Cải thiện hiệu suất làm việc qua email với tính năng Mail Merge của Microsoft Word pps

Cải thiện hiệu suất làm việc qua email với tính Mail Merge Microsoft Word Tính Mail Merge chương trình soạn thảo Microsoft Word công cụ tuyệt vời dành cho người thường xuyên làm việc với văn bản, email Trong viết sau, chúng tơi trình bày số bước để sử dụng quản lý Mail Merge Wizard Word 2010 Dưới số công đoạn cần tiến hành theo thứ tự Tạo danh sách Distribution: Chức Mail Merge dễ dàng giúp “thốt” khỏi q trình nhập liệu tẻ nhạt cách nhập trực tiếp địa email từ Outlook, liệu Excel, Access Word Trong số lựa chọn Outlook phù hợp phổ biến nhất, bước tiếp theo, thực trình nhập danh sách liệu trực tiếp từ Outlook Thiết lập Mail Profile: Quá trình thiết lập bắt đầu việc tạo Mail Profile để lưu trữ thơng tin có liên quan địa chỉ, mật khẩu, thông số kỹ thuật : Với tài khoản, người sử dụng tạo cấu hình riêng biệt khác nhau: Tên profile nên đặt cho khớp dễ nhớ với tài khoản email cố định đó: Các lựa chọn phù hợp để cấu hình email sử dụng địa bạn nhận từ phía nhà cung cấp dịch vụ tài khoản riêng qua lựa chọn thứ 3: Chọn mục Internet E-mail muốn dùng địa email hỗ trợ qua giao thức POP, ví dụ Gmail: Mỗi nhà cung cấp dịch vụ email có cấu hình POP khác nhau, chắn bạn lựa chọn sử dụng thông số này: Khi vượt qua bước thiết lập cấu hình này, sẵn sàng để chuyển sang bước tiếp theo: Chỉ định thư mục lưu trữ danh sách liên lạc: Người sử dụng nhập danh sách liệu theo cách thủ công vào Outlook, nhập trực tiếp từ ứng dụng hỗ trợ khác, GMail, Yahoo, Hotmail Hầu hết nhà cung cấp dịch vụ email dựa website thường hỗ trợ tính export danh sách liên lạc vào sở liệu Outlook Ví dụ, Gmail cho phép người dùng export liệu thành file CSV – tương thích với Outlook: Tính import Outlook hỗ trợ nhiều định dạng phổ biến csv, vcard, RSS, iCalendar : Các bạn cần chọn lựa dạng file phù hợp danh sách: Các định dạng phổ biến ACT, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, PST sử dụng được, thử nghiệm chọn Comma Separated Values (Windows): Tiếp đến, trỏ đường dẫn tới thư mục lưu trữ file CSV vừa export từ Gmail: Sau đó, bạn soạn thảo email bình thường, chèn thêm trường liệu thích hợp vào phần có liên quan tiêu đề, chữ ký, tái bút : Mỗi trường liệu merge bao bọc dấu >, thông tin hiển thị đầy đủ bạn kết thúc trình này: Xem chế độ Preview để kiểm tra Word xử lý trường liệu sau merge có chuẩn xác hay không, đường dẫn Next: Preview your e-mail messages: Nếu cảm thấy hài lòng với kết trên, chọn Next:complete the merge Word tự động gửi mẫu email tới tất người nhận danh sách Cá nhân hóa tiêu đề thư: Tồn q trình phân chia theo phân đoạn cụ thể sau: chọn mẫu văn phù hợp, tạo danh sách, chèn liệu xem Preview, cuối gửi đến danh sách người nhận chuẩn bị sẵn Đến thời điểm này, dễ dàng nhận thành phần khác khơng hỗ trợ, viết tiêu đề với thông tin cá nhân thiết lập file đính kèm khác Thực chất, phải sử dụng macro để áp dụng mail merge, trước hồn tất tồn q trình Trong mẫu thư mở, nhấn Alt + F11 kích đúp vào mục ThisDocument để mở Macro: Sau đó, sử dụng đoạn mã có sẵn sau – viết chuyên gia lập trình macro hutchinsfairy: Dim WithEvents wdapp As