Giáo trình MS Excel

Giáo trình MS Excel

GIO TRèNH MS EXCEL GIO TRèNH MS EXCEL I Đại cơng bảng tính 1.Khái niệm bảng tính a.Ví dụ: Lập danh sách điểm thi học kỳ lớp gồm cột: Họ, tên, Ngày sinh, M1, M2, M3, Tổng điểm, Xếp Loại Đây danh sách đợc lập dới dạng bảng đó: +Mỗi dòng ( trừ dòng đầu lấy làm tiêu đề cột ) thông tin học sinh; Mỗi cột thông tin học sinh + Dữ liệu độc lập (bắt buộc đa vào ) gồm: Họ, Tên, Ngày sinh,M1, M2, M3 +Dữ liệu phụ thuộc (sẽ tính toán nhờ liệu độc lập): Tổng điểm, xếp loại b.Khái niệm bảng tính - Dùng quản lý liệu dới dạng bảng - Bảng tính bảng hình chữ nhật đợc chia thành ô lới đờng song song với cạnh bảng hình chữ nhật - Các ô theo vệt ngang dòng, dòng đợc đánh số: 1,2,3 65536 - Các ô theo vệt dọc cột, cột đợc đánh số: A, B, IV (256 cột) - Ô: Giao dòng với cột ô, tên ô :ghép tên cột, dòng; ví dụ: A1, F10, Khëi ®éng EXCEL Trong WIN95, 98, 2000 cã dïng mét c¸ch sau: C¸ch 1: Kích chuột lần lợt vào Start/Program/Microsoft excel Cách 2: Kích chuột vào chữ nằm góc phải bên hình khoavp@gmail.com X biểu tợng GIO TRèNH MS EXCEL Cách 3: Kích đúp chuột vào biểu tợng hình Cấu trúc bảng tính excel - Mỗi sổ tay (WorkBook) gồm đến 256 sheet (ngầm định sheet) , - Mỗi bảng tính (sheet) trang bảng tính nh trên, gồm 254 cột, 65536 dòng, 16 triệu ô - Mỗi Workbook đợc ghi vào tệp; số lơng tệp Workbook đợc mở không giới hạn, phụ thuộc vào nhớ máy - Cột (columns) có độ rộng ngầm định kÝ tù (cã thĨ thay ®ỉi tõ 255 kí tự) - Dòng (Rows) có độ cao ngầm định 12.75 chÊm ®iĨm (cã thĨ thay ®ỉi tõ - 409) - Ô (Cell) giao cột dòng; đợc xác định địa ghép tên cột, tên dòng Có loại địa ô: + Địa tơng đối: A1 + Địa tuyệt đối: $A$1 + Địa hỗn hợp: $A1, A$1 Di chuyển trỏ nhập liệu - Con trỏ ô: trỏ làm việc, có màu sẫm hơn, tồn trỏ làm việc - Con trỏ soạn thảo: vach | nhấp nháy ô làm việc, dùng để nhập liệu - Di chun trá «: +Dïng phÝm mịi tên: di chuyển đến ô gần + Dùng Page UP, Page Down: chuyển trang hình khoavp@gmail.com GIO TRÌNH MS EXCEL + Dïng CTRL+Home: VỊ A1 + Dïng chuột: kích chuột vào ô ô trở thành « lµm viƯc Khèi « (vïng - Range) , chọn khối ô, viết địa khối ô - Khối ô: tập hợp ô liền kề tạo thành hình chữ nhật, khối ô ô, cột, dòng, nhóm ô toàn bảng tính - Địa khối ô đợc xác định toạ độ ô đầu hcn( góc bên trái) toạ độ ô cuối hcn ( góc dới bên phải) ; Cách viết A1:B10 - Chọn khối ô : +Chọn khối ô: Đặt chuột ô đầu khối, kích rê đến ô cuối khối +Chọn nhiều khối ô đồng thời: Chọn