Gởi và nhận thông tin bằng thư tín, email, máy fax docx

Gởi và nhận thông tin bằng thư tín, email, máy fax Văn bản đến cơ quan phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật. Đọc nhanh để hiểu được nội dung của những văn bản được nhận, rồi phân loại văn bản, công việc phải được hoàn tất trong chốc lát để văn bản có thể chuyển tới người nhận và được giải quyết kịp thời và sẽ được lập lại vài lần trong ngày Đây là nhiệm vụ đầu tiên của người thư ký ở mỗi buổi sáng và nó đòi hỏi người thư ký phải chú ý. Văn bản đến cơ quan phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật. Đọc nhanh để hiểu được nội dung của những văn bản được nhận, rồi phân loại văn bản, công việc phải được hoàn tất trong chốc lát để văn bản có thể chuyển tới người nhận và được giải quyết kịp thời và sẽ được lập lại vài lần trong ngày. Đối với các văn bản được gởi đến công ty qua đường bưu điện, sau khi nhận phải đóng dấu đến vào văn bản, để khi nhìn vào có thể biết được văn bản đến cơ quan vào ngày nào, là văn bản thứ bao nhiêu, nếu văn bản thuộc phạm vi giải quyết người thư ký phải dùng kéo cắt mép bì, nhẹ nhàng lấy văn bản ra khỏi bì, tránh làm rách văn bản. Sau khi xem từng loại văn bản được nhận người thư ký sẽ chuyển các văn bản đến lãnh đạo hoặc các bộ phận có liên quan để giải quyết. Thông thường thì điện báo hoặc các văn bản có mức độ khuẩn phải chuyển ngay, các loại văn bản khác phải để vào từng cặp, ngoài bìa ghi rỏ loại văn bản gì, trình ai. Người thư ký chỉ báo cáo và trình văn bản nhận được thì dường như chưa làm được gì. Người thư ký hiện đại phải suy nghĩ và trình bài những giải pháp giúp lãnh đạo giải quyết các văn bản đến. Không được phép để ùn đống văn bản ở bàn lãnh đạo cũng như ở bàn thư ký. Nói chung người thư ký phải làm các công việc cụ thể sau:  Giải quyết những văn bản giao dịch với nội dung công việc có tính chất sự vụ, sau đó báo cáo lại vơí lãnh đạo. Nếu có vấn đề chưa nắm chắc, phải xin ý kiến lãnh đạo trước khi giải quyết.  Tập hợp tình hình số liệu, tra tìm tài liệu tham khảo.  Trong trường hợp cần tập hợp ý kiến của các đơn vị để giải quyết văn bản, người thư ký phải thực hiện việc đó bằng các biện pháp:  Tổ chức hội ý để nghe các bộ phận hoặc cán bộ báo cáo trực tiếp và ghi ý kiến vào biên bản hội ý.  Ghi ý kiến của lãnh đạo và chuyển ý kiến đó xuống các đơn vị hoặc cá nhân để họ góp ý bằng văn bản.  Nếu khẩn cấp người thư ký có thể truyền đạt ý kiến của lãnh đạo bằng điện thoại hoặc gặp trực tiếp, sau đó thu thập ý kiến trình lãnh đạo v.v . Gởi và nhận thông tin bằng thư tín, email, máy fax Văn bản đến cơ quan phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật. Đọc nhanh để hiểu. những văn bản được nhận, rồi phân loại văn bản, công việc phải được hoàn tất trong chốc lát để văn bản có thể chuyển tới người nhận và được giải quyết kịp thời và sẽ được lập lại vài lần trong. văn bản được nhận, rồi phân loại văn bản, công việc phải được hoàn tất trong chốc lát để văn bản có thể chuyển tới người nhận và được giải quyết kịp thời và sẽ được lập lại vài lần trong ngày.