Hệ thống nhắc việc tại 1 văn phòng.doc.DOC

Hệ thống nhắc việc tại 1 văn phòng

Lời nói đầu

Trong thời đại ngày nay đang chứng kiến sự thay đổi lớn lao và kỳ diệu do khoa học và công nghệ mang lại Cùng với sự phát triển của ngành khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin trên toàn cầu, tin học ngày càng thâm nhập vào đời sống xã hội; Việc ứng dụng tin học vào các ngành khoa học, kỹ thuật, quản lý, sản xuất không còn là điều mới lạ nữa; nó thực sự trở thành công cụ hữu hiệu phục vụ đắc lực cho hoạt động của con ngời và trong đời sống xã hội Nhờ vào vai trò này của ngành công nghệ thông tin, có thể gọi thời đại hiện nay là thời đại của công nghệ thông tin Sự chính xác cao, khả năng lu trữ thông tin lớn, tốc độ xử lý thông tin mạnh đã mở ra nhiều ứng dụng cho nhiều ngành, nhiều lĩnh vực khác nhau Nhờ những tính năng u việt, máy tính đã giúp con ngời thoát khỏi công việc thủ công, nâng cao năng xuất lao động Cụ thể, với công tác quản lý, khi đã đa tin học vào ứng dụng thì đã thu đợc những thành công đáng kể Việc quản lý một hệ thống với một khối lợng lu trữ đồ sộ bằng máy tính là một cuộc cách mạng trong công tác quản lý.

Sau khi học xong môn PT&TKHT và các bộ môn khác thuộc Khoa Công nghệ thông tin Viện Đại Học Mở Hà Nội; đợc sự phân công của thầy giáo em đợc nhận đề tài “Hệ thống

nhắc việc tại 1 văn phòng”.

Tuy nhiên, do kinh nghiệm và trình độ còn hạn chế nên chơng trình của em không thể tránh khỏi những thiếu sót; Kính mong nhận đợc ý kiến đóng góp của thầy giáo để hệ thống chơng trình này ngày càng đợc hoàn thiện hơn.

Môc lôcTrang

I.Giíi thiÖu chung 3

III.Nghiªn cøu chñ thÓ 6

1 §¸nh gi¸ thuËn lîi 6

I Giới thiệu chung

1 Giới thiệu tổ chức

Công ty AB là một Công ty chuyên kinh doanh các lĩnh vực có liên quan đến lĩnh vực tin học, công ty có nhiệm vụ:

• Cung cấp máy tính và các thiết bị liên quan,

• Các dịch vụ sửa chữa và nâng cấp máy tính,

• Thiết kế lắp đặt hệ thống mạng,

• Xây dựng các phần mềm quản lý ,Web,

Mục tiêu của công ty là mở rộng thị trờng cũng nh tầm hoạt động của mình lớn mạnh trong lĩnh vực công nghệ thông tin đang đợc phát triển mạnh ở nớc ta

Do tính chất vừa cung cấp, sửa chữa, bảo hành vừa xây dựng phần mềm phục vụ khách hàng; vì vậy, vấn đề đặt ra cho Công ty là nhu cầu của thị trờng cũng nh nhu cầu của khách hàng để có hớng phát triển cho mình Do đó, yêu cầu đặt ra của Công ty là phải có một kế

hoạch tổ chức và quản lý phù hợp; Đó chính là phần mềm “Quản lý nhân sự và tiền lơng”

Với mục đích nh vậy, mô hình quản lý của Công ty đợc bố trí nh sau:

•Ban Giám đốc Công ty gồm

- Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm chung,

- Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật (gồm Bộ phận kỹ thuật-bảo hành và các bộ phận có liên quan đến kỹ thuật ) ,

- Phó Giám đốc phụ trách về kinh tế ( gồm các phòng : Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, tài vụ-vật t ),

- Phó Giám đốc phụ trách các lĩnh vực Hành chính-Tổng hợp, Bảo hiểm và các công việc nội chính của Công ty.

