hệ thống thông tin quản lý hệ thống thông tin trong quản lý nhân sự

Các hệ thống thông tin quản lí TPS, MIS, DSS, ESS, lý thuyết, cách sử dụng để áp dụng vào hệ thống quản lí nhân sự Các hệ thống thông tin quản lý MIS, hệ thống thông tin ra quyết định DS

DAI HOC DA NANG TRUONG DAI HQC KINH TE

University of Economics

BÀI TẬP NHÓM Môn: Hệ thống thông tin quản lý

HE THONG THONG TIN TRONG QUAN LY NHAN

MUC LUC

GIOI THIEU 2

1 Cac hé thong thing tin quan li (TPS, MIS, DSS, ESS, lý thuyết, cách sử dụng

dé Ap dụng vào hệ thống quản lí nhân sự;) - 2-2-2 5£ se eeeescsscss= 2

1.1.Hệ thống xử lý giao dịch (TPS - Transaction Processing System) 3

1.2.Hệ thống thông tin quản lý (MIS - Management Information System) 5

1.3.Hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS - Decision Support System) 7

1.4.Hệ thống thông tin điều hành (ESS - Executive Support System) 9

Il LY DO CHON DE TAI( HE THONG QUAN LY NHAN SU CO Y NGHIA NHƯ THẺ NÀO VỚI DOANH NGHIỆ P) 2-5 << se sex sex eeee 12 1 HE THONG QUAN LY NHAN SU 12 1.1.Chức năng của hệ thống quản lý nhân sự 22 S221 1E 12211 1 xe 12 1.2 Hệ thống quản lý nhân sự hoạt động như thế nào? 2-5222 ce2 16 1.3 Lợi ích của hệ thống quản lý nguồn nhân lực là gì - s22 16 1.4 Tại sao hệ thống quản lý nhân sự HRMS lại quan trọng? -ccs¿ 17 1.5 Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự gồm những øiai đoạn nào? 17

1.6 Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự : - 52 ST 1121211 2 2 E122 re 18 1.7 Sơ đồ quy trình tuyển ¡112225 21 1.8 Sơ đồ quy trình lương: - - 2c 1 2.11221112111111 1 11111111111 2111 1111111111111 11kg kg 21 HI.PHẢN MÈM LIÊN QUAN ĐÉN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 22

1, Cơ sở dữ liệu nhân sự: „„.22 2 Cơ cấu tÕ €hỨc -s-es©+xs9E+Y.eeESEYESESEAEAeSESTEeeptrrxsettrxseertrrserkserrxseree 22 3 Nguyên tắc và chính sách công viỆC o- se s©seeecssceerecsceerreseree 23 4 Lộ (trình sự nghiỆD o o- o5 00.0 TT TT 00809 0e 050 v09 24 5 Thành tựu và cống hiến 2 2-2 se ©csseEsetseEssexserse se ereesrre 25 6 Chính sách (Cổ E, cọ ọ Họ lọ TH TH HH 1m ni km nh m0 25 8.5 0000.) 0 ã Ỷ 5 26

L GIỚI THIỆU

1 Các hệ thống thông tin quản lí (TPS, MIS, DSS, ESS, lý thuyết, cách sử dụng để áp dụng vào hệ thống quản lí nhân sự)

Các hệ thống thông tin quản lý (MIS), hệ thống thông tin ra quyết định (DSS), hệ

thông thông tin điều hành (ESS), và hệ thống xử lý giao dịch (TPS) đều có vai trò

quan trọng trong việc hỗ trợ các tổ chức hoạt động hiệu quả Mỗi loại hệ thống này phục vụ các mục đích khác nhau và được thiết kế dé giải quyết các yêu cầu thông tin

và quản lý khác nhau của các cấp trong tổ chức

1.1 Hệ thống xử lý giao dich (TPS - Transaction Processing System)

Dinh nghia: Hé thong TPS được thiết kế để xử lý, lưu trữ, và quản lý các giao dịch hàng ngày của tổ chức Những giao dịch này có thê là các giao dịch tải chính, sản xuất, bán hàng, hoặc dịch vụ khách hàng TPS giúp đảm bảo tính liên tục và hiệu quả trong các hoạt động thường xuyên của tô chức

e©_ Một TPS hiệu quả có các đặc điểm sau:

-_ Phục vụ các nhà quản lý và nhân viên ở cấp tác nghiệp

- Phản hồi nhanh Vì thời gian phản hồi trong quá trình xử lý giao dich la rat

quan trọng, TPS phải duy trì độ trễ ngắn liên tục Trong TPS hiệu quả, việc

xử lý yêu cầu có thế mắt chưa đến một giây

- Tính không linh hoạt TPS xử lý các giao dịch theo cách chuẩn hóa Nó dam bảo tính nhất quán và ngăn ngừa các sai lệch có thể gây ra lỗi Vì vậy, trong trường hợp của TPS, tính không linh hoạt thực sự không phải là một bắt lợi

- D6 tin cay TPS luu trữ thông tin thiết yêu không được tiết lộ Thông thường, TPS có các quy trình sao lưu và phục hồi mạnh mẽ được triển khai để đảm bảo tính liên tục của hệ thống và ngăn ngừa gián đoạn hoạt động

- - Xử lý có kiểm soát Trong TPS, dữ liệu cho các giao dịch được xử lý theo cầu trúc của công ty Điều này có nghĩa là có một thứ tự cụ thê để chuyên đữ liệu cho các giao dịch, cấp phê duyệt, cung cấp phản hồi, v.v

2

Xử lý thời gian thực Như đã nêu ở trên, thời gian phản hồi của TPS dự kiến

sẽ càng ngắn càng tốt Dé là lý do tại sao công nghệ này xử lý việc ghi lai các giao dich va truyén dtr ligu theo thoi gian thyc

Thông lượng cao TPS được thiết kế để quản lý hiệu quả một số lượng lớn các giao dịch kinh doanh, lý tưởng cho các doanh nghiệp có khối lượng giao

dịch lớn

Chức năng của hệ thống xử lý giao dịch TPS:

Tăng hiệu quả và năng suất: Hệ thống xử lý giao địch tiếp quản các tác vụ lặp đi lặp lại Điều nay thúc đây hiệu quả và năng suất chung của lực lượng lao động vốn phải xử lý đầu vào và đầu ra theo cách thủ công

Độ chính xác được cải thiện và giảm lỗi: Với việc thu thập và xác thực dữ liệu tự động, hệ thông TPS giảm đáng kế khả năng xảy ra lỗi của con người Tiết kiệm chỉ phí: Việc triển khai hệ thống TPS giúp tiết kiệm chỉ phí bằng cách giảm thiểu lao động thủ công và giảm khả năng xảy ra sai sót tốn kém Cải thiện khả năng mở rộng và tăng trưởng: Hệ thống TPS được thiết kế

để phát triển cùng doanh nghiệp Chúng xử lý khối lượng giao dịch ngày

cảng tăng, mang lại lợi ích cho khả năng mớ rộng mà không ảnh hướng đến hiệu suất

Tiếp cận toàn cầu: Hệ thống xử lý giao dịch cho phép các doanh nghiệp tiếp

cận toản cầu Nó tạo điều kiện xử ly cdc giao dich trên nhiều khu vực và loại tiền tệ khác nhau một cách dễ đàng

Hệ thống bán hang POS (Point of Sale): Ghi nhan giao dich ban hang va

tinh tién cho khach hang

Hệ thống ngân hàng trực tuyến: Quản lý các giao dịch tiền gửi, rút tiền, chuyền khoản

Hệ thống quản lý kho: Cập nhật số lượng tồn kho mỗi khi có giao dich nhập xuất hàng hóa

> TPS (Transaction Processing System) quan trong voi doanh nghiép vi no dam bao các hoạt động vận hành hàng ngày diễn ra liên tục, chính xác và hiệu quả

Hệ thống này tự động xử lý các giao dịch cơ bản như bán hàng, quản lý kho,

3

thanh toán, giúp giảm sai sót, tiết kiệm chi phí, và cung cấp đữ liệu đầu vào cho

các hệ thống khác như MIS và DSS

1.2 Hệ thống thông tin quản lý (MIS - Management Information System) Định nghĩa: Hệ thống MIS được thiết kế để cung cấp thông tin tổng hợp và định kỳ giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định tác nghiệp và điều hành tại các cấp thấp hơn trong tô chức (ví dụ như cấp quản lý bộ phận, phòng ban) Dưới đây là các đặc

điểm chính của một hệ thống MIS:

- _ Phục vụ cho quản lý cấp trung (chiến thuật)

- - Tính năng tự động hóa

©_ Giảm bớt công việc lặp lại nhờ tự động hóa các quy trình thu thập va phân tích dữ liệu