khối ô thứ 1, ấn giữ CTRL đồng thời kích rê chuột để chọn khối thứ 2, ( thờng dùng vẽ đồ thị) Thay đổi độ rộng cột, độ cao dòng Di trỏ chuột đờng biên bên phải tên cột, phía dới tên dòng, chuột thành kích rê Ra khỏi bảng tính Kích chuột vào menu File/exit II Lập bảng tính cất bảng tính vào đĩa Các kiểu liệu cách nhập Ví dụ: Bảng tính gồm cột Họ, Tên, Ngày sinh, M1, M2, M3, Tổng, Xếp loại, ví dụ liệu cột Họ, Tên kiểu văn bản, Ngày sinh kiểu Ngày tháng, M1, M2, M3 kiểu số, Tổng, Xếp loại kiểu công thức a Kiểu văn ( Text) - Đợc gõ kí tự có bàn phím - Tối đa đợc 255 kí tự, ngầm định thấy kí tự, ô bên cạnh liệu kí tự tràn sang nhìn thấy - Dữ liệu sau nhập vào ô sát trái (ngầm định) b Dữ liệu số (Number ) - Chỉ gõ số tõ - , +, -, - D÷ liệu sau nhập vào ô sát phải c Dữ liệu kiểu ngày ( date ) - Gõ ngày tháng hợp lệ, theo qui định: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy - Dữ liệu sau nhập vào ô sát phải d Dữ liệu công thức (Formula) khoavp@gmail.com GIO TRèNH MS EXCEL - Bắt đầu dấu =, sau đến biểu thức tính toán viết theo qui định excel - Dữ liệu nhập vào ô sát phải kết tính số, sát trái kết văn - Nội dung ô công thức chứa biểu thức tính toán mà ta gõ vào, nhng hình thức kết tính toán biểu thức - Khi ô liệu công thức thay đổi, giá trị tính toán ô công thức thay đổi theo Hiệu chỉnh liệu - Nếu liệu ngắn: muốn sửa ô đa trỏ vào ô gõ đè lên - Nếu liệu dài: để trỏ vào ô ấn F2 nhìn sửa liệu công thức, xong ấn Enter Các phép toán cách viết biĨu thøc EXCEL - C¸c phÐp tÝnh sè häc: +, -, *, / - C¸c phÐp so s¸nh: =,>,>=,C«ng thøc ô Ví dụ 2: A B Họ Lê Đỗ Nguyễn Tên Hà Tú An C D Hệ số Ngày sinh L−¬ng 1/2/67 390 2/3/56 425 3/4/78 520 E 1.40 PC 120 220 320 F Tổng 510 645 840 Ô F3 sÏ viÕt c«ng thøc tÝnh Tỉng: =D3*$E$1 + E3 Sau ta copy ô F3 cho ô F4, F5, >Công thức ô ta đà tuyệt đối ô $E$1 b Nhận xét: Khi chép ô công thức: địa tơng đối công thức biến đổi để phù hợp với vị trí tơng đối ô đợc chép đến, địa tuyệt đối giữ nguyên c Cách chép: Cách 1: Copy bình thờng nh cách Cách 2: (do thờng chép ô tới ô liền kề) + Đặt trỏ ô vào ô công thức + Di chuột góc phải dới ô công thức, chuột thành + kích rê ô liền kề Sao chép đặc biệt (sao chép giá trị khối liệu công thức) khoavp@gmail.com GIÁO TRÌNH MS EXCEL VÝ dơ: ë b¶ng liệu cần chép sang bảng gồm cột Họ, Tên, Tổng Cách làm: +Sao chép cột Họ, Tên sang bảng mới: chép bình thờng +Sao chép cột Tổng đặt bên cạnh, cách: - Đánh dấu cột Tổng - Chọn