Ứng dụng phần mềm ms project trong quản lý dự án homestay d homie tại Đà lạt

Quán lý dự án xây dựng là một tiễn trình từ lập kế hoạch, tô chức và quản lý việc phân bổ các nguồn lực và giám sát việc thực hiện các công tác phù hợp với mục tiêu đã đề ra trong điều k

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

TRUONG DAI HOC NGAN HANG THANH PHO HO CHi MINH

BAO CAO KET QUA THUC HIEN BAI TAP NHOM

MON HOC: TIN HOC UNG DUNG

DE TAI:

UNG DUNG PHAN MEM MS PROJECT TRONG QUAN LY

DU AN HOMESTAY D-HOMIE TAI DA LAT

GVHD: DANG HOANG HUY

SINH VIÊN THỰC HIỆN: NHÓM 8_ LỚP LII

Trương Quốc Thịnh 050607190489 Hoàng Anh Thư 030135190564 Chu Anh Thư 050609212227 Nguyễn Thị Thu Thuyền 050608200161 Phạm Nguyễn Như Thủy 050608200159

MỤC LỤ

1 Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án - 5 So Ăn 0 nh 1 mg 1

1.1 Khái niệm quản lý dự án Q.0 122111212211 1211 1211111115112 51111111151 H 5c nhe hưu 1

1.2 Quy trình quản lý dự án c0 20 12111 12121211111 111211201111 511 1811111181281 nhườ 1 1.3 Phần mềm quản lý dự án -.- + ST 1E 1121521112121 11 1 11101012111 n1 te ưêg 2 1.3.1 Phần mềm miễn phí 2 + 9 1EEEE12EEE1511211111112111 2111111211111 trêu 2 1.3.2 Phần mềm bản quyÊn - 5: 5c SE 11 11211112112 111 11 1110.1211111 11g nêu 2

CHƯƠNG 2 : GIỚI THIỆU PHẢN MÈM QUẢN LÝ DỰ ÁN 5cccsccecsceeecsee 3

2.2.9 Tim durong gang cho dur ation ccc 1 20112111 12121211111 111211201111 51 11 He key 17

2.2.10 Cập nhật tiền độ dự án - S1 2 1T 2122211212 1 11 2n n1 ng rat 19

P2 N© oi 6 6i sài 20

CHUONG 3: UNG DUNG PHAN MEM MICROSOFT PROJECT TRONG QUAN LY DU

AN vsssssssssssssssssecssscssssssssssssssssssssssssssssssssusecsssssssscsssssssssssssssuuscssssssssessssssssssessssssseessssssesssssesssseessanes 21

3.1 GiGi ga ố 21 3.1.1 Tên dự án - Tnhh HH HT TH TH TH TH TH TT TH HT Hkt 21

3.2 Ứng dụng phần mềm microsoft project để quán lý thời gian dự án -scccscccrei 24

Bang I Chữ viết tắt nh HH HH H1 1 1n 1 n1 ng rau 9

Bảng 2 Vai trò và trách nhiệm - L1 0222222211211 1121251 1151115111111 151 151111111 5115501511155 xk re gy 23

Bảng 3 Tô chức công viỆc -.- - 5 S1 s1 E1 E1 111101121121 11 222111121111 1 HH HH HH ưng 23

Bảng 4 Những rủi ro gặp phải trong dự án - 02222122111 1211 221111211 12111 111812811 key 25 Bảng 5 Báng tính thời gian hoàn vốn có chiết khấu - ST 11 1111121121211 21121111 1E ree 27 Bang 6 Bang chi phí sử dụng vốn - 1 SE 1 1121112117111 12 110121111 ng tru 27 Bảng 7 Bảng tính tông chỉ phí hoạt động 5 - c tT E211 1 E21 HH rag 28

