Giáo trình MS Excel A

Đề Cương Microsoft Excel Microsoft Ex cel I - KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI EXCEL. 1.Khởi động Excel Nhắp đúp tại biểu tượng Microsft Excel trong nhóm Microsoft Office. Khi trên màn hình xuất hiện cửa sổ của Excel và một trang bảng tính trắng cos tên là Book 1 thì quá trình khởi động hoàn thành. 2. Thoát khỏi Excel Cách 1: Vào file/ chọn Exit Cách 2: Bấm Alt_ F4 3. Các khái niệm a- Work Book: là một File bảng tính tạo bởi Excel, mỗi Work Book thông thường có 16 Work Sheet. b-Work Sheet: là một trang bảng tính tạo bởi Exxcel. Mỗi Work Sheet được chia thành 256 cột, kí hiệu từ A-ZZ và 16384 hàng, kí hiệu từ 1đến 16384. Giao của hàng và cột tạo thành một Cell (ô). c- cCell: là đơn vị nhỏ nhất trong Excel dùng để chứa dữ liệu. Cell được truy nhập thông qua địa chỉ cột và địa chỉ hàng. Vd:A1, ZZ 16384,C28… d- Selector:là đường ven đen bao quanh Cell, thể hiện Ceellddos đang bị truy nhập. e-Handle Fill: là chấm đen góc dưới cùng bên phải của đường Selector, có tác dụng để sao chép dữ liệu. II.PHƯƠNG PHÁP NHẬP, SỬA, XOÁ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH 1-Các kiểu dữ liệu trong Excel a-Kiểu kí tự (character): chứa các chữ cái, chữ số và các kí hiệu đặc biệt. Kiểu kí tự thông thường được căn trái trong Cell. số (b- Kiểu Number):chứa các chữ số từ 0 – 9 và các dấu “.” hoặc , ngăn cách giữa các hàng. Kiểu số thông thường được căn phải trong Cell. c- Kiểu ngày, giờ (Date and time ): chứa dữ liệu kiểu ngày, giờ. d- Kiểu cong thức và hàm (Formula and Funtion): chứa các công thức và hàm tính toán. 2. Phương pháp nhập dữ liệu  Chọn Cell cần nhập.  Nhập dữ liệu từ bàn phím. - 1 - Đề Cương Microsoft Excel  Bấm Enter (hoặc một trong 4 phím mũi tên) để chấp nhận dữ liệu. 3.Phương pháp sửa dữ liệu  Chọn Cell cần sửa .  Bấm phím F2 trên bàn phím sau đó sửa dữ liệu theo yêu cầu.  Bấm Enter để chấp nhận dữ liệu. 4. Phương pháp xoá dữ liệu  Chọn các Cell chứa dữ liệu cần xoá.  Bấm phím Deleete trên bàn phím. 5. Phương pháp di chuyển và sao chép dữ liệu a- Sử dụng chuột  Chọn vùng dữ liệu cần di chuyển hoặc sao chép.  Trỏ chuột vào đường viền của vùng đã chọn và kéo chuột tới vị trí càn thiết. b- Sử dụng thực đơn ( Menu )  Chọn vùng dữ liệu cần di chuyển hoặc sao chép.  Vào Edit/ chọn Cut: để di chuyển, chọn Copy: dể sao chép (hoặc nhắp chuột tại phím Cut, Copy trên thanh công cụ).  Đặt con trỏ tại vị trí cần nhấn.  Vào Edit/ chọn Past (hoặc nhắp chuột tại phím paste trên thanh công cụ ). III. PHƯƠNG PHÁP NHẬP DỮ LIỆU NHANH SỬ DỤNG HANDLEF 1.Sao chép dữ liệu sử dụng Handlefill. Nhập dữ liệu cho Cell đầu.  Trỏ chuột vào Handle của Cell đã nhập và kéo chuột qua các Cell còn lại. Chú ý:  Nếu dữ liệu đơn thuần là số hoặc ký tự thì giá trị của các Cell giống nhau.  