Action có thể lấy input từ bên ngoài workflow xem định nghĩa ở mục b, từ những ứng dụng của hệ thống như nhóm trong Address Book, danh sách phát playlist của iTunes hoặc một đối tượng bạ
Trang 1Hướng dẫn cơ bản Automator tự động hoá công việc
của bạn
Trong Mac OS X, có một ứng dụng mang tên Automator, được cài đặt sẵn khi bạn mua máy về hay khi cài lại Mac Vậy nó là gì? Chức năng của nó có gì hay mà nhìn cái biểu tượng nó… đẹp thế? Thật ra, nó là một công cụ vô cùng hữu ích cho người dùng để thực hiện việc tự động hoá trong Mac đấy Nếu chưa biết cách sử dụng, bạn hãy theo dõi bài viết này nhé
1 Tìm hiểu chung về Automator
Automator là phần mềm được thiết kể bởi Apple, bạn có thể tìm thấy nó trong thư mục
Application của máy Automator xuất hiện lần đầu tiên trong Mac OS Tiger Ứng dụng này có thể giúp bạn tự động thực hiện những công việc lặp lại hoặc những thao tác trên nhiều thành phần Bạn có thể dùng Automator để tương tác với Finder, Safari, iCal, Address Book, iPhoto, iMovie,… Rất nhiều ứng dụng khác không phải của Apple cũng hỗ trợ Automator, chẳng hạn như Microsoft Office for Mac Nói tóm lại, có thể xem Automator như một công cụ lập trình đơn giản, thực hiện chủ yếu bằng thao tác kéo thả theo từng bước để thực hiện mong muốn của người dùng
2 Các khái niệm cơ bản
Trang 2a Action
Action là các hành động đơn lẻ, thực hiện một tác vụ nào đó Ví dụ: thao tác sao chép tập tin, thao tác tải một địa chỉ web, thao tác chơi một bài hát Automator sở hữu một thư viện Action phong phú và có thể được bổ sung thêm
Để có thể thực hiện được một tác vụ, action cần có dữ liệu nhập (input) Action có thể kiểm tra
dữ liệu nhập này rồi chuyển đến việc thực hiện Từng action thực hiện xong công việc của mình thì sẽ được chuyển đến action kế tiếp Action có thể dùng ô nhập liệu, menu dạng pop-up, ô checkbox hoặc nút nhấn để hoạt động
Input có thể được đưa vào ở dạng này, sau khi qua action, nó sẽ được biến đổi thành một kiểu thông tin khác Đây là một tính năng mạnh mẽ của Automator Chẳng hạn như action "Text to Audio File" biến đổi chữ (tiếng Anh) thành một tập tin âm thanh để phát ra loa Tương
tự, output là dữ liệu xuất của action Input của action thường lấy từ output của action trước nó
Bạn có thể xem input và output của một action ở bảng Info, nằm ở góc dưới bên trái của cột Library
Action có thể lấy input từ bên ngoài workflow (xem định nghĩa ở mục b), từ những ứng dụng của
hệ thống như nhóm trong Address Book, danh sách phát (playlist) của iTunes hoặc một đối tượng bạn đã chọn trong Finder
Một số Action không cần phải có dữ liệu nhập, chẳng hạn thao tác "Stop iTunes Playing" chỉ ngừng bài hát đang chơi trong iTunes mà thôi
Các dạng input/output thường dùng:
+ Files/Folders: là những tập tin, thư mục
Trang 3+ Image Files: tập tin hình ảnh
+ URLs: địa chỉ đến một trang web, một tập tin, thư mục,…
+ iTunes tracks: bài hát trong thư viện iTunes
+ iTunes playlist: danh sách phát trong iTunes
+ PDF Files: tập tin theo định dạng PDF
+ iPhoto photos: tập tin ảnh của iPhoto
+ Text: những kí tự, văn bản
+ Rich Text: chữ có định dạng màu sắc, in đậm, gạch dưới, cỡ chữ, loại Font và có thể có hình ảnh
+ Mail messages: nội dung của email, trích xuất từ ứng dụng Mail mặc định của Mac OS
b Workflow
Một hoặc nhiều action kết hợp thành một workflow workflow có thể hiểu là một chuỗi hành động cần thiết để hoàn thành một công việc Khi bạn chạy workflow, các action sẽ được thực hiện tuần tự theo đúng thứ tự bạn yêu cầu Bạn có thể di chuyển action để sắp xếp lại Bạn cũng
