QUẢN LÝ tuyển sinh đại hoc

I. ĐẶT VẤN ĐỀ Ngày nay tin học đã phát triển đạt đến mức độ cao, được ứng dụng vào mọi ngành , mọi lĩnh vực của nền kinh tế đất nước góp phần quan trọng làm cho các ngành này phát triển nhanh hơn, hiệu quả hơn. Tin học quản lý nhằm nâng cao năng suất và tốc độ xử lý một lượng thông tin lớn, phức tạp để đưa ra thông tin kịp thời và nhanh chóng đáp ứng những yêu cầu đặt ra. Hoà cùng sự phát triển của nền kinh tế đất nước là các nhân tài của đất nước.Hàng năm các trường đại học điều tổ chưc các kỳ thì tuyển sinh đại học để đào tạo các nhân tài đó theo nghị quyết của nhà nước. Theo tìm hiểu thực tế thì đại đa số các hệ thống quản lý hồ sơ dăng ký tuyển sinh đại học (QLHSĐKTSĐH) ở các trường đại học chỉ đơn thuần là quản lý thủ công , và một số hệ thống QLHSĐKTSĐH bằng máy tính như lưu trữ các thông tin chung về các thí sinh dự thi trên máy tính chủ yếu trên Word. Các mẫu báo cáo thống kê phải viết tay hoặc có đánh máy thì lại phải đánh lại danh sách thí sinh theo nội dung báo cáo, công việc này mất thời gian mà chưa hiệu qủa cao chưa đồng bộ. Nếu tin học hoá được các hệ thống thủ công này thì trong tương lai hệ thống QLHSĐKTSĐH được đồng bộ hoá của tất cả các trường đại học, đồng thời việc cập nhật những thay đổi hay tìm kiếm thông tin với những công việc trước đây ta làm mất rất nhiều thời gian thì bây giờ chỉ cần làm trong thời gian ngắn . II. KHẢO SÁT 1 Sau khi nhận được bài tâp lớn , chúng em đã đi tìm hiểu và khảo sát thực tế tại Phòng Đào tạo trường đại học Hàng hải. Địa chỉ: Nhà A1 Khu Hiệu bộ trường đại học Hàng hải 1. Hiện trạng QLHSĐKTSĐH của trường Đại Học Hàng hải  Tại trường đại học Hàng hải, việc quản lý hồ sơ của các thí sinh thuộc đơn vị mình quản lý vẫn sử dụng phương pháp thủ công là chủ yếu, khối lượng hồ sơ quản lý là rất lớn.  Việc cập nhật hồ sơ, tìm kiếm thông tin của một thí sinh nào đó là rất khó khăn, mất nhiều thời gian và không cho được thông tin chính xác nhất về thí sinh đó.  Số giấy tờ bổ sung hàng năm trong hồ sơ QLHSĐKTSĐH cũng rất lớn  Việc làm các báo thống kê theo yêu cầu mang tính điều tra chuyên đề thì càng gặp khó khăn hơn rất nhiều và thường không thỏa mãn được yêu cầu đặt ra Qua tìm hiểu thực tế chúng em thấy nghiệp vụ QLHSĐKTSĐH bằng sổ sách có những ưu khuyết điểm sau: Ưu điểm : Công việc quản lý trên sổ sách là công việc rất quen thuộc trong đơn vị hành chính sự nghiệp ở nước ta trong nhiều năm qua việc quản lý như vậy không đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao và một số công việc quản lý thủ công trước đây không thể thay thế hoàn toàn bằng máy tính. Nhược điểm : Trong thời đại ngày nay với tốc độ phát triển rất nhanh và mạnh mẽ của công nghệ thông tin thì việc quản lý bằng sổ sách trở nên lạc hậu và có những nhược điểm chính sau: o Việc quản lý bằng sổ sách trở nên cồng kềnh, dễ bị mối mọt thất lạc o Việc sửa chữa hay cập nhật mất nhiều thời gian. 2 o Phương pháp quản lý thủ công làm giảm hiệu qủa của việc quản lý điều hành . o Tính bảo mật an toàn không cao nên thông tin dễ bị mất. o Không mang tính thời đại 2. Mục tiêu của hệ thống mới - Cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác. - Tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn theo yêu cầu quản lý. - Sửa chữa hay bổ sung thông tin cũng hết sức mềm dẻo, thuận tiện đáp ứng đầy đủ yêu cầu đặt ra. Tuy nhiên thực tế hiện nay hầu hết các trường đại học là những nơi trực tiếp quản lý hồ sơ dăng ký của các thí sinh chưa trang bị máy vi tính. III.XÁC LẬP DỰ ÁN 1.Dự trù trang thiết bị - Phần mềm sẽ được viết bằng Visual Basic 6.0, dùng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL server 2000. - Cần một hệ thống máy tính như sau: + Hệ điều hành: Window 98 trở lên. + Cấu hình máy không cần cao lắm (Ram 256Mb, ổ cứng 40GB). 2. Lập kế hoạch: 3 STT Tên công việc Ngày bắt đầu Ngày kết thúc 1 Phân tích 21/2/2008 6/3/2008 2 Thiết kế 7/3/2008 13/3/2008 3 Cài đặt 4 Kiểm thử 5 Chuyển giao 6 Bảo trì IV. SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG: 4 Quản lý hồ sơ ĐKDT ĐH Quản lý Danh Mục Quản lý hồ sơ Thống Kê Báo Cáo Dân tộc Tỉnh thành Tôn giáo Cập nhật hồ sơ Xếp phòng Đánh số báo danh Tổng số thí sinh Phòng thi Lập giấy báo dự thi Địa Điểm Khu vực ưu tiên Ngành Đơn vị ĐKDT Đối tượng ưu tiên Phòng Đào Tạo DS thí sinh theo ngành thi DS thí sinh theo ĐTUT DS thí sinh theo KVUT 5 V: SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU: 1. Sơ đồ ngữ cảnh: 2. Mức đỉnh: Cán Bộ Quản Lý Hồ sơ thí sinh Quản lý danh mục Quản lý hồ sơ Thống Kê Báo Cáo Cập nhật thông tin thí sinh Cập nhật hồ sơ thí sinh Thông TinThống Kê Kết Quả Thống Kê DL DL DL 6 Quản lý HSĐKDT Hồ sơ thí sinh CB Quản Lý Cập nhật thông tin Tìm kiếm/Thống kê DL 3. Mức dưới đỉnh -Sơ đồ mức dưới đỉnh Quản lý Danh mục: -Sơ đồ mức dưới đỉnh Quản lý Hồ Sơ: Hồ sơ thí sinh Cập nhật Dân tộc Cập nhật Đơn vị ĐKDT Cập nhật Ngành Cập nhật Tỉnh thành Cập nhật Tôn giáo Cập nhật Khu vực Cập nhật Đối tượng ưu tiên Cán Bộ Quản Lý Cán Bộ Quản Lý DL dân tộc DL Tỉnh Thành Nhập/sửa Nhập/sửa Nhập/sửa Nhập/sửa DL Tôn Giáo DL KV DL Ngành DL Khoa DL ĐTƯT Nhập/sửa Nhập/sửa Nhập/sửa 7 - Sơ đồ mức dưới đỉnh Báo cáo thống kê: Hồ sơ thí sinh Cập nhật Hồ sơ Lập giấy báo dự thi Xếp phòng Đánh số báo danh Cán Bộ Quản Lý Cán Bộ Quản Lý DL Hồ sơ Nhập/sửa Nhập/sửa Nhập/sửa Nhập/sửa DL Hồ sơ DL Hồ sơ DL Hồ sơ 8 Hồ sơ Thí sinh DS thí sinh theo ĐTUT DS thí sinh theo địa điểm dự Cán Bộ Quản Lý Tổng số thí sinh Xếp Phòng DL Hồ sơ DL Hồ sơ DL Hồ sơ DL Hồ sơ DL Xếp phòng DL Xếp phòng Thống kê báo cáo Thống kê báo cáo 9 Cán Bộ Quản Lý DS thí sinh theo ngành dự thi DS thí sinh theo KVƯT DS tổng số phòng thi Thống kê báo cáo Thống kê báo cáo Thống kê báo cáo Thống kê báo cáo VI/PHÂN TÍCH DỮ LIỆU ĐẦU VÀO/ĐẦU RA(CỦA CÁC CHỨC NĂNG): 1, Chức năng quản lý danh mục : -Mục tiêu: Chức năng này tương ứng với nghiệp vụ thêm, sửa, xóa các thông tin :dân tộc, tôn giáo, khu vực ưu tiên, đối tượng ưu tiên, ngành, đơn vị đăng ký dự thi của thí sinh thông qua hồ sơ thí sinh. -Đầu vào: Người sử dụng chức năng này căn cứ vào hồ sơ thí sinh ghi trên phiếu dự thi (Biểu mẫu 1) -Đầu ra: Lưu các thông tin trên giao diện mà người sử dụng đã nhập vào một nguồn dữ liệu biểu diễn danh mục 2, Chức năng cập nhật hồ sơ: - Mục tiêu: Chức năng này tương ứng với nghiệp vụ theo dõi hồ sơ nộp vào trường gồm các nghiệp