Nếu dữ liệu có cả số và ký tự thì phân số tăng theo cấp số cộng với công sai là Nhập Series sử dụng Handle Fill. -Khái niệm Serries. • Series là một chuỗi dữ liệu tuân theo một tiêu chuẩn cho trước. - 2 - Đề Cương Microsoft Excel • Trong Excell có bốn Series chuẩn: • Series thứ trong tuần đầy đủ:Mon day, Tuesday, • Series thứ trong tuần dạng viết tắt:Mon, Tues, Wednes, Thus, Fri, Satur, Sun. • Series tháng trong năm dạng đầy đủ: January, February, March, April, May, June, July, Aaugust, Septemer, Octerber, November, December. • Serries tháng trong năm dạng viết tắt: Jan, Feb, Mar, Apr, May, Jun, Jul, Aug, Sep, Oct, Nov, Dec. b - Phương pháp tạo series cho người sử dụng  Nhập giá trị của series trên một hàng hoặc một cột.  Chọn các ô đã nhập.  Vào Tools/ chọn Options.  Nhắp Tab Custon List.  Nhắp phím Import.  OK. c - Phương pháp nhập series.  Nhập một giá trị của series cho Cell đầu.  Trỏ chuột vào Handlefill của Cell đã nhập và kéo chuột vào các Cell còn lại. IV - PHƯƠNG PHÁP ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH 1- Định dạng kí tự  Chọn các Cell chứa dữ liệu cần định dạng.  Nhắp chuột tại phím Font để chọn Font chữ.  Nhắp chuột tại phím Font size để chọn cỡ chữ.  Nhắp chuột tại phím Bold để chọn chữ đậm.  Nhắp chuột tại phím Italic để chọn chữ nghiêng.  Nhắp chuột tại phím Underline để chọn chữ có gạch chân. 2- Định dạng số  Chọ các Cell chứa dữ liệu cần định dạng .  Nhắp chuột tại phím Curency Style để chọn số có kí hiệu tiền tệ.  Nhắp chuột tại phím Comma Style để chọn số có dấu ngăn cách giữa các hàng.  Nhắp chuột tại phím Percent Style để chọn số có kí hiệu phần trăm. - 3 - Đề Cương Microsoft Excel  Nhắp chuột tại phím Increase Decimal để tăng số vị trí phần lẻ thập phân.  Nhắp chuột tại phím Decrease Decimal để giảm số vị trí phần lẻ thập phân. V-TU SỬA VÀ TRÌNH BÀY BẢNG TÍNH 1-Thay đổi độ rộng của hàng hoặc cột a - Sử dụng chuột: Trỏ chuột vào vạch phân cách của hàng hoặc cột cần thay đổi độ rộng và kéo chuột tới độ rộng cần thiết. b - Sử dụng Menu  Chọn các hàng cần thay đổi độ rộng.  Vào Formmat/chọn Rows/chọn Height.  Nhập giá trị cần thiết trong Row Height.  hoặc  Chọn các cột cần thay đổi độ rộng .  Vào Format/chọn Columns/chọn Width.  Nhập giá trị cần thiết trong ô Column Width. c - Tự động xác định độ rộng cột: Nhắp đúp chuột tại vạch phân cách của cột. 2 – Xoá hàng hoặc cột  Chọn hàng hoặc cột cần xoá.  Vào Exit/chọn Delete. 3 - Chèn thêm hàng hoặc cột  Chọn hàng hoặc cột cần chèn hàng hoặc cột mới đứng trước nó.  vào Inssert/chọ Clumns để chèn cột. 4 – Cân chỉnh dữ liệu trong Cell  Chọn các Cell chứa dữ liệu cần căn chỉnh.  Nhắp chuột tại phím Align Left để căn trái.  Nhắp chuột tại phím Center để căn giữa.  Nhắp chuột tại phím Align Right để căn phải.  Nhắp chuột tại phím Center Across Clumns để căn giữa các cột. 5 - Tạo màu chữ và màu nền cho Cell  Chọn các Cell cần tạo màu chữ và màu nền.  