Power point là một trong những phần mền được sử dụng khá phổ biến ngày nay. Tài liệu trên hướng dẫn cách dùng cơ bản của PPoint và giúp người đọc thấy dễ hiểu do cách trình bày ngắn gọn, đơn giản. Đây sẽ là tài liệu hữu ích cho tất cả mọi người. Kết thúc chương còn có bài tập kèm theo để thực hành tốt hơn.
Phần mềm trình diễn MS PowerPoint Chương 5: Phần mềm trình diễn MS POWerPOINT 1. Giới thiệu chương trình PowerPoint - Tạo và hiển thị các trang trình diễn trên máy tính (cảnh - slide) - Kết hợp văn bản với hình ảnh minh họa, hiệu ứng âm thanh, hình ảnh, video - Có thể chuyển văn bản hình ảnh, đồ hoạ, bảng biểu trong Microsoft Word, Microsoft Excel thành văn bản, hình ảnh, đồ hoạ trong PowerPoint 2. Khởi động PowerPoint - Nhấn kép biểu tượng PowerPoint - Hoặc Start \ Program \ Microsoft PowerPoint 3. Tạo biểu tượng cho PowerPoint - Sau khi khởi động máy, đặt chuột vào một vị trí trống trên màn hình - Nhấn chuột phải \ New \ Microsoft PowerPoint Presentation - Xuất hiện biểu tượng PowerPoint trên màn hình - Ghi lại tên cho biểu tượng II. môi trường làm việc 1. Một số thanh công cụ thường dùng - Standard: Để thực hiện các thao tác cơ bản nhất trên các Slide - Formating: Để định dạng văn bản - Drawing: Để tạo và chỉnh sửa những bức tranh đồ hoạ - Picture: Để chèn và chỉnh sửa các bức ảnh - WordArt: Tạo các kiểu chữ nghệ thuật - Animation Effects: Để tạo hành động, âm thanh trong các Slide - Visual Basic: Tạo các Macro - Tables And Border: Để chèn và sửa các bảng 2. Xem chức năng của biểu tượng trên thanh công cụ - Đặt trỏ vào góc phía dưới bên phải của biểu tượng - Một vài từ tiếng Anh xuất hiện cho biết chức năng của biểu tượng đó 3. Làm ẩn - hiện các thanh công cụ - View \ Toolbars - Chọn thanh công cụ cần ẩn - hiện 4. Hộp hội thoại Option - Làm xuất hiện hộp hội thoại Option: Tools \ Options - Hộp hội thoại Option giúp ta thiết lập một số yêu cầu nào đó để làm việc cho thuận tiện - Nhãn View: Để điều khiển các hộp hội thoại - Nhãn General: Để định cỡ liệt kê các File mới nhất - Nhãn Edit: Để điều khiển một số đặc điểm soạn thảo 1 Phần mềm trình diễn MS PowerPoint III. NHập và soạn thảo văn bản 1. Điều chỉnh màn hình ở chế độ Normal View - Giả sử màn hình đang ở chế độ Normal View hoặc Outline View - Đưa chuột vào đường phân cách giữa phần phác thảo và phần Slide - Giữ và điều chỉnh chuột sang trái-phải 2. Các cách tạo một file thuyết trình - Sử dụng một thuyết trình đã có sẵn - Sử dụng AutoContent Wizard - Sử dụng Design Template - Sử dụng Blank Presentation 3. Mở một File (thuyết trình) đã có sẵn - File \ Open - Chọn một File cần làm việc 4. Copy một File (thuyết trình) đang làm việc - File \ Save As - Ghi tên File mới IV. tạo File (thuyết trình) 1 Sử dụng AutoContent Wizard để tạo các Slide 1.1. Mở hộp hội thoại AutoContent Wizard C1: - Start \ Programs \ Microsoft PowerPoint - Hoặc chọn biểu tượng nhanh C2: Trong môi trường PowerPoint - File \ New \ From AutoContent Wizard - Nhấn NEXT 1.2. Chọn mẫu - All: Chứa các tập tin mẫu - General: Các tập tin có nội dung tổng quát - Corporate: Các tập tin mẫu liên quan đến tổ chức, đoàn thể - Projects: Các tập tin mẫu liên quan đến các dự án - Sales\ Marketing: Các tập tin mẫu liên quan đến hàng hoá, thương mại - Nhấn nút NEXT 1.3. Xác định cách cho thông tin ra: - Bằng màn hình máy tính: On screen presentations - Bằng trang Web: Web Presentation - Bằng máy chiếu đen trắng: Black and While Overheads - Bằng máy chiếu màu: Color Overheads - Tạo phim dương bản, kích cỡ 35mm x 35 mm Slide 1.4. Ghi các thông tin bổ sung vào các mục sau: - Ghi tên tiêu đề báo cáo: Presentation Tittle - Ghi tên người sử dụng: Your Name - Các thông tin phụ khác 1.5. Kết thúc các khai báo để có các Slide mẫu - NEXT \ FINISH 1.6. Có thể bắt đầu soạn thảo dựa vào các Slide mẫu 2. Tạo File (thuyết trình) mới 2 Phần mềm trình diễn MS PowerPoint - File \ New \ Blank Presentation hoặc biểu tượng nhanh - Chọn một mẫu cho Slide 3. Chọn mẫu thiết kế có sẵn - File \ New \ Form Design Template - Chọn một mẫu thiết kế V. Các chế độ hiển thị màn hình 1. Hiển thị nội dung các Slide - Chọn View - Chọn chế độ hiển thị: Normal Slide Sorter Slide Show Master Color/Grayscale Cũng có thể nhấn các biểu tượng ở bên trái phía dưới màn hình để hiện các Slide ở các chế độ: Normal View, Slide Sorter View, Slide Show 2. Hiển thị Slide Master - Slide Master được dùng để quản lý những đặc điểm riêng (kiểu mẫu cho các Slide) của văn bản trong trang trình diễn: Font chữ, kích thước, màu sắc, màu nền và các hiệu ứng đặc biệt như bóng của chữ, bullet… - Dựa vào các dòng chữ đó để biên soạn văn bản trong Slide được dễ dàng - Chọn View \ Master \ Slide Master 3. Hiển thị Slide Show - Chế độ này được dùng để tiến hành trình diễn Slide - Chọn View \ Master \ Slide Show 4. Chuyển từ chế độ hiển thị Slide Show về chế độ hiển thị khác - Nhấn ESC hoặc - Nhấn chuột phải \ End Show VI. THAO TáC Đối với SLIDE 1. Thao tác chọn Slide - Hiển thị Slide ở chế độ Normal hoặc Slide Sorter - Nhấn chuột chọn Slide - Quét chuột chọn các Slide - Giữ Ctrl + nhấn chuột chọn các Slide - Giữ Ctrl + A chọn tất cả các Slide 2. Copy Slide - Hiển thị các Slide ở chế độ Normal hoặc Slide Sorter - Chọn các Slide cần Copy - Copy - Đưa trỏ đến vị trí mới - Paste 3. Chèn thêm một Slide mới - Insert \ New Slide - Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + M 4. Chuyển vị trí của Slide - Chọn các Slide cần chuyển vị trí 3 Phần mềm trình diễn MS PowerPoint - Ctrl X - Đưa trỏ đến vị trí mới - Ctrl V (hoặc dùng chuột di chuyển) 5. Xoá Slide - Chọn các Slide cần xoá - Nhấn phím Delete hoặc Edit \ Delete Slide VII. Soạn thảo nội dung các SLIDE 1. Khái niệm PlaceHolder (khung chứa) - Đó là một khung để chứa một đoạn văn bản, một ảnh, một biểu đồ,… - Khi đặt trỏ vào nó thì khung sẽ xuất hiện 2. Tạo mới PlaceHolder (khung chứa) để chứa văn bản - Tạo Text Box: Insert \ Text Box - hoặc Chọn biểu tượng TextBox trên thanh Draw 3. Dịch chuyển một PlaceHolder (khung chứa) - Chọn khung của PlaceHolder - Giữ chuột trái và rê đến một vị trí mới 4. Chỉnh kích cỡ của PlaceHolder (khung chứa) - Chọn khung của