Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) IV. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU: Tại Công ty Dệt may 29/3 để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công ty áp dụng phương pháp thẻ song song. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT NHƯ SAU Trình tự ghi chép: Tại kho thủ kho quản lý cả số lượng và chất lượng của từng loại NVL. Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành xuất nguyên vật liệu rồi phản ánh vào thẻ kho và sau mỗi lần nhập lại tính số tiền trên thẻ kho. Đến cuối quý, thủ kho tiến hàng đối chiếu số nguyên vật liệu trên thẻ kho với số liệu trên chi tiết của kế toán. Tại phòng kế toán: kế toán nguyên vật liệu mở sổ chi tiết vật tư cho từng loại nguyên vật liệu. định kỳ căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất nguyên vật liệu, kế toán sẽ ghi vào sổ chi tiết vật tư, để lập bảng nhập xuất tồn nguyên vật liệu. V. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NHẬP XUẤT TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU: 1. Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu: Tại Công ty Dệt may 29/3 đang áp dụng công tác hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên: Khi mua nguyên vật liệu nhập kho bằng bất cứ nguồn nào, trả bằng tiền mặt, TGNH hay nợ người bán hoặc vay ngắn hạn, dài hạn kế toán vật tư đều định khoản. Nợ TK 152 (chi tiết) : giá chưa có thuế Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT đầu vào Có TK 331 : Tổng tiền thanh toán Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Căn cứ vào chứng từ gốc và sổ chi tiết kế toán vật tư mở nhật ký chứng từ số 5, phải trả cho người bán, chi tiết cho từng người bán. Đến cuối quý đối chiếu với kế toán tiền mặt, TGNH để kết toán số tiền đã trả và còn phải trả cho từng nhà cung cấp. Vậy theo phiếu nhập vật số 187 ngày 3/10/2001 kế toán sẽ định khoản: Nợ TK 1521 101.531.200 Nợ TK 133 (1331) 10.153.120 Có TK 331 11.684.320 2. Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu: Căn cứ vào sổ chi tiết vật tư, kế toán lên bảng kê chứng từ của từng nguyên vật liệu sau đó căn cứ vào bảng kê chứng từ xuất lên bảng kê số 4. Đến cuối quý, từ các bảng kê và nhật ký chứng từ, kế toán tổng hợp sẽ lên sổ cái. Công tác hạch toán NVL được tiến hành như sau: Khi xuất NVL căn cứ vào phiếu xuất kho chẳng hạn như căn cứ vào phiếu xuất số 144 ngày 4/10/2001 kế toán vật tư định khoản: Nợ TK 627 6.531.263 Có TK 1521 6.531.263 Khi NVL xuất dùng trong quý phân xưởng sản xuất không sử dụng số NVL này sẽ không đem nhập trở lại kho mà sẽ để lại tại phân xưởng cho kỳ sản xuất sau, bộ phận thống kê của phân xưởng sẽ không kê và báo cáo lên cho kế toán, để kế toán tính ra số NVL thực dùng trong quý. VI. CÔNG TÁC KIỂM KÊ NGUYÊN VẬT LIỆU: Nguyên vật liệu tại công ty thường được kiểm kê 6 tháng 1 lần, tổ chức là vào ngày 30/6 và 31/12 mỗi năm. Việc kiểm kê này rất cần thiết vì sẽ ngăn chặn được mất mát thành phần. Ban kiểm kê gồm có: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com + Đại diện phòng kinh doanh + Thủ kho + Kế toán nguyên vật liệu Trường hợp phải tính giá lại NVL thì tuỳ thuộc vào kết quả kiểm kê có thể xếp các NVL vào các dạng: + Chất lượng tốt + Không dùng đến + Hỏng, kém phẩm chất + Chờ thanh lý SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NHẬP XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU VII. CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY Nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may 29/3 được bảo quản chặt chẽ tại các kho dưới sự quan sát của phòng kinh doanh và phòng kế toán khi các trường hợp được thông qua và ký kết thì việc lập kế hoạch sản xuất, việc sử dụng NVL gì với số lượng là bao nhiêu đều do phòng kinh doanh đề ra. Phòng kinh doanh phải giám sát quá trình nhập xuất NVL làm thế nào để tránh mất mát, lãng phí, tiết kiệm được chi phí NVL một cách tốt nhất và cứ 6 tháng một lần, kế toán NVL cùng thủ kho và phòng kinh doanh và phòng kinh doanh tiến hành kiểm kê số lượng tồn trong kho, đánh giá lại chất lượng NVL. 1. Về việc tìm nguồn hàng cung cấp: Việc thu mua NVL tại công ty , tìm nguồn hàng ký kết hợp đồng mua NVL để đáp ứng cho việc sản xuất theo kịp tiến độ, theo đúng kế hoạch sản xuất là trách nhiệm của phòng kinh doanh. Các nhà cung cấp NVL cho công ty là các xí nghiệp, công ty trong và ngoài nước. Nhưng hiện nay công ty mua NVL chủ yếu ở thị trường nội địa. Nếu Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com công ty muốn mua phụ tùng NVL của các công ty nước ngoài thì phải lập kế hoạch mua hàng hợp lý để đáp ứng nhu cầu sản xuất kịp thời giao hàng theo hợp đồng. Nvl may thường do khách hàng cung cấp, công ty chỉ gia công thành phẩm rồi trả lại cho khách hàng. Do đó công ty dành cho ngành dệt hiện nay được cung cấp chủ yếu là Công ty Dệt Hoà Thọ và công ty Dệt Huế. 2. Về việc sử dụng nguyên vật liệu tại công ty: Để bảo quản nguyên vật liệu thật tốt sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả, từ dó giúp cho việc tính giá thành sản phẩm được chính xác, tại công ty đã xây dựng hệ thống định mức sử dụng nguyên vật liệu hợp lý. Do đó đã đảm bảo được quá trình sản xuất diễn ra bình thường, nhân công có ý thức tiết kiệm, không lãng phí NVL. Ngoài ra, để việc sản xuất được tiến hàng một cách thường xuyên, liên tục không bị gián đoạn thì các NVL đã xuất dùng không sử dụng hết thì sẽ không nhập lại kho nữa mà để lại phân xưởng cho kỳ sản xuất tiếp theo. (Trang ngang) PHẦN III MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT MAY I. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TÌNH HÌNH QUẢN LÝ HẠCH TOÁN NVL TẠI CÔNG TY DỆT MAY 29/3: 1. Đánh giá công tác quản lý vật tư: 1.1 Về tình hình cung cấp vật tư: Vật tư mà công ty được cung ứng bởi các hợp đồng mua bán với các nhà máy, xí nghiệp sản xuất vật tư trong nước là chủ yếu. Đây là một thuận lợi cho công ty. Nhờ vậy mà công ty không bị trở ngại cho việc sản xuất có thể lựa chọn nhà cung cấp káhc Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com có thể đáp ứng được nhu cầu trong trường hợp nhà cung cấp không đáp ứng đủ các yêu cầu công ty cần nà công ty có thể chủ động hơn khi có biến động về giá cả vật tư. Tuy nhiên, địa bàn các nhà cung ứng trải rộng như vầy cũng gây không khó khăn, do nhà cung cấp ở xa nên công ty phải chịu chi phí vận chuyển, lưu kho, bảo quản lớn gây ứ đọng vốn trong vật tư tồn kho. Bên cạnh đó các khoản nợ với nhà cung cấp cũng không thể lâu được và đã gây không ít áp lực về tiền mặt cho công ty. 1.2. Về tình hình dự trữ: Công ty dự trữ các phụ tùng thay thế, vật liệu điện để phục vụ sửa chữa kịp thời các máy dệt, máy móc, phục vụ sản xuất. Các loại NVL chính: sợi BTP, cotton thường được dự trữ với khối lượng không nhiều, mang tính dự phòng để đảm bảo đáp ứng nhu cầu sản xuất liên tục trong các trường hợp đột xuất. Tuy nhiên, việc dự trữ vật tư sát nhu cầu cũng gây cho công ty ở trong thế