hành khẩn trương nhưng cũng không kém phần cẩn trọng để vừa đảm bảo thời hạn giao hàng vừa thoả mãn được các yêu cầu mà hợp đồng đề ra. Đối với công ty, chưa thực sự có được chỗ đứng vững chắc trên thương trường, do đó công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu rất được công ty chú trọng vì ngoài mục tiêu lợi nhuận công ty còn coi trọng uy tín để tạo được niềm tin nơi bạn hàng. b. Tổ chức chuyên chở hàng và kí hợp đồng vận tải: Đi đôi với việc tích cực chuẩn bị hàng hoá, công ty đồng thời tiến hành liên hệ và tìm hiểu thông tin để lựa chọn hãng tàu có lịch trình và cước phí phù hợp nhất để kí hợp đồng vận tải. Khi lựa chọn thường dựa vào những yếu tố: thiết bị của hãng tàu, dịch vụ, lịch trình, giá cước thuê tàu và các yếu tố khác. Đây là công tác quan trọng nó không những quyết định đến kết quả xuất khẩu mà còn quyết định đến uy tín của công ty. Sau khi hàng đã chuẩn bị xong, nếu công ty đóng hàng tại kho riêng của mình thì yêu cầu hãng tàu cung cấp vỏ Container và đến nhận vỏ Container rỗng tại bãi Container khi được hãng tàu thông báo. Địa điểm nhận Container là kho Container của hãng tàu. Khi nhận vỏ Container rỗng, nhân viên công ty kiểm tra một cách kĩ lưỡng Container. Nếu Container không đảm bảo các thông số kĩ thuật và an toàn vệ sinh cho việc vận chuyển chuyên chở hàng hoá thì báo ngay với hãng tàu để xin đổi vỏ Container khác. Chi phí vận chuyển Container rỗng về công ty là do công ty thanh toán. Trong trường hợp công ty giao hàng tại các cảng khác thì phải thuê xe chuyên dung chở hàng và bãi Container ở cảng để giao hàng. Công tác thuê tàu chuyên chở mặt hàng cà phê xuất khẩu a. Phương thức thuê tàu áp dụng tại công ty: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Đối với những hợp đồng xuất khẩu ký kết theo điều kiện giao hàng là C&F thì quyền thuê tàu vận tải thuộc về công ty. Để thực hiện công tác này một cách thuận lợi và hiệu quả, công ty đã lựa chọn phương thức thuê tàu chợ. Phương thức thuê tàu chợ không đòi hỏi hai bên phải tiến hành kí kết hợp đồng chuyên chở mà chỉ tuân theo những điều khoản đã quy định sẵn trong B/L của hãng tàu nên không yêu cầu cao về trình độ nghiệp vụ của nhân viên thực hiện công tác thuê tàu. Hơn nữa trong phương thức thuê tàu chợ, do sự cạnh tranh giữa các hãng tàu trên thị trường thuê tàu nên công ty thường xuyên nhận được lịch trình tàu chạy, biểu cước của các hãng tàu, giúp cho công ty chủ động trong việc thuê tàu, thủ tục thuê tàu đơn giản nhanh chóng. Công ty có thể định trước thời gian giao hàng cũng như có thể tính toán được chi phí vận tải trước khi kí kết các điều khoản của hợp đồng mua bán dựa theobiểu cước đã quy định sẵn của các hãng tàu. Đồng thời công ty cũng thấy được nhược điểm của thuê tàu chuyến là giá cước trên thị trường thường xuyên biến động, nếu không nắm vững tình hình thị trường thuê tàu công ty rất dễ bị động hoặc buộc phải thuê với giá cước đắt, và nghiệp vụ thuê tàu chuyến lại khá phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian giao dịch, đàm phán. Vì vậy sau khi xem xét các ưu điểm và nhược điểm cuả hai phương thức thuê tàu là thuê tàu chợ và thuê tàu chuyến mà công ty đã quyết định chọn phương thức thuê tàu chợ để áp dụng trong hầu hết các hợp đồng xuất khẩu của công ty. b. Trình tự thực hiện công tác thuê tàu chuyên chở hàng cà phê xuất khẩu tại công ty: Việc thuê tàu được thực hiện theo trình tự các công việc sau: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Cán