Quản lý dự án CNTT GV:PGS.TS. Trương Mỹ Dung Dưới đây là bài phỏng vấn một người quản lý dự án được em thực hiện thông qua sử dụng phương tiện truyền thông như: mail, chat,… vào ngày 02/06/2007. Người được phỏng vấn: Anh Nguyễn Minh Quang - nguyên quản lý dự án công ty K& G, hiện đảm nhận vai trò quản lý dự án CNTT công ty HPT – TP.HCM. Nội dung cuộc phỏng vấn: Câu hỏi đặt ra: Vai trò và công việc của người quản lý dự án CNTT như thế nào ? Trả lời: Trưởng dự án chịu trách nhiệm tổ chức, thực hiện và triển khai các dự án gia công phần mềm, đảm bảo sao cho các dự án được quản lý hiệu quả, hoàn thành đúng tiến độ, quy trình và ngân sách dự kiến. Trưởng dự án quản lý và diều hành các nhân viên tham gia thực hiện dự án nhằm hoàn thành các nhiệm vụ, kế hoạch do Công ty giao. 1. Công tác hoạch định kế hoạch a. Lập kế hoạch cho dự án. Chịu trách nhiệm thực hiện và hoàn thành các dự án theo yêu cầu, phân công công việc hợp lý về thời gian và nhân sự. - Tập trung vào công tác thu thập và quản lý yêu cầu, các quy trình quản lý dự án sao cho bảo đảm mục tiêu của các công việc khi phân công xuống các nhóm hoặc các cá nhân đều được rõ ràng và hợp lý. - Xây dựng được kế hoạch triển khai dự án chi tiết với đầy đủ các yếu tố về thời gian và nguồn lực cần thiết. - Làm việc với một kế hoạch thực tế và khả thi để có thể cố gắng vượt kế hoạch và đạt được chất lượng mong muốn. - Bảo đảm các mốc kế hoạch hoặc các tài liệu, bán sản phẩm chuyển giao cho khách hàng phải được thực hiện đúng kế hoạch, giúp đảm bảo uy tín của Công ty. - Tư vấn cho Lãnh đạo cách thức có thể đạt được các mục tiêu của dự án. - Tập trung vào việc phát hiện và lập kế hoạch giải quyết các rủi ro có khả năng phát sinh. - Liên tục rà soát và cập nhật lịch biểu của dự án nhằm thể hiện được tình hình thực tế đang diễn ra và sẽ phát sinh. b. Có trách nhiệm phải bảo mật bộ mã nguồn, toàn bộ tài liệu liên quan của các dự án phần mềm đã và đang xây dựng - Quản lý và tuyệt đối không được cung cấp, sao chép các bộ mã nguồn, tài liệu liên quan đến các dự án phần mềm ra bên ngoài nếu không được sự chấp thuận của Trưởng phòng và Ban Giám đốc. c. Lập kế hoạch nghiên cứu chuyên môn sâu theo định hướng phát triển chiến lược của Trung tâm Phát triển Phần mềm - Kế hoạch phù hợp với định hướng cụ thể theo sự phân công của Trưởng phòng và Ban Giám Đốc. Cần đặt ra mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể cho từng mảng chuyên môn và từng nhân sự. Có xem xét đến khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng và điều kiện của Công ty. d. Xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nhân sự trực thuộc Người thực hiện: Lâm Hồ Hải MSSV: CH0601018 Trang 1 Quản lý dự án CNTT GV:PGS.TS. Trương Mỹ Dung - Kế hoạch đào tạo phải phù hợp với yêu cầu và định hướng phát triển của Phòng, của Trung tâm. 2. Công tác tổ chức thực hiện: a. Thiết kế và thực hiện - Làm việc với nhóm phân tích thiết kế để bảo đảm hoạt động phân tích thiết kế đi đúng với yêu cầu đã đặt ra b. Quản lý - Nhìn trước các họat động của dự án để bảo đảm các tiến trình công việc được diễn ra trong sự kiểm sóat như đạ quy định trong mô hình quy trình làm việc của tố chức - Liên tục theo dõi và cập nhật các rủi ro có khả năng phát sinh của dự án - Quản lý theo dõi việc thăng tiến của các thành viên trong nhóm dự án. - Duy trì mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong dự án bảo đảm tinh thần hợp tác đồng đội xuyên suốt - Quản lý sự thay đổi yêu cầu- - Quản lý việc quan hệ và các công việc liên quan đến nhà thầu phụ - Theo dõi cập nhật thường xuyên các kiến thức và định hướng công nghệ mới, đồng thời góp phần thay đổi và cập nhật quy trình họat động của tổ chức nếu chưa được tốt. c. Tổ chức, quản lý nhân viên tham gia dự án - Tổ chức phải chặt chẽ, có hiệu quả nhằm thực hiện thành công kế hoạch đề ra. Phân công công việc rõ ràng, cơ chế báo cáo phải đảm bảo tính trung thực, nghiêm túc và được kiểm sóat chặt chẽ. Quan tâm, chăm sóc và động viên nhân viên. d. Tổ chức công tác nghiên cứu theo định hướng chuyên môn - Phải có định hướng chuyên môn đúng đắn nhằm đạt được mục tiêu, chiến lược phát triển đề ra. e. Quản lý dự án, tổ chức thực hiện, triển khai các dự án theo hợp đồng đã ký. - Đảm bảo các yêu cầu về thủ tục, có kế hoạch triển khai chi tiết, thực hiện đúng yêu cầu ký kết với khách hàng. - Quản lý thực hiện dự án, hợp đồng nhằm đạt hiệu quả về nhân lực, kinh tế theo kế hoạch, thỏa mãn yêu cầu khách hàng. Tổ chức, thực hiện công tác nghiên cứu khoa học kỹ thuật, công nghệ mới trong lĩnh vực phát triển phần mềm. - Thực hiện nghiêm túc theo kế hoạch đã định, khuyến khích động viên nhân viên tích cực nghiên cứu học tập nâng cao trình độ, đề cao sáng tạo f. Tham gia báo cáo khoa học, trình bày các giải pháp, sáng kiến, các đề tài nghiên cứu, ứng dụng - Phát huy sáng kiến. Tích cực chủ động, say mê nghiên cứu khoa học và công nghệ, có định hướng theo chiến lược phát triển của phòng. Các báo cáo trình bày khoa học rõ ràng và có chiều sâu kiến thức, có giá trị ứng dụng. g. Thực hiện công tác nhận và xử lý thông tin, yêu cầu của khách hàng. - Nhận đầy đủ, trả lời nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng. Phối hợp với các bộ phận chuyên môn khác việc xử lý và phản hồi chính xác, kịp thời thông tin cho khách hàng. h. Tham gia tổ chức thực hiện các chương trình đào tạo cho nhân viên Người thực hiện: Lâm Hồ Hải MSSV: CH0601018 Trang 2 Quản lý dự án CNTT GV:PGS.TS. Trương Mỹ Dung - Cùng với Trưởng phòng tổ chức các buổi đào tạo nội bộ và đào tạo có nguồn gốc từ bên ngòai như kết hợp với các đối tác tổ chức seminar, đào tạo chuyên môn về sản phẩm, công nghệ mới để nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên. i. Tổ chức, đôn đốc và thực hiện các yêu cầu về quản trị chất lượng - Tuân thủ theo các quy định về quản trị chất lượng đã ban hành j. Tham gia cùng nhóm marketing và phát triển dự án để tư vấn cho khách hàng nhằm có được dự án: tích cực, chủ động 3. Công tác kiểm tra giám sát: k. Có kế hoạch và tổ chức thực hiện việc kiểm tra, giám sát họat động của các nhóm, kiểm sóat công việc của các nhân viên tham gia dự án - Giám sát hoạt động của các nhóm căn cứ theo kế hoạch công tác năm, quý, tháng. Kiểm tra thường xuyên công tác nhân viên thông qua các báo cáo hằng tuần và thông qua các yêu cầu công tác. l. Báo cáo và trao đổi thông tin - Bảo đảm thực hiện chế độ báo cáo về tình hình dự án cho lãnh đạo một cách thường xuyên. - Làm việc với nhóm phát triển dự án và marketing để duy trì mối liên hệ thường xuyên với khách hàng - Kết hợp và chỉ huy các nhóm thực hiện dự án, chủ trì các buổi rà sóat và rút kinh nghiệm từ các dự án đã hòan thành. - Đúc kết và đệ trình các kinh nghiệm, kế hoạch thay đổi quy trình nếu có lên Lãnh đạo xem xét