KHẢO SÁT VÀ XÁC LẬP PHẠM VI HỆ THỐNG.doc.DOC

KHẢO SÁT VÀ XÁC LẬP PHẠM VI HỆ THỐNG

Lời mở đầu

Nói chung, nhân sự là một yếu tố quan trọng quyết định đến hoạt động, sự tồn tại của bất kỳ một cơ quan hành chính nào Vì thế, quản lý nhân sự là một đề tài mà gần nh tất cả các cơ quan hành chính đều quan tâm đến, bởi nó quyết định sự hoạt động của cơ quan có hiệu quả hay không, công tác quản lý vấn đề nhân sự của cơ quan có tối u để cơ quan hoạt động tốt hay không

Đặc biệt là trong ngành công an chúng ta quản lý nhân sự lại càng là một vấn đề cấp thiết Bởi do những đặc điểm riêng của ngành, ngời làm công tác quản lý nhân sự trong ngành công an luôn luôn cần phải nắm rõ quân số, đặc điểm, quá trình công tác, khen thởng kỷ luật của từng cán bộ, chiến sỹ trong cơ quan để có thể theo dõi, kịp thời báo cáo với cấp trên khi có yêu cầu, có những đề xuất, góp ý đối với phòng quản lý về vấn đề nhân sự để góp phần làm cho đời sống của cán bộ, chiến sỹ đợc nâng cao từ đó có thể toàn tâm, toàn ý làm việc chiến đấu phục vụ nhân dân, phục vụ Tổ Quốc.

Qua đó, ta thấy rằng vấn đề quản lý nhân sự luôn luôn là một vấn đề cấp thiết Vì lí do đó, em mạnh dạn chọn: “Quản lý nhân sự” làm đề tài thực tập tốt chuyên ngành của mình.

Qua một thời gian nghiên cứu công cụ, ngôn ngữ lập trình Micrsoft Access với sự hớng dẫn của thầy Nguyễn Anh Hoàn Mục đích chơng trình là góp phần đa nhữn ứng dụng của công nghệ tin học vào công việc quản lý nhân sự.

Với một thời gian ngắn vừa tìm hiểu và nghiên cứu, cha có nhiều kinh nghiệm trong công tác quản lý nên chơng trình “Quản lý nhân sự” còn nhiều hạn chế và thiếu xót em rất mong nhận sự đóng góp ý kiến và hớng dẫn thêm của thầy để chơng trình của em đợc hoàn thiện hơn.

Phần I

Khảo sát và xác lập phạm vi hệ thống

Cơ quan cần khảo sát ở đề tài này là Cục V26 BCA.Tại Cục V26 hiện nay mọi công việc về quản lý nhân sự đều phải làm bằng thủ công, rất bất tiện

Cơ cấu làm việc: làm theo chức năng nhiệm vụ đợc phân công

2 Công việc hiện tại của cán bộ quản lý:

QLCB của một cục trong lực lợng Công An Nhân Dân do dặc thù của ngành nên khi có một cán bộ mới chuyển đến thì mọi hồ sơ giấy tờ đợc cán bộ mang trực tiếp đến đơn vị nộp tại phòng tổ chức cán bộ, cán bộ làm công việc quản lý sẽ tiếp nhận hồ sơ lập và lu vào kho hồ sơ cán bộ Cán bộ mới chuyển về sẽ đợc lãnh đạo cục phân công vào một phòng ban nào đó và giao công việc cụ thể

Khi tới niên hạn lên lơng hoặc lên hàm thì cán bộ quản lý phải kiểm tra tất cả các hồ sơ trong đơn vị mình (các quyết định lên lơng hoặc các quyết định lên hàm) kết hợp với danh sách từ những phòng ban cơ sở gửi lên (do các cán bộ tới niên hạn lên lơng hoặc lên hàm đăng ký và lập danh sách), sau một thời gian kiểm tra thì làm danh sách đề xuất lên lơng hoặc lên hàm gửi lên

ký duyệt sau đó gửi quay trở lại phòng tổ chức cán bộ và phòng tổ chức cán bộ sẽ công bố đến từng cán bộ và lu vào hồ sơ cán bộ.