có thể sao chép, cắt và dán action khi đang ở trong một workflow
Sau khi một workflow được tạo ra, bạn có thể lưu nó lại rồi dùng cho những lần sau hoặc chia sẻ
nó cho người dùng khác Workflow có thể được chạy bởi Automator hoặc bạn lưu nó thành một ứng dụng riêng lẻ (tập tin app) rồi thao tác như một ứng dụng Mac OS X bình thường
c Variable
Variable là các biến Đó là những thông tin có thể thay đổi được Chẳng hạn như tên máy tính, thời gian, tên người dùng, dung lượng của ổ cứng,… Bạn có thể dùng variable như một thông tin input
3 Làm quen với giao diện của Automator
Trang 4Giao diện của Automator được chia làm 3 phần chính
+ Library: thư viện chứa các action và variable cùng khu vực hiển thị thông tin diễn giải cho các
action đó Để thêm một action, chúng ta sẽ thực hiện thao tác kéo thả từ Library sang khu vực
Workflow Để tìm nhanh một action nào đó, bạn cũng có thể dùng đến ô tìm kiếm ở cạnh chữ
Variables
+ Workflow: nơi chứa các action để build một workflow
+ Log: nhật kí chạy các action Nếu có lỗi hoặc chạy thành công, Automator sẽ hiện ra ở đây
Phía bên góc phải là những nút công cụ, bao gồm Record, Step, Stop và Run Chức năng của hai
nút Record và Step mình sẽ nói sau, còn Run là để chạy workflow và Stop để dừng các hảnh
động trong workflow của bạn
4 Thực hiện các workflow đơn giản
Nói nhiều thì cũng khó hiểu, thôi thì bây giờ chúng ta thực hiện một workflow mẫu để bạn có cái
nhìn chính xác nhất về Automator nhé
Trang 5Ví dụ 1: Resize nhiều ảnh cùng lúc
Trước hết, ta hãy hình dung xem nếu chúng ta tự tay làm thì phải trải qua những bước nào Trong
ví dụ này Ta sẽ cần những bước sau:
1 Chọn tập tin cần resize
2 Resize
3 Chép các tập tin đã resize vào một folder
Tư duy của chúng ta là như thế, và khi áp dụng cho Automator thì cũng y hệt như vậy Đầu tiên,
để chọn một số tập tin nào đó, chúng ta sẽ dùng hành động "Ask for Finder items" Chức năng chính của action này là hiện một hộp thoại cho người dùng chọn tập tin Những tuỳ chọn nhỏ bên trong action này bạn tự tìm hiểu nhé Hãy chọn vào ô "Allow Multiple Selection" để có thể chọn nhiều tập tin cùng lúc Những tập tin này là output của hành động "Allow Multiple Selection" và đồng thời là input cho hành động resize ảnh
Tiếp đó, ta cần resize ảnh, tức phải dùng đến hành động resize Trong Automator, action có chức năng này mang tên "Scale images" Bạn nhập vào kích thước mong muốn trong ô To Size Các tập tin mà chúng ta đã resize sẽ là input cho hành động chép vào folder mới Để tạo một folder mới, ta cần dùng action "New Folder" Bạn có thể chọn một vị trí mong muốn trong ô Where Đến đây, ta đã hoàn tất việc dựng workflow đầu tiên của mình Bạn hãy nhấn nút Run để thao tác
và chạy thử
Trang 6Đừng quên rằng sau khi dựng xong, workflow của chúng ta vẫn chưa chính thức ra đời Muốn nó
hiện diện, bạn hãy lưu lại dưới dạng Application để chạy riêng hay lưu dạng Workflow để có thể
chỉnh sửa trong thời gian tới
Trang 7Nếu chưa rõ, bạn có thể xem cách làm trong video sau:
Ví dụ 2: Đổi định dạng hàng loạt ảnh
Đây là một ví dụ khá đơn giản Để chuyển đổi định dạng, bạn nghĩ xem ta phải làm gì đây? Trước hết là phải chọn ảnh, rồi chuyển đổi định dạng, cuối cùng là xuất ảnh ra một thư mục Vậy chúng ta sẽ bảo Automator thực hiện từng bước như thế nhé Bạn hãy thực hiện thao tác kéo thả những action tương tự như hình bên dưới rồi chạy thử để xem kết quả nhé Đừng quên chọn vào
ô "Allow multiple selection" để chọn được nhiều tập tin
Trang 8Đến bây giờ thì bạn đã quen và định hình cho mình cách sử dụng Automator rồi phải không nào?