Edit/Copy - Đặt trỏ ô nơi cần đến (bên canh cột Tên) - Chọn Edit/Paste Special/Values Điền dÃy số có quy luật - Gõ giá trị đầu vào ô thứ - Gõ giá trị thứ vào ô thứ - Đánh dấu ô - Di chuột góc phải dới khối ô, chuột thành + kích rê ô IV Một số hàm thông dụng tính toán Dạng tổng quát hàm cách dùng + Dạng tổng quát: Tên hàm (đối số) Đối số là: số, địa ô, khối ô, biểu thức, tên hàm khác Ví dụ: Sum(A2,B2) + Cách dùng: hàm thờng đợc dùng biểu thức tính toán Hàm đợc chèn vào vị trí biểu thức cách: Cách 1: Tại vị trí trỏ biểu thức gõ trực tiếp hàm cần nhập vào Cách 2: Tại vị trí trỏ biểu thức cần nhập hàm, hÃy vào lần lợt: Insert/ Function/ Chọn tên hàm cần nhập Các nhóm hàm thông dụng a Nhóm hàm số học thống kê - Max(n1, n2, ni): Cho giá trị lớn ni ni là: số, địa ô, khối ô có chứa số - Min(n1, n2, ni): Cho giá trị nhỏ nhÊt c¸c ni - SUM(n1, n2, ni): Cho tỉng ni - AVERAGE(n1, n2, ni): Cho trung bình cộng cđa c¸c ni - PRODUCT(n1, n2, ni): Cho tÝch c¸c ni - COUNT(n1, n2, ni): Đếm liệu số danh sách - COUNTA(n1, n2, ni): Đếm liệu số lẫn kí tự danh sách Ví dơ: COUNT(1,ha,4) cho kÕt qu¶ COUNTA(1,ha,4) cho kÕt qu¶ - ABS(x) =|x| khoavp@gmail.com GIÁO TRÌNH MS EXCEL - INT(x) = phần nguyên x - MOD(x,y)= số d x/y - SQRT(x) = bậc hai x - EXP(x) = ex b Nhãm hµm thêi gian - TODAY() cho ngày tháng hệ thống - YEAR(dl kiểu ngày) cho năm (4 số) - MONTH(dl kiểu ngày) cho tháng - DAY(dl kiểu ngày) cho ngày - DATE(yyyy,mm,dd): cho giá trị kiểu ngày - WEEKDAY(dl kiểu ngày,kiểu) cho thứ tuần; đó: kiểu = tuần sÏ tÝnh thø Hai:2, thø B¶y:7, chđ nhËt:1 kiĨu = tuần tính thứ Hai:1, thứ Bảy:6, chủ nhật:7 kiểu = tuần tính thø Hai:0, thø B¶y:5, chđ nhËt:6 VÝ dơ: Xem tõ ngày sinh đến ngày = TODAY()-DATE(1984,02,25) c.Nhóm hàm văn - UPPER(x): đổi xâu kí tự X thành chữ in hoa - LEFT(X,m): Đa x©u tõ x©u X gåm m kÝ tù kể từ bên trái - RIGHT(X,n): Đa xâu tõ x©u X gåm n kÝ tù kĨ tõ bên phải - LEN(X): cho độ dài xâu kí tự X d Nhãm hµm Logic a b a∩b a∪b 0 0 1 0 1 1 - AND(®k1,®k2, ): cho giao đk Ví dụ: + đtb>9 Đt>8 xếp Giỏi: AND(đtb>9,Đt>8) + Đa ngời sinh nhật vao hôm nay: AND(day(Today()=Day(d2),Month(today()=Month(d2)) - OR(đk1,đk2, ): cho hợp đk Ví dụ: Đa ngời có ĐT ĐL>=9: OR(ĐT>=9,ĐL>=9) Giá trị BTĐK - IF(BTĐK,giá trị 1, giá trị 2) = Giá trị BTĐK sai Ví dụ: Xếp loại học sinh lên lớp, lại dựa vào ĐTB = IF(ĐTB>=5,lên lớp, “ë l¹i” ) khoavp@gmail.com GIÁO TRÌNH MS EXCEL Xếp loại học sinh vào loại: Yếu, TB, Khá, Giỏi dựa