Kỹ năng thuyết trình

Kỹ năng thuyết trình

Kỹ năng Thuyết trình

ThS Nguyễh Thị Ngọc Hương

I KỸ NĂNG MỀM

1 Khái niệm kỹ năng “mềm

 Kỹ năng "mềm" (soft skills) là thuật ngữ dùng để chỉ các kỹ năng quan trọng trong cuộc sống con người như: kỹ năng sống, giao tiếp, lãnh đạo, làm việc theo nhóm, kỹ năng quản lý thời gian, thư giãn, vượt qua khủng hoảng, sáng tạo và đổi mới

 là những thứ thường không được học trong nhà trường, không liên quan đến kiến thức chuyên môn,

không phải là kỹ năng cá tính đặc biệt mà phụ thuộc chủ yếu vào cá tính của từng người

 Chúng quyết định chúng ta là ai, làm việc thế nào,

là thước đo hiệu quả cao trong công việc

Luyện kỹ năng sáng tạo

Thừa nhận và học hỏi từ những lời phê bình

1.2.Các kỹ năng "mềm" cơ bản

 Thúc đẩy chính mình và dẫn dắt người khác

 Đa năng và biết những công việc

ưu tiên cần làm trong danh sách

 Có cái nhìn tổng quan

II KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

2.1 Khái niệm về thuyết trình

Thuyết trình (Presentations) là cách

truyền đạt các ý tưởng (ideas) và các thông tin (information) đến một nhóm người (group

Thuyết trình là trình bày bằng lời trước

nhiều người về một vấn đề nào đó nhằm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục, gây ảnh

hưởng đến người nghe

II KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

2.2 Lợi ích của việc thuyết trình:

 Thuyết trình là một công cụ giao tiếp

hiệu quả

 Thuyết trình đóng vai trò to lớn tronf sự

thành công của mỗi cá nhân

 Thuyết trình như một nghề tạo thu nhập

cao

II KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

Lợi ích của việc học KN thuyết trình

Học được cách nói trước đám đông

Học các kỹ năng áp dụng trong hội

2.3 Chuẩn bị thuyết trình

2.3.1.Tìm hiểu thính giả

Phân tích người nghe

Hãy biết mình

Tìm hiểu người nghe

Bao nhiêu người sẽ tham dự ?

Thái độ, giá trị và niềm tin của họ là gì

?

2 3 Chuẩn bị thuyết trình

2.3.1.Tìm hiểu thính giả

Thu thập thông tin về khán giả

đặc điểm tâm lý của người nghe ?

Những mong đợi của họ là gì?

Tại sao họ lại tham gia vào buổi trình bày của chúng ta

Những thông tin về cá nhân người nghe như:

Tuổi, giới tính

Tôn giáo, chính trị

Trình độ VH, khả năng kinh tế

2.3 Chuẩn bị thuyết trình

2.3.2 xác định mục tiêu của buổi thuyết trình

Lý do của buổi thuyết trình?

Tại sao chúng ta lại được mời thuyết trình?

Thời gian thuyết trình

Không gian

 Mục tiêu của bài thuyết trình có thể là thuyết

phục, thông tin, đào tạo hay giải trí…

 Đó còn là một phương tiện để đi đến một mục

tiêu cụ thể, đó là những điều chúng ta muốn người nghe thực hiện sau khi nghe những thông tin do chúng ta cung cấp

 Khán giả sẽ nhận được những gì từ bài thuyết

trình ???

2.3 Chuẩn bị thuyết trình

2.3.3 Thu thập thông tin, tư liệu bài TT

Các loại thông tin, tư liệu

- Thông tin phải biết: những điều cần

cung cấp để giải quyết vấn đề

- Thông tin cần biết: những điều cần rõ thêm để làm căn cứ thuyết phục người

nghe

- Thông tin nên biết: những tư liệu thực

tế , số liệu làm thêm phong phú

2.3 Chuẩn bị thuyết trình

2.3.3 Thu thập thông tin, tư liệu bài TT

Các nguồn thông tin:

2.3 Chuẩn bị thuyết trình

2.3.4 Xây dựng nội dung bài TT:

 Phác thảo đề cương:

Xác định các ý chính, sau mỗi các ý chính xác định tiếp các phụ đề và tiếp tục các ý nhỏ của phụ đề này

2.3 Chuẩn bị thuyết trình

2.3.4 Xây dựng nội dung bài TT:

Cấu trúc bài thuyết trình:

