76 Phải báo cáo lất cả những hoạt động đã diễn ra, kể cả những hoạt động không theo đúng như kế hoạch, nghĩa là nếu có những sai lệch thì phải được báo cáo rõ ràng. 2.1.2. Các hình thức kiểm tra dự án Căn cứ vào các tính liên tục về thời gian kiểm tra, người ta chia ra thành hai hình thức kiểm tra là: - Kiểm tra theo kế hoạch (còn gọi là kiểm tra định kỳ). - Kiểm tra đột xuất Căn c ứ vào cách thức kiểm tra người ta chia thành hai hình thức kiểm tra là: - Kiểm tra gián tiếp - Kiểm tra trực tiếp Kiểm tra theo kế hoạch là kiểm tra theo lịch đã được sắp xếp trước, mỗi dự án đều 1 có kế hoạch tiến độ từng hoạt động của nổ. Căn cứ vào từng hoạt động của dự án đã được xây dựng người ta có thể xây dựng được kế hoạ ch kiểm tra đối với từng công việc. Kiểm tra đội xuất là kiểm tra không theo kế hoạch định trước và không theo một quy luật nào, có thể kiểm tra bất kỳ lúc nào nếu thấy cần thiết. Kiểm tra gián tiếp là thực hiện việc kiểm tra dự án thông qua các báo cáo bằng giấy tờ văn bản hoặc báo cáo miệng, điện thoại của cấp dưới, không trực tiếp đến tậ n nơi dự . án dang làm, không chứng kiến tận mắt những hoạt động đang diễn ra của dự án. Kiểm tra trực tiếp là kiểm tra tại nơi dự án dang tiến hành để xem xét thực tế diễn ra như thế nào. Ví dụ: Để theo dõi tiến độ xây dựng trạm bơm, người kiểm tra đã đến tận chân công trình xây dựng để xem xét cụ thể lừng công việc đang di ễn ra ở đó. 2.1.2. Nội dung của công tác kiểm tra dự án Muốn công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao, có căn cứ để đưa ra những kết luận xác đáng, trước hết phải xây dựng cho được các tiêu chuẩn kiểm tra làm cơ sở' cho việc kiểm tra, đánh giá thực hiện dự án, đưa ra những kết luận đánh giá tốt hay xấu. Các tiêu chuẩn kiểm tra chính là nội dung và là công cụ phục vụ cho công tác kiểm tra. Mỗi dự án có nội dung khác nhau nên nội dung các chỉ tiêu kiểm tra cũng khác nhau. Tuỳ theo dự án mà xây dựng các chỉ tiêu kiểm tra thích hợp cho mỗi dự án cụ thể. Muốn công tác kiểm tra đạt kết quả tết thì phải thực hiện được mấy bước sau: Bước l: Xây dựng các chỉ tiêu kiểm tra. Xây dựng các chỉ tiêu kiểm tra là đưa ra các tiêu chuẩn và lấy các tiêu chuẩn đó làm 1 thước đo chuẩn mực để áp dụng cho việc kiểm tra. Các liêu chuẩn này phải nói lên được kết quả thực hiện dự án tốt hay xấu. Ví dụ: Để kiểm tra tình hình chi tiêu của dự án, người ta xây dựng các chỉ liêu kiểm tra sau: - Số lượng tiền cấp cho từng công việc (cho cho từng khoản mục có đủ không). 77 - Thời gian cấp tiền (đúng tiến độ hay không). Căn cứ vào bản kế hoạch công việc chi tiết đã được ghi trong dự án, chúng ta đối chiếu với thời gian thực tế xem có lệch nhau hay không. - Sử dụng tiền có đúng mục đích hay không? (tiền mua thiết bị có được đùng để mua thiết bị hay không, nhãn hiệu, chủng loại, công suất và hãng sản xuất thiết bị có đúng như đ ã ghi trong dự án không, nếu có sự sai khác thì phải có thuyết minh lý do thay đổi và phải có phê duyệt điều chỉnh mua thiết bị ). Ví dụ: Theo thiết kế trạm bơm ở xã Đồng Liên thì phải dùng gạch loại một để xây. Nhưng qua kiểm tra đã phát hiện người thực hiện mua gạch đã mua gạch loại hai và quyết toán gạch loại một để hưởng chênh lệch. Nếu không có sự kiểm tra đúng lúc thì việc làm trên sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp tới độ bền của công trình, ảnh hưởng xấu đến hiệu quả dự án. Bước 2: Lập kế hoạch kiểm tra cụ thể cho từng công việc, từng giai đoạn và cho suốt cả thời kỳ của dự án. Như chúng ta đã biết, khi xây dựng một dự án phải xây dựng được kế hoạch th ời gian thực hiện các công việc của dự án, căn cứ và kế hoạch công việc đó người kiểm tra phải xây dựng được kế hoạch kiểm tra cho từng công việc và phải lập được kế hoạch kiểm tra chung cho cả chu kỳ dự án. Kết hợp kế hoạch kiểm tra với chỉ tiêu kiểm tra đối với từng công việc để chọn người tham gia công tác kiểm tra cho phù hợp. Yêu cầu đối với lập kê hoạch kiểm tra là: - Phải phù hợp với kế hoạch công việc - Phải xây dựng được nhóm kiểm tra Thông thường, để đảm bảo tính khách quan thì những người tham gia nhóm kiểm tra phải đủ thành phần các bên tham gia (gồm cả người đại diện cho người hưởng lợi dự án, đại diện cho người thực hiện dự án và đại diện cho người quản lý dự án). Thể hiện tốt nhất trong phương pháp đồng tham gia là làm sao cho người thực hiện công việc tự kiểm tra chất lượng họ làm. Yêu cầu đối với người tham gia công tác kiểm tra: - Phải là người có hiểu biết về lĩnh vực mà họ tham gia vào kiểm tra. - Phải nhiệt tình với công việc - Phải là người mạnh dạn chống những biểu hiện sai trái, dám nói thẳng, nói thật. - Phải có ph ương pháp giải quyết mềm dẻo, cương quyết, kịp thời để chống những biểu hiện làm sai hoặc thiếu trách nhiệm đối với công việc, góp phấn hạn chế thiệt hại cho dự án. Bước 3: Tiến hành kiểm tra theo kế hoạch. - Kiểm tra tiến độ thực hiện dự án là xem xét các công việc của dự án có được 78 thực hiện đúng thời gian như đã ghi trong bản kế hoạch của dự án hay không.Ví dụ: Để kiểm tra tiến độ thực hiện dự án xây dựng hệ thống thuỷ lợi ở xã Đồng Liên, người có trách nhiệm đã dựa trên bảng kế hoạch tiến độ công việc để kiểm tra, cụ thể là đối chiếu xem tiến độ thực hiện khảo sát thiết k ế có đúng vào đấu tháng 7/2000 không, cuối tháng 8/2000 đã có hồ sơ khảo sát thiết kế hoàn chỉnh chùn, tháng 9/2000 người dân đã bắt đầu đào mương chưa Việc xem xét lại từng mốc thời gian đặt ra đối với mỗi công việc, so sánh đối chiếu với mốc thời gian thực tế đã làm của từng công việc đó gọi là kiểm tra thực hiện tiến độ công việc. Kiểm tra chi tiêu tài chính Kiểm tra chi tiêu tài chính của dự án là xem xét tiền của dự án được sử dụng như thế nào (có đúng mục đích, có đủ số lượng hay không, việc cung cấp tiền có đúng tiến độ kế hoạch hay không). Ví dụ: Kiểm tra việc thực hiện chi tiêu tài chính trong dự án xoá đói giảm nghèo thì cần kiểm tra xem các hộ được vay có đúng là các hộ nghèo có tên trong danh sách được duyệt không, các hộ có được vay đúng số tiền vay như đ ã thông báo ban đầu không? Thời gian cấp tiền cho các hộ có đúng như kế hoạch không và các hộ có sử dụng tiền vay đúng mục đích không? Hiệu quả vốn vay như thế nào? Kiểm tra quá trình phối hợp giữa các khâu công việc của dự án. Một dự án dù lớn hay nhỏ bao giờ cũng có rất nhiều khâu trong công việc khác nhau, cần phải có kế hoạch phối hợp chặt chẽ giữa công việ c trước với công việc sau, giữa công việc này với công việc khác, đảm bảo sự nhịp nhàng cho toàn bộ hoạt động của dự án. Có khi chỉ một khâu công việc nào đó bị chậm trễ hay không thực hiện được thì có thể dẫn tới hậu quả hỏng toàn bộ dự án. Cách kiểm tra tốt nhất là phải xây dựng được biểu đồ tiến độ công việc (biểu đổ Giam), khi cần đế n giai đoạn thực hiện công việc nào đó thì chúng ta phải kiểm tra công việc trước đó đã hoàn thành đến mức độ nào để chuẩn bị triển khai các công việc tiếp theo cho phù hợp với thực tế. Từ thực tế kiểm tra, chúng ta đối chiếu với biểu đồ thời gian để đánh giá tiến độ công việc đúng, nhanh hay chậm so với kế hoạch đã đề ra. j Tóm lại là: 1 Ph ải xây dựng được một kế hoạch kiểm tra cho từng công việc. 1 - Tiến hành kiểm tra theo kế hoạch đối với mỗi công việc đã được ghi trong kế 1 hoạch tiến độ công vệc của dự án. 2.2. Giám sát hoạt động của dự án Giám sát hoạt động dự án là sự theo dõi sát sao, liên tục của người giám sát trong suốt thời gian các hoạt động của dự án diễn ra. Thực chất của giám sát là quá trình kiể m tra liên tục các hoạt động. Trong quá trình giám sát phải chú ý tới ba thông số sau đây 1 để giám sát: - Quy trình kỹ thuật thực hiện các công việc và chất lượng công việc được thực hiện. - Thời gian hoàn thành của mỗi hoạt động so với kế hoạch. 79 - Chi phí thực tế so với kế hoạch. Mục tiêu số một và là bản chất thực của giám sát là theo dõi việc thực hiện các quy trình kỹ thuật, đảm bảo chất lượng sản phẩm của từng công đoạn và đảm bảo cho sản phẩm cuối cùng phải đạt như ý muốn. Để đảm bảo tính khách quan và sự chính xác của việc giám sát, phải chọn người tham gia ban giám sát theo những tiêu chuẩn nh ất định. Chọn người tham gia vào ban giám số dự án Mỗi dự án có đặc thù riêng, tuỳ theo từng dự án hoặc từng hoạt động cụ thể mà định ra những tiêu chuẩn chọn người tham gia giám sát cụ thể cho phù hợp, người ta thường dựa vào bốn tiêu chuẩn chính sau đây: * Chọn người hiểu biết sâu về kỹ thuật thuộc lĩnh vực dự án đang làm Thông thường người ta chọn những người đã được đào tạo ở các trường về lĩnh vực kỹ thuật mà dự án sẽ thực hiện, đối với các dự án lớn, nhất thiết phải có người giám sát đủ tư cách pháp nhân (người có bằng cấp đúng chuyên ngành kỹ thuật, người thuộc cơ quan giám sát của Chính phủ). Ban lãnh đạo dự án nhất thiết phải ký kết hợp đồ ng giám sát chất lượng thi công với họ và phải có quyết định của chính quyền địa phương về việc thành lập ban giám sát. * Chọn người đại diện cho những người được hưởng lợi từ dự án : Họp nhóm những người được hưởng lợi từ dự án, thảo luận với họ về nội dung công việc của dự án, giải thích cho họ nắm rõ yêu cầu k ỹ thuật công việc, định mức kinh phí thực hiện cho từng công việc và yêu cầu kết quả cuối cùng cần đạt được, thảo luận với họ về tiêu chuẩn chọn người giám sát để họ bàn bạc và tự chọn ra người đại diện của họ tham gia. * Chọn người không bị lệ thuộc về kinh tế. chính trị tới dự án Để chọn được ng ười tham gia giám sát đạt được tiêu chuẩn này thì tốt nhất phải là chọn người không nằm trong ban điều hành dự án và không phải là thành viên của dự án, hoặc là người không làm việc thường xuyên cho dự án. (Thông thường các tổ chức tài trợ hoặc nhà đầu tư thuê các giám sát viên từ một tổ chức khác để giám sát chất lượng công trình và người này không có liên quan hoặc phụ thuộc gì về kinh tế hay chính trị vào ban điều hành dự án. Công trả cho giám sát viên được lấy t ừ nguồn kinh phí khác ngoài dự án). s * Chọn người nhiệt tình với công việc, có thời gian để tham gia vào công tác kiểm tra, dám mạnh dạn đấu tranh với những sai trái. Muốn chọn được người theo tiêu chuẩn này thì trước hết người được chọn phải là người không giữ nhiều chức vụ quan trọng trong chính quyền, không đảm nhận quá nhiều công việc và tốt nhất là người đã từng hoặc đang làm nhữ ng công việc gần gũi với công việc của dự án sẽ làm, có nhiều hiểu biết về các vấn đề dự án đang làm nhiều hơn 1 những người khác. Công việc của họ đúng với chức năng của họ để họ có thể 80 dành ? 