• Phòng Hành chính-Tổng hợp: Gồm có Trởng phòng, hai Phó Trởng phòng và một số nhân viên văn phòng Nhiệm vụ của Phòng là quản lý , bổ xung, điều hành nhân sự, công tác hành chính, quản trị, chấm công và các công việc sự vụ khác trong Công ty

•Phòng Kinh doanh: gồm có Trởng phòng, hai Phó Trởng phòng và một số nhân viên giúp việc có nhiệm vụ lu trữ các dữ liệu của Công ty để tiện việc tra cứu khi giao dịch với khách hàng, giao dịch, quảng cáo mặt hàng, tiếp thị đến khách hàng để có thể bán đợc sản phẩm Phòng này còn có nhiệm vụ tìm hiểu , phân tích nhu cầu của thị trờng để tìm ra những hớng đi tối u cho các kế hoạch sản xuất, phơng án tiêu thụ sản phẩm một cách có lợi nhất

•Phòng Vật t - tài vụ: gồm có Trởng phòng, Phó Trởng phòng, Kế toán trởng, thủ quỹ, một số nhân viên; Phòng thực hiện các nhiệm vụ về lĩnh vực đảm bảo cung cấp vật t, thiết bị trong quá trình sản xuất; chi trả lơng cho cán bộ công nhân viên; thống kê, báo cáo về tài chính của Công ty.

•Phòng Kỹ thuật: gồm có Trởng phòng , hai Phó Trởng phòng và một số nhân viên có nhiệm vụ đảm nhiệm các lĩnh vực có liên quan đến kỹ thuật của Công ty, giúp Công ty có biện pháp tổ chức thực hiện các hoạt động sản xuất tốt.

* 5 phòng trên đợc hởng mức lơng theo bậc lơng của bản thân (hệ số lơng của mình) + l-ơng phụ cấp chức vụ (phụ cấp chức vụ là 10% ll-ơng cơ bản)

•Bộ phận Bán hàng-bảo hành: gồm Trởng bộ phận và các tổ trởng quản lý các tổ viên chuyên về kỹ thuật và quảng cáo cũng nh bán hàng, bảo hành Bộ phận này đảm nhiệm vấn đề tiếp cận của công ty với khách hàng, bảo hành tất cả những sản phẩm của Công ty đang đợc lu hành trên thị trờng.

•Bộ phận sản xuất: gồm Trởng Bộ phận và các tổ trởng quản lý các tổ viên chuyên về sản xuất sản phẩm của Công ty Bộ phận này có nhiệm vụ làm ra các sản phẩm cũng nh xây dựng lên các phần mềm ứng dụng để phục vụ khách hàng.

• 2 bộ phận trên đợc hởng mức lơng cơ bản +5% giá trị sản phẩm bán đợc +5% giá trị sản phẩm làm ra Chế độ thởng, phạt do Giám đốc quy định cho những nhân viên xuất sắc của Công ty trên cơ sở các Nghị quyết Hội nghị công nhân viên chức Công ty; Cụ thể là: nhân viên

2 Hiện trạng & giải pháp

- Hiện tại việc quản lý còn thủ công, không thuận tiện trong việc quản lý cán bộ công nhân viên, dễ gây nhầm lẫn trong công tác ghi chép sổ sách cũng nh trong việc nhập các số liệu, một nhợc điểm nữa là tiêu tốn thời gian cũng nh nhân công của các bộ phận quản lý

- Giải pháp mới là:Do hệ thống hiện tại hoạt động còn rờm rà lên giải pháp đợc đề ra là ch-ơng trình mới đợc tin học hoá vẫn dữ nguyên hệ thống và tính chất điều hành nh cũ Nhng nó hoạt động trên một Website quản lý mới của công ty và tất cả hoạt động của công ty đợc gói gọn trong chơng trình này

II Lên kế hoạch 1.Chơng trình ứng dụng

Website là một ứng dụng thơng mại điện ttreen mạng chính vì vậy nó chỉ có thể đợc sử dụng khi máy tính đợc kết nối vớ hệ thống mạng Chơng trình của trang web đợc tải và quản lý trên một máy chủ (Server) và có một địa chỉ mạng tơng ứng để các máy khách (Client) có thể truy cập tới Nguyên lý hoạt động của W.W.W đợc xây dựng trên mô hình Client/Server Theo mô hình này để truy cập đến trang Web, Client sẽ sử dụng mô hình duyệt Web (Web Browser) Khi ngời sử dụng muốn truy cập đến trang web thì họ chỉ cần biết địa chỉ của trang Web đó, Client sẽ tự động kết nối đến Server cần liên lạc rồi sử dụng giao thức HTTP để liên lạc với Web Server Khi đó nhiệm vụ của Web Server là tiếp nhận yêu cầu của ngời sử dụng gửi từ Client qua CGI, phân tích các yêu cầu đó và thực hiện các tính toán sử lý dữ liệu Sau khi thực hiện thì kết quả đợc sử lý và đợc chuyển về dạng siêu văn bản gửi cho CGI CGI sẽ tự động gửi trở về cho Client, tại đây Web Browser sẽ hiển thị trang Web đó bằng các trình duyệt Web nh (Internet Explorer Nescape

2 Ưu điểm.