- Mở bài

- Thân bài

- Kết luận

Trong đó mỗi phần đều có nội dung

và chức năng riêng biệt

2.3 Chuẩn bị thuyết trình

2.3.4 Xây dựng nội dung bài TT:

2.3.4.1.Xây dựng phần mở đầu:

1.Mở đầu trực tiếp: giới thiệu trực tiếp chủ

đề của nội dung bài nói

2.Mở đầu gián tiếp: đưa ra một luận đề nào

đó rồi dẫn dắt người nghe đến với chủ đề

chính của bài thuyết trình

Có thể sử dụng mẫu chuyện, hình ảnh, âm thanh…Cách thức này có tác dụng làm kích

thích và làm tăng dần sự chú ý của người

nghe nhưng không lạm dụng

2.3 Chuẩn bị thuyết trình

2.3.4 Xây dựng nội dung bài TT:

 3 yêu cầu bắt buộc cần phải có trong

bài thuyết trình là:

1. Giới thiệu và làm quen

2. Thông báo nội dung thuyết trình

3. Thông báo thời gian và phương thức

tiến hành

2.3 Chuẩn bị thuyết trình

2.3.4 Xây dựng nội dung bài TT:

2.3.4.2 Xây dựng phần thân bài:

Nên có phần chuyển ý giữa phần mở đầu

2.3 Chuẩn bị thuyết trình

2.3.4 Xây dựng nội dung bài TT:

2.3.4.3 Phần kết thúc:

1.Tóm tắt các điểm chính, nhấn mạnh cốt lõi

2.3 Chuẩn bị thuyết trình

2.3.5 Các phương tiện hỗ trợ và công tác hậu cần

Các tài liệu có liên quan

Hệ thống máy chiếu đa phương tiện

(ngôn từ 7%, giọng nói 38%, hình ảnh 55%)

Máy chiếu video, hệ thống âm

thanh(chọn vị trí thuật lợi để đặt các phương tiện nghe nhìn

Phải biết sử dụng các thiết bị nghe nhìn

Vị trí đứng khi thuyết trình

NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT KHI THUYẾT TRÌNH MỘT BÀI DIỄN VĂN

1 NHỮNG ĐIỀU KIỆN TỐI THIỂU TRƯỚC KHI LÊN DIỄN ĐÀN:

ĐỊA ĐIỂM

THÔNG TIN NGƯỜI NGHE

NGƯỜI GIỚI THIỆU

ĐIỀU KIỆN TRÌNH BÀY THỜI GIAN

2.4 Tiến hành thuyết trình

2.4.1 Các bước tiến hành thuyết trình

Kế hoạch bài thuyết trình:

- Lập 1 bản tóm tắt để thuyết trình viên

có thể nhớ lại một cách tuần tự các bước

trong suốt quá trình thuyết trình

- Lựa chọn phương pháp trình bày (cần

có các câu chuyển tiếp để liên kết các luận điểm chính)- có thể nói chậm lại hay nhấn mạnh hơn

2.4 Tiến hành thuyết trình

2.4.1 Các bước tiến hành thuyết trình

Tạo mối quan hệ ấn tượng tốt với thính giả:

2.4 Tiến hành thuyết trình

2.4.1 Các bước tiến hành thuyết trình

Tạo mối quan hệ ấn tượng tốt với thính giả:

5.Giới thiệu thân thiện

6.Có đầy đủ độ tự tin: hạn chế nhìn giấy

7.Đưa ra vấn đề chính ngay từ đầu bài

thuyết trình

8.Hình thành phong cách: để thu hút khán giả cần phải làm nhiều cách

9.Lưu lại ấn tượng

Nét mặt, tư thế, cử chỉ, phong cách…được huy động vào cuộc một cách tổng hợp và

2.4 Tiến hành thuyết trình

2.4.1 Trình bày nội dung bài thuyết trình

1. Chào những người tham dự và giới thiệu

bản thân

2. Đưa ra cấu trúc bài thuyết trình

Câu mở đầu và câu kết là là 2 phần mà phải chú trọng nhất

3. Thông báo thời gian thuyết trình

4. Thông báo khi nào sẽ trả lời câu hỏi

2.4 Tiến hành thuyết trình

2.4.1 Trình bày nội dung bài thuyết trình

Những điều nên tránh:

Bắt đầu từ câu: “Xin chào, tên tôi là

Mở đầu một cách sai lầm (tránh câu xin lỗi…)

Đi quá xa chủ đề

Không biết cách đi lên bục thuyết

trình

2.4 Tiến hành thuyết trình

2.4.2 Trình bày phần thân bài

Có 4 cách trình bày:

1.Đọc từ bản thảo VD: Thư chúc mừng của CT nước gửi các cháu nhi đồng

2.Đọc thuộc lòng

3.Nói tùy hứng (không có sự chuẩn bị

trước)- ghi nhanh dàn ý sơ lược ra giấy

4.Nói ứng biến (nói theo dàn ý đã lập

trước)- có thể điều chỉnh theo nhiều tình

huống khác nhau và khuyến khích chất lượng hội thoại

2.4 Tiến hành thuyết trình

2.4.3 Trình bày phần kết luận

Hướng đến sự kết thúc

Chuẩn bị kết thúc: tóm lược ngắn gọn, súc tích, nhắc lại ý chính của bài thuyết

trình

Kết thúc mạnh mẽ và ấn tượng: :tóm lược thuyết trình trong 1 hoặc 2 câu, ngắn gọn, sau khi mọi người vỗ tay xong, bạn

hãy mỉm cười và đừng quên cám ơn người đến dự)

hoặc rút ngắn nếu không kịp thời gian

Nếu quên 1 số ý hãy bỏ qua luôn,

không nên trình bày vào cuối buổi thuyết trình

2.4 Tiến hành thuyết trình

2.4.4 Đặt và trả lời câu hỏi

Phần hỏi-đáp quan trọng không kém phần thuyết trình

Nghiên cứu kỹ các tài liệu thuyết trình và thông tin liên quan sẽ giúp bạn lường trước

các vấn đề được hỏi

Hầu hết câu hỏi đều có mục đích chung

Bình tĩnh suy nghĩ trước khi trả lời, không nên căng thẳng quá, với câu trả lời đơn giản, suy nghĩ không quá 10 giây, câu phức tạp

không quá 1 phút

2.4 Tiến hành thuyết trình

2.4.4 Đặt và trả lời câu hỏi

 Tiếp cận câu hỏi một cách tích cực

 Lắng nghe cẩn thận

 Nên trả lời từng câu một

 Nếu cần, có thể đề nghị người hỏi làm

rõ nghĩa câu hỏi

 Hướng câu trả lời tới toàn bộ khán giả

 Kiểm soát thời gian

2.4 Tiến hành thuyết trình

2.4.5 Đánh giá kết quả thuyết trình

1. Đối với diễn giả:

Bạn có tạo lập mối quan hệ tốt với khán giả không?

Bạn có tự tin kiểm soát được mọi thứ

2.4 Tiến hành thuyết trình

2.4.5 Đánh giá kết quả thuyết trình

2 Đối với thính giả:

Bạn có tránh được sự sai lầm ngớ ngẫn nào không

Kỳ vọng của khán giả có đáp ứng được không?

Bạn có nhận được phản hồi của thính giả không?

Bạn có chắc chắn rằng khán giả hiểu thông điệp của bạn không?

Phần kết thúc Cách liên kết các phần Mức độ liên quan đến chủ đề Thời gian hợp lý

Mức độ trình bày (khó, vừa, dễ)

Phong cách

(manner)

Tiếp xúc cử tọa Mức độ hấp dẫn của bài thuyết trình

Phương tiện hỗ trợ

(visual aids)

Số lượng Thiết kế trình chiếu điện tử Mức độ sử dụng thành thạo Mức độ hỗ trợ cho bài thuyết trình

2.4 Tiến hành thuyết trình

2.4.5 Đánh giá kết quả thuyết trình

3 Thông điệp:

Bạn có nói rõ ràng và nhất quán về

thông điệp của mình không?

Lập luận của bạn có liên kết tốt không Bạn có cập nhật thông tin không

Thông điệp của bạn có thể ngắn hợn được không?

3 Các kỹ năng trong thuyết trình

3.1.Kiểm soát sự lo lắng

- Các nguyên nhân dẫn đến sự lo lắng:

+ Chuẩn bị không tốt bài thuyết trình

+ Kiến thức về chủ đề thuyết trình bị hạn chế+ Thể chất và tinh thần không tốt

+ Thính giả nhìn bạn chằm chằm

+ Người nghe không tập trung chú ý

3 Các kỹ năng trong thuyết trình

- Biểu hiện của sự lo lắng:

 Khuôn mặt trầm ngâm, không tươi vui

 Giọng nói run và tim đập mạnh

 Đi đi, lại lại không rõ mục đích, đứng ngồi

3 Các kỹ năng trong thuyết trình

- 3.1.Kiểm soát sự lo lắng :

 Chọn chủ đề bạn biết rõ

 Đừng bao giờ học thuộc bài nói (giọng đọc

như máy, không truyền cảm )

