10 kỹ thuật cao cấp sử dụng Microsoft Word 2010 pptx

10 kỹ thuật cao cấp sử dụng Microsoft Word 2010 Các cách tùy chọn từ đơn giản đến tùy chỉnh tiên tiến Microsoft Word 2010 giúp bạn biên soạn trình bày văn nhanh Phần mềm Word 2007 Word 2010 có nhiều tính tiện ích cho việc soạn thảo văn Hướng dẫn hỗ trợ bạn sử dụng chúng cách để tăng tốc biên soạn trình bày văn 1 Tạo sử dụng Building Blocks Building Block công cụ mạnh mẽ, cho phép bạn tạo trang bìa tiêu chuẩn, đầu trang chân trang, bảng biểu, để tái sử dụng Một Building Block tạo, bạn chèn vào tài liệu Để tạo tiêu đề đầu trang cho tài liệu, bạn nhấn chuột vào tab Insert, nhấn Header, lựa chọn Blank thư viện gallery Nhập chữ "QuanTrimang" vào tiêu đề đầu trang định dạng trình bày cách bình thường (ví dụ, bấm Ctrl + E để cang lề giữa, bấm Ctrl + A để chọn toàn tiêu đề) Quay trở lại tab Insert, nhấn Header, sau bấm vào Save Selection từ chân thư viện để lưu văn vào Header Gallery Trong hộp thoại Create New Building Block, tiêu đề bạn vừa tạo gán cho tên gọi (ví dụ, "QuanTrimang"), nhấn OK để lưu lại Building Block Để chèn tiêu đề vào tài liệu mới, bạn vào tab Insert, nhấn vào Header, kéo xuống danh mục General click vào tên mà bạn tạo cho tiêu đề, ví dụ "QuanTrimang" Khi bạn khỏi Word, chương trình nhắc bạn lưu lại thay đổi đoạn văn tập tin BuildingBlocks.dotx, để tái sử dụng tài liệu Word khác Lưu dự phòng chỉnh sửa mẫu văn mặc định Word Chương trình Word sử dụng mẫu mặc định tệp tin Normal.dotm để xác định định dạng văn Muốn chỉnh sửa kiểu định dạng bạn phải tiến hành tắt tùy chọn ẩn phần mở rộng tên tập tin Windows Để làm điều Vista Windows 7, bạn vào hộp tìm kiếm Start Menu, mở Folder Options, tab View, loại bỏ dấu chọn bên cạnh mục "Hide extensions for known file types", nhấn OK Sau đó, từ trình đơn File Word, chọn Open Trong trượt click vào Microsoft Word, chọn Templates, click vào Templates Trusted Thực xong bước mở danh sách tập tin bao gồm Normal.dotm Trước có thay đổi khác, bạn phải tạo lưu dự phòng Normal.dotm Bạn chọn tập tin, bấm Ctrl + C để chép nó, sau Ctrl + V để dán vào thư mục Bản tạo tự động đặt tên "Copy of Normal.dotm" bạn đổi tên với tên bạn thích, chẳng hạn "My customized Normal.dotm" miễn bạn giữ an toàn tập tin dotm Khi bạn hoàn thành việc thực dự phòng, bạn click đúp vào Normal.dotm để mở thoải mái chỉnh sửa Nếu bạn khơng ưng ý với chỉnh sửa mở tệp lưu dự phòng ghi đè tệp tin Normal.dotm sau trang văn lại trở định dạng lúc ban đầu Tạo Header đánh số trang mặc định Nếu bạn muốn tất tài liệu Word bạn đánh số trang theo mặc định áp dụng cách Lưu ý bước có tác dụng trang riêng lẻ tất Mở mẫu văn mặc định Normal.dotm, hướng dẫn trên, vào tab Insert, chọn Page Number, chọn vị trí định dạng cho số trang hiển thị Đóng tài liệu lưu lại Normal.dotm, sau bước tất tài liệu bạn sử dụng số trang mà bạn định Tạo đánh số trang mặc định bắt đầu trang thứ hai Sử dụng thủ thuật sau thiết lập đánh số trang mặc định Word, không muốn số trang xuất trang tài liệu tất trang lại có số trang Mở tệp Normal.dotm, vào tab Page Layout Trong nhóm Page Setup, bấm vào More Arrow (mũi tên bên phải nhóm) để mở hộp thoại Page Setup Sau mở ra, bạn nhấn vào tab Layout, Headers and Footers, đánh dấu chọn bên cạnh Different First Page, nhấn OK Cuối cùng, đóng tệp Normal.dotm Từ đó, tài liệu tạo khơng có số trang trang đầu tiên, bắt đầu đánh số trang trang thứ hai Khôi phục lại văn mẫu mặc định Nếu bạn cần phải xoá đổi tên tệp tin Normal.dotm, bạn cần phải đóng Word lại tìm đến thư mục lưu trữ nó, sửa đổi Normal.dotm Word chạy Địa thư mục thay đổi phiên Windows khác nhau, đó, cách nhanh để tìm thấy nhập chuỗi ký tự bên vào hộp thoại tìm kiếm Run Start Menu: %appdata%\Microsoft\Templates Sau nhấn phím Enter, thư mục