Hình 14 Giao điện ProJect Information - .- c2 222221112111 121 12 1111211181111 1118112811181 81kg 13 Hình 15 Giao điện Assign RéoUTC€§ L0 012 H111 n1 n1 1110 1201118111011 1k ng key 14 Hình 16 Phân công nguôn lực - - + St EEE12215121111211111121 11.11 12T H11 tru 14

Hình 17 Kết quả phân bồ tài nguyên - - s11 11111 112112121111 tra 15

Hình 18 Thiét lap lich trink dy at ccccccccccccccsscssesceseessessssesvesresssssessessessessessessessessnssesavensavens 15

Hinh 19 Nhap thoi gian cho lich trimbe cc ccc ccc cescescceeceseeeseeseeseeeaeeeseeseesaesaeesseeaeesseeaeeeaeaes 16 Hinh 20 Chon All Subtasks 00000o ccc ccc ceececsccecceeesecccccnnseeseeseenaaeceesesnsseeeseeseceeseeeeceeeeeeeeness 16

Hình 21 Kiểm tra kết quả - ST 1 EEE12112121121121211 111121 11111 ng ng g1 ng 17

Hình 22 Tìm đường găng cho dự án L1 2211211112112 1121115115111 511511111191 kẻ 17

Hình 23 Cập nhất tiến độ dự án 2-5 S1 22521211 1121111212111 2111111 18

li 606i: 8 0ì 19 Ig00010951914):6›72))7-0)4:)):-)0;4>0/00ã 0 I)aIiiiẳiẳaiẳidẳđaẳiẳiaỔẢẤĂÂĂ 20

Hình 26 Thiết lập các đầu mục của dự án -.- 55c s2 22E2112E12127121121121121211 212 E1 er re 24

Hình 27 Sơ đồ đường găng - ST HH TH TH n1 H1 111 n1 ng ngưng 24

luôn là một điểm đến tuyệt vời cho các khách du lịch gần xa mỗi khi có kế hoạch đi chơi hay nghỉ

dưỡng sau những ngày tháng mệt mỏi với công việc Chính vì thế, có rất nhiều chủ đầu tư và nhà kinh doanh hiểu rõ nhu cầu khách hàng cần có một chỗ ở tiện nghi, ngắm những cảnh đẹp nhất ở

Đà Lạt nên họ đã xây dựng ra homestay, khách sạn, phòng trọ từ đơn giản đến cao cấp với mong muốn đem đến những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng

Nắm bắt được nhu cầu khách hàng muốn có một nơi nghỉ dưỡng, tận hưởng không khí trong

lành tại Đà Lạt, nhóm chúng em quyết định thực hiện ra dự án Homestay D-Homie với chất

lượng phòng ở sạch sẻ, không gian rộng rãi và mức giá phải chăng dành cho các khách du lịch mỗi khi đặt chân đến đây Bên cạnh đó, việc lập kế hoạch và quản lý dự án đóng vai trò vô cùng quan trọng, quyết định chủ yêu sự thành bại của cả đự án Quán lý dự án xây dựng là một tiễn trình từ lập kế hoạch, tô chức và quản lý việc phân bổ các nguồn lực và giám sát việc thực hiện các công tác phù hợp với mục tiêu đã đề ra trong điều kiện giới hạn về nguồn nhân lực, vật lực, chi phí và thời gian

Trong bồi cảnh công nghệ thông tin ngày càng phát triển sẽ giúp chúng ta xây dựng và quản

lý dự án một cách an toàn với tính cơ động cao mà Microsoft Project sẽ là một phần mềm hợp lý giúp chúng ta lập kế hoạch, theo dõi và quán lý công tác triển khai thực hiện dự án trong điều kiện bộ máy quản lý có giới hạn Trước hết, Microsoft Project sẽ giúp ghi nhớ toàn bộ các công tác phải thực hiện của dự án vào cơ sở đữ liệu của may tinh Trén co sé nay, MS Project sé tinh

toán và lập ra kế hoạch thực hiện dự án giúp chúng ta quản lý việc triển khai dự án đúng tiễn độ

với chỉ phí thấp nhất Khi cung cấp đầy đủ thông tin về các công tác phải thực hiện, MS Project sẽ giúp chứng ta biết được thời gian bắt đầu và kết thúc của từng hạng mục công tác, chi phí cần thiết đề thực hiện và thời gian kết thúc dự án Trong phạm vi môn học này, nhóm chúng em sẽ áp dụng phầm mém Microsoft Project vao việc quản ly dy án của nhóm