Nhắp chuột tại bàn phím Font Clor để chọn màu chữ.  Nhắp chuột tại phím Color để chọn màu nền. - 4 - Đề Cương Microsoft Excel 6 - Viền (Border) bảng tính  Chọn các Cell cần viên.  Nhắp chuột tại phím Border trên thanh công cụ và chọn kiểu Border cần thiết. 7 - Bật/ Tắt đường lưới  Vào Tools/chọn Options.  Nhắp View.  Nhắp Gridlines.  OK. VI–PHƯƠNG PHÁP LẬP CÔNG THỨC TÍNH TOÁN TRONG EXCEL 1 – Các phép toán trong Excell  Phép cộng +  Phép trừ _  Phép nhân *  phép chia /  Phép luỹ thừa ^ 2 - Phương pháp lập công thức  Chọn Cell cần chứa cong thức.  Nhập vào dấu “=” sau đó là địa chỉ Cell, dấu phép toán, địa chỉ Cell,… Bấm Enter.  Chú ý: Địa chỉ Cell có thể gõ trực tiếp từ bàn phím hoặc nhấp chuột tại Cell cần lấy địa chỉ. 3 - Sao chép công thức  Trỏ chuột vào Handle Fill của Cell chứa công thức cần sao chép sau đó kéo chuột qua các Cell còn lại. cụ 4 - Tính tổng sử dụng Auto Sum trên thanh công cụ  Chọn Cell cuối cùng của hàng số hoặc cột số cần tính tổng.  Nhấp chuột tại phím Auto Sum trên thanh công cụ.  Bấm Enter.  Chú ý: sao chép Auto Sum như sao chép công thức. VII – CÁC THAO TÁC VỚI WORK SHEET 1 - Chọn Sheet  Chọn một Sheet nhấp chuột Sheet cần chọn trên Tab Sheet. - 5 - Đề Cương Microsoft Excel  Chọn các Sheet liên tiếp: nhắp chuột tại Sheet đầu, giữ phím Sheet, nhắp chuột tại phím Sheet.  Chọn các Sheet không liên tiếp: giữ phím Control và nhắp chuột tại các Sheet cần chọn. 2 - Xoá Sheet  Chọn các sheet cần xoá.  Vào Edit/chọn Delete Sheet. 3 - Chèn thêm Sheet  Chọn Sheet cần chèn Sheet mới đứng trước nó.  Vào Insert/chọn Work Sheet. 4 - Đổi tên Sheet  Chọn Sheet cần đổi tên.  Vào Format/chọn Sheet/chọn Rename.  Đánh tên mới vào ô Name. 5 - Đặt ẩn Sheet  Chọn các Sheet cần đặt ẩn.  Vào Format/chọn Sheet/chọn Hide. 6 - Huỷ bỏ ẩn  Vào Fomat/chọn Sheet/chọn Unhide.  Chọn Sheet cần huỷ bỏ ẩn trong ô Unhide. 7 - Di chuyển hoặc sao chép Sheet giữa các Work Book  Chọn Sheet cần di chuyển hoặc sao chép.  Vào Edit/chọn Move hoặc Copy Sheet.  Chọn Book cần chuyển tới trong ô To Book.  Chọn Sheet mà Sheet chuyển tới sẽ đứng trước nó trong ô Before Sheet.  Nếu sao chép thì đánh dấu ô Create a Copy.  OK. VII– CÁC THAO TÁC VỚI WORK BOOK 1 - Lưu trữ Work Book lần đầu tiên  File/Save (hoặc nhắp chuột tại phím Save) trên màn hình xuất hiện hộp thoại Save As.  Đặt tên Work Book trong ô File name.  Chọn ổ đĩa lưu chữ Work Book trong ô Drives.  Chọn thư mục lưu trữ Work Book trong ô Directories.  OK. - 6 - Đề Cương Microsoft Excel 2 - Lưu trữ Work Book từ lần thứ hai trở đi  File/Save (hoặc nhắp chuột tại phím Save).  Chú ý: Khi lưu trữ Work Book từ lần thứ hai trở đi sẽ không xuất hiện hộp thoại (vì Work Book đã được đặt tên khi lưu trữ lần đầu). 3 - Lưu trữ Work Book với tên khác  File/Save As trên màn hình xuất hiện hộp thoại Save As.  Đặt tên mới cho Work Book trong ô File name.  