vào ĐTB =IF(ĐTB7; lại lại =IF(OR(DTB>=5,AND(DTB>=4,DT>7)),lên lớp, lại) V Định dạng liệu (trình bày) bảng tính Thay đổi cấu trúc bảng a Chèn thêm ô, cột, dòng - Đánh dấu ô (cột, dòng) phía dới bên phải vị trí cần chèn - Chọn Insert/Cell, xuất hộp thoại: Nếu chọn: +Shift cell Right: đẩy khối ô đánh dấu sang phải chèn + Shift cell Down: đẩy khối ô đánh dấu xuống dới chèn + Entire Row: chèn dòng trống phía khối ô đánh dấu + Entire Colum: chèn cột trống phía bên trái khối ô đánh dấu b Xoá ô, cột, dòng - Đánh dấu ô (cột, dòng) cần xoá - Chọn Edit/Delete, xt hiƯn hép tho¹i: NÕu chän: +Shift cell Left: xoá ô dồn sang trái + Shift cell Up: Xoá ô dồn lên + Entire Row: Xoá dòng đánh dấu + Entire Colum: Xoá cột đánh dấu Định dạng liệu kiểu số, ngày - Chọn (đánh dấu) vùng liệu kiểu số ngày - Chän Format/Cell, xt hiƯn b¶ng: khoavp@gmail.com GIÁO TRÌNH MS EXCEL - Trong bảng chọn nút Number + Trong Category: Chọn Number định dạng số Chọn Date định dang ngày Giả sử chọn Date, ta có hộp thoại: + Chọn kiểu đa cho kiểu ngày tháng bảng bên phải, chọn Custom ®Ĩ tù ®Þnh nghÜa kiĨu ®−a +Chän OK Định dạng liệu kí tự - Đánh dấu vùng liệu - Chọn Format/Cell, xuất bảng nh trên, - Trong bảng chọn nút Font khoavp@gmail.com GIO TRèNH MS EXCEL + Chọn phông, kiểu, cỡ chữ, (gièng ë Word) + KÕt thóc kÝch OK §iỊu chỉnh liệu ô - Đánh dấu vùng liệu - Chọn Format/Cell, xuất bảng nh trên, - Trong bảng chọn nút Alignment, có hộp thoại tiếp: đó, chọn: +Horizontal: Để liệu ngang ô nh sau: General: giữ nguyên liệu nh đa vào Left: Căn thẳng mép trái Center: Căn vào 10 khoavp@gmail.com GIO TRèNH MS EXCEL Bớc 1: Tạo vùng điều kiện nh sau: - Dòng 1: chứa tên tiêu đề cột giống vùng liệu (nên copy sang) - Dòng (hoặc dòng sau dùng để ghi điều kiện theo yêu cầu): Nhập điều kiện phía dới tên tiêu đề cột vùng điều kiện Bớc 2: Đặt trỏ ô vào vùng liệu chọn lênh: Data/filter/Advantced Filter -> Xuất hộp thoại: Bớc 3: Lựa chọn yêu cầu thực khung Action: - Filter the List, in place: Để hiển thị kết lọc vùng liệu khai thác - Copy to another location: Để chép kết lọc vào vùng đợc bảng tính Copy to Bớc 4: Khai báo phạm vi vùng hộp thoại: - List range: nhập địa (hay kích rê phạm vi) vùng liệu khai thác - Criteria range: Nhập địa (hoặc kích rê) vùng điều kiện - Copy to: Nhập địa (hoặc kích rê) vùng chứa kết Bớc 5: Chọn OK hộp thoại Ví dụ 17 khoavp@gmail.com GIÁO TRÌNH MS EXCEL Ghi chó: C¸ch viÕt điều kiện vùng điều kiện: Giả sử có