PlaceHolder - Đặt trỏ vào điểm điều chỉnh trên thành khung - Giữ chuột và điều chỉnh khung 5. Xoá bỏ một PlaceHolder (khung chứa) - Chọn khung của PlaceHolder - Nhấn phím Delete hoặc Backspace 6. Thay đổi dấu đầu mục (Bullets) - View \ Normal - Chọn vùng cần thay đổi - Format \ Bullets and Numbering - Chọn ký hiệu đầu dòng và thay đổi: Chọn màu, kích cỡ 7. ẩn/hiện các dấu đầu mục (Bullets) - View \ Normal - Chọn vùng cần thay đổi - Chọn biểu tượng nhanh trên thanh định dạng 8. Tạo kiểu chữ nghệ thuật - Chọn Insert \ Picture \ WordArt hoặc biểu tượng nhanh WordArt - Chọn một mẫu \ OK - Nhập nội dung Word Art thay cho cụm từ YOUR TEXT HERE - Thực hiện thay đổi Font, kiểu, cỡ chữ 9. Thay đổi màu văn bản (màu chữ) - Hiển thị Slide ở chế độ View \ Normal - Chọn khối - Format \ Font \ Color hoặc chọn biểu tượng nhanh VIII. tạo hiệu ứng cho các đối tượng - Hiển thị Slide ở chế độ View \ Normal - Slide Show \ Custom Animation hoặc nhấn nút phải chuột chọn Custom Animation 4 Phần mềm trình diễn MS PowerPoint - Chọn các đối tượng - Add Effect: Chọn các hiệu ứng - Remove: Hủy bỏ các hiệu ứng đã chọn - Start: Định thời gian hiển thị khi có sự chuyển tiếp giữa các đối tượng + On Click: Đối tượng kế tiếp được hiển thị khi có sự nhấn chuột (hoặc nhấn Enter) + With Previous: Hiển thị cùng lúc với đối tượng trước đó + After Previous: Hiển thị sau khi đối tượng trước đó được hiển thị. Thời gian chuyển tiếp chọn Timing từ thực đơn ngữ cảnh - Speed: Tốc độ thực hiện hiệu ứng - Thứ tự hiển thị của các đối tượng có thể dùng chuột để thay đổi (trong màn hình (Custom Animation) - Các hiệu ứng khác chọn Effect Options… từ thực đơn ngữ cảnh Direction: Chọn hướng xuất hiện Sound: Chọn âm thanh cho đối tượng Animate text: Chọn kiểu xuất hiện cho các ký tự After animation: Các thao tác phụ khác sau khi hiển thị đối tượng Don ′ t Dim: Chữ chuyển màu (chọn màu cần chuyển) Hide After Animation: Chữ biến mất Hide on Next Mouse Click: Chữ biến mất sau khi nhấn chuột IX. Định dạng SLIDE 1. Thay đổi mẫu thiết kế cho các Slide - Hiển thị ở chế độ View \ Normal hoặc View \ Slide Sorter - Chọn các Slide - Format \ Slide Design hoặc nhấn nút phải chuột chọn Slide Design - Chọn mẫu có sẵn trong mục Apply a design template cho tất cả các Slide - Hoặc nhấn nút phải chuột tại mẫu cần chọn Chọn Apply to All Slides cho tất cả các Slide Th c n ng ự đơ ữ c nhả Th t hi n thứ ự ể ị 5 Phần mềm trình diễn MS PowerPoint Chọn Apply to Selected Slides cho các Slide được chọn 2. Thay đổi mầu nền cho các Slide - Hiển thị ở chế độ View \ Normal hoặc View \ Slide Sorter - Chọn các Slide - Format \ Background hoặc nhấn nút phải chuột chọn Background - Chọn một mầu Chọn Apply to All cho tất cả các Slide Chọn Apply cho các Slide được chọn 3. Thay đổi hình thức trình bày cho các Slide - Hiển thị ở chế độ View \ Normal - Chọn các Slide - Format \ Slide Layout hoặc nhấn nút phải chuột chọn Slide Layout - Chọn mẫu có sẵn trong mục Apply slide layout cho các Slide được chọn - Hoặc nhấn nút phải chuột tại mẫu cần chọn Chọn Apply to Selected Slides