Khi tới niên hạn nghỉ hu cũng vậy cán bộ quản lý phải kiểm tra tất cả các hồ sơ của cán bộ trong đơn vị xem ai đã đến tuổi nghỉ hu để lập danh sách và đánh quyết định rồi gửi lên cho lãnh đạo ký duyệt rồi chuyển đến các phòng ban cho cán bộ.

Đối với những cán bộ cha đến tuổi nghỉ hu mà xin nghỉ hu trớc tuổi thì phải gửi đơn lên phòng tổ chức sau đó cán bộ ở phòng tổ chức sẽ chuyển đơn lên cho lãnh đạo cục duyệt Sau khi lãnh đạo cục ký duyệt đơn thì đơn đó lại đợc chuyển về cho phòng tổ chức và phòng tổ chức sẽ chuyển đến cho cán bộ.

Khi có yêu cầu công tác của lãnh đạo cục gửi xuống thì phòng nghiệp vụ đề xuất làm kế hoạch đợc lãnh đạo cục duyệt phòng cử cán bộ đi đến cơ sở

Khi lãnh đạo cục có yêu cầu xem danh sách cán bộ hay các thông tin về cán bộ nh lơng, cấp hàm, trình độ, danh sách cán bộ nghỉ hu thì cán bộ quản… lý phải lấy tất cả các hồ sơ của cán bộ ra để thống kê sau đó lập báo cáo gửi lên cho lãnh đạo cục.

Trong một năm cán bộ quản lý phòng tổ chức cán bộ phải thống kê theo các yêu cầu của lãnh đạo vào đợt tổng kết 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm thống kê danh sách Đoàn viên, Đảng viên, quân số từng phòng ban, theo cấp hàm và lập báo cáo để gửi lên lãnh đạo cục.

Những bất cập trong công tác quản lý cán bộ của đơn vị:

Ta thấy phơng pháp này của cơ quan là không chặt chẽ và không triệt để Có khi gây ra sự thiếu sót một vài cán bộ khi tới niên hạn lên lơng Mà làm nh vậy sẽ rất mất thời gian, khi đang làm công việc này thì gây ùn tắc những công việc khác Trong đơn vị chỉ có một nguời quản lý về nhân sự cho nên khi tới niên hạn lên lơng hay nghỉ hu thì đẫn đến sự làm việc quá tải của ngời quản lý.

Các nhu cầu tìm kiếm rất phức tạp để lấy một số thông tin về một vài cán bộ nào đó thì ngời nhân viên đó phải mất một thời gian nhất định thì mới lấy đợc thông tin về ngời cán bộ đó Khi thống kê quân số theo phòng ban thì phải mất vài tiếng đồng hồ mới có thể làm xong Cũng tơng tự nh vậy khi thống kê theo cấp hàm, đa ra danh sách Đoàn viên, Đảng viên nhân viên đó phải tìm lại hồ sơ của từng cán bộ để có đợc danh sách đó.

3 Mục đích của đề tài:

Đề tài thực hiện nhằm mục đích sau:

- Hạn chế tối thiểu công việc xử lý thủ công.

- Tổng hợp đầy đủ,chính xác, kịp thời các thông tin về từng nhân sự - Lu trữ thông tin về từng nhân sự trong thời gian lâu dài.

- Lu trữ thông tin khi thay đổi, thêm mới, sửa, xoá

4 Mô tả bài toán quản lý nhân sự:

- Bài toán QLNS phải đảm nhận các chức năng lu trữ và bảo toàn dữ liệu - Xây dựng và thiết kế hệ thống chơng trình dới hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access.

- Khai thác cơ sở dữ liệu bằng ngôn ngữ SQL.

- Cung cấp thông tin tổng hợp, thống kê chính xác và kịp thời phục vụ công tác quản lý.

Hệ thống quản lý nhân sự gồm có bốn chức năng: Quản lý, Xử lý, Tìm kiếm, Báo cáo.