©_ Giảm sai sót so với các phương pháp thủ công

- Kha nang tong tac và truy cập

o_ Người dùng có thể truy cập dữ liệu MIS thông qua giao diện trực quan (web, phần mềm)

o_ Một số hệ thống hiện đại hỗ trợ truy cập từ xa qua Internet hoặc thiết

bị di động

- _ Bảo mật dữ liệu : MIS được thiết kế để đảm bảo an toàn thông tin, tránh mắt mát hoặc rò rỉ đữ liệu quan trọng

¢ Chirc nang cia hé thong théng tin quan ly MIS

- Thu thập dữ liệu: Dữ liệu từ hoạt động hàng ngày của công ty được thu thập và kết hợp với đữ liệu từ các nguồn bên ngoài

- _ Theo dõi hiệu suất: Khi số liệu sản xuất và bán hàng được ghi lại và lưu trữ trone cơ sở dữ liệu trung tâm, MIS đóng vai trò quan trong trong viéc theo dõi hiệu suất của nhân viên

- Thúc đấy sự hợp tác tại nơi làm việc: Trong bất kỳ công ty lớn nào, nhiều tình huống đòi hỏi sự tham gia của nhiều người hoặc nhiều phòng ban vào việc ra quyết định, đảm bảo rằng nhóm ra quyết định có thể truy cập mọi dữ liệu cần thiết đề ra quyết định hiệu quả, ngay cả khi làm việc

từ các địa điểm khác nhau

- _ Dự báo của công ty : Các hệ thông thông tin quản lý này đi kèm với các tính năng phân tích xu hướng cho phép bạn dự đoán hoạt động kinh doanh sẽ diễn ra như thế nào trong cầu hình hiện tại và hiệu quả sẽ ra sao sau khi bạn triển khai những thay đối đang cân nhắc

- _ Theo dõi việc thực hiện các quyết định : Nếu họ quyết định thực hiện các thay đổi, cần phải tiếp tục theo dõi hiệu suất để xem các nhóm có đang đi đúng hướng đề đạt được kết quả mong muốn hay không

- _ Cải thiện báo cáo của công ty: Một lý do khiến các công ty lớn thích hệ thông thông tin quản lý là tính hiệu quả của các chức năng báo cáo

Ví dụ:

- - Báo cáo tài chính hàng tháng: Giúp các nhà quản lý theo dõi thu chi, loi nhuận, chi phí hoạt động

- _ Báo cáo bán hàng: Tông hợp số liệu bán hàng từ các cửa hàng hoặc các bộ

phận khác nhau trong tô chức

- Báo cáo sản xuất: Thông báo về hiệu suất sản xuất, các chỉ số về số lượng sản phẩm hoàn thành, tý lệ lỗi, v.v

>_MIS (Management Information System) déng vai trò quan trọng trong việc

giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định hiệu quả và kịp thời, hỗ trợ cho hoạt

động hàng ngày diễn ra suôn sẻ MIS tạo ra nhiều báo cáo khác nhau, chẳng hạn

như báo cáo theo lịch trình, theo yêu câu, báo cáo ngoại lệ và báo cáo chi tiết, cung câp thông tin chị tiệt cân thiết và các chỉ số hiệu suât chính

1.3 Hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS - Decision Support System)

Định nghĩa: Hệ thống DSS giúp hỗ trợ các nhà quản lý trong việc ra quyết định

phức tạp, không định kỳ, và không thê dựa hoàn toản vào dữ liệu lịch sử hoặc báo

cáo thông thường DSS cung cấp các công cụ phân tích và mô hình giúp đưa ra quyết định chiến lược và đải hạn

Dưới đây là các đặc điểm chính của DSS:

Hỗ trợ ra quyết định không có cấu trúc rõ ràng: DSS được sử dụng trong các tỉnh huống mà dữ liệu hoặc vấn đề không có cầu trúc hoản toàn, hoặc

không thể giải quyết hoàn toàn bằng công thức hoặc mô hình cứng nhắc Kết hợp dữ liệu và mô hình: DSS tích hợp dữ liệu (từ các hệ thống khác

như MIS, cơ sở dữ liệu) và các công cụ mô hình hóa, phân tích để giúp ra quyết định

o_ Các công cụ phô biến bao gồm:

"_ Phân tích "what-if" (Néu thế này thì sao?)

