Các cách tổ chức nhóm làm việc hiệu quả docx

Trong tổ làm việc, một nhà quản lý hay giám sát chung sẽ chỉ đạo các thành viên và các thành viên đó không nhất thiết phải hợp tác với nhau mới có thể hoàn tất nhiệm vụ của họ.. Ở đây, m

Các cách tổ chức nhóm làm việc hiệu quả

1 Các khái niệm về nhóm làm việc

Nhiều công ty, tổ chức vẫn hay sử dụng từ nhóm làm việc một cách khá tùy tiện

Xét về mặt bản chất, nhóm là một sự thống nhất về mục đích, là sự phối hợp và đối

với một số người thì nhóm là một biểu hiện của sự bình đẳng Tuy nhiên, ít có tập

thể nhân viên nào lại hội đủ điều kiện của nhóm, mà thông thường đó chỉ là các tổ

làm việc

Trong tổ làm việc, một nhà quản lý hay giám sát chung sẽ chỉ đạo các thành viên

và các thành viên đó không nhất thiết phải hợp tác với nhau mới có thể hoàn tất

nhiệm vụ của họ Hình 1-1 minh họa sự liên kết giữa các thành viên trong tổ làm

việc tại phân xưởng chế tạo bản in Ở đây, mỗi nhân viên thực hiện công việc của

mình dưới sự chỉ đạo của nhà quản lý và chỉ có sự hợp tác giữa nhà quản lý với

từng nhân viên riêng lẻ chứ không có sự hợp tác giữa các nhân viên với nhau Giữa

cấp trên và cấp dưới tồn tại mối quan hệ báo cáo

Nhiều phòng ban hoạt động theo mô hình tổ làm việc này Ở đây, mỗi nhân viên tự

mình thực thi công việc dưới sự chỉ đạo của tổ trưởng hay nhà quản lý và thường ít

tương tác với các thành viên khác trong phòng ban Thông thường, nhà quản lý sẽ

nói với các thành viên trong tổ làm việc: "Đây là mục tiêu của phòng chúng ta và

đây là phần nhiệm vụ của anh" Nếu các thành viên thực hiện theo hướng dẫn, họ

sẽ đạt được mục tiêu đó Cấp trên chịu trách nhiệm đưa ra mọi quyết định quan

trọng và hợp nhất nhiều phần việc khác nhau của các thành viên Còn trong môi

trường nhóm làm việc thì những chức năng chủ chốt này do chính các thành viên

thực hiện

Tổ làm việc có một số ưu điểm nhất định Vì nhu cầu phối hợp trong tổ là rất nhỏ

nên (1) tổ có tất cả các kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu chung của phòng

ban, (2) nhiệm vụ được giao phó hợp lý và (3) nhà quản lý nắm vững mọi yêu cầu

cần thiết để đạt được mục tiêu chung Tuy nhiên, tổ làm việc theo kiểu truyền

thống cũng có một số nhược điểm Đó là nhà quản lý phải mất thời gian tập hợp

mọi thông tin và hoạt động từ các thành viên để ra quyết định Hơn nữa, đôi khi

việc tập trung quyền quyết định vào một người duy nhất có thể là điều mạo hiểm

Trong khi đó, nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng

nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý Nhóm là một tập hợp

những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm

thực hiện một mục tiêu chung Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và

với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung, như được trình bày trong hình 1-2

Các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần

việc của mình Họ kết hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ và phụ thuộc vào

trưởng nhóm để được cung cấp nguồn lực, được huấn luyện khi cần thiết cũng như

khi cần sự phối hợp hay liên kết với những phòng ban khác trong tổ chức Trái với

tổ làm việc, nơi nhà quản lý có toàn quyền ra quyết định, quyết định của nhóm

phản ánh bí quyết và kinh nghiệm của nhiều người, điều này có thể dẫn đến những

quyết định phù hợp, chính xác và khách quan hơn

Trong cuốn Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances (Lãnh đạo

nhóm: Chuẩn bị cho hiệu suất hoạt động cao), tác giả J Richard Hackman đã kết

luận bốn đặc điểm cần thiết của một nhóm làm việc thật sự: "Nhiệm vụ và ranh

giới của nhóm được xác định rõ ràng, quyền hạn được phân chia cụ thể để quản lý

các quy trình làm việc, và cần phải có một sự ổn định về các thành viên của nhóm

trong một khoảng thời gian nhất định" Đây không phải là định nghĩa của tổ làm

việc Điều quan trọng là các nhà quản lý cần hiểu rõ sự khác biệt giữa nhóm với tổ