bảng liệu: stt Họ tên Tạ Quang Cờng Nguyễn Anh Dũng Chu Thuỳ Dơng Ngun Hïng Dịng 15phót 10 tiÕt 10 TBKT 9.0 7.0 6.7 10.0 Vïng điều kiện: stt Họ tên 15phút tiết TBKT Ngun >=9 Vïng kÕt qu¶: stt Họ tên Tạ Quang Cờng Nguyễn Anh Dũng Nguyễn Hïng Dịng 15phót 10 Mét sè hµm dùng với CSDL Qui ớc: VDL: Vùng liệu cần xét C: Cột cần xét VDK: Vùng điều kiện 18 khoavp@gmail.com tiÕt 10 TBKT 9.0 7.0 10.0 GIO TRèNH MS EXCEL - DSUM(VDL,C,VDK): Tính tổng ô cột cần xét thoả mÃn điều kiện - DAVERAGE(VDL,C,VDK): Tính trung bình cộng ô cột cần xét thoả mÃn điều kiện - DCOUNT(VDL,C,VDK): Đếm ô cột cần xét thoả mÃn điều kiện (Nếu cột cần xét số ) - DCOUNTA(VDL,C,VDK): Đếm ô cột cần xét thoả mÃn điều kiện (Nếu cột cần xét văn ) - DMAX(VDL,C,VDK): Đa số lớn ô cột cần xét thoả mÃn điều kiện - DMIN(VDL,C,VDK): Đa số nhỏ ô cột cần xét thoả mÃn điều kiện Ví dụ: * Lu ý tạo vùng điều kiện - Nếu điều kiện số tiêu đề điều kiện trùng với tiêu đề cột liệu làm điều kiện ( nên copy tên cột lấy làm điều kiện xuống) 19 khoavp@gmail.com GIO TRèNH MS EXCEL - Nếu điều kiện biểu thức (hàm, ) tiêu đề điều kiện phải khác với tiêu đề cột liệu lấy làm điều kiện (không nên copy tên cột lấy làm điều kiện xuống) Ví dụ: Đếm ngời có chữ đầu Họ tên N, vùng điều kiện ta lập nh sau: đầuhọ =Left(B2,1)=N Tìm kiếm VLOOKUP, HLOOKUP a Hàm VLOOKUP VLOOKUP(Giá trị tìm, Vùng cần tìm,Cột cần lấy): Thực việc tìm kiếm giá trị cột vùng cần tìm cho kết tơng ứng cột cần lấy (cột định) Đây vùng liệu Vùng cần tìm Cột thứ b Hàm HLOOKUP HLOOKUP(Giá trị tìm, Vùng cần tìm, Dòng cần lấy): Thực việc tìm kiếm giá trị dòng vùng cần tìm cho kết tơng ứng dòng cần lấy (dòng định) * Chó ý dïng hµm Vlookup, Hlookup: ë hµm Vlookup: Vùng cần tìm có cột thứ đợc xếp tăng dần (từ xuống dới) hàm Hlookup: Vùng cần tìm có dòng thứ đợc xếp tăng dần (từ trái sang phải) 20 khoavp@gmail.com ... mũi tên: di chuyển đến ô gần + Dùng Page UP, Page Down: chuyển trang hình khoavp@gmail.com GIÁO TRÌNH MS EXCEL + Dïng CTRL+Home: VỊ A1 + Dùng chuột: kích chuột vào ô ô trở thành ô làm việc Khối... ô - Kích Edit/Cut - Đặt trỏ ô nơi cần chuyển đến - Kích vào Edit/Paste khoavp@gmail.com GIÁO TRÌNH MS EXCEL c Sao chÐp d÷ liƯu khèi ô - Đánh dấu khối ô - Kích Edit/Copy - Đặt trỏ ô nơi cần chép... liệu - Chọn Format/Cell, xuất bảng nh trên, - Trong bảng chọn nút Font khoavp@gmail.com GIÁO TRÌNH MS EXCEL + Chän ph«ng, kiĨu, cì ch÷, (gièng ë Word) + KÕt thóc kÝch OK Điều chỉnh liệu ô -