bộ thực hiện nghiệp vụ thuê tàu tiến hành tìm hiểu các hãng tàu thông qua các tạp chí, báo kinh tế và các phương tiện thông tin đại chúng khác. Liên hệ với hãng tàu có lịch trình chạy qua các cảng giao hàng theo hợp đồng xuất khẩu của công ty. Sau đó hãng tàu sẽ gởi cho công ty lịch trình và biểu cước mới. Sau khi tìm hiểu về lịch trình tàu chạy, giá cước mà các hãng tàu cung cấp, công ty tiến hành lựa chọn và quyết định thuê tàu của hãng tàu thích hợp. Sau khi đã lựa chọn được hãng tàu thích hợp, công ty và hãng tàu thống nhất với nhau về các điều khoản thuê, cho thuê và các điều khoản khác, thường là một số điều khoản chủ yếu trong xếp dỡ và vận chuyển, công việc này thường được thực hiện bằng diện thoại. Các điều khoản có thể được áp dụng theo những thỏa thuận trong các hợp đồng vận tải trước nếu hợp đồng xuất khẩu không có gì thay đổi về điều kiện vận tải. Sau đó, công ty tiến hành kí Booking note với đại lý hãng tàu. Việc kí Booking note được tiến hành trước ngày bốc hàng lên tàu từ 5-7 ngày. Thông qua công tác lựa chọn hãng tàu tại công ty ta thấy được những cái ưu và những mặt hạn chế cần khắc phục. Việc công ty đưa ra các tiêu thức để đánh giá lựa chọn hãng tàu là hoàn toàn hợp lí, vì như vậy sẽ giúp cho việc lựa chọn hãng tàu diễn ra nhanh chóng và có những căn cứ để đánh giá chính xác về hãng tàu mà mình đã lựa chọn, từ đó có thể hạn chế được những khoản chi phí phát sinh trong quá trình chuyên chở. Bên cạnh đó còn có mặt hạn chế, đó là quan hệ của công ty với các hãng tàu chưa được thường xuyên lắm, do đó, công ty vẫn chưa được hưởng những ưu đãi đặc biệt của các hãng tàu dành cho những khách hàng truyền thống. Ngoài ra cũng vì lí do này mà công tác thuê tàu còn chiếm nhiều thời gian, làm giảm hiệu quả của việc giao hàng. c. Làm thủ tục hải quan và các chứng từ xuất khẩu: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Đây là công việc rất quan trọng, khá phức tạp và khó khăn, đòi hỏi phải tiến hành một cách cẩn thận để tránh sai sót. Công ty thường cố gắng tiến hành công việc này sớm để chủ động bảo đảm được tiến độ giao hàng xuất khẩu phòng khi có khó khăn nảy sinh. Bộ tờ khai đăng kí hải quan gồm có: -3 tờ khai hải quan. -1 bảng kê hàng hoá. -Hợp đồng thương mại. -Giấy phép xuất khẩu (nếu có). -Đơn xin đăng kiểm hàng xuất khẩu nếu muốn làm đăng kiểm hàng ngoài giờ. Đây là các chứng từ rất quan trọng và cần thiết phục vụ cho việc giao hàng. Nếu các chứng từ này được lập chính xác, đúng theo yêu cầu của hợp đồng thì việc giao hàng sẽ thuận lợi. Tuy nhiên, trong việc lập các chứng từ nói trên lỗi mà công ty thường mắc phải là có sự thiếu xót, hồ sơ xuất xuất không đúng cơ cấu, vì vậy công ty cần cố gắng khắc phục để việc giao hàng được thực hiện đúng tiến đô. Song song là công việc kiểm hoá hàng xem có đúng về số lượng và kiểm tra chất lượng bên ngoài của hàng có phù hợp với mã hàng như công ty đã khai báo hay không. d. Đóng hàng vào Container: Sau khi kiểm tra Container, công ty sẽ tổ chức xếp hàng vào Container. Việc đóng hàng vào Container theo cách thức nào là phụ thuộc vào loại hàng được vận chuyển. Thông thường, hàng hoá của công ty được đóng vào thùng carton, ràng dây buộc cẩn thận, bên ngoài thùng có ghi loại hàng, chất lượng, số lượng, qui cách cấp đông. Việc bốc xếp hàng vào Container ở kho của công ty thì do nhân viên của công ty thực hiện. Còn đối với trường hợp giao hàng tại bãi Container của cảng, công việc này có thể do Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com nhân viên của công ty hoặc nhân viên của cảng thực hiện. Tuy nhiên, công ty thường sử dụng nhân viên của mình trong hầu hết các trường hợp do sự khác biệt về mức độ trách nhiệm và sự am hiểu về hàng hoá bốc xếp giữa nhân viên trong và ngoài công ty. Nhân viên của công ty thường thông thạo về việc bốc xếp hàng hoá của công ty hơn, đồng thời ý thức về bảo quản hàng trong bốc dỡ cũng cao hơn. Việc chất hàng được tiến hành làm sao mà chiều cao của chồng thùng carton không vượt quá vạch đỏ kẻ gần trần Container. Đây là một qui định bắt buộc nhằm đảm bảo an toàn cho Container . Việc xếp hàng được giám sát bởi thủ kho, đại diện công ty, đại diện hãng tàu, cán bộ hải quan và nhân viên cảng vụ (nếu giao hàng tại cảng). Nhìn chung, công tác đóng hàng vào Container được công ty thực hiện tương đối tốt, công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc khi xếp hàng vào Container để hạn chế rủi ro ở mức thấp nhất. Tuy nhiên, mức hư hỏng, tổn thất của công ty do lỗi đóng gói hàng hoá vẫn chiếm tỷ lệ trên 1%. Vì vậy công ty cần quan tâm hơn nữa trong công tác đóng gói hàng hoá chẳng hạn như thiết kế bao bì sao cho tận dụng tối đa khoảng trống cho phép trong Container mà vẫn đảm bảo nguyên tắc xếp hàng, cần thiết kế bao bì sao cho khi xếp hàng, hàng hoá không bị dẹp. Ngoài ra công ty phải nâng cao nghiệp vụ xếp hàng vào Container để vừa tận dụng khoảng trống vừa hạn chế hàng hoá va chạm đảm bảo chất lượng tốt khi đến tay của khách hàng. e. Giao nhận hàng với hãng tàu và lấy B/L: Khi hàng hoá đã được đóng vào Container lúc này hải quan sẽ tiến hành kẹp chì, niêm phong Container lại, đồng thời công ty cũng tiến hành kẹp seal. Sau đó trên cơ sở số lượng hàng thực tế đóng vào Container, nhân viên hải quan sẽ ghi biên bản tờ khai và kí. Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Sau khi hoàn tất các công việc trên, công ty sẽ tiến hành làm thủ tụcvới cảng và đóng các loại phí, đồng thời hoàn tất thủ tục với hãng tàu để lấy Clean B/L (vận đơn hoàn hảo) để hoàn thành bộ chứng từ. f. Thông báo cho người mua về kết quả giao hàng: Sau khi hàng hoá đã được giao, công ty nhận được vận đơn từ hãng tàu và sẽ thông báo tình hình hàng hoá và kết quả giao hàng cho người mua. Việc thông báo được thực hiện bằng fax hoặc điện thoại với nội dung sau: +Ngày giao hàng. +Tên tàu chuyên chở. +Chi tiết, đặc điểm hàng được giao. +Ngày phát hành B/L. +Ngày dự kiến tàu đến cảng đích. +Giá trị lô hàng. g. Thanh toán cước phí và chi phí xếp dỡ: Công ty thường sử dung 2 loại Container có kích thước như sau: Loại 20 feet: 6m x 2,35m x 2,34m Loại 40 feet: 12,03m x 2,35m x 2,38m Cước phí Container sẽ được tính theo từng loại Container 20 feet hay 40 feet, bao gồm cước phí cho chặng vận tải chính và cước vận chuyển nội địa. Trong đó, cước phí vận tải nội địa bao gồm chi phí vận chuyển Container rỗng về nơi qui định (kho của công ty ) và chi phí vận chuyển Container hàng từ công ty ra cảng. Nếu công ty giao hàng tại kho thì chi phí thanh toán cho hãng tàu bao gồm: Cước phí chặng chính, chi phí nâng, hạ Container, lên xuống xe, chi phí kéo Container từ bãi về kho của công ty và ngược lại. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Nếu công ty giao hàng tại bãi Container thì chi phí thanh toán cho hãng tàu chỉ bao gồm cước phí chặng chính, còn nếu uỷ quyền cho hãng tàu làm luôn vận tải nội địa thì thêm cước phí vận tải nội địa. Các khoản chi phí này sẽ được thanh toán cho hãng tàu sau khi tàu đi bằng cách chuyển khoản qua ngân hàng hoặc có thể trả trước khi tàu chạy tuỳ theo sự thoả thuận giữa hai bên. Chi phí xếp dỡ hàng được tính như sau: -Nếu công ty giao hàng đủ nguyên Container công ty sẽ trả chi phí bốc xếp cho nhân viên Container khi thực hiện công việc này. -Nếu công ty giao hàng với số lượng ít, không đủ chứa đầy một Container thì phải tiến hành vận chuyển đến bãi CFS để nhân viên cảng đóng vào Container và công ty sẽ thanh toán chi phí xếp dỡ cho nhân viên của cảng. h. Giám sát quá trình vận chuyển và ghi nhận tổn thất nếu có → khiếu nại: Việc giám sát quá trình vận chuyển và ghi nhận tổn thất hầu như không có xảy ra, bởi vì công ty thường sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C không huỷ ngang do vậy khi đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng của mình với hãng tàu là đã chắc chắn thu được tiền hàng nên khâu này hầu như không được công ty quan tâm trừ khi có yêu cầu của người mua hỗ trợ cho họ khiếu nại hãng tàu. i. Hoàn thành bộ chứng từ thanh toán: Khi nhận được vận đơn hoàn hảo, công ty sẽ tiến hành hoàn tất mọi thủ tục có liên quan để thành lập bộ chứng từ đầy đủ theo đúng yêu cầu trong L/C và gởi đến ngân hàng để được thanh toán. Bộ chứng từ thanh toán bao gồm các chứng từ sau: +Hoá đơn thương mại. +Hối phiếu. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com +Bill of Lading. +Giấy chứng nhận xuất xứ. +Phiếu đóng gói. +Giấy chứng nhận kiểm dịch. 2.Giao hàng theo điều kiện FOB: + FOB: Giao hàng bao hoặc thổi vào container tại bãi cảng hoặc tại kho riêng rồi đưa container ra cảng để xếp lên tàu …Người mua là khách ngoại có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa sau khi người bán giao hàng qua lan can tàu ( người bán miễn trách khi hàng đã lên boong tàu ) Quy trình giao hàng FOB: Sau khi nhận hướng dẫn giao hàng của khách nước nước ngoài, người xuất khẩu làm hướng dẫn cho nhà cung ứng giao hàng theo chỉ định: quy cách chất lượng, bao bì, cơ quan giám định , địa điểm và thời gian giao hàng. Người xuất khẩu liên hệ với hãng tàu( khách nước ngoài chỉ định và trả trước) lấy Booking Note và xin lệnh cấp cont, kéo cont về địa điểm tập kết hàng để đóng hàng ( mẫu phải được khách ngoại chấp nhận trước khi đóng hàng), đếm và cân hàng 100%, sau khi đóng hàng mời cơ quan khử trùng phun khử trùng vào cont. Cont đóng xong đưa vào bãi xuất để đưa lên tàu. Ngay sau khi tàu chạy, thanh lý tờ khai, lấy B/L và làm bộ chứng từ giao hàng trình cho khách ngoại để thanh toán. Tuy nhiên bên cạnh đó cũng có những hạn chế trong giao hàng theo điều kiện FOB đó là: + Do người mua là những công ty thương mại trung gian, cung ứng của các nhà rang xay, đại diện cho các quỹ đầu tư, hay quỹ đầu cơ, cảng đến của hàng chưa có sẵn và nêu trong hợp đồng nên người bán là các nhà xuất khẩu Việt Nam không thể chào Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com bãn và ký hợp đồng theo điều kiện giá CIF. Giá sẽ có lợi hơn cho người bán nếu dành được quyền bán giá theo điều kiện thuê tàu, trả cước và mua bảo hiểm hàng hóa. + Mặc dù hàng đã kiểm đạt tại cảng đi bởi cơ quan giám định do khách ngoại chỉ định, mẫu đã được khách ngoại chấp nhận và có người giám sát trong suốt quá trình đóng hàng, nhưng hàng qua đến cảng nước ngoài vẫn bị khiếu nại về chất lượng và trọng lượng theo quy định của hợp đồng ECC ( European Coffee Contract) áp dụng cho hàng đi Châu Âu và GCA (Green Coffee Association) áp dụng cho hàng đi Mỹ nếu khách ngoại cung cấp chứng cứ khách quan độc lập được tiến hành trong hạn định. 2.5.