làm việc truyền thống nhằm tránh mắc phải sai lầm thông thường là đối xử với tổ

làm việc như một nhóm và ngược lại Theo quan sát của Hackman, "Nếu được

triển khai hợp lý, chiến lược nào cũng có thể đem lại kết quả khả quan Nhưng sự

nhầm lẫn ở đây có thể là áp dụng mô hình nhóm khi công việc do các cá nhân thực

hiện riêng lẻ, hoặc trực tiếp giám sát các cá nhân thành viên khi công việc là trách

nhiệm của cả nhóm"

Trên thực tế, nhiều tổ làm việc và nhóm không tuân thủ theo đúng định nghĩa nêu

trên Thay vào đó, mô hình nào cũng xen lẫn một vài đặc điểm của mô hình kia

Thật ra hai mô hình làm việc khác nhau này vẫn tồn tại và hoạt động hiệu quả ở

một điểm nào đó giữa hai thái cực này

Nguồn: Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả - First News và NXB Tổng hợp

TPHCM

2 Xây dựng mô hình tổ nhóm ảo (Phần 1)

Bài này thuộc sự kiện/chuyên đề: Xây dựng tổ nhóm ảo

( Bình chọn: 2 Thảo luận: 0 Số lần đọc: 841)

Bạn là người thích hoạt động theo nhóm Nhóm của bạn là nơi cho kết quả làm

việc cao, nơi bạn cảm thấy mình tràn đầy năng lượng Bạn có thể học hỏi, trao đổi

kiến thức và kinh nghiệm và giúp đỡ các thành viên khác cùng tiến bộ Bạn tìm

thấy một nơi bạn dễ dàng bày tỏ và hỏi han những điều bạn khó nói với người

khác Bạn tin tưởng, mến yêu và cảm thấy tự hào về những thành viên trong nhóm

Nhóm của bạn giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn, đó là những người mà bạn

đi tìm mỗi khi kết thúc một nhiệm vụ để nói về những gì bạn đã đạt được Những

nhóm như vậy là những điều không ai có thể quên được và tất cả chúng ta đều

muốn là một phần trong đó Điều này có thể so sánh với việc bạn bắt đầu vào một

cuộc chu du, bạn gặp gỡ những người lạ mặt, kết bạn và cúng khám phá một một

thế giới mới lạ và hấp dẫn vô cùng

Nhưng điều may mắn đó không phải ai cũng có được Chúng ta đều ao ước mỗi

nhóm làm việc mà chúng ta tham gia phải khuyến khích tinh thần chúng ta, giúp ta

khai thác thế mạnh và tất nhiên là phối hợp hiệu quả Vậy điều gì đã làm nên sự

thành công của quá trình làm việc theo nhóm Làm sao để tạo ra và duy trì sự liên

kết và phối hợp trong một nhóm Làm sao để phối hợp nhân lực, nhiệm vụ, tổ chức

và công nghệ để tạo ra kết quả tốt nhất Liệu có một công thức hay quy tắc nào dẫn

đến sự thành công này?