Câu được đặt ra : Để trở thành người đảm nhận vai trò quản lý dự án CNTT cần có những kỹ năng nào ?Những yêu cầu năng lực và khả năng về kỹ thuật cũng như thao tác mà người quản lý dự án cần phải có ? Trả lời: Những yêu cầu năng lực và khả năng về kỹ thuật cũng như thao tác mà người quản lý dự án cần phải có: - Phải biết lập kế hoạch dự án - Hổ trợ và đảm bảo phần mềm - Kiểm tra phần mềm - Quản lý qui trình phần mềm - Phải có tinh thần làm việc nhóm, cộng tác. - Phải có sự khẳng định, quả quyết và quyết đoán. - Phải chịu chi phối và áp lực cao. - Quản lý quan hệ với khách hàng - Có khả năng giao tiếp, lãnh đạo và quyết định - Có khả năng diễn đạt ý tưởng ngắn gọn rõ ràng và thuyết trình tốt Người thực hiện: Lâm Hồ Hải MSSV: CH0601018 Trang 3 Quản lý dự án CNTT GV:PGS.TS. Trương Mỹ Dung Câu được đặt ra : Những thuận lợi và khó khăn đối với người quản lý một dự án CNTT ? Trả lời: Thuận lợi Khó khăn - Nhân viên làm việc với tinh thần quyết tâm cao, có trách nhiệm tốt. - Được sự hỗ trợ tốt từ những bộ phận liên quan. - Làm việc trong một môi trường làm việc tốt chuyên nghiệp. - Quá trình xây dựng dự án được dựa theo qui trình CMM4. - Trong trường hợp làm với khách hang nước ngoài thì việc phân tích design họ đã hoàn tất, thường các dự án này mức độ thành công sẽ rất cao. - Cũng thường xuyên gặp công nghệ mới, mất thời gian tìm hiểu. - Khách hang thường xuyên thay đổi yêu cầu, hoặc yêu cầu không được rõ ngay từ ban đầu. - Chi phí phát sinh khó thu hồi trong khi khách hang chấp nhận phát sinh thêm thời gian. - Gặp khó khăn lớn nếu trong nhóm có nguời key person nghỉ đột xuất. Câu được đặt ra : Những kinh nghiệm đã qua các dự án ? Trả lời: Các dự án đã tham gia qua: * Dự án trong nước: 1. Dự án liên quan nghiệp vụ Shipping (Shipping Management System). 2. Quản lý kho. 3. Quản lý hàng tồn tại siêu thị 4. Quản lý hàng khuyến mãi. 5. Quản lý kế toán 6. Quản lý nhân sự 7. Quản lý tổng đài điện thoại…. … * Dự án nước ngoài: 1. Shopping card. 2. Quản lý dây chuyền sản xuất 3. Support Java portal 4. Các hệ chương trình liên quan Pocket PC … Bí quy t qu n lý d ánế ả ự August 31, 2009Hành trình n hi u n ngđế ệ ă 2 bình lu nậ Người thực hiện: Lâm Hồ Hải MSSV: CH0601018 Trang 4 Quản lý dự án CNTT GV:PGS.TS. Trương Mỹ Dung SHN Rất nhiều sách báo viết về phương thức và kỹ thuật quản lý dự án hiệu quả. Những bí quyết dưới đây được đúc kết lại từ lý thuyết và kinh nghiệm quản lý của các chuyên gia American Management Association - một tổ chức phi lợi nhuận nổi tiếng về đào tạo Quản Trị Kinh Doanh 1. Xây dựng một đội nhóm đoàn kết cùng giải quyết vấn đề. Nếu không bạn sẽ khó có thể đưa ra giải pháp đúng đắn hoặc sẽ tạo ra nhiều tranh cãi về mục tiêu của dự án 2. Hãy luôn ghi nhớ và tuân theo các mục tiêu đã đề ra trong suốt quá trình dự án 3. Xây dựng một chiến lược để đạt được tất cả các mục tiêu của dự án 4. Giám sát và kiểm tra định kỳ để bảo đảm rằng dự án luôn nằm trong mục tiêu ban đầu đã đề ra. 5. Xác định rõ các cột mốc và chuẩn đánh giá: kết quả mong muốn, các trở ngại, lập ra các chính sách sẽ giúp bạn đạt được kết quả như mong đợi 6. Cập nhật thông tin từ tất cả các Stakeholders (là những người có liên quan, dính líu hoặc bị tác động bởi các hoạt động của dự án) để tránh mâu thuẫn về mặt lợi ích sau này 7. Lựa chọn thành viên thích hợp cho dự án - là những người có thể đóng góp những nhận định và thông