Vì có hạn về thời gian cùng với việc kiên thức của chúng em còn hạn hẹp nên báo cáo vẫn còn nhiều thiếu sót, nhóm mong nhận được những lời nhận xét và góp ý của thay dé bai lam được hoàn thiện hơn Nhóm em xin chân thành cam on thay!

CHƯƠNG 1: GIOI THIEU TONG QUAN

1 Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án

1.1 Khái niệm quản lý dự án

Dự án là tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực (con người, thiết bị, tài chính) có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thê, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu câu của đôi tượng mà dự án hướng đến

Quản lý dự án là việc “áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động

dự án đề đáp ứng yêu cầu dự án”

Đề đảm bảo dự án thành công, các thành viên dự án phải đảm bảo:

Lựa chọn quy trình phù hợp đề đạt được mục tiêu của dự án

Tuân theo các yêu cầu để đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan

Cân bằng được các yêu câu (nhân tô) cạnh tranh trong dự án như: phạm vi công việc, ngân sách, tiễn độ, chất lượng, rủi ro, thay đôi Tùy theo quy mô của từng dự án mà các mỗi giai đoạn lại có thê gồm những quy trình nhỏ hơn

1.2 Quy trình quản lý dự án

Năm nhóm quy trỉnh quản lý dự án:

Bước | - Khoi tao (mitiating): Giai đoạn này thực hiện việc định nghĩa một dự án mới hoặc một phát sinh (hoặc trộn lẫn) mới của một dự án có sẵn như: Xác định yêu cầu của dự

án, mức độ ưu tiên của dự án, phân tích các yêu cầu đầu tư, phân công trách nhiệm cho các

bộ phận triển khai

Bước 2 - Lập kế hoạch (planning): Lập kế hoạch Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác

định công việc, dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển

một kế hoạch hành động thống nhất, theo trình tự logic, có thê biểu hiện dưới đạng các sơ

đỗ hệ thống hoặc theo các phương pháp lập kề hoạch truyền thống

Bước 3 - Thực thi (executing): Giai doan nay thực hiện hoàn thành các công việc được xác

định trong phân lập kế hoạch đề đảm bảo các yêu cầu của dự án

- Bước 4 - Kiểm soát (monitoring & controlling): Giám soát là quá trình theo dõi kiểm tra

tiễn trình dự án, phân tích tỉnh hình thực hiện, báo cáo hiện trang và đề xuất biện pháp giải

quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện Cùng với hoạt động giảm sát, công tác đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ cũng được thực hiện nhằm tông kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các pha sau của dự án

- Bước 5 - Kết thúc (elosing): Giai đoạn này thực hiện để kết thúc tất cả các hoạt động của

dự án đề chính thức đóng lại dy an

Sơ đồ minh họa

fe Kiêm tra & giám sát >

Mornitoring & Control

Lập kê hoạch Triên khai dự án Kết thúc dự án

CHUONG 2 : GIGI THIEU PHAN MEM QUAN LY DU AN

2 Giới thiệu tống quan

Micrososft Project là một phần mềm quản lý dự án được phát triển bởi Microsoft Đây là một phần mềm hỗ trợ chúng ta trong viêc lên kế hoach, phân công nhân lực, theo dõi tiến độ trong quá trính phát triển dự án một chương trình giúp bạn có thê lập kế hoạch, quán lý hiệu quả Từ thời hạn của một cuộc họp quan trọng cho đến ngân sách thích hợp dành cho nguồn lực của dự