Nếu đã rành rồi, chúng ta sẽ đi tiếp Nếu chưa rành, bạn hãy làm lại hai ví dụ trên
Ví dụ 3: Tạo một tập tin PDF từ nhiều ảnh rồi gửi nó qua email
Đây là một ví dụ phức tạp hơn một chút Những thao tác chúng ta cần thực hiện đó là:
Chọn lựa tập tin để đóng thành tập tin PDF
Thu nhỏ kích thước còn 700 pixel để dung lượng không quá lớn
Hỏi xác nhận của người dùng
Tạo tập tin PDF
Tạo Mail, gửi mail
Hãy tham khảo hình bên dưới để biết từng bước làm việc và chọn action nhé Nếu vẫn còn thấy
khó, hãy tải về tập tin đính kèm của bài viết Bạn giải nén rồi dùng Automator để mở ra thì sẽ
thấy chi tiết các action
PDF thu nghiem.app.zip
Trang 9************************************************** *************************
Một số action thường dùng, tính năng của nó và những ghi chú
Các action liên quan đến Finder
Ask for Finder Items: hiển thị hộp thoại để người dùng chọn lựa một hoặc nhiều tập tin
Để chọn nhiều tập tin, chọn vào ô Allow multiple selection Muốn hiển thị thông tin để
biết bạn đang làm gì, hãy ghi vài chữ vào ô Prompt Bạn có thể chỉ cho phép chọn tập tin, thư mục hoặc chọn cả hai bằng tuỳ chọn trong mục Type Với action này, input và output của nó đều là dạng Files/Folders
Copy Finder Items: sao chép những tập tin đã chọn vào một nơi mà bạn chọn trong mục To: Bạn có thể cho ứng dụng tự động ghi đè lên các tập tin trùng tên bằng cách chọn vào
ô Replacing existing files Input của action này là File/Folder và không có output
Creat Archive: tạo một tập tin dạng nén (.zip) từ những tập tin đã chọn trước Input
Files/Folders và không có output
Find Finder Items: tìm kiếm tập tin, thư mục có chứ chuỗi từ ngữ bạn định trước trong
mục "contains" Input và Output đều là Files/Folders
Move Finder Items: di chuyển tập tin, thư mục từ input đến một nơi nào đó do bạn chỉ
định Input là Files/Folders
Trang 10là Files/Folders
New Folder: tạo một thư mục mới tại vị trí do bạn định sẵn Nếu input trước đó có nhiều
tập tin và thư mục, toàn bộ sẽ được chép vào trong thư mục mới này Input là
Files/Folders
Open Finder Items: mở những đối tượng trong input bằng các ứng dụng mặc định của hệ
thống (Default Application) Nếu muốn mở bằng ứng dụng nào khác, bạn có thể chọn
trong danh sách ở mục Open With
Rename Finder Items: đổi tên thư mục Bạn có rất nhiều tuỳ chọn về việc đổi tên tập tin:
+ Add Date or Time: đổi tên bằng cách ghi thời gian vào trước hay sau tên có sẵn
+ Add Text: thêm chữ vào trước, sau tên có sẵn hoặc sử dụng nó như một phần mở rộng
(as extension)
+ Change case: đổi kiểu chữ viết in hay viết thường
+ Make Sequential: đổi tên theo thứ tự và theo một cấu trúc định sẵn Nếu muốn tạo tên
tập tin mới hoàn toàn, bạn chọn vào chữ "new name" rồi nhập tên vào ô kế bên Có thể