tin có ích cho dự án chứ không chỉ đơn thuần là người có thể hợp tác làm việc nhóm. 8. Làm việc theo nhóm. Nếu tất cả các thành viên của một đội/nhóm làm việc độc lập, sản phẩm sau cùng sẽ không ăn khớp cũng giống như những gì nhóm đã thể hiện. 9. Hãy thực tế về số lượng dự án mà bạn hoặc tổ chức của bạn có thể đảm trách và các mục tiêu đã đề ra. 10. Lập kế hoạch dự án theo cách trả lời các câu hỏi như: phải làm những gì ? Ai làm ? Bao nhiêu ? Khi nào ? Làm như thế nào ? … 11. Đưa ra thật nhiều giải pháp lựa chọn (brainstorming), sau đó chọn ra cái tối ưu nhất dựa trên các thông số đã thiết lập ban đầu (Vd: dựa trên chi phí, thời gian, mục tiêu …) 12. Hãy thương lương khi cần những nguồn lực/tài nguyên/yếu tố có rất ít hoặc khó tìm kiếm. 13. Hãy bàn giao những phần có thể theo từng cột mốc chính của dự án, nhờ vậy mà tiến trình sẽ có thể được đo lường dễ dàng hơn 14. Đưa ra chuẩn đánh giá, định lượng, đặc tả tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến giá trị của các chuẩn này. 15. Đừng lập thời gian biểu cho bất kỳ công việc nào có thời gian nhiều hơn từ 4 đến 6 tuần. Thay vì vậy, hãy chia nhỏ ra thành nhiều tác vụ để dễ quản lý. 16. Tiếp tục đặt ra những câu hỏi. Càng có nhiều câu hỏi, bạn sẽ càng tìm ra nhiều cách giải quyết các vấn đề hoặc khám phá ra những vấn đề đối lập với những gì đã định nghĩa ban đầu. Người thực hiện: Lâm Hồ Hải MSSV: CH0601018 Trang 5 Quản lý dự án CNTT GV:PGS.TS. Trương Mỹ Dung 17. Tránh sự “cám dỗ” cố gắng hoàn thành xuất sắc mọi việc - điều đó sẽ dành cho phiên bản sau của sản phẩm hoặc bộ phận dịch vụ. 18. Hãy dành thời gian dự phòng trong trường hợp xảy ra những tình huống không mong đợi hoặc những vấn đề chưa được dự tính. 19. Làm tất cả mọi thứ mà bạn có thể để giữ cho các tác vụ theo đúng lịch trình, một sự sai lầm nào đó ở đây có thể làm sa lầy dự án hiện tại 20. Luôn cảnh giác các rào cản “phong tỏa” trong quá trình dự án (roadblocks) và hãy hướng đến hoạt động chuyên nghiệp (pro-active), đừng phản ứng lại chúng mà hãy giúp các thành viên trong dự án hoàn thành nhiệm vụ của họ. 21. Xem như các thành viên trong nhóm đang thực hiện các nhiệm vụ quan trọng, do đó, họ sẽ không thể cố gắng liên tục để thực hiện thêm các công việc khác. 22. Đề cử ra những thành viên có thể thực thi nhiều vai trò khác nhau trong qui trình quản lý dự án. 23. Đừng để các thành viên đợi đến “sát nút” mới bắt đầu thực hiện nhiệm vụ. Khi đó, nếu vấn đề phát sinh, sẽ không còn thời gian trống để sửa chữa và sẽ bị trễ hạn bàn giao. 24. Hãy luôn ghi nhớ 3 lần sức ép: hoàn thành dự án theo đúng tiến độ, kinh phí, mục tiêu và mong đợi của khách hàng. 25. Hãy ghi nhận lại kết quả của các dự án: xem xét lại cả nhóm làm việc và các nhiệm vụ thực thi. Người thực hiện: Lâm Hồ Hải MSSV: CH0601018 Trang 6 . nhiệm vụ, kế hoạch do Công ty giao. 1. Công tác hoạch định kế hoạch a. Lập kế hoạch cho dự án. Chịu trách nhiệm thực hiện và hoàn thành các dự án theo yêu cầu, phân công công việc hợp lý về thời. công kế hoạch đề ra. Phân công công việc rõ ràng, cơ chế báo cáo phải đảm bảo tính trung thực, nghiêm túc và được kiểm sóat chặt chẽ. Quan tâm, chăm sóc và động viên nhân viên. d. Tổ chức công. và công nghệ, có định hướng theo chiến lược phát triển của phòng. Các báo cáo trình bày khoa học rõ ràng và có chiều sâu kiến thức, có giá trị ứng dụng. g. Thực hiện công tác nhận và xử lý thông