án, Project 2010 giúp bạn trải nghiệm một cách đễ dàng cũng như cung cấp những công cụ dé mang lại hiệu quả làm việc tốt hơn Bạn có thể sử đụng Microsoft Project đề:

- - Tạo ra các kế hoạch cho dự án ở các cấp độ chi tiết cho một dự án Làm việc với các thông

tin va đữ liệu một cách chỉ tiết giúp bạn kiểm soát dự án Kiểm soát các công việc mà Microsoft Project có thê tự động thiết lập lịch hoặc bạn sẽ thiết lập bằng tay

- _ Quản lý các công việc, chỉ phí, nguồn lực theo từng cấp độ

- _ Xem các thông tin, đữ liệu của dự án bằng nhiều cách Áp dụng các nhóm, đánh dấu, sắp xếp và lọc các thông tin mà bạn muốn

- Theo déi va quan ly kế hoạch trong quá trình thực hiện dự án

- Cộng tác và chia sẻ dữ liệu với những thành viên trong nhóm dé tang năng suất làm

VIỆC

2.1 Giao diện phần mềm

Giao điện Microsoft Office Fluent (thanh Ribbon) thân thiện Với Ribbon, có thể truy cập

đến các tab trên cửa số chương trình một cách dễ dàng

Giao diện Backstage với tât cả các công cụ cân thiết đề làm việc voi tap tin

Hinh 2 Thanh Ribbon

Hình 3 Giao dién Backstage

2.2 Một số thao tác cơ bản

Đề bắt đầu với Microsoft Project bạn có thể mở một tập tin ProJect hoặc khởi động từ menu Start

- Buéc 1: Click vao Start

- Bước 2: Trên menu Sfart, chck vào All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Project 2010

Str dung Backstage dé quan ly tap tin va thiét lap Microsoft Project 2010 Dé dén Backstage,

thực hiện các bước sau:

- Bước l: Click vào File trên giao điện Microsoft ProJect

-_ Bước 2: Microsoft ProJect 2010 sẽ hiển thị Backstage

Save, Save As, Open và Close là các chức năng chuẩn trong Offce

Info la dé truy cập đến các tập tin dự án

Hình 4 Giao dién thong tin cua MS Project

Tạo một dự án mới dựa trên các mâu có sẵn: New

- In một dự án: Pint

Hình 6 Thiết lập chương trình

- Thiết lập cho chương trình Microsoft Project 2010: Option

Hình 7 Thiết lập chương trình

2.2.1 Tạo một dự án mới

Một kế hoạch của dự án là một mô hình mà bạn xây dựng bao gồm các công việc, nguồn lực, khung thời gian, chỉ phí Microsoft Project 2010 tập trung chính vào thời gian Đôi khi bạn có thé nghĩ rằng chỉ cần thiết lập ngày bắt đầu và ngày kết thúc của dự án là hoàn tất Tuy nhiên, Microsoft Project 2010 giúp bạn tính toán được khoảng thời gian khi bạn chỉ cần nhập ngày bắt

đầu hoặc kết thúc của công việc

Đề khởi tạo một dự án mới, thực hiện các bước sau:

Hình § Khởi động dự án

- Bước I: Click vào Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Project 2010

1 Click vao File dé mé giao dién Backstage

2 Click vao New

3 Dưới mục Avaiable Template, chon Blank project va click vao Create đề khởi tạo một

dự án mới

4 Trên tab Project, tai nhóm Properties, click vao Project Information

5 Tại Start date, nhập ngày bắt đầu của dự án hoặc bạn có thê click vào biểu tượng

mũi tên đề hiển thị lịch và chọn ngày

6 Click vào OK để chấp nhận ngày bắt đầu và đóng hộp thoại Project Information

7 Trên tab File, click chọn Save để lưu lại tập tim dự án

8 Trên hộp thoại Save As, tai File Name, nhap tén dy án và chọn thư mục lưu trữ dự án (Minh, 2007)

Hình 9 Lưu dự án

2.2.2 Thiết lập thông tin dự án

- _ Trong phần này, bạn sẽ bắt đầu làm việc với thời lượng công việc Microsoft Project

có thê làm việc với thời lượng tính theo phút cho đến tháng Tùy thuộc vào quy mô của dự án mà bạn có thẻ thiết lập thời gian theo giờ, ngày và tuần