Chọn ổ đĩa lưu trữ Work Book trong ô Drives.  Chọn thư mục lưu trữ Work Book trong ô Directories.  OK. 4 - Mở một Work Book mới  Fine/New/OK (hoặc nhấp chuột tại phím New). 5 - Mở một Work đã có trên  File/Open (hoặc nhấp chuột tại phím Open) trên màn hình xuất hiện hộp thoại Open.  Chọn ổ đĩa chứa Work Book cần mở trong ô Drives.  Chọn thư mục chứa Work Book cần mở trong ô Directories.  Chọn tên Work Book cần mở trong ô File name.  OK. 6 - Chuyển đổi giữa các Work Book đã mở  Windows/Chọn tên Work Book cần chuyển tới. 7 - Đóng Work Book  File/Close. IX - TRÌNH BÀY MÀN HÌNH EXCEL 1 - Trình thanh công thức  Vào View/chọn Formula để bật hoặc tắt thanh công thức. 2 - Trình bày các thanh công cụ  Vào View/chọn Tooolbars trên màn hình xuất hiện hộp thoại Toolbars  Đánh dấu các thanh công cụ cần trình bày (hoặc huỷ bỏ đánh dấu các thanh công cụ không cần trình bày).  OK. 3 - Phóng to hoặc thu nhỏ bảng tính - 7 - Đề Cương Microsoft Excel  Vào View/chọn Zoom(hoặc nhấp chuột tại phím Zoom Control).  Chọn tỉ lệ phóng cần thiết. 4 - Chế độ Full Screen: Là chế độ toàn màn hình dùng để trình bày bảng tính. Đặt chế độ: Vào View/chọn Fullcreen. Huỷ bỏ chế độ: Bấm phím Esc trên bàn phím. X -VẼ BIỂU ĐỒ TRONG EXCEL 1- Các dạng biểu đồ  Dạng thanh,cột: biểu thị sự tương quan giữa các phần với nhau.  Dạng đường,vùng: biểu thị sự thay đổi dữ liệu theo thời gian.  Dạng tròn: biểu thị tương quan giĩa một phần dữ liệu. 2 – Phương pháp vẽ biểu đồ a - Vẽ biểu đồ dùng Sheet dữ liệu Chọn vùng dữ liệu cần vẽ biểu đồ (có thể chọn cả các tiêu đề đầu hàng và đầu cột). Nhắp chuột tại phím Chart Wizard trên thanh công cụ. Di chuột tới vị trí cần đặt biểu đồ, bấm và kéo chuột để định hướng vầ kích thước khung biểu đồ. Nhả chuột, xuất hiện Chart Wizard Step 1of 5, yêu cầu xác nhận lại vùng dữ liệu dùng để vẽ biểu đồ. Nhắp Next, xuất hiện Chart Wizird Step 2 of 5, yêu cầu chọn dạng biểu đồ càn thiết. Nhắp Next, xuất hiện Chart Wizird Sep 3 of 5, yêu cầu chọn loại biểu đồ trong dạng đã chọn. Nhắp Next, xuất hiện Chart Wizird Sep 4 of 5, yêu cầu chọn chuỗi dữ liệu dùng để vẽ biểu đồ theo hàng hoặc theo cột. Nhắp Next, xuất hiện Chart Wizird Sep 5 of 5, yêu cầu thêm tiêu đề biểu đồ, nhãn các trục biểu đồ, lời chú thích cho biểu đồ. Nhắp Finish. b - Vẽ biểu đồ trên một Sheet riêng - 8 - Đề Cương Microsoft Excel Chọn vùng dữ liệu cần vẽ biểu đồ (có thể chọn các tiêu đề đầu hàng và đầu cột). Vào Insert/chọn Chart/chọn As New Sheet. Các bước còn lại tương tự như vẽ biểu đồ cùng Sheet dữ liệu. 3 – Tu sửa biểu đồ a – Di chuyển biểu đồ: trỏ chuột vào vùng biểu đồ vầ kéo chuột tới vị trí cần thiết. b – Thay đổi kích thước biểu đồ: Nhắp chuột tại biểu đồ, xung quanh khung biểu đồ xuất hiện các chấm đen. Trỏ chuột vào các chấm đen và kéo chuột tới vị trí cần thiết. c – Tô màu biểu đồ Nhăps đúp chuột tại vùng biểu đồ để đưa