Đánh giá chung: 2.5.1.Những thành tựu đạt được: -Công tác giao hàng că phí xuất khẩu tính đến nay đã được thực hiện khá hoàn chỉnh và tương đối chuyên nghiệp, ít có những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện. -Hoạt động giao nhận đơn giản, thuận tiện giúp cho quá trình giao hàng ít xảy ra tranh chấp, đảm bảo đúng tiến độ giao hàng cho công ty. -Việc giao dịch với các hãng tàu được thực hiện trực tiếp không phải thông qua môi giới, giảm được một phần lớn chi phí vận tải. -Công ty đã phần nào khẳng định được uy tín trên thị trường, tạo được sự tin tưiửng từ phía khách hàng giúp thuận lợi trong việc mở rộng thị trường. 2.5.2.Những vấn đề tồn tại: -Địa điểm giao hàng: Việc lựa chọn địa điêm giao hàng tại công ty vẫn chưa được hợp lí, đôi lúc không đem lại hiệu quả trong kinh doanh. Vì vậy nên công ty cần phải phân tích kĩ những ưu thế và hạn chế của từng địa điểm giao hàng xem khi nào thì lựa Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com chọn giao hàng tại Đà Nẵng, khi nào chọn địa điểm giao hàng tại thành phố HCM nhằm phát huy tối đa lợi thế, hạn chế đến mức thập nhất những rủi ro. -Công tác lập chứng từ vẫn còn một số vướng mắc, cần hoàn thiện hơn. -Khi tiến hành giao hàng tại kho công ty, việc xếp hàng trong kho tại công ty không có trật tự không có sự phân chia rõ ràng từng mặt hàng đóng ở địa điểm nào nên đôi lúc gây xáo trộn hàng trong kho có thể gây ra tổn thất. -Hiện nay việc xếp hàng vào Container tại công ty vẫn còn mắc phải hạn chế. Việc sắp xếp hàng vào Container mất rất nhiều thời gian và việc tận dụng khoảng trống trong Container vẫn chưa được công ty áp dung một cách triệt để. Do đó công ty cần chấn chỉnh hoạt động này để đảm bảo sự tin tưởng từ phía khách hàng và giữ được uy tín cho công ty. -Vấn đề nhân lực của bộ phận thực hiện việc giao nhận hàng còn chưa được quan tâm về số lượng và tổ chức. -Thủ tục hải quan còn chậm chạp, vì vậy công ty cần chuyên môn hoá công việc cho phù hợp với trình độ của nhân viên. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIAO HÀNG CÀ PHÊ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI INTIMEX ĐÀ NẴNG 3.1.Định hướng xuất khẩu cà phê của công ty trong những năm tới: 3.1.1.Thị trường xuất khẩu. Cà phê là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của công ty.Trong năm 2008 công ty đã xuất khẩu được 30.145,43 tấn cà phê đạt tổng trị giá 45.592.785 USD sang 30 nước khắp các châu lục như:MỸ ,Anh ,Pháp ,Đức, Trong đó thị trường châu âu là thị trường nhập khẩu cà phê của công ty nhiều nhất chiếm hơn 50%kim ngạch xuất khẩu cà phê của công ty.Trong thời gian tới công ty sẽ vẫn giữ quan hệ với các thị trường Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com . NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIAO HÀNG CÀ PHÊ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI INTIMEX ĐÀ NẴNG 3.1.Định hướng xuất khẩu cà phê của công ty trong những năm tới: 3.1.1.Thị trường xuất khẩu. Cà phê. trường xuất khẩu. Cà phê là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của công ty.Trong năm 2008 công ty đã xuất khẩu được 30.1 45, 43 tấn cà phê đạt tổng trị giá 45. 592.7 85 USD sang 30 nước khắp các châu. giao hàng xuất khẩu phòng khi có khó khăn nảy sinh. Bộ tờ khai đăng kí hải quan gồm có: -3 tờ khai hải quan. -1 bảng kê hàng hoá. -Hợp đồng thương mại. -Giấy phép xuất khẩu (nếu có). - ơn