Application Dim EMAIL_SUBJECT As String Dim FIRST_RECORD As Boolean Private Sub Document_Open() Set wdapp = Application ThisDocument.MailMerge.ShowWizard End Sub Private Sub Document_Close() Set wdapp = Nothing End Sub Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge(ByVal Doc As Document, Cancel As Boolean) Dim i As Integer With ActiveDocument.MailMerge If FIRST_RECORD = True Then EMAIL_SUBJECT = MailSubject FIRST_RECORD = False Else MailSubject = EMAIL_SUBJECT End If i = DataSource.DataFields.Count Do While i > MailSubject = Replace(.MailSubject, "", DataSource.DataFields(i).Value, , , vbTextCompare) i=i-1 Loop End With End Sub Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge(ByVal Doc As Document, ByVal StartRecord As Long, ByVal EndRecord As Long, Cancel As Boolean) FIRST_RECORD = True End Sub Private Sub wdapp_MailMergeAfterMerge(ByVal Doc As Document, ByVal DocResult As Document) ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT End Sub Lưu lại thay đổi, quay trở lại trang soạn thảo chọn Next: complete the merge: Nhấn vào đường dẫn Electronic Mail…để gửi tin nhắn: Thay trường liệu merge phù hợp, bên dấu vào dòng subject line: Macro tự động phân tích thay với phần Last Name người nhận Word gửi văn qua email Đính kèm loại file khác nhau: Trong phần tiếp theo, sử dụng add – in hỗ trợ cho phép người dùng đính kèm nhiều file khác email Các bạn truy cập vào đây, download giải nén add – in đó, thấy có số mẫu Word Document Nếu bạn dùng Microsoft word 2007 2010, chọn CreateEMailData Word 2007 Ver02, cịn với Word 2003 sử dụng CreateEMailData Word 2003 Ver02: Copy tài liệu mẫu vào thư mục %appdata%\Microsoft\Word\STARTUP, với %appdata% thư mục chứa file startup Microsoft Trong trường hợp C:\Users\zainul\AppData\Roaming: Khởi động lại chương trình Word, bạn nhìn thấy add – in mới: Create Data File Merge to Email bên menu Mailing: Tiếp theo, chuẩn bị bảng liệu ví dụ với bảng có cột, bên trái địa email người nhận, bên phải đường dẫn đầy đủ tới file đính kèm tương ứng, sau lưu lại thư mục với nơi lưu trữ email merge tên: MergeAttachmentsData Đây bước bắt buộc, bạn lưu file thành tên khác, add – in không hoạt động: Quay trở lại văn chia thành file riêng rẽ khác biệt: Một cửa sổ văn xuất hiện, nhấn nút Merge to Email, OK: Đặt tiêu đề thích hợp cho email, nhấn OK Outook gửi email bạn với file đính kèm định file liệu: Trên số bước để khai thác, sử dụng quản lý tính Mail Merge chương trình soạn thảo Microsoft Word, kèm với add – in hỗ trợ bên ngồi Chúc bạn thành công! ... hiện, nhấn nút Merge to Email, OK: Đặt tiêu đề thích hợp cho email, nhấn OK Outook gửi email bạn với file đính kèm định file liệu: Trên số bước để khai thác, sử dụng quản lý tính Mail Merge chương... file khác email Các bạn truy cập vào đây, download giải nén add – in đó, thấy có số mẫu Word Document Nếu bạn dùng Microsoft word 2007 2010, chọn CreateEMailData Word 2007 Ver02, cịn với Word 2003... Document) ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_ SUBJECT End Sub Lưu lại thay đổi, quay trở lại trang soạn thảo chọn Next: complete the merge: Nhấn vào đường dẫn Electronic Mail? ??để gửi tin nhắn: