Kỹ thuật ra quyết Định nhóm, tổ chức thực hiện, kiểm soát và nâng cao hiệu quả ra quyết Định các kinh nghiệm và bài học trong việc ra quyết Định, tổ chức thực hiện và kiểm soát các quyết Định của nhóm

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAMTrường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh Đề tài: Lập và ra quyết định quản trị: Kỹ thuật ra quyết định nhóm, tổ chức thực hiện, kiểm soát và nâng cao hi

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh

Đề tài: Lập và ra quyết định quản trị:

Kỹ thuật ra quyết định nhóm, tổ chức thực hiện, kiểm soát và nâng cao hiệu quả ra quyết định Các kinh nghiệm và bài học trong việc ra quyết định,

tổ chức thực hiện và kiểm soát các quyết định của nhóm.

Nhóm: 2 Lớp: MAG322_221_10_L18 NH: HK1 2022-2023

Tháng 11 năm 2022

Danh sách nhóm 2

ST

Mức độ hoàn thành

Ký tên

1 Hồ Minh Huệ

(Nhóm trưởng) 050610220948

-Tìm hiểu mục 6.5.3 -Làm PP

2 Lê Nguyễn

Quỳnh Như 050610221204

-Thuyết trình -Rút ra kinh nghiệm, bài học

3 Nguyễn Phan

Bảo Thy 050610221401

-Thuyết trình -Tìm hiểu mục 6.7

4 Nguyễn Huỳnh

Minh Thư 050610221370

-Tiểu luận -Tìm hiểu mục 6.6

5 Trần Thị Thu

Thảo 050610221329

-Tiểu luận -Tìm hiểu mục 6.6

6 Phạm Hoàng

Trúc Minh 050610221079

-Thuyết trình -Tìm hiểu mục 6.7

7 Cao Vũ Ngân

Quỳnh 050610221274

-Tìm hiểu mục 6.5.3 -Làm PP

Phần nhận xét của giảng viên

MỤC LỤC

I. KỸ THUẬT RA QUYẾT ĐỊNH NHÓM

1 T ươ ng tác nhóm 1

2 Đ ng não ộ 1

3 Nhóm danh nghĩa 1

4 H i h p đi n t ộ ọ ệ ử 2

TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ KIỂM SOÁT QUYẾT ĐỊNH

Điểm số

Chữ ký

(Ký ghi rõ họ tên)

2 Vai trò c a t ch c th c hi n và ki m soát quyềất đ nh ủ ổ ứ ự ệ ể ị 3

3 Các b ướ c t ch c th c hi n các quyềất đ nh ổ ứ ự ệ ị 3

a) Triển khai quyết định 3

b) Bảo đảm các điệu kiện vật chất 4

c) Đảm bảo các thông tin phản hồi 5

d) Tổng kết và đánh giá kết quả 5

4 Kềất lu n ậ 6 III. NÂNG CAO HIỆU QUẢ RA QUYẾT ĐỊNH 1.Tấềm quan tr ng c a vi c ra quyềất đ nh ọ ủ ệ ị 7 2.Nh ng tềền đềề c a m t quyềất đ nh qu n tr h p lí ữ ủ ộ ị ả ị ợ 7 a) Tính sáng tạo 8

b) Tính cân đối 8

c) Tính hài hòa 8

d) Tính hiệu quả 8

3 Nh ng ph m chấất cá nhấn c a nhà qu n tr có nh h ữ ẩ ủ ả ị ả ưở ng đềấn quyềất đ nh qu n tr ị ả ị a) Kinh nghiệm 9

b) Khả năng tư duy và xét đoán vấn đề 9

c) Khả năng sáng tạo 9

d) Khả năng quyết đoán 9

e) Tinh thần trách nhiệm 9

f) Khả năng lượng hóa vấn đề 9

g) Kết luận 9

IV KINH NGHIỆM VÀ BÀI HỌC TRONG VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH, TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ KIỂM SOÁT CÁC QUYẾT ĐỊNH CỦA NHÓM

a) Quyết định, tổ chức thực hiện là gì 11

b) Bài học, kinh nghiệm trong việc ra quyết định 11

2.Trong vi c ki m soát các quyềất đ nh ệ ể ị 12 a) Kiểm soát là gì 12

b) Mục đích của việc kiểm soát 12

c) Bài học, kinh nghiệm trong việc kiểm soát các quyết định 12

V NGUỒN TÀI LIỆU THAM KHẢO 14

I KỸ THUẬT RA QUYẾT ĐỊNH NHÓM

Những tập thể có thể sử dụng các kỹ thuật khác nhau để kích thích việc ra quyết định Trọng tâm là 4 kỹ thuật sau đây:

1 Tương tác nhóm

Tương tác nhóm là sự gặp gỡ trực tiếp và tin tưởng vào sự tương tác truyền thông cả ngôn ngữ và phi ngôn ngữ giữa các thành viên với nhau

Hầu hết dạng chung của việc ra quyết định theo nhóm thực hiện thích hợp bằng tương tác nhóm Kỹ thuật này được sử dụng rất thường xuyên, từ những đội nhóm được thành lập

từ những đề tài trong lớp học đến đội nhóm trong công việc và ngay cả đội nhóm ở các cấp quản lý cao hơn Những thảo luận của chúng ta về suy nghĩ tập thể là một điển hình, tương tác nhóm thường xuyên tự kiểm duyệt và thúc giục cá nhân mỗi thành viên hướng theo những quan điểm thích hợp

=> Sự tương tác nhóm là hiệu quả cho việc xây dựng tính dính kết đội nhóm

2 Động não

Động não là một phương pháp đặc sắc dùng để phát triển nhiều giải đáp sáng tạo cho một vấn đề Phương pháp này hoạt động bằng cách nêu các ý tưởng tập trung trên vấn đề,

từ đó, rút rất nhiều đáp án căn bản cho vấn đề Nó đạt được điều này bằng việc sử dụng một quá trình nảy sinh ý tưởng mà đặc biệt khuyến khích bất cứ và toàn bộ sự lựa chọn trong khi kìm chế bất cứ sự chỉ trích của những lựa chọn khác

Bạn không cần nghi ngờ sự gắn kết của việc động não khi bạn cố gắng đưa ra những

ý kiến cho việc làm thế nào để trình bày một dự án trước lớp Không có sự chỉ trích nào được cho phép và tất cả những sự chọn lựa đều được lưu giữ lại cho buổi thảo luận sau và phân tích với ý kiến kích thích nhau và những phát xét của hầu hết các đề xuất kỳ quái kiềm lại đến sau cùng các thành viên trong nhóm được khuyến khích "suy nghĩ khác thường"

=> Động não giữ cho áp lực xã hội đạt đến nhỏ nhất

3 Nhóm danh nghĩa

Nhóm danh nghĩa là các thành viên trong nhóm đều có mặt tại cuộc họp nhưng họ hoạt động hoàn toàn độc lập với nhau, hạn chế việc bàn luận và giao tiếp giữa các cá nhân trong quá trình quyết định Phương pháp sử dụng nhóm danh nghĩa bao gồm 4 bước sau đây:

1) Các cá nhân gặp nhau với tư cách là thành viên cùng một nhóm, nhưng trước khi có bất kỳ sự bàn luận nào mỗi thành viên đều phải độc lập viết ra những ý tưởng của mình về vấn đề cần giải quyết

2) Mỗi thành viên đưa ra ý kiến của mình và các ý kiến đó sẽ được ghi chép lại Việc thảo luận chỉ được bắt đầu khi không còn ai còn ý kiến nào khác

3) Nhóm tiến hành thảo luận và đánh giá các ý tưởng được nêu ra

4) Mỗi thành viên trong nhóm xếp lại các ý kiến một cách độc lập quyết định cuối cùng là phương án được xếp hạng cao nhất

=> Lợi thế của phương pháp này là cho phép nhóm gặp nhau một cách chính thức nhưng lại không hạn chế tư duy độc lập của các thành viên Có một giá rẻ cho việc phát sinh một số lượng lớn các ý tưởng.

4 Hội họp điện tử

Hội họp điện tử hay được gọi là tập thể có sự hỗ trợ của máy tính là việc ra quyết định tập thể pha trộn kỹ năng đội nhóm doanh nghiệp với công nghệ máy tính tinh vi Một khi công nghệ là ở đây khái niệm khá là đơn giản với số lượng lớn như 50 người ngồi quanh một cái bàn hình móng ngựa với không gian trống dùng để đặt hệ thống máy tính kết nối liên tục với nhau Các vấn đề được trình bày cho người tham dự và họ đưa ra những câu trả lời của mình lên trên các màn hình máy tính Các bình luận của mỗi

cá nhân, cũng như tất cả các bình chọn đều được hiển thị lên màn hình máy chiếu đặt trong phòng

