NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT KHI GIAO TIẾP VỚI KHÁCH NƯỚC NGOÀI pot

Trong giao tiếp quốc tế, mỗi người ít nhiều đều mang “tính đại diện”cho đất nước, địa phương hay đơn vị mình, do đó mọi lời nói, cử chỉ, hành động đều cần phải cân nhắc kỹ, thận trọng để

NHỮNG ĐIỀU CẦN

BIẾT KHI GIAO

TIẾP VỚI KHÁCH

NƯỚC NGOÀI

I Một số cách ứng xử, giao tiếp thông thường trong giao tiếp quốc tế

Mỗi dân tộc có nền văn hóa và đặc điểm riêng của mình Trong giao tiếp quốc tế, mỗi người ít nhiều đều mang “tính đại diện”cho đất nước, địa phương hay đơn vị mình, do đó mọi lời nói, cử chỉ, hành động đều cần phải cân nhắc kỹ, thận trọng để tránh hiểu lầm Có những chuyện tưởng chừng như lặt vặt, nhưng nếu ứng xử không thích hợp, có thể để lại ấn

tượng không tốt, thiếu hữu nghị, ảnh hưởng đến mục đích chính của cuộc giao tiếp

Bắt tay

- Tư thế: bình đẳng, nét mặt vui tươi, chìa tay phải và nhìn thẳng

vào mặt nhau; không bắt tay chéo, không bắt tay người này mà nhìn người khác, không ngậm thuốc lá, không đút tay trái vào túi quần, không mang găng tay

- Biểu thị tình cảm đúng mức: giữa nam giới với nhau, nên nắm cả bàn tay, siết chặt, giữ ít lâu Giữa nam giới và nữ giới thì người phụ nữ có thể chỉ nắm hờ, nam giới không nên siết quá mạnh

- Thứ tự bắt tay: Chủ nhà giơ tay trước để bắt tay tất cả khách

Người đứng sau chủ động giơ tay trước để bắt tay khách Cấp trên,

người lớn tuổi chủ động giơ tay trước Cấp dưới, người trẻ tuổi chỉ khẽ

cúi đầu trước để tỏ lòng kính trọng Nam giới gặp đôi vợ chồng thì bắt tay người vợ trước, người chồng sau

Trao danh thiếp: Được sử dụng rộng rãi trong giao tiếp đời thường

cùng như trong quan hệ chính thức để tự giới thiệu và làm quen với

nhau Danh thiếp cần chứa đựng đầy đủ những thông tin cần thiết, không nên rườm rà, cầu kỳ

- Cần có thái độ trang trọng khi trao đổi danh thiếp cho nhau, trao nhận bằng hai tay

- Người cương vị thấp hoặc trẻ tuổi cần trao danh thiếp trước cho người

có cương vị cao hơn hoặc nhiều tuổi hơn

- Khi được trao danh thiếp cần trao đáp lại, nếu không có nên xin lỗi và giải thích lý do

- Chú ý khi nhận danh thiếp của khách, không nên bỏ túi ngay, cần đọc

và hỏi cách phát âm tên của khách cho đúng (để chứng tỏ sự quan tâm)

Cách xưng hô

- Phải gọi đúng tên họ, địa vị xã hội của khách Phải nhớ tên khách,

tránh gọi “trổng” Khi giới thiệu chính thức cần kèm theo hàm, vị Chỗ thân tình có thể gọi nhau bằng tên riêng Đối với những người mới gặp nhau lần đầu thì gọi bằng ông, bà, cô (Mr/Mrs/Miss) Trường hợp không chắc một phụ nữ có chồng hay không thì gọi bằng Ms

Giao tiếp bằng lời nói:

- Ăn nói lịch sự, không khúm núm, không tự cao “Cảm ơn”, “xin phép”,

“xin lỗi” là những lời nói không bao giờ thừa Nói vừa nghe, khen chê phải thích hợp Không nên nói nhiều về mình nếu không được yêu cầu Không nên chủ động hỏi đời tư của khách, nhất là đối với phụ nữ (tuổi tác, hôn nhân, gia đình, lương bổng, doanh thu…)

Giao tiếp bằng cử chỉ

a Nét mặt và đôi mắt:

Nét mặt :

- Nét mặt bao giờ cũng nên vui tươi ngay cả trong trường hợp mình có chuyện riêng đáng buồn hoặc có chuyện gì không hài lòng về khách

- Nên cười đúng chỗ, đúng lúc, đúng mức khi có chuyện thật sự đáng cười;

- Nét mặt tỏ ra thông cảm trước mọi khó khăn của khách mà mình biết được

Đôi mắt: còn được gọi là “cửa sổ tâm hồn”, có thể giúp các bên đối tác

nhìn sâu vào phía trong tâm hồn, những suy nghĩ của nhau:

- Khi nói, nên thỉnh thoảng nhìn vào mặt người nghe để thăm dò phản ứng đối với vấn đề mình đang nói, tránh gầm mặt xuống đất, xuống bàn hoặc ngó nơi khác;

- Đối với những vấn đề tế nhị, nhạy cảm, tránh nhìn chằm chằm vào mặt người nghe làm họ ái ngại, mất tự nhiên;

- Khi cần khống chế và tác động vào đối phương thì cần nhìn thẳng vào mắt họ

b Cử chỉ của tay, chân

- Tay: Khi nói cần có điệu bộ thích hợp để thêm phần sinh động và linh hoạt, tuy nhiên, cũng không nên có quá nhiều điệu bộ Việc dùng ngón tay trỏ chỉ thẳng vào mặt người nghe là điều hết sức mất lịch sự Cần tránh những cử chỉ như: nhổ râu, thọc tay vào mũi, ngoáy tai… khi nói chuyện với khách

- Chân: Dáng đi khoan thai, đừng đi chân “chữ bát”, tay cà bơi, trông khó coi, mất tư thế Khi ngồi không rung đùi Không đứng chàng hảng hoặc hai tay chống nạnh khi nói chuyện

II Những điều cần biết khi được mời dự chiêu đãi

- Tìm hiểu chủ nhà là ai, ở cấp nào, mục đích của buổi chiêu đãi, thành phần dự tiệc…

- Có đi dự hay không đi dự tiệc (để chủ tiệc không bị động, lúng túng);

- Có quy định trang phục cho buổi tiệc hay không;

- Đến đúng giờ theo giấy mời (đặc biệt là tiệc ngồi);

- Tiệc ngồi thường có sơ đồ xếp bàn tiệc, trước khi vào phòng tiệc nên quan sát để nhận biết chỗ ngồi của mình;

- Khi ngồi xuống ghế thì lấy khăn ăn trải trên hai đùi, không cài khăn lên

cổ áo hay thắt lưng Chủ dùng khăn ăn để chấm thức ăn ở miệng chứ không dùng lau mặt;

- Tư thế ngồi: thẳng lưng và chỉ cúi đầu khi ăn, không để cùi tay lên trên bàn;

- Khi bắt đầu ăn, chờ cho chủ và khách chính lấy thức ăn rồi mới lấy cho mình;

- Đừng ăn uống khi chủ và khách phát biểu;

- Ngồi cạnh phụ nữ nên mời và nhường phụ nữ lấy thức ăn trước Không dùng dụng cụ ăn của mình để lấy thức ăn mời người khác, không ép uống rượu hoặc ăn những món mà người khác có ý không thích

- Lấy thức ăn vừa phải, ăn hết mời lấy tiếp;

- Tại tiệc ngồi, lấy dao, nĩa, thìa ăn từ phía ngoài vào phía đĩa, từ cái xa đĩa ăn nhất và kết thúc với cái sát đĩa ăn Nếu không rành thì tinh tế quan sát người khác rồi làm theo Tránh cầm nhầm của người khác

- Cầm muỗng, dao bằng tay mặt Dao dùng để xắt, không dùng để xăm thức ăn vào miệng Nĩa cầm tay trái khi tay mặt đang cầm dao Nếu chỉ dùng nĩa (không có dao) thì cầm bằng tay phải

- Muốn nói chuyện khi ăn, nên gác dao nĩa lên mép đĩa lớn Tuyệt đối không cầm nĩa dao trong tay và ra điệu bộ khi nói chuyện Vừa ăn vừa nói chuyện từ tốn;

- Cách đặt dao nĩa xuống đĩa lớn mang ý nghĩa khác nhau: khi ăn xong hoặc không muốn ăn nữa (mặc dù trong đĩa còn thức ăn) thì đặt dao nĩa dọc trong đĩa lớn Nếu còn đang ăn hoặc muốn ăn thêm thì đặt dao nĩa lên hai bên mép đĩa lớn;

- Trong khi ăn tránh nhai tóp tép;

- Đừng lấy miếng thức ăn cuối cùng trên đĩa Đừng yêu cầu phục vụ tiếp lần thứ 3 cho một món ăn;

- Muốn xỉa tăm phải dùng tay che miệng;

- Khi dự tiệc đứng, lấy thức ăn xong nên rời ngay khỏi bàn, nhường chỗ cho người khác vào lấy thức ăn;

- Khi có việc cần phải về sớm, nên gặp chủ nhà giải thích để được thông cảm

Chia sẻ