Tìm hiểu VBA và Macro trong Word

Rất ít người dùng Word sử dụng các macro hay các lập trình Visual có tính năng cơ bản. Kết quả là thay vì họ có thể kết thúc lãng phí nhiều giờ sửa đổi các tài liệu bằng tay thì trong khi nó có thể đã được thực hiện trong một vài phút (hoặc giây) với các macro

GVHD: Thầy NGUYỄN THANH TÙNG

Nhóm thực hiện: nhóm 8 Lớp học phần: 212701803

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH

KHOA KẾ TOÁN KIỂM TOÁN

Lời cảm ơn

***¯***

Chúng em thật tự hào khi được học tập trong môi trường của trường Đại Học Công Nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh, một môi trường học năng động, sáng tạo với phương pháp dạy mới tạo điều kiện cho sinh viên được phát huy khả năng của mình Để hoàn thành được đề tài tiểu luận này ngoài sự cố gắng của các thành viên trong nhóm thì chúng em muốn gửi lời cảm ơn chân thành tới:

• T HẦY H IỆU TRƯỞNG TRƯỜNG Đ ẠI H ỌC C ÔNG N GHIỆP T HÀNH P HỐ

H Ồ C HÍ M INH ĐÃ TẠO MÔI TRƯỜNG HỌC TẬP THUẬN LỢI CHO CHÚNG

EM

• K HOA K Ế T OÁN – K IỂM T OÁN ĐÃ TRANG BỊ NHỮNG KIẾN THỨC CƠ BẢN LÀM NỀN TẢNG TRONG QUÁ TRÌNH HỌC TẬP MÔN HỌC NÀY

• Đ ẶC BIỆT LÀ T H ầy Nguyễn Thanh Tùng đã tận tình HƯỚNG DẪN , GIÚP ĐỠ ,

GIẢI ĐÁP NHỮNG THẮC MẮC VÀ NHỮNG KHÓ KHĂN CHÚNG EM GẶP PHẢI TRONG QUÁ TRÌNH NGHIÊN CỨU ĐỂ HOÀN THÀNH TỐT BÀI TIỂU LUẬN NÀY

• C ÁC CÁN BỘ NHÂN VIÊN THƯ VIỆN ĐÃ TẠO ĐIỀU KIỆN GIÚP CHÚNG EM TIẾP CẬN VỚI NGUỒN TÀI LIỆU

Bài tiểu luận này được hoàn thành dựa trên kết quả tìm hiểu và học tập hết sức nghiêm túc cùng với tinh thần ham học hỏi, tìm tòi, nghiên cứu của cả nhóm chúng em trong suốt thời gian qua Mặc dù đã rất cố gắng song do hạn chế về kiến thức và thời gian nên có thể bài viết của chúng em sẽ còn có nhiều thiếu sót nhất định, NÊN CHÚNG EM RẤT MONG NHẬN ĐƯỢC ĐÓNG GÓP Ý KIẾN TỪ THẦY GIÁO VÀ CÁC BẠN !

CHÚNG EM XIN CHÂN THÀNH CÁM ƠN!

Tp Hồ Chí Minh, ngày 15/6/2010

Thay mặt nhóm

NHẬN XÉT CỦA GV HƯỚNG DẪN

A PHẦN MỞ ĐẦU

I Lý do chọn đề tài

Rất ít người dùng Word sử dụng các macro hay các lập trình Visual cótính năng cơ bản Kết quả là thay vì họ có thể kết thúc lãng phí nhiều giờsửa đổi các tài liệu bằng tay thì trong khi nó có thể đã được thực hiệntrong một vài phút (hoặc giây) với các macro Sử dụng Word mà không

sử dụng Visual Basic cũng giống như dùng một viên gạch để xây dựngmột ngôi nhà mà không biết rằng viên gạch đó tốt hay xấu Nó có thểnhanh chóng viết một chương trình giúp ta tiết kiệm giờ và tự động hóabài tập một cách thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả Vì vậy nhóm chúng

em chọn tìm hiểu về VBA và Macro trong Word làm đề tài

II Mục đích và yêu cầu

II.1.Mục đích

 Trang bị những kiến thức cơ bản về tin học qua việc tìm hiểu

VBA và MACRO trong Word.