thêm số vào trước hoặc sau tên Ô "Start numbers at" là số thứ tự để khởi điểm Cứ thêm
một tập tin, thư mục thì con số này tăng lên 1 Mục "seperated by" là phần phân cách
giữa chữ và số Bên dưới của Action có mục Example để bạn xem tên tập tin của mình sẽ
như thế nào Tuỳ chọn Make Sequential này rất thích hợp nếu như bạn có ý định tạo một
workflow dùng để đổi tên hàng loạt tập tin
Trang 11 Reveal Finder Items: mở cửa sổ Finder chứa tập tin, thư mục lấy từ input
Set the Desktop Pictures: đặt một tập tin hình ảnh làm hình nền cho máy Input bắt buộc phải là các tệp ảnh với định dạng thông dụng (JPEG, PNG, GIF,…)
Các action liên quan đến việc duyệt web
Display Webpages: mở một liên kết (URL) bằng trình duyệt mặc định của máy Mỗi URL sẽ nằm trong một thẻ hoặc một cửa sổ riêng biệt tuỳ theo cấu hình trình duyệt mà bạn dùng Input là các URLs
Download URLs: tải về tập tin chứa trong URL nào đó Input là URLs
Get Contents of Webpages: lấy toàn bộ nội dung của trang web URL của web này lấy từ input Bạn cần lưu ý, khi action này chạy sẽ tốn khá nhiều thời gian tuỳ theo độ nặng, nhẹ của web Có thể action sẽ bắt buộc bạn phải chờ một thời gian rất dài đấy
Get Current Webpages form Safari: lấy trang web hiện đang duyệt bằng Safari Output là URLs
Get Text Form Webpages: trích xuất văn bản từ URL của những trang web lấy từ input
Save Images from Web Content: lưu tất cả hình ảnh có trong nội dung trang web Trước khi chạy action này, bạn buộc phải có action "Get Contents of Webpages" Và action lưu hình ảnh này cũng mất khá nhiều thời gian để hoàn tất công việc của mình
Website Popup: hiện một cửa sổ nhỏ để tải nội dung trang web ngay trên màn hình
Desktop mà không cần phải mở trình duyệt Đây là action mới và chỉ xuất hiện trong Mac
OS X Lion 10.7.x Input của hành động này là URLs
Trang 12 Các action liên quan đến Mail
Add Attachments to Front Message: đính kèm một tập tin vào email Yêu cầu để chạy
hành động này là ứng dụng Mail phải đang mở và phải có một email đang soạn thảo
Input là Files/Folders
Display Mail Messages: hiện nội dung của email Input là Mail messages
Get Attachments form Mail Messages: tải về tập tin đính kèm trong Mail Bạn có thể
chọn nơi để lưu chúng Input là Mail messages
Get New Mail: kiểm tra và lấy về những thư mới trong hộp thư của bạn
Trang 13 New Mail Message: soạn thảo một email mới Bạn có thể chọn sẵn người nhận, các địa
chỉ mail trong mục BCC, CC, tiêu đề và nội dung của email Nếu action trước đó trả kết
quả là tập tin hay thư mục, chúng tự động được đính kèm vào email này Còn nếu đó là
văn bản, nội dung của chúng sẽ tự đọng thêm vào thư Input là Files/Folder và Text
Output là Mail messages
Send Outgoing Messages: gửi những thư đang có trong hộp Outgoing của ứng dụng