= M6 phong (Simulation)

" Dự báo xu hướng (Forecastine)

Tính tương tác cao với người dùng: Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, cho phép người dùng nhập dữ liệu, thay đổi thông số và nhận kết quả ngay lập tức

Khả năng hỗ trợ đa cấp: Hệ thống có thê hỗ trợ ra quyết định ở các cấp khác nhau

o Chiến lược: Lập kế hoạch dài hạn

o_ Tác nghiệp: Giải quyết vẫn đề hàng ngày

o_ Chiến thuật: Tối ưu hóa quy trình hoặc chiến lược ngắn hạn

Hỗ trợ ra quyết định trong thời gian thực: DSS hiện đại có khả năng xử lý

và phân tích dữ liệu ngay lập tức để đưa ra các khuyến nghị trong thời gian

thực

Dựa trên mô hình hóa: DSS thường sử dụng các mô hình như:

©_ Mô hình toán học: Tối ưu hóa, lập kế hoạch

Vidu:

o_ Mô hình thống kê: Phân tích dữ liệu và dự đoán

Tăng cường hiệu quả ra quyết định: DSS không thay thế hoàn toàn con người nhưng cung cấp các thông tin và phương án tốt hơn đề người quản lý đưa ra quyết định cuối cùng

Chức năng của hệ thống hỗ trợ ra quyết dinh DSS:

Cung cấp thông tin toàn diện: DSS thu thập và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn như vận hành, chỉ phí, thi trường và xu hướng Điều này giup tao ra thong tin toàn diện và hữu ích cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định

Tăng cường tính linh hoạt: cho phép người dùng truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi Thuận tiện cho những nhà quản lý thường xuyên di chuyển công tác

Cải thiện quy trình ra quyết định: Bằng cách cung cấp các phân tích và

dự đoán chính xác, DSS giúp các nhà quản trị đưa ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả hơn

Tiết kiệm thời gian: DSS rút ngắn thời gian cần thiết đề thu thập và phân

tích thông tin, giúp quá trình ra quyết định diễn ra nhanh chóng hơn so

với việc phải xem xét tài liệu truyền thống

Tạo ra báo cáo đa dạng: Hệ thống này có khả năng tạo ra nhiều loại báo cáo khác nhau, phục vụ cho từng nhụ cầu quản lý cụ thê

Hệ thống hoạch định tài chính: Giúp nhà quản lý tài chính dự báo và lập kế hoạch ngân sách cho năm sau

Hệ thông lập kề hoạch sản xuât: Dự báo nhụ câu sản xuất dựa trên các yêu

tố như mùa vụ, tình hình thị trường, chi phi nguyên liệu

Hệ thống hỗ trợ quyết định đầu tư: Đánh giá các cơ hội đầu tư mới với các

mô hình tài chính như đòng tiền dự báo, tỷ lệ sinh lời, rủi ro, v.v

Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS) Những đặc điểm và thành phần của DSS không chỉ giúp tổ chức áp dụng công nghệ vào quản lý mà còn mở rộng khả năng phân tích và tối ưu hóa quy trình ra quyết định trong môi trường cạnh tranh ngày càng øay gắt

1.4 Hé thong théng tin diéu hanh (ESS - Executive Support System)

Định nghĩa: Hệ thống ESS cung cấp thông tin hỗ trợ cho các quyết định ở cấp cao nhất trong tô chức (các giám đốc điều hành, CEO, các thành viên hội đồng quản trị) ESS cung cấp cái nhìn tổng quan về tỉnh hình hoạt động của tô chức và giúp lãnh đạo đưa ra quyết định chiến lược

© Các đặc điểm nối bat cia ESS bao gdm:

- HO tro quyét dinh chién luge: ESS tap trung vào việc hỗ trợ các quyết định mang tính chiến lược và dai han, thường không có cấu trúc rõ ràng

- _ Tổng hợp và trình bày thông tin chiến lược: ESS thu thập thong tin tir nhiều nguồn: cơ sở đữ liệu nội bộ, báo cáo tải chính, dữ liệu thị trường bên

- _ Tích hợp nhiều nguồn dữ liệu : ESS kết nối với các hệ thống quản lý khác nhu MIS, DSS, ERP để thu thập thông tin tong hop

- _ Tập trung vào các chỉ số hiệu suất chính (KPIs): ESS nhắn mạnh vào việc theo dõi và đánh giá các chỉ số hiệu suất quan trọng, øiúp lãnh đạo nhận biết các lĩnh vực cần cải thiện

- _ Hỗ trợ giao tiếp và hợp tác: Một số hệ thống ESS cung cấp tính năng hỗ trợ họp trực tuyến, chia sẻ thông tin và thảo luận giữa các lãnh đạo