 Có khả năng vận dụng những hiểu biết này vào trong công việc.

 Giúp sinh viên làm quen với việc gắn kết lí luận và thực tiễn,

nâng cao kỹ năng làm việc theo nhóm.

II.2 Yêu cầu

 Tập hợp sức mạnh kiến thức của từng thành viên trong nhóm, có

sự phân công, giao phó công việc cụ thể, rõ ràng giữa các thành viên.

 Nắm bắt và hiểu được những nội dung cơ bản của VBA và

MACRO.

 Tham gia khảo sát, thu thập, xử lý thông tin bằng nghiên cứu,

tham khảo tư liệu qua giáo trình, bài giảng và các phương tiện

 Vận dụng được những hiểu biết sau khi nghiên cứu đề tài vào

quá trình học tập môn học, cũng như vào quá trình nghiên cứu sau này.

III Phạm vi nghiên cứu:

 Phân tích: phân tích về VBA và MACRO.

 Tổng hợp: tổng hợp những gì vừa phân tích được.

 Logic: sắp xếp các kết quả nghiên cứu được theo một trình tự phù

hợp.

IV Đối tượng nghiên cứu:

VBA và MACRO trong WORD.

V Kết quả nghiên cứu

Sau khi nghiên cứu kết quả tiểu luận, sinh viên có thể nắm bắt được những kiến thức về VBA và MACRO trong MS.WORD Thông qua đó, sinh viên hiểu được một cách cơ bản, cụ thể hơn về việc sử dụng các ứng dụng của VBA và MACRO trong WORD Bài tiểu luận này sẽ giúp cho các bạn nắm bắt được những kiến thức cần thiết, có được kĩ năng vận dụng từ các chương lí thuyết sau đây, thực hành được và áp dụng nhiều hơn vào thực tế công việc.

B PHẦN NỘI DUNG

PHẦN I

I KHÁI NIỆM

VBA - Visual Basic for Application là một ngôn ngữ lập trình, ngôn ngữ

của nó là Visual Basic nhưng nó được tích hợp vào trong ứng dụng(Application) và sử dụng các đối tượng trong ứng dụng đó, những ứngdụng này phải được thiết kế kiểu Automation Server, hiện nay thì có cácchương trình trong bộ MS Office, OpenOffice, AutoCAD Sự kết hợpgiữa Visual Basic với Application (ứng dụng) cho ra một cái tên VBA

II CÁCH TIẾN HÀNH

1 Mở Visual Basic Editor

Cách 1: Chọn Tools > macro > Visual Basic Editor

Cách 2: Alt+F11

Visual basic editor

Các cửa sổ Visual Basic Editor xuất hiện Các cửa sổ Visual Basic

Editor là nơi bạn tạo, chỉnh sửa, gỡ lỗi, và chạy mã Visual Basic kết hợpvới tài liệu Word

Để bên trái của cửa sổ Visual Basic Editor có hai tiểu cửa sổ:

- Dự án cửa sổ Explorer

- Cửa sổ Properties

Các dự án cửa sổ Explorer hiển thị các dự án khác nhau liên kết

với tài liệu Một dự án là một tập hợp của các tập tin có chứa mãVisual Basic hoặc các chương trình của bạn

Cửa sổ Properties hiển thị các tài sản của các tập tin hoặc các đối

tượng đã chọn trong cửa sổ Project Explorer

Hình 2.1 Visual Basic Editor

2 Visual Basic Menu and Toolbar

Hình 3.1 Visual Basic Menu and Toolbar.

Các file tiêu chuẩn, chỉnh sửa, xem, cửa sổ, và giúp các menu, cácmenu được cung cấp để truy cập chức năng cụ thể để lập trình như chèn,định dạng, hoặc gỡ lỗi

Thanh công cụ cơ bản hình ảnh cung cấp truy cập nhanh đến các lệnhthường được sử dụng trong môi trường lập trình, bấm vào một nút trênthanh công cụ một lần để thực hiện các hành động đại diện bởi nút đó.Theo mặc định, thanh công cụ chuẩn được hiển thị khi bắt đầu trình biêntập hình ảnh cơ bản, thanh công cụ bổ sung như gỡ lỗi và các nhiệm vụkhác có thể được tắt từ các thanh công cụ lệnh trên menu xem.Thanh công cụ có thể được đặt bên dưới thanh trình đơn hoặc có thể nổinếu bạn chọn thanh dọc trên cạnh bên trái và kéo nó ra khỏi thanh menu