- QLNS trên Web khác với QLNS trên giấy là ngời quản lý cũng nh ngời sử dụng có thể ở bất cứ đâu miễn là có thể tuy cập mạng thì vẫn có thể sử dụng đợc chơng trình.

- Kết quả của việc quản lý trên Web nhanh hơn rất nhiều so với công tác thủ công trớc đây Vì KHKT phát triển máy tính có thể làm thay cho con ngời hầu hết các công việc và độ chính sác của nó là rất cao.

- Mặt khác nó giúp con ngời tiết kiệm tối đa thời gian làm việc.

- CNTT hiện nay đang phát triển và chắc chắn còn phát triển mạnh trong tơng lai vì vậy một tơng lai cho những ngời sử dung mạng sẽ đợc mở ra Chúng ta sẽ không phải núc nào củng phải có mặt để quản lý mà chúng ta có thể ở bất kỳ đâu cũng có thể làm công việc của mình thông qua Internet

III Nghiên cứu chủ thể 1.Đánh giá lợi nhuận.

- Cắt bỏ đợc những công việc thủ công khi điều hành hoạt động của công ty: nh các công việc chấm công, tính toán lơng cho công nhân viên hàng tháng, chúng đợc đa vào một quá trình khép kín trên một trang Web

- Lợi nhuận đáng kể của việc ứng dụng chơng trình là số nhân viên đợc cắt giảm đáng kể mà chỉ phải chi phí định kỳ nh cập nhật, bảo trì các linh kiện, phụ tùng.

2 Đánh giá kỹ thuật

- Việc ứng dụng chơng trình giúp cho các nhân viên đợc nâng cao về trình độ khoa học kỹ thuật mới, tin học hoá mọi hoạt động trên mọi phơng diện của công ty.

1.Hệ thống hiện tại

Công ty AB là một Công ty chuyên kinh doanh các lĩnh vực có liên quan đến lĩnh vực tin học Mục tiêu của công ty là mở rộng thị trờng cũng nh tầm hoạt động của mình lớn mạnh trong lĩnh vực công nghệ thông tin đang đợc phát triển mạnh ở nớc ta

a Sơ đồ tổ chức của Công ty:

Do tính chất của công ty lên yêu cầu đặt ra của Công ty là phải có một kế hoạch tổ chức và

quản lý phù hợp Đó chính là phần mềm "Quản lý nhân sự và tiền lơng"

Với mục đích nh vậy, mô hình quản lý của Công ty đợc bố trí nh sau: • Ban Giám đốc Công ty gồm

- Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm chung,

- Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật (gồm Bộ phận kỹ thuật-bảo hành và các bộ phận có liên quan đến kỹ thuật ) ,

- Phó Giám đốc phụ trách về kinh tế ( gồm các phòng : Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, tài vụ-vật t ),

- Phó Giám đốc phụ trách các lĩnh vực Hành chính-Tổng hợp, Bảo hiểm và các công việc nội chính của Công ty.

• Phòng Hành chính-Tổng hợp: Gồm có Trởng phòng, hai Phó Trởng phòng và một số nhân viên văn phòng Nhiệm vụ của Phòng là quản lý , bổ xung, điều hành nhân sự, công tác hành chính, quản trị, chấm công và các công việc sự vụ khác trong Công ty

• Phòng Kinh doanh: gồm có Trởng phòng, hai Phó Trởng phòng và một số nhân viên giúp việc có nhiệm vụ lu trữ các dữ liệu của Công ty để tiện việc tra cứu khi giao dịch với khách hàng, giao dịch, quảng cáo mặt hàng, tiếp thị đến khách hàng để có thể bán đợc sản phẩm Phòng này còn có nhiệm vụ tìm hiểu , phân tích nhu cầu của thị trờng để tìm ra những hớng đi tối u cho các kế hoạch sản xuất, phơng án tiêu thụ sản phẩm một cách có lợi nhất

• Phòng Vật t - tài vụ: gồm có Trởng phòng, Phó Trởng phòng, Kế toán trởng, thủ quỹ, một số nhân viên; Phòng thực hiện các nhiệm vụ về lĩnh vực đảm bảo cung cấp vật t, thiết bị trong quá trình sản xuất; chi trả lơng cho cán bộ công nhân viên; thống kê, báo cáo về tài chính của Công ty.