vụ: +Chấp nhận hồ sơ +Loại hồ sơ +Yêu cầu sửa chữa hồ sơ Để tránh các lỗi sai của người nhập liệu ,nó sẽ làm việc với hồ sơ cả 3 thao tác :nhập, sửa, xóa. -Đầu vào: Người sử dụng chức năng này căn cứ vào các thông tin mà thí sinh ghi trên phiếu dự thi (phiếu số 1) cập nhật thông tin trên giao diện của chức năng Phiếu số 1: 10 SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG Độc lập_Tự do_Hạnh phúc PHIẾU ĐĂNG KÝ DỰ THI (ĐKDT) Phiếu số 1 ĐẠI HỌC VÀ CAO ĐẲNG NĂM 2008 1,Số phiếu:(Thí sinh không ghi mục này.Khi thu phiếu trước khi đánh số phiếu,các đơn vị cần đọc kỹ hướng dẫn của Bộ ) 2,Trường đăng ký dự thi: Tên trường:………………………. Ký hiệu trường khối thi mã ngành 3,Họ, chữ đệm và tên của thí sinh: ……………………………………………… Giới(nữ ghi 1,nam ghi 0) 4,Ngày tháng và 2 số cuối của năm sinh: (Nếu ngày và tháng sinh nhỏ hơn 10 thì Ghi số 0 vào đầu ô) Ngày tháng năm 5,Nơi sinh(Ghi rõ xã, phường, huyện,quận, tỉnh, thành phố):…………………………… 6,Dân tộc(Ghi bằng chữ):…………………………………………………………………… 7,Thuộc khu vực nào thì khoanh tròn vào ký hiệu của đối tượng đó:01,02,03,04,05,06 07.Sau đó ghi ký hiệu vào 2 ô.Nếu không thuộc diện ưu tiên thì để trống 8,Hộ khẩu thường trú :…………………………………. ……………………………………………………… Mã tỉnh Mã huyện 9,Nơi học THPT hoặc tương đương Năm lớp 10:………………………… Năm lớp 11:………………………… Năm lớp 12:………………………… Mã tỉnh Mã trường 10,Thuộc khu vực nào thì khoanh tròn vào ký hiệu khu vực đó(KV1,KV2- NT,KV2,KV3) 11,Nơi nộp hồ sơ đăng ký dự thi:……………………… Mã đơn vị ĐKDT 12,Giấy chứng minh số: (Ghi mỗi số 1 ô) 13,Gửi giấy báo dự thi,giấy chứng nhận kết quả thi,phiếu báo điểm cho ai,theo địa chỉ nào ?:………………………………………………….Điện thoại…………………… Tôi xin cam đoan những lời khai trong phiếu DDKDT này là đúng sự thật.Nếu sai tôi xin chịu xử lý theo Quy chế Tuyển sinh của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Ngày tháng năm 2008 Chữ ký của thí sinh [...]... ưu tiên trong tuyển sinh quy định tại”Quy chế tuyển sinh đại học cao đẳng hệ chính quy” Thí sinh tự xác định thuộc đối tượng nào thì ghi vào ô quy định, nếu khai man sẽ bị xử ký Thí sinh thuộc diện ưu tiên phải giấy chứng nhận hợp pháp kèm theo ĐKDT Cần lưu ý: tất cả học sinh là người có cha hoặc mẹ là người dân tộc thiểu số đều ghi là 01 Mục 8: Cần ghi đúng mã tỉnh và huyện nơi thí sinh có hộ khẩu... thông báo cho thí sinh đúng 7h 30 phút ngày … tháng … năm…đến tại địa điểm… để làm thủ tục dự thi Đề nghị thí sinh đến đúng giờ HỘI ĐỒNG TUYỂN SINH TRƯỜNG ĐHHH Ký tên: 13 6,Chức năng thống kê báo cáo tổng số thí sinh: -Mục tiêu: Quản lý tổng số thí sinh dự thi của trường theo từng ngành, theo đối tượng ưu tiên, khu vực ưu tiên, địa điểm dự thi, tổng số phòng thi -Đầu vào: Hồ sơ thí sinh mà người sử... thực thể: Dân tộc và Hồ sơ thí sinh: Mỗi dân tộc có nhiều thí sinh, mỗi thí sinh chỉ có một dân tộc nhất định Dân tộc Hồ sơ TS -Xét 2 thực thể:Khu vực ưu tiên và Hồ sơ thí sinh: Mỗi khu vực ưu tiên có nhiều thí sinh và mỗi thí sinh có 1 khu vực ưu tiên Khu vực ưu tiên Hồ sơ TS -Xét 2 thực thể:Đối tượng ưu tiên và Hồ sơ thí sinh: Mỗi đối tượng ưu tiên có nhiều thí sinh và mỗi thí sinh có 1 đối tượng ưu tiên... và Hồ sơ thí sinh: Mỗi ngành dự thi có nhiều