 Lên kế hoạch sử dụng công cụ hỗ trợ: máy

chiếu, tờ rơi, bảng biểu…

 Ổn định tâm lý

 Cơ thể: di chuyển nhẹ nhàng, hít thở đều và

sâu, tạo sự thư giản cần thiết, hai bàn tay nắm chặt rồi thả lỏng càng chậm càng tốt

 Hơi thở và giọng nói: tập hít thở để điều hòa

tốt hơi thờ mình

3 Các kỹ năng trong thuyết trình

3.2.Sử dụng ngôn ngữ:

 Đối với khán giả là người cao tuổi: ngôn

ngữ truyền tải đòi hỏi ngắn gọn, dễ hiểu

và tính thực tế cao, thể hiện tính trang

nghiêm

 Đối với đối tưỡng trẻ và trung tuổi : có sự

linh hoạt, ngôn từ đặc trưng về chuyên

môn, ngành nghề, lĩnh vực họ hoạt động

3 Các kỹ năng trong thuyết trình

3.2.Sử dụng ngôn ngữ:

 Đối tượng là nam giới: ngôn ngữ mạnh

mẽ, tính logic cao

 Đối tượng là nữ giới: ngôn ngữ phải nhẹ

nhàng, truyền cảm thể hiện sự gần gũi

 Đối tượng là người nước ngoài: sử dụng

phiên dịch, cần am hiểu văn hóa nước sở tại

3 Các kỹ năng trong thuyết trình

3.2.1Sử dụng ngôn ngữ một cách hiệu quả:

3 Các kỹ năng trong thuyết trình

3.2.2 Ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết:

Người TT soạn giáo án nhằm kiểm soát

nội dung trình bày

Ngôn ngữ viết được người thuyết trình

viết ra với chất lọc, logic, đầy đủ, văn

phong ngắn gọn.

Người thuyết trình sử dụng kỹ năng nói

để truyền đạt , nhấn mạnh và gây hiệu ứng tốt với khán giả

3 Các kỹ năng trong thuyết trình

3.3.3 Kỹ năng nói

Giọng nói/âm lượng:

-Điều tiết tốt âm lượng trong buổi TT

-Âm lượng lúc cao, thấp (chú ý những phần chuyển câu, chuyển đoạn, chuyển nội dung)

3.4 Sử dụng ngôn ngữ cơ thể

-Ánh mắt xã giao

-Ánh mắt thân thiện

-Đưa mắt quan sát xung quanh phòng

-Đưa mắt chú ý 1 nhóm thính giả khi bạn bắt đầu những câu nói đầu tiên

-Di chuyển ánh mắt mình đến tất cả thính giả thính giả cảm thấy sự quan tâm

Mắt liếc nhẹ kèm theo 1 nụ cười

NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT KHI THUYẾT TRÌNH MỘT BÀI DIỄN VĂN

1 NHỮNG ĐIỀU KIỆN CẦN THIẾT HỖ TRỢ:

GIỌNG NÓI ĐIỆU BỘ

NGÔN NGỮ HÌNH THỂ LUYỆN GIỌNG

LUYỆN HƠI

Nhìn tài liệu liên tục

Chớp mắt hoặc dụi mắt liên tục

Khuôn mặt nhợt nhạt, lạnh tanh, cau có

Cau có khi thính giả không hợp tác,

không tập trung chú ý

3.4 Sử dụng ngôn ngữ cơ thể

Cần tránh:

Không nên nhún vai quá nhiều

Không nên lắc lư đầu quá nhiều

Vung tay quá nhiều

Trỏ tay hoặc chắp tay sau lưng

Không khoanh tay

Gãi đầu hoặc dụi mắt

Cầm bút hoặc mân mê một thứ gì đó mà không có mục đích

3.4 Sử dụng ngôn ngữ cơ thể

3 4.4 Dáng điệu, tư thế, phong thái:

Đứng thắng, hơi hướng về phía trước tạo

sự gần gũi, cởi mở

Đầu ở tư thế cao và thẳng với ánh mắt

nhìn về trước khán giả

Lưng và bụng thẳng tạo sự tự nhiên

Hai mũi bàn chân dứng hình chữ V, tạo thế đứng vững chắc

Hai tay buông xuống

Lực dồn đều về hai chân

3.4 Sử dụng ngôn ngữ cơ thể

3 4.5 Di chuyển:

Di chuyển nhịp nhàng với sự kết hợp của việc hướng ánh mắt vào những minh họa trên bảng

Di chuyển đến khán giả thì khoảng cách

lý tưởng là 1 m

Di chuyển đến nhiều vị trí khác nhau

Tránh di chuyển quá nhanh, liên tục

hoặc đứng quá gần khán giả, tránh sự va

chạm với khán giả

3.4 Sử dụng ngôn ngữ cơ thể

 Trang phục thoải mái trong cử động

 Phù hợp với buổi thuyết trình, phối màu

phải hài hòa, phù hợp

3.5 Trao đổi với thính giả

Trước buổi thuyết trình: Đến sớm và quan

sát thái độ thính giá, nắm bắt mức độ thính giả

về nội dung TT, tiếp cận, hỏi đáp xã giao

Trong buổi thuyết trình:

-Khán giả tập trung ngay từ lúc đầu

-Khán giả hào hứng: duy trì và đẩy cao trào

-Khán giả thờ ơ, nói chuyện, làm việc riêng: cần điều chỉnh ngay, đẩy cao giọng nói, kết hợp

sử dụng ngôn ngữ cơ thể, đặt câu hỏi

3.5 Trao đổi với thính giả

3 5.2 Xử lý/trả lời câu hỏi thính giá

 Bình tĩnh, chăm chú nghe câu hỏi của thính

giả

 Ghi câu hỏi ra giấy

 Nên để nhiều câu hỏi rồi trả lời, nên khống

chế những câu hỏi nhằm đảm bảo thời gian

 Chọn câu dễ trả lời trước nhằm tạo sự tự

tin Câu phức tạp nên gạch đầu dòng các ý trả lời

 Thông tin trả lời cần bám sát vào chủ đề

3.5 Trao đổi với thính giả

Đặt câu hỏi cho thính giả nhằm tạo sự hưng phấn theo dõi tiếp nội dung:

Câu hỏi ngắn, gọn, dễ hiểu, không

3.5 Trao đổi với thính giả

3 5.4 Lắng nghe/vận dụng KN nghe

1. Nghe một cách chủ động

Cần khắc phục các nguyên nhân nghe kém:

 Nghe không tập trung:

 Nghe quá khó: khán giả lan man, âm

thanh xung quanh hỗn tạp khó phán

đoán Cần khẳng định với khán giả về ý câu hỏi

 Đưa ra kết luận vội vàng, hơi quá tự

tin.Cần lắng nghe và tập trung phân tích

3.5 Trao đổi với thính giả

5.4 Lắng nghe/vận dụng KN nghe

Lắng nghe có phân tích

Phải xử lý các thông tin Sử dụng tai

nghe, đọc được ngôn ngữ cơ thể của thính giả và xử lý tốt tình huống xảy ra

Kiểm soát cảm xúc: nên tỉnh táo và tập trung – không lơ đãng - nhớ được người ta nói gì và phải hiểu được

3.6 Sử dụng khả năng thuyết phục

Thuyết phục là thay đổi ý kiến người

nghe để làm cho họ đồng ý với bạn và có thể hành động và cách nói của bạn phải

tạo sự tin tưởng.

Khi bạn nói để thuyết phục, nhiệm vụ

của bạn như bán 1 chương trình, bảo vệ 1

ý kiến, phản đối 1 quan điểm hoặc hối thúc một ai đó hành động theo ý kiến của mình

3.6 Sử dụng khả năng thuyết phục

1.Tâm lý của sự thuyết phục: Sự thuyết phục là quá trình tâm lý, nó xảy ra trong các tình huống mà 2, 3 quan điểm cùng tồn tại 1 lúc

2.Sự tranh đấu của việc thuyết phục:Nếu người nghe cứng rắn và chống đối lại ý kiến

của bạn thì bạn có thể đề cập đến sự thành

công nếu như nó đứng đầu

Đây là hoạt động mang tính chiến thuật, có

3 Làm thế nào để người nghe xử lý những thông điệp mang tính thuyết phục:

Người thuyết phục cố gắng đưa những thông tin thực

tế để cuốn hút người nghe vào quá trình thuyết phục

Thông tin đưa ra cần súc tích để người nghe dễ xử lý, tăng tính hiệu quả

4 Thính giả là mục tiêu:

- Sự đồng ý 1 cách thụ động: người thuyết trình phải

cố gắng thuyết phục người nghe về các điều khoản đưa ra

mà không hối thúc thực hiện ngay

- Để có hành độngngay lập tức: người nói thuyết

phục người nghe làm những hành động để ủng hộ những điều khoản đặt ra

3.6 Sử dụng khả năng thuyết phục