cho các Slide được chọn Chọn Insert New Slide để thêm 1 Slide mới theo mẫu chọn 4. Tạo hiệu ứng khi có sự chuyển tiếp giữa các Slide (Chuyển cảnh) - Hiển thị ở chế độ View \ Normal hoặc View \ Slide Sorter - Chọn các Slide - Slide Show \Slide Transition hoặc nhấn nút phải chuột chọn Slide Transition - Chọn hiệu ứng trong mục Apply to selected slides cho các Slide được chọn (No transition: Hủy bỏ các hiệu ứng) Speed: Tốc độ chuyển tiếp giữa các Slide Sound: Âm thanh chuyển tiếp giữa các Slide On mouse: Kích chuột để chuyển tiếp giữa các Slide - Automatically after: Nhập thời gian (tính bằng giây) để quy định thời gian tự động chuyển tiếp giữa các (hoặc chọn Slide Slide Show \ Rehearse Timings) Ghi chú: Chọn Apply to All để áp dụng các hiệu ứng trên cho tất cả các Slide 5. Chèn một File hình ảnh, âm thanh cho các Slide - Hiển thị ở chế độ View \ Normal hoặc View \ Slide Sorter - Chọn các Slide - Insert \ Movies and Sound 6. Tạo chú thích (không hiển thị khi trình diễn) - Hiển thị ở chế độ View \ Normal - Chọn Slide cần ghi chú giải khi trình diễn - Insert \ Comment 7. Tạo chú thích (không hiển thị khi trình diễn) cho Slide - Hiển thị ở chế độ View \ Notes Page - Chọn Slide cần ghi lời chú giải - Ghi lời chú giải ở ngay phía dưới Slide 6 Phần mềm trình diễn MS PowerPoint 8. Tạo tiêu đề dưới (hiển thị khi trình diễn) cho Slide - View \ Header and Footer \ Slide - Chọn mục Footer: Ghi tiêu đề dưới Chọn Apply to All cho tất cả các Slide Chọn Apply cho các Slide được chọn 9. Tạo tiêu đề trên-dưới (không hiển thị khi trình diễn) cho Slide - View \ Header and Footer \ Notes and Handouts - Chọn mục Date and time: Chèn thời gian hệ thống - Chọn mục Header: Ghi tiêu đề trên - Chọn mục Footer: Ghi tiêu đề dưới - Chọn mục Page Number: Đánh số trang - Chọn Apply to All cho tất cả các Slide 10. ẩn/hiện một Slide - Hiển thị ở chế độ View \ Slide Sorter - Chọn Slide - Slide Show \ Hide Slide hoặc nhấn nút phải chuột chọn Hide Slide X. Thực hiện trình chiếu các Slide 1. Thiết lập các chế độ khi trình chiếu - Slide Show \ Set Up Show - Show Slides: Chọn các Slide cần trình chiếu - Advance Slides: Chọn phương thức hiện các Slide Manually: Bằng cách nhấn chuột Using Timing…: Theo thời gian định trước - Pen Color: Chọn màu bút vẽ khi trình chiếu 2. Trình chiếu Slide - Nhấn phím F5 hoặc Slide Show \ View Show hoặc View \ Slide Show - Di chuyển giữa các Slide cần trình chiếu nhấn một trong các phím: Enter, PgDn, N, mũi tên ↓, P, PgUp, mũi tên ↑ 3. Sử dụng bút vẽ khi trình chiếu - Nhấn Ctrl P: Chuyển trỏ chuột thành bút vẽ - Nhấn Ctrl A: Chuyển bút vẽ thành trỏ chuột - Nhấn phím E: Xoá các đường do bút vẽ khi trình chiếu 4. Thoát khỏi việc trình chiếu - Nhấn phím ESC - Hoặc nhấn chuột phải \ End Show - Hoặc nhấn nút xuất hiện phía dưới bên trái màn hình Chọn End Show 5. Hiển thị các tiêu đề của các Slide - Slide Show \ Custom Shows - Xuất hiện cửa sổ Custom Shows - Nhấn nút New - Xem danh sách các Slide trong mục Slides in presentation - Nhấn biểu tượng Close để đóng cửa sổ 6. Tạo trình chiếu bộ phận - Slide