=>Ưu điểm chính của đội nhóm điện tử là giấu tên trung thực và tốc độ những người tham gia có thể gửi bất cứ tin nhắn nặc danh nào mà họ muốn và họ vượt sáng trên màn hình để tất cả quan sát bằng cách nhấn những nút trên các bàn phím của người tham gia Thêm vào đó, nó nhanh chóng bởi vì các cuộc tái ngộ đã được loại trừ, thảo luận không lạc đề và nhiều người tham gia có thể phát biểu cùng lúc mà không cần phải tuần tự nối đuôi nhau

II TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ KIỂM SOÁT QUYẾT ĐỊNH

1.Đặt vấn đề

Việc chuẩn bị và đề ra các quyết định mới chỉ là điểm xuất phát trong quá trình quản trị Có thể đề ra được các quyết định đúng và hứa hẹn nhiều kết quả, nhưng nếu việc tổ chức thực hiện và kiểm soát không tốt thì những quyết định vẫn chỉ có giá trị trên giấy tờ

Tổ chức việc thực hiện và kiểm soát quyết định đòi hỏi sự nỗ lực lớn lao ở người lãnh đạo

Thực tế quá trình thực hiện và kiểm soát các quyết định cũng quan trọng không kém

so với việc đưa ra được quyết định đúng Việc thi hành các quyết định có liên quan chặt chẽ với việc thực hiện các chức năng quản trị: hoạch định, lãnh đạo, tổ chức và kiểm soát

2 Vai trò của tổ chức thực hiện và kiểm soát quyết định

Biến ý đồ của các quyết định thành hiện thực, do đó khi tổ chức thực hiện và kiểm soát các quyết định cần có kế hoạch, cụ thể, sáng tạo, khoa học, phù hợp với khả năng, đáp ứng quyền lợi của người thực hiện, thống nhất, đồng bộ, kết hợp quyền lợi và trách nhiệm, khẩn trương, kiên quyết, linh hoạt, kiểm soát chặt chẽ, thưởng phạt nghiêm minh, kết hợp giáo dục, thuyết phục và cưỡng bức khi cần thiết

3 Các bước tổ chức thực hiện các quyết định

a) Triển khai quyết định

Quyết định cần được nêu thành mệnh lệnh hay chỉ thị để nó có hiệu lực như một văn bản hành chính Trong bản thân quyết định không phải chỉ dự tính làm cái gì, mà còn phải quy định ai làm, làm ở đâu, khi nào làm và làm bằng cách nào, ai kiểm tra thực hiện quyết định? Bao giờ thì kiểm tra và kiểm tra như thế nào?

Cần truyền đạt kịp thời, đầy đủ và chính xác bằng những phương pháp và phương tiện phù hợp để tạo ra sự thông suốt về tư tưởng, động viên mọi người đem hết khả năng, nhiệt tình để thực hiện với hiệu quả cao nhất

Kế hoạch tổ chức phải xuất phát từ việc quy định rõ giới hạn hiệu lực của quyết định

và phải tuân theo đúng giới hạn đó trong quá trình thực hiện Kế hoạch tổ chức phải cụ thể và chi tiết, nghĩa là tùy theo tính chất và mức độ phức tạp của nhiệm vụ đã đề ra mà phân định toàn bộ khối lượng công việc theo các đối tượng và các khoảng thời gian

Trong kế hoạch phải nêu rõ ai làm và bao giờ thì bắt đầu, lúc nào thì kết thúc, thực hiện bằng phương tiện nào

Trước khi chỉ đạo tiến trình thực hiện kế hoạch cần chú ý đặc biệt đến vấn đề tuyển chọn cán bộ với số lượng cần thiết và chuyên môn thích hợp Cán bộ được lựa chọn phải

là người có uy tín cao trong những vấn đề mà họ sẽ chỉ đạo giải quyết, họ phải được giao toàn quyền khi chỉ đạo thực hiện và phải có khả năng tiến hành chức năng kiểm tra tương ứng Người thực hiện việc kiểm tra nhất thiết không được dính líu về lợi ích vật chất với đối tượng bị kiểm tra