• Phòng Kỹ thuật: gồm có Trởng phòng , hai Phó Trởng phòng và một số nhân viên có nhiệm vụ đảm nhiệm các lĩnh vực có liên quan đến kỹ thuật của Công ty, giúp Công ty có biện pháp tổ chức thực hiện các hoạt động sản xuất tốt.

* 5 phòng trên đợc hởng mức lơng theo bậc lơng của bản thân (hệ số lơng của mình) + lơng phụ cấp chức vụ (phụ cấp chức vụ là 10% lơng cơ bản)

• Bộ phận Bán hàng-bảo hành: gồm Trởng bộ phận và các tổ trởng quản lý các tổ viên chuyên về kỹ thuật và quảng cáo cũng nh bán hàng, bảo hành Bộ phận này đảm nhiệm vấn đề tiếp cận của công ty với khách hàng, bảo hành tất cả những sản phẩm của Công ty đang đợc lu hành trên thị trờng.

• Bộ phận sản xuất: gồm Trởng Bộ phận và các tổ trởng quản lý các tổ viên chuyên về sản xuất sản phẩm của Công ty Bộ phận này có nhiệm vụ làm ra các sản phẩm cũng nh xây dựng lên các phần mềm ứng dụng để phục vụ khách hàng.

• 2 bộ phận trên đợc hởng mức lơng cơ bản +5% giá trị sản phẩm bán đợc +5% giá trị sản phẩm làm ra Chế độ thởng, phạt do Giám đốc quy định cho những nhân viên xuất sắc của Công ty trên cơ sở các Nghị quyết Hội nghị công nhân viên chức Công ty; Cụ thể là: nhân viên đợc thởng nếu hoàn thành vợt mức chỉ tiêu do cấp trên đề ra Mức thởng đợc chia làm 2 mức cụ thể với số tiền là: mức 1 = 50000 VND, mức 2 = 100000 VND; Nhân viên bị phạt nếu họ làm h hỏng bất cứ một tài sản nào của Công ty và mức phạt phải chịu là 50% giá trị hiện tại

LNGAY: lơng ngày làm việc,

HESOBAC: Hệ số bậc lơng của mỗi nhân viên LTHEM: lơng thêm,

PCCV: Phụ cấp chức vụ,

SNGAYLV: Số ngày công làm việc,

SNCPVT: Số ngày nghỉ có phép vợt trội quy định, SNGAYLT: Số ngày làm thêm,

SNKP: Số ngày nghỉ không phép,

THUONG: Thởng cho những nhân viên suất sắc,

PHAT: Khi nhân viên làm hỏng tài sản của Công ty, tiền phạt tuỳ thuộc vào mức độ h hại của tài sản Công ty.

2 Hệ thống mới.+ Sơ đồ môi trờng

+ Sơ đồ chức năng.

+ Thêm mới nhân viên: Cập nhật một nhân viên mới,

+ Điều chỉnh thông tin nhân viên: Điều chỉnh các thông tin của nhân viên (tăng lơng )… + Xem thông tin về nhân viên: Thống kê, báo cáo các thông tin về nhân viên theo toàn Công ty, theo phòng ban, theo chức vụ,…

+ Chấm công nhân viên: Tiến hành chấm công của từng nhân viên theo tháng, + Báo cáo bảng lơng và ngày công nhân viên:

- Báo cáo bảng lơng: Báo cáo chi tiết về lơng của từng nhân viên nh: lơng cơ bản, Bảo hiểm xã hội,Bảo hiểm y tế, tiền thởng, phạt, và số tiền nhân viên đó thực lĩnh.…

- Báo cáo ngày công: Báo cáo chi tiết về ngày công của nhân viên bao gồm ngày làm việc, ngày nghỉ có phép, nghỉ không phép, ngày làm thêm, …

+ Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.