Show \ Custom Shows - Chọn New - Slide Show Name: Đặt tên cho trình chiếu 7 Phần mềm trình diễn MS PowerPoint - Slide in Presentation: Chọn các Slide cần trình chiếu. Sau mỗi lần chọn hãy nhấn nút Add. - Show: Thực hiện các trình chiếu bộ phận - Edit: Sửa đổi trình chiếu bộ phận - Remove: Loại bỏ một trình chiếu bộ phận - Copy một trình chiếu bộ phận XI. THAO TáC khác 1. Chèn ảnh tĩnh vào các SLIDE - Hiển thị ở chế độ View \ Normal - Insert \ Picture \ ClipArt hoặc sử dụng biểu tượng trên thanh công cụ Draw - Sử dụng AutoLayout để chèn hình ảnh - Insert \ Picture \ From File 2. Chèn hình ảnh động vào các SLIDE - Hiển thị ở chế độ View \ Normal - Insert \ Movies and Sound \ Movie from File 3. Chèn bảng vào các SLIDE - Hiển thị ở chế độ View \ Normal - Insert \ Table - Thông báo số hàng, số cột của bảng Hoặc có thể sao chép bảng từ Microsoft Word, Microsoft Excel vào Slide 4. Chèn biểu đồ vào các SLIDE - Hiển thị ở chế độ View \ Normal - Insert \ Chart hoặc chọn biểu tượng nhanh - Nhập dữ liệu cho biểu đồ trong cửa sổ Datasheet - Kết thúc nhập liệu: đưa chuột ra ngoài vùng biểu đồ và nhấn chuột trái hoặc chọn biểu tượng đóng cửa sổ Hiệu chỉnh biểu đồ - Đưa chuột vào vùng biểu đồ và nháy đúp - Chart \ Chart Type: Thay đổi kiểu biểu đồ - Chart \ Chart Options: Các lựa chọn Thay đổi Font, màu chữ, cỡ chữ cho các trục của biểu đồ - Đưa chuột vào vùng chữ của trục và nháy đúp - Format Axis Thay đổi màu cho các đường trong biểu đồ - Đưa chuột vào hình vuông cạnh (cụm từ giải thích) và nháy đúp - Format Legend Key Thay đổi màu nền của biểu đồ - Đưa chuột vào vùng biểu đồ và nháy đúp - Format Walls Thay đổi dữ liệu trong biểu đồ - Đưa chuột vào vùng biểu đồ và nháy đúp -> xuất hiện khung nét đậm - View \ Datasheet hoặc nhấn nút phải chuột chọn Datasheet Thay đổi lời chú thích trong biểu đồ - Đưa chuột vào vùng biểu đồ và nháy đúp -> xuất hiện khung nét đậm - View \ Datasheet 8 Phần mềm trình diễn MS PowerPoint Thay đổi Font, màu và cỡ chữ cho các cụm từ giải thích của biểu đồ - Đưa chuột vào cụm từ giải thích và nháy đúp - Format Legend Entry 5. Chèn sơ đồ vào các SLIDE - Hiển thị ở chế độ View \ Normal - Insert \ Diagram hoặc chọn biểu tượng nhanh Insert Diagram or Organization Chart Hiệu chỉnh sơ đồ - Đưa chuột vào vùng sơ đồ và nhấn nút phải chuột - Chọn thêm các nút trong sơ đồ - Delete: Xóa nút trong sơ đồ - Layout: Thay đổi kiểu sơ đồ 6. Vẽ các hình - Sử dụng thanh công cụ Draw để vẽ hình - Chọn hình trong AutoShapes - Đưa chữ vào trong hình: Chọn hình \ Nhấn nút phải chuột \ Add Text - Quay, lật hình: Chọn hình \ Draw \ Rotate or Flip - Thay đổi hình: Chọn hình \ Draw \ Change AutoShape - Nhóm các hình: Chọn các hình cần nhóm \ Draw \ Group - Nhóm các hình: Chọn các hình đã được nhóm \ Draw \ Ungroup - Đặt chồng các hình lên nhau: Đưa hình ra phía trước: Chọn hình \ Draw \ Oder \ Bring to Front Đưa hình ra phía sau: Chọn hình \ Draw \ Oder \ Send to Back - Nối các hình: Trên thanh Draw chọn AutoShapes \ Connectors Chọn một kiểu nối \ Thực hiện việc nối hình - Điều chỉnh các điểm