*/ Chức năng quản lý: là Quản lý Hồ sơ của cán bộ và Quản lý công tác, hồ sơ này do lãnh đạo cục gửi tới Hồ sơ cán bộ đợc chức năng quản lý lu vào kho gọi là kho Hồ sơ Khi Lãnh đạo Cục có yêu cầu xem danh sách cán bộ hay các thông tin về cán bộ thì chức năng quản lý sẽ lấy Hồ sơ cán bộ từ kho Hồ sơ và gửi Danh sách cán bộ cho Lãnh đạo Cục Chức năng này còn cập nhật quyết định kỷ luật và quyết định khen thởng của cán bộ khi lãnh đạo Cục gửi quyết định tới bộ phận cập nhật và lu các quyết định trên.

Khi đến niên hạn nghỉ hu của cán bộ thì chức năng Quản lý sẽ lấy từ kho hồ sơ Hồ sơ Danh sách đề xuất nghỉ hu của những cán bộ đến tuổi nghỉ h-uvà những cán bộ cha đến tuổi nhng có đơn xin nghỉ hu trớc tuổi gửi cho lãnh đạo Cục, Lãnh đạo cục duyệt danh sách và đơn xin nghỉ hu và gửi lại cho chức năng quản lý, chức năng này sẽ gửi quyết định nghỉ hu đến cho cán bộ và lu vào kho Hồ sơ lu

Khi lãnh đạo cục có yêu cầu xem các thông tin về cán bộ thì chức năng Quản lý sẽ lấy thông tin từ kho Hồ sơ và gửi cho lãnh đạo cục.

Khi có yêu cầu công tác của lãnh đạo cục thì chức năng Quản lý sẽ gửi Quyết định công tác tới cán bộ.

*/ Chức năng Xử lý: là chức năng chuyên xử lý về lơng và cấp hàm.

Chức năng xử lý lấy từ kho hồ sơ những cán bộ những cán bộ đã đến niên hạn lên lơng hoặc lên hàm để gửi đề xuất lên lãnh đạo cục, sau khi lãnh đạo cục duyệt danh sách lên lơng hoặc lên hàm thì gửi lại cho chức năng Xử lý và chức năng Xử lý sẽ gửi quyết định đến cán bộ.

*/ Chức năng tìm kiếm: là tìm kiếm theo yêu cầu của cấp trên nh: trình độ, cấp hàm, mức lơng, phòng ban

Khi Lãnh đạo Cục yêu cầu tìm kiếm thì chức năng Tìm kiếm này sẽ lấy từ kho Hồ sơ những thông tin đúng nh yêu cầu tìm kiếm của Lãnh đạo sau đó báo cáo lên Lãnh đạo Cục.

*/ Chức năng báo cáo: là báo cáo thống kê theo yêu cầu của cấp trên nh: Báo cáo danh sách cán bộ nghỉ hu, Báo cáo tăng giảm nhân sự của Cục, Báo cáo danh sách phòng ban, Thống kê Đảng viên, Đoàn viên, thống kê Cấp hàm, Thống kê theo trình độ.

Khi Lãnh đạo Cục yêu cầu Báo cáo thống kê thì chức năng Báo cáo sẽ lấy từ kho Hồ sơ những thông tin theo đúng yêu cầu của Lãnh đạo Cục, sau đó trả lời báo cáo cho Lãnh đạo Cục.

Phân rã chức năng Quản lý:

Khi có một cán bộ mới chuyển đến thì Hồ sơ lý lịch của cán bộ đó đợc đa vào chức năng Quản lý lý lịch Lãnh đạo cục có yêu cầu xem các thông tin về cán bộ thì chức năng Quản lý lý lịch lấy từ kho hồ sơ để lập danh sách gửi đến lãnh đạo cục.

Chức năng Quản lý công tác đợc lấy từ kho Hồ sơ và QT công tác Khi có yêu cầu đi công tác của lãnh đạo cục thì chức năng Quản lý công tác sẽ gửi quyết đi công tác đến cán bộ.