2.3. Đánh giá dự án Đánh giá dự án là nhìn nhận và phân tích lại toàn bộ quá trình triển khai thực hiện dự án, các kết quả thực hiện cũng như hiệu quả thực tế đạt được của dự án trong mối quan hệ với nhiều yếu tố, so sánh với mục tiêu đặt ra ban đầu. Việc đánh giá đó thể do đơn Vị thực hiện dự án tự tổ chức đánh giá g ọi là đánh giá trong, còn việc đánh giá do tổ chức cấp trên hay cơ quan tài trợ thuê một đơn vị khác hoặc những người ngoài dự án đánh giá dự án gọi là đánh giá ngoài hay đánh giá độc lập. Đánh giá ngoài thường được thực hiện đối với những dự án lớn, kéo dài nhiều năm. 2.3.1. Các loại đánh giá dự án - Đánh giá định kỳ: Là đánh giá từng giai đoạn thực hiệ n dự án, có thể là đánh giá toàn bộ các công việc trong một giai đoạn của dự án nhưng cũng có thể là đánh giá từng công việc ở từng giai đoạn nhất định (đánh giá theo từng mảng việc). Đánh giá định kỳ chỉ áp dụng với những dự án có chu kỳ dài. Tuỳ theo mỗi loại dự án cụ thể người ta định ra khoảng thời gian đánh giá định kỳ, có thể là ba tháng, sáu tháng hoặc một năm một lần. Mục đích của đánh giá định kỳ là nhằm phát hiện ra những điểm mạnh, yếu, những khó khăn, thuận lợi mà chúng ta đang gặp phải trong một thời kỳ nhất định, nó đòi hỏi cần phải có những nhìn nhận và điều chỉnh cho những giai đoạn tiếp theo nhờ đó dự án được hoàn thành tết h ơn. - Đánh giá cuối kỳ: Là đánh giá cuối cùng khi kết thúc dự án, đây là cuộc đánh giá toàn diện tất cả các hoạt động của dự án và kết quả của nó. Mục đích của đánh giá cuối kỳ là nhằm nhìn nhận lại toàn bộ quá trình thực hiện dự án, những thế mạnh, điểm yếu, những thành công và chưa thành công, nguyên nhân của từng vấn đề, đư a ra những bài học cần phải rút kinh nghiệm và điều chỉnh cho những dự án khác. 2.3.2. Nội dung đánh giá dự án . Mỗi dự án có đặc thù riêng, các dự án hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau thì nội dung và cách thức tổ chức của nó cũng khác nhau. Trong thực tế có nhiều nguyên nhân làm cho một dự án thành công hay không thành . công hoặc hạn chế hiệu quả của một dự án, chính vì vậy khi đánh giá phải xem xét h ết các nguyên nhân, phân tích kỹ mức độ tác động tết, xấu của mỗi nguyên nhân. 1 Thông thường người ta chia các nguyên nhân làm 2 nhóm: Nhóm 1 : Nguyên nhãn khách quan từ hoàn cảnh bên ngoài đưa lại như do những đơn vị hoặc cá nhân làm đối tác thực hiện chưa nghiêm túc các hợp đồng, hoặc đo điều kiện mưa bão, lụt hoặc hạn hán làm cho dự án không triển khai được hoặc triển khai chậm. Nhóm 2: Nguyên nhân chủ quan do chính những người quản lý và thực hi ện, nhóm nguyên nhân này chúng ta có thể điều chỉnh và chủ động khắc phục. . tiến độ xây dựng trạm bơm, người kiểm tra đã đến tận chân công trình xây dựng để xem xét cụ thể lừng công việc đang di ễn ra ở đó. 2.1.2. Nội dung của công tác kiểm tra dự án Muốn công tác. án phải xây dựng được kế hoạch th ời gian thực hiện các công việc của dự án, căn cứ và kế hoạch công việc đó người kiểm tra phải xây dựng được kế hoạch kiểm tra cho từng công việc và phải lập. Căn cứ vào từng hoạt động của dự án đã được xây dựng người ta có thể xây dựng được kế hoạ ch kiểm tra đối với từng công việc. Kiểm tra đội xuất là kiểm tra không theo kế hoạch định trước và không