biểu đồ đó vào cửa sổ riêng. Nhắp đúp chuột đối tượng cần tô màu và chọn maauf cần thiết. d- Xoá biểu đồ Nhắp chuột tại biểu đồ cần xoá. Bấm phím Delete trên bàn phím. XI – CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG EXCEL 1 – Khái niệm về cơ sở dữ liệu (CSDL) Cơ sở dữ liệu là tổ hợp các phần thông tin liên quan đến một tập hợp các đối tượng nào đó. Mỗi loại thông tin trong (CSDL) gọi là một trường tin (Field). Trường tin thông thường là các cột. Tổ hợp thông tin về một đối tượng gọi là một bản ghi (Bản ghi thông thường là các hàng. 2 – Phương pháp lập một CSDL Thành lập một CSDL nnhuw lập một bảng tính bình thường nhưng cần thoả mãn các điều kiện sau: Trong CSDL không có hàng, cột hoặc ô trống. Hàng đầu tiên trong CSDL phải là hàng tên trong các trường có CSDL. 3 – Thao tác sắp xếp CSDL Đặt con trỏ tại vùng CSDL. Vào Data/chọn Sort, trên màn hình xuất hiện hộp thoại Sort. Chọn trường cần sắp xếp chính trong Sort by, trường cần sắp xếp phụ trong ô Then by. - 9 - Đề Cương Microsoft Excel Chọn tiêu chuẩn sắp xếp cho các trường . Ascending: Sắp xếp tăng dần. Descending: Sắp xếp giảm dần. OK. 4 - Đặt lọc – Tìm kiếm dữ liệu Đặt con trỏ tại vùng CSDL. Vào Data/chọn Filter/ chọn Auto Filter, khi đó đầu trường tin sẽ xuất hiện các mũi tên. Nhắp chuột tại mũi tên của trường cần đặt lọc và đưa vào tiêu chuẩn đặt lọc. Chú ý: Có 2 cách đưa vào tiêu chuẩn đặt lọc: Cách 1:Chọn tiêu chuẩn có sẵn trong danh sách các tiêu chuẩn Cách 2:Nhắp Custom và đưa vào tiêu chuẩn cần thiết trong ô Custom Fitel, chọn OK. XII - ĐẶT TRANG IN BẢNG TÍNH Vào File/chọn Page Setup, trên màn hình xuất hiện hộp thoại Page Setup. 1 - Chọn cỡ giấy, hướng in, tỉ lệ in. Nhắp chuột tại Tab Page. Chọn hướng in trong Orientation: Portrai: in dọc khổ giấy. Landscape: in ngang khổ giấy. Chọn tỉ lệ in trong ô Scaling (tỉ lệ thông thường là 100%). Chọn cỡ giấy in trong ô Paper size (cỡ giáy thông thường là A4). Chọn chất lượng in trong ô Print Quality. Chú ý: Đối với máy in kim, chất lượng in tính theo dpi. Số dpi càng lớn thì chất lượng in càng cao. Đối với máy in Laze có ba chế độ: Low: chất lượng thấp. Medium: chất lượng bình thường. Hight: chất lượng cao. 2 - Đặt lề trang in Nhắp Tab Marrgins trong hộp thoại Page Setup. Đặt giá trị lề trên trong ô Top. Đặt giá trị lề dưới trong ô Boltom. - 10 - [...]...Đề Cương Microsoft Excel Đặt giá trị lề phải trong Right Đặt giá trị từ mép trên tới dòng tiêu đề đầu trang trong ô Header Đặt giá trị từ mép dưới tới dòng tiêu đề cuối trang trong ô Fooler - 11 - . Tues, Wednes, Thus, Fri, Satur, Sun. • Series tháng trong năm dạng đầy đủ: January, February, March, April, May, June, July, Aaugust, Septemer, Octerber,. trong Excel dùng để ch a dữ liệu. Cell được truy nhập thông qua đ a chỉ cột và đ a chỉ hàng. Vd :A1 , ZZ 16384,C28… d- Selector:là đường ven đen bao quanh