Chúng ta đang bước vào kỷ nguyên của công nghệ và phối hợp công nghệ Điều

này mang đến cho chúng ta một môi trường làm việc hoàn toàn mới, đó là làm việc

với mô hình nhóm ảo trong đó các thành viên rất ít khi phải giao tiếp trực diện với

nhau Bạn có thể thấy thật là phức tạp Bạn có thể nghi ngờ liệu công nghệ có thể

ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động nhóm Liệu chúng ta có thể tạo ra sự liên kết

và tăng cường phối hợp khi mà những liên kết truyên thống đã không còn Chúng

ta hãy cùng tìm hiểu mô hình mới mẻ này để có kiến thức khái quát về khái niệm

và yêu cầu về phối hợp công nghệ và mô hình hoạt động nhóm ảo, những trường

hợp ứng dụng công nghệ điện tử trong kinh doanh và đánh giá tác động trong hoạt

động đầu tư, lựa chọn và thiết lập hệ thống công nghệ phối hợp hiệu quả, nhằm

phân tích và xây dựng mô hình nhóm ảo phù hợp và thiết thực

Building successful virtual teams, Francine Gicnac

3 Xây dựng mô hình tổ nhóm ảo (Phần 2)

Bài này thuộc sự kiện/chuyên đề: Xây dựng tổ nhóm ảo

( Bình chọn: 3 Thảo luận: 1 Số lần đọc: 1091)

Thuật ngữ “ảo” không còn là quá mới mẻ trong thời đại hiện nay Chúng ta có thể

nghe thấy những thuật ngữ sau khá quen thuộc như mạng lưới tri thức ảo, tổ chức

ảo, những cộng đồng ảo hay nơi làm việc ảo… Tất cả những mô hình này đều dựa

trên sự phối hợp các thành tựu công nghệ và đang từng ngày thay đổi phong cách

cũng như chất lượng làm việc của mỗi chúng ta

Một cách đơn giản thì Mô hình tổ nhóm ảo được định nghĩa là một nhóm mà các

thành viên hoạt động một cách tản mát, nhưng không nhất thiết là phải trên một địa

bàn rộng lớn Cũng như trong những tổ nhóm truyền thống, những thành viên này

có những kỹ năng bổ sung, cùng thực hiện vì một mục tiêu chung hoặc các mục

tiêu liên kết với nhau, có chung định hướng tiếp cận công việc và chia sẻ trách

nhiệm với nhau Tuy nhiên, họ ít khi phải tiếp xúc trực diện với nhau mà sử dụng

phương tiện liên kết chính là hệ thống thông tin điện tử, đồng bộ cũng như không

đồng bộ, những phương tiện quản lý và chia sẻ dữ liệu và các diễn đàn trao đổi

trực tuyến… Tổ nhóm ảo không chỉ đơn thuần là những cá nhân làm việc từ xa hay

thực hiện công việc ở nhà Họ cũng có thể làm việc ở gần nhau, nhưng phối hợp

với nhau thông qua các phương tiện điện tử

Một nhóm ảo thường có 3 điểm khác biệt chính: Khác biệt về thời gian, nơi chốn

và về văn hóa Các thành viên trong một nhóm ảo thường bắt đầu công việc vào

những thời điểm khác nhau, làm việc theo những ca khác nhau, thậm chí là khác

ngày Họ cũng có thể làm việc vào cùng một thời điểm nhưng lại ở những múi giờ

khác nhau Họ có thể làm việc ở rất gần nhau nhưng cũng có thể khá xa nhau: ở

những tầng khác nhau trong một tòa nhà, hay những tòa nhà khác nhau, những

thành phố khác nhau thậm chí là những quốc gia khác nhau Do vậy văn hóa,

phong cách làm việc cũng có thể có những điểm khác biệt Đó là sự khác biệt trong

ngôn ngữ, ngành nghề, trình độ, cũng có thể là bất đồng về tôn giáo, xã hội, chính

trị hay những yếu tố kinh tế Thậm chí cả giới tính cũng dễ dàng gây ra sự khác

biệt không nhỏ trong hoạt động của những thành viên trong một nhóm ảo

Người ta có thể phân loại các tổ nhóm ảo dựa trên mục đích của nhóm Theo cách

phân loại này gồm có nhóm nghiên cứu, nhóm trọng điểm và nhóm hỗn hợp

Nhóm nghiên cứu hình thành do nhu cầu về kiến thức Các thành viên trong nhóm

thường có một lượng kiến thức lớn về một lĩnh vực nào đó Họ bắt đầu quá trình

phối hợp từ việc học tập và tìm hiểu về một vấn đề, hay nói cách khác là họ tiếp

thu những kiến thức tường và ẩn Mỗi cá nhân bắt đầu việc nghiên cứu học hỏi của

mình bằng cách tìm kiếm tài liệu và đưa ra các câu hỏi, những vấn đề thắc mắc

Trong quá trình thảo luận những vấn đề được quan tâm đó, nhiều sáng kiến và ý

tưởng ra đời và kết quả của việc thảo luận có thể là những cải tiến hoặc thậm chí là

cả những phát minh Mục đích rõ ràng nhất của một nhóm theo mô hình này là

phát triển kiến thức Một ví dụ cho hình thức nhóm này có thể là một nhóm các

chuyên gia do một nhóm giáo sư về phương pháp luận hướng dẫn xây dựng mô

hình tổ nhóm ảo Cộng đồng saga bao gồm những saganor yêu thích hoạt động

kinh doanh cùng chia sẻ và tìm hiểu kiến thức kinh doanh cũng là một ví dụ về mô

hình này

Nhóm trọng điểm thường quan tâm đến việc bắt đầu một dự án, ra mắt một sản

phẩm hay dịch vụ mới hoặc hướng tới một mục tiêu cụ thể Các thành viên thường

có kiến thức về lĩnh vực quan tâm từ khi nhóm bắt đầu hình thành, nên mức độ và

phạm vi chuyên sâu của từng người có thể rất khác nhau Vì vậy họ phối hợp với

nhau bằng cách trao đổi kiến thức và kỹ năng từ đó trau dồi cho bản thân và nhằm

cho một mục đích cụ thể Một nhóm giám đốc kinh doanh một ngành nghề nào đó

cùng làm việc để gia tăng cơ hội phát triển doanh số khi vòng đời sản phẩm thay

đổi là một ví dụ cho mô hình này Hay một ví dụ khác là tổ chức những nhà sản

xuất ô tô cùng nhau phát triển hệ thống tiết kiệm chất đốt cho xe hơi

Nhóm hỗn hợp, theo đúng như tên gọi, quan tâm đến cả hai mục tiêu trên, họ vừa

nghiên cứu nhằm phát triển kiến thức nói chung vừa nhằm một mục đích cụ thể

Dựa trên kiến thức chuyên môn của mình họ trao đổi nhằm tìm kiếm một phương

án tối ưu cho một mục đích nào đó, nếu mục đích đó không đạt được thì họ cũng

đạt được mục đích là làm giàu tri thức của mình

4 Xây dựng tổ nhóm ảo (Phần 3)

Bài này thuộc sự kiện/chuyên đề: Xây dựng tổ nhóm ảo

( Bình chọn: 3 Thảo luận: 0 Số lần đọc: 623)

Lợi ích của mô hình tổ nhóm ảo

Về mặt nguồn nhân lực , mô hình nhóm ảo mang lại nhiều cơ hội hơn cho tổ chức,

bao gồm:

Mở rộng nguồn kiến thức và chuyên môn cho từng thành viên cũng như cho cả tổ

chức

Tăng cường khả năng lãnh đạo dựa trên sự phối hợp của nhóm, từ đó giảm thiểu tỷ

lệ quản trị viên trên số công nhân có trình độ cao

Việc chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm diễn ra kịp thời, đúng thời điểm cần thiết

Do đó giảm đỗ trễ trong phối hợp các thành viên cũng như tránh lãng phí

Gia tăng tỷ lệ những công việc mang tính thách thức Nâng cao kỹ năng làm việc

cũng như khả năng sáng tạo và cải tiến

Tập hợp nguồn nhân lực tài năng từ nhiều địa bàn khác nhau

Tăng cường sự thỏa mãn động lực và đối với nhân viên có trình độ cao, do sự linh

hoạt và tính phối hợp cao của công việc

Củng cố và phát triển kỹ năng giao tiếp của các thành viên

Tăng số lượng nhóm đa chức năng

Giảm va chạm và bất đồng giữa các thành viên mà ít liên quan đến công việc

Trên phương diện tài chính, mô hình nhóm ảo có thể mang lại những lợi ích sau:

Giảm thiểu chi phí đi lại cũng như ăn ở, giảm bớt tỷ lệ phải công tác xa

Giảm chi phí liên quan đến nghiên cứu và thu thập thông tin

Giảm chi phí đào tạo và tuyển dụng

Giảm chi phí liên quan đến công sở, thiết bị chung

Tăng hiệu quả khai thác và sử dụng thông tin, giảm chi phí lưu trữ

Tăng doanh thu

Những lợi ích tổng thể đối với doanh nghiệp

Củng cố mối quan hệ với đối tác

Gia tăng chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng, giảm thiểu phàn nàn chê trách

Giảm thiểu hoạt động trung gian

5 Tầm quan trọng của nhóm

Có nhiều hình thức nhóm khác nhau phù hợp với những mục đích khác nhau Sau

đây là một vài hình thức nhóm tiêu biểu:

+ Nhóm quản lý cấp cao chịu trách nhiệm phát triển phương hướng hoạt động,

hoạch định chính sách và chỉ đạo chung

+ Nhóm chuyên trách thực hiện các kế hoạch đặc biệt để giải quyết vấn đề hay

nắm bắt cơ hội

+ Nhóm chất lượng làm việc về vấn đề chất lượng, năng suất và dịch vụ

+ Nhóm làm việc tự quản thực hiện toàn bộ quy trình làm việc hàng ngày

+ Nhóm ảo kết hợp các cá nhân tách biệt nhau về mặt địa lý để cùng thực hiện các

nhiệm vụ đặc biệt

Xét từ quan điểm thực tế, tên gọi và định nghĩa nhóm không mấy quan trọng và

các tổ chức thường linh hoạt trong việc sử dụng chúng Tuy nhiên, tổ chức cần

quan tâm đến hai hình thức nhóm chủ yếu thường được sử dụng trong các doanh

nghiệp ngày nay, đó là Nhóm làm việc tự quản và Nhóm dự án

Nhóm làm việc tự quản

Nhóm làm việc tự quản là một nhóm nhỏ bao gồm các nhân viên được trao quyền

giải quyết một nhiệm vụ diễn ra liên tục Trong một số trường hợp, nhóm bầu chọn

trưởng nhóm cùng các thành viên mới và thậm chí có thể loại bỏ những thành viên

không thể đóng góp hay không đáp ứng được tiêu chuẩn của nhóm Hãy xem ví dụ

sau:

Quy trình sản xuất tại một xưởng chế tạo thép nhỏ được tổ chức thành các nhóm tự

quản, mỗi nhóm gồm có tám nhân viên Mỗi nhóm đều được giao mục tiêu sản

xuất và có động cơ để đáp ứng hay vượt mục tiêu Các nhóm có quyền phỏng vấn

và tuyển dụng thành viên mới khi cần thiết Theo hướng dẫn của công ty, các thành

viên trong nhóm cũng có thể sa thải cá nhân nào làm việc không đảm bảo an toàn

lao động, thường xuyên đi muộn hoặc cản trở hiệu suất hoạt động của nhóm

Các thành viên trong những nhóm này tự bầu chọn trưởng nhóm, thường là trên cơ

sở luân phiên nhau, và cùng làm việc để cải thiện quy trình, cùng lên kế hoạch nghỉ

ngơi và cùng quyết định khi nào cần tiến hành bảo trì máy móc

Hình thức nhóm này nhất thiết phải cùng làm việc trong thời gian tương đối dài

Các thành viên của nhóm có quyền tự do nhất định trong việc quyết định phương

pháp làm việc hiệu quả nhất và tất cả mọi người đều được khuyến khích tự tìm

kiếm các quy trình làm việc tối ưu cũng như liên tục cải thiện quy trình làm việc

của mình