Đối với những cán bộ đã đến tuổi nghỉ hu và những cán bộ xin nghỉ hu trớc tuổi (phải có Đơn xin nghỉ hu) thì chức năng Quản lý công tác sẽ lấy thông tin từ kho Hồ sơ để lập danh sách và gửi lên lãnh đạo cục danh sách đề xuất nghỉ hu, sau khi duyệt lãnh đạo cục lại gửi lại cho chức năng Quản lý công tác và chức năng này sẽ chuyển đến cho cán bộ quyết định nghỉ hu

Phân rã chức năng Xử lý:

Chức năng Đề xuất tăng hàm lấy từ kho Hồ sơ những cán bộ đã đến niên hạn lên hàm và gửi đến Lãnh đạo Cục danh sách đề xuất tăng hàm, tại đây Lãnh đạo Cục sẽ duyệt Danh sách và gửi Danh sách những cán bộ đợc tăng hàm tới chức năng Quyết định tăng hàm Bộ phận này sẽ gửi Quyết định tăng hàm tới cán bộ và lu vào kho Hồ sơ.

Chức năng Đề xuất lên lơng lấy từ kho Hồ sơ những cán bộ đã đến niên hạn lên lơng và gửi đến Lãnh đạo Cục danh sách đề xuất lên lơng, tại đây Lãnh đạo Cục sẽ duyệt Danh sách và gửi Danh sách những cán bộ đợc lên ơng tới chức năng Quyết định lên lơng Bộ phận này sẽ gửi Quyết định lên l-ơng tới cán bộ và lu vào kho Hồ sơ

Phân rã chức năng tìm kiếm:

Khi Lãnh đạo Cục yêu cầu tìm kiếm theo trình độ (cụ thể là tên trình độ: Trung học, Cao Đẳng, Đại học thì chức năng Tìm kiếm theo trình độ này sẽ lấy từ kho hồ sơ cán bộ, phòng ban, chức vụ, cấp hàm và lập danh sách cán bộ gửi đến Lãnh đạo Cục những trình độ theo đúng yêu cầu.

Cũng tơng tự nh vậy đối với những chức năng tìm kiếm khác trong hệ thống.

Phân rã chức năng báo cáo:

Chức năng Báo cáo là chức năng chuyên dùng để thống kê báo cáo nh: Danh sách cán bộ đã nghỉ hu, thống kê trình độ của cán bộ, thống kê theo cấp hàm hay đa ra danh sách Đảng viên, Đoàn Viên cũng nh tăng, giảm nhân sự của các Phòng ban theo yêu cầu của Lãnh đạo Cục.

Đối với chức năng Báo cáo danh sách cán bộ đã nghỉ hu thì khi có yêu cầu báo cáo của Lãnh đạo Cục, chức năng này sẽ lấy Danh sách cán bộ đã nghỉ hu từ kho Cán bộ nghỉ hu để gửi đến Lãnh đạo Cục.

Với chức năng Thống kê Trình độ: Khi Lãnh đạo Cục yêu cầu báo cáo thì chức năng này sẽ lấy từ kho Hồ sơ cán bộ danh sách theo trình độ (cụ thể nh: trung học gồm bao nhiêu cán bộ, Cao Đẳng bao nhiêu, Đại học bao nhiêu, trên Đại học bao nhiêu) sau đó gửi báo cáo lên Lãnh đạo cục.

Tơng tự nh vậy khi Lãnh đạo Cục yêu cầu báo cáo theo cấp hàm ( cụ thể nh: Hạ sỹ quan có bao nhiêu cán bộ, Sỹ quan có bao nhiêu cán bộ, mà trong đó Thiếu uý bao nhiêu,Trung uý bao nhiêu, Chức năng thống kê cấp hàm sẽ lấy từ kho Hồ sơ cán bộ Danh sách cấp hàm để báo cáo lên Lãnh đạo Cục.

Đối với chức năng đa ra danh sách Đảng viên, Đoàn viên cũng lấy từ kho Hồ sơ cán bộ Tổng số Đảng viên, Đoàn viên kèm theo Danh sách để báo cáo lên Lãnh đạo Cục khi Lãnh đạo Cục có yêu cầu.

Chức năng Báo cáo tăng, giảm nhân sự cũng lấy thông tin từ Kho Hồ sơ cán bộ để đa ra Danh sách tăng, giảm nhân sự để báo cáo Lãnh đạo Cục khi Lãnh đạo Cục có yêu cầu.

Tơng tự, khi Lãnh đạo Cục yêu cầu báo cáo danh sách các Phòng ban thì chức năng Báo cáo danh sách phòng ban này sẽ lấy từ kho Hồ sơ cán bộ Danh sách Phòng ban báo cáo lên Lãnh đạo Cục.