Các action của mục PDFs
Lưu ý khi dùng các action của PDFs: tập tin được tạo ra sẽ nằm ở một đường dẫn khá
dài, do đó bạn nên thêm action "Move Finder Items" vào ngay bên dưới "Combine PDF
Pages" để chúng ta dễ dàng định vị nó hơn
Combine PDF Pages: gộp các trang của nhiều tập tin PDF lại với nhau Nếu chọn
"Appending pages", các trang sẽ được gộp theo thứ tự, tức là các trang của tập tin PDF
sau sẽ nằm dưới các trang của tập tin PDF đầu tiên Còn nếu bạn chọn "Shuffle pages"
các trang sẽ được gộp xen kẽ với nhau
Extract odd & even Pages: trích xuất trang mang số chẵn (even) hoặc trang lẻ (odd) hoặc
cả hai sang một tệp PDF mới
New PDFs From Images: tạo tập tin PDF từ những file ảnh Rất lý tưởng để chia sẻ ảnh
một cách nhanh gọn Bạn có thể resize ảnh lại trước để tập tin PDF trở nên nhẹ nhàng
hơn
Trang 14 Watermark PDF Documents: đóng dấu chìm vào những tập tin PDF Có hai tuỳ chọn
đóng dấu chìm dưới tài liệu và đóng dấu nổi phía trên của tài liệu
Các action của mục Photos
Change Type of Images: chuyển định dạng ảnh giữa TIFF, PNG, JPEG, BMP
Trang 15 Create Banner Image From Text: chuyển chữ thành hình ảnh Bạn có thể đưa vào input
dạng text hoặc rich text Có nhiều tuỳ chỉnh về font chữ, màu sắc và kích thước chữ cho
bạn ngay trong action này
Creat Thumbnail Images: tạo hình ảnh thu nhỏ của những file hình ảnh Bạn có thể chọn
kích thước của ảnh thumbnail trong mục Size Để các tập tin ảnh nhỏ không trùng với
ảnh gốc của chúng ta, bạn cần phải đặt thêm một hậu tố nào đó ở mục Suffix Cũng như
những action của PDF, các ảnh thu nhỏ này được đặt tại một nơi bí hiểm nào đó nên bạn
cần dùng action "Move Finder Items" để di chuyển đến nơi mong muốn
Trang 16 Crop Images: cắt cúp hình ảnh theo chiều dài và chiều rộng (không phải resize cả ảnh đâu
nhé) Mục "Scale before crop" có các tuỳ chọn để bạn cắt cúp một cách chính xác nhất
Hãy theo dõi những hình ảnh minh hoạ bên dưới để biết chính xác tuỳ chọn đó cho ra kết
quả như thế nào nhé
Download pictures: tải toàn bộ ảnh từ camera được kết nối với máy Mac Camera này
phải được ứng dụng Image Capture nhận ra nhé
Flip / Pad / Rotate / Scale Image: các tuỳ chọn về việc lật ảnh (Flip), xoay ảnh (Rotate),
chỉnh kích thước ảnh (Scale) hoặc đặt ảnh vào một khung viền (Pad, hay còn được biết
đến với cái tên Canvas) Muốn chép các tập tin ảnh này, bạn phải dùng đến action "Move
Finder Items" như đã giải thích ở trên
Take Screenshot: chụp ảnh màn hình Bạn có thể chụp cả màn hình (Fullscreen) hay cho
người dùng chọn một khu vực, cửa sổ nào đó (Interactive) Sau khi hình đã được chụp,
bạn có thể lưu nó vào Clipboard để phục vụ cho việc chỉnh sửa ảnh khác hoặc lưu trực
tiếp nó vào một thư mục tuỳ ý
Các action của Text