thí sinh và mỗi thí sinh được thi 1 ngành duy nhất Hồ sơ TS Ngành dự thi -Xét 2 thực thể:Hộ khẩu thường trú và Hồ sơ thí sinh: Mỗi hộ khẩu thường trú chỉ có 1 hồ sơ thí sinh, mỗi thí sinh chỉ có 1 hộ khẩu thường trú HKTT Hồ sơ TS -Xét 2 thực thể:Đơn vị đăng kí dự thi và Hồ sơ thí sinh: Mỗi đơn vị đăng kí dự thi có nhiều hồ sơ thí sinh, mỗi hồ sơ thí sinh có 1 đơn... lượng thí sinh, Ghi chú) 1.9, Địa điểm thi (Mã địa điểm,Tên địa điểm,Ghi chú) 1.10, Hồ sơ thí sinh (Mã thí sinh, Ngày sinh, Giới tính,Mã quê quán,Mã dân tộc,mã tôn giáo,Mã ưu tiên ,Mã ngành dự thi,Mã phòng,Số CMND) 2,Mối quan hệ giữa các thực thể: Kí hiệu:Quan hệ 1-1: Quan hệ một-nhiều: Quan hệ nhiều nhiều : -Xét 2 tập thực thể:Tôn giáo và Hồ sơ thí sinh: Mỗi tôn giáo có nhiều hồ sơ thí sinh, mỗi thí sinh chỉ... liệu:Tên TS, Ngày sinh, HKTT, Số Báo Danh, Phòng Thi,Địa Điểm sẽ được hiển thị trên Gridview Sau đó ấn nút ”In Giấy báo” sẽ in ra giấy báo dự thi tương ứng với các dữ liệu 7, Thống kê/Báo cáo: 32 Form thống kê/báo cáo thí sinh theo danh mục: 33 Người dùng cũng có thể thống kê toàn bộ tổng số thí sinh, danh sách thí sinh theo ngành dự thi,danh sách thí sinh theo đối tượng ưu tiên ,danh sách thí sinh theo khu... điểm Phòng thi -Xét 2 thực thể:Phòng thi và Hồ sơ thí sinh: Mỗi phòng có nhiều thí sinh và mỗi thí sinh chỉ ở một phòng duy nhất Phòng thi Hồ sơ TS 3,Sơ đồ quan hệ E-R ở mức đơn giản: 16 Đơn vị ĐKDT Tôn Giáo Mã Tôn Giáo Tên Tôn Giáo Ghi chú 1 Mã đơn vị ĐKDT Tên đơn vị Ghi chú c ó Mã dân tộc Tên dân tộc Ghi chú 1 c ó c ó Hồ sơ TS Mã thí sinh Ngày sinh Giới tính Mã Tôn Giáo Mã dân tộc Mã ưu tiên Mã ngành... Diễn giải Mã Phòng Thi Mã Địa Điểm Số lượng thí sinh Ghichu Nvarchar 255 Ghi chú File size 4 255 255 Diễn giải Mã địa điểm Tên địa điểm Ghi chú 4.9, Địa Điểm(DiaDiem): File name MaDiaDiem TenDiaDiem Ghichu Data type Int Nvarchar Nvarchar 4.10, Hồ Sơ Thí Sinh( HoSoTS): File name Data type File size MaTS Int 4 NgaySinh Datetime 8 20 Diễn giải Mã thí sinh Ngày sinh GioiTinh MaTonGiao MaDanToc MaUuTien MaNganhDT... bạn có chắc muốn xóa hay không.Nếu chắc chắn xóa thì click nut “yes”,nếu không muốn xóa thí click nút “No” 6 .Quản lý Hồ sơ: a.Form cập nhật hồ sơ thí sinh: 29 b, Form xếp phòng: 30 Với chức năng này hệ thống sẽ đưa ra danh sách các thí sinh trong một phòng Bao gồm các trường dữ liệu:Tên TS, Ngày sinh, HKTT, Phòng thi, Địa Điểm, Tổng TS c, Form In giấy báo dự thi: 31 Với chức năng này cho phép in giấy... -Mục tiêu: Chức năng này tương ứng với các thao tác: thêm, sửa , xóa số báo danh của thí sinh thông qua việc thu nhận hồ sơ -Đầu vào: Từ hồ sơ thí sinh người sử dụng cập nhật tên và ngày sinh của thí sắp xếp và đánh số báo danh đưa vào danh sách số báo danh của thí sinh -Đầu ra: Danh sách số báo danh của các thí sinh dự thi và đưa vào cơ sở dữ liệu đánh số báo danh 5, Chức năng lập giấy báo dự thi: . thì đại đa số các hệ thống quản lý hồ sơ dăng ký tuyển sinh đại học (QLHSĐKTSĐH) ở các trường đại học chỉ đơn thuần là quản lý thủ công , và một số hệ. Hàng hải, việc quản lý hồ sơ của các thí sinh thuộc đơn vị mình quản lý vẫn sử dụng phương pháp thủ công là chủ yếu, khối lượng hồ sơ quản lý là rất lớn.