1.Ghi nhận ngày công làm việc,

2 Thông tin về nhân viên mới đợc tuyển dụng, yêu cầu điều chỉnh thông tin về nhân viên, 3 Trả nời thông tin hiệu chỉnh về nhân viên,

4 Trả nời đơn xin việc, 5.Nộp hồ sơ, lý lịch nhân viên.

+ Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

1

Thông tin về nhân viên mới đợc tuyển dụng và yêu cầu chỉnh sửa thông tin về nhân viên, 2 Nhận và trả nời thông tin trên,

3.Yêu cầu chỉnh sửa bảng chấm công, 4 Báo cáo bảng chấm công,

5 Khai báo hồ sơ, lý lịch nhân viên, 6 Ghi nhận thông tin về nhân viên,

7 Trả nhận lơng của nhân viên với bộ phận tiền lơng, 8.Lấy thông tin từ hồ sơ nhân viên để quản lý,

9 Lấy thông tin về số nhân viên đi làm hoặc nghỉ từ bảng chấm công, 10 Lấy thông tin từ bảng chấm công để tính lơng

+ Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh

- Sơ đồ luồng dữ liệu của quá trình quản lý nhân viên:

1 Thông tin về nhân viên mới đợc tuyển dụng, 2 Lu thông tin nhân viên mới vào hồ sơ nhân viên,

3 Giám đốc, Phòng tổ chức yêu cầu điều chỉnh thông tin về nhân viên, 4 Lấy thông tin từ hồ sơ nhân viên về điều chỉnh theo yêu cầu,

5 Lu thông tin đã điều chỉnh vào hồ sơ nhân viên, 6 Lãnh đạo yêu cầu báo cáo về nhân viên,

7 Lấy thông tin từ hồ sơ nhân viên để báo cáo về lý lịch,

8 Lấy thông tin từ bảng chấm công để báo cáo về tình hình làm việc, 9 Gửi thông tin báo cáo theo yêu cầu.

Sơ đồ luồng dữ liệu của quá trình quản lý lơng.

1 Bộ phận chấm công ghi nhận ngày công và ngày làm việc.

2 Giám đốc quy định mức thởng, phạt của các nhân viên (nếu có), 3 Lu thông tin chấm công vào bảng chấm công,

4 Giám đốc trởng phòng tổ chức yêu cầu điều chỉnh thông tin về ngày công, mức th-ởng, phạt,

5 Lấy thông tin từ bảng chấm công để điều chỉnh theo yêu cầu, 6 Lu thông tin đã điều chỉnh vào bảng chấm công,

7 Nhân viên yêu cầu tính lơng,

8 Lấy thông tin từ bảng chấm công để tính lơng,

9 Lấy thông tin mức lơng CB và PCCV từ hồ sơ nhân viên để tính lơng, 10 Gửi bảng tính lơng cho nhân viên.

V Thiết kế CSDL

1 Thiết kế CSDL

Qua việc phân tích sơ đồ luồng dữ liệu, chúng ta hiểu rõ hơn các chức năng đợc thi hành để tạo ra và lu trữ dữ liệu Qua đó xác nhận một số thông tin gốc ban đầu cần lu trữ nh sau:

• Danh mục nhân viên: Lu trữ thông tin về cá nhân,

• Danh mục phòng ban: Lu trữ thông tin về các phòng ban,

• Danh mục chức vụ: Lu trữ thông tin về các chức vụ,

• Bảng chấm công: Lu thông tin chấm công của nhân viên.

Tiếp theo ta phân tích mối quan hệ giữa các thực thể thông qua sơ đồ quan hệ thực thể Nhờ sơ đồ thực thể và các mối quan hệ, chúng ta sẽ biết đợc những thuộc tính trong tập thực thể nào cần giữ lại hoặc tách thành các tập thực thể mới

a. Mô hình thực thể liên kết

Thể hiện mối quan hệ giữa các bảng

b Các Table - bảng dữ liệu :

+ Table – Bảng dữ liệu: là phần quan trọng, cơ bản nhất của cơ sở dữ liệu , chứa các

dữ liệu cần thiết của cơ sở dữ liệu.

+ Dựa vào sơ đồ thực thể và mô tả, chức năng của chơng trình, chúng ta xây dựng bộ