VIẾT MỘT CUỐN SÁCH BẰNG MS WORD Tôi viết bài viết này với mục đích giúp các bạn sinh viên và một số độc giả khi viết một khóa luận tốt nghiệp hay một cuốn sách, cuốn giáo trình bằng MS Word có thể tiết kiệm được nhiều công sức, dễ dàng cho việc chỉnh sửa thay đổi đồng loạt về định dạng đối với toàn bộ tài liệu nhờ áp dụng tính tự động hóa trong soạn thảo word. Bài viết tôi đưa ra ở đây chỉ là một cách làm của cá nhân, các bạn cũng có thể sử dụng những cách khác. Như các bạn biết, để làm một khóa luận tốt nghiệp, mỗi sinh viên cần định ra trước cho mình những nội dung cần thể hiện trong khóa luận hay nói cách khác bạn cần phác thảo ra được một mục lục những nội dung mà mình sẽ viết. Sử dụng hệ soạn thảo MS Word theo tôi chúng ta cần chú ý một số điểm sau: 1. Đối với việc tạo mục lục cần nắm được cách sử dụng style trong word, cách sinh mục lục tự động, cách đánh số bằng “bullet and numbering” 2. Đối với nội dung của mỗi phần, chú ý một số điểm về qui cách soạn thảo: đoạn văn bản phải căn đều (justify); trước dấu phẩy, dấu chấm không có dấu cách, phía sau có dấu cách; các dấu ( ), “ “, ‘ ‘ phải ôm sát đoạn văn bản Trong bài viết tôi minh họa cách tạo style để làm việc với một kiểu mục lục phổ biến thường hay sử dụng. Chúng ta sẽ cần tạo ra 2 style chính sau cho việc soạn thảo: IndexStyle (Style để đánh số các mục) và BodyTextStyle (Style cho phần nội dung của mỗi mục, số style tạo ra tùy thuộc vào nội dung cụ thể) Từ Menu View -> Task Pane -> Chọn Style and Formatting Click button New Style để tạo một style mới Đặt tên cho Style là IndexStyle Style type chọn kiểu List Click button Format, chọn Numbering để định dạng kiểu mục lục mong muốn Chọn kiểu như trên hình ảnh, click button Customize để chỉnh sửa theo mẫu riêng của cá nhân Các mức khác nhau trong mục lục có thể chọn từ mục Level, khởi đầu ở mức 1 Gõ thêm chữ “CHƯƠNG” vào trước số 1 ở ô ‘number format’, click button Font chọn kiểu chữ in đậm (Bold) Phía bên phải có button More hay Less tùy trạng thái sau khi click, click button More để điều chỉnh thêm thuộc tính. Phía dưới trong mục ‘Link level to style’ chọn kiểu Heading 1 (tương ứng với level 1, chọn kiểu Heading để có thể sinh mục lục tự động về sau) Tiếp tục chuyển sang level 2, 3,… và chỉnh các thông số theo ý muốn ở mỗi level Nhấn các button OK để hoàn tất quá trình tạo IndexStyle. Tiếp tục click button New Style để tạo BodyTextStyle Style type: Paragraph Chọn các thuộc tính định dạng cơ bản với đoạn văn bản ở phía dưới như Font, căn đều 2 lề (Justify)… Nếu muốn thêm các định dạng khác về đoạn văn bản, click Format, chọn Paragraph Ví dụ: Trong special chọn First line, chọn thông số By ở bên cạnh để định khoảng cách lùi đầu dòng với dòng đầu tiên của đoạn văn bản. SỬ DỤNG CÁC STYLE ĐÃ TẠO ĐỂ SOẠN THẢO Chúng ta bắt tay vào công việc soạn thảo, lúc này về cơ bản bạn chỉ cần sử dụng 2 style vừa tạo trừ những định dạng riêng biệt là cần chỉnh sửa riêng. Những thay đổi trên 2 style vừa tạo sẽ ảnh hưởng tới toàn bộ tài liệu mà bạn không phải mất công đi chỉnh sửa từng trang (Để thay đổi các thuộc tính cho style vừa tạo, bạn chuột phải vào nó và chọn Modify) Về cách sử dụng Style, bạn chọn style ở bên phải và gõ chữ ở bên trái. Đầu tiên bạn chọn kiểu IndexStyle, ngay lập tức chữ “CHƯƠNG 1” được sinh tự động, bạn gõ vào tiêu đề của chương 1 là “MỞ ĐẦU” Enter xuống dòng, lúc này MS Word sẽ hiểu là bạn sẽ gõ nội dung Text bình thưởng ở đó (bạn có thể thấy style hiện tại ở Task Pane là Normal). Lúc này, nếu bạn muốn gõ nội dung, chọn kiểu Style cho nội dung (Vd: BodyTextStyle) và gõ bình thường Nếu bạn muốn tạo một chỉ mục khác, lại chọn kiểu IndexStyle. Ở trên bạn đã sử dụng IndexStyle để tạo ra chỉ mục có tên “CHƯƠNG 1”, cho nên lúc này mặc định MS Word sẽ tạo chỉ mục tiếp theo là “CHƯƠNG 2” Nếu chỉ mục đó chưa đúng nội dung của bạn, bạn nhấn phím TAB để tạo chỉ mục con đối với chỉ mục “CHƯƠNG 1”, kết quả sẽ như sau: Nếu bạn nhấn hai lần phím TAB, chỉ mục 1.1.1 sẽ được tạo ra (Số lần nhấn phím TAB tương ứng với các level trong chỉ mục, nếu muốn quay lại chỉ mục trước nhấn Shift + TAB). Bạn có thể áp dụng điều đó để tạo ra kết quả như sau: SINH MỤC LỤC TỰ ĐỘNG Đầu tiên bạn cần chọn vị trí đặt mục lục, thông thường ở các trang đầu tiên hoặc các trang cuối cùng. Sử dụng Ctrl + Enter để ngắt trang nhanh chóng. Mục lục được sinh bao gồm các dòng tiêu đề có kiểu Heading mà bạn đã tạo. Đó cũng là lý do vì sao chúng ta cần chọn kiểu Heading đối với các level trong IndexStyle. Sau khi đã định con trỏ cho vị trí sinh mục lục, từ Menu Insert -> Reference -> Index and Table -> Chọn kiểu mục lục mong muốn -> OK Kết quả Demo: Bạn có thể giữ Ctrl + Click để nhẩy nhanh chóng đến nội dung của chỉ mục mong muốn. Bài viết chỉ là cách làm của cá nhân, nếu bạn có cách nào đó tối ưu hơn hãy viết bài chia sẻ nhé. CHÚC THÀNH CÔNG ! Write by: Trần Trung Hiếu Email: hieutrantrung001100@gmail.com . VIẾT MỘT CUỐN SÁCH BẰNG MS WORD Tôi viết bài viết này với mục đích giúp các bạn sinh viên và một số độc giả khi viết một khóa luận tốt nghiệp hay một cuốn sách, cuốn giáo trình bằng MS Word. được một mục lục những nội dung mà mình sẽ viết. Sử dụng hệ soạn thảo MS Word theo tôi chúng ta cần chú ý một số điểm sau: 1. Đối với việc tạo mục lục cần nắm được cách sử dụng style trong word, . tự động hóa trong soạn thảo word. Bài viết tôi đưa ra ở đây chỉ là một cách làm của cá nhân, các bạn cũng có thể sử dụng những cách khác. Như các bạn biết, để làm một khóa luận tốt nghiệp, mỗi