Kế hoạch tổ chức năng động sao cho vào thời gian nhất định, tại thời điểm nhất định

có thể tập trung được lực lượng chủ yếu và giải quyết đúng các khâu xung yếu

Phổ biến, truyền đạt cụ thể, rõ ràng nội dung quyết định tới các nhóm và cá nhân có trách nhiệm thực hiện, bảo đảm rằng các bộ phận liên quan thấu hiểu trách nhiệm và vị trí của mình, đồng thời phải đúng thời gian Cần có kiểm tra đánh giá sự am hiểu nhiệm vụ của các bộ phận, nếu có sự hiểu lầm hay chưa rõ nhiệm vụ thì cần thiết phải triển khai lại

b) Bảo đảm các điệu kiện vật chất

Trong thực hiện quyết định luôn đòi hỏi phải có những điều kiện vật chất đủ để triển khai các giải pháp đã chọn Kiểm tra tình hình thực hiện quyết định có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm cho quyết định trở thành hiện thực Thông qua công tác kiểm tra người lãnh đạo tác động trực tiếp, tích cực đến hành vi của các cấp và các cá nhân thực hiện quyết định, nhắc nhở trách nhiệm và động viên kịp thời để họ hoàn thành tốt nhiệm

vụ đã định trong kế hoạch Thông qua công tác kiểm tra, người lãnh đạo còn có điều kiện

để phát hiện ra các khâu, các vấn đề cần uốn nắn và điều chỉnh để việc thực hiện luôn luôn đi theo quỹ đạo đã định

Tổ chức tốt việc kiểm tra sẽ đem lại cho quá trình thực hiện quyết định sự linh hoạt cần thiết, nếu không xã hội sẽ chịu những thiệt hại lớn Những thiệt hại đó bao hàm những sự trì trệ, sai hỏng do quyết định không được thực hiện đúng thời hạn hoặc do kỷ luật lao động bị vi phạm

Mục đích của việc kiểm tra không chỉ là kịp thời phát hiện những sai lệch với chương trình đã định, mà còn để kịp thời đề ra những biện pháp khắc phục những lệch lạc

đã thấy và ngăn ngừa việc xảy ra những lệch lạc mới Việc kiểm tra được tổ chức tốt sẽ

tạo ra mối liên hệ ngược tốt giúp cho quá trình quản trị thông suốt liên tục, kịp thời khắc phục các khâu yếu

c) Đảm bảo các thông tin phản hồi

Giữ vững các thông tin phản hồi giúp nhà quản trị phối hợp có hiệu quả và nhịp nhàng giữa các bộ phận, nhanh chóng giải quyết các trở ngại và nhận diện những sai lệch

để sửa chữa kịp thời

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến sự cần thiết phải điều chỉnh quyết định trong quá

trình thực hiện chúng Các nguyên nhân thường là:

+Tổ chức không tốt việc thực hiện quyết định

+Có những thay đổi đột ngột do nguyên nhân bên ngoài gây ra

+ Có sai lầm nghiêm trọng trong bản thân quyết định và một số nguyên nhân khác Không nên do dự trong việc điều chỉnh quyết định, khi một tình huống mới làm cho quyết định trước đây mất hiệu lực, không còn là một nhân tố tích cực mà trái lại trên một chừng mực nào đó đang trở thành một nhân tố phá hoại

Sự điều chỉnh quyết định không nhất thiết chỉ là do xuất hiện tình huống bất lợi mà nhiều khi nó được thực hiện do phát hiện được các khả năng mới mà trước đó chưa được

dự kiến, các khả năng mới này nếu được nắm bắt và khai thác kịp thời sẽ đem lại hiệu quả cao hơn kết quả dự định, vì thế cần có những sửa đổi quyết định

Người lãnh đạo cần có bản lĩnh và dám chịu trách nhiệm để sẵn sàng đương đầu với những phản đối để điều chỉnh quyết định, tránh để tình trạng quyết định quá lỗi thời, gây tâm trạng chán chường cho người thi hành Mặt khác, cần phải chú ý là những sửa đổi nhỏ không căn bản sẽ chỉ tạo nên sự xáo trộn về mặt tổ chức, gây ra sự mất ổn định của nhiệm vụ và dẫn đến những thiệt hại lớn hơn so với việc không sửa đổi

d) Tổng kết và đánh giá kết quả

Qua việc tổng kết, các tập thể, cá nhân biết được họ đã làm việc như thế nào, đạt kết quả ra sao, lao động của họ có tầm quan trọng như thế nào cho xã hội Đó cũng là sự học tập thực tiễn từ chính công việc của mình, góp phần làm phong phú kho tàng kinh nghiệm quản trị, kiểm tra hiệu quả của quá trình đề ra và thực hiện quyết định quản trị Việc tổng kết phải được xem xét chu đáo ở tất cả các giai đoạn, phân tích rõ tất cả những thành công cùng sai lầm, thiếu sót