Templates mở Windows Explorer Chế độ hoạt động Normal.dotm đặc biệt, xóa phiên gốc tập tin tái tạo lần bạn khởi chạy Word Dựa thức mà bạn lưu văn mẫu tùy chỉnh trước đổi tên thành Normal.dotm, sau Word sử dụng mẫu mặc định bạn Bạn nhập định dạng tùy chỉnh mẫu mặc định Word 2003 vào Word 2007 2010 cách xóa tệp Normal.dotm chép tệp Normal.dot diện thư mục Templates Word 2003 vào thư mục Templates Word 2010 Chương trình tự động nhập tùy chỉnh macro từ file Normal.dot cũ tạo Normal.dotm Chọn Font chữ mặc định cho dễ đọc Font chữ mặc định Word 2010 Calibri, trơng đẹp mắt hình để dễ đọc bạn phải sử dụng kiểu font chữ có nét gạch chân "sans-serif" Để thay đổi font chữ mặc định Word, bạn bấm phím Ctrl + Shift + F để mở hộp thoại Font Font chữ gợi ý nên dùng font Times, cỡ 14 Chọn xong nhấn vào Save as Default, chọn "All documents based on the Normal.dotm template" nhấn OK Thay đổi trình bày trang mặc định Bạn thay đổi thiết lập mặc định khác giống cách bạn thay đổi font chữ mặc định Bấm phím Alt + O, sau bấm phím P để mở hộp thoại Paragraph (hoặc click vào More Arrow nhóm Paragraph tab Home) Bạn thiết lập khoảng cách dòng tùy chọn khác cho văn bản, nhấn Save as Default Tới tab Page Layout, nhấn vào More Arrow nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup Thiết lập lề trình bày trang in, nhấn Save as Default Đặt công cụ AutoFormat lên Quick Access Toolbar AutoFormat cách thức tự động trình bày trang văn hữu dụng cho việc chỉnh sửa tài liệu có sẵn Giao diện Ribbon (dải băng) Office 2007 không cài đặt sẵn cơng cụ AutoFormat chương trình, bạn kích hoạt trở lại cách đưa vào Quick Access Toolbar Nhấp chuột vào mũi tên xuống phần cuối bên phải Quick Access Toolbar tab Ribbon, sau nhấp vào More Commands Trong trình đơn thả xuống bên "Choose commands from", chọn Commands Not In the Ribbon Từ danh sách xuất hiện, click vào Autoformat, chọn nút Add, sau bấm OK Thực bước giúp bạn đặt công cụ khác Quick Access Toolbar để truy cập nhanh chóng 9 Bật chế độ thơng báo sửa đổi trước lưu in văn Kiểm tra lại tài liệu trước in gửi giúp bạn tránh phát hành văn bị lỗi Để thực bước dễ dàng hơn, Word 2010 bổ sung lựa chọn để hiển thị sửa đổi thay đổi Word 2010 cảnh báo bạn ghi lại in tài liệu có thơng tin sửa đổi, bạn gửi email từ menu Word Muốn bật cảnh báo này, bạn vào menu File, sau chọn Options, chọn tiếp Trust Center Click vào Trust Center Settings , sau vào Privacy Settings, đánh dấu chọn bên cạnh "Warn before printing, saving or sending a file that contains tracked changes or comments" 10 Lưu lại khôi phục macro Nếu bạn muốn chia sẻ macro (lệnh gộp) trang văn Word với người dùng khác, đưa vào tài liệu khác, trước hết phải lưu macro bạn vào tập tin riêng Bắt đầu cách nhấn Alt + F11 để mở Visual Basic Editor cửa sổ Project pane phía bên trái, sau nhấn vào dấu cộng, Modules, chọn "NewMacros" Từ menu File, chọn Export File để xuất macro bạn vào tập tin Tập tin có phần mở rộng BAS Nếu bạn muốn loại bỏ số macro viết thêm giải thích, bạn chỉnh sửa tập tin Notepad trình soạn thảo văn khác Để nhập macro bạn vào Word, nhấn Alt + F11, chọn Normal cửa sổ Project pane, chọn Import File từ menu File  ... khỏi Word, chương trình nhắc bạn lưu lại thay đổi đoạn văn tập tin BuildingBlocks.dotx, để tái sử dụng tài liệu Word khác Lưu dự phòng chỉnh sửa mẫu văn mặc định Word Chương trình Word sử dụng. .. Normal.dotm, sau Word sử dụng mẫu mặc định bạn Bạn nhập định dạng tùy chỉnh mẫu mặc định Word 2003 vào Word 2007 2 010 cách xóa tệp Normal.dotm chép tệp Normal.dot diện thư mục Templates Word 2003 vào... báo sửa đổi trước lưu in văn Kiểm tra lại tài liệu trước in gửi giúp bạn tránh phát hành văn bị lỗi Để thực bước dễ dàng hơn, Word 2 010 bổ sung lựa chọn để hiển thị sửa đổi thay đổi Word 2010