- Microsoft Project co thê xác định thời gian tổng thê của đự án bằng các tính toán khác nhau giữa thời gian bắt đầu sớm nhất và thời gian kết thúc cuối cùng trong một công việc trên dự án

- _ Khi làm việc với Microsoft Project, bạn có thê sử dụng các chữ viết tắt sau:

thủ công (Manual) sang thié lap thời gian tự động (Automatic)

Microsoft Project sử dụng chuẩn giá trị thời lượng là phút và giờ Một phút bằng 60 giây và một giờ bằng 60 phút Đối với thường lượng của ngày, tuần và tháng bạn có thể sử dụng mặc định của dự án (ví dụ 20 ngày/ tháng) hoặc thiết lập giá trị riêng Đề thực hiện điều này, vào tab File, click Options > Schedule

2.2.3 Tao lich

Đề thực hiện việc phân công việc cho nguôn nhân lực, thực hiện các bước sau:

Hinh 10 Tao lich

— Trên tab ProJect, tại nhóm Propertes, click ProJect Information

2 Click Statistics

Chú ý thời lượng hiện tại là 24 ngày và chỉ phí bằng không Sau khi bạn thực hiện việc thiết

lập có thể kiểm tra lại sự thay đổi giả trị

3 Click Close

4 Trén tab Resource, tai nhom Assgnments, click Assign Resources

5 Tại cột Task Name, click chọn một công việc

6 Tại cột Resource Name trên hộp thoại Assign Resource, click vào một đối tượng nguồn lực, sau đó click Assign

7 Hộp thoại Assign Resources hiển thị

8 Tương tự với các đối tượng nguôn lực khác, bạn sẽ thiết lập công việc cho từng đối tượng Tại biêu đồ Gantt bạn sẽ thấy tên đối tượng nguồn lực

9 Click tab View, tại nhóm Spilit View danh dau chon Details

10 Click vao mét déi tượng bạn sẽ thay bên cét Predecessor Name hién thi tén công việc của đối tượng đó

Nếu bạn muốn thiết lập công việc cho nhiều hơn một đối tượng, bạn có thể click Resource Names theo công việc tương ứng và chọn đối tượng

2.2.4 Tạo danh sách công việc

Bao gồm các bước:

Tạo một kế hoạch dự án mới

Nhập tên công việc

Thiết lập thời lượng

Thiết lập một cột mốc quan trọng

Tổ chức công việc thành các giai đoạn

Liên kết các công việc

Chuyền chức năng thiết lập thủ công sang tự động

Thiết lập những ngày không làm việc

Kiểm tra thời lượng của kế hoạch

10 Tạo ghi chú cho công việc

2.2.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc

Để tạo mối quan hệ giữa các công việc bằng các tạo liên kết giữa các công việc, bạn thực hiện các bước sau:

>_ Bước |: Tạo sự quan hệ Finish-to-start giữa 2 công việc Chọn 2 công việc mà bạn muốn thiết lập quan hệ này

> Bước 2: Trên tab Task, tại nhóm Schedule, click biểu tượng Link

Tasks (Press, 2010)

nh 11 Liên kết các công việc 2.2.6 Tài nguyên dự án

> Trên tab View, tại nhóm Resource Views, click Resource Sheet

Hình 12 Thiết lập tài nguyên dự án

> Nhập các tên và nhân Enter Tại cột Initials là các chữ cái đầu tiên của tên