nút hình: Chọn đối tượng \ Draw \ Edit Points Đưa trỏ đến các điểm cần điều chỉnh và kéo chuột - Thay đổi hình: Chọn hình \ Delete XII. In một file trình chiếu 1. Thiết lập trang in: Chọn File \ Page setup Portrait: In dọc giấy Landscape: In ngang giấy 2. Xem trước khi In: Chọn File \ Print Preview 3. In: Chọn File \ Print - All: In toàn bộ các Slide - Current Slide: In Slide hiện hành - Slides: Chọn Slide in - Selection: In các Slide đã chọn - Number off Copies: Số bản copy - Print what: Slides In theo chế độ Slide Handouts In theo chế độ tổng hợp Notes Pages In trang chú thích Outline View In trang phác thảo - Frames Slides: In khung cho các Slide 9 Phần mềm trình diễn MS PowerPoint phần thực hành 1. Thiết lập các hiệu ứng cho các đối tượng (Custom Animation) - Chọn tốc độ hiển thị của đối tượng - Chọn chế độ kích chuột hoặc đặt thời gian hiển thị cho đối tượng - Chọn kiểu xuất hiện, hướng xuất hiện và âm thanh cho đối tượng 2. Thiết lập hiệu ứng khi có sự chuyển tiếp giữa các Slide (Slide Transition) - Chọn tốc độ chuyển tiếp giữa các Slide - Chọn âm thanh chuyển tiếp giữa các Slide - Chọn chế độ kích chuột hoặc đặt thời gian chuyển tiếp giữa các Slide - Chèn file âm thanh và hình ảnh cho các Slide 3. Chọn các mẫu thiết kế có sẵn cho các Slide (Slide Design) - Chọn 1 mẫu chung cho tất cả các Slide - Chọn mỗi Slide 1 mẫu khác nhau 4. Chọn mầu nền cho các Slide (Background) - Chọn mầu chung cho tất cả các Slide - Chọn mỗi Slide 1 mầu khác nhau 5. Chèn ảnh, chữ nghệ thuật 6. Vẽ hình, Sử dụng một số hình mẫu trong AutoShapes 7. Vẽ biểu đồ - Chọn các loại biểu đồ - Thay đổi Font, màu chữ, cỡ chữ cho các trục của biểu đồ - Thay đổi màu cho các đường trong biểu đồ - Thay đổi màu nền của biểu đồ - Thay đổi dữ liệu trong biểu đồ - Thay kiểu của biểu đồ - Thay đổi lời chú thích trong biểu đồ - Thay đổi Font, màu và cỡ chữ cho các cụm từ giải thích của biểu đồ 8. Vẽ sơ đồ (Diagram or Organization Chart) - Thay đổi màu nền của sơ đồ dạng cây - Thay đổi đường nối các nút trong sơ đồ dạng cây - Các thay đổi trên một nút: Màu, kiểu, đường viền, màu của đường viền, - Thay đổi Font, kích cỡ, màu sắc, căn chỉnh của các chữ trong một nút 9. Kẻ bảng biểu 10. Sao chép dữ liệu từ Micrsoft Word, Micrsoft Excel sang Micrsoft PowerPoint (Edit / Paste Special) giữ nguyên định dạng khi sao chép 11. Chèn tiêu đề dưới, ngày tháng, số trang, chú thích. 10 [...]...Phần mềm trình diễn MS PowerPoint 11 . Black and While Overheads - Bằng máy chiếu màu: Color Overheads - Tạo phim dương bản, kích cỡ 35 mm x 35 mm Slide 1.4. Ghi các thông tin bổ sung vào các mục sau: - Ghi tên tiêu đề báo cáo: Presentation. đến vị trí mới - Paste 3. Chèn thêm một Slide mới - Insert New Slide - Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + M 4. Chuyển vị trí của Slide - Chọn các Slide cần chuyển vị trí 3 Phần mềm trình diễn MS. trình đã có sẵn - Sử dụng AutoContent Wizard - Sử dụng Design Template - Sử dụng Blank Presentation 3. Mở một File (thuyết trình) đã có sẵn - File Open - Chọn một File cần làm việc 4. Copy một File