Việc tổng kết và đánh giá rút kinh nghiệm gồm những nội dung:

+Đánh giá tình hình thực hiện mục tiêu, xác định rõ kết quả, chất lượng, luận chứng

và phương hướng của quyết định

+Phát hiện những tiềm năng chưa được sử dụng trong quá trình thực hiện quyết định + Phân tích, tìm chính xác các nguyên nhân của sự chênh lệch giữa các chỉ tiêu kinh tế

+ Kỹ thuật và sản xuất xã hội so với mức đã đề ra trong quyết định ban đầu + Đưa ra những kết luận và kiến nghị để cải tiến đổi mới cơ chế quản trị

=> Nhanh chóng đánh giá kết quả từ việc thực hiện quyết định để rút ra các kinh nghiệm và các bài học, làm cho các vòng quyết định sau có hiệu quả hơn vì quyết định luôn có tính kế thừa, thể hiện tính liên tục của quá trình quản trị

4 Kết luận

Ra quyết định là một công việc đầy khó khăn và thách thức đối với nhà quản trị, khi môi trường tác động vào tổ chức ngày phức tạp và thay đổi nhanh, đòi hỏi nhà quản trị phải nắm vững lý thuyết ra quyết định Quá trình ra quyết định quản trị mang tính khoa học và tính nghệ thuật

Nhà quản trị phải tuân thủ các bước của quá trình ra quyết định Nắm vững các mô hình, phong cách ra quyết định giúp nhà quản trị chọn được cách thức ra quyết định phù hợp và giải quyết được vấn đề

III NÂNG CAO HIỆU QUẢ RA QUYẾT ĐỊNH

1.Tầm quan trọng của việc ra quyết định

Trong cuộc sống cũng như trong công việc, mỗi người trong chúng ta hằng ngày đều phải đối mặt với rất nhiều vấn đề khó khăn từ dễ đến khó Đó có thể chỉ đơn giản là quyết định mua một món hàng mình thích, ăn một món ăn lạ,… Hay nhiều khi là một quyết định mang tính trọng đại ảnh hưởng không chỉ cá nhân của người ra quyết định mà còn rất nhiều người khác, thậm chí mang tính quốc gia hoặc quốc tế Có thể việc một chàng trai đắn đo lựa chọn con đường học vấn sẽ theo không phải là một chuyện gì ghê gớm, đơn giản nó chỉ có thể ảnh hưởng đến chính cuộc sống của người ra quyết định, hay hơn nữa là gia đình và những người có liên quan Nhưng nếu suy nghĩ rộng ra và đặt giả định cụ thể, ta mới có thể thấy hết được tầm quan trọng của việc ra quyết định và ảnh hưởng của nó đối với cuộc sống

+ Tầm quan trọng của việc ra quyết định

+Ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức, doanh nghiệp và gián tiếp đến xã hội, quốc gia, quốc tế,…

2.Những tiền đề của một quyết định quản trị hợp lí

Hiệu quả của quyết định quản trị được nâng cao khi quyết định đưa ra là hợp lý Thuật ngữ "hợp lý" có liên quan đến sự lựa chọn sự lựa chọn nhiều giải pháp để đạt được giá trị tối ưu

Phương án tối ưu mà nhà quản trị lựa chọn để ra quyết định có nghĩa là phương án tốt nhất trong điều kiện cụ thể

Một quyết định quản trị được coi là hợp lý khi quyết định đó phù hợp với điều kiện thực tế, bảo đảm sự hoạt động bình thường của tổ chức, phù hợp với văn hóa của tổ chức

và đảm bảo cho tổ chức thực hiện được mục tiêu đã định với hiệu quả cao nhất

Các tiền đề của một quyết định quản trị hợp lý bao gồm:

+ Mục tiêu của vấn đề cần giải quyết được xác định rõ ràng cụ thể

+ Nhà quản trị nắm được đầy đủ các thông tin và xây dựng được đầy đủ các tiêu chuẩn khách quan, phù hợp để đánh giá các phương án các tiêu chuẩn phải có thứ tự ưu tiên theo mức độ quan trọng

+ Có nhiều phương án để lựa chọn