bị động trong những trường hợp khan hiếm vật tư. Công ty cũng dự trữ chủ yếu là các loại thuốc nhuộm, thuốc in 1.3. Về tình hình sử dụng vật tư: Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức sử dụng vật tư để quản lý và sử dụng tiết kiệm, hiệu quả, đồng thời tạo điều kiện để công ty tiến hành tính giá thành sản phẩm hợp lý và phù hợp với đặc điểm sản xuất. Vật tư xuất dùng cho sản xuất trên cơ sở căn cứ vào kế hoạch sản xuất do phòng kinh doanh lập hoặc căn cứ phiếu đề nghị của phân xưởng có xác nhận của phó giám đốc vàphòng kinh doanh. Nhờ có hệ thống định mức sử dụng nên lượng vật tư xuất dùng cho sản xuất tương đối phù hợp sát với nhu cầu, tránh được lãng phí cũng như ngưng sản xuất do thiếu hụt vật tư. 2. Đánh giá công tác hạch toán vật tư: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Vật tư ở công ty có rất nhiều loại do đó việc tổ chức ghi chép, phản ánh tình hình vật tư cần phải chính xác, cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý, kế toán của công ty là những người làm việc lâu năm trong nghề, có kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn cao nên luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Đối với việc hạch toán vật tư, kế toán đã xây dựng được hệ thống tài khoản vật tư chi tiết cho từng loại từng thứ. Việc này giúp cho việc hạch toán thuận tiện và cụ thể. Công ty sử dụng đơn giá xuất bình quân cho tính giá xuất vật tư và được thực hiện vào cuối tháng chỉ ghi vào sổ chi tiết vật tư về mặt giá trị vào cuối tháng. Cùng với việc ghi vào sổ Nhật ký chứng từ vào cuối tháng dẫn đến khối lượng công việc dồn vào cuối tháng rất nhiều. Đặc biệt là vào những tháng cuối quý, điều này không chỉ hạn chế trong việc theo dõi tình hình xuất kho vật tư mà còn không đảm bảo cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp để tính giá thành sản phẩm. Như vậy, nhìn chung công tác quản lý và hạch toán vật tư tại Công ty Dệt may 29/3 Đà Nẵng là sự vận dụng đúng đắn lý luận vào thực tiễn. Chấp hành những quy định của Nhà nước về hạch toán vật tư, đảm bảo cung cấp kịp thời nhu cầu vật tư cho sản xuất. II. CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU: 1. Biện pháp về dự trữ vật tư: Đối với NVL chính như cotton, sợi, tơ công ty cần xác định mức dự trữ hợp lý để đảm bảo cung ứng kịp thời cho sản xuất không gây gián đoạn cho việc sản xuất do thiếu vật tư, vừa đảm bảo không gây ra dư thừa, ứ đọng vốn vật tư, tồn kho do dự trữ quá mức, cũng như việc giảm chất lượng vật tư. Để làm tốt điều này phòng kinh doanh cần thường xuyên xem xét tình hình cung cấp thực tế, đối chiếu với các hợp đồng đã ký, kiểm tra tình hình thực hiện hợp đồng của các nhà cung ứng vật tư về số lượng, Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com chất lượng, mức độ đáp ứng đồng thời xem xét tiến độ sản xuất, tình hình sử dụng vật tư tại phân xưởng để phát hiện sự mất cân đối giữa nhu cầu và khả năng cung cấp để có thể điều chỉnh kịp thời. Đối với các loại vật tư khan hiếm, có giá trị, chất lượng cao như tơ sợi, hoá chất, thuốc nhuộm, vật liệu may thì cần chủ động dự trữ do hầu như các đơn đặt hàng đều có nhu cầu sử dụng công ty cần phân tích, đánh giá nhu cầu thị trường và dựa trên cơ sở thống kê, tổng hợp kinh nghiệm thực tiễn để xác định số lượng dự trữ phù hợp. Đối với nhiên liệu, do công ty có thể mua từ các công ty xăng dầu trong Thành phố nên không cần dự trữ nhiều, lúc đó nhu cầu có thể gọi điện đặt hàng vẫn được đáp ứng