3 Project Explorer Window

Sử dụng cửa sổ duyệt dự án để xem, sửa đổi, và điều hướng các dự áncho mỗi tài liệu mở cho mẫu Bạn có thể thay đổi kích thước cửa sổ duyệt

dự án và dock, hoặc nó vào hoặc undock nó từ bất kỳ các bên của cửa sổbiên tập ảnh cơ bản để thực hiện nó dễ dàng hơn để sử dụng, tất cả cáchình ảnh cơ bản mã liên kết với một tài liệu hoặc mẫu được lưu trữ trongmột dự án được tự động lưu trữ và lưu với các tài liệu hoặc mẫu

Hình 1.3 Project Explorer Window

4 Visual Basic Help

Hình 1.4 Visual Basic Help

Chọn dự án thám hiểm cửa sổ bằng cách click vào bất cứ phần nào củakhông gian trống trong cửa sổ Bấm phím F1 và sự giúp đỡ Visual Basiccho các dự án Explorer sẽ xuất hiện

Để biết thông tin và giúp đỡ về một cửa sổ cụ thể trong Visual BasicEditor, bấm vào trong cửa sổ và sau đó nhấn F1 để mở chủ đề trợ giúpthích hợp

5 Properties Window

Hình 1.5 Properties Window

Sử dụng cửa sổ thuộc tính để thiết lập các thuộc tính của một đốitượng ở thời gian thiết kế Đối tượng là các khối cao ốc căn bản cho tất cảcác môi trường lập trình Visual Basic bao gồm Word, Excel, Access vàVisual Basic Net Đối tượng chứa cả code (chương trình logic) và dữliệu, làm cho chúng dễ dàng hơn để duy trì hơn so với cách truyền thốngcủa việc viết code Tài sản được dữ liệu mô tả một đối tượng.Phương pháp là những hành động bạn cho biết các đối tượng để làm Nếu bạn không nghĩ rằng bạn sẽ sử dụng cửa sổ thuộc tính ngay bâygiờ, bạn có thể đóng nó để đơn giản hóa không gian làm việc của bạn mộtchút Bạn có thể mở nó một lần nữa bất cứ lúc nào bằng cách nhấp vàoProperties Window trên menu View

6 Cách chạy

Muốn chạy chương trình này có nhiều cách (chạy trực tiếp, tạo phím tắt,tạo menu…)

- Cách 1: Nhấn phím F5 để chạy

- Cách 2: Chọn Tools > Macro > Macro… > Test > Run

* Chú ý: đây chỉ là cách làm đơn giản nhất để bước đầu nghiên cứu lậptrình ứng dụng bằng ngôn ngữ VBA trong Word Tất nhiên công việc lậptrình không chỉ đơn giản là thực hiện như trên nhưng đây là một trong

những cách thực hiện hiệu quả nhất khi chúng ta cần thực hiện tự độngnhững vấn đề đơn giản trong Word.

đã được thay thế và mở rộng trên khả năng của ngôn ngữ macro đặc trưngnhư WordBasic của Word, và có thể được sử dụng để điều khiển hầu hếttất cả khía cạnh của ứng dụng chủ, kể cả vận dụng nét riêng biệt về giaodiện người dùng như các menu và toolbar và làm việc với các hình tháihoặc hộp thoại tùy ý VBA có thể được sử dụng để tạo ra các bộ lọc xuấtnhập cho các định dạng tập tin khác nhau như ODF

Hầu hết các sản phẩm phần mềm (Autodesk AutoCAD / MicrosoftOffice / Adobe Illustrator) trang bị một 'Kiểu đối tượng' cho môi trườngVisual Basic cho phép người dùng tạo ra mọi thứ từ các macro nhỏ đểbiểu diễn yêu cầu lặp lại cho chương trình bao quát để thêm khả năng chochương trình chủ