2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Tr¶ lêi y/c t×m kiÕmY/c t×m kiÕm theo møc l¬ngY/c t×m kiÕm theo cÊp hµm

Tr¶ lêi y/c t×m kiÕm

m« h×nh thùc thÓ liªn kÕt e-r

Chøc vô

Ngµy vµo ®oµnN¬i vµo ®oµn

Cấu trúc các bảng

Table Hosocanbo

Field nameData TypeDescription

HovatenText, 50Họ và tên cán bộNgaysinhDate/TimeNgày sinhNoisinhText, 50Nơi sinhGioitinhText, 10Giới tính

TongiaoText, 10Tôn giáoNguyenquanText, 50Nguyên quánNoiohiennayText, 50Nơi ở hiện nayDienthoaiText, 12Điện thoại

NgaycapDate/ TimeNgày cấp

TpgiadinhText, 30Thành phần gia đình

NNtuyendungText, 50Nghề nghiệp trớc khi vào ngànhTrinhdohocvanText, 30Trình độ học vấn

ChuyenmonKTText, 50Chuyên môn, kỹ thuậtLyluanCTText, 30Lý luận chính trịNgoainguText, 35Trình đọ ngoại ngữNgaynhapnguDate/ TimeNgày nhập ngũNgayxuatnguDate/ TimeNgày xuất ngũ

NgayvaoCANDDate/ TimeNgày vào ngành CANDDonvituyenText, 50Đơn vị tuyển

Ngayduoctuyendung Date/ TimeNgày đợc tuyển dụng chính thứcCoquantuyendungText, 50Cơ quan tuyển dụng

NgayvaoDoanDate/ TimeNgày vào ĐoànNoivaoDoanText, 50Nơi vào ĐoànNgayvaoDangDate/ TimeNgày vào ĐảngNoivaoDangText, 50Nơi vào Đảng

NgaychinhthucDate/ TimeNgày vào Đảng chính thứcChucvuhientaiText, 30Chức vụ hiệ tại

BacluongText, 5Bậc lơng

Danhhieuduocphong Text, 50Danh hiệu đợc phongTinhhinhsuckhoeText, 30Tình hình sức khoẻ

* Table Quatrinhcongtac

Field nameData TypeDescription

Ngaynhancongtac Date/ TimeNgày nhận công tác

* Table Chucvu

Field nameData TypeDescription

TenCVText, 50Tên chức vụPhucapchucvuText, 15Phụ cấp chức vụ

* Table Dicongtac

Field nameData TypeDescription

NoidenText, 50Nơi đến công tácTungayDate/ TimeĐi từ ngàyDenngayDate/ TimeĐến ngày

LydodiText, 50Lý do đi công tác

TungayDate/ TimeTừ ngàyDenngayDate/ TimeĐến ngày

* Table Luong

Field nameData TypeDescription

NgayhuongluongDate/ TimeNgày hởng lơng * Table LSCapham

Field nameData TypeDescription

NgayphonghamDate/TimeNgày đợc phong hàm

* Table Capham

Field nameData TypeDescription

CapHamText, 35Tên cấp hàm * Table Phongban

Field nameData TypeDescription

TenPBText, 50Tên phòng ban

Kết luận

Sau một thời gian học tập, nghiên cứu cùng với sự hớng dẫn tận tình của thầy Ngyễn Anh Hoàn đã giúp em rất nhiều trong công việc tìm hiểu phân tích hệ thống quản lý.

Tuy nhiên mục đích phân tích bài toán ban đầu cũng nh yêu cầu đặt ra là tơng đối lớn Mặc dù trình độ còn hạn chế và việc nắm bắt thực tế còn nhiều khó khăn song với sự giúp đỡ của thầy em đã cố gắng thiết kế cài đặt chơng trình nhng vẫn không tránh khỏi những thiếu sót Để có một chơng trình hoàn chỉnh hơn nữa em rất mong đợc sự chỉ dẫn và giúp đỡ của thầy để nâng cao khả năng chuyên môn của bản thân và nhằm hoàn thiện chơng trình hơn nữa.

Em xin chân thành cảm ơn!