ngay. Do đó công ty cần dự trữ nhiên liệu đủ sử dụng cho sản xuất trong trường hợp đột xuất. Đối với phụ tùng thay thế, thiết bị vật liệu Công ty cần thiết phải dự trữ nhằm đáp ứng kịp thời để khắc phục nhanh chóng mọi sự ngưng trễ sản xuất do ảnh hưởng đến việc hư hỏng máy móc thiết bị sản xuất. 2. Biện pháp về sử dụng vật tư: Để quản lý và sử dụng vật tư có hiệu quả, công ty cần tổ chức bố trí sản xuất ở phân xưởng hợp lý. Đồng thời để mở rộng thị phần, nhất là thị trường nước ngoài đòi hỏi công ty phải thay đổi máy móc hiện đại hơn, áp dụng dây chuyền công nghệ mới để sản phẩm sản xuất ra chất lượng cao hơn, đáp ứng được thị hiếu của người tiêu dùng. Nhờ đó mà sẽ góp phần làm giảm tiêu hao NVL, giảm các chi phí khác. III. MỘT SỐ SUY NGHĨ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU: 1. Về sổ sách kế toán: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Ở công ty, một nhu cầu đang đặt ra là áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Tuy nhiên hình thức sổ sách công ty đang áp dụng là “Nhật ký chứng từ” hình thức này phù hợp với quy mô sản xuất và trình độ nhân viên kế toán ở công ty. Mặc dù vậy, nếu áp dụng máy vi tính thì rất bất tiện và khó khăn vì sổ sách quá nhiều, kết cấu phức tạp. Vì vậy, để thuận hơn trong việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán, trước hết công ty cần phải chuyển sang sử dụng hình thức kế toán phù hợp hơn, thuận lợi hơn. Trường hợp công ty chưa thể áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán, để dễ theo dõi tình hình công nợ đối với nhà cung câp, công ty nên mở sổ chi tiết bởi vậy ở công ty chủ yếu vật tư mua về bằng hình thức trả chậm thường là thời hạn một tháng, hơn nữa trong tháng có nghiệp vụ nhập xuất vật tư xảy ra rất nhiều nên việc ghi chép vào Nhật ký chứng từ là rất phức tạp. 2. Về công tác hạch toán: Tại công ty, NVL mua về bằng bất cứ nguồn nào, kế toán vật tư đều hạch toán vào các khoản phải trả người bán (TK 331). Như theo phiếu nhập kho số 195 ngày 7/10/2001, NVL được mua của công ty Dệt Huế và đã được hạch toán ngay bằng tiền gởi ngân hàng, kế toán vật tư định khoản : Nợ TK 152 24.392.706 Nợ TK 133 (1331) 2.439.271 Có TK 331 26.831.977 Hạch toán như vậy hơi dài dòng, NVL phục vụ cho sản xuất ở công ty có nhiều loại, lại nhập xuất liên tục và có rất nhiều nghiệp vụ khác có liên quan đến tài khoản phải trả nên hạch toán như hiện nay sẽ khó khăn trong việc theo dõi nguyên vật liệu được hình thành từ nguồn nào mà thông tin hạch toán kế toán trên là những thông tin hai mặt của mỗi hiện tượng mỗi quá trình: tài sản và nguồn hình thành tài sản, tăng và giảm Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com . thanh lý SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NHẬP XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU VII. CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY Nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may 29/3 được bảo quản chặt chẽ tại các kho dưới sự. xuất nguyên vật liệu, kế toán sẽ ghi vào sổ chi tiết vật tư, để lập bảng nhập xuất tồn nguyên vật liệu. V. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NHẬP XUẤT TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU: 1. Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật. hàng đối chiếu số nguyên vật liệu trên thẻ kho với số liệu trên chi tiết của kế toán. Tại phòng kế toán: kế toán nguyên vật liệu mở sổ chi tiết vật tư cho từng loại nguyên vật liệu. định kỳ căn