IV ỨNG DỤNG

VBA làm gì ? VBA cho phép người ta viết các mã lệnh có tác động tớinhiều đối tượng để làm tăng tính tự động hoá trong ứng dụng của mình,làm những việc mà các công cụ sẵn có trong ứng dụng chưa có, như ta cóthể viết thêm một hàm tính thuế TN, viết một chương trình tính lãi ngânhàng, kế toán, trong MS Office và OpenOffice thì dùng để tạo Macro, Trong lập trình, các đối tượng được viết trong ứng dụng kiểu Automation

Server người ta gọi là COM - Component Object Model, như vậy từ bất

kỳ một ứng dụng hay môi trương lập trình nào người ta có thể can thiệpvào các đối tượng này, dù nó đang chạy

DateLanguage:=wdEnglishAUS, CalendarType:=wdCalendarWestern, _

PHẦN II

I.KHÁI NIỆM

Macro là lệnh thực thi một kịch bản công việc nào đó Tạo macrochính là việc ghi lại một tập các thao tác xử lý của người dùng (RecordMacro) sau đó lưu lại thành một bộ lệnh và đặt trong một "MacroName".Ngôn ngữ ghi lại (thể hiện công việc trong macro) trong MS Office là VB(không phải VB.NET) Khi cần thực thi công việc giống như việc đã làmthì chỉ cần chạy MacroName (bấm phím ALT+F8) đó để thực hiện lạimột kịch bản

II.CÁCH TẠO CÁC MACRO

٭Có 2 cách để tạo macro:

Nếu dã quen thuộc với Visual Basic, có thể lập trình các maacroWord bằng cách mở giao diện Visual Basic và gõ nhập mã

Cách đơn giản hơn là sử dụng Macro Recorder

A TA SẼ TÌM HIỂU VỀ CÁCH TẠO MACRO BẰNG CÁCH

SỬ DỤNG MACRO RECORDER

Cách 1: Chọn Tools > Macro > Record New Macro

Cách 2: Nhấn Alt+F8

Hình 1.1 Hộp thoại Record Macro cho Word

☺Ưu điểm ở đây là bạn có thể gán macro vào một thanh công cụtrong hộp thoại này Word tự động hiển thị các thanh công cụ cho vị trílưu trữ mà bạn đã chọn , do đó nếu bạn đang ghi thanh công cụ trongtemplate, bạn chỉ thấy các thanh công cụ được hiển thị trong template

 Sau khi nhập tên macro và phần mô tả cũng như chọn vị trílưu trữ, thực hiện các bước sau đây nếu bạn muốn gán macrovào thanh công cụ:

1 Nhấp nút Toolbar trong hộp thoại Record NewMacro để mở hộp thoại Customize như được minh họa trong hình 1.2

Hình 1.2 Gán Macro vào các nút thanh công cụ bằng cách sử dụng hộp thoại Customize

2 Có một có một tùy chọn trong danh sáchCommands: nút dành cho macro mà bạn đang ghi Rê mục chọn từ danhsách Command và thả nó trên các công cụ hoặc menu

3 Nhấp nút Modify Selection trong hộp thoại để mởmenu tắt để bạn có thể thay đổi nội dung của nút, thêm một ảnh hoặc sửađổi nút theo một cách nào khác

4 Khi bạn đã kết thúc việc tùy biến nút, nhấp Closetrong hộp thoại Customize để bắt đầu việc ghi lại macro

Thanh công cụ Stop Recording của Word có 2 nút: nút Stop Recording

và Pause

Recording để bạn có thể dừng việc ghi lại, thực hiện các hành độngkhông được ghi, sau đó bắt đầu ghi lại Macro Nhấp nút Stop Recordingkhi bạn đã kết thúc việc ghi lại

 Khi chọn một Macro mà Macro này chưa có một nút được cài sẵn, hoặc đãcó và muốn thay đổi hình ảnh này bắng hình ảnh khác, bạn dời con trỏ chuột lên nút lệnh Modify Selection và nhấp nút trái, một thực đơn kéo xuống xuất hiện, bạn dời con trỏ chuột lên lệnh Change Button Image, một hộp danh sách chứa hình ảnh những nút lệnh để bạn lựa chọn xuát hiện ở bên cạnh như hình sau:

Bạn chọn một hình ảnh cho nút lệnh bằng cách dời contror chuột đến hình ảnh ấy trong hộp danh sách và nhấp nút trái.

 Hộp thoại Customize Keyboard

Dời con trỏ chuột đến thẻ Keyboard và nhấp nút trái để chọn thẻ này

Hộp thoại Customize Keyboard

Cho hiển thị hộp danh sách đổ xuống Save Changes In, rồi chọn

trong danh sách này template chứa Macro mà bạn nhắm tới Trong hộp

danh sách Categories, bạn chọn loại có chứa Macro mà bạn muốn gán

cho tổ hợp phím Bạn chọn tên của Macro mà bạn muốn gán cho tổ hợp

phím Khi ấy, trong hộp danh sách Currrent Keys xuất hiện những tổ

hợp phím hiện đang sử dụng Bạn chọn tổ hợp phím để gán cho Macro

trong hộp văn bản Press New Shortcut Key bằng cách nhấn tổ hợp phím tương ứng Sau đó, bạn dời con trỏ chuột lên nút lệnh Assign và nhấp nút trái để đưa tổ hợp phím này vào hộp danh sách Current Keys(Về sau

bạn sử dụng tổ hợp phím này để chạy Macro)

 Trong hộp đối thoại Customize, dời con trỏ chuột đến thẻToolbar và nhấp nút trái chọn thẻ này

Trong hộp đối thoại , trong hộp danh sách Toolbars liệt kê danh sáchtất cả những thanh công cụ hiện đang có Để che giấu hoặc cho hiện lênthanh công cụ nào, bạn tắt hoặc bật hộp kiểm tra tương ứng với thanhcông cụ đó.

Nếu muốn tạo một thanh công cụ mới, bạn dời con trỏ chuột đến nútlệnh New và nhấp nút trái Hộp đối thoại New Toolbar xuất hiện như sau:

• Trong hộp văn bản Toolbar Name, bạn gõ vào một tên chothanh công cụ

• Cho hiển thị hộp danh sách đổ xuống Make Toolbar Available

To, rồi chỉ định trong danh sách này phạm vi mà trên đó thanhcông cụ này có thể sử dụng

Macro Word có thể áp dụng một header và một footer tùy ý Các hànhđộng macro cho loại macro này được liệt kê trong bảng 1.2 Macro này sẽđược sử dụng với các tài liệu khác nhau, do đó có thể được lưu trữ trongtemplate Nor-mal

Thao tác này không bắt buộc

Nhấp nút Swich Between Header

and Footer

Chuyển đến phần cuối trang

Từ menu Insert Autotext, chọn

Filename And Path

Chèn một placehoder cho tên file

và đường dẫnChọn tên file và đường dẫn Chọn Thay đổi font placehoder với kích

Ѽ Thủ thuật

Bạn không thể sử dụng chuột để chọn text trong lúc ghi lại macro Sau đây là một

số phương pháp hữu dụng mà bạn có thể thực hiện: sử dụng các phím mũi tên trái

và phải để di chuyển điểm chèn từ kí tự này đến kí tự khác Giữ phím Ctrl và sử dụng phím mũi tên để di chuyển giữa các từ Home và End di chuyển đến phần bắt đầu và kết thúc của dòng Giữ Shift trong lúc di chuyển điểm chèn để chọn text Bạn có thể sử dụng Ctrl + Home để di chuyển đến phần bắt đầu của tài liệu và Ctrl + End để di chuyển đến phần kết thúc của tài liệu.

kích cỡ font nhỏ (6 hoặc 8) từ

menu

cỡ nhỏ hơn

Dịch Tab hai lần Di chuyển đến lề bên phải

Gõ nhập từ Page Nhấp nút Insert Page Number

Nhấp nút Close Header and Footer

Đóng thanh công cụ Header and

>Macro >Macros, chọn macro trong danh sách macro và nhấn nút Delete

III CHẠY CÁC MACRO

1 Thay đổi cách xác lập bảo vệ các Macro

 Chọn Tool >Macro >Security từ menu để mở hộp thoại Security

 Chọn xác lập bảo vệ Medium để bạn sẽ được nhắc nhở khi sử dụngmacro trong các tài liệu chứa mã

 Nhấn OK để đóng hộp thoại và lưu các xác lập

Hình 1.3 Thay đổi mức độ bảo vệ macro cho một

ứng dụng trong hộp thoại Security