009 TK: 152 Tên vật tư: Bột Tlac Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Nhập Xuất Tồn SH NT Diễn giải TK đối ứng Đơn giá SL (kg) TT SL (kg) TT SL (kg) TT Tồn đầu tháng 7.929,222 272,358 2.159.587 75 04/01 Xuất để sản xuất 621 7929,222 120,358 954.345 152 1.205.242 7 06/01 Nhập kho 152 8.000 500 4.000.000 652 5.205.242 76 12/01 Xuất để sản xuất 621 7.929,222 95 753.276 557 4.451.966 77 15/01 Xuất để sản xuất 621 109,38 871.006 447,62 3.580.960 78 25/01 Xuất để sản xuất 621 8.000 88,5 708.000 359,12 2.872.960 79 28/01 Xuất để sản xuất 621 8.000 56 448.000 303,12 2.424.960 80 30/01 Xuất để sản xuất 621 8.000 89 712.000 214,12 1.712.960 Cộng phát sinh x x 500 4.000.000 558,238 4.446.627 Tồn cuối tháng 1 214,12 1.712.960 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Biểu 2.9: Sổ chi tiết vật tư: Công ty CP Dược&TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 - Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh Mẫu số S10-Doanh nghiệp (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC sổ chi tiết vật tư Ngày 31 tháng 01 năm 2009 TK: 152 Tên vật tư: Bột Paracetamol Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Nhập Xuất Tồn SH NT Diễn giải TK đối ứng Đơn giá SL (kg) TT SL (kg) TT SL (kg) TT Tồn đầu tháng 45 22.500.000 75 04/01 Xuất để sản xuất 621 45 22.500.000 7 06/01 Nhập kho 152 550.000 1.000 550.000.000 1000 550.000.000 76 12/01 Xuất để sản xuất 621 550.000 150 82.500.000 850 467.500.000 78 25/01 Xuất để sản xuất 621 550.000 175 96.250.000 675 371.250.000 80 30/01 Xuất để sản xuất 621 550.000 130 71.500.000 545 299.750.000 Cộng phát sinh x x 1.000 550.00.000 500 272.750.00 0 545 299.750.000 Tồn cuối tháng 1 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Biểu 2.10: Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn. Công ty CP Dược&TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 - Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu Tháng 01 năm 2009 Đơn vị tính: Đồng Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng TT Tên vật tư ĐV T Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 Bột Tlac kg 272,358 2.159.587 500 4.000.000 558,238 4.446.627 214,12 1.712.960 2 Axit Stearic kg 8 120.000 25 375.000 12 180.000 21 315.000 3 Ampicilin kg 35 15.400.000 1000 450.000.000 450 202.150.000 585 263.250.000 4 Paracetamol kg 45 22.500.000 1000 550.000.000 500 272.750.000 545 299.750.000 5 Natricirat kg 25 600.000 10 240.000 15 360.000 Cộng 140.258.000 2.320.000.00 0 2.095.258.00 0 365.000.000 Người lập sổ (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 4. Kế toán tổng hợp. Tại Công ty CP Dược & TBYT Hà Tĩnh, kế toán tổng hợp NVL được áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đây là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập - xuất - tồn vật tư trên sổ sách kế toán. Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. Biểu 2.11: Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số: 98 Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Đơn vị tính: Đồng Số hiệu tài khoản Trích yếu Nợ Có Số tiền Ghi chú Nhập kho Bột Tlac 152 331 4.000.000 Nhập kho Bột Paracetamol 152 331 550.000.000 Nhập kho Ampicilin 152 331 450.000.000 Nhập kho Natricirat 152 111 600.000 Nhập kho Axit Stearic 152 112 375.000 Cộng 2.320.000.000 Người lập (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com . CP Dược& amp;TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh Mẫu số: S12-DN (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) thẻ kho Ng y 31 tháng 01 năm 2009 TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Tên kho: Kho Công ty. từng thứ vật liệu cho phòng kế toán kiểm tra, kế toán ký xác nhận vào thẻ kho. Biểu 2.6: Thẻ kho Công ty CP Dược& amp;TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh Mẫu số: S12-DN (QĐ. vật tư. Công ty CP Dược& amp;TBYT Hà Tĩnh Địa chỉ: 167 Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh Gi y đề nghị cung ứng vật tư Ng y 25/01/2009 Căn cứ vào tình hình sản xuất của Công ty Phân xưởng II