- Báo mật cao: ESS thường chứa các thông tin nhạy cảm và quan trọng, vì vậy bảo mật đữ liệu là ưu tiên hàng đầu.Các hệ thống này tích hợp các cơ chế bảo mật như mã hóa, kiểm soát quyên truy cập chặt chẽ

Vidu:

Il

là một

ESS giúp xử lí dữ liệu: Hệ thống ESS chủ yếu được các nhà lãnh đạo dùng

để xửlý những đữ liệu liên quan đến các bộ phận quan trọng như lập kế hoạch chiếnlược, lên lịch trình, quản lý nhân sự, theo dõi thanh toán, kế toán ESS giúp tiết kiệm thời gian: ESS được xem là công cụ tối ưu giúp nhà quản lý tiết kiệm thờigian quý báu trong việc khai thác lượng thông tin không

lỗ và xác định vấn đề quan trọng

ESS hỗ trợ dự đoán với tỉ lệ chính xác cao hơn: Ngoài chức năng cung cấp quyền truy cập nhanh vào dữ liệu, hệ thống ES§S còn giúp nhà quản lý phân tích đữ liệu một cách có hệ thông, đồng thời lên phương hướng dự báo và trủ

bị cho tương lai

Bảng điều khiển quản lý: Thẻ hiện các chỉ số chính (KPIs) của tô chức như doanh thu, chị phí, lợi nhuận, tỷ lệ tăng trưởng, v.v

Hệ thống giám sát hoạt động toàn cầu: Cung cấp cái nhìn toàn cảnh về tình hình hoạt động của tô chức trên toản cầu

Hệ thống thông tin điều hành (ESS) giúp các nhà quản lý cấp cao ra quyết định chiến lược bằng cách cung cấp thông tin tổng hợp và phân tích xu hướng từ nhiều nguồn, bao gồm dữ liệu nội bộ và bên ngoài Hệ thống này giup lanh dao phát hiện sớm các rủi ro tiềm ấn, nhận diện cơ hội mới và tối

ưu hóa các chiến lược đải hạn

LÝ DO CHỌN ĐÈ TÀI( HỆ THÓNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ CÓ Ý NGHĨA NHƯ THẺ NÀO VỚI DOANH NGHIỆP)

Hé thong quản lý nhân sự

Hé théng quan ly nhan sy (HRMS — Human Resources Management System)

bộ ứng dụng phần mềm dùng để lưu trữ thông tin nhân viên và tự động hóa các công việc liên quan đên nhân sự như tuyên dụng, đảo tạo, châm công, tính lương

1.1

1.1

_ Chức năng của hệ thống quản lý nhân sự

1 Hỗ trợ tuyển dụng nhân sự

Quản lý nhân sự bằng HRMS giúp công ty lập ra quy trinh tuyén dung va dao tạo khoa học, hiệu quả Doanh nghiệp sẽ được sử dụng các tính năng hỗ trợ của hệ thông như đăng tin tuyên dụng tại nhiều phương tiện cùng lúc, lọc CV ứng viên theo tiêu chí của công ty

Œ@)ACheckin

1.1.2 Kiểm soát đơn từ xin phép

HRMS đã cung cấp các biểu mẫu xin phép đa dạng trên hệ thống để quản lý được đơn từ của toàn thể nhân lực Các mẫu đơn này được thực hiện tự động hóa 100% nên đảm bảo chính xác và được lưu giữ vĩnh viễn trên hệ thống, hạn chế nguy

cơ làm đơn xin phép sai hoặc thất lạc chúng

Hệ quản lý nhân sự tích hợp chức năng chấm công thông minh, giúp hiến thị đầy đủ giờ công làm thực tế và mức lương tương ứng mỗi ngày Nhờ đó, giúp người lao động có thể theo déi sát sao bảng lương của mình trong một tháng làm việc

1.1.4 Tính lương tự động

Dựa trên bảng chấm công được ghi nhận, nền tảng quản lý nhân sự được lập trình dé tính lương tự động Qua đó, giúp giảm chỉ phí thuê kế toán và đảm bảo không xảy ra bất kỳ sai sót nảo trong quá trình tính lương nhân viên

1.1.5 Cập nhật thông tin doanh nghiệp cho nhân sự

Tất cả dữ liệu đều được cập nhất trên phần phần mềm và sẽ lập tức gửi thông

báo đến nhân viên nếu có đữ liệu gì mới Điều này giúp nhân viên luôn nắm bắt được mọi thông tin quan trọng về doanh nghiệp và làm việc hiệu quả hơn